Cara membuat mail merge Ms.

Word dan
Excel
January 22, 2014 - Komputer, News, Tips & Tick - Tagged: komputer, tips & trick - 14 comments
Pada kesempatan kali ini, saya ingin memberikan sebuah tips pada kawan-kawan
pembaca sekalian, yaitu cara membuat Mail Merge antara Ms. Excel dan Ms.
Word. Mail Merge berfungsi untuk menghubungkan data yang ada pada Ms. Excel
sehingga dapat di akses di Ms. Word. Biasanya Mail Merge ini digunakan untuk
membuat undangan atau daftar yang memiliki format yang sama dan data yag
digunakan sangat besar, sehingga dapat disimpulkan juga bahwa disini Ms. Excel
berfungsi sebagai penyimpanan data/database. Tidak usah panjang lebar lagi,
bagaimana cara membuat Mail Merge tersebut ? Mari kita ikuti sama-sama langkah
dibawah ini :
1. Langkah pertama yang harus kita lakukan yaitu kita masuk ke Ms. Excel,
setelah itu kita beri nama Sheet yang akan kita gunakan sebagai tempat
penyimpanan data, seperti pada gambar dibawah ini :

Rename Sheet
2. Setelah kita memberi nama sheet sesuai dengan langkah di atas, lalu
kita buat tabel yang kita inginkan sesuai dengan kebutuhan. Sebagai
contoh bisa dilihat pada gambar dibawah ini :

Tabel
3. Setelah membuat tabel dan data telah di isi, maka simpan file Ms. Excel
tadi sesuai dengan nama file yang di inginkan.
4. Langkah selanjutya kita buka Ms. Word, pada Ms. Word ini kita akan
membuat format baku yang akan kita gunakan sesuai dengan
kebutuhan yang akan kita gunakan. Sebagai contoh, dapat dilihat
seperti pada gambar dibawah ini:

Format pada Ms. Word

5. Setelah format telah selesai kita buat, pada Ms. Word kita pilih
menu Mailings >> Start Mail Merge >>Step by Step Mail Merge Wizard.

Menu Mailings
6. Lalu akan muncul menu disamping kanan Ms. Word, Selanjutnya pada
menu Select Document Type, pilih Letters >> Next:Starting Document.
 Document Type
7. Selanjutnya pada menu Select starting document, pilih Use the current
document >> Next:Select Recipients

Starting Document
8. Pada menu Select recipients, pilih Use an existing list, selanjutnya pilih
file Ms. Excel yang disimpan tadi pada menu Browse, pada saat kita
membuka file Ms. Excel yang telah kita simpan tadi, akan
mucul sheet yang ada pada file Ms. Excel tadi. Selanjutnya kita pilih
sheet yang telah kita berinama tadi tempat data tersimpan. Setelah
dipilih , lalu lanjutkan dengan memilih Next: Write your letter

Recipients

Pilih Sheet
9. Selanjutnya untuk memasukan data pada format yang telah kita buat
tadi pada Ms. Word, arahkan kursor pada format yang telah kita buat
sesuai dengan jenis data yang akan kita tampilkan,lalu kita pilih
tab Insert Merge Field. Pada tab ini akan muncul kolom-kolom yang telah
kita buat pada Ms. Excel tadi. Lalu pilih kolom-kolom tadi sesuai dengan
format yang telah kita buat pada Ms. Word agar data yang telah kita
buat pada Ms. Excel dapat ditampilkan pada Ms. Word. Contoh seperti
pada gambar berikut :
 Menghubungkan file Ms. Excel dengan Ms. Word
10. Untuk menampilkan data , pilih menu Preview Results, maka akan tampil
data yang ada pada Ms. Excel tadi. untuk melihat data selanjutnya,
dapat dilakukan dengan cara menekan tombol anak panah disamping
menu Preview result sesuai dengan nomor yang kita inputkan
sebelumnya pada Ms. Excel. Contoh seperti pada gambar dibawah ini :

Menampilkan Data
Demikian tips yang dapat saya berikan pada kesempatan kali ini. Saya rasa tidak
terlalu susah untuk dicoba oleh kawan-kawan semua. Semoga tips pada kesempatan
kali ini dapat berguna bagi kawan-kawan sekalian.