Analisa Perancangan Sistem Kerja

Identifikasi Masalah
 Merupakan langkah awal untuk melakukan perbaikan
 Kadang permasalahan ada begitu banyaknya, sehingga sukar
untuk terdeteksi semuanya
 Perlu ketajaman pikiran
 Kadang dapat dideteksi secara tidak langsung
 Sering ada permasalahan yang “tidak terlihat”, “tidak
terduga”atau “tidak disadari”…
 Ada pula masalah yang berbeda sama sekali bila dilihat dari
sudut pandang yang berbeda
 Sering ada ilusi-ilusi tertentu
 Memerlukan sikap kritis dan sistematis
 Seringkali memerlukan latihan untuk “menajamkan mata”
 Bila permasalahan telah teridentifikasi, diperlukan kreatifitas
untuk mencari alternatif-alternatif pemecahan masalah
Q:
Mengapa kita harus meng-identifikasi
permasalahan terlebih dahulu
(sebelum mengambil keputusan
penting atau mengambil tindakan
tertentu)?
Sekedar mengingatkan:

Syarat untuk dapat mengiden-tifikasi

masalah dengan baik

 Kritis
 Sistematis
Beberapa Tools untuk Identifikasi Masalah

 7 Tools
 Peta-peta Kerja
 5W-2H 5 Why
 NBM QEC
 RULA REBA
 OWAS PDCA
7 Tools
 Lembar periksa (cheek sheet)
 Histogram
 Diagram pareto
 Diargram sebab akibat
 Stratifikasi
 Diagram tebar
 Grafik dan peta kendali

7 Tools
CHECKSHEET
Deskripsi - Tujuan :
 Adalah sebuah formulir yang disiapkan untuk
mengumpulkan, mengkonfirmasi dan menganalisis
data.

Digunakan bila :
 Mengumpulkan data berupa frekuensi atau pola
kejadian, masalah, defect dan lain-lain.
 Data dapat dikumpulkan dan diobservasi secara
berulang oleh orang yang sama atau pada lokasi yang
sama.
CHECKSHEET

Prosedur :
1. Tentukan apa yang akan diobservasi dan buat definisi
operasionalnya.
2. Tentukan kapan dan berapa banyak data yang akan
diambil.
3. Rancang formulir yang memudahkan pencatatan data
dan beri judul atau keterangan.
4. Coba untuk perioda yang pendek dan pastikan data
yang akan diamati tercatat serta kemudahan
pencatatan.
5. Lakukan pengambilan data.
Check Sheet

Penyebab masalah Tally Frekuensi

Salah jadwal 111111111111 12

Gerakan tdk efisien 11111 5

Kecerobohan 11 2

Material terlambat 1111111111 10

Spec material tdak cocok 1111111 7

Suplier 1111 4

Spare part mesin kosong 11111 5

Aliran informasi terlambat 111111111 9

Histogram
 Alat penyajian data secara visual
 Proses penyusunan :
○ Perhatikan check sheet
○ Gambarkan tiap masalah
○ Perhatikan modus

 Gambaran bentuk distribusi (cacah)

karakteristik mutu yang dihasilkan oleh
data yang dikumpulkan melalui check
sheet
Contoh Histogram
Histogram
PARETO CHART

Deskripsi - tujuan :
 Diagram batang dimana panjang batang menunjukkan
frekuensi suatu kejadian, atau memvisualisasikan
signifikansi suatu kejadian.
Digunakan bila :
 Menganalisa data kelompok untuk mencari pola-pola yang
telah diinginkan.
 Mengfokuskan pada masalah atau sebab yang paling
signifikan.
 Mencari hubungan sebab-akibat dengan membandingkan
sebuah pareto sebab dan pareto akibat.
 Mengevaluasi perbaikan dengan membandingkan pareto
sebelum dan pareto sesudah perbaikan.
PARETO CHART

Prosedur :
1. Tentukan kategori yang akan digunakan.
2. Tentukan periode waktu yang diamati.
3. Tentukan ukuran yang digunakan seperti frekuensi,
prosentase, ongkos, waktu dan kuantitas.
4. Kumpulkan data.
5. Tentukan skala peta yang akan digunakan.
6. Bentuk dan beri nama untuk setiap kategori dan tempatkan
yang tertinggi pada sebelah kiri dan seterusnya ke kanan.
7. Hitung persentase dari setiap kategori terhadap total untuk
semua kategori.
Diagram Pareto
Diagram Pareto
CAUSE & EFFECT

Deskripsi - Tujuan :
 Menentukan hubungan antara sebab dan akibat
terutama dalam menstrukturkan Brainstorming
yang menginginkan pemilihan ide kedalam
kategori tertentu.
Digunakan bila :
 Diperlukan pemikiran yang luas tentang sebab-
sebab yang mungkin.
 Pemikiran berkelompok memungkinkan
terjadinya “chaos”.
CAUSE & EFFECT

Prosedur :
1. Tentukan pokok permasalahan (akibat utama) dan tulis pada bagian
tengah sebelah kanan.
2. Bangkitkan beberapa kategori sebab utama. Gunakan kategori
metoda, peralatan, orang, material, pengukuran dan lingkungan.
3. Tarik garis mendatar dari akibat utama, kemudian buat cabang
yang menghubungkan garis dari akibat utama ke sebab utama.
4. Untuk setiap sebab utama, tanyakan “Mengapa sebab utama
tersebut bisa terjadi?”. Catat jawaban yang diperoleh (sebut
sebagai sub-sebab) dan gambarkan sebagai ranting dari sebab
utama.
5. Ulangi langkah 4 untuk setiap sub-sebab dan buat anak rantingnya.
 Fish Bone

mesin material manusia

Tdk mengikuti
Mesin rusak Spec tdk sesuai
SOP
Spare part
Terlambat dipesan Tidak trampil
kosong

Order terlamba
dikirim
Banyak gerakan
Banyak demo
tdk efisien
Suplier telat Aliran inform.
mengirim Tdk lancar
Salah jadwal

lingkungan metoda informasi

Stratifikasi
 Gambaran pengelompokkan
sekumpulan data atas dasr karakteristik
yang sama
Jumlah Tidak Lulus

Produk A 60 15

Produk B 45 5

Produk C 75 16
SCATTER DIAGRAM

Deskripsi - tujuan :
 Digunakan untuk membantu mengidentifikasi hubungan antara
dua variabel. (penyebab yang diduga dan akibat yang timbul)

Digunakan bila :
 Mengidentifikasi akar-akar sebab yang potensial.
 Telah diperoleh hubungan sebab-akibat dengan diagram fish-
bone.
 Menjelaskan dua pengaruh yang terjadi oleh sebab yang
sama.
SCATTER DIAGRAM

Prosedur :
1. Kumpulkan pasangan data dari 2 variabel.
2. Plot pasangan data tersebut pada grafik.
3. Perhatikan pola titik-titik untuk melihat apakah
ada hubungan jika tidak ditemukan sebuah
bentuk jenis, luas, lengkapi langkah 4 sampai 7.
4. Bagi titik-titik tersebut dalam 4 kuadran dengan
sumbu vertikal dan horizontal masing-masing
ditengah kelompok titik-titik tersebut
SCATTER DIAGRAM

Prosedur (lanjutan):
5. Hitung jumlah titik dalam setiap kuadran.
6. Hitung :
 A = jumlah titik kuadran I + kuadran III
 B = jumlah titik kuadran II + kuadran IV
 Q = min (A,B)
 N=A+B
7. Tentukan “batas” untuk setiap N dengan menggunakan tabel uji
kecenderungan
 Jika Q < batas, maka kedua variabel berhubungan.
 Jika Q > batas, maka pola terjadi karena sebab-sebab acak.
Scater diagram
CONTROL CHART

Deskripsi - Tujuan :
 Peta yang digunakan untuk menganalisa variasi dari sebuah
proses melalui pemetaan data historis proses (variabel atau
atribut).
 Menetapkan batas-batas tindakan pengambilan keputusan
dalam pengendalian mutu secara statistik.

Digunakan bila :
 Memastikan apakah proses dalam keadaan stabil.
 Menganalisis pola variasi proses karena sebab khusus atau
sebab umum.
 Akan menerapkan perbaikan kualitas proses.
 Mengamati dan mengendalikan proses yang sedang berjalan.
CONTROL CHART

Prosedur :
1. Tentukan jenis peta kontrol yang sesuai dengan data.
2. Tentukan perioda pengambilan data dan lakukan pengambilan data.
3. Bentuk peta kontrol (batas-batas) yang sesuai dan petakan data yang
diperoleh.
4. Perhatikan posisi data dan selidiki “signal” yang menunjukkan kondisi
“out-of-control”. Jika ada, cari sumber penyebabnya (gunakan fishbone
diagram).
5. Lakukan perbaikan yang diperlukan.
6. Lanjutkan pengambilan data dan petakan data-data tersebut.
CONTROL CHART

Catatan :
 Untuk membentuk peta pertama kali, ambil data pada kondisi yang
diasumsikan paling stabil (usahakan lebih dari 30 data), demikian halnya
setelah dilakukan perbaikan proses.
 Beberapa aturan yang mengindikasikan kondisi “out-of-control” adalah satu
titik di luar batas kontrol, beberapa titik di satu sisi peta kontrol,
kecenderungan data (trend).
 Penentuan kondisi “out-of-control” berdasarkan pada uji statistik apakah ada
sebab-sebab khusus (bukan sebab random), dapat terjadi kesalahan “false
alarm”.
 Penentuan perioda pengambilan data didasari oleh perkiraan kecepatan
perubahan proses yang diamati. Jika frekuensi pengambilan data tinggi
dapat terjadi “autocorrelation”.
CONTROL CHART

Pembentukan peta kendali X dan R

Informasi Peta
 Proses :
 Tanggal pengambilan data :
 Dikumpulkan oleh :
 Tanggal peta :
CONTROL CHART

1. Tentukan ukuran sampel (sub-group) n=……

2. Tentukan jumlah data yang akan diambil N=……
3. Hitung rata-rata sub-group X dan rentang sub-group R
4. Hitung rata-rata keseluruhan X dan rentang R
5. Hitung batas-batas kendali peta X
 Batas kontrol bawah = X – A2 R
 Batas kontrol atas = X + A2 R
6. Hitung batas-batas kendali peta R
 Batas kontrol bawah = D3 R
 Batas kontrol atas = D4 R
Nilai-nilai diperoleh dari tabel untuk n tertentu.
8 Langkah untuk menggunakan 7 tools
1. Bila terdapat banyak masalah, pilih dan kerjakanlah satu masalah
yang paling penting untuk diselesaikan terlebih dahulu. Alat yang
digunakan :
- check sheet
- histogram
- diagram pareto
- peta kontrol

2. Cari penyebab dari masalah tersebut dengan melakukan brain

storming. Alat yang digunakan :
- Cause-Effect Diagram (gambarkan masalah di sebelah kanan dan
dugaan penyebabnya di sebelah kiri secara terstruktur)

3. Periksa, apakah sebab-sebab yang digambarkan diatas terbukti

secara empiris setelah terlebih dahulu disaring sebab akibat yang
kuantitatif. Alat yang digunakan
-Scatter Diagram
8 Langkah untuk menggunakan 7 tools

4. Cari sebab yang paling dominan. Alat yang digunakan :

- Check sheet
- Histogram
- Diagram Pareto
- Peta kontrol

5. Rencanakan pemecahan masalah dengan menggunakan

formula 5W & 1H

6. Laksanakan secara konsisten dan periksa hasil perbaikan,

kemudian bandingkan sebelum dan sesudah perbaikan. Alat
yang digunakan :
- Check sheet
- Histogram
- Diagram Pareto
8 Langkah untuk menggunakan 7 tools

7. Cegah berulangnya masalah agar tidak terjadi lagi

masalah yang sama dengan cara :
a. Tetapkan standar yang baru
b. Bila perlu ubah patokan-patokan yang lama

8. Kembali ke masalah semula (apakah masalah yang

telah diperbaiki sudah bergeser / belum) jika sudah
bergeser lanjutkan ke masalah berikutnya, jika belum
/ masih dominan ulangi cara pemecahan dengan
menetapkan sasaran baru (target perbaikan yang
baru)
5W-1H

What
Who How
Where
When
Why
 what : apa yang perlu diperbaiki
 why : mengapa perbaikan diperlukan
 who : siapa yang harus melakukan
perbaikan
 where : di mana perbaikan perlu
dilakukan
 when : kapan perbaikan perlu dilakukan
 how : bagaimana perbaikan
dilaksanakan
 5 Why:

Menanyakan “mengapa” beberapa kali

sampai didapatkan akar permasalahannya
 Contoh 5 Why:
Mesin “X” sering mati

Mengapa?
PCB mati
Mengapa?
Temperatur terlalu
tinggi
Mengapa?
Ventilasi tidak lancar

Mengapa?
Lubang ventilasi
terhalang
Then, Mengapa?

What next?
Lubang Ventilasi tidak
dibersihkan secara