PEDOMAN PENGORGANISASIAN

UNIT REKAM MEDIS

RSUD MUARA BELITI TAHUN 2019

RSUD MUARA BELITI

JL.PANGERAN MOEHAMAD AMIN KOMPLEK PERKANTORAN PEMERINTAH

KABUPATEN MUSI RAWAS TELP.(0733)4552449 KODE POS:31661

 KEPUTUSAN DIREKTUR
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MUARA BELITI KABUPATEN MUSI RAWAS

NOMOR : 445 / / KPTS /RS.MB/ 2019

TENTANG

KEBIJAKAN PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS

RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MUARA BELITI KABUPATEN MUSI RAWAS

DIREKTUR RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MUARA BELITI

KABUPATEN MUSI RAWAS

Menimbang : a. Bahwa dalam upaya meningkatkan mutu pelayanan Rumah

Sakit, maka diperlukan penyelenggaraan rekam medis yang
bermutu tinggi;
b. Bahwa agar pelayanan Rekam Medis di Rumah Sakit dapat
terlaksana dengan baik, perlu adanya kebijakan Direktur Rumah
Sakit sebagai landasan bagi penyelenggaraan Rekam Medis di
Rumah Sakit
c. Bahwa sehubungan dengan hal tersebut di atas perlu ditetapkan
Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit.

Mengingat 1. Undang-undang Nomor : 29 Tahun 2009 tentang Praktek

Kedokteran
2. Undang-undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan
3. Undang-Undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
4. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :
147/Menkes/Per/I/2010 tentang Perijinan Rumah Sakit.
5. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor :
:
269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis
6. Surat Keputusan Menteri Kesehatan RI

MEMUTUSKAN
Menetapkan : KEBIJAKAN KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH
SAKIT UMUM DAERAH MUARA BELITI KABUPATEN
MUSI RAWAS TENTANG PENYELENGGARAAN
REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT

Direktur Rumah Sakit mencabut dan menyatakan

KESATU : tidak berlaku lagi kebijakan Nomor :
3030/KBJ/RM/RSI- SA/VI/2013, tentang Kebijakan
Penyelenggaraan Pelayanan Rekam Medis Rumah
Sakit.
KEDUA : Kebijakan Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah
Sakit sebagaimana terlampir dalam keputusan ini.
KETIGA : Surat keputusan ini berlaku sejak ditetapkan dan akan
dilakukan evaluasi setiap tahunnya.
KEEMPAT : Apabila hasil evaluasi mensyaratkan adanya
perubahan dan perbaikan, maka akan dilakukan
perubahan dan perbaikan sebagaimana mestinya

Ditetapkan di : Muara Beliti

Pada tanggal :
DIREKTUR RSUD MUARA BELITI
KAB. MUSI RAWAS

dr. RENY SYARTIKA, M.Ec, Dev

NIP. 19720117 200212 2 006

DAFTAR ISI
Halaman Judul............................................................................................. i
Surat Keputusan Direktur RSUD Muara Beliti........................................... ii
Daftar Isi...................................................................................................... v
BAB I. Pendahuluan.................................................................................... 1
BAB II. Gambaran Umum RSUD Muara Beliti.......................................... 2
BAB III. Visi, Misi, Falsafah, Nilai Dan Tujuan RS. Baptis Batu ............. 5
3.1. Visi ...................................................................................................... 5
3.2. Misi ...................................................................................................... 5
3.3. 5
Falsafah ................................................................................................
3.4. Nilai-Nilai ............................................................................................ 6
3.5. Tujuan .................................................................................................. 6
3.6. Motto .................................................................................................... 6
BAB IV. Struktur Organisasi RS. Baptis Batu ........................................... 7
4.1. Bagan 7
Organisasi .................................................................................
4.2. Keterangan / 7
Pengertian .......................................................................
BAB V. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis.................................... 11
5.1. Tanggung Jawab Bagian Rekam Medis............................................... 12
5.2. Keanggotaan Bagian Rekam 12
Medis .....................................................
5.3. Panitia Rekam Medis ........................................................................... 13
5.4. Struktur Organisasi Panitia Rekam Medis ........................................... 14
5.5. Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis ............................................... 14
5.6. Keanggotaan Panitia Rekam 15
Medis .....................................................
5.7. Tata Kerja Panitia Rekam Medis ......................................................... 15
BAB VI. Uraian Jabatan ............................................................................. 17
6.1. Kepala Bagian Rekam Medis............................................................... 17
6.2. Petugas Rekam 19
Medis ..........................................................................
6.3. Petugas Pendaftaran 22
Pasien..................................................................
6.4. Petugas Filing DRM............................................................................. 27

BAB VII. Tata Hubungan

Kerja...........................................................................
7.1 Skema Hubungan Kerja.........................................................................
 7.2 Hubungan Internal.................................................................................
7.3 Hubungan
Eksternal...............................................................................
BAB VIII. Pola Ketenagaan Dan
Kualifikasi.......................................................
8.1. Tabel Kualifikasi Sumber Daya...........................................................
BAB IX. Kegiatan
Orientasi................................................................................
BAB X. Pertemuan / Rapat...........................................................................
10.1 Rapat Rutin Internal.............................................................................
10.2 Rapat Rutin / Koordinasi Dibawah Manajer Rawat Jalan...................
10.3 Rapat Kerja Antar Unit.......................................................................
10.4 Rapat Insidentil...................................................................................
BAB XI. PELAPORAN..............................................................................
11.1 Laporan Mingguan..............................................................................
11.2 Laporan Bulanan Internal....................................................................
11.3 Laporan Bulanan Eksternal..................................................................
11.4 Laporan Tahunan Internal....................................................................
11.5 Laporan Tahunan Eksternal.................................................................

BAB I

PENDAHULUAN

Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti kemajuan

ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah sakit di Indonesia
sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum dilaksanakan dengan baik
atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang benar.
Dengan adanya UU Nomor 29 tahun 2004 tentang Praktik Kedokteran, maka
kepada semua petugas kesehatan diwajibkan untuk menyimpan rahasia kedokteran
termasuk berkas rekam medis.
Disebutkan maksud dan tujuan dari peraturan-peraturan tersebut dibuat agar
institusi pelayanan kesehatan termasuk rumah sakit, dapat menyelenggarakan rekam
medis dengan sebaik-baiknya. Demikian juga dengan diberlakukannya Permenkes
No.269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis yang merupakan landasan hukum
bagi semua tenaga medis dan para medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting dalam
proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman organisasi maupun pedoman pelayanan rekam medis
tentang tata cara penyelenggaraan rekam medis yang harus dilaksanakan dan dipatuhi
oleh seluruh tenaga kesehatan baik medis, para medis maupun non medis yang bertugas
di Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti.

BAB II

GAMBARAN UMUM RSUD MUARA BELITI

Kabupaten Musi Rawas setelah diberlakukannya Otonomi Daerah Tahun 2001,

wilayah Administrasi dimekarkan menjadi 2 (dua) wilayah terdiri dari Kabupaten Musi
Rawas dan Kota LubukLinggau yang sebelumnya beribukota di Kota Lubuk Linggau
menjadi dipindakan ke Kota Muara Beliti sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 46
tahun 2005 tentang pemindahan ibu Kota Kabupaten Musi Rawas. Pada Tahun 2013
Kabupaten Musi Rawas terpecah kembali denan terbentuknya Kabupaten Musi Rawas
Utara ( Muratara ) sebagai Daerah Otonom Baru (DOB).
 Pemekaran wilayah menyebabkan pengembangan insfrastruktur kesehatan yang
kurang memadai, Kabupaten Musi Rawas menjadi Daerah Terpencil, rawan kecelakaan
karena merupakan daerah perbatasan dengan kabupaten/Kota dan Propinsi lain, dan juga
belum memiliki rumah sakit yang berada di ibukota kabupaten yang baru.
Berlandaskan hal tersebut, pada tahun 2007 Rumah Sakit Umum Daerah Muara
Beliti Kabupaten Musi Rawas di bangun, dengan perletakan batu pertama dilakukan oleh
Bupati Musi Rawas H. Ridwan Mukti pada tanggal 6 Juni 2007. Rumah Sakit Umum
Daerah Muara Beliti ini dibanguan melalui sharring dana APBD Kabupaten Musi rawas
yang berdasarkan SPMK : No.19/KPTS/KetapkerRS.Beliti/2007, dimana dana APBD
Kabupaten digunakan untuk menyediakan lahan seluas 8 hektar dan juga dana APBD
berdasarkan DIPA No.2466.0/02404/2007 dari Anggaran Kementerian Kesehatan RSD di
gunakan untuk pembangunan fisik dan pengadaan alat-alat kesehatan, maka pada tahun
2010 sudah tersedia pelayanan kesehatan pada RSUD Muara Beliti Kabupaten Musi
Rawas.
Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti Kabupaten Musi Rawas sampai saat ini
secara organisasi masih merupakan Unit Pelaksana Tehnis yang bertanggung jawab
langsung kepada Kepala Dinas Kesehatan Musi Rawas,dan secara taktis operasional
bertanggung jawab langsung kepada Bupati Musi Rawas. Pemberi pelayanan kesehatan
bagi masyarakat sekitar dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Kepala Dinas Kesehatan
Musi Rawas Nomor 633/KPTS/DINKES/2016 Tentang Ijin Operasional Tetap RSUD Muara
Beliti Kabupaten Musi Rawas.
Secara Geografis Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti Kabupaten Musi
Rawas berada pada pusat ibukota Kabupaten yang berlokasi di Kelurahan Muara Beliti
Baru Kecamatan Muara Beliti, dan tepatnya di Jalan Pangeran Moehamad Amin Komplek
Perkantoran Pemerintahan Kabupaten Musi Rawas Propinsi Sumatera Selatan dengan
NO Telpn (0733) 4540193,RSUD Muara Beliti Kabupaten Musi rawas menempati lahan
seluas 72.695 m² yang berstatus Hak Guna Pemerintah (HGP) berdasarkan surat
Keputusan Menteri Pertanahan Agraria Negara No.63/KEP/M.PAN/7/2003, denah batas-
batas sebagai berikut :

1. Utara : Tanah Pemerintah

2. Selatan : Tanah Pemerintah
3. Timur : Tanah Pemerintah
4. Barat : Jalan Poros Agropolitan Central
 BAB III
VISI, MISI, MOTO, NILAI DASAR & TUJUAN RUMAH SAKIT UMUM DAERAH MUARA
BELITI

3.1 VISI
Visi merupakan suatu komitmen untuk mencapai keadaan ideal dimasa depan
dalam suatu organisasi. Perumusan visi RSUD Muara Beliti 2019-2023 dilakukan melalui
telaah hasil analisa khususnya terkait permasalahan pelayanan dan isu strategi yang
relevan. Rumusan visi RSUD Muara Beliti tahun 2019-2023 sebagai berikut :
“ Rumah Sakit denan pelayanan sesuai standar menuju
Musi Rawas Sempurna Sehat “
3.2 MISI
 Misi RSUD Muara Beliti merupakan rumusan umum mengenai upaya-upaya yang
akan dilaksanakan untuk mewujudkan visi RSUD Muara Beliti. Rumusan Misi RSUD
Muara Beliti tahun 2019-2023 sebagai berikut :
1 Meningkatnya kualitas dan kuantitas Sumber Daya Manusia;
2 Terpenuhinya standar sarana dan prasarana rumah sakit;
3 Terlaksananya pengelolaan rumah sakit secara profesional;
4 Terakreditasinya rumah sakit;
5 Terjadinya kerjasama lintas sektor.
3.3 MOTTO
• “ PELAYANAN PRIMA,CEPAT DAN RAMAH ”
3.4 FALSAFAH
• Setiap manusia sejak saat pembuahan sampai kematian, mempunyai citra dan
martabat yang mulia sebagai ciptaan Tuhan Yang Maha Kuasa. Setiap orang
berhak memperoleh derajat kesehatan yang optimal dan wajib ikut serta dalam
usaha memelihara dan meningkatkan derajat kesehatannya. Dengan dasar dan
semangat kasih sayang, pelayanan kesehatan rumah sakit terpanggil untuk
berperan serta dalam upaya memberdayakan sesama melalui pendekatan
pemeliharaan, peningkatan kesehatan, pencegahan penyakit, penyembuhan
penyakit dan pemulihan kesehatan serta pendidikan bidang kesehatan secara
menyeluruh

3.5 NILAI-NILAI DASAR

a. Pegawai Rumah Sakit menyadari bahwa bekerja adalah ibadah;
b. Pegawai Rumah Sakit menjunjung tinggi etika, moral, kedisiplinan, tanggung
jawab, kepedulian, kejujuran, integritas, keadilan dan tulus ikhlas;
c. Pegawai Rumah Sakit memberikan pelayanan dengan profesionalisme,
kemandirian, inovatif dan saling mendukung secara proporsional;
d. Pegawai Rumah Sakit menyadari bahwa pelayanan yang diberikan adalah hasil
kerjasama tim dengan mengutamakan kepentingan pelanggan;

3.6 TUJUAN Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti

TUJUAN UMUM :
Mewujudkan penyelengaraan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna
dan pelayanan kesehatan khusus,pelayanan tambahan yan didasarkan kepada nilai-nilai
kemanusiaan, etika dan profesionalisme,manfaat, keadilan,pemerataan, perlindungan dan
keselamatan pasien serta mempunyai fungsi social yang aman, rasional, efisien dan
nyaman (Comfortable) bagi para pelanggannya.

TUJUAN KHUSUS :
1. Tercapainya professionalisme SDM sesuai dengan standar kebutuhan
tenaga dan kompetensinya.
2. Terlaksananya upaya manajemen yang baik sesuai dengan aturan aturan
yang berlaku.
3. Terselenggaranya Rumah Sakit yang bersih, nyaman, indah serta diminati
oleh Pasien.
4. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan sehingga mengurangi complain pasien
(Zero Complain)
5. Meningkatnya Kinerja Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti
 BAB IV
Bagan Struktur Organisasi
Rumah Sakit Umum Daerah Muara Beliti
 BAB V

STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Ka. UNIT REKAM MEDIS

RETNA AYUNI,SST

PENDAFTARAN DAN FILLING PENGOLAHAN DATA DAN PELAPORAN

1. DESI AFRIANI,AMK 1. SUHARSIH,Amd.Ft

2. SALLY MUTIARA,SKM 2. MEIRAMA HIDAYANTI,SKM
3. FERI JULIANSYAH 3. TENTI YOSEPA,AMK
4. RANI MARISSA,Amd.Keb

INDEKSING
RANI
MARISSA,
Amd.Keb
5.1 TANGGUNG JAWAB BAGIAN REKAM MEDIS.

Dalam pengelolaan organisasinya, secara struktural Unit Rekam Medis berada

langsung dibawah Perencanaan. Unit Rekam Medis berfungsi sebagai salah satu
“support division” yang memberikan kontribusi maksimal bagi semua “bussiness division”.

5.2 KEANGGOTAAN UNIT REKAM MEDIS.

Unit Rekam Medis dipimpin oleh seorang Koordinator yang bertanggung jawab
secara struktural ke Perencanaan
Unit Rekam Medis RSUD Muara Beliti secara garis besar terdiri dari 2 Sub Unit,
yakni :

1. Sub Unit Pendaftaran.

Sub unit ini bertanggung jawab terhadap fungsi – fungsi :

a. Pendaftaran IGD.
b. Filling Sistem.
c. Korespondensi.
2. Sub Unit Pengelolaan Data
a. Assembling
b. Koding Penyakit
c. Pelaporan
d. Indeksing

5.3 PANITIA REKAM MEDIS

Panitia Rekam Medis bertanggung jawab ke Komite Medis. Merujuk Surat

Keputusan Menkes RI No. 983/SK/Menkes/XI/92 pasal 42 tentang komite medis.

Ayat (1): Pengertian Komite Medis adalah kelompok tenaga medis yang
Anggotanya dipilih dari anggota staf medis fungsional.

Ayat (2): Komite Medis berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Direktur

Ayat (3): Komite Medis mempunyai tugas :

- Membantu Direktur menyusun standar,pelayanan dan memantau

pelaksanaannya.
- Melaksanakan pembinaan etika profesi.

- Profesi anggota staf medis fungsional.

- Serta mengembangkan program pelayanan, pendidikan dan pelatihan

serta penelitian & pengembangan.
Ayat (4): Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu oleh panitia
yang anggotanya terdiri dari staf medis fungsional dan tenaga profesi.
 Ayat(5): Panitia adalah kelompok kerja khusus didalam komite medis yang
dibutuhkan untuk mengatasi masalah khusus.

5.4 STRUKTUR ORGANISASI PANITIA REKAM MEDIS

KETUA PANITIA

SEKRETARIS

ANGGOTA PANITIA ANGGOTA PANITIA

5.5 TANGGUNG JAWAB PANITIA REKAM MEDIS.

Panitia Rekam Medis melaksanakan tanggungjawabnya untuk membuat

penyelenggaraan rekam medis yang baik dan membantu terselenggaranya pengelolaan
rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan, yaitu :
- Memberikan saran dan pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam medis dan
menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan menjamin tersedianya
data yang diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.
- Menjamin pelaksanaan penyimpanan rekam medis (filing records), peminjaman rekam
medis (retrieval), pengeluaran / pendistribusian rekam medis (distribution), pembuatan
indeks (indeksing) dan tersedianya rekam medis dari semua pasien serta pengelolaan
dan penyajian data medis untuk proses pelaporan dari suatu instansi pelayanan
kesehatan.
- Mengajukan usulan kepada Direktur RS. Baptis Batu jika ada perubahan mengenai
prosedur pengisian, atau pengelolaan di system penyelenggaraan rekam medis yang
disesuaikan dengan situasi dan kondisi rumah sakit.

5.6 KEANGGOTAAN PANITIA REKAM MEDIS.

Keanggotaan Panitia Rekam Medis terdiri dari dokter, kepala bagian rekam medis
dan petugas rekam medis. Dalam keanggotaan ini, ketua Panitia Rekam Medis adalah
Dokter dan sekretaris adalah Kepala Bagian Rekam Medis. Keanggotaan Panitia Rekam
Medis ditetapkan dengan surat keputusan Direktur untuk jangka waktu 3 tahun.
5.7 TATA KERJA PANITIA REKAM MEDIS.

a. Panitia Rekam Medis harus mengadakan pertemuan minimal dua kali sebulan.
Menitik beratkan pada perbaikan mutu pelayanan, kualitas rekam medis dan
mempelajari masalah-masalah yang sering terjadi didalam proses pengisian
rekam medis.
b. Dibawah pengawasan Panitia Rekam Medis, petugas rekam medis melakukan
analisa terhadap pengisian berkas rekam medis setelah pasien pulang.
c. Jika didapati berkas rekam medis yang tidak memenuhi standar, maka petugas
rekam medis melaporkan berkas tersebut ke komite medis melalui Panitia
Rekam Medis, selanjutnya Panitia Rekam Medis akan berkoordinasi dengan
dokter atau dokter gigi atau tenaga kesehatan lain untuk melengkapi berkas
rekam medis tersebut.
d. Panitia Rekam Medis juga harus melakukan pengawasan secara teratur
terhadap pengisian berkas rekam medis di Instalasi Gawat Darurat guna
menilai mutu pelayanan medis yang diberikan. Bagi pasien yang meninggal di
Instalasi Gawat Darurat (Death On Arrival / DOA) maka berkas rekam medisnya
tetap diisi oleh dokter dan harus disimpan di Bagian Rekam Medis secara
terpisah.
e. Tanggung jawab Panitia Rekam Medis tidak hanya mengawasi petugas rekam
medis dalam menganalisa rekam medis pasien rawat inap dan rawat jalan
tetapi juga melakukan pengawasan terhadap mutu pelayanan terhadap pasien
tersebut.
f. Didalam penyeragaman lembaran isi rekam medis, penyeragaman bentuk,
ukuran maupun isi rekam medis serta retensi terhadap rekam medis yang
sudah tidak aktif harus dikoordinasikan antara bagian rekam medis dengan
Panitia Rekam Medis serta dengan Komite Medis yang selanjutnya diteruskan
dengan persetujuan Direktur RSUD Muara Beliti.
g. Panitia Rekam Medis juga berperan dalam memberikan saran, petunjuk dan
pelatihan / pendidikan bagi petugas Rekam Medis / Panitia Rekam Medis dari
Rumah Sakit lain.
 BAB VI

URAIAN JABATAN

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat
bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada
waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

6.1 KEPALA UNIT REKAM MEDIS.

RETNA AYUNI

1.1.KEWAJIBAN KHUSUS.
- Menjadi koordinator di Bagian Rekam Medik.

- Melakukan koordinasi / pertemuan berkala / insidentil dengan unit lain.

- Menjaga stabilitas unit, melakukan perencanaan dan mengevaluasi kinerja.
- Mempertahankan kinerja unit agar sesuai standar pelayanan minimal RS dan
standar akreditasi.
- Menerima kritik, usulan dan mewujudkannya dalam proses pelayanan.
- Melakukan pengarsipan surat masuk / keluar dan berkas penting dan notulensi
setiap pertemuan.
- Membuat jadwal dinas.

- Menjadi sekretaris Panitia Rekam Medik.

- Melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik.

1.2. PEMBUATAN LAPORAN.

- Membuat laporan mingguan IGD, IRJ, IRNA dan IKO.

- Membuat laporan & presentasi bulanan kegiatan Rekam Medis.

- Membuat laporan & presentasi semesteran kegiatan Rekam Medis.

 - Membuat laporan tahunan & presentasi kegiatan Rekam Medis.

- Membuat laporan beban dokter.

- Membuat laporan pengecekan software INA CBG’s dengan berkas yang ada.
- Membuat laporan grouper, finalisasi bulanan dan membuat file txt INA CBG’s.
- Membuat laporan cuti petugas rekam medis.

- Membuat laporan subsidi uang transport petugas rekam medis.

- Membuat laporan Surveilans Terpadu ke Dinas Kesehatan.

- Membuat laporan wabah ke Dinas Kesehatan.

- Membuat pelaporan eksternal SIRS-6 di internet baik bulanan maupun tahunan

- Membuat pelaporan eksternal ASPAK di internet apabila ada perubahan
peralatan kesehatan

1.3. KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SOP) yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SOP) yang ada.
- Melakukan penggantian posisi Deskripsi Petugas jika berhalangan dinas.

6.2 PETUGAS REKAM MEDIS. .

1. PETUGAS REKAM MEDIK 1.

SUHARSIH.

KEWAJIBAN KHUSUS.

- Bertanggung jawab tersedianya formulir cetakan untuk operasional Bagian

Rekam Medik dan Unit Terkait.
- Bertanggung jawab melakukan bon stok & bon non stok dengan meminta
persetujuan pengambilan barang ke Kepala Bagian MR dan Wakil Direktur
Umum & Keuangan.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan barang di Bagian Inventory
dengan atau tanpa bantuan petugas lain jika diperlukan.
- Bertanggung jawab melakukan penyimpanan barang operasional di loker
yang telah ditentukan dan menguncinya.
- Bertanggung jawab mengeluarkan barang sesuai dengan kebutuhan secara
efektif dan efisien.
 - Bertanggung jawab melakukan pencatatan laporan pengambilan barang di
gudang, pengeluaran barang untuk operasional.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

2. PETUGAS REKAM MEDIK 2

MEIRAMA HIDAYANTI

KEWAJIBAN KHUSUS.
- Menerima, mengecek dan mengentry laporan bulanan dari setiap ruangan
- Membuat klasifikasi 10 besar penyakit Rawat Inap
- Melakukan surveilans ke ruangan
- Melayani permintaan amprahan blanko untuk pelayanan pasien dari
ruangan
- Melayani permintaan dan membuat hasil Visum et Repertum, Surat
Kematian, Asuransi, dan Resume Medis Pasien
- Melayani permintaan data kegiatan untuk keperluan penelitian, pendidikan,
dan lain-lain
- Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

3. PETUGAS REKAM MEDIK 3

TENTI YOSEPA

KEWAJIBAN KHUSUS
 - Melaksanakan tugas pemilihan dan menempatkan dokumen rekam medis
pasien rawat jalan baru dan lama yang telah disiapkan, di masing-masing
keranjang poliklinik yang tersedia
- Mendistribusikan dokumen rekam medis pasien yang sudah siap
dipergunakan ke poliklinik tujuan pasien
- Memeriksa, mengurutkan, berdasarkan nomor dan menyimpan kembali
dokumen rekam medis pasien rawat jalan yang sudah dikembalikan
poliklinik pada rak penyimpanan sesuai dengan nomor akhir rekam medis
- Membantu menyusun dan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru
untuk ruang rawat inap, setelah selesai pelayanan pendaftaran Rawat Jalan
- Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.

KEWAJIBAN UMUM.

- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

6.3 PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN.

1.PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 1.

DESI APRIANI

KEWAJIBAN KHUSUS.
- Melaksanakan pendaftaran dan entry data sosial pasien baru atau lama di
Tempat Pendaftaran IGD
- Menulis nonor rekam medis di Kartu Identitas Berobat (KIB) dengan cara
unit kepada pasien baru yang mendaftar di IGD
- Membuat Nomor Registrasi Pasien Rawat Inap di buku Register
- Melakukan pengecekan nomor rekam medis pasien lama yang mendaftar
tapi tidak membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) dari komputer
pendaftaran IGD
- Melengkapi Identitas atau data sosial pasien di les pasien IGD
- Melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasan untuk kelancaran
pelaksanaan tugas.

KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada.
 - Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

2.PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 2.

FERI JULIANSYAH

KEWAJIBAN KHUSUS.
- Bertanggung jawab melakukan proses assembling /
perakitan DRM IRNA
- Bertanggung jawab melakukan pengecekan dan entri data KLPCM,
Informed Consent dan DPJP kedalam komputer evaluasi.
- Bertanggung jawab melakukan pengambilan ulang dari rak penyimpanan
untuk pasien KRS yang belum lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan permohonan untuk melengkapi ke dokter
DPJP di IRJ hingga semua lengkap.
- Bertanggung jawab melakukan pelaporan eksternal ke Kepala Bagian
Rekam Medik dan Dinas Kesehatan jika ada kasus DBD dan wabah.
- Bertanggung jawab membuat laporan bulanan KLPCM, DPJP dan
Informed Consent ke Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan pertemuan berkala Panitia Rekam Medik
bersama Ketua dan Sekretaris Panitia Rekam Medik.
- Bertanggung jawab melakukan surveilans Dalin sesuai SPO dari Komite
Pengendalian dan Pencegahan Infeksi.

KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.

- Melakukan proses pendaftaran pasien IGD, IRJ dan IRNA sesuai dengan
prosedur (SPO) yang ada.
- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

3.PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 3.

SALLY MUTIARA

KEWAJIBAN KHUSUS.
- Bertanggungjawab terhadap pengambilan dan pengembalian Dokumen
Rekam Medik dari rak penyimpanan.
- Bertanggungjawab melakukan pengecekan dan mengajukan slip perbaikan
barang ke Bagian Pemeliharaan Sarana, IT RS dan Rekanan (Mesin
Fotokopi).
- Memasukan hasil PA dan Lab dalam DRM sesuai no. Rekam Medis.
 KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.

- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

4.PETUGAS PENDAFTARAN PASIEN 4.

RANI MARISSA

KEWAJIBAN KHUSUS.
- Mencatat hasil pelayanan ke dlm formulir indeks operasi/tindakan medis,
sebab kematian, indeks dokter, indeks penyakit
- Menyimpan indeks tersebut
- Membuat laporan penyakit (morbiditas) dan laporan kematian (mortalitas)
berdasarkan indeks penyakit, operasi dan kematian.

KEWAJIBAN UMUM.
- Mematuhi jadwal dinas yang telah ditentukan.

- Melakukan proses rekam medik sesuai dengan prosedur (SPO) yang ada.

- Membantu melakukan proses administrasi

- Melakukan koordinasi dengan unit terkait.

 BAB VII

TATA HUBUNGAN KERJA

SKEMA HUBUNGAN KERJA

IRJ IRNA Keuangan Manajemen

INTERN

PASIEN Unit DOKTER

REKAM MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN Dep.Kes/Pem LAIN-LAIN

 Hubungan tata kerja di Instalasi Rekam Medis bersifat

garis komunikasi, koordinasi dan informasi dalam
pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan
dan atau surat dinas.

HUBUNGAN INTERNAL.

 Instalasi rekam medis menyediakan data-data

sebagai bahan komunikasi, koordinasi dan informasi
yang dibutuhkan IRJ, IRNA, Keuangan dan
Manajemen dalam mengambil keputusan.
Misal: Dengan adanya SOP yang berkenaan dengan
Dokumen Rekam Medis dalam pelayanan yang
berkaitan dengan IRJ, IRNA maupun IRD
  Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai
mediator dalam penyediaan rekam medis
Misal: SPO Permintaan pengisian Resume dokter bagi setiap
pasien pengguna asuransi

HUBUNGAN EKSTERNAL.

 Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada

pihak ketiga yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
Misal: Memberikan pelayanan pendaftaran pasien asuransi
seoptimal mungkin yang dituangkan ditegaskan kedalam
sebuah SPO
 Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan
kepada Departemen kesehatan Pemerintah.
Misal: Mengirimkan laporan RL ke DINKES kota maupun
Propinsi dan memberikan laporan RL kepada kementrian
kesehatan dengan menggunakan program SIRS 6
 BAB VIII

POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI

Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu kiranya
melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya manusia yang tepat
bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses mengantisipasi
dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar organisasi. Tujuannya
adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif mungkin sehingga pada
waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang sesuai dengan persyaratan
jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan kemampuan
oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan kontribusi.
Adapun kualifikasi sumber daya manusia adalah sebagai berikut :

Tenaga
Yang
Nama Jabatan Kualifikasi Formal & Informal
Dibutuh
kan
Ka. Unit Rekam Medis Sarjana Sains Terapan Manajemen 1
Informasi Kesehatan, (Pelatihan ICD 10 +
Pelatihan Pelaporan RS + Pengalaman
Kerja minimal 5 tahun )
Urusan Pelaporan 1
DIII Rekam Medis, (Pelatihan Pelaporan RS
+ pengalaman kerja minimal 2 tahun

Urusan Pengolahan Data 2

DIII Rekam Medis(Pelatihan ICD 10 +
pengalaman kerja 2 tahun)
Urusan Filling 4
DIII Rekam Medis (Pelatihan Rekam Medis
+ pengalaman kerja 2 tahun)
Jumlah 8
 BAB VIII

KEGIATAN ORIENTASI

Pengertian Orientasi adalah saha membantu para pekerja agar mengenali secara
baik dan mampu beradaptasi dengan suatu situasi atau dengan lingkungan / iklim bisnis
suatu organisasi / perusahaan.
Orientasi harus mampu membantu para pekerja baru untuk memahami dan
bersedia melaksanakan perilaku sosial yang mewarnai kehidupan organisasi /
perusahaan sehari-hari.
Orientasi juga harus mampu membantu para pekerja baru untuk mengetahui dan
memahami berbagai aspek teknis pekerjaan/ jabatannya, agar mampu melaksanakan
tugas-tugasnya secara efektif, efisien dan produktif.

PENANGGUNG
HARI MATERI METODE
JAWAB
Orientasi hari pertama : Kepala Bagian Rekam Medis
I (Hari I) Penjelasan
1) Penjelasan status pegawai
singkat
dan tata tertib di bagian
Rekam Medis
2) Penjelasan tentang
Pelaporan Pelaporan yang
ada di bagian Rekam
Medis
3) Penjelasan Tentang SPO
bagian Rekam Medis.
II Orientasi hari II s.d. III
Meliputi : - Kepala Unit Kerja
Hari ke-2
1) Penjelasan tentang sistim
Sampai Teori dan - Penanggung Jawab
Penyimpan
Hari Ke-3 Praktek Ruang Filling
2) Penjelasan Tentang Sistim
Penjajaran
3) Penjelasan Tentang
 Rekam Medis Aktif dan
Inaktif.
4) Penjelasan Tentang
Penggunaan Out
Guide,Tracer,dan
Perbedaan Warna
5) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam Medis di
Ruang Penyimpanan.

Penjelasan Tentang - Kepala Bagian

Hari Ke-4 Sensus Harian Rekam Medis
Sampai IRNA - Penanggung Jawab
Ke- 5 I) Penjelasan Tentang sensus harian
Hari Perawatan dan
Lama dirawat
II) Penjelasan Tentang
Bed Occupation Ratio
III) Praktek Mengambil
Sensus di Ruangan
IV) Praktek Pengurutan
Sensus Per Jenis
Pelayanan
V) Praktek Menginput
Data Sensus ke
Komputer Dengan
Menggunakan
Program
Mic Exell
Hari Ke-6 Orientasi Hari Ke-6 Sampai Teori dan Kepala Bagian Rekam
Sampai Hari Ke-7 Meliputi Praktek Medis
Hari ke-7 1) Pengenalan Tentang Petugas Assembling dan
Buku Exspedisi Evaluasi
Pengambilan
Dokumen Rekam
Medis Dari Rawat
Inap.
2) Penjelasan Tentang
Pengurutan
Dokumen Rekam
Medis/Assembling
3) Penjelasan
Tentang Evaluasi
KLPCM
4) Penjelasan
Tentang Informed
Concent
5) Penjelasan Tentang
Laporan KLPCM yang
dilaporkan ke komite
medik.
6) Praktek Mengambil
Dokumen Rekam
Medik di Ruangan
7) Praktek Assembling

8) Praktek Menginput
Data KLPCM ke
Computer Melalui
Program Micr Excel
Hari Ke-8 Teori dan
Sampai 1) Penjelasan Tentang Praktek
Hari Ke-9 Lembar Lembar Yang
Proses Digunakan Dalam
Admission Proses
Admission.Sebelum
Berkas Didistribusikan
Ke Poliklinik
2) Praktek Admission

3) Penjelasan dan Praktek

Tentang
Penggunaan
komputer Barcode.
Hari Ke- 1) Penjelasan Teori dan Kepala Bagian Rekam
10 Tentang Proses Praktek Medik
Sampai Pendaftaran Koordinator Pendaftaran
Ke-11 Pasien Umum dan
IGD.
2) Penjelasan Tentang
Proses Pendaftaran
Pasien Yang
Menggunakan
Jaminan ASKES SOS
dan MASKIN.
3) Praktek Menaftar
Pasien Umum
4) Praktek Mendaftar
Pasien ASKES
5) Pengenalan
Penggunaan
Mesin EDC
ADMEDICA
6) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat
Jalan
Hari Ke- 1) Penjelasan Praktek Kepala Bagian Rekam
12 Tentang dan Teori Medis
Sampai Pendaftaran Koordinator Pendaftara
Ke-13 Pasien Rawat Inap
dan
Persyaratannya
jika pasien ASKES
2) Penjelasan Tentang
Buku Register Rawat
Inap
3) Praktek Mendaftar
Pasien Rawat
Inap
4) Praktek menginput
data Paien Rawat
Inap Melalui
Komputer
5) Penjelasan Tentang
SPM Pendaftaran
Pasien Rawat
Inap
Hari Ke- Umpan Balik dan Evaluasi Post Test Kepala Bagian Rekam
14 dan Medik
Interview
 BAB X

PERTEMUAN/RAPAT

RAPAT RUTIN INTERNAL.

Rapat Rutin di Bagian Rekam Medis diselenggarakan pada:

Waktu : Setiap Hari

Jam : 07:00 s/d 07:30

Tempat : Ruang Bagian Rekam Medis Rekam Medis

Peserta : Seluruh petugas rekam medis

Materi :

1. Evaluasi kinerja Instalasi Rekam Medis.

2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.

3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja pelayanan Instalasi Rekam

Medis.
4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

5. Sosialisasi SPO baru / revisi (jika ada).

RAPAT RUTIN / KOORDINASI DIBAWAH MANAJER RAWAT JALAN.

Rapat Rutin koordinasi dibawah Manajer IRJ diselenggarakan pada :
Waktu : Setiap Hari Kamis
Jam : 13:00 s/d selesai

Tempat : Ruang Manajer Rawat Jalan

Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian dibawah koordinasi Manajer

IRJ

Materi :

1. Evaluasi kinerja dan koordinasi seputar rawat jalan.

2. Pembahasan permasalahan / studi kasus.

3. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi seputar rawat
jalan.

4. Sosialisasi kebijakan baru (jika ada).

 RAPAT KERJA ANTAR UNIT.

Rapat Kerja antar unit bersama Direksi diselenggarakan pada :

Waktu : Setiap Bulan pada pertengahan bulan.

Jam : 07:00 s/d selesai

Tempat : Ruang Pertemuan.

Peserta : Seluruh Kepala Unit / Kepala Bagian, Manajer, Wadir dan Direktur.
Materi :

1. Evaluasi kegiatan pelayanan dan pencapaian pelayanan tiap unit.

2. Pencapain Standar Pelayanan Minimal (SPM) tiap unit.

3. Pembahasan permasalahan / studi kasus.

4. Rekomendasi dan usulan untuk peningkatan kinerja dan koordinasi.

5. Sosialisasi kebijakan baru.

RAPAT INSIDENTIL.

Rapat Insidentil diselenggarakan pada :

Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah atau sesuatu hal yang perlu
dibahas dan diselesaikan segera.
Jam : Sesuai undangan

Tempat : Sesuai undangan

Peserta : Seluruh petugas rekam medis.

Materi : Sesuai dengan masalah yang perlu dibahas.

 BAB XI
PELAPORAN

LAPORAN MINGGUAN.

Laporan mingguan terdiri dari :

1. Laporan kunjungan IGD.

2. Laporan kunjungan IRJ.

3. Laporan pelayanan tiap poli.

4. Laporan kunjungan IRNA.

5. Laporan 5 besar asal pasien IGD dan IRJ.

6. Laporan 5 besar morbiditas penyakit IGD, IRJ dan IRNA.

7. Indikator efisiensi IRNA.

8. Laporan kegiatan IKO.

LAPORAN BULANAN INTERNAL.

Laporan Bulanan Rekam Medis dikerjakan Oleh Bagian Administrasi Rumah Sakit.

LAPORAN BULANAN EKSTERNAL.

Laporan bulanan eksternal terdiri dari :

1. Laporan Surveilans Terpadu Dinas Kesehatan Kota Batu.

2. Laporan Demam Berdarah Dengue Dinas Kesehatan Kota Batu.
3. Laporan Wabah Dinas Kesehatan Kota Batu.
4. Laporan RL. 5.1 Pengunjung RS SIRS-6 Kementrian Kesehatan - Jakarta.
5. Laporan RL. 5.2 Kunjungan Rawat Jalan SIRS-6 Kementrian Kesehatan – Jakarta
6. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRNA SIRS-6 Kementrian Kesehatan –
Jakarta.
7. Laporan RL. 5.3 Tentang 10 besar penyakit IRJ SIRS-6 Kementrian Kesehatan –
Jakarta.
8. Laporan Jamkesda & SPM ke Dinas Kesehatan Kota Batu.
9. Laporan Jamkesmas ke Pusat Pembiayaan Jaminan Kesehatan (P2JK) Jakarta.
 LAPORAN TAHUNAN INTERNAL.

Laporan tahunan internal dikerjakan oleh Bagian Administrasi Rumah Sakit.

LAPORAN TAHUNAN EKSTERNAL.

Laporan tahunan eksternal terdiri dari :

1. RL. 1.1 Data Dasar RS. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
2. RL. 1.2 Indikator Pelayanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
3. RL. 1.3 Tempat Tidur. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI (bila ada perubahan).
4. RL. 2. Ketenagaan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

5. RL. 3.1 Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

6. RL. 3.2 Rawat Darurat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

7. RL. 3.3 Gigi Mulut. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

8. RL. 3.4 Kebidanan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

9. RL. 3.5 Perinatologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

10. RL. 3.6 Pembedahan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

11. RL. 3.7 Radiologi. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

12. RL. 3.8. Laboratorium. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

13. RL. 3.9. Rehab Medik. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

14. RL. 3.10 Pelayanan Khusus. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

15. RL. 3.11 Obat. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

16. RL. 3.12 Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

17. RL. 3.13. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

18. RL. 3.14. Rujukan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

19. RL. 3.15. Cara Bayar. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

20. RL. 4A. Penyakit Rawat Inap. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

21. RL. 4B. Penyakit Rawat Jalan. SIRS-6 Kementrian Kesehatan RI.

22. Laporan Aplikasi Sarana dan Prasarana Kesehatan (ASPAK) ke Direktorat Jendral
Bina Upaya Kesehatan – Kementrian Kesehatan RI – Jakarta, (bila ada perubahan).

23. Laporan Pelayanan Medis RS. Baptis Batu ke Yayasan Rumah Sakit Baptis
Indonesia (YRSBI) – Jakarta.