LAMPIRAN

KEPUTUSAN DIREKTUR RSB PERMATA SARANA HUSADA

NOMOR
TANGGAL
TENTANG : KEBIJAKAN PENGINTEGRASIAN KEGIATAN VALIDASI DATA DALAM
PROSES MANAJEMEN MUTU

I. Tujuan
- Tersedianya data dan informasi mutu yang valid sebagai dasar manajemen rumah
sakit untuk mengambil keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan, pemantauan,
evaluasi program dan peningkatan kewaspadaan serta respon terhadap kejadian luar
biasa yang cepat dan tepat
- Memberikan gambaran dan masukan kepada setiap unit kerja tentang peningkatan
mutu yang telah dicapai
- Peningkatan mutu pelayanan kesehatan di RSB Permata Sarana Husada

II. Definisi
- Tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa tiap bahan, proses, prosedur,
kegiatan, system, kelengkapan atau mekanisme yang digunakan dalam produksi
maupun pengawasan mutu akan senantiasa mencapai hasil yang diinginkan
- Menentukan tingkat kebenaran, kekuatan atau keabsahan suatu fakta atau informasi

III. Ketentuan
- Indikator baru ditetapkan. Khususnya, indicator klinis yang dimaksudkan untuk
membantu RS melakukan evaluasi dan meningkatkan proses atau hasil klinis yang
penting.
- Agar diketahui publik yaitu data dimuat di web site RS atau dengan cara lain.
- Terdapat perubahan pada indikator yang ada, seperti cara pengumpulan data diubah
atau proses abstraksi data, atau abstractor diganti.
- Data yang berasal dari indikator yang ada telah diubah tanpa ada penjelasan.
- Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien digantikan
dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang berupa kertas maupun
elektronik.
- Subyek dari pengumpulan data telah diubah, seperti perubahan umur rata-rata pasien,
komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman praktek yang baru, atau
teknologi baru dan metodologi baru pengobatan diperkenalkan/ dilaksanakan.
- Data-data menunjukkan hasil yang berbeda. Misalnya, setiap bulan trennya
meningkat namun tiba-tiba bulan tertentu menurun.

IV. Tahapan Validasi

1. Memastikan keakuratan profil indikator
Profil indikator merupakan panduan untuk melakukan pengumpulan dat. Validasi
tahap awal adalah dengan memastikan bahwa pengumpulan data sudah sesuai
dengan profil indikator, yaitu dimulai dari definisi operasional, kemudian numerator
dan denumerator serta frekuensi pengambilan data.
Profil indikator disusun bersama antara Panitia PMKP dengan Unit/ Instalasi/
Bagian yang bersangkutan.
2. Validasi data-data yang digunakan oleh Instalasi Rekam Medik dalam membuat
laporan
Laporan RM terdiri dari 2 jenis, yaitu :
- Laporan eksternal (Laporan yang diharuskan oleh pemerintah), yaitu laporan
mortalitas, imunisasi, surveillans, dll.
- Laporan internal, yaitu laporan produktivitas RS dan mutu pelayanan yang
menjadi laporan kinerja RS. Laporan internal sangat penting karena menjadi
laporan Drektur RS kepada Pemilik dan acuan dalam menentukan target kinerja
RS untuk tahun berikutnya.
Seluruh laporan yang dihasilkan oleh Rekam Medik sudah melalui beberapa tahapan
validasi, yaitu :
a. Memvalidasi data jumlah pasien yang terdapaat dalam sistem
informasi RS dengan data manual yang diperiksa berdasarkan berkas RM pasien.
Petugas RM harus memeriksa status pembayaran pasien, apabila belum membayar
berarti tidak dimasukkan dalam jumlah pasien pada hari tersebut.
b. Memvalidasi data pasien rujukan dari luar (bidan, dokter kerjasama)
yang terdapat dalam sistem informasi RS dengan surat rujukannya dari bidan
atau dokter pengirim. Apabila data pasien tidak dapat dilengkapi dengan surat
rujukan maka tidak dimasukkan dalam data pasien rujukan.
c. Data-data laporan kasus survei (morbiditas) yang terdapat dalam
sistem informasi RS harus divalidasi dengan data dignosa yang tertulis di
berkas RM, untuk melihat kesesuaian antara diagnose, jenis kelamin, data
pasien.
d. Semua laporan yang sudah divalidasi oleh petugas RM akan
diperiksa kembali oleh Kepala Instalasi RM. Apabila sudah dapat
dipertanggung jawabkan/ akuntabilitasnya, maka laporan tersebut dapat
dipublikasikan.

3 . Telusur lapangan apabila ada data meragukan

 Validasi data dilakukan dengan menelusuri ke lapangan untuk melihat bagaimana
data dikumpulkan dan dicatat.

4 . Pengumpulan data kembali oleh individu yang berbeda.

Validasi data dilakukan oleh orang kedua (validator) yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data asli (data pertama).
Orang kedua bisa merupakan Panitia PMKP atau staf di unit yang
bersangkutan, namun bukan pengumpul data pertama.
Dilakukan untuk :
 Data yang akan dipublikasikan
 Indikator baru atau ada perubahan dalam profilnya.

V. PENGAMBILAN DATA
Penentuan sampel untuk pengambilan data :
(Sampel 100% hanya akan dibutuhkan ketika jumlah data sangat kecil kurang dari 50.)
Ketentuan Contoh

Jika Populasi < 50 Diambil semua populasi Populasi 40 : Sampel 40

Jika Populasi > 50 Sampel diambil minimal 50 atau Populasi 50 : Sampel 50

Populasi 80 : Sampel 50
10% populasi (mana yang
Populasi 600 : Sampel (10% x
jumlahnya > ) 600) = 60

A. Tahapan :
1. Pengumpul data pertama mengumpulkan data sesuai dengan jumlah sampel yang disepakati.
Data dapat diambil dari berkas Rekam Medis atau buku laporan lainnya (Sampel statistik
yang valid dari Rekam Medik dan data lainnya).
2. Berkas Rekam medis atau buku laporan lainnya yang sama dan sudah digunakan oleh
pengumpulan data pertama diberikan ke pengumpul data kedua untuk dilakukan
pengumpulan ulang.
3. Pengumpul data kedua melakukan pengumpulan data pada semua sampel atau populasi yang
sudah dikumpul oleh pengumpul data pertama.
4. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang
Menghitung akurasi dengan :

Jumlah kesamaan data yang ditemukan

 -------------------------------------------- x 100
Jumlah total data

Apabila hasilnya > 90% artinya baik.

Contoh :
Data yang terkumpul sebanyak = 64 elemen data
Data dicocokkan antara pengumpul data 1 dengan pengumpul 2.
Data yang cocok = 59
Data yang tidak cocok =5
Tingkat akurasi = 59/64 x 100
= 92%

Nilai > 90% , tidak perlu investigasi

Apabila hasilnya < 90% , maka perlu dilakukan perbaikan.

5. Etika elemen data yang ditemukan tidak sama, maka dibuat catatan alasannya. Misalnya
definisi data tidak jelas, data yang dikumpulkan tidak sesuai dengan indikator, jumlah sampel
tidak sesuai, dll.
6. Lakukan tindakan untuk perbaikan.
7. Mengumpulkan sampel baru setelah semua tindakan perbaikan dilaksanakan untuk
memastikan tindakan validasi menghasilkan tingkat akurasi yang diinginkan.

Ditetapkan di Tangerang Selatan

Pada tanggal,

Dr. Novi Gracia, SpOG

Direktur