1.

0 PENDAHULUAN

Kamus Dewan Edisi Keempat (2007) mendefiniskan pengurusan sebagai perihal

mengurus sesuatu. Menurut Dewan Bahasa dan Pustaka (2018) acara bermaksud rancangan
atau perkara yang akan dilakukan, dipertunjukkan, dibincangkan dalam sesuatu perjumpaan.
Kesimpulannya, pengurusan acara merupakan perihal mengurus suatu upacara yang akan
dilakukan. Pengurusan acara adalah aspek yang penting kepada orang yang bekerja di sesuatu
organisasi ataupun belajar di sesuatu universiti. Menurut Balkhis Abdullah (2013) pengurusan
acara merupakan suatu upacara, perjumpaan, keramaian atau perhimpunan yang dianjurkan
secara rasmi atau tidak rasmi oleh sesuatu pihak untuk tujuan atau matlamat tertentu yang
dirancangkan, dengan penglibatan dan penyertaan oleh pelbagai pihak yang lain dan peserta
yang ramai.

2.0 KEPENTINGAN PENGURUSAN ACARA

Pengurusan acara penting kerana ianya mengajar ahli-ahli jawatankuasa (ajk) untuk
merancang, melaksanakan dan erti tanggungjawab. Pernyataan ini disokong lagi oleh sebuah
artikel surat khabar harian Utusan Borneo. Menurut Wan Siti Suhana Yusuf (2012), pengurusan
acara dapat membantu mahasiswa untuk mendidik dalam diri masing-masing erti tanggungjawab
dalam merancang, mengurus dan mengendalikan apa jua acara dalam usaha mencipta
kesempurnaan dan kejayaan acara yang telah dikenal pasti. Contohnya, apabila ketua
membahagikan tugas ajk masing-masing maka tugas-tugas pun dapat dibahagikan agar tidak
berlaku pertindanan serta menjadikan para ajk lebih peka akan tanggungjawab mereka.

Pengurusan acara juga penting dalam meluaskan lagi pengetahuan semua ajk pelaksana.
Idea ini disokong lagi oleh seorang penulis tempatan. Sobri Yaacob (2013) menyatakan pelbagai
idea dan maklumat baru dapat dikongsikan bersama, ini dapat menambahkan ilmu dan
kemahiran baru setiap ahli yang menjayakan karnival, majlis dan acara promosi yang disertai.
Contohnya, ajk protokol akan mempelajari sesuatu yang baharu mengenai susunan tempat
duduk tetamu-tetamu kehormat, cara hadiah disampaikan kepada para pemenang dan
sebagainya apabila mengambil kursus pengurusan acara tersebut.

1
3.0 PENGURUSAN SERANTA

Seterusnya, salah satu aspek yang dititikberatkan dalam pengurusan acara adalah
pengurusan seranta. Kamus Pelajar Edisi Kedua (2008) mendefiniskan seranta sebagai
mengumumkan. Secara keseluruhannya, pengurusan seranta bermaksud perihal mengurus
sesuatu pemakluman.

Pengurusan seranta menekankan pelbagai perkara yang penting dalam menguruskan

acara yang berkesan. Antaranya adalah kenyataan media, jemputan media, publisiti dalam
kampus, penyediaan ‘press kit’, pengurusan media, kehadiran media, publisiti media dan
fotografi.

Kenyataan media adalah siaran akhbar, kenyataan akhbar, siaran media atau siaran
video dalam bentuk komunikasi bertulis (Syed Ibrahim Syed Noh, 2015). Kenyataan media
digunakan untuk mengumukan sesuatu perkara yang berskala besar kepada orang ramai tidak
kira sebelum ataupun selepas sesuatu perkara tersebut berlangsung. Contohnya, surat khabar
Berita Harian telah membuat kenyataan media mengenai Majlis Perasmian Stadium Bola Sepak
Cheras, Selangor yang dihadiri oleh Menteri Belia dan Sukan serta beberapa orang kenamaan
yang lain dan akan berlangsung pada bulan hadapan. Melalui kenyatan media tersebut sesuatu
majlis dapat diuruskan dengan berkesan kerana ramai masyarakat sekeliling telah pun
dimaklumkan untuk datang bersama-sama ke majlis perasmian stadium tersebut.

Selain itu, jemputan media juga amat penting dalam pengurusan seranta. Menurut Unit
Komunikasi Korporat Jabatan Pendidikan Politeknik (2015) jemputan media merupakan jemputan
rasmi kepada pihak media untuk hadir bagi melakukan liputan atau wawacara dalam sidang
media dalam sesebuah program. Tempoh yang sesuai untuk jemputan media tersebut adalah
seminggu sebelum sesuatu acara berlangsung. Contohnya, Jabatan Pendidikan Politeknik
Kementerian Pendidikan Malaysia melalui Politeknik Banting, Selangor akan menerima pelajar
sulung peringkat Diploma dan satu majlis Menandatangani Nota Persefahaman (NOU) akan
diadakan. Beberapa maklumat penting telah disertakan seperti tarikh, tempat, tentatif dan tetamu
kehormat bagi memastikan media dapat membuat liputan. Kesimpulannya, majlis bukan sahaja
dapat diuruskan dengan berkesan malah majlis tersebut juga dapat dimaklumkan kepada orang
ramai.

Seterusnya, pengurusan seranta juga melibatkan publisiti dalam kampus. Menurut Harlym
Yeo (2009) publisiti boleh dimaksudkan sebagai satu hebahan atau sebaran yang mengandungi
maklumat tertentu yang ditujukan kepada khalayak ramai atau sasaran khusus melalui media

2
penyiaran atau liputan meluas. Publisiti dalam kampus pula boleh dilaksanakan dalam pelbagai
cara. Contohnya, Institut Pendidikan Guru Kampus Pulau Pinang akan mengadakan Pesta Buku
Kebangsaan yang mana ajk publisiti perlu hebahkan kepada semua Institut Pendidikan Guru
kampus lain dengan menghantar poster, surat jemputan ataupun faxs. Publisiti tersebut perlulah
mengandungi maklumat mengenai tujuan pesta bukul, tarikh, masa dan tempat. Publisiti dalam
dan di luar kampus membolehkan lebih ramai pelajar datang untuk menjayakan Pesta Buku
Kebangsaan tersebut disebabkan hebahan yang telah dilakukan oleh ajk publisiti.

Penyediaan ‘press kit’ juga merupakan salah satu aspek pengurusan seranta. Menurut
Barber (2017) ‘press kit’ direka untuk memberi media suatu idea mengenai "siapa, apa dan di
mana" program baharu, produk baharu atau acara yang akan datang. Ianya akan diberi kepada
wartawan semasa sesuatu acara berlangsung. Sebagai contoh, sekiranya Syarikat Talian Hotlink
menjemput media ke Majlis Pelancaran Perkhidmatan Prabayar Baharu mereka maka lembaran
fakta ringkas mengenai perkhidmatan tersebut akan disertakan. Bukan sahaja itu malah aturcara
majlis, buku catatan dan pen juga turut disertakan dalam ‘press kit’ tersebut. Oleh itu, majlis akan
menjadi leih lancar apabila ‘press kit’ disediakan kerana pihak media telah pun mendapat
maklumat yang secukupnya mengenai perkhidmatan prabayar tersebut.

Tambahan pula, pengurusan media juga amat memainkan peranan penting dalam
pengurusan seranta. Jabatan Perdana Menteri (2014) menyatakan perkara yang perlu diambil
perhatian iaitu dengan memastikan hanya media yang berdaftar dengan Kementerian
Komunikasi Malaysia dan Multimedia Malaysia sahaja yang dijemput. Contohnya, media yang
berdaftar seperti The Star boleh dijemput ke Majlis Perasmian Bangunan Kerajaan.

Kehadiran media juga amat penting dalam pengurusan seranta. Menurut Unit Komunikasi
Korporat Jabatan Pendidikan Politeknik (2015) Pegawai Perhubungan Awam (PRO) perlu
menghubungi dan membuat panggilan susulan 3 hari sebelum majlis atau program untuk
mendapatkan status kehadiran pihak media. Contohnya, PRO bagi Majlis Berskala Besar iaitu
Majlis Perasmian Penutupan Bulan Kemerdekaan Peringkat Kebangsaan perlulah menghubungi
pihak The Star, Utusan Melayu dan Berita Harian 3 hari sebelum berlangsungnya majlis tersebut.
Status kehadiran pihak media penting bagi memastikan kelancaran sesebuah majlis serta
memastikan pihak media mendapat surat jemputan.

Seterusnya menurutnya Ramlan Abdul Wahab (2004), pengurusan seranta juga

menekankan perkara mengenai publisiti media. Hebahan media bergantung kepada skala majlis
atau cara yang akan berlangsung. Sebagai contoh, pihak TV3 akan menghebahkan sesuatu

3
maklumat melalui media elektronik iaitu di ruangan bawah paparan skrin televisyen apabila Majlis
Perasmian Bangunan Hospital tersebut dihadiri oleh orang-orang kenamaan seperti Menteri
Kesihatan Malaysia dan sebagainya. Hebahan tersebut penting bagi memastikan orang ramai
tahu akan kewujudan bangunan Hospital serta perasmian bangunan tersebut.

Akhir sekali, pengurusan seranta juga menekankan bahagian fotografi. Ajk fotografi
seharusnya tahu akan ciri-ciri gambar yang hendak ditangkap sebagai bahan bukti
berlangsungnya sesuatu acara atau majlis. Antaranya adalah gambar mestilah menceritakan
keadaan sebenar dan mementingkan agenda utama. Sebagai contoh, terdapat Majlis
Menandatangani Perjanjian antara Syarikat Kereta A dan B, maka para wartawan perlulah
mengambil gambar semasa kedua-dua pihak menandatangani borang perjanjian. Hasilnya majlis
akan berjalan dengan lancar kerana wartawan-wartawan tahu masa yang sepatutnya mereka
akan mengambil gambar. Bukan sahaja itu malah orang ramai juga akan mendapat makluman
mengenai hal tersebut apabila gambar-gambar diletakkan dalam surat khabar, media social dan
televisyen.

4.0 PENUTUP

Kesimpulannya, pengurusan acara mempunyai banyak kepentingan apatah lagi aspek

pengurusan seranta yang melibatkan kenyataan media, jemputan media, publisiti dalam kampus,
penyediaan ‘press kit’, pengurusan media, kehadiran media, publisiti media dan fotografi.
Kesemua perkara dalam pengurusan seranta perlulah dititiberatkan untuk mengelakkan kejadian
yang tidak diingini berlaku. Malahan pengurusan seranta juga memainkan peranan penting bagi
memastikan sesebuah majlis berjalan dengan lancar. Bukan sahaja itu malah pengurusan acara
memberi gambaran keseluruhan mengenai proses sebelum, semasa dan selepas sesuatu acara
dilaksanakan secara sistematik dan sempurna.

(1135 patah perkataan)

4
5