STUDI LITERATUR

I.1 Pengertian Kantor sewa

Secara etimoligis kantor berasal dari Belanda: “kantoor”, yang maknanya:

ruang tempat bekerja, tempat kedudukan pimpinan, jawatan instansi dan sebagainya.
Dalam bahasa Inggeris “office” memiliki makna yaitu: tempat memberikan pelayanan
(service), posisi, atau ruang tempat kerja. Sedangkan secara praktis kantor merupakan
tempat orang-orang melakukan kegiatan/aktivitas yang berhubungan dengan
pelayanan berbagai keterangan pada yang membutuhkannya. Akan tetapi dengan
perkembangan yang pesat pada bidang teknologi dewasa ini, kantorpun berkembang,
ia bukan sekedar tempat, melainkan sebagai sarana kegiatan penyediaan informasi,
guna menunjang kemudahan pelaksanaan tugas disegala bidang. Jadi kantor saat ini
merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan perusahaan dan
organisasi.

I.2 Fungsi Kator Sewa

Kantor sewa berfungsi sebagai wadah atau tempat untuk melakukan kegiatan
yang berhubungan dengan kegiatan perkantoran, dan kegiatan bisnis. Fungsi Kantor
sewa sama fungsinya dengan fungsi kantor pada umumnya.

Menurut Mills (1984:9). tujuan kantor didefinisikan sebagai pemberian

pelayanan komunikasi dan perekaman. Dari definisi tersebut, Mills memperluas
menjadi fungsi kantor (pekerjaan yang dilakukan) yakni sebagai berikut.

 Menerima informasi (to receive information).

 Merekam dan menyimpan data-data serta informasi (to record information).
 Mengatur informasi (to arrange information).
 Memberi informasi (to give infinmation).
 Melindungi aset (to safeguard assets).

Di samping tempat tugas di atas, masih terdapat fungsi kantor yang lain, yaitu
mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti diperlihatkan
didalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang
mungkin terjadi. Misalnya. Melaporkan adanya kekurangan persediaan, melaporkan
adanya sejumlah utang yang mungkin tidak terbayar saat akan jatuh tempo, rekaman
vital seperti kontrak besar harus dilindungi secara tepat. uang tunai harus disimpan
dalam lemari besi maupun di dalam bank. Kantor harus berhati-hati terhadap makna
rekaman dan memperhatikan dengan secara hal-hal yang memerlukan tindakan
manajemen.

Kantor adalah pelayan dari manajemen. Selain lima fungsi di atas, kantor
masih memiliki empat fungsi lain, yaitu:

 Pusat syaraf administrasi dan perencanaan kebijaksanaan

Sebagai badan eksekutil, kantor harus bertindak sebagai pusat administrasi.
Administrasi dalam hal ini adalah segenap proses penyelenggaraan dalam
setiap usaha kerja sama sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.
Unsur-unsur dari administrasi: pengorganisasian, personalia, keuangan,
komunikasi, tata usaha, dan humas.
 Perantara
Kantor bertindak sebagai pusat pelayanan yang menghubungkan antar bagian dalam
organisasi.
 Koordinator
Mengawasi dan mengkoordinir seluruh kegiatan organisasi.
 Penghubung dengan public
Mengadakan hubungan dengan pihak luar organisasi dan memberikan dukungan
terhadap organisasi.

I.3 Klasifikasi Gedung Perkantoran

A. Menurut KADIN (Kamar Dagang dan Industri), gedung perkantoran dibagi
atas beberapa kategori, yaitu berdasarkan:
 Tujuan usaha dan lingkungan bersama
 Kantor administrasi pemerintah
 Kantor administrasi perusahaan
 Kantor administrasi sosial
 Kepemilikan
 Milik pemerintah
  Milik swasta
 Sifat dari bangunan kantor
 Kantor bersifat komersil
Bangunan kantor ini adalah bangunan kantor yang disewakan untuk
memperoleh keuntungan materi.

Klasifikasi kantor sewa dibedakan atas:

o Faktor jumlah lantai
o Faktor fasilitas perkantoran
Sistem pemanfaatan kantor sewa dilakukan antara lain dengan:
o Strata title (sistem hak milik untuk tiap lantai
bangunan)
o Leasing (sistem sewa)

 Kantor bersifat non komersil

o Sistem dan tujuan administrasi
 Kantor profit
 Kantor non profit

o Pemakaian bangunan kantor

 Kantor untuk badan usaha sejenis
 Kantor untuk berbagai bidang usaha

o Hirarki
 Kantor induk / pusar
 Kantor cabang
 Kantor pewakilan

B. Sedangkan menurut L.Manaseh dan R.Cunliffe, kantor dapat dibagi menjadi 4
jenis, yaitu :
 Commercial Office
 Jenis perkantoran yang termasuk golongan ini adalah perkantoran untuk
umum (yang disewakan), perusahaan dagang (trading company), asuransi dan
transportasi.

 Industrial Office
Jenis perkantoran ini terikat harus mempunyai hubungan fisik dengan
pabriknya.

 Professional Office
Jenis perkantoran ini tidak dipakai dalam waktu yang panjang dan
merupakan perkantoran dengan jumlah modal yang digunakan relatif
kecil.

 Institutional / Governmental Office

Jenis perkantoran ini bersifat usaha yang teratur dalam bentuk lembaga
yang berpedoman pokok untuk hidup lama dan kokoh. Biasanya
digunakan waktu yang lama atau panjang.

Dari jenis-jenis kantor di atas dipilih jenis Commercial Office sebagai fungsi
utama proyek ini.

I.4 Klasifikasi Sistem Sewa

Sistem sewa perkantoran pada umumnya terbagi menjadi 2 jenis berdasar perhitungan
luasan yang disewa, yaitu :
 Net System artinya sewa per meter persegi diperhitungkan atas dasar luasan
lantai bersih (tidak termasuk koridor ataupun common space dan biasanya
harga sewa per meter persegi lebih tinggi.
 Gross System artinya sewa per meter persegi diperhitungkan atas dasar luas
lantai kotor sehingga luasan lantai yang digunakan untuk kantor lebih kecil
dari jumlah luasan yang disewa pada awalnya karena penyewa dikenakan
beban biaya untuk koridor ataupun common space. Hal ini menyebabkan
penyewa lebih baik menyewa per lantai supaya tidak rugi. Harga sewa per
meter persegi lebih rendah.
 Melihat kedua sistem sewa tersebut maka dipilih suatu kombinasi kedua
sistem di atas sebagai acuan sistem sewa dalam proyek ini, yaitu semi-gross system
yang relatif cukup lazim dipakai di Indonesia. Semi-gross system artinya penyewa
dikenakan biaya sewa akumulasi luasan lantai yang dipakai ditambah luasan common
space seperti lobby, area parkir, dan sebagainya yang telah dibagi sama rata dengan
penyewa lainnya. Untuk hal ini fleksibilitas dapat dicapai dengan negosiasi antara
pengelola gedung dengan penyewa melihat varietas usaha, varietas penyewa dan
varietas luasan yang dipakai oleh penyewa.

I.5 Aktivitas Perkantoran

Berdasarkan kelompok aktivitas yang mungkin dalam gedung pelaku aktivitas
perlu dikelompokkan atas kegiatan berdasarkan kepentingannya menjadi :
 Kelompok Pengelola
 Kelompok Service
 Kelompok Kegiatan Utama (yaitu penyewa kantor)
 Kelompok Kegiatan Pelengkap

Kelompok-kelompok ini memiliki kebutuhan ruang masing-masing sesuai

dengan fungsinya. Hubungan antar kelompok kegiatan yang dapat digambarkan pada
bagan berikut

Kelompok Pengelola

Kelompok Service Kelompok Kegiatan

Kelompok Kegiatan Utama

 Hubungan antar kelompok aktivitas di dalam gedung

Dari bentuk hubungan dan kelompoknya, ada ruang-ruang yang umum

terdapat pada perkantoran;
Kelompok kegiatan utama adalah kelompok yang melakukan aktivitas
terbanyak di ruang-ruang perkantoran yang disewakan.

Kelompok kegiatan pengelola yang terdiri dari :

 Ruang direksi
 Ruang manager
 Ruang sekretaris
 Ruang kepala bagian
 Ruang tenaga ahli
 Ruang rapat
 Ruang tamu dan lobby pengelola

Kelompok kegiatan service :

 Toilet
 Klinik
 Gudang
 Mekanikal Elektrikal
Kelompok kegiatan pelengkap merupakan fasilitas pelengkap dalam gedung
perkantoran. Fasilitas ini dipengaruhi oleh potensi lingkungan dan site.

I.6 Struktur Organisasi Umum

Seiring dengan pertumbuhan suatu perkantoran, seorang manajer pengelola
gedung tidak dapat bekerja sendiri untuk melakukan perencanaan dan pengembangan
perusahaan. Maka dibentuklah suatu tim kerja yang dapat diekspresikan dalam bentuk
bagan yang umum seperti bagan di bawah ini. Garis-garis penghubung dapat diartikan
pendelegasian atas tugas dari atasan kepada tim yang dibentuknya.
I.7 Pertimbangan dan Peraturan dalam Perencanaan Kantor
Semua orang bekerja lebih baik apabila mereka diberi lingkungan dan
peralatan yang sesuai dengan pekerjaan mereka, dan juru tulis bukan perkecualian
dalam kaidah ini. Akomodasi perkantoran harus ditata dan dilengkapi agar juru tulis
dapat bekerja sepanjang hari tanpa pemborosan gerakan, tanpa gangguan, dan tanpa
terpengaruh secara tidak perlu oleh keletihan mental yang dapat menyertai pekerjaan
di belakang meja.
Tabel ini menawarkan beberapa tipe gedung kantor beserta kriteria umumnya
(mulai dari jumlah lantai sampai jenis sistem HVAC yang digunakan).
Deskripsi Kebutuhan Ruang

Dari kelompok kegiatan dan pengguna diperoleh acuan kebutuhan ruang untuk menjadi dasar

perancangan.

JENIS RUANG PENGGUNA KEGIATAN NAMA ZONA

RUANG RUANG
Menjalankan Ruang kantor Semi
perusahaan publik
Berkoordinasi Ruang rapat Privat
dengan kepala direksi
General bidang
Manager Ruang istirahat Semi
Beristirahat publik
Toilet Privat
Ruang Makan Publik
Musholla Publik
Menjalankan Ruang kantor Semi
bidang masing - publik
masing
Berkoordinasi Ruang rapat Privat
dengan kepala direksi
Kepala Bidang
bidang
Ruang istirahat Semi
/Manager publik
Beristirahat Toilet Privat
PENGELOLA Ruang Makan Publik
Musholla Publik
Membantu tugas Ruang sekretaris Semi
general manager publik
dan kepala bidang
Berkoordinasi Ruang rapat Privat
dengan kepala direksi
bidang
Ruang istirahat Semi
Sekretaris publik
Beristirahat Toilet Privat
Ruang Makan Publik
Musholla Publik
Menjaga Ruang office boy Semi
kebersihan dan publik
membantu tugas
non teknis
Toilet Privat
Cleaning service Ruang makan Publik
Beristirahat Musholla Publik
Gudang Semi
publik
 Bekerja Ruang kerja Semi
publik
Ruang istirahat Semi
PERKANTORAN publik
Beristirahat Toilet Privat
Ruang Makan Publik
Musholla Publik
Mendapat Klinik Semi
Karyawan pengobatan publik
kantor Ruang Publik
Resepsionis
Melamar pekerjaan Ruang tunggu Publik
Ruang Privat
wawancara
Masuk dan keluar Ruang Publik
pekerjaan Resepsionis

Distribusi listrik Ruang genset Servis

darurat
Distribusi Ruang AHU Servis
penghawaan buatan Ruang chiller
Distribusi air bersih Ruang limbah Servis
dan limbah
SERVICE Mengontrol distribusi Ruang control Servis

Distribusi Ruang PABX Servis

komunikasi
Menjaga keamanan Ruang CCTV Servis
Deskripsi Persyaratan dan Kriteria Ruang

Beberapa persyaratan dan kriteria ruang dalam kaitannya dengan kebutuhan ruang
ditunjukkan pada Tabel dibawah ini.

No Nama Ruang Kriteria Ruang

Cahaya Bersih Tenang Sejuk Strategis View

1 Ruang general manager + + + + +
2 Ruang sekretaris + + +
3 Ruang manajer + + + + +
4 Ruang teknisi + + + +
5 Ruang office boy + + + +
6 Ruang rapat direksi + + + +
7 Ruang istirahat kantor + + + + +
8 Toilet + + +
9 Ruang resepsionis + + + +
10 Ruang serba guna + + + + +
11 Ruang tunggu tamu + + + + +
12 Ruang makan/kafetaria + + + + + +
13 Ruang dapur + +
14 Ruang gudang +
15 Musholla + + + +
16 Ruang klinik + + + +
17 Swalayan + + +
18 Area kerja + + + + + +
19 Ruang istirahat karyawan + + + + + +
20 Ruang mekanikal elektrikal + +

Tabel Kebutuhan Ruang

 PROGRAM RUANG

A Kelompok Kegiatan Lobby

No Nama Ruang Kapasitas (org) Jumlah Jumlah Kebutuhan Luas
Kapasitas Ruang Ruang (M2)
Aktif Tamu
1 Hall penerima 2 4 6 1 0.69m2/org 4.14

2 Lobby ruang - 150 150 1 0.69m2/org 103.5

tunggu
3 Counter 1 2 3 10 4m2/counter 40

4 Ruang 2 2 4 1 m2/org 15
informasi
5 Ruang 2 2 4 1 m2/org 14
security
Total 176,64 m2
Sirkulasi 30% 52,992 m2
Total kegiatan looby 229.632 m2

B Kelompok Kegiatan Pengelola

No Nama Ruang Kapasitas (org) Jumlah Jumlah Kebutuhan Luas
Kapasitas Ruang Ruang (M2)
Aktif Tamu
1 Lobby & 3 5 8 1 2.5m2/org 20
ruang tunggu
pengelola
2 Bagian
Pimpinan
R.Direktur 1 5 6 1 27.89m2/ruang 38.48
+
perabot
(10.59m2)
R.Wakil 1 5 6 1 18.54m2/ruang 29.13
Direktur +
perabot
(10.59m2)
- R.General 1 3 4 1 13.40m2/ruang 23.99
manager +
Perabot
(10.59m2)
- R.Sekretaris 1 2 3 1 6.70m2/ruang 14.62
+
(7.92m2)
3 Bagian 8 - 8 1 4m2/org 32
Marketing
4 Channel 7 - 7 1 4m2/org 28

5 Human 5 - 5 1 4m2/org 20
Resource
6 PR 3 - 3 1 4m2/org 12
7 Finance 20 - 20 1 4m2/org 80
Telkomsel
8 GA 12 - 12 1 4m2/org 48

9 IT 6 - 6 1 4m2/org 24

10 Bagian
Administrasi
- Ketua 1 2 3 1 12m2/org 12

- Staff 4 - 4 1 4m2/org 16

- Ruang Arsip 20 - 20 1 m2/org 20

11 Bagian
Pemasaran
- Ketua 1 2 3 1 12m2/org 12

- Staff 6 - 6 1 4m2/org 24

12 Staff 2 - 2 1 4m2/org 8
Personalia
13 Staff 2 - 2 1 4m2/org 8
Keuangan
14 Staff Bagian 2 - 2 1 4m2/org 8
Umum
15 R.Istirahat & 8 - 8 2 0.5m2/org 8
Locker
16 R.Makan & 25 - 25 1 m2/org 25
Pantry
17 Gudang 15 - 15 1 m2/org 15
Total 545 m2/org
Sirkulasi 30% 163,5 m2
Total Pengelola Gedung 708,5 m2