Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

PENGERTIAN
AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
oleh:
Tim Pengembang SPMI

Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

Direktorat Jenderal Pembelajaran dan Kemahasiswaan
Direktorat Penjaminan Mutu
2018
 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

POKOK BAHASAN
1. Pengertian Audit Mutu Internal
2. Tujuan dan manfaat Audit Mutu Internal
3. Istilah dalam Audit Mutu
4. Prinsip Dasar Audit
5. Klasifikasi Audit
6. Lingkup (Cakupan) Audit
7. Kesimpulan audit
 Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi

CAPAIAN PELATIHAN AMI

Peserta mampu memahami :
1. Teori AMI
2. Tujuan dan manfaat AMI
3. Proses merencanakan AMI
4. Melakukan audit dokumen
5. Membuat checklist
6. Melakukan audit
7. Membuat laporan audit
LANDASAN HUKUM:
Bab III Pasal 52 Undang-Undang Nomor 12 tahun 2012
tentang Pendidikan Tinggi
(1) Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi merupakan kegiatan
sistemik untuk meningkatkan mutu pendidikan tinggi
secara berencana dan berkelanjutan.

(2) Penjaminan mutu sebagaimana dimaksud pada ayat (1)

dilakukan melalui penetapan, pelaksanaan, evaluasi,
pengendalian, dan peningkatan standar pendidikan
tinggi.
Pasal 5 ayat (1) Permenristekdikti No. 62 Tahun 2016 Tentang
SPM Dikti
(1) SPMI memiliki siklus kegiatan yang terdiri atas:
a. Penetapan Standar Pendidikan Tinggi;
b. Pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi;
c. Evaluasi pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi
d. Pengendalian pelaksanaan Standar Pendidikan Tinggi; dan
e. Peningkatan Standar Pendidikan Tinggi.

(2) Evaluasi sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) huruf c

dilakukan melalui Audit Mutu Internal.
Garis Besar Proses SPMI Akademik dan Non Akademik

Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/ Dokumen/

Buku Buku Buku Buku
Kebijakan Manual Standar Formulir
Mutu Mutu Mutu Mutu

Dokumen Mutu/
Buku Pelaksanaan
Kebijakan Penjaminan
Manual
Standar Mutu
Formulir
Kaizen

Audit
Tindakan Evaluasi
Pelaksanan
Penjaminan Penjaminan
Penjaminan
Mutu Mutu
Mutu
 POSISI AUDIT DALAM SIKLUS SPMI
Audit Mutu Internal merupakan
bagian dari siklus SPMI
1.P
Audit Mutu
5.P 2.P

4.P 3.E

PPEPP ============ E

PDCA ============= C
 Check/Evaluasi

Monitoring
Evaluasi Diri

Audit Mutu

Bentuk Evaluasi
lainnya
 Evolusi dan Peran AMI
Evolution & Roles of Internal Audit

Masa lalu Masa kini

 Fault finding  Prevention
 Watchdog  Business Partner
 Arrogant  Humble
 Process  Risk Based Audit
 Cost center  Add Value
 Underqualified person  High Caliber Person
 Financial & operational  Strategic
 Culture
 Tujuan Audit Mutu Internal

Memastikan Mengidentifikasi Mengevaluasi Memastikan

implementasi peluang efektivitas sistem
sistem perbaikan sistem penerapan sistem manajemen
manajemen memenuhi
manajemen manajemen mutu
sesuai dengan standar/ regulasi
sasaran/tujuan mutu
Manfaat Audit Mutu Internal
Membantu organisasi dalam mencapai tujuannya dengan cara mengevaluasi dan
mendorong adanya peningkatan melalui proses:

1. Mengkomunikasikan tujuan PT, Standar Dikti yang ditetapkan PT dan nilai-

nilai yang telah ditetapkan
2. Memantau pencapaian kesesuaian tujuan dengan standar
3. Mengukur akuntabilitas dari pelaksanaan standar
4. Mengurangi Risiko PT :
a. Resiko Kualitas
b. Resiko Hukum
c. Resiko Keuangan
d. Resiko Strategik
e. Resiko Kepatuhan
f. Resiko Operasional
g. Resiko Reputasi
Teori Audit Mutu Internal
 Definisi Audit Mutu Internal

Audit Mutu Internal adalah proses pengujian yang

sistematik, mandiri, dan terdokumentasi untuk
memastikan pelaksanaan kegiatan di PT sesuai prosedur
dan hasilnya telah sesuai dengan standar untuk mencapai
tujuan institusi.
Audit Mutu bukanlah asesmen/penilaian
melainkan pencocokan kesesuaian antara
pelaksanaan dengan perencanaan suatu
kegiatan/program
 PENGERTIAN AUDIT INTERNAL DAN
EKSTERNAL
 Audit internal: Audit yang dilakukan untuk
menentukan tingkat kesesuaian pelaksanaan
kegiatan terhadap standar mutu organisasi sendiri
( standar Internal), Peraturan, Prosedur, Instruksi
kerja.

 Audit eksternal: Audit yang dilakukan untuk

menentukan tingkat kesesuaian terhadap standar
eksternal.
 ISTILAH DALAM AUDIT MUTU
 Klien (Client): Organisasi/perorangan yang
mempunyai hak untuk mengatur atau hak kontrak
untuk meminta audit.
 Teraudit (Auditee): Organisasi/ unit kerja/ orang yang
diaudit. Teraudit bisa sekaligus sebagai klien.
 Auditor: Orang yang memiliki kemampuan untuk
melakukan audit.
• Ketua Tim Auditor adalah orang yang ditunjuk untuk
mengelola audit dan memimpin pelaksanaan audit
dengan dibantu beberapa auditor.

• Kriteria Audit (Audit Criteria): Kebijakan, prosedur

atau persyaratan yang digunakan sebagai referensi.

• Bukti Audit (Audit Evidence): Catatan, pernyataan,

fakta atau informasi lainnya yang relevan dengan
kriteria audit dan dapat diperiksa. Bukti audit dapat
bersifat kualitas atau kuantitas.
 Check list (Daftar Tilik): Daftar pertanyaan yang
disusun berdasar hasil Audit Dokumen untuk
diverifikasi lebih lanjut dalam Audit
Lapangan/Visitasi/Kepatuhan.

 Temuan Audit (Audit Findings): Hasil dari evaluasi

bukti audit yang dikumpulkan yang berlawanan
dengan kriteria audit.
 Prinsip-Prinsip Audit Mutu Internal
1. Integritas (Integrity)
Auditor menjalankan pekerjaannya dengan jujur, rajin dan
bertanggungjawab. Dapat mengaplikasikan berbagai
peraturan/regulasi/standar dan dapat memperlihatkan bahwa ia
kompeten
2. Memaparkan dengan apa adanya (Fair Presentation)
Auditor harus menyampaikan laporan hasil audit yang
sesungguhnya. Temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit
ditampilkan apa adanya
3. Dilakukan dengan profesional (Due profesional Care)
Auditor harus selalu melatih diri supaya pantas dalam
melaksanakan tugas dan percaya diri dalam berhadapan dengan
auditee. Memiliki kompetensi yang diperlukan.
4. Menjaga kerahasiaan (Confidentialy) :
Auditor harus bijaksana dalam menggunakan informasi yang
disampaikan pada saat audit. Termasuk menangani informasi
sensitif dan rahasia
5. Bebas (Independence)
Auditor harus tidak memihak dan berlaku obyektif. Tidak ada
konflik kepentingan dengan auditee dan unit yang diaudit.
6. Pendekatan berdasarkan bukti (Evidence based approach
Audit harus dapat memverifikasi bukti. Berdasarkan sampel yang
disampaikan selama audit berlangsung
 LATIHAN
1. Berikan contoh assessment yang pernah
dialami !
2. Berikan contoh kegiatan Audit Mutu
Internal !
3. Pilih contoh berikut (Fasilitator memberikan
contoh peserta memilih Audit Mutu atau
Assessment ) !
 Tahapan Audit Mutu Internal
1. Audit Dokumen/Desk Evaluasi/Sistem
2. Audit Kepatuhan/Visitasi/Lapangan
Lingkup (cakupan) audit
Lingkup audit meliputi semua persyaratan sistem yang
berpengaruh terhadap mutu layanan, di antaranya:
1. Dokumen sistem mutu
2. Organisasi
3. Komitmen (tanggung jawab) manajemen
4. Sumber daya, meliputi:
a. Sumber Daya Manusia
b. Infrastruktur
c. Keuangan
d. Lingkungan
e. Alat ukur
5. Proses dan pengendaliannya
6. Evaluasi dan perbaikan
Client/pihak manajemen menentukan
lingkup audit (yang akan di-sampling)
sebelum proses audit dilakukan.
Klasifikasi Temuan Audit:
• Observasi (OB) : Ketidaksesuaian yang dapat
diselesaikan dengan cepat dan mudah.

• Ketaksesuaian (KTS) : Ketidaksesuaian yang

memiliki dampak terbatas terhadap sistem
mutu.
 TEMUAN AUDIT
1. Mencapai Standar - Standar ditingkatkan
2. Melampaui – Standar ditingkatkan
3. Belum mencapai – Perlu tindakan koreksi
4. Menyimpang – Perlu tindakan koreksi

Untuk temuan yang belum mencapai dan

menyimpang dari standar maka temuan tersebut
dikategorikan Observasi (OB) atau
Ketidaksesuaian (KTS).
 KTS OB
KeTidakSesuaian Observasi
Temuan yang belum Temuan yang
mencapai, menyimpang berpotensi menjadi
dan tidak sesuai dengan ketidaksesuaian
standar atau atau temuan yang
persyaratan yang dapat segera
ditentukan PT diperbaiki
Kriteria KTS
 KTS yang berpengaruh besar terhadap mutu
produk/pelayanan.
 KTS yang menyebabkan risiko kehilangan konsumen.
 KTS yang mengancam sertifikasi atau registrasi.
 KTS yang merupakan ancaman terhadap kegiatan atau para
pelaksana dalam organisasi.
 KTS yang tidak secara langsung mempengaruhi mutu
produk/pelayanan.
 KTS yang mudah diralat.
 KTS yang tidak menghambat sertifikasi/ registrasi.
Contoh KTS
 Tidak tersedia prosedur terdokumentasi yang
diperlukan untuk meninjau kontrak atau
perancangan.
 Laporan Audit Mutu Internal tentang kelemahan
sistem dibiarkan tanpa adanya bukti tindak lanjut.
 Sejumlah besar piranti pengukuran dan standar tidak
dikalibrasi secara mutakhir.
 Perubahan pokok prosedur/perencanaan yang
dilakukan secara tidak resmi dan tanpa persetujuan.
 Instrumen yang tidak memuat tanggal kalibrasi.
 Tindak lanjut yang masih dalam proses tetapi sudah
termuat dalam laporan tindakan koreksi Audit Mutu
Internal.
 Catatan yang kurang lengkap dari kajiulang kontrak
atau rancangan.
 Ketidaklengkapan dokumentasi peningkatan
pengalaman pelatihan.
Ketidaksesuaian/Observasi

Perlu ada
TINDAKAN KOREKSI
Permintaan Tindakan Koreksi (PTK)

Permintaan perbaikan kepada auditee atas

dasar laporan audit agar auditee menghilangkan
KTS atau penyebab KTS
 Tindakan Koreksi
Definisi
Tindakan yang diambil untuk meniadakan sebab-sebab
ketidaksesuaian, cacat, atau hal-hal lain yang tidak
diinginkan, sehingga dapat mencegah pengulangan hal-hal
di atas untuk mengarah pada peningkatan mutu secara
berkelanjutan.
 Tindakan Koreksi

Cara mendapatkan Tindakan Koreksi

 Mengidentifikasi akar masalah dari KTS.

 Menganalisis semua penyebab terjadinya KTS.

 Memilih metode yang sesuai untuk perbaikan dan

mencegah pengulangan KTS.
 Menerapkan langkah pengendalian.

 Mendokumentasi tindakan koreksi yang dilaksanakan.

 Eskalasi Temuan
Yaitu temuan-temuan yang terjadi di unit kerja, namun
tindaklanjutnya sangat tergantung kepada institusi yang
menaungi unit tersebut.

Cara auditor menyikapi temuan yang eskalatif, yaitu dengan

merekomendasikan status temuan ditutup di unit tersebut
(CONSIDERED CLOSED), namun di bagian verifikasi
ditambahkan keterangan bahwa temuan tersebut
dipindahkan ke institusi (universitas/fakultas) dengan status
temuan terbuka (OPEN)
Langkah Konkrit Tugas Auditor dalam hal KTS

 Mengidentifikasi KTS (mengapa terdapat

ketidaksesuaian dengan standar yang diacu).
 Menjelaskan KTS kepada auditee.
 Menyepakati tanggal penyelesaian perbaikan KTS
(misalnya tidak lebih 4 minggu setelah diaudit).
Langkah Konkrit Tugas Auditee dalam hal KTS

 Memahami KTS secara rinci.

 Menimbang seberapa berat KTS dan tanggal
penyelesaiannya (lama/durasi penyelesaian).
 Melaksanakan tindakan koreksi dan pencegahan.
Kesimpulan Audit
Kesimpulan audit adalah rangkuman atau hasil
gabungan dari proses audit yang dibuat oleh
tim audit, berdasarkan pertimbangan tujuan
audit dan semua temuan audit.
 Pengertian Istilah dalam Audit Mutu Internal
Tindakan Tindakan
Verifikasi
Koreksi Pencegahan
Tindakan untuk Tindakan untuk Tindakan
menghilangkan menghilangkan memastikan, melalui
penyebab dari kemungkinan ketetapan tentang
ketidaksesuaian penyebab bukti obyektif bahwa
ketidaksesuaian/
yang dikenali/situasi kemungkinan situasi persyaratan yang
lain yang tidak yang tidak ditentukan telah
dikehendaki. dikehendaki. terpenuhi.
Secara umum, pemahaman pengertian
audit mutu internal diperlukan untuk :
1. Merencanakan program Audit Mutu Internal
dengan membuat jadwal dan daftar pengecekan
audit yang baik.

2. Menentukan auditor yang bertugas dengan tepat.

3. Melakukan pemeriksaan dan verifikasi hasil audit

sebelumnya dengan efektif.
 INDIKATOR
KEBERHASILAN AUDIT

• Tindak lanjut (corrective action)

• Implementasi rekomendasi
• Repeat order/minta diaudit kembali

PIMPINAN PERGURUAN TINGGI dan AUDITI

Ringkasan
1. Tujuan utama Audit Mutu Internal ialah untuk
mendapatkan ruang peningkatan pada aspek yang
ditetapkan sebagai lingkup audit.

2. Pemenuhan atau perbaikan sistem mutu sesuai

ruang peningkatan yang didapatkan dalam audit
mutu perlu secara periodik untuk menjadikan
institusi berkualitas.

3. Agar perbaikan sistem mutu dapat dilakukan dengan

mudah maka temuan audit harus diformulasikan
dengan baik sehingga ruang peningkatan dapat
dengan mudah dipahami.
Manfaat AMI bagi Pimpinan PT
1. Mengetahui Konsistensi penjabaran kurikulum dan silabus dengan
tujuan pendidikan, dan kompetensi lulusan yang diharapkan
(Learning Outcome).
2. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
proses pembelajaran terhadap pencapaian kurikulum dan silabus.
3. Mengetahui Kepatuhan perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi
proses pembelajaran terhadap manual prosedur dan instruksi
kerja program studi.
4. Mengetahui Kecukupan penyediaan sarana-prasarana dan sumber
daya pembelajaran, penelitian dan/atau pengabdian kepada
masyarakat.
5. Mengetahui Konsistensi perencanaan, pelaksanaan, evaluasi
penelitian dan pengabdian serta kerja sama.
 1 Pimpinan Perguruan Tinggi /Fakultas
1. Menetapkan tujuan AMI:
2. Merencanakan audit 3 Rapat Tinjauan Manajemen
3. Menetapkan objek dan lingkup audit

M1 : Melakukan Rapat Tim Auditor

2 Unit Jaminan Mutu M2 : Melakukan Audit Dokumen
Membentuk Tim Auditor
M3 : Menetapkan Jadwal Site Visit
M4 : Melakukan Audit Lapangan
M5 : Membuat Laporan Audit
M3

M2 M4
SIKLUS
AMI
1, 2, 3
dst
M5
M1
TERIMA KASIH