DINAS KESEHATAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIPAYUNG
Jl. Mini II RT. 04 RW.03, Kel. Bambu Apus, Kec. Cipayung, Kota Administrasi Jakarta Timur
Email: rsudcipayung@jakarta.go.id / rsudcipayung@gmail.com
Telp. (021) 85506588. Kode Pos : 13890
PROGRAM KERJA
UNIT REKAM MEDIS
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIPAYUNG
TAHUN 2019
I. PENDAHULUAN
Rekam medis yang baik adalah cerminan pelayanan kedokteran yang baik.
Rekam media pada dasarnya merupakan kumpulan informasi medis dari seorang
pasien yang bersumber dan dicatat/ direkam oleh para tanaga kesehatan di rumah
sakit. Informasi tersebut akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih
lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medis lain yang diberikan kepada
seorang yang datang ke rumah sakit. Jadi, rekam medis di sini bukan hanya berarti
sebagai catatan atau keterangan tertulis, tetapi lebih bermakna sebagai dokumen
medis karena dokumen di sini mempunyai makna yang lebih luas dari pada sekedar
catatan.
Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, penyelenggaraan rekam
media merupakan faktor yang sangat menentukan baik buruknya mutu pelayanan.
Tanpa didukung sarana dan prasarana serta sistem rekam media yang baik dan benar
mala pelayanan rumah sakit akan kurang berhasil dalam upaya meningkatkan mutu
pelayanan sebagaimana yang diharapkan.
Rekam media menitikberatkan pelayanan dalam sistem penatalaksanaan
organisasi rumah sakit pada aspek pelaporan hasil kegiatan pelayanan media, dan
pengarsipan dokumen medis, sehingga pelayanan medis rumah sakit dapat berdaya
guna dan berhasil guna. Rekam medis merupakan bukti tertulis tentang proses
pelayanan yang diberikan oleh dokter dan tenaga kesehatan lainnya kepada pasien,
hal ini merupakan cerminan kerjasama lebih dari satu orang tenaga kesehatan untuk
menyembuhkan pasien. Bukti tertulis pelayanan dilakukan setelah pemeriksaan
tindakan dan pengobatan sehingga dapat dipertanggungjawabkan.
Rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang
identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan dan pelayanan lain kepada pasien pada
sarana pelayanan kesehatan. Sarana kesehatan adalah tempat yang digunakan untuk
menyelenggarakan upaya kesehatan baik untuk dirawat jalan, rawat darurat dan rawat
inap yang dikelola oleh pemerintah atau swasta.
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi
dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di RSUD Cipayung. Tujuan
diselenggarakannnya rekam medis di RSUD Cipayung adalah:
1. Mampu memberikan informasi yang lengkap, cermat, serta siap disajikan
saat diperlukan
2. Menunjang penyelenggaraan kegiatan pelayanan rumah sakit khususnya
kegiatan rekam medis
3. Mengelola rekam medis pasien sebaik-baiknya sehingga dapat dimanfaatkan
oleh semua pihak yang memerlukan.
A. TUGAS POKOK
Mengacu pada fungsi Instalasi Rekam Medis, maka dapat ditetapkan tugas
pokok, di antaranya:
1. Merencanakan langkah-langkah kegiatan Instalasi Rekam Medis agar
rencana kerja dapat terlaksana sesuai dengan yang diharapkan dan sesuai
dengan ketentuan peraturan yang berlaku;
2. Merencanakan kebutuhan sumber daya berupa sarana, prasarana, tenaga,
peralatan, bahan dan kebutuhan lainnya, sesuai dengan strategi rumah
sakit serta prosedur dan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
3. Memasukkan data, mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan
data kegiatan klinis pada RSUD Cipayung, untuk bahan informasi
kesehatan bagi pengambilan kepeutusan menajerial;
4. Mengelola rekam medis pasien yang meliputi pencatatan, penomoran,
pengisian, penyimpanan, pengambilan kembali rekam medis berdasarkan
kode etik, prosedur standar dan peraturan perundang-undangan yang
berlaku;
5. Mengumpulkan data, menganalisis dan menyajikan informasi yang
tercantum dalam rekam medis dengan tetap menjamin kerahasiaan/
konfidentialitas pasien, agar dapat dijadikan informasi untuk pelaksanaan
audit klinis dan informasi untuk pengambilan keputusan, sesuai dengan
kode etik dan prosedur/ standar serta peraturan dan perundangan yang
berlaku;
6. Membuat laporan hasil kegiatan Instalasi Rekam Medis sebagai bahan
informasi kesehatan dan pertanggungjawaban kepada atasan;
7. Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan oleh atasan.
Dalam melaksanakan kegiatannya Kepala Instalasi Rekam Medis membawahi
beberapa kegiatan antara lain:
1. PJ (penanggung jawab) Tempat pendaftaran rawat jalan
Staf pendaftaran pasien rawat jalan
2. PJ (penanggung jawab) Tempat pendaftaran rawat inap dan IGD
Staf pendaftaran pasien rawat inap dan IGD
3. PJ (penanggung jawab) Menajemen RM :
Assembling, kode dan indeks penyakit
Penyimpanan dan distribusi RM
Statistik dan pelaporan
Masing-masing PJ (penanggung jawab) kegiatan tersebut bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Instalasi Rekam Medis. Dalam melaksanakan
tugasnya tiap penanggung jawab menerapkan prinsip koordinasi, integrasi
dan sinkronisasi secara horizontal maupun vertikal dalam lingkungan
Instalasi Rekam Medis, sesuai dengan tugasnya masing-masing. Bila mana
Kepala Instalasi Rekam Medis berhalangan, maka ditunjuk personil di
bawahnya yang memahami kegiatan bersangkutan untuk mewakilinya.
B. PROGRAM KERJA
Instalasi Rekam Medis mempunyai rencana program kerja yang pada
nantinya diharapkan menjadi kontribusi dalam pelaksanaan pelayanan rekam
medis. Membangun sistem yang memadai untuk menunjang pelayanan rumah
sakit dibutuhkan langkah strategis. Untuk itu diperlukan perumusan waktu
kegiatan agar dapat dilaksanakan pada jadwal yang telah ditetapkan. Program
kerja yang waktunya telah ditetapkan tetapi belum bisa terlaksana akan
diadakan evaluasi untuk dilaksanakan penjadwalan ulang. Dalam pelaksanaan
program kerja 2019, Instalasi Rekam Medis melaksanakan lebih banyak
kegiatan kerja dibanding tahun sebelumnya. Selain oleh karena persiapan
akreditasi baru juga adanya rotasi perubahan tampilan loket pendaftaran rawat
jalan dan BPJS Kesehatan per 1 Januari 2019. Adapun kegiatan yang
dirancang pada tahun berjalan 2019 adalah sebagai berikut:
1. Rapat rutin Instalasi Rekam Medis
2. Analisa beban kerja Instalasi Rekam Medis tahun 2019
3. Evaluasi kebutuhan sarana dan prasarana
4. Evaluasi persediaan rak penyimpanan
5. Perencanaan pelaksanaan rekam medis in aktif
6. Identifikasi hasil pelaporan
7. Revisi formulir rekam medis
8. Buku Pedoman Pengorganisasian RM
9. Buku Pedoman Pelayanan RM
10. Penyusutan berkas rekam medis rawat jalan
11. Retensi berkas rekam medis
12. Pemasangan antrian elektronik
13. Monitoring dan evaluasi KLPCM
14. Membuat laporan kegiatan di awal tahun berikutnya
Produk
No Kegiatan Pokok No Uraian Kegiatan
Nama Jumlah
Pelayanan visum / 1 Visum, Asuransi, resume medis, surat
1 Visum / Asuransi 0
Asuransi ket kematian dan surat ket. kelahiran
Kategori SDM Kegiatan Frekuensi Per Waktu/ Jumlah/ Menit Waktu Fkk
Tahun Menit tersedia
Apel pagi 48 120 5760 86580 0.066528067
Semua Kategori HUT Rumah Sakit 1 300 300 86580 0.003465003
Tenaga Senam kesegaran jasmani/ krida 48 120 5760 86580 0.066528067
Jumlah faktor Kelonggaran Kateogori (FKK) 0.136521137
Standar Kelonggaran Kategori (SKK) = 1 : (1-FKK) 1.158105939
Kategori SDM Kegiatan Frekuensi Per Waktu/ Jumlah/ Menit Waktu Fkk
Tahun Menit tersedia
Semua Kategori Rapat Internal Staf Rekam Medis 12 60 720 86580 0.008316008
Tanaga Jumlah Faktor Kelonggaran Kategori (FKK) 0.008316008
Standar Kelonggaran Individu (SKI) = 1 : (1-FKK) 1.008385744
Dari perkiraan pertumbuhan volume rekam medis untuk tiga tahun ke depan,
maka diperoleh perkiraan kebutuhan rak penyimpanan sebesar 57 rak. Penjelasan
perhitungan perkiraan kebutuhan rak penyimpanan rekam medis diuraikan di bawah
ini:
1987
x100% 14%
14173
2012 2011 : 11825 12186 361
361
x100% 2,9%
12186
2013 2012 : 13970 11825 2145
2145
x100% 18%
11825
Jumlah persentase = (-14%) + (-2,9%) + 18% = 1,1 %
1,1%
Rata-rata persentase pertumbuhan RM = 0,4%
3
2. Volume RM untuk 3 tahun ke depan
Volume RM 2019 = 13970 x (0,4%) = 55,9
= 13970 + (55,9) = 14025,9
Volume RM 2015 = 14025,9 x (0,4%) = 56,1
= 14025,9 + (56,1) = 14082
Volume RM 2016 = 14082 x (0,4%) = 56,3
= 14082 + (56,3) = 14,138,3
3. Kebutuhan Rak Penyimpanan
Panjang Rak
Kapasitas RM dalam 5 Sub Rak x8 SubRak
Ketebalan RM
100cm
x8 SubRak 400 RM
2cm
Jumlah perkiraan kunjungan pasien 3 th kedepan
Kebutuhan Rak
Jml RM dalam 5 SubRak
14138,3
35.34575 Rak atau 36 Rak
400
PEMERINTAH PROVINSI DAERAH KHUSUS IBUKOTA JAKARTA
DINAS KESEHATAN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH CIPAYUNG
Jl. Mini II RT. 04 RW.03, Kel. Bambu Apus, Kec. Cipayung, Kota Administrasi Jakarta Timur
Email: rsudcipayung@jakarta.go.id / rsudcipayung@gmail.com
Telp. (021) 85506588. Kode Pos : 13890
I. PENDAHULUAN
Instalasi Rekam Medis adalah salah satu bagian unit kerja RSUD
Cipayung yang melakukan pelayanan terpadu. Pelayanan yang dimaksud
meliputi pendaftaran pasien, penyimpanan berkas rekam medis, pengolahan
data dan statistik rumah sakit, dll. Dalam melaksanakan berbagai tugas pokok
dan tambahan, Instalasi Rekam Medis memerlukan pemberdayaan SDM guna
mampu memberikan pelayanan profesional dan bermutu. Untuk mewujudkan
hal tersebut diperlukan berbagai upaya baik formal maupun non formal
melalui pendidikan dan pelatihan. Berbagai hal tersebut dituangkan dalam
program pengembangan sumber daya manusia Instalasi Rekam Medis RSUD
Cipayung.
III. TUJUAN
A. Tujuan Umum
Instalasi Rekam Medis RSUD Cipayung memiliki sumber daya manusia
yang profesional dan berkualitas.
B. Tujuan Khusus
Melalui program pendidikan dan pelatihan yang disusun, seluruh SDM
Instalasi Rekam Medis:
1. Memiliki pengetahuan dan keterampilan yang memadai terkait dengan
perekam medis dan informasi kesehatan.
2. Berkomunikasi dengan baik dan profesional
3. Memiliki kemampuan analisa data dan statistik
4. Bekerja dengan standar profesi rekam medis
5. Mempertahankan dan meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis
VI. SASARAN
A. Pencapaian Program
Pencapaian target untuk program pendidikan dan pelatihan tahun 2019
diharapkan mencapai 90% dari perencanaan
B. Peserta Pelatihan
Program Pendidikan dan Pelatihan internal dan eksternal yang disusun
diperuntukkan bagi seluruh SDM Intalasi Rekam Medis RSUD Cipayung.
VII. JADWAL KEGIATAN
Kegiatan pendidikan dan pelatihan secara rinci dituangkan dalam
jadwal kegiatan terlampir.