PENGANTAR ILMU ADMINISTRASI

PENGELOLAAN ARSIP DALAM

PENCAPAIAN EFISIENSI KERJA

Disusun oleh:
RATNA KARTIKASARI
1932090113
Administrasi Bisnis Sektor Publik

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI NEGARA

LEMBAGA ADMINISTRASI NEGARA
JAKARTA

APRIL
2019
BAB I| PENDAHULUAN
A. Latar Belakang

Efisiensi kerja merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan tanpa

mengurangi tujuannya dan merupakan cara yang termudah mengerjakannya,
termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya, dan terpendek
jaraknya. Oleh karena itu salah satu hal yang harus diperhatikan dalam
menciptakan efisiensi kerja yaitu menciptakan sistem pengelolaan kearsipan
yang baik dalam organisasi, mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut
sehingga arsip dapat terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat
dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan
peroseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasayarakat, berbangsa
dan bernegara.
Arsip mempunyai peranan yang sangat penting bagi sebuah instansi, maka
keberadaan arsip perlu mendapatkan perhatian khusus sehingga keberadaan
arsip benar-bear menunjukkan peran yang sesuai dan dapat mendukung
penyelesaian pekerjaan yang dilakukan semua pegawai khususnya di bidang
tata usaha.
Pada Kementerian Pariwisata, sering kurang adanya kesadaran dan
kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai
menumpuk. Hal ini harus disikapi dan dicermati dengan benar, karena arsip
tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan
jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka dibutuhkan suatu sistem
administrasi yang baku, untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung
dalam arsip, yang nanti nya mudah untuk disesuaikan atau direvisi jika terjadi
perubahan.
Sistem kearsipan harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok
serta komponen kerja yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Arsip
diciptakan dan diterima oleh organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatan
organisasi yang berintegrasi pada segi akurasi, efesiensi dan efektivitas. Agar
 peranan arsip yang potensial mampu memberikan pelayanan informasi/data
secara cepat, tepat diperlukan suatu sistem pengelolaannya yang baik dan
mudah.

B. Teori
Administrasi berasal dari bahasa latin : Ad = intensif dan ministrare =
melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau
usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua
kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

Administrasi secara sempit diatas dapat diartikan sebagai berikut :

 Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang

berkenaan dengan pengriman informasi secara tertulis mulai dari
penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga
sampai kepada pihak yang dituju.
 Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau
diterima.
 Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara
sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap
diperlukan

Administrasi secara luas diatas dapat diartikan sebagai berikut :

 Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa inggris “Administration”,

yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan
rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan
(S.P. Siagian, 1973)
 Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap
pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama
mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980)

Menurut Peraturan Kepala Arsip Nasional, Tata kearsipan adalah kegiatan

pengelolaan arsip sejak diterima, diciptakan, diproses, disimpan, sampai
dengan disusutkan.
Menurut Kamus Administrasi Perkantoran oleh Drs. The Liang Gie :
a. Penyimpanan warkat (filing) merupakan kegiatan menaruh warkat-warkat
dalam suatu tempat penyimpanan secara tertib menurut sistem, susunan
dan tata cara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warkat-warkat
itu dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara cepat
ditemukan kembali. Lawan dari penyimpanan warkat (filing) adalah
pengambilan warkat (finding).
b. Sistem penyimpanan warkat (filing system) adalah rangkaian tata cara
yang teratur menurut suatu pedoman untuk menyusun warkat-warkat
sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan
kembali secara tepat.

Macam – macam sistem kearsipan

Menurut Atmosudirjo dalam Ig. Wursanto (1991 : 22) Mengatakan bahwa

pada pokoknya sistem kearsipan terdiri dari 2 (dua) bagian yaitu sebagai
berikut:
1. Sistem pengatur tertiban atau arangement system
a. Sistem klasifikasi numerial (menurut angka)
b. Sistem klasifikasi alfabetis (menurut abjad)
2. Sistem perawat simpanan atau safe keeping system

Pendapat G.R.Terry mengenai macam-macam sistem penyimpanan arsip

seperti yang di kutip oleh Sutarto (1992:173) adalah sebagai berikut:
1. Alphabetical arrangement (susunan abjad)
 Subjet (pokok soal)
 Phonetic (suara)
2. Numerical arrangement (susunan nomor)
 Serial (seri)
 Coded (kode)
3. Geographical arrangement (susunan wilayah)
4. Choronlogical arrangement (susunan tangal)
C. Hasil Pengamatan

Kementerian Pariwisata, sering kali kurang memiliki kesadaran dan

kepedulian tentang bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai
menumpuk. Hal ini harus disikapi dan dicermati dengan benar, karena arsip
tidak terjamin keselamatannya, arsip akan mudah rusak, dan kita kehilangan
jejak untuk melanjutkan kegiatan selanjutnya, maka dibutuhkan suatu sistem
administrasi yang baku, untuk menjamin kelestarian informasi yang terkandung
dalam arsip, yang nanti nya mudah untuk disesuaikan atau direvisi jika terjadi
perubahan.
Tata kearsipan yang sudah ada saat ini masih menggunakan nomenklatur
yang lama. Belum berubahnya klasifikasi persuratan dan arsip membuat
pengklasifikasian dokumen dan arsip belum dilakukan secara maksimal dan
sesuai urusan kegiatan organisasi nya. Begitu pula dengan tata kearsipan yang
masih memakai dari jaman Kementerian Kebudayaan dan Pariwisata.
BAB II| PEMBAHASAN
A. PEMBAHASAN
Setiap organisasi pasti memerlukan suatu unit yang mengelola segala
sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya
akan berhubungan dengan kegiatan kearsipan. Kegiatan organisasi
memerlukan data dan informasi, yang salah satu sumber data tersebut adalah
arsip. Dalam Undang-undang No.43 tahun 2009 tentang kearsipan pasal 1
disebutkan bahwa arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan
daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Arsip mempunyai peranan yang
sangat penting karena arsip sebagai pusat ingatan, sumber informasi dalam
rangka melaksanakan kegiatan administrasi yang menyangkut perencanaan,
penganalisaan, pengambilan keputusan, pengendalian dan
pertanggungjawaban dalam menunjang kemajuan di bidang administrasi dan
manajemen perkantoran.
Melihat sering kali kurang memiliki kesadaran dan kepedulian tentang
bagaimana penyelamatan arsip dinamis inaktif yang mulai menumpuk pada
Kementerian Pariwisata maka diperlukan suatu sistem administrasi yang baku
dan sistematis, terkait pengaturan korespondensi dan kearsipan. Salah satu
nya melalui revisi Tata Kearsipan Kementerian Pariwisata. Tetapi keadaan
sekarang ini, instrumen penunjang administrasi tersebut belum direvisi,
bahkan Tata Kearsipan masih menggunakan pada masa Kementerian
Kebudayaan dan Pariwisata. Tentu hal tersebut dapat memperhambat proses
administrasi kedinasan di Kementerian Pariwisata.
B. SOLUSI
Dengan dilaksanakannya pengelolaan kearsipan yang baik berarti dapat
mengatur, menyusun, serta mengumpulkan arsip/warkat yang terprogram dan
dapat memusnahkannya dengan cara yang paling tepat. Penataan arsip
merupakan salah satu aspek yang harus diterapkan dalam pencapaian tujuan
kantor guna menunjang peningkatan produktivitas dan efisiensi kerja kantor.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan
perubahan di segala aspek kehidupan. Saat ini banyak pihak yang
menggunakan media elektronik dalam pengelolaan dokumen yang dimilikinya.
Penggunaan media elektronik diharapkan dapat membantu pihak pengelola
arsip untuk dapat mengelola arsipnya secara efektif dan efisien. Dengan
menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh
manfaat kecepatan, kemudahan dan hemat. Dan pada masa sekarang banyak
organisasi/instansi yang menggunakan media elektronik dalam pengelolaan
arsip, mulai dari yang sederhana sampai yang canggih.
Manfaat penggunaan sistem pengelolaan secara elektonis yang mendorong
sebagian besar organisasi untuk mengimplementasikan manajemen arsip
elektronis adalah:
a. Cepat ditemukan dan memungkinkan pemanfaatan arsip.
b. Pengindeksan yang fleksibel dan mudah dimodifikasi berdasarkan
prosedur yang dikembangkan akan menghemat tenaga, waktu, dan biaya.
c. Pencarian secara full-text.
d. Kecil kemungkinan file akan hilang.
e. Menghemat tempat.
f. Mengarsip secara digital.
g. Berbagi dokumen dengan klien akan mudah dilakukan melaui LAN.
h. Meningkatken keamanan, karena mekanisme kontrol secara jelas
dicantumkan pada buku pedoman pengarsipan secara elektronis, maka
orang yang tidak mempunyai otoritas relatif sulit mengaksesnya.
i. Mudah dalam melakukan recovery data, dengan memback-up data
kedalam media penyimpanan yang compatible.
 Dalam setiap organisasi, karyawan atau pegawai mempunyai peranan
penting dalam rangka mencapai tujuan organisasi. Pegawai pada hakikatnya
merupakan salah satu unsur yang menjadi sumber daya dalam suatu
organisasi. Pegawai sebagai sumber jalannya bagi organisasi harus
mendapatkan dorongan untuk dapat bekerja dengan lebih baik sehingga
efisiensi dalam suatu organisasi dapat tercapai dengan baik pula. Semangat
kerja merupakan sikap yang perlu dimiliki oleh karyawan, sedangkan
semangat kerja itu sendiri adalah melakukan pekerjaan secara lebih giat
sehingga pekerjaan dapat diharapkan lebih cepat dan baik.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-masing
pegawai. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada, pegawai
mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu antara
lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh pegawai
serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup
pekerjaannya.
BAB III|KESIMPULAN
Dalam menciptakan efisiensi kerja, hal yang perlu diperhatikan yaitu
menciptakan sistem pengelolaan kearsipan yang baik dalam organisasi,
mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut sehingga arsip dapat
terpelihara dan mudah ditemukan kembali bila diperlukan. Sistem kearsipan
harus disesuaikan dengan peranan dan fungsi pokok serta komponen kerja
yaitu manusia, perlatan, dan sistem kerja. Dengan menggunakan media
elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat kecepatan,
kemudahan dan hemat. Kementerian Pariwisata pada masa sekarang mulai
beralih menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip, mulai dari
yang sederhana sampai yang canggih.
Sumber utama efisiensi sebenarnya ada dalam diri individu masing-
masing pegawai. Karena dengan akal pikiran dan pengetahuan yang ada,
pegawai mampu menciptakan cara kerja yang efisien. Unsur-unsur efisien itu
antara lain kesadaran, keterampilan atau skill, disiplin yang dimiliki oleh
pegawai serta kerja sama yang baik antara pegawai dengan ruang lingkup
pekerjaannya.
 DAFTAR PUSTAKA

Silalahi, Ulbert. Studi Tentang Ilmu Administrasi : Konsep, Teori, dan

Dimensi. Jakarta: Sinar Baru Algesindo.

The Liang Gie, 2000, Administrasi Perkantoran Modern, Yogyakarta : Liberty.

Wursanto, 1991, Kearsipan 1, Yogyakarta : Kanisius Yogyakarta.

Republik Indonesia. 2014. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik

Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas.
Arsip Nasional Republik Indonesia Jakarta.

Republik Indonesia. 2015. Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2015 Tentang

Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Pariwisata. Kementerian
Pariwisata Republik Indonesia Jakarta

PERATURAN MENTERI KEMENTERIAN PARIWISATA DAN EKONOMI

KREATIF NOMOR PM.133/UM.001/ MPEK/2012 TAHUN 2012