BAB I

PENDAHULUAN

A. Umum.
1. Rumah sakit merupakan organisasi yang padat karya/profesi, padat modal
dan padat teknologi serta informasi yang dihasilkan, sangat beragam.
Dengan beragamnya informasi yang dihasilkan dibutuhkan pengelolaan yang
serius mulai dari data yang diperoleh, diproses hingga informasi yang
dihasilkan. Bagi suatu organisasi, informasi merupakan sumber daya yang
berharga. Berbagai kegiatan operasional dan pengambilan keputusan
tergantung dari informasi yang tersedia. Dukungan informasi yang memadai
dapat mengurangi ketidak pastian dan resiko pengambilan keputusan yang
salah arah. Data salah menghasilkan informasi yang salah. Informasi salah
mengakibatkan perencanaan yang salah. Perencanaan salah mengakibatkan
penanggulangan yang salah. Berarti data yang salah mengakibatkan
pemborosan biaya, tenaga, sarana dan waktu. Oleh karena itu, harus
diupayakan agar kesalahan data dapat dikurangi sekecil mungkin.
2. Rumah sakit mengumpulkan dan menganalisa kumpulan data untuk
mendukung asuhan pasien dan manajemen rumah sakit. Kumpulan data
memberikan gambaran/ profil rumah sakit selama kurun waktu tertentu dan
memungkinkan untuk membandingkan kinerja dengan rumah sakit lain.
Karena itu, kumpulan data merupakan suatu bagian penting dalam kegiatan
peningkatan kinerja rumah sakit. Jenis data yang dikumpulkan di rumah sakit
bisa jadi jumlahnya cukup banyak, dan pengumpulan datanya serta
pengelolaannya bersifat terus menerus.
3. Untuk mendapatkan kesamaan persepsi tentang pengelolaan data dan
informasi dihubungkan dengan SIMRS dan SISMADAK yang ada di rumah
sakit perlu disusun panduan pengelolaan data dan informasi. Diharapkan
dengan diterbitkannya buku panduan ini, dapat meningkatkan ketepatan
dalam pengolahan data dan informasi yang akan dijadikan dasar bagi
Karumkit dalam menentukan kebijakan selanjutnya.
B. Maksud dan Tujuan.
Maksud penyusunan panduan ini adalah sebagai panduan bagi petugas
penanggung jawab data dalam proses pengelolaan data dan informasi di RS
Langit Golden Medika. Dengan tujuan sebagai berikut:
1. Umum
Tujuan umum dari panduan ini adalah untuk mendukung asuhan pasien,
manajemen rumah sakit, dan program mutu.
2. Khusus
Adapun tujuan khusus dari panduan ini adalah: Lamp Kep Ka RS Langit
Golden Medika Nomor Kep/ /XII/2017 Tanggal Desember 2017
1) Sebagai acuan untuk staf pemberi layanan kesehatan dalam mengelola
data di RS Langit Golden Medika.
2) Menyeragamkan cara pengelolaan data di RS Langit Golden Medika.
3) Memudahkan proses analisa data dan pengambilan.
C. Ruang Lingkup.
 Ruang lingkup panduan ini meliputi: pengumpulan data, penyimpanan data,
pengelolaan data, pencarian kembali data, analisa data, pelaporan dan distribusi
informasi.
D. Pengertian
Untuk menyamakan persepsi dalam memahami panduan ini maka disusun
pengertian-pengertian sebagai berikut:
1. Data.
Data adalah angka dan fakta kejadian berupa keterangan dan tandatanda
yang secara relatif belum bermakna bagi rumah sakit.
2. Informasi.
Informasi adalah data yang telah diolah atau diproses menjadi bentuk yang
mengandung nilai dan makna yang berguna untuk meningkatkan
pengetahuan dalam mendukung pembangunan kesehatan.
3. Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit.
Yang dimaksud dengan Pengelolaan Data dan Informasi di Rumah Sakit
adalah proses pelaksanaan mulai dari identifikasi data, pengumpulan data,
penyimpanan data, analisa data menjadi informasi, pelaporan serta distribusi
informasi.
 BAB II
TATA LAKSANA PENGELOLAAN DATA
A. Umum
Panduan ini meliputi pengelolaan data baik untuk internal rumah sakit
maupun eksternal rumah sakit. Jenis data yang dibutuhkan mencakup hal
berikut:
1. Untuk mendukung proses asuhan dibutuhkan data rekam medik pasien
dan data capaian mutu pelayanan (indikator area pelayanan)
2. Untuk mendukung proses manajerial dibutuhkan data analisa pasien, data
indikator area klinis, manajemen dan sasaran keselamatan pasien, serta
data SDM, sarana, dan keuangan.
3. Untuk mendukung proses mutu pelayanan dibutuhkan data capaian
indikator mutu rumah sakit, termasuk manajemen risiko, manajemen
sarana, program pencegahan infeksi.
4. Untuk keperluan pihak diluar rumah sakit seperti Dinas Kesehatan,
Kementerian Kesehatan, BPJS atau asuransi lainnya.

Khusus untuk penggunaan data terkait pihak luar, berlaku dua arah
yaitu rumah sakit menggunakan data dari pihak luar dan rumah sakit bisa juga
berkontribusi ke pihak luar berupa memberikan data yang dibutuhkan. 3
Proses pengelolaan data di RS Langit Golden Medika meliputi penetapan data
dan informasi yang diperlukan secara reguler, pengumpulan data,
penggunaan data dan atau hasil analisanya, serta diseminasi atau penyajian
data dan pelaporan.

B. Pengumpulan dan penyimpanan data.

Pengumpulan data merupakan kegiatan pengumpulan data dari sumber data.
Penyimpanan data merupakan kegiatan penyimpanan data yang ada di
puskesmas baik secara manual maupun elektronik. Langkah-langkah yang
dilakukan dalam pengumpulan dan penyimpanan data adalah sebagai
berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan data.
2. Petugas menentukan sumber data.
3. Petugas meminta data.
4. Petugas mengingatkan kepada sumber data untuk mengumpulkan data
tepat waktu setiap tanggal 7 bulan berikutnya untuk data yang bersifat
rutin.
5. Petugas menerima data dari sumber data.
6. Petugas melakukan pengecekan kelengkapan data.
7. Petugas mengembalikan data kepada sumber data untuk data yang
belum lengkap.
8. Petugas mencatat data yang diterima kedalam register data untuk data
telah lengkap.
9. Petugas memberikan nomor/kode pada data sesuai dengan nomor
register.
10. Petugas menyimpan data ke dalam file sesuai jenis data dan urutannya.
C. Pengelolaan
Dalam pengelolaannya, data dibagi menjadi dua kategori yaitu data internal
dan data eksternal.
1. Data Internal.
Pengelolaan data internal meliputi:
a. Penetapan data yang dibutuhkan.
RS Langit Golden Medika menetapkan beberapa jenis data yang
dibutuhkan untuk mendukung.
b. Pengumpulan dan Analisa Data.
Data dikumpulkan melalui beberapa mekanisme sebagai berikut:
1) Data terkait pasien dan pelayanannya dicatat dan dihimpun dalam
berkas rekam medis, baik berbasis data elektronik maupun fisik
RS Langit Golden Medika.
2) Data terkait manajemen dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu, laporan sarana, laporan sdm dan laporan
keuangan.
3) Data terkait program mutu dihimpun dari laporan rekam medik,
capaian indikator mutu dan laporan insiden
c. Penyajian Data. Yang dimaksud penyajian data adalah penyajian hasil
analisa data baik berupa grafik maupun tabel data. Data yang disajikan
dimaksudkan agar dapat ditelaah dan dikaji untuk membantu
pengambilan keputusan baik terkait asuhan pasien, manajerial
maupun program mutu. Data-data disajikan dalam bentuk sebagai
berikut:
1) Laporan pelayanan disajikan sebagai laporan rekam medik,
termasuk data kunjungan, data populasi pasien, indikator rawat
inap serta KLPCM (ketidak lengkapan pengisian catatan medis).
2) Laporan manajemen disajikan sebagai laporan kunjungan, laporan
kinerja instalasi, laporan keuangan, dan laporan capaian indikator
mutu.
3) Laporan mutu disajikan sesuai data Indikator Area Klinis, Indikator
Area Manajemen, Indikator Sasaran Keselamatan Pasien, dan
Indikator Mutu intalasi
d. Penyebaran/Diseminasi Data. Penyebaran data ditentukan sebagai
berikut:
1) Data pasien dalam rekam medik hanya bisa diakses oleh
Profesional Pemberi Asuhan (dokter/dokter gigi, perawat, bidan,
gizi, dan petugas yang telah disumpah untuk menjaga
kerahasiaan data pasien). Data rekam medik dapat diakses
oleh pasien atau pihak yang berwenang sesuai ketentuan
tentang kerahasiaan data pasien. Data rekam medik juga dapat
dijadikan data dalam penyusunan Clinical Pathways untuk
meningkatkan mutu pelayanan.
2) Laporan pelayanan diberikan dari masing-masing instalasi ke
pimpinan rumah sakit untuk selanjutnya dilaporkan kepada
Dinas Kesehatan dan hanya bisa diakses oleh Manajemen RS
Langit Golden Medika. Namun dalam keperluan tertentu seperti
presentasi atau menampilkan profil RS Langit Golden Medika
data tersebut dapat ditampilkan
 3) Data mutu dikumpulkan oleh tim mutu dan dilaporkan kepada
Pimpinan. Data ini dapat ditampilkan kepada publik dalam
bentuk data analisa baik tabel maupun grafik.
2. Data Eksternal.
Melalui partisipasi dalam kinerja data base eksternal, rumah sakit
dapat membandingkan kinerjanya dengan rumah sakit yang sejenis, baik
lokal, secara nasional maupun internasional. Pembandingan kinerja
adalah suatu alat yang efektif untuk mengidentifikasi peluang guna
peningkatan dan pendokumentasian tingkat kinerja rumah sakit.
Jaringan pelayanan kesehatan dan mereka yang berbelanja atau
membayar untuk pelayanan kesehatan memerlukan informasi demikian.
Data base eksternal variasinya sangat luas, dari data base asuransi
hingga yang dikelola perhimpunan.profesi. Sesuai dengan yang
dipersyaratkan oleh peraturan perundang-undangan rumah sakit
diwajibkan berkontribusi pada beberapa data base eksternal.
Dalam konteks RS Langit Golden Medika, data untuk keperluan
eksternal meliputi namun tidak terbatas pada:
a. Data untuk laporan rutin ke dinas kesehatan dihimpun dari laporan
rekam medik.
b. Data untuk laporan ke bpjs dihimpun lewat sistem Ina Cbg’s sesuai
ketentuan.
Penyajian data meliputi:
1) Untuk laporan ke Dinas Kesehatan, disajikan sesuai ketentuan
dari dinas kesehatan.
2) Untuk laporan ke BPJS digunakan data dari software Ina Cbg’s
sesuai ketentuan Kementrian Kesehatan dan BPJS
3) Data mutu dari rumah sakit lain digunakan sebagai
perbandingan capaian mutu RS Langit Golden Medika. Data ini
diolah oleh tim mutu RS Langit Golden Medika.
4) Data mutu RS Langit Golden Medika juga dapat diberikan
kepada rumah sakit lain yang memintanya untuk keperluan
perbandingan data mutu dalam proses akreditasi.
3. Kerahasiaan Data.
Khusus untuk data rekam medik pasien, ketentuan mengenai
kerahasiaannya telah ditetapkan dalam Pedoman Pelayanan Rekam
Medis.
D. Analisa data.
Analisis data merupakan kegiatan mengolah/memproses data yang telah
dikumpulkan menjadi informasi yang disajikan dalam bentuk grafik, histogram
ataupun bentuk lainnya agar lebih mudah dipahami. Metode analisis data
yang dipakai:
a. Analisis Deskriptif/ berdasarkan karakteristik data.
b. Analisis Komparatif/perbandingan.
c. Analisis hubungan dalam dan antar program.
Langkah-langkah dalam melakukan analisa data meliputi:
1) Petugas menentukan metode analisis yang di pakai.
2) Petugas mengambil data-data yang akan dianalisa.
3) Petugas melakukan validasi data.
 4) Petugas mengubah bentuk data (transform) dari data narasi menjadi
bentuk angka/tabel.
5) Petugas melakukan pengelompokan data.
6) Petugas membuat grafik/histogram ataupun bentuk lainnya yang
diperlukan.
7) Petugas melakukan validasi informasi.
8) Petugas mengembalikan data-data yang telah dianalisa.
9) Petugas mencatat informasi ke dalam buku register.
10) Petugas menyimpan arsip informasi.
11) Petugas melaporkan informasi kepada pihak-pihak yang
berkepentingan.
E. Pencarian kembali data.
Pencarian kembali data merupakan kegiatan proses pencarian data sesuai
dengan permintaan/kebutuhan, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Petugas mengidentifikasi kebutuhan/permintaan data.
2. Petugas mencari jenis dan nomor data di buku register data.
3. Petugas mencari data di dalam file penyimpanan.
4. Petugas mencatat dalam buku peminjaman data jika data dipinjam.
5. Petugas meminta tanda tangan peminjam.
F. Pelaporan dan distribusi informasi.
Pada tahap ini kegiatannya adalah melaporkan informasi yang telah dibuat
kepada atasan/Dinas kesehatan serta mendistribusikan informasi kepada
instansi/lintas sektor/pihak lain yang dianggap memiliki hubungan/korelasi
dengan informasi yang dibuat, dengan langkah-langkah sebagai berikut:
1. Petugas menentukan tujuan pelaporan dan distribusi Informasi.
2. Petugas mencatat dalam buku pelaporan dan distribusi Informasi.
3. Petugas menyerahkan informasi kepada Kaurtu.
4. Kaurtu membuat surat pengantar.
5. Kaurtu mencatat dalam buku surat keluar. f. Kaurtu mengirimkan informasi
sesuai alamat tujuan.
 BAB III
DOKUMENTASI
A. Umum.
Data pasien harus didokumentasikan dalam rekam medis pasien. Rekam medis
pasien di RS Langit Golden Medika terdiri atas rekam medis fisik dan rekam
medis elektronik. Pengisian rekam medik elektronik dilakukan oleh petugas
dengan membuka akun dengan password masing-masing. Data laporan rekam
medik, laporan indiktor mutu, laporan instalasi didokumentasikan dalam bentuk
hardcopy dan softcopy yang dikirim melalui email ke pimpinan. Pada periode
tertentu terutama akhir tahun laporan tersebut akan dikumpulkan dan dicetak
sebagai laporan tahunan. Data mutu dan laporan insiden didokumentasikan
secara tertulis dengan formulir yang sudah ditetapkan dan dikumpulkan oleh tim
mutu RS Langit Golden Medika.
B. Pada tahap pendokumentasian kegiatan yang dilakukan meliputi:
1. Pengumpulan SPO-SPO pengumpulan data dan penyimpanan data,
pencarian kembali data, analisis data, pelaporan dan distribusi informasi.
2. Penyusunan Hardcopy dan Softcopy data.
3. Laporan-laporan.
4. Brosur-brosur.
 BAB IV

PENUTUP

Demikian panduan pengelolaan data dan informasi ini dibuat untuk menjadi acuan bagi
petugas data rumah sakit. Panduan ini mencakup penetapan, pengumpulan, analisa,
penyajian dan penyebaran data. Semoga dengan adanya panduan ini dapat
meningkatkan mutu pelayanan di RS Langit Golden Medika.