LATIHAN INDUSTRI
ORGANISASI:
DISEDIAKAN OLEH :
OLEH
Jabatan Perdagangan
ii
PENGESAHAN PELAJAR
“saya akui laporan akhir latihan industri ini adalah hasil kerja saya sendiri
kecuali nukilan dan ringkasan yang tiap-tiap satunya
telah saya jelaskan sumbernya”
Tandatangan :.............................................................
Nama Pelajar : SITI NOOR HAZIMAH BINTI M. JEFFRI
No. Pendaftaran : 17DSK15F1064
Tarikh :
DISAHKAN OLEH:
Tandatangan :................................................................
Nama Penyelia : PUAN AMY SHAZMIN BINTI AZMIR
Nama Organisasi : FOXBORO (M) SDN. BHD.
Tarikh :
Cap Organisasi :
iii
PENGHARGAAN
Bismilllahirahmanirahim. Assalamualaikum W. B. T .
Segala puji bagi Allah SWT pemilik sekalian alam, syukur kehadrat Ilahi kerana dengan taufik dan
hidayahNya, telah memberi saya keizinan untuk menyiapkan Laporan Akhir Latihan Industri ini. Buku
Laporan Akhir Latihan Industri ini adalah satu tanda penghargaan saya kepada semua pihak yang terlibat
dalam membantu dan memberi tunjuk ajar yang berguna semasa saya menjalani Latihan Industri, selama
6 bulan satu minggu dari 25 Oktober 2017 sehingga 13 April 2018.
Terlebih dahulu saya ingin mengucapkan ribuan terima kasih kepada Foxboro (M) Sdn. Bhd terutama
kepada Ketua Jabatan Field and Devices Foxboro (M) Sdn. Bhd, Puan Erma Noraznizah Binti Md Naser
dan warga Field and Devices kerana sudi menerima saya untuk menjalani Latihan Industri di syarikat
Foxboro (M) Sdn. Bhd . Tidak lupa juga kepada rakan-rakan sekerja saya yang telah banyak membantu
secara langsung mahupun tidak langsung sepanjang saya berada di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd.
Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada Unit Perhubungan Latihan Industri dan Jabatan
Perdagangan Politeknik Port Dickson yang banyak membantu dari penyediaan sebelum, semasa dan
selepas menjalani Latihan Industri dan penyediaan Laporan Akhir Latihan Industri.
Akhir kata, hanya kepada Allah Taala sahaja saya serahkan segala urusan, semoga kita semua diberi
taufiq dan hidayat untuk menuju ke jalan yang benar iaitu jalan yang diredhai di dunia dan di akhirat.
iv
ISI KANDUNGAN
v
BAB 3 RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1 Pengenalan 21
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri 22
BAB 6 KESIMPULAN 79
BAB 8 LAMPIRAN 85
vi
SENARAI JADUAL
vii
SENARAI RAJAH
viii
BAB 1
PENGENALAN
LATIHAN
INDUSTRI
2
BAB 1
PENGENALAN LATIHAN INDUSTRI
1.1 PENGENALAN
Latihan Industri merupakan salah satu syarat yang diwajibkan kepada para pelajar
Politeknik di seluruh negara Malaysia bagi memenuhi sistem pengajian serta sebagai
syarat untuk penganugerahan Sijil atau Diploma yang diiktiraf oleh Kementerian. Bagi
Politeknik-politeknik seluruh negara Malaysia, para pelajar akan menjalani Latihan
Industri pada semester enam bagi Kursus Diploma.
Tempoh masa yang diperuntukkan bagi seseorang pelajar itu untuk menjalani Latihan
Industri ialah semasa lebih kurang 20 minggu. Penempatan latihan industri pelajar semasa
menjalani amali ialah di Jabatan kerajaan atau semi kerajaan. Peraturan dan prosedur
permohonan adalah mengikut sepertimana yang telah ditetapkan oleh pihak Politeknik.
Oleh yang demikian, latihan industri lebih cenderung kepada bidang teknikal, para
pelajar seharusnya memanfaatkan segala ilmu yang dipelajari di Politeknik supaya segala
tugas dan kerja yang diberikan oleh pihak organisasi dapat dilaksanakan dengan
sempurna. Para pelajar perlu mematuhi segala peraturan dan arahan yang ditetapkan oleh
pihak organisasi sepanjang menjalani latihan industri di organisasi tersebut.
Dalam sistem pembelajaran Politeknik Malaysia , semua Politeknik menerapkan satu
sistem yang berdasarkan prosedur Jabatan Pendidikan Teknikal Malaysia. Setiap bidang
atau jurusan pembelajaran di Politeknik perlu mewajibkan pelajarnya melalui latihan
3
industri ataupun praktikal. Pelajar-pelajar yang telah berjaya menjalani latihan industri
layak untuk meneruskan pengajian ke peringkat seterusnya.
1.2 PENDAHULUAN
Bersyukur saya ke hadrat Ilahi kerana dengan izinNya dapatlah saya menamatkan
latihan industri dengan sempurna pada tempoh yang ditetapkan serta menyedia laporan
latihan industri saya pada masa dan waktu yang ditetapkan.
Dalam tempoh masa 6 bulan 1 minggu bermula pada 25 Oktober 2017 hingga 13
April 2018, saya telah menjalani latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd. di bahagian
‘Field Devices Department’. Dalam tempoh saya berada di organisasi ini, saya melalui
pengalaman baru dalam hidup saya terutama di dalam alam pekerjaan. Sewaktu saya
berada di organisasi ini, saya dapat mempraktikkan apa yang saya belajar secara teori
sewaktu di Politeknik. Selain itu, saya juga berpeluang mempelajari beberapa perkara
yang baru sewaktu menjalani latihan industri di organisasi ini.
Aspek penting dalam mengikuti latihan industri ini ialah, ia dapat memberi
peluang kepada para pelajar untuk mengenali alam pekerjaan yang sebenar. Seterusnya,
ia dapat meningkatkan pengetahuan para pelajar serta mengenal pasti cara untuk
mengatasi masalah yang timbul semasa berada di tempat kerja. Ia juga dapat
menambahkan keyakinan dalam diri pelajar mengikut kemampuan pelajar.
4
memenuhi objektif untuk melahirkan graduan yang berkualiti untuk mengisi kekosongan
di alam pekerjaan pada masa hadapan.
Para pelajar yang mengambil apa-apa jenis kursus yang ditawarkan di mana-mana
politeknik perlulah menjalani latihan industri dalam satu tempoh yang ditetapkan. Latihan
Industri ini merupakan salah satu syarat yang diwajibkan ke atas setiap pelajar sebelum
dianugerahkan sijil atau diploma daripada Politeknik Kementerian Pengajian Tinggi.
Berikut antara objektif utama latihan industri ini diwujudkan:
5
Laporan yang telah lengkap akan diserahkan dan disemak oleh pensyarah-
pensyarah yang berkenaan apabila pelajar kembali semula mendaftar semesta yang
berikut. Suatu kerja yang dilakukan secara baik tidak memberi makna jika ia tidak dicatit
atau dimuatkan dalan bentuk buku laporan untuk dijadikan bahan rujukan kelak.
Oleh itu, penulisan laporan memerlukan kepada pemerhatian khusus dari pelajar.
Piawaian ini juga melatih pelajar supaya mematuhi kepada arahan-arahan dan segala
peraturan yang ditetapkan. Laporan ini juga mestilah mudah difahami oleh pensyarah
yang memeriksa dan juga firma serta pihak-pihak lain untuk penilaian serta rujukan
terhadap laporan tersebut. Dengan itu, dapatlah saya menyiapkan sebuah buku laporan di
mana ia memuatkan segala teknik-teknik latihan dan maklumat bidang sains
kesetiausahaan khususnya. Saya berharap buku ini dapat memberi manfaat kepada semua
pihak secara langsung atau tidak langsung.
Latihan industri dapat memberi banyak manfaat kepada para pelajar. Selain itu,
tempoh masa panjang untuk menjalani latihan industri yang telah ditetapkan oleh pihak
Politeknik memberi kelebihan kepada pelajar berbanding dengan institusi pengajian lain
yang hanya menyediakan tempoh yang singkat untuk menjalani latihan industri di
sesebuah organisasi.
Pelajar dapat berdikari dengan cara mengenali cabaran dunia luar dan bertemu
orang-orang yang baru di sekeliling mereka.
Mengasah bakat dan minat para pelajar terhadap setiap tugasan yang telah
diberikan oleh penyelia atau kakitangan di syarikat tersebut.
6
Mematangkan kehidupan serta pemikiran pelajar dalam menempuhi tempoh
Latihan Industri.
Dapat membentuk sahsiah diri dan keterampilan para pelajar ke arah yang lebih
positif agar mereka lebih berkeyakinan apabila bekerja kelak.
Mengetahui serta mempelajari lebih mendalam lagi bagaimana sesuatu pekerjaan
itu dilaksanakan secara sistematik dan bagaimana menyelesaikan masalah yang
timbul.
7
BAB 2
LATAR
BELAKANG
ORGANISASI
LATIHAN
8
BAB 2
9
2.1 Pengenalan Organisasi
Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd adalah syarikat terkemuka dalam sistem kawalan
dan peralatan yang telah ditubuhkan sejak tahun 1908 tetapi hanya ditubuhkan di
Malaysia pada tahun 1977. Foxboro Malaysia adalah sebahagian daripada syarikat
antarabangsa yang 49% ekuiti dimiliki oleh Invensys Operation Management dan 51%
daripadanya dimiliki oleh Teknologi Impak Progresif (PiTech). Syarikat FOXBORO
dinamakan sempena bandar di Massachusetts (AS). Ia kemudiannya diperoleh oleh
“Siebe plc Windsor (UK)” pada tahun 1990, yang kemudiannya digabungkan dengan
“British Tire Rubber (BTR)” untuk membentuk Invensys plc. Hari ini, Foxboro
menyediakan penyelesaian yang paling inovatif dan bijak dalam industri Automasi dan
Kawalan. Ibu pejabat utama terletak di Bukit Jelutong, Shah Alam, tetapi juga
mempunyai 2 cawangan di Paka dan Bintulu. Foxboro Malaysia adalah contoh syarikat
pemacu bumiputra sepenuhnya yang mampu bersaing di peringkat antarabangsa.
Dari segi rekod jejak FOXBORO Malaysia, mereka telah memperoleh reputasi
yang baik dengan konsep Penjual Alat Utama (MIV) mereka berdasarkan Pensijilan ISO
9
9001 mereka. Bersama fizikal bunyi yang baik, kami bangga dengan pasukan
perkhidmatan selepas jualan mereka yang berkebolehan jurutera yang berkelayakan dan
respons pantas mereka kepada situasi yang menuntut. FOXBORO Malaysia adalah
penggabungan, percubaan dan benar dari Penyelesaian Automasi Pintar dan Kepuasan
Pelanggan, bergantung kepada 90% kepakaran teknikal tempatan.
Foxboro (Malaysia) Sdn Bhd telah ditubuhkan pada tahun 1977. Barisan
perniagaan syarikat termasuk pengedaran borong jentera dan peralatan perindustrian.
Foxboro (Malaysia) adalah sebuah syarikat usaha sama yang dibentuk di antara
“Progressive Impact Technology” (PITECH) dan “The Foxboro Company” (Boston,
Massachusetts, Amerika Syarikat) dengan 51% ekuiti dimiliki oleh PITECH dan bakinya
oleh “The Foxboro Company”. Pada masa itu, Syarikat Foxboro dimiliki oleh Siebe PLC,
sebuah syarikat berasaskan Inggeris.
Terletak di Bukit Jelutong Shah Alam, Zaid Bin Abdullah adalah pengasas
Progressive Impact Corporation (PICORP) dan pemegang saham utama PICORP.
PICORP adalah syarikat induk PITECH dan Zaid memegang jawatan pengarah di semua
anak syarikat Syarikat. Kegiatan teras PICORP terutama dalam penyediaan perundingan
persekitaran, pemantauan, perkhidmatan ujian dan kejuruteraan pengurusan sisa.
10
“Design”, Engineering, Fabrikasi, Integrasi, Pentauliahan, Latihan dan
Penyelenggaraan. Foxboro menyediakan produk dan perkhidmatan dalam pelbagai
industri termasuk “Oil & Gas”, “Power”, “Pulp & Paper”, “Food & Beverages”,
“Water and Wastewater” untuk menamakan beberapa. Pelanggan kami bergantung
kepada kami untuk membantu mereka menghasilkan produk berkualiti dengan harga
yang kompetitif - dengan selamat, tepat dan tepat.
Sistem dan komunikasi sistem I / A dibina atas hierarki rangkaian, dengan setiap
peringkat menyediakan kawasan geografi, perkhidmatan, dan jalur lebar yang meluas.
Hierarki ini terdiri daripada Rangkaian Kawalan Mesh dan bas Lapangan. Senibina Siri I
/ A menggunakan Rangkaian Mesh dengan komunikasi data 100 Mbps di antara Stesen
Kejuruteraan (AW) / Stesen Pengendali (WP's) / Processor Control (FCP270's) dan
Ethernet Switches.
11
dalam sistem baru disambungkan kepada suis Ethernet pada 100 Mbps. Pemproses
kawalan (FCP270) dalam sistem baru berkomunikasi dengan FBM sedia ada. FBM
berkomunikasi dengan peranti lapangan dan sistem pihak ke-3 pada kelajuan berubah-
ubah, bergantung pada sistem.
“Solutions”
12
menggabungkan kawalan dan teknologi I / O ke dalam plat asas atau casis yang
diperkembangkan. Seperti PLC, ini boleh digunakan secara bebas atau sebagai
sebahagian daripada rangkaian yang dikawal oleh pusat. Pengawal T2550 adalah produk
pertama dalam talian Foxboro A2 untuk menggabungkan kawalan proses penuh dan
fungsi I / O dalam padat dan pemasangan asas padat dan pemasangan penamatan. Setiap
unit boleh mempunyai sehingga dua pengendali proses, yang boleh beroperasi dalam mod
simplex atau dalam mod berlebihan pilihan. Tiada kejuruteraan tambahan yang
diperlukan untuk membuat sistem berlebihan.
Barisan lengkap bidang terbukti, peralatan proses yang mantap untuk aplikasi
yang menuntut kualiti produk tanpa kompromi dengan ketepatan pengukuran yang baik
dan prestasi kestabilan. Pengukuran & Instrumen termasuk suhu, tekanan, aliran, analitik,
kedudukan katup dan sebagainya. Pembungkusan proses maju dan fungsi
mikropemproses dalam pemancar suhu Foxboro mencapai kebolehpercayaan yang tinggi
dan fleksibiliti medan boleh dikonfigurasikan. Kejuruteraan lasak dan teknologi pengukur
tolok ukur silikon yang boleh dipercayai dalam pemancar tekanan Foxboro memberikan
13
prestasi pengukuran yang tidak dapat dikalahkan dalam aplikasi yang paling mencabar.
Ukur semua aliran cecair, gas dan stim dengan Vortex terbaik, Coriolis dan meter aliran
magnet untuk permohonan anda. Prestasi jaminan Foxboro dengan jaminan terbaik dalam
perniagaan.
2.3.6 SOLUSI
14
2.4 AHLI LEMBAGA PENGARAH
GENERAL MANAGER
ENCIK IR ZAIRIL RAKON PUAN ANIZA AKMAR ABD RAHIM PUAN ASIAH M. SALEH PUAN NURAFIDAH IDRIS
15
2.5 HALATUJU ORGANISASI
Foxboro (M) Sdn.Bhd adalah komited untuk menyediakan produk dan perkhidmatan
tahap kualiti yang tinggi sepadan dengan ‘state-of-the-art’ dalam industri yang
digunakan. Hala tuju ini adalah untuk menghasilkan produk yang selamat dan boleh
dipercayai yang memenuhi semua spesifikasi yang diterbitkan oleh syarikat untuk produk
tersebut dan memenuhi keperluan pertimbangan setiap spesikasi dan syarat aplikasi
setakat yang diketahui dan diterima oleh syarikat.
“Untuk melangkah maju dengan teknologi canggih dan peningkatan berterusan, dengan
jaminan bahawa kami akan berada di sana 24 jam sehari, setiap langkah.”
16
2.5.3 Lokasi Foxboro (M) Sdn. Bhd
Ibu Pejabat
Foxboro Malaysia Sdn. Bhd. (33244-T)
Suite 1.01A, MERCU PICORP,
Lot 10, Jalan Astaka U8/84,
Bukit Jelutong, 40150 Shah Alam,
Selangor Darul Ehsan,
MALAYSIA.
Email: info@foxmay.com.my
Website: http://www.foxmay.com.my
17
2.5.4 RANGKAIAN PERKHIDMATAN PELANGGAN FOXBORO (M)
SDN.BHD
PAKA
BINTULU
S.ALAM
18
2.6 CARTA ORGANISASI
HEAD OF DEPARTMENT
PUAN NORAZLINA BT ENCIK ALLIF IZZUDDIN BIN PUAN NADZATUL FATEN PUAN NORHASLINDA BT
IBRAHIM ABDULLAH AFEEQA BT SAIRON UMAR BKHI
19
BAB 3
RINGKASAN
AKTIVITI
LATIHAN
INDUSTRI
20
BAB 3
RINGKASAN AKTIVITI LATIHAN INDUSTRI
3.1 Pengenalan
Melalui buku jurnal tersebut, pengarah atau pengurus sesebuah syarikat dapat
memberikan komen atau cadangan yang bernas dalam produktiviti yang dihasilkan
pelajar selama mereka menjalani latihan industri sekaligus dapat memberi peluang
kepada para pelajar memperbaiki hasil kerja dari hari ke hari.
21
3.2 Ringkasan Aktiviti Latihan Industri
22
iv. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
v. Menghantar ‘billing instruction’ kepada Jabatan
Kewangan di tingkat 5.
vi. Melengkapkan dokumen yang diperlukan oleh
syarikat Bumi Armada dan menghantar emel
kepada Encik Shahrul daripada syarikat Bumi
Armada untuk ‘attachment of transmittal
number’.
vii. Menghadiri ‘Brainstorming’ yang diadakan
selama dua hari di Training Room.
viii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
ix. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
x. Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
xi. Menghadiri majlis ‘Picorp Volleyball
Tournament’ di Dewan Besar Tanjung, Seksyen
19 Shah Alam.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 3 ii. Memeriksa emel dan membuka Portal SUS
(Supplier Self Service) untuk memeriksa
‘Purchase Order’.
iii. Menyediakan ‘final document’ untuk syarikat
(03/07/2017 – 07/07/2017) Petra Resources Sdn. Bhd.
iv. Menerima dan memproses ‘purchase order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd
dan Petronas Carigali Sdn.Bhd.
23
v. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.
vi. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ yang diterima.
vii. Menghadiri mesyuarat bersama syarikat Emery
di War Room 1.
viii. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan War Room 1.
ix. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
x. Menyediakan ‘credit note instruction’ untuk
syarikat Wehaya dan hantar kepada Jabatan
Kewangan.
xi. Mengimbas ‘credit note instruction’ untuk
dimasukkan ke dalam server.
xii. Menghantar salinan dokumen ‘credit note
intstruction’ kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) melalui emel.
xiii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Sapura Energy.
xiv. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
syarikat Garuda Mekar.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 4 ii. Memeriksa emel.
iii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk ‘review’.
(10/07/2017 – 14/07/2017) iv. Menghantar dokumen permintaan OAC (Order
Acceptance Checklist), ‘credit note instruction’
24
dan ‘Purchase Requisition’ kepada Jabatan
Kewangan.
v. Menghantar emel kepada Cik Dayang daripada
syarikat Petronas untuk ‘revise Purchase Order’.
vi. Menghantar emel kepada Cik Joanne daripada
syarikat Fuji Electric untuk ‘update shipment’.
vii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat MSMelt (C) Sdn. Bhd dan
BASF Petronas.
viii. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’.
ix. Menghantar emel kepada Shahrul daripada
syarikat Sapura Energy untuk ‘acceptance of
order’.
x. Menghantar emel kepada Encik Shariman
daripada syarikat BASF Petronas untuk
‘acceptance of order’.
xi. Menghantar emel kepada Encik Hegazi daripada
syarikat MSMelt (C) Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
xii. Mengimbas dokumen ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ yang telah ditandatangani untuk
dimasukkan ke dalam server.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 5 ii. Memeriksa emel.
iii. Memproses ‘Purchase Order’ daripada syarikat
Petronas.
(17/07/2017 – 21/07/2017) iv. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.
25
v. Memasukkan data ‘Customer Purchases Records
2010-2015’ ke dalam Microsoft Excel.
vi. Menghadiri majlis ‘Birthday Bash by PGSRC’ di
Open Area, tingkat 1.
vii. Menghantar dokumen ‘latest Foxmay BFO
Opportunity, MI Order 2017, Outgoing
Quotation Sheet 2017’ kepada ‘FD Group’
melalui emel.
viii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
ix. Membuat tugasan ‘FY18 Business Plan’ melalui
Microsoft Excel.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di kawasan
terbuka, tingkat 1.
KE 6 ii. Menyemak dokumen yang diminta oleh Kak
Linda (FD Document Controller) di laman web
Citadon.
(24/07/2017 – 28/07/2017) iii. Menghadiri majlis Kuliyah Rabu di Surau Ad-
din, tingkat 5.
iv. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat ZSR Vortices Sdn. Bhd.
v. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’.
vi. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ di ‘Admin
Common Area’.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
KE 7 ii. Menghantar emel kepada Encik Syafeeq
daripada syarikat Petra Resources untuk
‘acceptance of order’.
iii. Menyediakan ‘Purchase Order
(31/07/2017– 04/08/2017) Acknowledgement’, ‘Purchase Order
26
Acceptance’ dan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas
Research.
iv. Menghantar tugasan ‘FY18 Business Plan’
kepada Kak Erma (FD Manager) melalui emel.
v. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan di War Room 1.
vi. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa di Surau Ad-
din, tingkat 5.
vii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Malaysia LNG Sdn. Bhd. dan
Sagawise Resources Sdn. Bhd.
viii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat ZSR
Vortices Sdn. Bhd.
ix. Menghantar invois proforma melalui emel
kepada Encik Iqbal daripada syarikat Petronas.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
ii. Menghantar emel kepada Farah dan Jo daripada
KE 8 syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
iii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Petra Resources Sdn. Bhd.
(07/08/2017 – 11/08/2017) iv. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Petronas Research Sdn. Bhd di Portal
SUS (Supplier Self Service).
v. Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’
yang telah ditandatangani oleh Kak Fida
(Finance Manager).
vi. Menghantar dokumen Kak Lynn (Sales
Engineer) kepada pegawai Jabatan Sumber
Manusia.
27
vii. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petra Resources Sdn. Bhd.
kepada Muhammad (Jabatan Kewangan).
viii. Menghantar borang permohonan cuti Kak Faten
(Proposal Engineer) kepada Kak Maji
(receptionist).
ix. Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak
Baayah (Supply Chain Management
Department).
x. Menghantar ‘Purchase Requisition’ kepada Kak
Fida (Finance Manager). .
xi. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M)
Sdn. Bhd dan Celectric Sdn. Bhd.
xii. Menghantar emel kepada Encik Zulkifli daripada
syarikat ZSR Vortices untuk ‘acceptance of
order’ dan permintaan bayaran pendahuluan
sebanyak 50% atas ‘Purchase Order’ .
xiii. Menghantar emel kepada Cik Noraslinda
daripada syarikat LOTTE Chemical Titan (M)
Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of order’ .
xiv. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’ untuk ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd.
xv. Menghadiri mesyuarat bersama FD Team di War
Room 1.
xvi. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk permintaan OAC (Order Acceptance
Checklist) dan ‘credit note instruction’ kepada
Jabatan Kewangan.
xvii. Menghantar dokumen daripada Jabatan Sumber
Manusia kepada Kak Lynn, Jabatan Kewangan
28
syarikat Pitech, Jabatan Kewangan syarikat
Cosasco dan Pengurus Besar Foxboro.
xviii. Menyediakan ‘billing instruction’ untuk syarikat
Malaysia LNG Sdn. Bhd.
xix. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Celectric
Sdn. Bhd.
i. Menghadiri ‘stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 9 ii. Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’
kepada Allif (Sales Engineer) dan Kak Fida
(Finance Manager) untuk mendapatkan
tandatangan.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
(14/08/2017 – 18/08/2017) daripada syarikat TNB Janamanjung dan BASF
Petronas.
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
KE 10 ii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’.
(21/08/2017 – 25/08/2017) iii. Menyediakan “billing instruction”.
iv. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
29
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
tingkat 5.
KE 11 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Penapisan (Melaka)
Sdn Bhd. dan syarikat Petronas Carigali Sdn.
Bhd.
(01/01/2018-05/01/2018) iii. Membuat pemfailan untuk dokumen-dokumen
OAC 2017.
iv. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
syarikat Petronas di Portal SUS (Supplier Self
Service).
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Chemical Ethylene,
KE 12 Wehaya Petroservices Sdn. Bhd, Petronas
Carigali Sdn. Bhd. dan Garuda Mekar Sdn. Bhd.
ii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ utnuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Petronas
Carigali Sdn. Bhd.
iii. Mengesahkan ‘Purchase Order’ daripada
(08/01/2018 – 12/01/2018) syarikat Petronas di Portal SUS (Supplier Self
Service).
iv. Menghadiri mesyuarat “Brainstorming FD
Team” di War Room.
v. Menghadiri mesyuarat BCC bersama Jabatan
Kewangan di War Room.
vi. Menghadiri majlis Kuliyah Selasa dan Kuliyah
Rabu di Surau Ad-din, tingkat 5.
vii. Menyediakan “billing instruction” untuk
‘Purchase Order’ dari syarikat Wehaya
Petroservices Sdn. Bhd. dan hantar kepada
Jabatan Kewangan.
30
viii. Menghantar emel kepada Cik Soreah daripada
syarikat Wehaya Petroservices Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
ix. Menyediakan ‘acknowledgement card’ untuk
menolak RFQ (Request For Quotation) dan
hantar kepada Encik Florence daripada syarikat
Ocean Might melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 13 ii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
(15/01/2018 – 19/01/2018) daripada syarikat Agarcorp Sdn. Bhd, Sagawise
Resources Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO.
iv. Menghadiri mesyuarat “Field and Device” di
War Room.
v. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sagawise Resources
Sdn. Bhd dan Petronas Carigali SKO.
vi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 14 ii. Menghantar ‘Purchase Requsition’ untuk
syarikat Petronas Carigali SKO dan Sagawise
Resources Sdn. Bhd. kepada Kak Fida (Finance
Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
iii. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain
(22/01/2018 – 26/01/2018) Management) bersama ‘Purchase Requsition’
31
yang telah ditandatangani oleh Kak Fida
(Finance Manager).
iv. Menghantar emel kepada Encik Bakri daripada
syarikat Garuda Mekar Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
v. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat BASF Petronas Chemicals..
vi. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
vii. Mengimbas ‘Purchase Order Acknowledgement’
dan ‘Purchase Order Acceptance’ yang telah
ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam
server.
viii. Membuat fail baru untuk dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist) 2018.
ix. Menghantar emel ‘acceptance of order’ kepada
wakil syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd dan
BASF Petronas Sdn. Bhd.
x. Menghantar salinan asal ‘Purchase Requisition’
bersama salinan dokumen ‘Purchase Order’
kepada Kak Nor (Supply Chain Management).
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 15 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iii. Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS
(29/01/2018 – 02/02/2018) (Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
iv. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
32
v. Menghantar dokumen ‘Datasheet’ melalui laman
web Citadon.
vi. Menghantar emel kepada Encik Kazari daripada
syarikat Woodgroup untuk memaklumkan
mengenai dokumen yang telah dihantar di laman
web Citadon.
vii. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
viii. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
ix. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
Sagawise untuk proses OAC (Order Acceptance
Checklist) kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
x. Menghantar ‘Purchase Requisistion’ untuk
syarikat Petronas Gas Berhad dan Petronas
Carigali SBO kepada Kak Fida (Finance
Manager) untuk mendapatkan tandatangan.
xi. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
dijadikan sebagai rujukan.
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
Open Area, tingkat 1.
KE 16 ii. Menghantar emel kepada Cik Sarah daripada
syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance
of order’.
iii. Menghantar emel kepada Cik Yusniah daripada
(05/02/2018 – 09/02/2018) syarikat Petronas Carigali Sdn. Bhd untuk
‘acceptance of order’.
iv. Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan
Kewangan di War Room.
33
v. Menghadiri “Staff Briefing” di ruang
gimnasium, level 5.
vi. Menghantar emel kepada Cik Aishah daripada
syarikat BASF Petronas untuk ‘acceptance of
order’.
vii. Menghantar jadual mingguan kepada “Field and
Device team” melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 17 ii. Menyemak ‘Purchase Order’ di Portal SUS
(Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
iii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Malaysia LNG Sdn.
Bhd.
(12/02/2018 – 16/02/2018)
iv. Menghantar emel kepada Cik Rita dan Encik
Nazreen daripada syarikat Petronas untuk
‘acceptance of order’.
v. Menghantar jadual mingguan kepada “Field and
Device team” melalui emel.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 18 ii. Menghantar borang permintaan perjalanan Kak
Lynn (Sales Engineer) kepada Kak Niza (HR
Manager) dan Kak Fida (Finance Manager)
untuk mendapatkan tandatangan.
(19/02/2018 – 23/02/2018)
iii. Mengambil dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) yang sudah siap daripada Muhammad
(Jabatan Kewangan)
iv. Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) dan borang cuti Kak Linda (FD
Document Controller) kepada ‘General
Manager’ untuk mendapatkan tandatangan.
34
v. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sapura Exploration dan
Production
vi. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
Device team’ melalui emel.
vii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Sabah Shell.
viii. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak
Ita daripada Jabatan Kewangan untuk ‘request
MI Number’.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 19 ii. Menerima dokumen ‘Purchase Requisition’
yang sudah ditan datangani daripada Kak Fida
(Finance Manager).
iii. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
(26/02/2018 – 02/03/2018) dijadikan sebagai rujukan.
iv. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar kepada Kak Nor (Supply Chain
Management) bersama salinan asal ‘Purchase
Requisition’ .
v. Menebuk dokumen ‘Purchase Order’ untuk
dimasukkan ke dalam fail OAC (Order
Acceptance Checklist) .
vi. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
Device team’ melalui emel.
vii. Menyemak emel melalui Microsoft Outlook.
viii. Menyemak pesanan pembelian di Portal SUS
(Supplier Self Service) dan memproses
‘Purchase Order’ yang diterima.
ix. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ syarikat Petronas Carigali
SKO dan Air Products.
35
x. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
i. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Exxonmobil, BASF Petronas
KE 20 Chemicals dan Celectric Sdn. Bhd.
ii. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Exxonmobil,
BASF Petronas Chemicals dan Celectric Sdn.
(05/03/2018 – 09/03/2018) Bhd.
iii. Menghadiri mesyuarat “BCC” bersama Jabatan
Kewangan di War Room.
iv. Mengisi data ‘Purchase Order’ ke dalam MI
Order 2018.
v. Menyediakan ‘Purchase Order
Acknowledgement’ dan ‘Purchase Order
Acceptance’ untuk semua ‘Purchase Order’
yang diterima.
vi. Menghadiri “Annual General Meeting PGSRC”
di open area, tingkat 1.
vii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
viii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’
Celectric Sdn. Bhd untuk mendapatkan
tandatangan daripada General Manager.
ix. Menghadiri ‘Staff Briefing with Dato’ Lokman’
di Ruang Gimnasium, level 5.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 21 ii. Menghantar ‘Purchase Requisition’ untuk
syarikat Celectric Sdn. Bhd kepada Kak Fida
36
(Finance Manager) untuk mendapatkan
tandatangan.
iii. Menghantar jadual mingguan kepada ‘Field and
(12/03/2018 – 16/03/2018) Device team’ melalui emel.
iv. Menghantar surat permohonan cuti Kak Lynn
(Sales Engineer) kepada Kak Niza (Human
Resource Manager).
v. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
Celectric Sdn. Bhd kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist).
vi. Menghantar invois yang sudah ditandatangani
kepada Kak Leha (Jabatan Kewangan).
vii. Menghantar emel kepada Cik Juliana daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk ‘acceptance of
order’.
viii. Menghantar dokumen ‘Purchase Order’ kepada
Kak Mar (Sales Operator) untuk “review”.
ix. Menghadiri mesyuarat ‘Schneider Electric’ di
War Room 1.
x. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
xi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
xii. Mengimbas dokumen Woodgroup untuk
dimasukkan ke dalam server.
xiii. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
xiv. Menghadiri mesyuarat bersama Haji Johar (CEO
PICORP) di Board Meeting Room.
xv. Menerima ‘Purchase Requisition’ daripada Kak
Fida (Finance Manager).
37
xvi. Membuat salinan ‘Purchase Requisition’ untuk
disimpan sebagai rujukan.
xvii. Membuat salinan dokumen ‘Purchase Order’
untuk dihantar bersama salinan asal ‘Purchase
Requisition’ kepada Kak Nor (Supply Chain
Management).
xviii. Menebuk semua dokumen OAC (Order
Acceptance Checklist) yang sudah
ditandatangani untuk dimasukkan ke dalam fail
OAC (Order Acceptance Checklist).
i. Menghadiri ‘stand-up meeting’ di Open Area,
tingkat 1.
ii. Penyelia praktikal dari Politeknik Port Dickson
KE 22 datang memantau pelajar pratikal.
iii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Petronas Gas Berhad.
iv. Mengisi data ‘Purchase Order’ di dalam MI
(19/03/2018 – 23/03/2018) Order 2018.
v. Menyediakan ‘Purchase Requisition’ untuk
‘Purchase Order’ Petronas Gas Berhad.
vi. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
vii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan).
viii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada syarikat Sagawise Resources Sdn. Bhd.
i. Menghadiri “stand-up meeting” di Open Area,
tingkat 1.
KE 23 ii. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
(26/03/2018 – 30/03/2018)
38
iii. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd untuk ‘acceptance
of order’.
iv. Menghantar emel kepada Cik Nadiah daripada
syarikat Petronas Gas Berhad untuk ‘acceptance
of order’.
v. Menghantar dokumen ‘Purchase Requisition’
kepada Kak Fida (Finance Manager) untuk
mendapatkan tandatangan.
vi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) yang sudah ditandatangani daripada
General Manager.
vii. Menghantar salinan asal dokumen ‘Purchase
Requisition’ bersama salinan dokumen
‘Purchase Order’ kepada Kak Nor (Supply
Chain Management).
viii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada Sagawise Resources Sdn. Bhd.
ix. Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk request MI Number untuk
‘Purchase Order’ daripada syarikat Sagawise
Resources Sdn. Bhd.
x. Menghantar salinan dokumen ‘Purchase Order’
kepada Muhammad (Jabatan Kewangan) untuk
urusan dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) .
i. Menghadiri “One Picorp stand-up meeting” di
Open Area, tingkat 1.
KE 24 ii. Menerima dan memproses ‘Purchase Order’
daripada BASF Petronas Chemicals Sdn. Bhd.
dan Garuda Mekar (M) Sdn. Bhd.
(02/04/2018 – 06/04/2018) iii. Menghantar emel kepada Muhammad (Jabatan
Kewangan) untuk request MI Number untuk
39
‘Purchase Order’ daripada syarikat BASF
Petronas Chemicals Sdn. Bhd. dan Garuda
Mekar (M) Sdn. Bhd.
iv. Mengisi dan mengemas kini data semua
‘Purchase Order’ yang baru diterima dalam
Microsoft Excel (MI Order 2018).
v. Menolak RFQ (Request For Quotation)
pelanggan melalui emel.
vi. Menghantar emel kepada Encik Lam daripada
syarikat Celectric Sdn. Bhd untuk “update
shipment”.
vii. Menghantar emel kepada Encik Gaithri untuk
pengesahan borang EUS dan tarikh penghantaran
barang yang baru.
viii. Menghantar borang perjalanan Allif (Sales
Engineer) kepada Jabatan Sumber Manusia.
ix. Menghadiri mesyuarat ‘BCC’ bersama Jabatan
Kewangan di War Room 1.
x. Menghantar emel kepada Jo daripada syarikat
Sagawise Resources Sdn. Bhd. untuk
‘acceptance of order’.
xi. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Kak Mar (Sales Operator)
dan menghantar dokumen tersebut kepada
General Manager untuk mendapatkan
tandatangan.
40
iii. Menerima dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) daripada Muhammad (Jabatan
Kewangan)
iv. Menghantar dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist) kepada Kak Mar (Sales Operator) dan
Encik Muzzafar (General Manager) untuk
mendapatkan tandatangan.
v. Membuat pemfailan untuk dokumen OAC
(Order Acceptance Checklist) yang sudah
ditandatangani.
41
BAB 4
LAPORAN
TEKNIKAL
42
BAB 4
LAPORAN TEKNIKAL
Pentadbiran pejabat adalah satu set aktiviti sehari-hari yang berkaitan dengan
perancangan kewangan, penyimpanan dan pengebilan rekod, personel, pengedaran fizikal
dan logistik, dalam organisasi. Seorang pekerja yang menjalankan aktiviti ini biasanya
dipanggil pentadbir pejabat atau pengurus pejabat, dan memainkan peranan penting
dalam mana-mana infrastruktur organisasi, tanpa mengira skala. Banyak jawatan
pentadbiran memerlukan calon untuk mempunyai kemahiran maju dalam aplikasi
perisian Microsoft Word, Excel dan Akses.
Pentadbiran pejabat menurut Wikipedia adalah set aktiviti harian yang berkaitan
pelan kewangan, pembayaran bil dan rekod pengurusan, sumber manusia, dan
pengagihan dan logistik fizikal, dalam sebuah pertubuhan atau pejabat.
43
4.2 PENTADBIR PEJABAT
Tugas merangkumi:
Memahami dan melaksanakan asas akaun dan proses pentadbiran (contoh:
tuntutan / meninggalkan pelaksanaan permohonan / bayaran dan lain-lain)
Merekodkan, menyediakan, mengisihkan, mengelaskan, dan memfailkan
maklumat.
Mengisihkan, membuka dan menghantar mel
Membuat fotokopi dan memfaksimile dokumen
Menyediakan laporan kerja rutin
Merekodkan pengeluaran peralatan kepada kakitangan
Melayani panggilan telefon atau pertanyaan elektronik dan menyambungkan
kepada orang yang berkenaan
Menyalin maklumat ke dalam komputer, dan membaca pruf serta membetulkan
salinan
Membantu tugasan khidmat pelanggan
Menyelia, menjadual dan memantau tugasan pekerja lain
4.3.1 PENGENALAN
Penggunaan teknologi moden di dalam pejabat sudah tidak asing lagi bagi
sesebuah syarikat. Sesebuah syarikat atau organisasi perlu mempunyai panduan dan etika
45
sendiri berkenaan kaedah menjawab panggilan mahupun membuat panggilan luar. Cara
kita menjawab sebarang panggilan yang diterima melambangkan imej organisasi kita.
46
4.3.3 CARA PENGENDALIAN TELEFON
Jadual 4.1: Cara pengendalian telefon
TEKNIK/CARA PENERANGAN
47
Jawab dengan berhemah dan
dengar dengan teliti apa yang
disampaikan oleh pemanggil
Sekiranya pemanggil ingin
bercakap dengan orang yang
berkenaan, meminta untuk
pemanggil menunggu
seketika.
Butang “volume control”-
Cara Pengendalian memperlahankan atau
menambah kelantangan
bunyi telefon
4.3.4 KESIMPULAN
48
4.4 SISTEM PEMFAILAN
Sistem pemfailan sangat penting dalam setiap organisasi. Segala dokumen dan
maklumat penting syarikat perlu disimpan dengan betul supaya mudah dicari dan dapat
mengelakkan dokumen-dokumen atau maklumat syarikat daripada tercicir atau hilang.
Sistem pemfailan yang berkesan terhasil daripada perancangan dan pengurusan yang teliti
dan sistematik ke atas fail-fail yang membawa kepentingan kepada firma.
Memandangkan dokumen-dokumen tersebut adalah penting, maka tanggungjawab setiap
staf di Sime Darby Industrial Sdn Bhd akan mengendalikan dokumen tersebut ke dalam
fail.
i. Menyediakan maklumat kepada pengguna pada masa dan bentuk yang diperlukan.
ii. Pengguna dapat menggunakan segala maklumat yang telah direkodkan dalam
tempoh masa yang panjang.
iii. Sebagai bahan rujukan
iv. Menyimpan maklumat dan dokumen perniagaan
v. Membantu membuat keputusan dan perjalanan syarikat. Sistem fail bertujuan
untuk memudahkan pencarian maklumat di dalam keadaan yang pantas, mudah
dan selamat.
49
4.4.1 KELEBIHAN SISTEM PEMFAILAN
a. Rak Fail
Rak fail digunakan untuk menyimpan segala dokumen sama ada firma
ataupun pelanggan . pada rak fail dilekatkan label mengikut abjad dan membuat
pembahagian antara ruang untuk jenis fail seperti ruang untuk fail pekerja, fail
Job Description dan sebagainya.
c. “Plastic Fastener”
50
d. Klip
e. “Stapler”
Terdapat dua jenis stapler diguna pakai iaitu stapler besar dan stapler
kecil. Sekiranya dokumen yang hendak distaplerkan tebal dan banyak, perlulah
menggunakan stapler yang bersaiz besar.
51
i. OAC (Order Acceptance Checklist)
ii. Tax Invoice
iii. Delivery Records
iv. MI NO 2017 / 2018
v. Purchase Order
Setelah selesai menyusun segala dokumen yang ingin disimpan, proses menebuk
lubang dan memasukkan ke dalam fail merupakan proses yang terakhir dalam sistem
pemfailan ini serta menyimpan kesemua fail tersebut di dalam rak simpanan fail.
Terdapat beberapa jenis borang yang disediakan mengikut kategori yang ingin
dipohon. Ia memudahkan kerja bagi pihak pengurusan dan pentadbiran Foxboro untuk
52
proses pengasingan borang dan tindakan yang akan diambil serta borang-borang yang
disediakan mempunyai format yang tersendiri. Antara borang yang disediakan adalah
seperti:-
Borang ini adalah untuk pekerja – pekerja yang ingin memohon cuti.
Butiran-butiran hendaklah diisi mengikut terma dan syarat.
Borang ini adalah borang bayaran balik atau dikenali sebagai ‘Claim’
untuk pekerja-pekerja yang mendapatkan rawatan bukan panel dari pihak
Foxboro.
53
vi. Borang permohonan penempahan tiket kapal terbang bagi urusan kerja
staf
Borang ini bertujuan untuk pekerja yang mempunyai urusan peribadi yang
tidak dapat dielakkan sekiranya tempoh pegawai meninggalkan pejabat dalam
waktu bekerja melebihi 4 jam atau separuh daripada waktu bekerja sehari yang
ditetapkan pada hari tersebut, maka pegawai dikehendaki mengambil cuti
rehat atau cuti lain yang berkelayakan.
54
Microsoft Office Outlook adalah aplikasi pengurusan maklumat peribadi
Microsoft Office Suite. Aplikasi ini biasanya digunakan untuk menghantar dan membaca
mel elektronik (e-mel). Walau bagaimanapun, aplikasi ini juga mempunyai fungsi-fungsi
seperti nota, jurnal, jadual kerja dan kalendar. Microsoft Outlook boleh menyediakan
akses peti mel, kalendar, dan jadual yang dikongsi apabila digabungkan dengan Microsoft
Exchange Server. Pelatih menggunakan aplikasi Microsoft Outlook ini adalah untuk
menyemak dan membaca emel secara offline, mengirim emel dengan cepat, melakukan
penjadualan, membuat dan mengurus buku alamat dan sebagainya.
i. On komputer riba.
ii. Click Microsoft Outlook.
iii. Click ‘Send / Receive ( All Folders)’ untuk menyemak emel yang masuk.
Purchase Order atau pesanan pembelian adalah dokumen komersial dan tawaran
rasmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli kepada penjual, yang menunjukkan jenis,
kuantiti, dan harga yang dipersetujui bagi produk atau perkhidmatan. Ia digunakan untuk
mengawal pembelian produk dan perkhidmatan daripada pembekal luaran.
Rajah 4.2 Contoh ‘Purchase Order’ yang diterima daripada pelanggan melalui
emel.
55
i. ‘Purchase Order’ diterima daripada pelanggan melalui emel di Microsoft
Outlook.
ii. Save ‘Purchase Order’ ke dalam server mengikut nombor rujukan Quotation.
Rajah 4.3 Contoh fail-fail nombor rujukan Quotation yang terletak di dalam server.
iii. Selepas save, cetak dokumen Purchase Order bersama dokumen Quotation
dan Costing yang berada di dalam fail no rujukan Quotation yang berkenaan.
56
Rajah 4.4 Contoh dokumen pesanan pembelian yang diterima daripada pelanggan.
57
Rajah 4.6 Contoh dokumen Costing.
58
Rajah 4.8 Contoh Purchase Order Acceptance.
59
Rajah 4.9 Fail-fail yang disediakan untuk memudahkan untuk mendapatkan
tandatangan.
vii. Merekod data pesanan pembelian pelanggan dalam Microsoft Excel (MI
ORDER 2018)
60
Rajah 4.10 Data-data Purchase Order yang diterima direkodkan ke dalam MI
Order 2018.
Dokumen ini dihasilkan oleh jabatan pengguna atau kakitangan stor untuk
memberitahu pembelian barang-barang yang perlu dibeli, kuantiti mereka, dan jangka
masa. Ia juga mungkin mengandungi kebenaran untuk meneruskan pembelian. Dokumen
ini juga dipanggil permintaan pembelian atau permintaan (requisition).
61
Rajah 4.11 Proses menyediakan Purchase Requisition.
(i)
(ii)
62
(iii)
(iv)
63
(v)
(vi)
64
i. Menghantar emel kepada Muhammad dan Kak Ita daripada Jabatan
Kewangan untuk request MI Number.
ii. Apabila pihak Jabatan Kewangan menghantar emel ‘done’ menandakan
MI No sudah dibuka, permintaan pesanan pembelian boleh disediakan
menggunakan komputer di Admin Common Area.
iii. Pilih software “Timberline” untuk menyediakan ‘Purchase Requisition’,
masukkan username dan password, kemudian log on.
iv. Click ‘Tasks’ dan click ‘Enter Requisitions’.
v. Isi ‘form’ tersebut dengan menggunakan maklumat daripada Purchase
Order, Quotation dan Costing.
vi. Apabila selesai mengisi maklumat yang diperlukan di ruang kosong, cetak
‘form’ ini dan pastikan ‘review’ sebelum cetak.
vii. Apabila sudah mencetak borang permintaan pesanan pembelian ini,
haruslah mendapatkan tandatangan daripada ‘Sales Engineer’, ‘Finance
Manager’ sebelum dihantar kepada ‘Supply Chain Management’ untuk
‘enter order’.
viii. Menghantar dan mencetak emel pembelian pelanggan.
ix. Apabila sudah menghantar dokumen-dokumen pesanan pembelian
(Purchase Requisition, Purchase Order, Quotation, Costing), haruslah
menghantar ‘acceptance of order’ kepada pelanggan melalui emel dan
mencetak emel tersebut untuk dimasukkan ke dalam fail ‘delivery records’
untuk dijadikan rekod pembelian.
Acceptance of Order adalah permintaan yang disahkan oleh satu pihak kepada
yang lain untuk membeli, menjual, menghantar, atau menerima barang atau perkhidmatan
di bawah terma dan syarat tertentu. Apabila diterima oleh pihak penerima, suatu perintah
menjadi kontrak yang mengikat secara sah.
65
Rajah 4.12 Contoh acceptance of order yang dihantar kepada pelanggan melalui
emel.
66
pendeposit untuk menunjukkan baki pendeposit sedang dalam keadaan selain daripada
deposit, seperti pengumpulan oleh bank nota pendeposit yang dapat diterima.
67
Rajah 4.14 Contoh dokumen Billing Instructions.
Quotation atau sebut harga pelanggan adalah penyata janji rasmi (dikemukakan
biasanya sebagai tindak balas kepada permintaan sebut harga) oleh pembekal berpotensi
untuk membekalkan barang atau perkhidmatan yang diperlukan oleh pembeli, pada harga
tertentu, dan dalam tempoh tertentu. Sebut harga juga boleh mengandungi syarat jualan
dan pembayaran, dan jaminan. Penerimaan sebut harga oleh pembeli merupakan
perjanjian yang mengikat kedua-dua pihak. Pelatih akan menjalankan tugas ini sekiranya
Proposal Engineer mengarahkan untuk menolak permintaan quotation tersebut kepada
pelanggan melalui emel.
68
Rajah 4.15 Contoh arahan emel yang diterima daripada Proposal Engineer
untuk decline quotation.
Rajah 4.16 Contoh emel yang dihantar oleh pelatih kepada pelanggan untuk
decline quotation.
69
ii. Isi alamat emel pelanggan pada ruangan ‘To’.
iii. Isi alamat emel Proposal Engineer dan Sales Operator pada
ruangan ‘Cc’.
iv. Isi RFQ (Request For Quotation) No pelanggan pada ruangan
subjek.
v. Isi detail tentang penolakan permintaan quotation yang diterima
daripada pelanggan.
vi. ‘Click’ send.
OAC (Order Acceptance Checklist) adalah dokumen yang disediakan oleh pihak
Jabatan Kewangan semasa sesebuah pembelian daripada pelanggan sedang diproses.
Dokumen yang perlu dikemukakan kepada pihak Jabatan Kewangan untuk menyediakan
OAC ini ialah salinan dokumen Purchase Order, Quotation, Costing, Purchase Order
Acknowledgement, Purchase Order Acceptance dan dokumen-dokumen yang berkenaan
seperti emel daripada pelanggan atau sebagainya. Tugas pemfailan ini akan dilakukan
setelah mendapatkan tandatangan daripada Head of Department, Sales Operator dan
General Manager.
70
Rajah 4.17 Proses membuat pemfailan dokumen OAC (Order Acceptance
Checklist).
(i)
(ii)
71
(iii)
(iv)
72
i. Mengambil dokumen-dokumen OAC yang sudah ditandatangani di
bilik General Manager dan sediakan fail OAC dan penebuk lubang.
ii. Menyusun dokumen-dokumen OAC mengikut MI Number.
iii. Menebuk semua dokumen OAC.
iv. Memasukkan semua dokumen ke dalam fail OAC yang telah
disediakan.
4.6 Kesimpulan
Laporan aktiviti ialah sebahagian daripada satu laporan yang sangat berguna
untuk masa hadapan kepada pelatih sebagai rujukan. Aktiviti dan tugasan yang diberikan
sangat membantu pelatih dari segi pengalaman dalam menempuh alam pekerjaan yang
sebenar. Tugasan yang diberikan juga berkaitan dengan pekerjaan yang sebenar sebagai
setiausaha. Ilmu yang diberikan tidak akan disia-siakan malah dapat membantu pelatih
menjadi seorang yang berkeyakinan tinggi.
Aktiviti yang ditugaskan oleh pelatih sangat berguna bagi masa depan setiap
pelajar. Pelatih pasti memanfaatkan setiap tugasan yang diberikan.
73
BAB 5
DAPATAN DAN
CADANGAN
74
BAB 5
Sepanjang menjalani tempoh latihan industri di Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai
pengetahuan dan pengalaman perlu saya belajar dan ikuti. Walau bagaimanapun, tidak
semua sempurna dan terdapat jurang yang boleh diperbaiki supaya kerja dibuat dengan
lebih berkesan.
Terlalu banyak yang masih perlu dipelajari pada setiap hari kerana pasti ada
situasi yang berbeza yang memerlukan pelajar sendiri tahu bagaimana untuk berurusan
dengan situasi tersebut. Dengan setiap peluang yang diberikan, pelajar harus merebut
peluang yang wujud untuk pelajar-pelajar bagi melengkapkan diri mereka dengan
pengetahuan yang berguna dan dapat digunakan pada suatu hari nanti.
Di samping itu, sikap terbuka dan boleh menerima komen, pendapat mahupun
teguran adalah orang lain adalah satu sikap yang menggalakkan dan membolehkan pelajar
untuk memperbaiki kaedah untuk memastikan kualiti kerja.
75
Kursus latihan industri semula jadi bagi setiap pelajar di mana ia boleh membantu dan
mendedahkan pelajar kepada banyak perkara dan juga memberi manfaat kepada pelajar
itu sendiri. Cadangan yang membina atau idea yang bijak akan mempunyai kesan positif
kepada organisasi mereka sendiri untuk melihat kelemahan mereka sendiri dan
mengekalkan atau meningkatkan kelebihan yang sedia ada dalam menerajui dan
meneruskan perjuangan bagi organisasi itu sendiri untuk menjadi lebih maju dalam masa
depan yang kompetitif.
Terdapat beberapa komen yang perlu dilakukan oleh setiap pelajar latihan industri dalam
pelbagai perkara. Antaranya ialah;
Sebelum memulakan latihan industri, pelajar perlu membuat beberapa ulasan dan
memilih organisasi yang betul untuk menjadi serasi dengan bidang semasa
pengajian di politeknik. Ia bertujuan untuk membolehkan pelajar memohon apa
yang telah dipelajari dalam pengurusan organisasi untuk mengelakkan sebarang
konflik bidang masing-masing.
Setiap pelajar mestilah mempunyai keazaman dan semangat yang tinggi untuk
mempelajari latihan industri dalam masa yang ditetapkan. Pelajar perlu
75
menanamkan perasaan tidak mudah berputus asa dalam melakukan aktiviti-
aktiviti kajian baru serta menunjukkan ketabahan dan juga perlu belajar dalam
bidang baru. Pelajar perlu bersedia untuk menangani pelbagai situasi yang sering
berlaku dalam pengurusan sesebuah organisasi seperti bantahan daripada
pelanggan, dimarahi pihak atasan dan sebagainya.
6.2 POLITEKNIK
Politeknik adalah keperluan yang jelas untuk memberi tumpuan kepada objektif dan
skop latihan industri kepada semua pelajar tanpa sebarang masalah. Di samping itu,
keadaan utama kepada pelajar untuk mengelakkan rasa janggal semasa latihan industri
mereka. Buku laporan latihan industri sering memberi masalah kepada pelajar-pelajar
kerana kurang pendedahan dan penjelasan akan memberi petunjuk kepada penyediaan
laporan akhir. Oleh itu, pensyarah boleh menunjukkan contoh buku laporan latihan
industri telah diselesaikan untuk memahami dengan sepenuhnya oleh pelajar dan
membantu pelajar untuk menyediakan laporan akhir dengan betul.
Politeknik perlu menyimpan lawatan dan kajian untuk pelajar latihan industri.
Tujuannya adalah untuk memantau organisasi mengikut kawasan yang diambil oleh
pelajar. Di samping itu, pensyarah boleh mengikuti perkembangan disiplin pelajar latihan
industri. Ia juga mencerminkan perhatian kepada pelajar politeknik untuk latihan industri.
Politeknik juga perlu mengetahui apa-apa masalah yang dihadapi oleh pelajar dan untuk
menyediakan jalan penyelesaian yang terbaik dalam apa jua keadaan.
76
6.3 ORGANISASI (FOXBORO)
Foxboro (M) Sdn. Bhd perlu terus mengambil pelajar latihan industri kerana ia adalah
sebuah organisasi yang boleh memberikan banyak pengalaman dan pengetahuan untuk
pelajar latihan industri. Dengan ini, pelajar dapat menjalani latihan industri dengan betul
dan berkesan.
77
BAB 6
KESIMPULAN
78
BAB 6
KESIMPULAN
Latihan Industri adalah untuk mendedahkan pada para pelajar kepada suasana
persekitaran kerja yang sebenar. Ia adalah suasana yang berbeza di mana pelajar perlu
lebih berdisiplin, tanggungjawab, amanah dan profesional dalam setiap kes.
Sikap pintar juga amat penting untuk menangani masalah inventori peribadi untuk
memperbaiki dunia dalam memahami cabaran perniagaan dan ujian sama ada jatuh atau
meningkatkan prestasi sesebuah organisasi.
Sepanjang enam (6) bulan tujuh (7) hari, latihan industri ini bermula dari 25
Oktober 2017 sehingga 13 April 2018 di syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd, pelbagai
pengetahuan dan pengalaman telah saya perolehi.
Dengan itu, saya juga mampu menyemai kepercayaan dan tanggungjawab untuk
aktiviti-aktiviti atau kerja yang telah dilakukan. Banyak perkara baru yang telah saya
pelajari, antara yang boleh digubal adalah seperti berikut;
79
i. Dapat memahami dunia perniagaan dan pelbagai risiko dan
cabaran
ii. Belajar bagaimana untuk berkomunikasi dengan berkesan sama
ada dengan pelanggan mahupun kakitangan syarikat
iii. Boleh memahami dan mengkaji sistem pengurusan organisasi yang
memerlukan kemahiran yang tinggi
iv. Membangunkan tahap keyakinan yang tinggi untuk berurusan
dengan tingkah laku yang berbeza daripada individu yang berbeza
v. Pelajar boleh menimba ilmu dan pengalaman yang banyak sebagai
aset semula jadi untuk bergerak ke dalam dunia kerja yang sebenar
vi. Pelajar dapat membina hubungan yang baik di semua peringkat
masyarakat sama ada dengan pekerja kanan, orang bawahan atau
pelanggan yang datang berurusan.
Latihan industri telah memberi peluang untuk merasai keadaan mereka sendiri,
bekerja mempunyai banyak perbezaan dengan situasi pembelajaran mereka selama ini.
Setelah tamat dalam latihan industri ini, saya lebih yakin dalam segala perkara
berbekalkan pengalaman bekerja dan saya sangat pasti bahawa ia akan berguna di alam
pekerjaan sebenar nanti.
80
Syarikat Foxboro (M) Sdn. Bhd juga memberi banyak sokongan dan dorongan
kepada pelajar latihan industri dalam usaha untuk mendidik mereka dan mengajar
generasi masa depan pelajar kepada aspek-aspek pengurusan pejabat dengan masa depan
yang lebih cerah.
81
BAB 7
BIBILIOGRAFI/
RUJUKAN
82
BAB 7
BIBLIOGRAFI / RUJUKAN
Temuramah
Internet
1. http://www.foxmay.com.my/abt_history.php
2. http://www.picorp.com.my/about-corporate#board
3. https://en.wikipedia.org/wiki/Credit_note
4. https://en.wikipedia.org/wiki/Purchase_order
5. www.businessdictionary.com/definition/purchase-requisition.html
Buku
1. Aiena Binti Abdul Shukor. Buku Laporan Latihan Industri Politeknik Sultan
Idris Shah.
2. Nurul Amira Binti Mohd Yusof. Politeknik Tuanku Sultanah Bahiyah.
3. Ahmad Shafiq Bin Jamian. Politeknik Muadzam Shah.
83
BAB 8
LAMPIRAN
84
BAB 8
LAMPIRAN
85
8.2 LOBI MERCU PICORP
86
8.3 PEJABAT FOXBORO (M) SDN. BHD.
87
8.4 ANTARA JABATAN DALAM MERCU PICORP
JABATAN KEWANGAN
88
8.5 BILIK GERAKAN DI MERCU PICORP
89
8.6 SISTEM YANG DIGUNAKAN OLEH FOXBORO
SE JALANRAYA
4.1 PENGENALAN
Pembinaan jalanraya hanya dapat diteruskan setelah siap sistem perhidmatan dan penyaluran perparitan
kerana ia boleh memberikan kesan kepada kerja-kerja pembinaan jalan.
90
PENYEDIAAN SUB-GRED
a) Lapisan sub-gred ialah tanah asal atau tanah yang ditambak.
b) Merupakan asas kepada turapan jalan iaitu lapian yang mula-mula dibina.
c) Penyediaan sub-gred perlu dibuat terlebih dahulu sebelum sub-tapak dihamparkan. Bahan yang
bersifat lembut tidak sesuai dijadikan sebagai sub-gred dan perlulah diganti dengan tanah yang
berkualiti baik.
d) Tanah tambakan tersebut perlulah dari bahan bumi yang berkuaiti baik dalam bentuk lapisan yang
gembur dan setiapnya tidak melebih dari 225mm ketebalan bagi mendapatkan kualiti tanah yang
terbaik.
e) Permukaan sub-gred dan setiap lapisan tambakan harus mudah dimampatkan atau dipadatkan dengan
nilai minimum 12 laluan bagi 8 tan oleh penggelek roda licin hingga mencapai kepadatan yang
seragam. Jika perlu sebelum dipadatkan sub-gred hendaklah disiram, dikeringkan atau jika diganti
dengan bahan baru.
BAHAN PENUTUP
Sub-gred yang telah siap-sedia perlulah diselimuti dengan debu-debu kuari atau pasir dengan disebarkan
kepada lapisan yang dipadatkan dengan ketebalan 50mm. Jika pasir digunakan ianya hendaklah dalam gred
yang dan bebas daripada sifat tanah berjelekit atau bahan yang beroganik.
SUB- TAPAK
a) Di dalam pembinaan jalan, sub-tapak terdiri daripada bahan agregat terhancur yang mempunyai
kualiti dan gred yang baik dengan saiz maksimum 75mm serta bebas daripada sifat tanah liat atau
bahan beroganik.
b) Dalam keadaan tertentu, sub-tapak boleh juga terdiri daripada 2 lapisan yang dipdatkan dengan
jumlah ketebalan 200mm. Untuk lapisan yang pertama, aggregat terhancur perlu disebarkan dengan
seragamnya hingga membentuk dengan ketebalam 125mm dan perlu dipadatkan selepas itu dengan 4
kali laluan bagi 8 tan menggunkana jentera penggelek roda licin.
91
c) Kemudianya permukaan yang telah dipadatkan akan disembur dengan debu-debu kuari yang nipis
pada celahan-celahan dan dipadatkan senula dengan 6 kali laluan menguunakan jentera yang sama.
Proses yang sama akan dilakukan kepada lapisan kedua.
d) Sebelum lapisan kedua dibina, kontraktor akan membina bonggol dengan kualiti tanah yang baik
pada pinggir jalan untuk menyokong pinggir sub –tapak dan lapisan salut.
RVER FOXBORO
92