ABSTRAKS
PT. Paron Indonesia adalah perusahaan yang bergerak dibidang distribusi peralatan dan perlengkapan IT.
Selain mendistribusikan produk IT, PT. Paron juga menangani keluhan dari pelanggan jika terdapat masalah
pada produk yang sudah dibeli. Proses pencatatan data keluhan dari pelanggan dan proses penggantian barang
masih bersifat manual, sehingga pelayanan terhadap pelanggan dirasa kurang maksimal. Untuk mencatat dan
mengorganisir proses tersebut, maka dibutuhkan sebuah sistem informasi yang menunjang guna meningkatkan
produktivitas kerja yang lebih efektif dan efesien. Berdasarkan kebutuhan saat ini, sistem informasi tersebut
akan dibuat dalam versi desktop dengan menggunakan Microsoft Visual Studio 2008 dan database MySql.
Adapun metode yang digunakan untuk merancang sistem tersebut adalah metode Waterfall. Sedangkan metode
yang digunakan untuk menganalisa masalah adalah Fishbone Diagram. Sistem informasi ini akan menangani
beberapa proses diantaranya: pencatatan data keluhan pelanggan, pencatatan penggantian barang klaim,
pengiriman barang klaim ke supplier, penggantian barang klaim dari supplier dan laporan bulanan.
ABSTRACT
PT. Paron Indonesia is a company distribution of IT equipment. PT. Paron also handles complaints from
customers if there is any problem with the product purchased. Data recording process complaints from
customers and the replacement of the goods is still manual, so that the customer service is considered less than
the maximum. To record and organize the process, we need a system that supports information to improve the
productivity of work more effectively and efficiently. Based on current needs, the information system will be
created in the desktop version by using Microsoft Visual Studio 2008 and MySql database. The method used to
design a system is the Waterfall method. The methods used to analyze the problem is the Fishbone Diagram. The
information system will handle multiple processes including: recording customer complaints, recording
reimbursement claim goods, delivery of goods to supplier claims, reimbursement claims from suppliers of goods
and monthly reports.
231
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 28 Maret 2015
bagaimana nantinya fungsi-fungsi dari sistem 3) Menjabarkan sistem secara rinci untuk
informasi secara logika akan bekerja. Model analisa dan mencari apa yang diperlukan
logika akan digambarakan dengan menggunakan sistem.
sequence diagram. 4) Mendokumentasikan sistem yang ada, proses-
2) Perancangan Keluaran proses dan organisasinya.
Keluaran merupakan produk dari sistem Beberapa UML yang digunakan untuk
informasi yang dapat dilihat. Istilah keluaran menggambarkan model sistem antara lain Use
dapat terdiri dari berbagai jenis. Yang dimaksud Case Diagram, Activity Diagram, Sequence
keluaran dalam rancangan sistem ini adalah Diagram dan Class Diagram.
keluaran yang berupa tampilan dimedia kertas
atau dilayar komputer. 1.4 Metode Penelitian
3) Perancangan Masukan Metode yang digunakan dalam perancangan sistem
Alat masukan dalam dikategorikan kedalam 2 informasi ini adalah metode waterfall. Alasan
(dua) golongan yaitu alat input langsung dan alat menggunakan metode ini yaitu tahapan-tahapannya
input tidak langsung. Alat input langsung berupa dilakukan secara berurutan sehingga mudah untuk
alat yang bisa dihubungkan ke CPU (Central dipahami dan dilakukan. Waterfall adalah sebuah
Prosessing Unit ), sedang alat input tidak metode pengembangan software software yang
langsung adalah alat yang tidak langsung bersifat sekuensial dan terdapat 5 tahap yang saling
dihubungkan ke CPU. terkait dan mempengaruhi (Permana dkk, 2012).
4) Perancangan Basis Data Metode ini menyediakan pendekatan alur hidup
Basis data merupakan komponen dari data yang perangkat lunak secara sekuensial atau terurut
berhubungan satu dengan yang lain. Data dimulai dari analisis, desain, pengkodean, pengujian,
tersebut tersimpan disimpan luar komputer dan dan tahap pendukung (support). (Rosa, 2011)
dipergunakan perangkat lunak untuk
menampilkannya. Identifikasi kebutuhan
5) Perancangan Kontrol
Pengendalian yang diterapkan pada sistem Desain
informasi sangat berguna untuk mencegah
terjadinya hal-hal yang tidak diinginkan atau Coding
dapat juga digunakan untuk melacak kesalahan-
kesalahan yang sudah terjadi sehingga dapat
Pengujian
dikoreksi.
c. Fishbone Diagram Gambar 2. Metode Waterfall
Diagram Fishbone sering juga disebut dengan
istilah Diagram Ishikawa. Penyebutan diagram Gambar 2. Dalam penelitian ini, tahapan yang
ini sebagai Diagram Ishikawa karena yang digunakan hanya sampai pada tahap pengujian saja.
mengembangkan model diagram ini adalah Dr.
Kaoru Ishikawa pada sekitar Tahun 1960-an. 2. PEMBAHASAN
Diagram Fishbone bentuknya menyerupai 2.1 Identifikasi Kebutuhan
kerangka tulang ikan yang bagian-bagiannya Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui kebutuhan
meliputi kepala (masalah utama), sirip (faktor- pengguna terhadap sistem yang akan dikembangkan.
faktor penyebab), dan duri (rincian dari faktor Hal ini perlu dilakukan supaya apa yang
penyebab). Diagram Fishbone ini umumnya dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pengguna.
digunakan pada tahap mengidentifikasi a. Proses Bisnis
permasalahan dan menentukan penyebab dari Deskripsi proses bisnis yang dibahas meliputi : 1.
munculnya permasalahan tersebut. Selain Proses penerimaan klaim dari pelanggan, yaitu
digunakan untuk mengidentifikasi masalah dan setiap pelanggan yang akan mengembalikan barang
menentukan penyebabnya, diagram Fishbone ini harus menyertakan surat jalan yang diterima pada
juga dapat digunakan pada proses perubahan. saat pembelian. Kemudian pelanggan mengisi
d. UML (Unified Modelling Language) formulir keluhan pelanggan yang telah disediakan.
Adalah sebuah “bahasa” yang telah menjadi Khusus pelanggan dari luar kota, maka cukup
standar industri untuk visualisasi, merancang dan konfirmasi melalui telepon dan mengirimkan barang
mendokumentasikan piranti lunak. UML yang akan dikembalikan melalui ekspedisi. Syarat
menawarkan sebuah standar untuk merancang barang yang akan dikembalikan adalah barang masih
model suatu sistem. Menurut Widodo, dkk dalam tenggat garansi. Barang yang dikembalikan
(2011:6) UML diaplikasikan untuk maksud akan diganti dengan barang baru sesuai dengan merk
tertentu, biasanya antara lain untuk : dan tipenya. Penggantian barang akan dicatat dalam
1) Merancang perangkat lunak. bukti terima. 2. Proses pengiriman barang klaim ke
2) Sarana komunikasi antara perangkat lunak supplier, yaitu semua barang yang dikembalikan dari
dengan proses bisnis. pelanggan akan direkap ke dalam surat jalan,
233
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 28 Maret 2015
kemudian dikirimkan kembali ke supplier yang data yang sudah ada dan menghapus data. Use case
terkait untuk mendapatkan penggantian dengan diagram disisi kanan berhubungan dengan transaksi.
barang yang baru. 3. Proses penggantian barang dari Staff admin gudang menginput semua data keluhan
supplier , yaitu supplier mengirimkan barang yang dari pelanggan pada use case entry data keluhan
baru beserta dengan surat jalan. Staff admin gudang pelanggan kemudian membuatkan bukti tanda terima
menerima barang dan surat jalan tersebut, kemudian klaim pada use case cetak tanda terima klaim.
memeriksa kesesuaian antara barang yang diterima Barang yang dikembalikan oleh pelanggan, akan
dengan surat jalan dari supplier. direkap dan diinput pada use case surat jalan retur
dan dikirimkan ke supplier. Penggantian barang
b. Use Case Diagram klaim dari supplier akan dicatat pada use case entry
Use case diagram adalah diagram yang yang penerimaan barang klaim. Staff admin gudang
menggambarkan interaksi antara sistem dengan mencetak laporan bulanan pada use case laporan
pemakai (user). Dengan kata lain use case diagram yang akan diserahkan kepada kepala gudang untuk
dengan nyata menguraikan siapa yang akan memenuhi kebutuhan informasi dan memudahkan
menggunakan sistem dan dengan cara apa pemakai dalam pengambilan keputusan.
dapat saling berhubungan dengan sistem. (Sholiq,
2010). Berdasarkan uraian prosedur diatas, maka
2.2 Desain
dapat ditentukan kebutuhan sistem yang di perlukan
a. Class Diagram
yang digambarkan dalam bentuk diagram use case
Diagram kelas adalah inti dari pemodelan
seperti berikut ini :
objek.(Widodo dkk, 2011). Kelas ini yang akan
digunakan sebagai acuan utama dalam membuat
sistem. Kelas yang terbentuk dari analisa proses
Entry Data Keluhan Pelanggan bisnis sistem berjalan adalah sebagai berikut :
Pelanggan
234
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 28 Maret 2015
Gambar 4. Berisi entity-entity yang akan digunakan FORM CETAK KELUHAN PELANGGAN
1 Client Berisi data client atau pelanggan yang pernah Nama Barang <Display>
2 Barang Berisi data barang yang tersedia di PT. Paron Kode Pos <Display> Spesifikasi <Display>
4 Supplier Berisi data supplier yang pernah melakukan Data Surat Jalan Klaim Serial Number <x-30-x>
No. SJK <x-20-x> Batal Barang
kerjasama dengan PT. Paron Indonesia Tanggal Garansi Dd-mm-yyyy
235
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2015 (SENTIKA 2015) ISSN: 2089-9815
Yogyakarta, 28 Maret 2015