DIMENSI-DIMENSI ORGANISASI DAN KOMUNKASI

SERTA KOMUNIKASI DAN MOTIVASI

Disusun Sebagai Salah Satu Tugas Yang Diwajibkan

Dalam Mengikuti Perkuliahan Komunikasi kantor

Kelompok 3 :

.............

............

RISMA YOSEPPA SIHALOHO (7173344050)

SINDIANI BR WARUWU (7171144023)

PENDIDIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSTIAS NEGERI MEDAN

2019
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan yang Maha Esa dan maha
penyayang atas berkat dan karunianya kami masih menyelesaikan salah satu bentuk
penugasan dari mata kuliah komunikasi kantor.

Kami juga sangat berterimakasih kepada semua pihak yang telah berpartisispasi serta
ikut serta membantu dalam penyelesaian tugas ini, terlebih kepada dosen pengampu, yang
telah memberikan bimbingan serta arahan kepada kami sehingga mempermudah dalam
proses penyelesaian tugas ini.

Namun dalam proses penyelesaian tugas ini pasti masih terdapat beberapa kesalahan
baik itu dari segi penulisan kalimatnya maupun penuturan bahasanya untuk itu kami minta
maaf yang sebesar-besarnya.

Dan kami berharap saudara-saudara sekalian bisa memberikan kritik yang lebih
membangun terkait dengan makalah kami ini, Dan sebelumnya kami ucapkan terimakasih.

Medan, 04 Maret 2019

KELOMPOK 3
 BAB I

PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang

Menurut Everett M. Rogers, mengemukakan pendapatnya yaitu “Komunikasi adalah

suatu proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerimaan atau lebih
dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka”. Manusia pada umumnya
berkomunikasi untuk menyatakan dan mendukung identitas-diri dan untuk membangun
interaksi sosial dengan orang-orang yang berada di sekitar kita serta untuk mempengaruhi
orang lain untuk berpikir, merasa, atau bertingkah seperti yang kita harapkan (Thomas
M.S).Komunikasi adalah suatu proses penyampaian informasi (pesan, ide, gagasan) dari satu
pihak kepada pihak lain. Pada umumnya, komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang
dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat
dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-
gerik badan, menunjukkan sikap tertentu, misalnya tersenyum, menggelengkan kepala,
mengangkat bahu. Cara seperti ini disebut komunikasi nonverbal.

Dapat dikatakan bahwa, dimensi komunikasi berarti suatu ukuran yang berkaitan dengan
komunikasi. Didalam dimensi komunikasi terdapat beberapa hal yang saling berhubungan,
yang merupakan contoh dari dimensi komunikasi tersebut.

1.2 Rumusan Masalah

1. Seperti apa peran komunikasi internal dalam organisasi?

2. Seperti apa definisi komunikasi internal?
3. Seperti apa klasifikasi komunikasi internal?
4. Bagaimanakah strategi komunikasi internal?
5. Seperti apa definisi komunikasi internal?
6. Bagaimanakah bentuk komunikasi eksternal?
7. Pengertian motivasi
8. Bagaimana teori dari motivasi

1.3 Tujuan
 BAB II

PEMBAHASAN
A. DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI ORGANISASI

2.1 Peran Komunikasi Internal dalam Organisasi

Komunikasi internal yang berlangsung dalam organisasi menurut Cutlip, Center dan
Broom (2009: 268) didasarkan pada pernyataan visi dan pernyataan misi organisasi. Istilah
pernyataan visi dan misi saling terkait erat, akan tetapi ada perbedaan mendasar di antara
kedua konsep tersebut. Perbedaannya adalah jika pernyatan visi memberikan gambaran
tentang tujuan organisasi dalam pengertian yang luas. Sementara pernyataan visi merupakan
titik awal untuk menyusun pernyataan misi organisasi secara spesifik dan opresional.
Pernyataan visi merepresentasikan tujuan global yang menjelaskan prioritas umum yang
dikejar organisasi. Pernyataan visi yang efektif akan menjawab pernyataan dasar seperti;
“mengapa organisasi itu ada” dan “apa yang akan kita cari”. Visi bersama adalah bagian
integral dari kultur sebuah organisasi dan dikomunikasikan melalui hubungan internal.
Pernyataan visi mengungkapkan sasaran strategis dan tujuan masa depan dari sebuah
organisasi.
Cutlip, Center dan Broom (2009: 269) mengemukakan bahwa pernyataan misi menjawab
pernyataan “Bagaimana kita berbeda dengan pesaing kita?”. Pernyataan misis memberikan
tujuan, struktur dan strategi organisasi; legitimasi, nilai, partisipasi dan kepemilikan diantara
karyawan; kepemimpinan, tanggung jawab kepada komunitas, prioritas etis, dan komitmen
kepada public danstakeholder
Dari penjelasan mengenai pernyataan visi dan misi tersebut, dengan demikian, dapat
dikatakan bahwa pernyataan visi dan pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan
bagaimana proses komunikasi internal berjalan melalui interaksi dan informasi dalam bidang
pekerjaan sehingga menciptakan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi. Disitulah letak
peran penting dari komunikasi internal dalam sebuah organisasi.

2.2 Definisi Komunikasi Internal

Komunikasi internal didefinisikan oleh Lawrence D. Brennan (dalam Effendy, 2005: 122-
130) sebagai pertukaran gagasan di antara para adminiastrator dan karyawan dalam suatu
perusahaan atau organisasi guna terwujudnya tujuan perusahaan dengan strukturnya yang
khas (organisasi) dan pertukaran gagasan itu berlangsung secara horizontal dan vertical di
dalam perusahaan yang menyebabkan pekerjaan (operasi dan manajemen) berlangsung.

Komunikasi internal dalam sebuah organisasi itu ditunjang dalam beberapa bentuk
komunikasi antara lain:
1 Komunikasi vertical
Komunikasi vertical adalah komunikasi yang berlangsung dari atas ke bawah dan dari
bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke
pimpinan secara timbal balik.
 2 Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal adalah tindakan komunikasi ynag berlangsung di antara para
karyawan atau bagian ynag memiliki kedudukan yang setara.

3 Komunikasi diagonal
Komunikasi diagonal lintas saluran adalah komunikasi antara pimpinan seksi dengan
karyawan seksi lain.

2.3 Klasifikasi Komunikasi Internal

Berdasarkan jumlah orang yang terlibat dalam aktivitas komunikasi, komunikasi internal
dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis antara lain:
1. Komunikasi persona
Komunikasi persona ialah komunikasi dengan dua cara yaitu: komunikasi tatap muka dan
komunikasi bermedia. Komunikasi persona tatap muka berlangsung secara dialogis
sambil menatap sehingga terjadi kontak pribadi . ini disebut komunikasi antar persona.
Sementara itu, komunikasi persona bermedia adalah komunikasi dengan menggunakan
alat, umpamanya telepon, karena itu bersifat tidak langsung.
2. Komunikasi kelompok
Michael Burgoon (Wiryanto,2005)nmendefinisikan komunikasi kelompok sebagai
interaksi secara tatap muka antara tiga orang atau lebih. Dengan tujuan ynag telah
diketahui, seperti berbagi informasi, menjaga diri, pemecahan masalah, dimana anggita-
anggotanya dapat mengingat kharakteristik pribadi anggota-anggotanya yang lain secara
tepat. Sementara itu, Effendy, (2009: 126-127) mendefinisikan komunikasi kelompok
sebagai komunikasi antar seseorang dengan sekolompok orang dalam situasi tatap muka,
kelompok ini bias kecil, dapat juga besar.

2.4 Strategi Komunikasi Internal

Komunikasi internal memerlukan strategi tersendiri. Ia harus diposisikan lebih dari

rencana sederhana intervensi taktis dalam mendukung kegiatan perusahaan. Strategi ini harus
mempertimbangkan antara lain:
1. Market: Apakah organisasi tahu tentang kebutuhan khalayak? Bagaimana seharusnya
khalayak tersegmentasi?
2. Pesan: Apakah pesan organisasi yang ingin dicapai? Dalam cara apa pesan itu harus
disampaikan?
3. Media: Saluran apa yang paling cocok untuk segmen khalayak yang berbeda? Bagaimana
cara memaksimalkan jangkauan dan cut-trough? Apakah ada pedoman editorial yang
jelas untuk masing-masing?
4. Pengukuran: apakah ada jelas kriteria keberhasilan? Apa langkah-langkah yang maju dan
tertinggal?
Strategi ini akan menginformasikan cara terbaik untuk mengatur komunikasi yang
efektif.

2.5 Definisi Komunikasi Ekternal

 Komunikasi eksternal adalah semua cara ynag dilakukan oleh organisasi untuk
berkomunikasi dengan khalayak yang dijadikan sasaran organisasi. Komunikasi ekternal
ialah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Tujuannya
adalah menciptakan dan memelihara niata baik dan saling pengertian antara organisasi
dengan khalayak.

2.6 Bentuk Komunikasi Ekternal

Komunikasi eksternal meliputi:

1. Komunikasi dari organisasi ke khalayak
Pada umumnya bersifat informative, ynag dilakukan sedemikian rupa sehingga
khalayak memiliki keterlibatan, sehingga menciptakan kemunikasi yang sifatnya dua
arah.
2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi
Merupakan feedback atau umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang
dilakukan oleh organisasi.

B. KOMUNIKASI DAN MOTIVASI

2.1 Motivasi

Motivasi adalah sesuatu yang menyebabkan kita untuk bertindak. Seperti ketika kita
membutuhkan air untuk minum karena haus atau ketika ingin mendapatkan uang untuk
mencukupi kebutuhan keluarga. Pengertianmotivasi sering dipakai sebagai cara untuk
memulai suatu tindakan. Jadi, motivasi merupakan suatu proses atau langkah awal untuk
memulai sebuah tindakan atau pekerjaan.

Contoh-Contoh Motivasi

berikut ini contoh motivasi :

Seorang pelajar yang ingin mendapatkan ranking 1 di kelas nya maka ia akan sangat fokus
dan tekun pada setiap pelajaran, dia akan selalu memanfaatkan setiap waktu luang untuk
belajar. Ingin mendapatkan ranking 1 adalah motivasi mengapa ia selalu memanfaatkan
setiap waktu luang yang ada untuk belajar.

Berikut ini adalah contoh kata-kata motivasi yang sederhana :

"Saya harus fokus belajar karena saya ingin lulus ujian dengan nilai yang maksimal".

"Saya ingin membahagiakan keluarga, oleh sebab itu saya harus rajin bekerja".

2.2. Teori Motivasi

1. Teori Hierarki Maslow

Teori ini dikemukakan oleh Abraham Maslow, seorang psikologi pada tahun 1943.
Teori ini mengungkapkan jika 5 kebutuhan manusia tersebut berdasarkan hirarkinya. Dimulai
dari kebutuhan yang sangat mendasar hingga mencapai kebutuhan yang paling tinggi. Hal-hal
ini dibahas dalam teori Hirarki Kebutuhan. Berikut ini 5 kebutuhan manusia yang dibahas di
dalamnya.

1 Kebutuhan Fisiologis, kebutuhan manusia yang berupa makanan, minuman,

pakaian, udara, tempat tinggal, dan kebutuhan kebutuhan lainnya yang
digunakan untuk bertahan hidup. Kebutuhan ini merupakan kebutuhan yang
paling dasar.
2 Kebutuhan Keamanan, merupakan kebutuhan dari rasa aman akan kekerasan
fiisk ataupun psikis. Misalnya saja seperti lingkungan yang bebas polusi, rasa
aman dari kekerasan dan ancaman, dan lainnya.
3 Kebutuhan Sosial, dalam hal ini kebutuhan untk mencintai dan dicintai.
Manusia adalah makhluk sosial, sehingga tentunya membutuhkan orang lain di
dalam kehidupan mereka.
4 Kebutuhan Penghargaan, kebutuhan ini biasanya ada setelah kebutuhan
fisiologis, sosial, dan keamanan sudah terpenuhi. Kebutuhan Aktualisasi Diri,
 kebutuhan ini adalah kebutuhan yang tertinggi. Biasanya kebutuhan ini
merupakan kebutuhan seseorang yang ingin memenuhi ambisi pribadi.

2. Teori Motivasi MC Clelland

Konsep penting dari teori motivasi ini adalah pada kekuatan yang ada di dalam diri manusia,
yang mana merupakan motivasi prestasi. Menurut MC Clelland, individu dapat memiliki
motibasi jika memang dirinya memiliki keinginan untuk berprestasi lebih baik dibandingkan
lainnya. Terdapat 3 kebutuhan yang dijelaskan di dalam teori ini.

1 Kebutuhan prestasi yang tercermin dari keinginanya untuk mengambil tugas yang bisa
dipertanggung jawabkan secara individu. Dalam hal ini, seseorang harus bisa
menentukan tujuan yang logis dengan memperhitungkan resiko yang ada serta
melakukannya secara kreatif dan inovatif.
2 Kebutuhan Afiliasi.
3 kebutuhan Kekuasaan, kebutuhan ini dapat terlihat pada diri seseorang yang ingin
memiliki pengaruh atas diri orang lain. Mereka haruslah peka terhadap struktur
pengaruh antara satu sama lainnya, bahkan mencoba untuk menguasai orang tersebut
hingga mengatur tingkah lakunya.

3. Teori X dan Y Mc Gregor

Teori motivasi ini menggabungkan dari terori eksternal dan internal yang kemudian
dikembangkan MC Gregor. Gregor merumuskan dua perbedaan dasar dari perilaku manusia.
Kedua teori ini yang kemudian dikenal dengan Teori X dan Y.

A. Teori-teori X:

1 Kebanyakan pekerja itu malas, tidak senang bekerja bahkan jika bisa akan
menghindari hal tersebut.
2 Karena pada dasarnya memang tidak senang bekerja, maka harus dilakukan
pemaksaan dan pengendalian. Bahkan diperlakukan hukuma serta diarahkan agar
dapat mencapai tujuan dari organisasi.
3 Rata rata pekerja memang lebih ingin dibimbing, memiliki ambisi kecil, kemauan diri
sendiri atas segalanya, dan terkadang berusaha untuk menghindari tanggung jawab.
4 Teori ini memang masih banyak digunakan beberapa organisasi dikarenakan para
manager menganggap jika anggapan-anggapan dalam teori tersebut adalah benar serta
bisa diamati dari perilaku manusia. Namun sesuai dengan anggapa yang ada, teori
tersebut memang tidak bisa menjawab semua pertanyaan.

B. Teori-teori Y:
 Berikut ini anggapan dasar dalam teori Y:

1 Usaha fisik dan mental yang telah dilakukan manusia sama dengan kegiatan bermain
dan istirahat.
2 Rata Rata seseorang akan mau belajar jika dalam kondisi yang layak, tak hanya
menerima namun juga ikut mencari tanggung jawab.
3 Ada kemampuan yang sangat besar dalam kecerdikan, daya imajinasi, serta kualitas
yang digunakan untuk memecahkan masalah dalam organisasi yang tersebar luas di
seluruh pegawai.
4 Pengendalian yang dilakukan dari luar hukuman bukanlah cara yang tepat untuk
mengarahkan kepada tujuan organisasi

4. Teori Motivasi Herzberg

Teori Herzberg ini sering dikenal sebagai teori dua faktor atau teori M-H. Teori ini
menjelaskan bagaiamana seorang manajer bisa mengendalikan faktor-faktor yang dapat
memberikan kepuasan kerja ataupun tidak. Berdasarkan penelitian yang ada, dua kelompok
faktor tersebut dapat mempengaruhi individu dalam organisasi yaitu motivasi. Motivasi disini
sebagai faktor dari sumber kepuasan kerja seperti prestasi, tanggung jawab, dan penghargaan.

Kelompok dari faktor kedua merupakan “iklim baik” yang mana dapat dibuktikan
bukan sebagai sumber dari kepuasan kerja namun sebagai sumber ketidakpuasan kerja.
Faktor ini biasanya merupakan kondisi kerja, hubungan antara individu, serta teknik
pengawasan dan gaji. Perbaikan dari faktor faktor ini bisa mengurangi ketidakpuasan kerja
lebih efisien, namun tidak bisa mengakibatkan dorongan kerja. Faktor “iklim baik” ini tidak
akan memicu motivasi hanya saja jika tidak ada fakor ini maka tidak berfungsinya faktor
motivasi.

5. Teori ERG Clyton Alderfer

1 Semakin tidak terpenuhinya kebutuhan tertentu, maka akan membuat keinginan untuk
memuaskannya semakin besar.
2 Kuatnya keinginan untuk memuaskan kebutuhan “lebih tinggi” akan semakin besar
bila kebutuhan rendah telah dapat dipenuhi dengan baik.
3 Semakin sulit memuaskan kebutuhan yang tingkatannya lebih tinggi, maka akan
membuat keinginan memenuhi kebutuhan yang mendasar lebih besar.

Pandangan ini sepertinya didasarkan pada sifat pragmatisme manusia, yang mana
dikarenakan dasar akan keterbatasannya maka seseorang bisa menyesuaikan dirinya pada
kondisi yang objektif.
 BAB III

PENUTUP
3.1 kesimpulan

1. Pernyataan visi dan pernyataan misi suatu organisasi menggambarkan bagaimana proses
komunikasi internal berjalan melalui interaksi dan informasi dalam bidang pekerjaan
sehingga menciptakan tujuan yang hendak dicapai oleh organisasi. Disitulah letak peran
penting dari komunikasi internal dalam sebuah organisasi.
2. Komunikasi internal dalam suatu organisasi terbagi menjadi beberapa bentuk yaitu
komunikasi vertical, horizontal dan diagonal.
3. Klasifikasi komunikasi internal terbagi dua yaitu komunikasi persona dan komunikasi
kelompok.
4. Strategi komunikasi internal harus memperhatikan market, pesan, media, dan
pengukuran.
5. Komunikasi eksternal menciptakan dan memelihara niat baik dan saling pengertian
antara organisasi dan khalayak.

6. Bentuk komunikasi eksternal terdiri dari komunikasi dari organisasi ke khalayak dan
komunikasi dari khalayak ke organisasi.