LEMBAYUNG Center

PELAKSANAAN
AUDIT

© HIS 2016 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center
6.2 INISIATIF AUDIT
Materi
6.2.1
6.2.2
Umum
Kontak Awal Dengan Auditee Pembahasan
6.2.3 Menetapkan Kelayakan Audit
6.3 MENYIAPKAN AKTIVITAS AUDIT Ketua Tim Audit
6.3.1 Melaksanakan Tinjauan Dokumen Untuk Persiapan
6.3.2 Mempersiapkan Rencana Audit Tim Audit
6.3.3 Penugasan Kepada Tim Audit
6.3.4 Mempersiapkan Dokumen Kerja
6.4 PELAKSANAAN AKTIVITAS AUDIT
6.4.1 Umum
6.4.2 Melaksanakan “Opening Meeting”
6.4.3 Melaksanakan Tinjauan Dokumen A
6.4.4 Komunikasi Selama Audit E
B
6.4.5 Penugasan Peran dan Tanggung Jawab “Guides” dan Observers”
6.4.6 Pengumpulan dan Verifikasi Informasi
6.4.7 Pembuatan Kesimpulan Audit D C
6.4.8 Menyiapkan Kesimpulan Audit
6.4.9 Pelaksanaan “Closing Meeting”
6.5 MENYUSUN DAN MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN AUDIT
6.5.1 Menyusun Laporan Audit
6.5.2 Distribusi Laporan Audit
6.6 PENYELESAIAN AUDIT
6.7 TINDAK LANJUT AUDIT
© HIS 2016 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

 Menyiapkan
dan
Melaksanakan
Audit sebagai
bagian
Program Audit
 Figure 2 ini
sebagai Tipikal
Aktivitas Audit

© HIS 2016 Rev. Status: 01 3

LEMBAYUNG Center

6.2 INISIATIF AUDIT

6.2.1 Umum
 Begitu Audit diinisiasi, tanggung jawab pelaksanaan audit berada
pada Ketua Tim Audit sampai dengan selesainya Audit.
 Langkah-langkahnya seperti Figure 2

© HIS 2016 Rev. Status: 01 4

LEMBAYUNG Center
6.2.2 KONTAK AWAL DENGAN AUDITEE
Bisa formal maupun informal - Dilakukan oleh Ketua Tim Audit. Tujuannya
adalah sbb:
— Berkomunikasi dengan perwakilan Auditee ;
— Mengkonfirmasi perwakilan untuk pelaksanaan Audit;
— Memberi informasi tentang Sasaran Audit, Ruang Lingkup, Metode dan
Komposisi Tim Audit termasuk Tenaga Akhli Teknis;
— Permintaan akses terhadap Dokumen dan Catatan yang relevan untuk
tujuan perencanaan;
— Menentukan persyaratan hukum dan kontraktual yang diterapkan serta
persyaratan lainnya yang relevan untuk aktivitas dan produk Auditee;
— Mengkonfirmasi persetujuan dengan Auditee menyangkut luasnya
disklosur dan perlakuan terhadap informasi rahasia;
— Membuat pengaturan Audit termasuk penentuan jadwal;
— Menentukan persyaratan spesifik berbagai lokasi untuk akses,
keamanan, kesehatan dan keselamatan dal lainnya;
— Menyetujui kehadiran Pengamat dan perlunya guide bagi Tim Audit;
— Menentukan berbagai area kepentingan atau “concern” bagi Auditee
dalam hubungan dengan Audit Khusus.
© HIS 2016 Rev. Status: 01 5
LEMBAYUNG Center

6.2.3 MENETAPKAN KELAYAKAN AUDIT

Harus ditetapkan guna memberi keyakinan
yang masuk akal bahwa Sasaran Audit bisa
dicapai. Penetapan kelayakan harus
mempertimbangkan sbb:
— Cukup dan cocok informasi untuk
perencanaan dan pelaksanaan Audit;
— Kerja sama yang memadai dari Auditee;
— Cukup waktu dan sumber daya untuk
melaksanakan Audit.

Bila Audit tidak layak, alternatif harus

diusulkan kepada klien Audit dengan
persetujuan dengan Auditee.
© HIS 2016 Rev. Status: 01 6
LEMBAYUNG Center

6.3 MENYIAPKAN AKTIVITAS AUDIT

6.3.1 MELAKSANAKAN TINJAUAN DOKUMEN UNTUK PERSIAPAN
AUDIT
Dokumentasi Sistem Manajemen Auditee yang relevan harus ditinjau guna:
— Mengumpulkan informasi untuk mempersiapkan aktivitas audit dan
dokumen kerja yang diterapkan misalnya menyangkut suatu proses,
fungsi;
— Menetapkan overview luasnya dokumentasi sistem guna mendeteksi gaps
yang mungkin ada.

Dokumentasi harus termasuk: Dokumen dan Catatan Sistem Manajemen,

termasuk Laporan Audit sebelumnya. Tinjauan Dokumen harus
mempertimbangkan ukuran, sifat dan kompleksitas sistem manajemen
Auditee dan organisasi, serta sasaran dan ruang lingkup Audit.
© HIS 2016 Rev. Status: 01
7
LEMBAYUNG Center

6.3.2 MEMPERSIAPKAN RENCANA AUDIT

 Ketua Tim Audit harus mempersiapkan Rencana Audit
berbasis informasi yang ada dalam Program Audit dan
Dokumentasi Auditee.
 Harus mempertimbangkan dampak aktivitas Audit
pada proses Auditee
 Rencana harus memfasilitasi penjadwalan yang
efisien dan koordinasi Aktivitas Audit guna mencapai
sasaran secara efektif.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

8
LEMBAYUNG Center

6.3.3 Penugasan Kepada Tim Audit

 Ketua Tim Audit berembug/briefing untuk
menugasi setiap anggota Tim tentang
Proses, Aktivitas, Fungsi atau Lokasi tertentu
yang menjadi tanggungjawabnya.
 Mempertimbangkan independensi dan
kompetensi Auditor.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

9
LEMBAYUNG Center

6.3.4 Mempersiapkan Dokumen Kerja

 Dokumen yang diperlukan berupa:
— Daftar Periksa/Checklist;
— Rencana Sampling Audit;
— Formulir untuk mencatat informasi, seperti bukti
pendukung; temuan Audit dan Catatan
pertemuan.
 Dokumen kerja harus disimpan sampai dengan
selesainya Audit.
 Tetap dijaga kerahasiaannya
© HIS 2016 Rev. Status: 01
10
LEMBAYUNG Center

6.4 PELAKSANAAN AKTIVITAS AUDIT

6.4.1 Umum
 Aktivitas Audit pada umumnya seperti
terlihat pada bagan alir di atas.
 Urutannya bisa bervariasi sesuai situasi
dan kondisi untuk Audit Khusus.
© HIS 2016 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

6.4.2 Melaksanakan “Opening Meeting”

 Tujuannya:
a) Konfirmasi persetujuan semua pihak;
b) Memperkenalkan Tim Audit;
c) Memastikan bahwa semua aktivitas audit
yang direncanakan dapat dilaksanakan;
© HIS 2016 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

6.4.3 Melaksanakan Tinjauan Dokumen

 Dokumentasi Auditee yang relevan harus
ditinjau untuk:
— Menentukan kesesuaian sistem yang
didokumentasikan dengan Kriteria Audit;
— Mengumpulkan informasi untuk mendukung
Aktivitas Audit.
© HIS 2016 Rev. Status: 01
LEMBAYUNG Center

6.4.4 Komunikasi Selama Audit

 Ketua Tim Audit harus mengkomunikasikan
secara periodik tentang kemajuan Audit dan
berbagai hal penting kepada Auditee dan
Klien Audit.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

14
LEMBAYUNG Center

6.4.5 Penugasan Peran dan Tanggung

Jawab “Guides” dan “Observers”
 Guides dan Observers bisa menyertai Tim
Audit.
 Mereka tidak boleh mempengaruhi atau ikut
campur dalam pelasanaan Audit.
 Bila tidak bisa dipastikan, Ketua Tim Audit
punya hak untuk menolak Observers.
 Bagi Observers, berbagai kewajiban dalam
kaitan dengan kesehatan dan keselamatan,
keamanan dan kerahasiaan harus diatur oleh
Klien Audit dan Auditee.
© HIS 2016 Rev. Status: 01
15
LEMBAYUNG Center

6.4.5 Penugasan Peran dan Tanggung Jawab “Guides”

dan “Observers”
 Guides ditunjuk oleh Auditee – harus membantu Tim Audit dan
bertindak sesuai permintaan Ketua Tim Audit.
 Tanggungjawabnya:
a) Membantu Auditor mengidentifikasikan individu untuk diwawancarai
dan konfirmasi waktunya;
b) Mengatur akses untuk lokasi Auditee tertentu;
c) Memastikan peran berkaitan dengan prosedur keselamatan dan
keamanan lokasi;
 Termasuk perannya:
— Menyaksikan Audit atas nama Auditee;
— Mengklarifikasi atau membantu pengumpulan informasi.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

16
LEMBAYUNG Center

6.4.6 Pengumpulan dan Verifikasi Informasi

 Dikumpulkan melalui “sampling” yang memadai dan harus
diverifikasi.
 Hanya informasi yang bisa diverifikasi yang diterima sebagai
Bukti Audit.
 Bukti Audit mengarah kepada Temuan Audit harus dicatat.
 Metode mengumpulkan informasi termasuk:
— Wawancara;
— Observasi;
— Tinjauan Dokumen, termasuk catatan.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

17
LEMBAYUNG Center

AUDIT TRIANGLE
ASK THE
PEOPLE

CHECK THE OBSERVE THE

DOCUMENTS ACTIONS

© HIS 2016 Rev. Status: 01

18
LEMBAYUNG Center

METODE MENGUMPULKAN INFORMASI

WAWANCARA

TINJAUAN DOKUMEN
OBSERVASI

© HIS 2016 Rev. Status: 01

LEMBAYUNG Center

Figure 3 Overview Pengumpulan dan Verifikasi Informasi

© HIS 2016 Rev. Status: 01

20
LEMBAYUNG Center

6.4.7 Pembuatan Kesimpulan Audit

 Bukti Audit harus dievaluasi dengan Kriteria Audit untuk menentukan
Temuan Audit.
 Temuan Audit mengindikasikan kesesuaian atau ketidaksesuaian
dengan Kriteria Audit.
 Ketidaksesuaian dan bukti audit yang mendukungnya harus dicatat.
 Ketidaksesuaian bisa diberi “grade”.
 Harus ditinjau dengan Auditee untuk memperoleh pengakuan bahwa
bukti auditnya akurat dan ketidaksesuaiannya dipahami.
 Harus diupayakan penyelesaian bila ada perbedaan opini berkaitan
dengan bukti audit atau temuan audit.
 Bila tidak ada penyelesaian – harus dicatat.
© HIS 2016 Rev. Status: 01
21
LEMBAYUNG Center

6.4.8 Menyiapkan Kesimpulan Audit

Tim Audit berkumpul sebelum Closing Meeting untuk:
a) Meninjau Temuan Audit dan berbagai informasi yang
dikumpulkan selama Auidt dengan Sasaran Audit;
b) Persetujuan atas Kesimpulan Audit dengan mempertimbangkan
ketidakpastian selama proses Audit;
c) Mempersiapkan rekomendasi bila ditentukan dalam Rencana
Audit;
d) Mendiskusikan Tindak Lanjut Audit.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

22
LEMBAYUNG Center

Kesimpulan Audit bisa

menunjukkan isu:
— Luasnya Kesesuaian SM dengan Kriteria Audit;
— Efektivitas implementasi, pemeliharaan dan
perbaikan SM;
— Kapabilitas proses Tinjauan Manajemen untuk
memastikan kontinuitas kecocokkan,
kecukupan, efektivitas dan perbaikan SM;
— Pencapaian Sasaran Audit, liputan Ruang
Lingkup Audit dan pemenuhan Kriteria Audit.
— Akar penyebab temuan – bila termasuk dalam
Rencana Audit;
— Temuan yang sama di area yang berbeda yang
diaudit untuk mengidentifikasikan tren.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

23
LEMBAYUNG Center

6.4.9 Pelaksanaan Closing Meeting

— Difasilitasi oleh Ketua Tim Audit
— Menyajikan Temuan Audit dan Kesimpulan Audit;
— Partisipannya: Manajemen Auditee; Fungsi, Proses yang diaudit; Klien
Audit; Pihak lain.
— Yang harus dijelaskan kepada Auditee:
— Bukti Audit yang dikumpulkan berbasis pada sampel informasi;
— Metode pelaporan;
— Presentasi Temuan Audit dan Kesimpulan Audit dengan cara yang dapat
dipahami dan diakui oleh Manajemen Auditee;
— Aktivitas paska audit (mis: implementasi tindakan koreksi; audit complaint
handling, proses yang diminta).
© HIS 2016 Rev. Status: 01
24
LEMBAYUNG Center

6.5 Menyusun dan Mendistribusikan Laporan Audit

6.5.1 Menyusun Laporan Audit
 Laporan Audit harus lengkap, akurat, ringkas dan jelas
 Termasuk atau mengacu kepada:
a) Sasaran Audit;
b) Ruang Lingkup, khususnya identifikasi organisasi atau unit fungsional atau
proses yang diaudit;
c) Identifikasi Klien Audit;
d) Identifikasi Tim Audit dan partisipan Auditee;
e) Tanggal dan Lokasi pelaksanaan audit;
f) Kriteria Audit;
g) Temuan Audit dan bukti terkait;
h) Kesimpulan Audit;
i) Pernyataan derajat seberapa jauh Kriteria Audit telah dipenuhi.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

25
LEMBAYUNG Center

Laporan Audit juga bisa termasuk atau mengacu kepada:

— Rencana Audit termasul jadwalnya;
— Ringkasan proses audit termasuk berbagai hambatan yang dihadapi yang
bisa menurunkan reliabilitas kesimpulan audit;
— Konfirmasi bahwa Sasaran Audit yang telah dicapai dalam ruang lingkup
audit sesuai dengan Rencana Audit;
— Berbagai area dalam Ruang Lingkup Audit yang tidak terliput;
— Ringkasan meliputi Kesimpulan Audit dan Temuan Audit utama yang
mendukungnya;
— Berbagai perbedaan pendapat yang tidak terselesaikan antara Tim Audit
dan Auditee;
— Peluang untuk Perbaikan bila ditentukan dalam Rencana Audit;
— Identifikasi “good practices”;
— Rencana Tindak Lanjut yang disepakati, bila ada;
— Pernyataan sifat kerahasiaan isinya;
— Berbagai implikasi bagi Program Audit atau audit berikutnya;
— Daftar distribusi Laporan Audit.

© HIS 2016 Rev. Status: 01 26

LEMBAYUNG Center

6.5.2 Distribusi Laporan Audit

— Laporan Audit harus diterbitkan dalam kurun waktu yang
disepakati. Bila terlambat, alasannya harus dikomunikasikan
kepada Auditee dan orang yang mengelola Program Audit.
— Laporan Audit harus bertanggal, ditinjau dan disetujui sesuai
Prosedur Program Audit.
— Laporan Audit harus didistribusikan kepada penerima yang
ditetapkan dalam Prosedur Audit atau Rencana Audit.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

27
LEMBAYUNG Center

6.6 Penyelesaian Audit

— Audit selesai bila seluruh aktivitas audit yang direncanakan telah
dilaksanakan.
— Dokumen berkaitan dengan Audit harus disimpan atau dimusnahkan
sesuai kesepakatan para pihak dan sesuai dengan prosedur program audit
dan persyaratan yang diterapkan.
— Kecuali diminta oleh hukum, Tim Audit dan orang yang mengelola program
audit tidak boleh men”disclose” isi dokumen, informasi lain yang
diperoleh selama audit atau Laporan Audit kepada pihak lain tanpa
persetujuan eksplisit dari Klien Audit danAuditee.
— Bila “disclosure” isi dokumen audit diperlukan, Klien Audit dan Auditee
harus diberi informasi secepatnya.
— Pembelajaran dari Audit harus dimasukkan ke dalam proses perbaikan
berkesinambungan Sistem Manajemen organisasi yang diaudit.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

28
LEMBAYUNG Center

6.7 Tindak Lanjut Audit

— Kesimpulan Audit dapat mengindikasikan kebutuhan
untuk tindakan koreksi, pencegahan, atau perbaikan.
— Tindakan dimaksud biasanya ditentukan dan
dilaksanakan oleh Auditee dalam kurun waktu yang
disepakati.
— Auditee harus menunjuk orang yang mengelola
Program Audit dan Tim Audit untuk diberi informasi
tentang status tindakan-tindakan tersebut.

© HIS 2016 Rev. Status: 01

29
LEMBAYUNG Center

Any Questions or Comments?

© HIS 2016 Rev. Status: 01

30
LEMBAYUNG Center
FASILITATOR

Laskar Lembayung

© HIS 2016 Rev. Status: 01