MANAJEMEN DATA
Puji syukur kehadirat Allah SWT kami panjatkan, karena dengan berkat rahmat
dan izin-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Panduan Manajemen Data RSUD
Cilincing.
LAMPIRAN .................................................................................................................... 29
1. Tujuan
Dengan dilakukan validasi data secara internal, diharapkan dapat diketahui:
a. Sampai sejauh mana ketepatan dan kecermatan suatu instrumen
pengukuran dalam melakukan fungsi ukurnya.
b. Apakah pengukuran data dilakukan dengan benar sehingga diperoleh data
yang akurat (valid).
c. Data dan informasi mutu yang valid yang bisa dijadikan dasar manajemen
rumah sakit untuk mengambil keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan,
pemantauan, evaluasi program dan peningkatan kewaspadaan serta respon
terhadap kejadian luar biasa yang cepat dan tepat.
A. Sasaran
1. Sistem adalah suatu panduan yang terdiri dari beberapa unsur yang tergabung
dan terkait satu sama lain agar mempermudah laju aliran informasi sehingga
dapat mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen adalah proses merencanakan, mengoragnisasi, mengarahkan, dan
mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber
daya organisasi.
3. Data adalah keterangan berbentuk angka atau huruf baik kuantitatif maupun
kualitatif yang masih belum bisa dimengerti, yang diperoleh melalui kegiatan
pencatatan terhadap berbagai kegiatan.
4. Informasi adalah data yang telah diolah, mempunyai arti dan bermanfaat bagi
pengambil keputusan. Perubahan data menjadi informasi ini dilakukan oleh
pengolah informasi, dapat berupa elemen komputer, non komputer, atau
kombinasi keduanya.
5. Pengumpulan data adalah proses melakukan pengukuran terhadap
karakteristik yang dipantau, bisa berupa kegiatan atau kejadian yang dilakukan
dengan cara melalui pengitungan, pengukuran dengan alat, atau pengamatan
(observasi).
6. Penyajian data adalah suatu proses penyampaian informasi yang diberikan
dalam bentuk tampilan yang mudah dimengerti dan dapat dilanjutkan dengan
analisis.
7. Analisis data adalah kegiatan mengubah data menjadi informasi yang dapat
digunakan untuk mengambil kesimpulan dan keputusan.
8. Validasi data adalah proses membandingkan hasil data yang dikumpulkan oleh
pengumpul data (orang pertama) dengan hasil data yang dikumpulkan oleh
validator (orang kedua).
9. Input data adalah suatu proses memasukkan data menggunakan komputer ke
sistem informasi rumah sakit.
10. Publikasi adalah proses penyampaian informasi dengan menampilkannya di
tempat terbuka untuk umum atau di setiap tempat di mana sejumlah besar orang
di luar lingkungan rumah sakit, dapat ditampilkan melalui media non-elektronik
seperti papan informasi maupun media elektronik seperti website rumah sakit.
11. Indikator adalah variable yang bisa dipakai untuk mengevaluasi kondisi /
keadaan / status serta menunjukkan dilakukannya tindakan pengukuran
terhadap berbagai perubahan yang terjadi dari satu waktu ke waktu lainnya.
12. Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK) adalah aplikasi
alat bantu penginputan dokumen akreditasi yang diperuntukkan bagi Rumah
Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 2
Sakit yang mengikuti akreditasi yang diselenggarakan oleh Komite Akreditasi
Rumah Sakit.
Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang
dihasilkan akurat, mutakhir, aman dari gangguan, dan tersedia bagi pemakai. Kegiatan
manajemen data mencakup pengumpulan data, pengujian akurasi dan konsistensi data,
penyimpanan data.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sesuai untuk setiap level manajemen,
maka sebleum dilakukan pengumpulan data perlu dilakukan suatu perencanaan
informasi yang benar. Oleh karena itu, dalam panduan sistem manajemen data yang
ditetapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Cilincing, memiliki ruang lingkup sebagai
berikut:
1. Perencanaan kebutuhan informasi
2. Permintaan data informasi
3. Pengumpulan data
4. Pengolahan data
5. Validasi data
6. Penyajian data
7. Analisis data
8. Pelaporan data
9. Publikasi data
Pusat data informasi di RSUD Cilincing telah ditetapkan dikelola oleh Tim
Pengelolaan Data dan Informasi baik dalam bentuk manual maupun data yang
ada dalam sistem informasi di komputer. Untuk menjamin akurasi data yang
diperlukan oleh setiap level manajemen baik untuk kepentingan internal maupun
eksternal rumah sakit, maka pengeluara data dasar hanya boleh melalui satu
pintu, yaitu Tim Pengelolaan Data dan Informasi, kecuali data tentang keuangan.
Data yang dikelola oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi adalah data
yang berasal dari kegiatan di masing-masing unit kerja yang dilaporkan secara
rutin sebagai laporan cakupan kegiatan. Bila sistem informasi sudah berbasis
komputer terintegrasi, maka sumber data bisa secara otomatis diperoleh dari
data setiap dari data setiap transaksi yang dilakukan yang diinput secara real
time atau tepat waktu.
Data yang dikelola oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi dapat diakses
oleh unit kerja di internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit sesuai
kebutuhannya. Untuk internal rumah sakit, data yang diperlukan sudah
dikeluarkan dalam bentuk informasi sesuai level manajemennya sedangkan
untuk eksternal rumah sakit, informasi yang akan diberikan sesuai dengan
permintaannya namun ada juga data yang dikeluarkan tanpa permintaan karena
memang sudah dipublikasi dalam website rumah sakit. Agar pemberian data
dapat terjamin mutu dan keamanannya, maka perlu pengendalian dalam proses
pemenuhan permintaan data dari dalam maupun luar rumah sakit.
Permintaan data dan informasi adalah semua bentuk permohonan secara
tertulis dari unit kerja kepada Tim Pengelolaan Data dan Informasi untuk
mendapat informasi terkait dengan informasi produktifitas, efisiensi maupun data
mutu dan keselamatan pasien di masing-masing unit kerjanya maupun tingkat
rumah sakit. Bila permintaan dari eksternal rumah sakit, maka permohonan
ditujukan kepada Direktur yang untuk selanjutnya diteruskan ke Tim Pengelolaan
Data dan Informasi. Data dan informasi yang bisa dikeluarkan oleh Tim
C. Pengumpulan Data
D. Pengumpulan Data
Setelah dilakukan pengumpulan data, maka diperoleh data mentah yang masih
belum bermanfaat. Oleh karena itu, data tersebut perlu diolah agar dapat berguna.
Pengolahan data pada dasarnya menrupakan suatu proses untuk transformasi
data menjadi informasi dengan cara meringkas data atau mengelompokkannya
sehingga bisa digunakan. Hasil pengolahan tersebut dapat berupa jumlah / total,
proporsi, persentase, rata-rata dan lain sebagainya. Secara umum metode
pengolahan data dibedakan menjadi dua, yaitu pengolaha data secara manual
dan pengolahan data secara elektronik.
Pengolahan Data secara Manual
Pengolahan data secara manual digunakan bila jumlah observasi yang
dilakukan tidak banyak. Untuk hal ini, memerlukan waktu yag lama karena
harus meneliti satu per satu dari setiap unsur yang diobservasi.
Pengolahan Data secara Elektronik
D. Validasi Data
Salah satu program penjaminan mutu, untuk dapat menjamin akurasi data yang
dgunakan adalah dengan cara melakukan validasi. Banyak pengertian tentang
validasi, antara lain:
Validasi dalah suatu tindakan yang membuktikan bahwa suatu proses /
metode dapat memberikan hasil yang konsisten sesuai dengan spesifikasi
yang telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik.
E. Penyajian Data
Setiap informasi yang sudah diubah sebaiknya dapat disajikan dengan baik,
dalam arti data yang ditampilkan harus komunikatif dan lengkap. Jadi tampilan
data selain menarik untuk dilihat dan dibaca, tetapi juga mudah dipahami isinya
sehingga dapat ditindaklanjut dengan melakukan analisis.
Penyajian data yang komunikatif dapat dilakukan dengan membuat data
menjadi ringkas dan ditampilkan sedekemian rupa sehingga dapat terlihat
polanya, kecenderungan, kekhususan maupun perbedaan yang ada pada data
tersebut.
Cara paling efektif dan efisien untuk menampilkan data adalah dengan
menggunakan tabel dan grafik, di mana tabel digunakan saat melakukan
rekapitulasi data sedangkan untuk penampilan akan lebih baik bila disajikan dalam
bentuk grafik.
a. Tabel
Penyajian dalam bentuk tabel adalah penyampaian informasi di mana datanya
diatur dalam bentuk baris dan kolom. Penyajian ini dapat bermanfaat untuk
memperlihatkan pola, kecenderungan perbedaan dan hubungan lain yang ada
pada data. Penyajian bentuk tabel banyak digunakan karena lebih efisien dan
cukup komunikatif.
Tabel harus bersifat dapat menerangkan dirinya sendiri. Walau tidak ada teks
yang menyertainya, tabel sudah harus bisa memberi informasi kepada yang
membacanya.
Untuk membuat tabel yang baik, maka harus diperhatikan beberapa hal berikut:
3. Grafik lingkaran
Grafik lingkaran adalah grafik yang digunakan untuk menampilkan inforasi dari satu
variabel berskala kategori dalam arti menampilkan gambaran proporsional
perbandingan data dari berbagai kelompok. Grafik ini hanya bisa digunakan bila jumlah
kategori tidak terlalu banyak.
4. Control chart
Control chart merupakan cara analisa hasil yang lebih rumit dan memerlukan data lebih
banyak. Control chart adalah grafik yang menggambarkan data dari waktu ke waktu,
lebih spesifik daripada run charts karena dapat menilai apakah proses berada dalam
kontrol atau tidak; garis kontrol atas (UCL) dan garis control bawah (LCL). Control chart
mirip run chart, namun lebih memiliki daya statistik untuk mendeteksi perubahan.
Control chart digunakan untuk QI, dan juga untuk monitoring perbaikan (contoh :
dashboard atau scorecard). Data bisa dipresentasikan dalam beberapa bentuk:
Persentase
Rates
Ketika tim menampilkan data ini dalam bagan Pareto, mereka menemukan
bahwa tiga jenis kesalahan menyumbang 75% dari semua kesalahan. Alih-alih bekerja
pada semua jenis kesalaha, tim memutuskan untuk memfokuskan upaya pada tiga jenis
kesalahan “beberapa penting” ini – Pemasok Salah, Jumlah Kelebihan, dan Jumlah
Terlalu Sedikit – karena bersama-sama mereka menyumbang sekitar 80% masalah.
F. Analisis Data
Secara umum, pengertian dari analisis data adalah upaya atau cara untuk mengolah
data menjadi informasi sehingga karakteristik data tersebut bisa dipahami dan
bermanfaat untuk solusi permasalahan terutama masalah yang berkaitan dengan
kinerja. Definisi lain dari analisis data adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengubah
data hasil dari pengumpulan data menjadi informasi yang nantinya bisa dipergunakan
dalam mengambil kesimpulan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa analisis data adlaah suatu proses
atau rangkaian kegiatan penelaahan, pengelompokan dan penguraian atas data hingga
menghasilkan simpulan-simpulan yang digunakan untuk mendukung kebijkan terkait
perawatan pasien, manajemen rumah sakit, atau program manajemen mutu dan
kesalamatan pasien serta mednudkung partisipasi dalam database eksternal dan lain-
lain.
Analisis dapat dilakukan secara deskriptif maupun secara inferensial tergantung
dari kebutuhan setiap keputusan yang dikehendaki.
Analisis data secara deskriptif
Merupakan teknik analisis yang dipakai untuk menganalaisis data dengan
mendeskripsikan atau menggambarkan data-data yang sudah dikumpulkna seadanaya
tanpa ada maksud membuat generalisasi dari hasil pengolahan datanya. Yang
termasuk dalam analsisis data secara deskriptif di antaranya seperti penyajian data ke
dalam bentuk persentase, frekuensi, tabel, diagram, grafik, mean, modus, dan
sebagainya.
Analisis data secara inferensial
Dipakai untuk melakukan analisis dengan menggunakan rumus statistik tertentu lalu
hasil perhitungan yang sudah dilakukan itu kemudian menjadi dasar dan pembuatan
generalisasi. Teknik analisis ini biasnya digunakan untuk penelitian-penelitian
Setelah data diolah menjadi informasi, kemudian disiapkan dalam bentuk tabel
atau grafi, maka setelah dianalisis dapat dipasang sebagai story board di wilayan unit
kerja masing-masing, Data rumah sakit yang harus dianalisis antara lain adalah:
Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah
sakit melalui empat cara:
1. Dengan melihat tren di dalam RS dalam waktu tertentu seperti dari bulan ke bulan atau
satu tahun ke tahun berikutnya.
2. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan database referensi.
3. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan professional atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan.
4. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang
lebih baik atau paling baik.
Analisis perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.
Regulasi analisis perbandingan untuk setiap indikator ada di profil indikator. Setiap
indikator mutu boleh melakukan analisis perbandingan hanya salah satu saja atau
semuanya dan merupakan pilihan dari Komite PMKP. Tapi keempat analisis
perbandingan tersebut harus dilaksanakan di RS. Sebagai contoh: IAK 1 dengan
analisis perbandingan grafik batang, IAK 2 dengan grafik lingkaran, dan seterusnya.
Untuk melihat tren tidak cukup hanya 3 titik tetapi minimal 5-6 titik. Analisis data bukan
dilakukan dengan Plan – Do – Study – Act (PDSA). Siklus PDSA hanya untuk rencana
perbaikan yang memerlukan uji coba.
G. Pelaporan Data
Pelaporan adalah suatu kegiatan atau proses penyampaian informasi sebagai hasil
evaluasi terhadap seluruh kegiatan atau aktivitas di urmah sakit dengan cara membuat
rekapitulasi atau cakupan maupun data indikator yang telah ditetapkan atau data lain
untuk kemudian diberikan kepada pimpinan lain sebagai bahan pertimbangan. Selain
itu juga perlu diberi informasi kepada unti kerja terkait sebagai umpan balik yang
diperlukan kepada seluruh unit kerja terkait di RSUD CIlincing maupun kepada pihak di
luar RSUD Cilincing, baik secara rutin / berkala maupun diperlukan pada saat tertentu.
Laporan yang dibuat harus efektif, oleh kareanya laporan harus relevan, ringkas,
berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.
1. Relevan: setiap elemen inormasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan
pimpinan, hal-hal yang tidak relevan memboroskan sumber daya dan bahkan dapat
menjadi disfungsional .
Pelaporan dilakukan secara manual, namun bila sistem informasi sudah berbasi
elektronik maka bisa dilakukan secara elektronik agar dapat lebih efisien. Laporan
dibuat oleh unit kerja untuk disampaikan kepada atasan masing-masing untuk
mendapat arahan tindak lanjutnya.
Oleh karena itu, setiap formula atau kertas kerja yang digunakan untuk
pengumpulan data, formulir yang datanya sudah dilakukan validasi, butki pengolahan
data yang dilakukan sampai dengan bentuk laporan dari publikasi data harus
dikumpulkan dan disimpan-diarsip dalam file pendokumentasian yang baik agar mudah
pencarian kembali bila diperlukan.
KECELAKAAN PETUGAS
NO TANGGAL NO RM KETERANGAN
AMBULANS AMBULANS
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64
TOTAL 0
FORMULA
Σ kecelakaan ambulans yg menimbulkan kecacatan/kematian 0
Σ perjalanan ambulans 64
CAPAIAN (MENIT) = 0.00%
Bulan / Tahun :
Nama Unit :
Indikator Mutu :
Jakarta, __________________
PJ Mutu Unit Verifikator Komite PMKP
(Ketua Subkomite Peningkatan Mutu)
(……………………..............…….….) (….........................................)
UNIT : AMBULANS
TRIWULAN / TAHUN : I/2019
Jakarta, ..........................................
PJ Unit Verifikator Komite PMKP
(…………………………………….) (………………...……………………….)
JUDUL INDIKATOR
NUMERATOR
DENOMINATOR
FORMULA
SUMBER DATA
PIC DATA
CAPAIAN INDIKATOR
JUMLAH DATA
METODE VALIDASI
HASIL VALIDASI
HASIL ANALISIS
KESIMPULAN
RENCANA TINDAK LANJUT Validasi akan dilakukan kembali bila ada perubahan
PIC data, sumber data, numerator, denominator,
sistem RM menjadi E-RM. Melakukan edukasi ke
staf medis untuk meningkatan kelengkapan
3.