BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Manajemen proyek itu suatu displin ilmu pada era tahun 1950an, Amerika bangsa
yang pertama kali menggunakan ilmu manajemen proyek. Henry Gantt dapat
dikatakan bapak dari ilmu manajemen proyek, dan namanyapun menjadi metode yang
digunakan, bernama “Gantt Chart”. Perlu diingat bahwa mempelajari manajemen
proyek itu tidak terlalu sulit, karena didalamnya terdapat hal hal yang terbiasa
dilakukan oleh manusia, hanya ditambah sedikit logika dan aturan yang khusus.
Sedangkan proyek itu usaha yang harus dilakukan dari awal hingga akhit pada suatu
kejadian, yang mempunyai batasan waktu – anggaran – sumber daya yang dibutuhi
oleh pelanggan. Meski pada akhir tujuan adanya proyek adalah untuk memuaskan
pelanggan. “Maksudnya begini ketika ada perusahaan besar maupun kecil
memanajemen proyek, yang terpenting adalah waktu yang tepat dalam membuat dan
memustuskan prediksi, serta penggunaan sumber daya dan laporan dalam
penyampaian produk atas hasil dari proyek yang dijalankan.” Lalau bagimana kita
mengetahui bahwa itu adalah “proyek”? diperlukan beberapa ciri ciri/ karakteristik
dari proyek,yaitu: ada sasaran /tujuan,memiliki rentang waktu/deadline,waktu biaya
dan syarat kerja yang lengkap,berurutan dari a hingga z,terkadang merupakan sesuatu
event/kejadian yang sebelumnya belum pernah dilakukan.
Manajemen adalah Aktivitas yang meliputi perencanaan, pengorganisasian,
pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya
yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek
merupakan Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam
waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk
menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas.
Semakin maju peradaban manusia, semakin cangih dan kompleks proyek yang
dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia,
material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin
ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat
sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga
pengunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan
manajemen proyek. Dengan kata lain manajemen proyek tumbuh karena dorongan

1
 mencari pendekatan penggelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan
proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin.
Manajemen Proyek berbeda dengan manajemen klaisik yang berhasil menggelola
kegiatan operasional. Hal ini karena beberapa prilaku proyek yang penuh dinamika
dan adanya perubahan cepat.
B. Rumusan Masalah
1. Proyek Memerlukan Manajemen Proyek
2. Pengertian Proyek
3. Pengertian Manajemn Proyek
4. Siklus Hidup Proyek Dan Siklus Hidup Produk
5. Efektifitas Dan Kebutuhan Proyek
6. Aktifitas Pelaksanaan Proyek
7. Mengapa Dibutuhkan Manajemen Proyek
8. Industri Yang Menerapkan Manajemen Proyek
9. Metode Manajemen Proyek
10. Manejer Proyek
11. Stakholders Pada Manajemen Proyek

2
 BAB II
PEMBAHASAN

A. Proyek Memerlukan Manajemen Proyek

Dalam sebuah Proyek, ada 3 unsur penting proyek agar bisa berjalan dengan baik.
Apakah Bahan atau material juga termasuk didalamnya? ternyata tidak! Dalam sistem
ketatanegaraan, ada 3 hal penting agar sebuah negara bisa berjalan dengan baik yaitu
Legislatif, Eksekutif, dan Yudikatif. Demikian juga dalam sebuah proyek, ada 3 unsur
penting yaitu Owner, Konsultan, dan Kontraktor
1. Owner dapat diartikan sebagai pemilik proyek atau pemberi tugas. Bisa
perseorangan, kelompok, lembaga swasta ataupun lembaga pemerintah. Dari
sinilah pendanaan sebuah proyek berasal.
2. Konsultan adalah badan yang ditunjuk oleh owner untuk menangani
perencanaan proyek. Konsultan ini bisa bermacam2 tergantung kebutuhan
proyek dan kemampuan pemilik proyek (owner). Sebut saja arsitek, konsultan
struktur, konsultan mekanikal & elektrikal, konsultan lansekap, konsultan
interior, konsultan pencahayaan (lighting designer).
3. Kontraktor adalah badan yang ditunjuk oleh owner (dapat melalui penunjukan
langsung atau melalui tender) sebagai pelaksana proyek. Pihak inilah yang akan
menerjemahkan proses perencanaan yang disiapkan oleh para konsultan ke
dalam wujud yang sebenarnya. Dalam prosesnya pihak kontraktor akan
berhubungan dengan para konsultan ini untuk mempermudah pelaksanaan di
lapangan.
Sebagai jembatan antara owner dengan konsultan dan kontraktor, pihak owner dapat
menunjuk sebuah pihak sebagai Project Management. Pihak inilah yang akan
melakukan koordinasi dengan berbagai pihak yang terkait dalam pelaksanaan proyek,
mulai dari perencanaan, persiapan kontrak, hingga pelaksanaan. Pihak ini juga berperan
dalam tender untuk mengundang atau memberi masukan kepada owner untuk
menentukan kontraktor yang akan ditunjuk.
Dalam tahap pelaksanaan, owner (bisa melalui project management) juga bisa
menunjuk sebuah konsultan pengawasan (MK) yang akan memberikan laporan
mengenai pelaksanaan proyek kepada owner.

3
B. Pengertian Proyek
Proyek atau sering disebut juga dengan Project dalam bahasa inggris, memiliki
pengertian sebagai suatu kegiatan dengan target yang harus diselesaikan dalam jangka
waktu tertentu. Ini berarti proyek tidak selalu berkaitan dengan konstruksi saja seperti
yang banyak dikenal oleh orang awam. Setiap bidang pekerjaan memiliki proyeknya
masing-masing. Misalnya dibidang elektrikal ada proyek membangun gardu induk,
membuat panel kontrol, instalasi jaringan listrik untuk gedung, dan lainnya. Dibidang
teknologi informasi ada proyek membangun infrastruktur jaringan internet, membuat
aplikasi market place/toko online/point of sales, dan lainnya. Bahkan dibidang
kedokteran, akuntansi, design, hukum, maupun bidang lain ada proyeknya masing-
masing.

 Mempunyai sasaran dan tujuan

 Dibatasi oleh rentang waktu, biaya, dan sumberdaya
 Sesuatu yang unik dan kejadian tidak berulangkali
 Penyelesaian sesuai dengan persayaratan kinerja dan spesifikasi yang dirancang
memenuhi kebutuhan pelanggan
 Hasil terukur dan dapat dikuantifikasi.
 Aktivitas direncanakan, dilaksanakan serta dikendalikan
karakteristik penting yang ada dalam proyek, yaitu :
 Temporary (sementara) : setiap proyek selalu punya jadwal yang jelas kapan
mulai dan kapan selesainya. Proyek berakhir jika tujuan tercapai atau kebutuhan
thd proyek tidak ada lagi.
 Unik : setiap proyek hasilkan suatu produk, solusi, service atau output yg beda
 Progressive elaboration : karakteristik proyek yg berhubungan dng 2 konsep
sebelumnya (sementara dan unik). Setiap proyek terdiri dari langkah-langkah
yang terus berkembang dan berlanjut sampai proyek berakhir.

C. Pengertian Manajemn Proyek

Manajemen proyek adalah suatu rangkaian proses, sistem dan teknik suatu
perencanaan yang efektif dan pengawasan sumber yang diperlukan untuk keberhasilan
penyelesaian suatu proyek.

4
  Menggunakan sistim terintegrasi dan prosedur dari para profesional sepanjang
desain proyek dan pelaksanaan konstruksi. Yang diterapkan pada proyek
konstruksi.
 Manajemen proyek ber synonym dengan manajemen konstruksi.

D. Siklus Hidup Proyek Dan Siklus Hidup Produk

1. Siklus Hidup Proyek
Dalam pelaksanaan suatu proyek konstruksi selalu diawali dengan tahap
dimana biasanya dilakukan survei dan pengumpulan informasi dari proyek yang
akan menjadi rencana ke depan, sampai proses selanjutnya yaitu berupa tahap
kelayakan proyek, kemudian tahap perencanaan, pelaksanaan, operasianal dan
evaluasi suatu proyek. Semua urutan tahapan tersebut merupakan suatu tata cara
yang lazim terjadi pada pelaksanaan proyek konstruksi yang biasa disebut
sebagai siklus hidup suatu proyek (Project Life Cycle). Untuk lebih jelasnya
saya akan menjelaskan urutan tersebut berdasarkan tahapanya.
Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle )
Siklus proyek konstruksi (project life cycle) terdiri dari 8 tahap (phase), yaitu
 Tahap Inisiasi proyek (Initiation phase),
 Tahap Studi Kelayakan Proyek (Feasibility Project)
 Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning-Develop phase)
 Tahap Pengadaan (Procurement Phase)
 Tahap Pelaksanaan dan Pengontrolan (Excecution & Controll phase)
 Tahap Penyelesaian proyek (Closing phase)
 Tahap Operasional dan Pemeliharaan (Operational & Maintanance)
 Tahap Evaluasi Proyek (Eavaluation)
a. Tahap Inisiasi (Initiation Phase), tahap ini merupakan tahap dimana masih
berupa tahap pengenalan suatu proyek yang akan dikerjakan yaitu berupa
tahap konseptual atau pengenalan identitas suatu proyek. Biasanya pada
tahap ini masih dilakukan suatu survei terhadap proyek yang akan
direncanakan ke depan dan pengumpulan informasi yang dilakukan oleh
suatu manajemen panitia, sehingga dapat memberikan suatu gambaran
umum dari proyek yang akan dikerjakan. Tahap ini merupakan tahap untuk
dilanjutkannya suatu studi kelayakan atau tidak, bisa saja pada tahap ini

5
 jika hasil survei dilapangan tidak memungkinkan dilaksanakan proyek
maka proses selanjutnya tidak akan dilakukan.
b. Tahap Studi Kelayakan Proyek (Feasibility Project), Setelah melalui tahap
konseptual atau pengenalan dari suatu proyek yang akan dilakukan maka
tahap ini menganalisis apakah suatu proyek dapat dilaksanakan atau tidak
(Feasible or Infiasible). Sehingga dapat dilanjutkan ke tahap berikutnya,
jika proyek tersebut dinyatakan layak. Pada tahap ini umumnya dilakukan
suatu pembentukan tim gugus untuk melakukan suatu analisis studi
kelayakan dari proyek yang akan digarap, tim ini biasanya terdiri dari
beberapa disiplin ilmu mulai dari tim teknis, ekonomi, finansial,
lingkungan, legal, dsb. Kemudian hasil dari laporan studi kelayakan
tersebut berupa rekomendasi kepada pemilik proyek apakah proyek ini
layak dikerjakan atau sebaliknya.
c. Tahap Perencanaan dan Pengembangan (Planning and Develop phase),
Tahap perencanaan merupakan tahap yang paling penting dimana
membutuhkan banyak waktu dan personel yang terlibat sesuai dengan
besar kecilnya proyek. Output dari tahap ini diantaranya struktur dan tim
proyek, gambar detail disain, skop pekerjaan, data teknis, jadwal proyek,
jadwal pekerja, jadwal material/pembelanjaan, prosedur-prosedur, dan hal-
hal detail lainnya. Tahap perencanaan ini merupakan kunci keberhasilan
tahap proyek selanjutnya. Pada tahap perencanaan biasanya dilakukan
tahap pengembangan akan desain perencanaan yang dibuat, biasanya
penyempurnaan dari rancangan awal berupa penyempurnaan teknis,
fungsi, kualitas dan biaya. Pada tahap pengembangan suatu rekayasa nilai
(Value Engineering) biasanya dapat mendukung dalam melakukan
efisiensi biaya proyek ke depannya.
d.Tahap Pengadaan (Procurement), Pada tahap ini merupakan tahap
mengajukan suatu tender kepada pemilik proyek dengan ketentuan-
ketentuan yang telah ditetapkan baik berupa anggaran proyek, spesifikasi,
gambar kerja, kontrak, dsb. Pada tahap ini pihak pelaksana/kontraktor akan
mengajukan dokumen tender sesuai dengan ketentuan dari penyelenggara
tender tersebut. Bentuk tender/pelelangan dapat berupa penunjukan
langsung, pemilihan langsung dan pelelangan terbuka (Umum). Pada tahap

6
 ini pula dilakukan seleksi akan dokumen tender yang diajukan oleh
kandidat pelaksana suatu proyek, kemudian dilakukan pengumuman
pemenang dari tender tersebut .
e. Tahap Pelaksanaan dan Pengontrolan (Excecution and Controll phase),
Tahap ini merupakan tahap pelaksanaan atau implementasi dari suatu
proyek yang telah direncanakan, pada tahap ini banyak sumber daya yang
akan digunakan seperti material, mesin, uang, metode, tenaga kerja, pada
tahap inilah suatu proyek dapat terealisasi setelah memalui tahap
perencanaan. Dalam siklus hidup proyek konstruksi tahap pelaksanaan
merupakan tahap yang paling kompleks akan timbulnya masalah, mulai
dari masalah teknis, keuangan, klaim sampai masalah sosial, sehingga pada
tahap ini perluh dilakukan suatu proses pengontrolan dalam kegiatan
pelaksanaannya serta pengendalian dari penyimpangan yang terjadi.
f. Tahap Penyelesaian proyek (Closing phase), Tahap ini terdiri dari masa
perawatan dan serah terima. Proses serah terima umumnya dibagi dua tahap,
tahap pertama setelah pekerjaan konstruksi selesai dan siap digunakan dan
selanjutnya setelah masa perawatan selesai. Output dari tahap ini adalah
final dokumen yang berisikan semua dokumen kontrol dalam tahap
konstruksi, gambar final (as built drawing), manual operasi dan berita acara
serah terima atau penyelesaian proyek yang merupakan tahap akhir dari
sebuah proyek. Pada tahap ini kualitas dari suatu hasil produk proyek harus
menjadi prioritas agar hubungan kerja sama antara pemilik dan pelaksana
proyek tidak berhenti begitu saja akibat adanya penyimpangan dalam hal
kualitas, maka dari itu masa perawatan umumnya diberikan oleh pihak
pelaksana berdasarkan waktu yang telah ditentukan dalam kontrak.
g.Tahap Operasional dan Pemeliharaan (Operational & Maintanance Phase),
Tahap ini merupakan tahap lanjutan setelah proyek selesai terealisasikan,
dimana pada tahap ini dilakukan operasional dari hasil produk tersebut
sesuai fungsinya serta dilakukan proses perawatan selama umur proyek
tersebut. Tahap ini merupakan tahap yang memiliki siklus hidup terpanjang
dari semua tahapan, dimana pada tahap ini akan berlangsung suatu proses
operasional dan perawatan akan hasil produk proyek selama umur yang
akan difungsikan. Tahap ini memerluhkan suatu manajemen perawatan dan

7
 operasional fungsi yang baik agar hasil produk dari suatu investasi proyek
yang telah dilaksanakan dapat berjalan sesuai rencana pada tahap studi
kelayakannya.
h.Tahap Evaluasi Proyek (Eavaluation), Dimana pada tahap ini dilakukan
suatu analisis evaluasi setelah mendekati umur dari suatu produk proyek,
pada tahap ini pula dilakukan suatu pengambilan keputusan dari hasil
evaluasi apakah akan dilakukan Perbaikan (Repair) atau dibuat baru
kembali sehingga akan kembali lagi pada tahap awal yaitu tahap inisiasi
proyek. Tahap ini umumnya berupa analisis evaluasi dari kondisi fisik
produk proyek konstruksi yang telah mendekati atau melampaui umur
rencana, sehingga keputusan akan dilakukannya tindak lanjut dari produk
proyek tersebut akan diputuskan pada tahap ini. Hal ini tentunya tergantung
dari kondisi fisik produk konstruksi dan kondisi finansial pemilik, sehingga
sangat mempengaruhi hasil keputusan evaluasinya.
Setiap tahapan dalam fase daur hidup proyek konstruksi memiliki cara dan proses
tersendiri, tetapi tetap berkesinambungan (continiu) dari tahap yang satu ke tahap
berikutnya sepanjang umur proyek tersebut terbentuk sampai berakhirnya umur
produk dari proyek tersebut. Dari penjelasan tersebut dapat terlihat perbedaan
karakteristik dari masing-masing tahapnya yang tersusun secara sistematis sehingga
dapat diidentifikasi tanggung jawab dari ruang lingkup masing-masing tahapnya.
2. Hubungan Siklus Hidup Produk Dan Siklus Hidup Proyek
Siklus hidup proyek dapat menjadi bagian dari satu atau lebih fase siklus hidup produk.
Dalam siklus hidup proyek, Anda mengembangkan atau meningkatkan produk
sementara siklus hidup produk mencakup semua yang terkait dengan produk. Siklus
hidup produk dimulai dari saat ketika Anda memikirkannya sampai produk tersebut
pensiun, yang jelas mencakup siklus hidup proyek.
E. Efektifitas Dan Kebutuhan Proyek
Dalam menerapkan konsep manajemen proyek, tentu memiliki berbagai kendala
yang berpotensi menghambat pencapaian dari pengerjaan proyek tersebut. Dalam buku
panduan PMBOK, terdapat 6 hambatan dalam manajemen proyek seperti di bawah ini
:
1. Cost (Biaya), semua proyek memiliki bujet yang terbatas. Tim proyek harus
memperhitungkan biaya proyek secara terperinci. Jika tim proyek mengurangi

8
 biaya proyek, maka akan berdampak pada pengurangan ruang lingkup,
percepatan waktu pengerjaan, peningkatan risiko, penurunan kualitas suatu
produk atau layanan yang dihasilkan, dan kebutuhan sumber daya yang akan
digunakan semakin sedikit.
2. Time (Waktu), ada pepatah yang mengatakan bahwa waktu adalah uang, begitu
berharga untuk dilewatkan tanpa membawa hasil yang positif dan
menguntungkan. Tim proyek harus memperhitungkan waktu dalam pengerjaan
suatu proyek secara terperinci karena setiap proyek memiliki batas waktu
penyelesaian. Jika Tim proyek ingin mempercepat waktu penyelesaian proyek,
maka akan berdampak pada penambahan biaya pengerjaan proyek,
pengurangan ruang lingkup, penurunan kualitas suatu produk atau layanan yang
dihasilkan, penambahan kebutuhan sumber daya, peningkatan risiko
3. Scope (Ruang Lingkup). banyak proyek gagal karena ruang lingkup yang tidak
terdefenisi secara jelas dari awal dimulainya suatu proyek sehingga berpotensi
terjadinya penambahan ruang lingkup proyek. Akibatnya, terjadi penambahan
biaya dan berpotensi proyek mengalami keterlambatan. Sumber daya bisa saja
bertambah dengan kurang memperhatikan risiko-risiko yang mungkin terjadi
sehingga berdampak pada penurunan kualitas dari proyek itu sendiri
4. Risk (Risiko), setiap proyek pasti memiliki risiko. Sebisa mungkin setiap risiko
yang ada diminimalkan. Semakin minim risiko yang diinginkan dari suatu
proyek, maka semakin besar biaya yang dikeluarkan dan semakin lama waktu
pengerjaan proyek. Seiring dengan itu, ruang lingkup akan semakin bertambah.
5. Quality (Kualitas), menentukan keberhasilan penyampaian dari suatu proyek.
Kualitas proyek yang baik ditentukan oleh analisis risiko yang baik,
ketersediaan sumber daya manusia yang handal dan memadai, kesesuaian ruang
lingkup yang sudah didefenisikan bersama pemangku kepentingan, kesesuaian
dengan bujet, dan tepat waktu penyelesaian proyek.
6. Resources (Sumber Daya), merupakan hal penting dalam mengelola suatu
proyek. Tanpa sumber daya yang berkualitas dan memadai, suatu proyek akan
sulit memenuhi kualitas yang baik. Begitu juga waktu penyelesaian suatu
proyek akan cenderung berpotensi mengalami keterlambatan. Analisis risiko
suatu proyek bukan lagi menjadi prioritas.

9
F. Aktifitas Pelaksanaan Proyek
Ada tiga tahap yang harus dilakukan dalam manajemen proyek yaitu:
1. Proses Perencanaan (Planning Process), mencakup tentang penetapan sasaran,
pendefinisian proyek dan pembentukan organisasi tim, adapun dalam mengerjakan
beberapa proyek sekaligus (umumnya pada perusahaan besar), cara yang efektif
untuk menugaskan tenaga kerja dan sumber daya fisik adalah melalui organisasi
proyek dengan spsesikasi :
a. Pekerjaan dapat didefinisikan dengan sasaran dan target waktu khusus
b. Pekerjaaan unik atau tidak biasa dalam organisasi yang ada
c. Pekerjaan terdiri dari tugas yang kompleks dan saling berhubungan serta
memerlukan ketrampilan khusus
d. Proyek bersifat sementara tetapi penting bagi organisasi
e. Proyek meliputi hampir semua lini organisasi,
Organisasi proyek dipimpin oleh seorang manajer proyek yang mengkoordinasikan
kegiatan proyek dengan departemen lain maupun membuat laporan kepada
manajemen puncak dan tanggungjawab manajer proyek adalah dapat menetapkan
a. Seluruh kegiatan yang diperlukan diselesaikan dalam urutan yang tepat dan
waktu yang tepat.
b. Proyek selesai sesuai budget
c. Proyek memenuhi sasaran kualitas.
d. Tenaga kerja yang ditugaskan dalam proyek mendapat motivasi arahan dan
informasi yang diperlukan dalam pekerjaan mereka.
2. Penjadwalan (Schedulling) yaitu menghubungkan antara tenaga kerja, uang, dan
bahan yang digunakan dalam proyek.
Penjadwalan proyek meliputi kegiatan menetapkan jangka waktu kegiatan proyek
yang harus diselesaikan, bahan baku, tenaga kerja serta waktu yang dibutuhkan oleh
setiap aktivitas. Pendekatan yang populer digunakan adalah Diagram Gantt atau
Metode Bagan Balok (Bar Chart). Cara penjadwalan proyek yang lain adalah PERT
(Project Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method).
Penjadwalan proyek membantu dalam bidang:
a. Menunjukkan hubungan tiap kegiatan lainnya dan terhadap keseluruhan
proyek.
b. Mengidentifikasikan hubungan yang harus didahulukan di antara kegiatan.

10
 c. Menunjukkan perkiraan biaya dan waktu yang realistis untuk tiap kegiatan.
d. Membantu penggunaan tenaga kerja, uang dan sumber daya lainnya dengan
cara hal-hal kritis pada proyek.
3. Pengendalian (Controlling)
Pengendalian proyek meliputi pengendalian terhadap sumber daya, biaya, kualitas
dan anggaran. Pengendalian proyek juga digunakan untuk merevisi rencana proyek
dan memungkinkan untuk mengganti/menggeser sumber daya ke tempat yang
memerlukan (mengelola ulang) sehingga tepat waktu dan biaya.
Pengendalian proyek melibatkan pengawasan ketat pada sumber daya, biaya,
kualitas dan budget. Pengendalian juga berarti penggunaan loop umpan balik untuk
merevisis rencana proyek dan pengaturan sumber daya kemana diperlukan.
Untuk saat ini telah banyak software yang dapat dipergunakan diantaranya
Primavera, MacProject, Pertmaster, Visischedule, Timeline, MS Project.
Pengelolaan pengendalian di dalam sistem informasi, berarti kegiatan-kegiatan
yang dilakukan oleh manajer sistem informasi untuk meyakinkan bahwa
pengendalian-pengendalian di dalam sistem teknologi informasi masih tetap
dilakukan dan masih efektif dalam mencegah gangguan-gangguan terhadap sistem
informasi. Tujuan dari sistem informasi tidak akan mengena jika sistem ini
terganggu, sehingga sistem informasi harus mempunyai pertahanan terhadap
gangguan-gangguan tersebut dan pertahanan ini harus dilakukan terus-menerus.
Pertahanan dari sistem informasi sering disebut dengan pengendalian dan
keamanan sistem informasi yang didefinisikan sebagai penjagaan terhadap fasilitas
dan proses komputer dari gangguan-gangguan yang disengaja maupun yang
insidental tidak disengaja yang dapat menyebabkan perubahan-perubahan,
kerusakan-kerusakan atau pencurian-pencurian sumber-sumber daya sistem
informasi secara tidak diinginkan.
G. Mengapa Dibutuhkan Manajemen Proyek
1. Memenuhi kebutuhan dari proyek dan pelanggan.
2. Meniadakan “reinventing the wheel” dengan cara melakukan standarisasi dari
pekerjaan proyek yan repetitip.
3. Mengurangi jumlah pekerjaan yang mungkin terlewati.
4. Menghilangkan duplikasi pekerjaan.
5. Mengendalikan schedule, budget, dan sumberdaya (resources) proyek.

11
 6. Memaksimalkan pemakaian sumberdaya (resources)
H. Industri Yang Menerapkan Manajemen Proyek
Berdasarkan riset di luar negeri maka “key industry areas” yang terwakili didalam
“The Project Management Professional Association” adalah :
 Telekomunikasi………………………………………10 %
 Management systems……..........…….......……… 6 %
 Konstruksi ……..…………………………….……… 7 %
 Information technology (IT)………………….......... 10 %
 Sofware/computers………………………………... 11 %
 Lain-lain (berbagai industri, termasuk perbankan manufacturing, militer,
industry .….......... 56 %

I. Kemungkinan Yang Terjadi Apabila Tidak Menerapkan Manajemen Proyek

1. Target waktu/deadline tidak tercapai,
2. Pekerjaan yang harus diulang atau terjadi duplikasi,
3. Budget/anggaran yang dilampaui,
4. Kemajuan proyek yang tidak jelas,
5. Konflik di antara staf selama penugasan diproyek,
6. Kompetensi yang kurang dari anggota tim proyek,
7. Perubahan lingkup proyek yang terus menerus,
8. Staf proyek menerapkan metode pengelolaan proyek sesuai pengalaman dan
selera sendiri sendiri dan tidak ada standarisasi.
J. Metode Manajemen Proyek
Metode yang biasa digunakan adalah:
1. Gantt Chart adalah penggambaran secara grafikal dari jumlah-jumlah task
terhadap progress waktu. Gantt Chart adalah alat yang sangat berguna untuk
melakukan perencanaan dan penjadwalan proyek. Gantt Chart sangat
membantu ketika mengawasi perkembangan dari proyek. Metode ini
merupakan tipe dari grafik batang yang mengilustrasikan jadwal proyek yang
melakukan ilustrasi mulai dan selesainya tanggal dari elemen terminal jumlah
dari elemen proyek.
2. PERT Chart adalah tool dari manajemen proyek yang digunakan untuk
penjadwalan, koordinasi tugas, pengorganisasian berdasarkan proyek. PERT

12
 sendiri kepanjangannya adalah Program Evaluation Review Technique, suatu
metodologi yang dikembangkan oleh US Navy pada tahun 1950an untuk
mengatur program Polaris missile kapal selam. PERT Chart menggambarkan
ilustrasi grafik proyek yaitu biasa disebut Network Diagram yang terdiri dari
beberapa nodes yang menggambarkan kejadian di dalam proyek yang
dihubungkan dengan vector dari berbagai task di dalam suatu proyek.
3. Run Charts adalah sebuah grafik garis yang diplot di dalam urutan kronoligis
yang membantu mendeteksi penyebab-penyebab special dari perbedaan.
K. Manejer Proyek
Mengapa diperlukan manager proyek:
Karena dalam suatu proyek diperlukan seseorang yang dapat merencanakan, mengatur
dan mengarahkan proyek tersebut, memanajemen waktu dan biaya, serta mengolah
sumber daya yang ada untuk mencapai hasil yang diharapkan. Kesuksesan suatu proyek
tergantung dari siapa yang mengelolanya.
Skill yang dibutuhkan manager proyek:
Shtub (1994) menggambarkan diagram kemampuan yang penting untuk dimiliki oleh
seorang manajer proyek. Diantaranya adalah:
a. Problem Solving, kemampuan manajer dalam menyelesaikan masalah secara
efektif dan efisien.
b. Budgeting and Cost Skills, Kemampuan dalam hal membuat anggaran biaya
proyek, analisis kelayakan investasi agar keuangan proyek dapat berjalan
optimal sesuai dengan keinginan penyedia dana.
c. Schedulling and Time Management Skills, kemampuan untuk menjadwalkan
proyek. Disini manajer proyek dituntut untuk dapat mengelola waktu secara
baik agar proyek dapat selesai tepat waktu seperti yang diharapkan. Untuk
mengelola waktu ini manajer proyek harus mendefinisikan aktivitas-aktivitas
yang diperlukan, misalnya dengan teknik WBS atau Work Breakdown
Structure. Selain itu manajer proyek harus mampu memperkirakan waktu bagi
setiap aktivitas secara realistis. Hal ini memerlukan kordinasi dengan tim
proyek untuk menentukan estimasi berapa alam aktivitas tersebut dilakukan.
Kemudian, manajer proyek harus mengatur waktu peringatan untuk
mengindikasikan tanggal-tanggal kritis selama proyek berlangsung.

13
d. Technical Skills, Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman
dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan
mekanisme proyek. Kemampuan teknis biasanya di dapat dari penimbaan ilmu
khusus di bangku formal, misalnya Institut Manajemen Proyek, dan sebagainya.
e. Leadership Skills, Kepemimpinan menjadi salah satu peranan penting yang
dimiliki oleh seorang manajer proyek. Apa yang dilakukan oleh manajer proyek
menendakan bagaimana seharusnya orang lain atau timnya bekerja. Dengan ini
manajer proyek dapat mempengaruhi bagaimana orang lain dapat bertindak dan
bereaksi terhadap isu-isu proyek.
f. Resource Management and Human Relationship Skills, Pemakaian sumber
daya adalah masalah utama bagi para manajer proyek. Manajer proyek perlu
memahami akibat dari kegagalan dalam mengelola sumber daya, oleh karena
itu perlu kehati-hatian dalam menempatkan sumberdaya yang ada dan
menjadwalkannya. Hal ini membutuhkan kemampuan untuk membangun
jaringan social dengan orang-orang yang terlibat di dalam proyek, seperti para
stakeholder. Seorang manajer proyek yang efektif harus mampu untuk
menempatkan diri dalam memberikan keterbukaan dan persahabatan dengan
pihak lain, salah satunya dengan menjadi pendengar yang baik.
g. Communication Skills, Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna
ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya.
Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Kadang, jadwal
perencanaan yang sudah dibuat secara sempurna oleh manajer proyek tidak
dijalankan oleh timnya, tim lebih memilih bekerja dengan aturan mereka
sendiri. Hal ini dikarenakan sang manajer tidak memberikan penjelasan atau
mempresentasikan prosedur yang diinginkan dalam menjalankan proyek.
h. Negotiating Skills, Untuk memperoleh simpati dan dukungan dari manajemen
atas, kemampuan negosiasi dititik beratkan disini. Tapi, manajer proyek harus
memahami kepentingan manajemen atas sehingga dengan pemahaman ini
manajer proyek dapat melakukan bargaining dengan pemikiran yang tenang dan
jernih untuk memperoleh apa yang diinginkan. Selain kemampuan komunikasi
yang baik, negosiasi juga memerlukan strategi dalam menarik dukungan
manajemen atas atau sponsor mereka, bagaimanapun, pihak yang bernegosiasi

14
 harus dapat melihat loyalitas sang manajer terhadap mereka, baru kemudian
akan muncul kepercayaan.
i. Marketing, Contracting, Customer Relationship Skills, Kemampuan menjual
tidak hanya dimiliki oleh marketer saja, akan tetapi manajer proyek harus
memiliki kemampuan untuk memasarkan hasil proyeknya, karena akan sangat
tragis ketika sebuah proyek yang sukses secara implementatif, tetapi outputnya
tidak dibutuhkan oleh para penggunanya. Bagaimanapun apa yang akan
dikatakan sang manajer proyek kepada pelanggannya akan lebih berpengaruh
daripada yang mengatakan hanya bagian marketing. Selain itu, kedekatan
dengan konsumen sangat diperlukan. Sang manajer perlu responsive terhadap
perubahan kebutuhan dan persyaratan pelanggan untuk memenuhi kebutuhan
mereka. Sekali lagi, kemampuan komunikasi sangat berperan penting disini.
Dalam konsep TQM, kunci utama untuk mengidentifikasi kebutuhan pelanggan
adalah komunikasi secara terus-menerus antar pelanggan maupun antar tim
proyek (Tjiptono&Diana, 2003).

L. Stakholders Pada Manajemen Proyek

Stakeholder proyek adalah pihak-pihak baik secara individual, kelompok, maupun
organisasi yang mungkin mempengaruhi atau dipengaruhi oleh keputusan, aktifitas,
dan hasil dari suatu proyek. Dalam Stakeholder Management berdasarkan PMBOK 5th
Edition, stakeholder harus diidentifikasi sebelum proyek dimulai.
Stakeholder dapat terlibat secara aktif di proyek atau memiliki kepentingan yang dapat
berupa hasil yang positif atau negatif terhadap kinerja atau penyelesaian proyek.
Stakeholder yang berbeda mungkin memiliki persaingan yang menciptakan konflik di
dalam proyek.
Adapun beberapa contoh stakeholder proyek adalah sebagai berikut:
a. Sponsor. Merupakan pihak pemilik. Dalam konteks sebagai kontraktor, sponsor
adalah manajemen perusahaan.
b. Customer dan user. Merupakan pihak yang akan memanfaatkan hasil dari
pelaksanaan proyek. Contoh jika proyek adalah berupa pembangunan
apartemen, maka customer adalah pihak pembeli apartemen.
c. Seller. Merupakan pihak yang mendukung pelaksanaan proyek. Dalam konteks
Owner, maka seller adalah para main contractor dan main distributor yang

15
 diadakan langsung. Sedangkan bagi kontraktor dan subkontraktor, seller adalah
pemasok barang, material, alat, dan tenaga kerja yang dibutuhkan dalam
pelaksanaan proyek.
d. Business Partners. Merupakan pihak-pihak yang memiliki kepentingan bisnis
dengan adanya proyek tersebut setelah proyek beroperasi. Contoh, jika proyek
adalah terminal bandara, maka pihak airlines, pemasok bahan bakar pesawat,
pemasok makanan, penyedia layanan komunikasi, dapat dikatakan sebagai
business partner.
e. Organizational groups. Merupakan pihak yang berupa kelompok organisasi
yang terkait dengan proyek.
f. Functional manager. Merupakan pihak yang terkait dengan pelaksanaan proyek
dimana fungsinya adalah sebagai supporting. Contohnya adalah manajer
keuangan, manajer SDM, manajer pemasaran, dll.
g. Institusi keuangan. Merupakan pihak yang berkaitan dengan proses pendanaan
proyek, seperti bank atau lembaga keuangan yang lain.
h. Pemerintah pusat dan setempat. Merupakan pemerintah yang terkait dengan
pelaksanaan proyek, seperti Departemen pemerintah terkait yaitu PU,
Perhubungan, Lembaga Auditor, dll. Sedangkan pemerintah setempat cukup
berjenjang mulai dari Kelurahan, Kecamatan, Kabupaten, hingga Propinsi.
i. Expert. Merupakah pihak yang dianggap ahli yang berperan terhadap
pelaksanaan proyek. Contoh adalah ahli struktur, ahli kontrak, ahli pemasaran,
dll.
j. Consultans. Merupakan pihak yang berperan dalam membantu pemilik proyek
dalam merencanakan, mengawasi dan mengendalikan proyek.
k. Staf proyek. Merupakan individu-individu yang menjadi karyawan atas
organisasi proyek. Seperti staf pemilik proyek, staf kontraktor, staf konsultan,
dll.
l. Lingkungan sekitar proyek. Merupakan masyarakat yang berada di lingkungan
sekitar proyek yang dapat berupa individu, kelompok, ataupun perusahaan.
m. Dan lainnya tergantung dengan kondisi proyek yang spesifik.
Project manager harus mengelola dampak atas berbagai stakeholder yang berhubungan
dengan persyaratan proyek untuk memastikan hasil yang memuaskan atau berhasil.
Adakalanya project manager harus menyeimbangkan kebutuhan dan harapan

16
stakeholder, yang merupakan salah satu hal kritis bagi kesuksesan proyek. Tugas
penting project manager ini kadang menjadi sangat sulit karena stakeholder sering
memiliki objective yang berbeda, bahkan konflik antar stakeholder. Project manager
bertanggung jawab dalam menyeimbangkan perbedaan dan konflik tersebut. Project
manager dapat memperhatikan gambaran umum mengenai pengelolaan stakeholder
pada stakeholder management.
Kegagalan dalam mengelola stakeholder dapat menyebabkan dampak yang jelek
terhadap kinerja proyek seperti:
a. Keterlambatan akibat lamanya keputusan diambil atau tidak disetujuinya
langkah percepatan yang diperlukan.
b. Peningkatan biaya akibat hambatan stakeholder terhadap approval langkah
untuk mengatasi risiko proyek.
c. Hal-hal yang tidak diharapkan akibat tingginya konflik yang tidak teratasi.
d. Dampak negatif lainnya seperti penghentian proyek akibat konflik yang sudah
terlalu tinggi.
Penjelasan di atas menunjukkan bahwa pengelolaan stakeholder adalah salah satu kunci
sukses pelaksanaan proyek sedemikian harus dikelola dengan baik dengan
koordinatornya adalah project manager.

17