Laboratorium Teknik Informatika

Universitas Pasundan 2013

Praktikum
Penerapan Komputer
Modul 2 : Penggunaan Mail Merge, Columns dan
Equations

Tujuan : Membuat praktikan dapat menggunakan fitur Mail Merge untuk mempermudah
pekerjaan dalam pembuatan surat, sertifikat dan amplop. Serta dapat memanfaatkan fitur
Columns dan Equation dalam pembuatan sebuah paper.
1. Mail Merge?

Mail Merge fitur pada Microsoft Office Word yang dapat mempermudah pekerjaan kita
pada saat pembuatan dokumen yang isinya sama namun dengan tujuan yang berbeda seperti
pembuatan surat, sertifikat, amplop atau dokumen sebagainya.

Secara umum terdapat dua dokumen yang terlibat dalam pemanfaatan fitur Mail Merge,
diantaranya yaitu :

 Dokumen Induk, merupakan dokumen utama yang isinya sama untuk semua penerima
 Sumber Data, merupakan dokumen yang khusus berisi tentang data dari masing-masing
penerima, misalnya seperti nama dan alamat penerima. Dokumen sumber data dapat
dibuat di Ms. Office Excel, Ms. Office Access, Ms. Office Address Lists ataupun Contact
pada Ms. Office Outlook.

Pada kesempatan kali ini, kita akan coba memanfaatkan fitur mail merge pada pembuatan
surat undangan rapat. Dokumen sumber data akan dibuat menggunakan Ms. Office Excel, karena
dirasa akan lebih cepat.

Selanjutnya, silahkan ikuti langkah – langkah berikut ini :

 Buat dokumen baru pada Ms. Office Word dan simpan dengan nama nrp_latihan1-modul2
(nrp diganti dengan nrp masing - masing).

 Buka file Modul-PK02-Resources.docx kemudian salin surat undangannya kedalam file

nrp_latihan1-modul2, sehingga terlihat seperti gambar dibawah

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 1

 Selanjutnya, kita akan membuat dokumen sumber data yang isinya adalah data tentang nama
dan alamat yang dituju oleh undangan diatas dengan menggunakan Ms. Office Excel.
 Buat dokumen baru pada Ms. Office Excel, simpan dengan nama sumber_data
 Ketikkan data nama dan alamat seperti berikut

 Tekan Ctrl + S untuk menyimpan data tersebut

 Selanjutnya, kembali kepada file surat undangan yang telah dibuat di Ms. Office Word

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 2

 Klik menu Mailings, pada kolom Start Mail Merge pilih Select Recipients , akan
muncul drop down menu lalu pilih Use Existing List…

 Pilih file sumber_data yang tadi telah dibuat,

 Kemudian Klik tombol Open

 Akan muncul window Select Table seperti dibawah. Pilih Sheet1$, kemudian checklist pada
pernyataan First row of data contains column headers dan klik tombol OK

 Letakkan kursor tepat setelah kata nomor :

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 3

 Kursor

 Masih di menu Mailings, pada kolom Write & Insert Fields pilih Insert Merge Field ,
kemudian pilih field No

Field No yang telah dimasukan

 Lakukan langkah yang sama untuk memasukkan field nama dan divisi sehingga hasilnya
terlihat seperti gambar berikut

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 4

 Untuk dapat melihat hasilnya, klik Preview Results pada kolom Preview Results di
menu Mailings

 Data nama dan alamat yang ada pada file sumber_data akan muncul, berikut hasilnya

Navigasi untuk melihat

no,nama dan divisi lain

 Jika terjadi perubahan atau penambahan data pada file sumber_data maka setelahnya

diharuskan untuk memilih menu Edit Recipient List , kemudian pada window Mail
Merge Recipients pilih file sumber_data.xlsx pada kolom Data Source lalu klik tombol
Refresh dan klik tombol OK. Hal ini dilakukan supaya data yang ditambahkan dapat
terlihat.

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 5

2. Penggunaan Fitur Columns dan Equation
Fitur Columns digunakan untuk membagi halaman (page) kedalam beberapa kolom yang
dibutuhkan, sehingga teks dapat terbagi sesuai dengan jumlah kolom (split teks), contoh yang
sering kita jumpai adalah gaya penulisan pada sebuah koran.
Sedangkan fitur Equation digunakan untuk mempermudah penulisan – penulisan rumus
matematika atau rumus lainnya serta simbol – simbol yang biasanya digunakan. Untuk dapat
memanfaatkan ke – dua fitur ini, silahkan ikuti langkah - langkah berikut, dengan contoh kasus
yang diambil adalah pembuatan paper.

 Buat dokumen baru pada Ms. Office Word dan simpan dengan nama nrp_latihan2-modul2
(nrp diganti dengan nrp masing - masing)
 Salin Resources materi 2 (sebuah potongan skripsi) kedalam dokumen baru yang telah
dibuat diatas
 Blok atau sorot semua konten Pendahuluan, sehingga terlihat seperti berikut (bagian abstrak
tidak di blok atau disorot)

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 6

 Pilih menu Page Layout, pada kolom Page Setup klik menu Columns , akan muncul
drop down menu kemudian pilih Two

Membagi halaman
menjadi 2 kolom

 Sehingga konten pada halaman akan terlihat seperti berikut

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 7

 Selanjutnya kita akan coba menuliskan rumus yang diminta pada paper diatas. Terdapat 5
rumus yang harus dimasukkan, yaitu masing – masing pada [ Penulisan Rumus 1 ] s/d
[ Penulisan Rumus 5 ] dengan daftar rumus sebagai berikut.

Kode Penulisan Rumus Rumus yang harus dimasukkan

[ Penulisan Rumus 1 ]

[ Penulisan Rumus 2 ]

[ Penulisan Rumus 3 ]

[ Penulisan Rumus 4 ]

[ Penulisan Rumus 5 ]

 Hapus penulisan rumus 1, dan simpan kursor di tempat tersebut. Perhatikan gambar
dibawah

 Pilih menu Insert, pada kolom Symbols klik Equation ,

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 8

 sehingga kursor pada konten berubah menjadi seperti berikut

 Pilih symbol yang sesuai dengan rumus yang harus dimasukkan pada penulisan rumus 1.
Perhatikan menu Design pada Equation Tools

 Pada kolom Structures pilih menu Integral, kemudian cari format penulisan sesuai dengan
yang dibutuhkan

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 9

 Sehingga akan terlihat seperti berikut, kemudian tinggal sesuaikan dengan rumus yang
seharusnya dituliskan

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 10

Latihan
1. Dengan menggunakan fitur Mail Merge, buatlah tagihan internet bulanan untuk minimal 5
orang pelanggan dengan format tagihan sebagai berikut:

Catatan : Pelanggan dapat ditentukan sendiri sesuai kebutuhan

2. Lanjutkanlah penulisan rumus pada materi ke dua

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 11

Tugas 1

Buatlah sebuah makalah terkait dengan salah satu mata kuliah yang telah ataupun sedang di
ambil.

Ketentuan Tugas

1. Judul makalah dapat dipilih sendiri sesuai kebutuhan

2. Makalah minimal mempunyai 10 halaman
3. Terdapat daftar isi yang dibuat secara otomatis
4. Terdapat daftar gambar, daftar tabel secara otomatis – OPTIONAL jika ada maka akan
mendapat nilai Plus
5. Terdapat footer yang berisikan text judul bab yang terkait serta penomoran halaman
6. Terdapat penggunaan fitur Columns yang membagi halaman menjadi 2 bagian
7. Terdapat penggunaan Equation (penggunaan penulisan rumus)
8. Dikumpulkan dalam bentuk soft copy kepada asistennya masing – masing pada pertemuan
berikutnya
9. Format nama filenya nrp_Tugas1_Penkom_Shift
contoh (08304001_Tugas1_Penkom_Senin-17.00-SB601)
10. Bagi yang tidak mengumpulkan akan diberikan nilai 0 (nol)

Modul 02 - Praktikum Penerapan Komputer 12