2.

1 PENGERTIAN MANAJEMEN DATA

Manajemen data adalah fungsi organisasi yang bertanggung jawab terhadap
pengembangan kontrol sistematis terhadap pembuatan, penyimpanan, penelusuran juga
pemeliharaan dan penempatan data. Fungsi yang luas tidak dapat dianggap sama dengan
pekerjaan pengarsipan atau penyimpanan yang merupakan fase kecil dalam rentang hidup
data. Tujuan program manajemen pendata yang dikembangkan dengan baik yang ada pada
industri skala besar. Konsep program ini diatur dalam siklus hidup dari pembuatan–
penempatan data, dengan prosedur administrasi yang sesuai untuk menangani setiap tahapan
siklus tersebut.
2.1.1 Tujuan Manajemen Data.
Manajemen data, seperti fungsi manajemen lain, harus berorientasi hasil dan berfikir
pelayanan. Ini berarti tujuan harus ditetapkan sebagai standar untuk mengukur kinerja
program. Sebagai hasil dari tujuan pelayanan umum ini, muncul tujuan program yang lebih
spesifik yaitu :
a. Menyediakan informasi akurat dan tepat waktu.
b. Mengembangkan dan mempertahankan satu sistem yang efisien untuk membuat,
menyimpan, memanfaatkan, memelihara dan menempatkan informasi firma.
c. Melindungi kepentingan informasi firma, dan mendisain dan mengontrol standar yang
efektif dan metode evaluasi periodik berkaitan dengan manajemen data, peralatan dan
prosedur.
d. Membantu mendidik pegawai perusahaan dengan metode yang paling efektif untuk
mengontrol dan mengolah data perusahaan.
2.1.2 Field, Unsur Data, Atribut, dan Elemen- Elemen
Istilah- istilah field, unsur data, atribut, dan elemen digunakan secara bergantian untuk
menyebutkan blok data terkecil yang disimpan dan digunakan dalam sistem informasi. Field
dapat terdiri atas karakter tunggal atau nomor tunggal, atau dapat terdiri dari beberapa
karakter atau nomor.
Contoh- contoh field adalah :
a. Nama pelanggan
b. Nomor tunjangan sosial karyawan
c. Nomor pesanan pembelian
Field biasanya secara logis berkaitan dengan field lainnya; pengelompokan logis atas
field disebut catatan (record).
2.1.3 Okurensi Data
1
 Struktur catatan memiliki okurensi (occurences), yang juga disebut instances.
Okurensi catatan adalah himpunan spesifik nilai-nilai data untuk catatan.
2.1.4 Panjang Catatan- Tetap dan variable
Catatan dalam file dapat memiliki panjang yang tetap atau variabel. Dalam catatan
dengan panjang- tetap, baik jumlah field maupun panjang (ukuran karakter) setiap field
adalah tetap. Sebagian besar catatan yang disimpan dalam direct access storage devices
(DASDs) adalah catatan panjang- tetap. Catatan dengan panjang- variable, lebar field dapat
disesuaikan untuk setiap okurensi data. Catatan penjejak adalah perluasan dari catatan
master,. Catatan penjejak terpisah dari catatan master dan hanya ditulis sesuai kebutuhan.
Dengan menggunakan file piutang dagang akun terbuka, sebagai contoh, catatan master
memuat informasi yang umum bagi seluruh akun dan jumlah faktur yang memadai bagi
sebagian besar akun, dimana catatan penjejak memuat lebih banyak faktur. Catatan master
harus memiliki jumlah yang sama dengan catatan penjejak yang berkaitan sesuai kebutuhan.
Catatan penjejak harus segera dituliskan setelah catatan master yang berkaitan.
Kelompok berulang adalah kelompok field yang berhubungan yang diulang dalam
catatan dengan panjang variabel. PART tampak sebagai Induk dari PEMASOK dan LOKASI
karena setiap kemunculan PART akan menimbulkan lebih dari satu pemasok atau lokasi.
Secara umum, elemen tingkat tertinggi dalam diagram pohon adalh induk; elemen dengan
tingkatan lebih rendah yang tampak pada diagram pohon yanng berkaitan dengan (atau
bagian dari induk disebut anak.D. Kunci catatan dan Urutan File Kunci atau kunci catatan
merupakan unsur data atau kombinasi unsusr data yang secara unik mengidentifikasi catatan
tertentu dalam file. Istilah order random relatif berkaitan dengan field dimana file tidak
disortir.
2.2 SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN ARSITEKTURNYA
Terdapat tiga tingkatan arsitektur yang relevan dengan database dan manajemen
database yaitu arsitektur tingkat konseptual, arsitektur tingkat logis, dan arsitektur tingkat
fisik. Pada tingkat konseptual, database merupakan kumpulan beragam elemen informasi
yang akan digunakan untuk tujuan- tujuan yang telah dipilih. Catatan dan field- field dalam
database distrukturkan dan diorganisasikan dalam beberapa pola logis, sehingga membantu
pembentukan struktur data logis. Terdapat tiga jenis struktur data logis yang dapat digunakan
untuk mencapai tujuan tersebut, yaitu : hirarkis, jaringan, dan relasional.
1. Arsitektur Database Tingkat Konseptual
Database merupakan kumpulan beragam elemen informasi yang akan digunakan
untuk tujuan-tujuan yang telah dipilih. Contohnya adalah database pesanan untuk penjuaklan
2
di mana database tersebut tersebut harus didefinisikan pada tingkat konseptual dalam konteks
informasi yang dicakupnya yaitu transaksi-transaksi penjualan,penerimaan kas dan informasi
pelanggan. Untuk mengimplementasikan database yang didefinisikan pada tingkat
konseptual, harus ditetapkan file dan catata-catatan spesifik. Selain itu, akan bermanfaat
apabila menspesifikasikan cara-cara dimana catatan dan fiield-field data akan dikaji ulang
dan dilaporkan. Contohnya adalah menyajikan dalam layar monitor mengenai latar belakang
pelanggan dengan order-order yang belum diselesaiakan. Sehingga diperlukan catatan-ctatan
dan field-field dalam database distrukturkan dan diorganisasikan dalam pola logis. Sehingga
akan sangat membantu pembentukan struktur data logis.
Model data entity relationship (ER) merupakan salah satu pendekatan yang
populer.Model ER secara sederhana menggambarkan hubungan antara segmen-segmen yang
ada. Model konseptual lainnya yang bisa digunakan yaitu teknik pemodelan berorientasi
objek (OMT), yang pada awalnya dikembangkan untuk pemograman berorientasi tujuan dan
diadaptasi untuk pemodelan data oleh Blaha, Premerlani, dan Rumbaugh. Pekerjaan ini
dilakukan dengan mengamati kompenen-kompenen dalam sistem yang sedang dibuat
modelnya sebagai kelas-kelas objek. Dalam metode ini kelas objek adalah sebuah segmen
dansebuah objek adalah sebuah kejadian tertentu. Dan OMT menentukan hubungan antar
segmen. Hal yang paling mendasar dalam buhungan ini disebut pewarisan. Hubungan
Pewarisan diciptakan ketika sebuah kelas objek dibagi ke dalam subkelas. Sebagai contoh,
sebuah kelas umum atau orangtua dapat berupa perlengkapan pabrik yang memiliki subkelas
seperti perkakas, mesin berat, perlengkapan reparasi, dan sebagainya yang digambarkan
berikut ini:

PLANT_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION)

Subkelasnya ialah sebagai berikut;
HEAVY_EQUIPMENT (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, MAINTENANCE_
FREQ, DATE_PURCHASED)
dan
HAND_TOOLS (ACCOUNT_NO, COST, DEPRECIATION, USAGE).
Secara umum, subkelas memiliki seluruh atribut dari kelas orang tuanya ditambah dengan
dengan atribut mereka sendiri.

2. Arsitektur Database Tingkat Logika

3
 Pada bagian ini terdapat 3 jenis struktur data logis dapat digunakan mencapai tujuan
yaitu: hierarkis, jaringan, relasional. Tugas utama yang dihadapi analis dalanm merancang
database adalah mengidentifikasi dan merancang hubungan sistematis antar segmen.
Database harus distrukturkan sehingga mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh
pemakai untuk membuat keputusan yang efektif.
a. Struktur pohon atau hierarkis
Dalam bagian ini setiap simpul mewakili himpunan field dan simpul yang lebih tinggi
sidebut simpul induk. Setiap simpul induk. Setiap simpul induk akan mempunyai anak di
mana antar hubungan antar induk dan anak disebut cabang. Hal terpenting dari model pohon
adalah simpul anak tidak dapat memiliki dari satu induk. Modal anak berkaitan dengan
struktur data yang didukung dengan COBOLT atau bahasa pemprograman lain yang
digunakan cara luas dan telah diterapkan di banyak sistem manajemen database (BBMS)
komersial.
b. Struktur Jaringan
Dalam bagian ini memungkinkan segmen untuk meiliki lebih dari satu induk. Oleh
karena itu, merupakan struktur data yang lebih umum dibandingkan pohon. Beberapa DBMS
tidak secara langsung mendukung struktur jaringan, tetapi karena setiap jaringan dapat
ditranformasikan sturktur pohon, sangat memungkinkan utnuk menerapkan struktur jaringan
dalam sistem berorientasi pohon. Contohnya adalah model CODASYL.
c. Struktur data relasional
Dalam tahap ini memandang database sebagai kumpulan 2 tabel dimensional
dibandingkan sebagai struktur jenis hierarkis atau jaringan. Aturan-aturan tertentu yang
disebut bentuk normal menentukan pembuatan sebuah tabel. Proses penerapan aturan-aturan
tersebut dinamakan normalisasi. Normalisasi menjadi penting karena tanpa hal tersebut
proses pembaruan entri-entri dalam tabel dapat menyebabkan permasalahan. Langkah
pertama dalam normalisasi adalah menciptakan sebuah tabel terpisah untuk setiap repeated
group. Ada tiga bentuk normal, yaitu:
a) Bentuk normal pertama: membagi tabel-tabel untuk menghapus repeated group.
b) Bentuk normal kedua: membagi tabel-tabel sehingga tidak adakunci yang menentukan
nilai dari sebuah field non kunci.
c) Bentuk normal ketiga: membagi tabel-tabel sehingga tidak ada field non kunci yang
menentukan nilai-nilai dari field non kunci lainnya.

3. Arsitektur Database Tingkat Fisik

4
 Arsitektur database tingkat fisik berkaitan dengan teknik-teknik inplementasi dan isu-
isu khusus yang berhubungan dengan metode-metode pengakasesan data. Tiga metode akses
data terpenting tersebut adalah:
a. File sekuensial
Dalam file akses sekuensial, catatan-catatan hanya dapat di akses dalam sekuens yang
telah di tentukan sebelumnya.organisasi file sekuensial bukan merupakan alat sortir data yang
bermanfaat jika hanya terdapat sedikit saja catatan yang akan di akses dalam file yang
memuat banyak catatan. File sekuensial bermanfaat dalam pemrosesan batch, secara normal
mengakses seluruh catatan dalam file. Kesimpulannya, organisasi file sekuensial bermanfaat
jika di butuhkan pemrosesan batch.
b. File terindeks
Setiap atribut dapat di ekstrak dari catatan dalam file utama dan di gunakan untuk
membuat file baru yang bertujuan menyediakan indeks untuk file asli.File seperti itu di sebut
file terindeks atau fileterinversi.File dikatakan terinversi secara penuh jika ada indeks untuk
seluruh fieldnya.File sekuensial terindeks adalah file sekuensial yang tersimpan dalam DASD
dan di indeks serta di sortir secara fisik dalam field yang sama.File-file tersebut umumnya
berhubungan dengan file ISAM,dimana ISAM berlaku sebagai kontraksi metode akses
sekuensial terindeks. Area utama (primer) merupakan bagian dari disk dimana catatan-catatan
aktual di tulis.area tambahan merupakan bagian terpisah dari disk yang di lokasikan bagi file
untuk memuat tambahan yang di buat, tanpa melakukan pemrosesan ekstensif terhadap file
awal.
c. File sekuensial terindek
File sekuensial terindek adalah file sekuensial tercepat dalam DASD dan diindeks
serta disortir secara fisik dalam field yang sama. File-file tersebut umumnya berhubungan
dengan file ISAM di mana ISAM akan berlaku sebagai kontraksi metode akses sekuensial
terindek. Struktur file ISAM mencakup 3 area yang berbeda yaitu:
a) Indeks
b) Area Utama (Primer)
c) Area tambahan (overflow area)
d. File akses langsung
Metode yang berkaitan adalah dengan menyimpan alamat-alamat alat fisik sebagai
suatu field dalam catatan file bersangkutan. Sebagian sistem akses langsung mengubah kunci
ke alamat lokasi penyimpanan dengan menggunakan baik indek (tabel) atau tranformasi
random. File terakses secara langsung memungkinkan catatan-catatan individual dapat di
5
panggil secara cepat tanpa menggunakan indeks.Tranformasi random merupakan metode
penyimpanan dan penempatan catatan dalam file akses langsung yang di gunakan
secara luas.jadi istilah akses random sering kali di gunakan sebagai sinonim dari akses
langsung.
2.2.1 Aspek Ekonomis Pada Tingkat Pengorganisasian File
Teknik-teknik akses file yang telah di bahas (sekuensial,terindeks,dan akses langsung)
cocok untuk situasi-situasi yang berbeda. Mengiktisarkan kapan masing-masing teknik
organisasi file di gunakan. Aspek ekonomik pemrosesan file sangat ditentukan oleh :
a. rasio aktifitas (jumlah catatan-catatan yang di akses dibagi dengan jumlah catatan dalam
file)
b. waktu yang dibutuhkan untuk pemrosesan dan penempatan.
Berkaitan dengan database, waktu respon adalah lama waktu yang harus dihabiskan
oleh pengguna untuk menyelesaikan sebuah operasi, misal sebuah query. File-file akses-
langsung dibutuhkan untuk waktu respon yang sangat cepat karena waktu respon yang lebih
lama dapat ditangani dengan lebih ekonomis dengan menggunakan file-file yang bersifat
sekuensial. Ketika lama waktu respon dapat ditoleransi, pembaharuan query atau file dapat
disatukan dengan operasi pemrosesan batch.

Teknik-teknik Waktu Terbaik untuk Keterbatasan

Pengorganisasian File penggunaannya
Sekuensial Rasio aktivitas tinggi, seperti Tidak memungkinkan untuk
pemrosesan dalam batch mengakses secepat record
tunggal
Indeks Rasio aktivitas rendah, untuk Pembaruan file membutuhkan
ukuran file menengah sampai indeks
besar

Indeks-Sekuensial File perlu diproses dalam Sama seperti halnya indeks

batch (rasio aktivitas tinggi) dan sekuensial
dan non batch (rasio aktivitas
rendah)
Langsung Rasio aktivitas rendah, file-file Butuh kuci untuk
berukuran besar, jaringan dan menempatkan record

6
 pohon.

2.2.2 Arsitektur Fisik, Perangkat Keras, dan Waktu Respons

Waktu respon dapat menjadi sebuah permasalahan besar pada database besar yang
mungkin diakses oleh ratusan atau bahkan ribuan pengguna pada saat yang sama. Jika sistem
database dan perangkat keras komputer tidak sesuai dengan permintaan, maka pengguna akan
menunggu dengan sia-sia dalam waktu yang lama untuk query mereka. Oleh karena itu,
sistem database harus didesain dengan baik bagi penggunanya, dan perangkat keras harus
cukup cepat untuk mengerjakan semua pekerjaan yang diminta.
Pada sisi perangkat keras, waktu respon dipengaruhi oleh waktu akses fisik yaitu
waktu yang dibutuhkan oleh CPU untuk memunculkan sebuah blok data tunggal dari disket
yang disebut Disk Access Time. Salah satu masalahnya adalah CPU beroperasi jauh lebih
cepat dari yang dilakukan disket sehingga CPU harus menunggu sesaat sementara operasi
input/output disket sedang dijalankan. Hal ini berarti bila mampu meminimalisasi input dan
output disket, dalam beberapa kasus dapat meningkatkan waktu respons yang cukup tinggi.
Faktor lainnya yang dapat mempengaruhi waktu respons adalah bagaimana record data dapat
didistribusikan secara fisik dalam disket.
Pada hardisk data yang berada di track atau silinder yang sama dapat diakses tanpa
perlu berpindah ketika membaca/menulis di atasnya. Hal ini berarti dalam beberapa kasus
dimunkinkan untuk meningkatkan kecepatan sebuah aplikasi database dengan menyimpan
record-record dalam sebuah file data secara berdekatan di satu atau lebih silinder disket.
Kebutuhan untuk menyimpan sebuah file secara berdekatan tergantung pada arsitektur
fisik database dan berkaitan dengan metode akses filenya. Jika database menggunakan
metode akses sekuensial, maka penempatan setiap record secara fisik berdekatan sama lain
dalam disket tentunya sesuatu yang diinginkan. Akan tetapi untuk metode akses-berindeks,
selalu perlu untuk menempatkan indeks-indeks dalam penyimpanan yang berdekatan karena
file-file tersebut sering dibaca secara sekuens dan secara keseluruhan pada saat yang
bersamaan. Namun demikian mungkin tidak perlu menempatkan record dalam file data yang
terkait sedekat mungkin satu sama lain dalam disket karena record file tersebut diakses secara
acak dalam dua tahap proses pencarian.

2.3 SISTEM MANAJEMEN DATABASE DAN DATABASE DALAM PRAKTIK

7
 Sistem manajemen database ialah program komputer yang memungkinkan pemakai
untuk membuat dan memutakhirkan file, memilih dan memanggil data, dan untuk
menghasilkan beragam keluaran dan laporan. Sistem manajemen database mencakup 3
atribut untuk pengelolaan dan pengorganisasian, yaitu:
1. Bahasa Deskripsi Data (Data Definition Language)
Memungkinkan administrator database untuk mendefinisikan struktur logika database,
yang disebut skema. Skema tersebut mencakup:
a) Nama elemen data
b) Jenis data (numeric, alphabet data, dll) dan nomor posisi decimal jika elemen data
numeric.
c) Jumlah posisi (misalnya 9 posisi untuk nomor jaminan social)
Data Definition Language juga digunakan untuk mendefinisikan subskema, yang
merupakan database yang dapat dilihat pemakai individual. Data Definition Language dapat
digunakan untuk membuat, memdifikasi, dan menghapus tabel – tabel dalam lingkup
relasional.
2. Bahasa Manipulasi Data (Data Manipulation Language)
Data Manipulation Language mencakup perintah-perintah untuk pemutkhiran,
pengeditan, manipulasi, dan ekstraksi data. Dalam banyak kasus, pemakai tidak perlu
menggunakan Data Manipulation Language, tetapi program aplikasi (misalnya, program
penggajian atau Sistem akuntansi interaktif) secara otomatis menghasilkan pernyataan Data
Manipulation Language untuk memenuhi kebutuhan para pemakai.
3. Bahasa Kueri Data (Data Query Language)
Data Query Language adalah bahasa yang mudah digunakan atau penghubung yang
memungkinkan pemakai untuk meminta informasi dari database. Terdapat penghubung
bahasa alami yang memungkinkan para pemakai untuk meminta informasi dengan
menggunakan bahasa sehari-hari. Sistem tersebut dapat mengenali beragam gaya bahasa
permintaan, dan jika pemakai menyampaikan permohonan yang tidak lengkap, Sistem akan
menyampaikan pertanyaan seperlunya untuk memastikan masalahnya.
Mengapa Dibutuhkan Sistem Manajeman Database
Sistem manajemen database memadukan, menstandarisasikan dan menyediakan
pengamanan bagi berbagai aplikasi – aplikasi akuntansi. Meskipun memelihara file
independen adalah hal yang mudah, tetapi ada beberapa kekurangannya :
a. Unsur data yang sama digunakan untuk beberapa aplikasi yang berbeda; dalam file
independen, unsur data harus dimasukkan dalam masing – masing file aplikasi.
8
b. File harus didefinisikan dalam awal proses implementasi Sistem prosedur – prosedur
memiliki keterbatasan lebih karena struktur file yang ada dibandingkan karena perubahan
kebutuhan aplikasi.
c. Independensi diantara file seringkali menyebabkan terjadinya struktur – struktur yang
berbeda untuk data yang sama, juga akan terjadi, Sistem kode yang berbeda, abreviasi
(penyingkatan) yang berbeda, dan panjang field yang berbeda.
Disamping masalah manajemen data dan penyimpanan yang telah dibahas, setiap file
independen memerlukan intruksi – intruksi pemrosesan dan pemeliharaan sendiri, jika isi dan
struktur file distandarisasikan.
Independensi data pemecahan untuk masalah-masalah pemeliharaan file independensi
terletak pada pemisahan penanganan data secara fisik dengan penggunaan logisnya. Ini
merupakan perubahan mendasar, yaitu: (1) penyimpanan data terintegrasi dalam sebuah
database tunggal. (2) Seluruh akses kehimpunan file adalah melalui Sistem perangkat lunak
tunggal yang dirancang untuk mengelola aspek fisik penanganan dan penyimpanan data. File
database distrukturkan dan dikelola dengan Sistem DBMS. Kamus database adalah kumpulan
seluruh nama unsur data dalam database. Keuntungan lainnya dari DBMS adalah kemampuan
umumnya dalam menerapkan kode-kode keamanan ke unsure-unsur data dan atribut-atribut
pemrosesannya.