PENGENDALIAN REKAMAN

No. Dokumen : 800/

/SOP/2017
SOP No. Revisi :
Tanggal Terbit : Juli 2017
Halaman : 1/3

UPTD
Latifah Nasution,AmKeb
Puskesmas Rawat Inap
NIP.197312151993032003
Aek Godang

Pengendalian Rekaman adalah : suatu usaha atau cara yang dilakukan untuk
1. Pengertian mengatur dan mengawasi peredaran rekaman di UPTD Puskesmas Aek Godang
agar tetap terjaga, aman dan terarsip. Pengendalian dilakukan mulai dari
pembuatan sampai dengan penyimpanan.
Yang dimaksud dengan rekaman disini adalah temasuk :
1. Rekaman dokumen internal
2. Rekaman dokumen eksternal
3. Rekaman Dokumen terkendali
4. Rekaman Dokumen tidak terkendali
5. Rekaman Dokumen kadaluarsa
6. Rekaman – rekaman dan foto.
Sebagai acuan penerapan langkah – langkah untuk mengendalikan rekaman di
2. Tujuan UPTD Puskesmas Aek Godang Kabupaten Padang Lawas Utara
SK Kepala Puskesmas Aek Godang nomor 800/ /SK-ADMEN/ 2017 tentang
3. Kebijakan Pengendalian Dokumen dan rekaman di UPTD Puskesmas Aek Godang
Kabupaten Padang Lawas Utara
1. Permenkes nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas
4. Referensi 2. Kepmenkes nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas
a. ATK
5. Alat dan Bahan b. Formulir
6. Langkah-langkah I. Rekaman Dokumen Internal
1. Petugas melakukan pembuatan rekaman
2. Petugas mengajukan ke KaSubbag Tata Usaha
3. Setelah disetujui, mengajukan ke Kepala Puskesmas
4. Setelah disetujui Kepala Puskesmas, rekaman dipergunakan,
diedarkan oleh yang berhak.
5. Rekaman yang telah dipakai disimpan dibagian yang sesuai.
6. Rekaman yang sudah kadaluarsa diajukan ke bagian Tata Usaha
untuk pemusnahan.

II. Rekaman Dokumen Eksternal

1. Rekaman diterima
2. Ditulis tanggal diterima di atas dokumen
3. Dicatat kedalam buku surat masuk

1
 4. Diserahkan ke Kepala Puskesmas
5. Dipergunakan dan disimpan di bagian pelaksana kegiatan/Tata
Usaha

III. Rekaman Dokumen kadaluarsa

1. Petugas mengajukan ke bagian Tata untuk pemusnahan rekaman
2. Tata usaha mengajukan ke Kepala Puskesmas pemusnahan
rekaman
3. Bila Kepala Puskesmas setuju, maka dilakukan pemusnahan
rekaman.
4. Bila tidak setuju simpan lagi rekaman.

7. .Bagan alir I. Rekaman Dokumen Internal :

Petugas Mengajukan ke Disetuj

membuat Kasubbag Tata ui ?
rekaman Usaha

Dilaksanak Dinomori dan

an/diedark ajukan ke Kepala Setuju
an Puskesmas Tidak

Yang telah
dipakai Rekaman
kadaluarsa Perbaiki,
disimpan/diarsip
diajukan untuk ajukan lagi
kan pemusnahan

II. Rekaman Dokumen Eksternal

Petugas Rekaman Tulis tanggal catat di buku

membuat diterima diterima surat masuk
rekaman

Pergunaka Serahkan ke
n/arsipkan Kepala
Puskesmas

III. Dokumen Kadaluarsa

Mengajukan Bagian Tata Usaha

Diset
pemusnah ke mengajukan ke
ujui ?
bagian Tata Usaha Kepala Puskesmas
Tidak

Lakukan
Setuju Simpan lagi
Pemusnahan
Dokumennya

8. Hal-hal yang perlu Catatan revisi perubahan, bukti penerimaan rekaman,usulan revisi, bukti
diperhatikan penarikan rekaman, berita acara pemusnahan rekaman

9. Unit terkait Seluruh unit

2
10. Dokumen terkait

11. Rekaman Historis

Perubahan
No. Yang Diubah Isi Perubahan Tanggal Diberlakukan