Anda di halaman 1dari 37

Panduan

MANAJEMEN DATA

Jl. Madya Kebantenan No.4, Kelurahan Semper Timur, Kecamatan Cilincing,


Provinsi DKI Jakarta Telepon :021-4412889, Email :rsukcilincing@gmail.com
Jakarta Utara
14130
KATA PENGANTAR

Puji syukur kehadirat Allah SWT kami panjatkan, karena dengan berkat rahmat
dan izin-Nya kami dapat menyelesaikan penyusunan Panduan Manajemen Data RSUD
Cilincing.

Penyusunan Panduan Manajemen Data dimaksudkan sebagai petunjuk teknis


pelaksanaan atau acuan dalam melakukan analisa dan validasi data mutu di Rumah
Sakit Umum Daerah Cilincing. Melalui panduan ini diharapkan Komite PMKP dapat
menganalisa laporan indikator mutu unit dan mengevaluasi hasil analisa tersebut.

Ucapan terima kasih dan penghargaan selayaknya disampaikan kepada semua


pihak yang telah membantu penyusunan panduan ini. Semoga tujuan utama untuk
dapat lebih meningkatkan mutu dan keselamatan pasien dapat tercapai, seiring dengan
pemberdayaan dan pelaksanaanya.
Kami menyadari bahwa Panduan Manajemen Data di Rumah Sakit Umum Daerah
Cilincing masih terdapat kekurangan. Oleh karena itu, permohonan maaf perlu kami
sampaikan apabila dalam penyusunan panduan ini masih terdapat banyak kekurangan.
Saran dan masukan yang positif dan membangun sangat kami harapkan demi
perbaikan dan kesempurnaan panduan ini guna meningkatkan aspek keselamatan
pasien.

Jakarta, 28 Desember 2018

dr. Netty Siahaaan, M.K.M., MARS


NIP.196104241987112001

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing i


DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ........................................................................................................ i

BAB I PENDAHULUAN .................................................................................................. 1

BAB II DEFINISI .............................................................................................................. 2

BAB III RUANG LINGKUP.............................................................................................. 4

BAB IV TATALAKSANA ................................................................................................ 5

BAB V DOKUMENTASI ................................................................................................ 27

BAB VI PENUTUP ........................................................................................................ 28

LAMPIRAN .................................................................................................................... 29

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing ii


BAB I
PENDAHULUAN

Informasi merupakan salah satu sumber daya yang berperan bagi


manajemen dalam mengelola suatu organisasi. Agar dapat mencapai tujuannya,
informasi diperlukan sebagai bahan pendukung dalam pengambilan keputusan
Pengambilan keputusan dapat dilakukan pada saat membuat perencanaan,
pengawasan dan juga evaluasi . Oleh karena itu, informasi sangat diperlukan oleh
manajemen suatu organsiasi agar dapat mempertahankan dan meningkatkan
mutu pelayanan dan keselamatan pasien. Dalam mengambil keputusan harus
memperhitungkan segala aspek, sehingga keseimbangan tujuan bisa tercapai.
Dengan informasi yang diperoleh dapat terlihat pokok permasalahan yang harus
diperbaiki sehingga bisa diperoleh solusi untuk mengatasinya.
 Informasi merupakan hasil dari transformasi data yang dikumpulkan dan untuk
melakukan transformasi data menjadi informasi yang diperlukan oleh manajemen setiap
level tentu harus melalui suatu proses identifikasi kebutuhan informasi dari setiap level
manajemen yang bisa diterjemahkan dalam bentuk indikator-indikator. Untuk hal
tersebut, maka diperlukan pengelolaan data yang diatur dalam sistem manajemen data.

1. Tujuan
Dengan dilakukan validasi data secara internal, diharapkan dapat diketahui:
a. Sampai sejauh mana ketepatan dan kecermatan suatu instrumen
pengukuran dalam melakukan fungsi ukurnya.
b. Apakah pengukuran data dilakukan dengan benar sehingga diperoleh data
yang akurat (valid).
c. Data dan informasi mutu yang valid yang bisa dijadikan dasar manajemen
rumah sakit untuk mengambil keputusan dalam perencanaan, pelaksanaan,
pemantauan, evaluasi program dan peningkatan kewaspadaan serta respon
terhadap kejadian luar biasa yang cepat dan tepat.

A. Sasaran

1. Menjamin prosedur pelayanan yang aman


2. Untuk menjamin reproduksibilitas (mempunyai keterberulangan yang sedapat
mungkin mempunyai efektifitas yang sama)

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 1


BAB II
DEFINISI

1. Sistem adalah suatu panduan yang terdiri dari beberapa unsur yang tergabung
dan terkait satu sama lain agar mempermudah laju aliran informasi sehingga
dapat mencapai tujuan tertentu.
2. Manajemen adalah proses merencanakan, mengoragnisasi, mengarahkan, dan
mengendalikan kegiatan untuk mencapai tujuan dengan menggunakan sumber
daya organisasi.
3. Data adalah keterangan berbentuk angka atau huruf baik kuantitatif maupun
kualitatif yang masih belum bisa dimengerti, yang diperoleh melalui kegiatan
pencatatan terhadap berbagai kegiatan.
4. Informasi adalah data yang telah diolah, mempunyai arti dan bermanfaat bagi
pengambil keputusan. Perubahan data menjadi informasi ini dilakukan oleh
pengolah informasi, dapat berupa elemen komputer, non komputer, atau
kombinasi keduanya.
5. Pengumpulan data adalah proses melakukan pengukuran terhadap
karakteristik yang dipantau, bisa berupa kegiatan atau kejadian yang dilakukan
dengan cara melalui pengitungan, pengukuran dengan alat, atau pengamatan
(observasi).
6. Penyajian data adalah suatu proses penyampaian informasi yang diberikan
dalam bentuk tampilan yang mudah dimengerti dan dapat dilanjutkan dengan
analisis.
7. Analisis data adalah kegiatan mengubah data menjadi informasi yang dapat
digunakan untuk mengambil kesimpulan dan keputusan.
8. Validasi data adalah proses membandingkan hasil data yang dikumpulkan oleh
pengumpul data (orang pertama) dengan hasil data yang dikumpulkan oleh
validator (orang kedua).
9. Input data adalah suatu proses memasukkan data menggunakan komputer ke
sistem informasi rumah sakit.
10. Publikasi adalah proses penyampaian informasi dengan menampilkannya di
tempat terbuka untuk umum atau di setiap tempat di mana sejumlah besar orang
di luar lingkungan rumah sakit, dapat ditampilkan melalui media non-elektronik
seperti papan informasi maupun media elektronik seperti website rumah sakit.
11. Indikator adalah variable yang bisa dipakai untuk mengevaluasi kondisi /
keadaan / status serta menunjukkan dilakukannya tindakan pengukuran
terhadap berbagai perubahan yang terjadi dari satu waktu ke waktu lainnya.
12. Sistem Manajemen Dokumentasi Akreditasi (SISMADAK) adalah aplikasi
alat bantu penginputan dokumen akreditasi yang diperuntukkan bagi Rumah
Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 2
Sakit yang mengikuti akreditasi yang diselenggarakan oleh Komite Akreditasi
Rumah Sakit.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 3


BAB III
RUANG LINGKUP

Manajemen data adalah bagian dari manajemen sumber daya informasi yang
mencakup semua kegiatan yang memastikan bahwa sumber daya informasi yang
dihasilkan akurat, mutakhir, aman dari gangguan, dan tersedia bagi pemakai. Kegiatan
manajemen data mencakup pengumpulan data, pengujian akurasi dan konsistensi data,
penyimpanan data.
Untuk memenuhi kebutuhan informasi yang sesuai untuk setiap level manajemen,
maka sebleum dilakukan pengumpulan data perlu dilakukan suatu perencanaan
informasi yang benar. Oleh karena itu, dalam panduan sistem manajemen data yang
ditetapkan di Rumah Sakit Umum Daerah Cilincing, memiliki ruang lingkup sebagai
berikut:
1. Perencanaan kebutuhan informasi
2. Permintaan data informasi
3. Pengumpulan data
4. Pengolahan data
5. Validasi data
6. Penyajian data
7. Analisis data
8. Pelaporan data
9. Publikasi data

Ruang lingkup data yang bisa dikelola antara lain adalah:


1. Data cakupan kegiatan pelayanan di rumah sakit
2. Data perencanaan dan anggaran rumah sakit
3. Data keuangan rumah sakit
4. Data peningkatan mutu dan keselamatan pasien di rumah sakit
5. Data pengendalian infeksi / surveillans dan healthcare associated infections
(HAIs) di rumah sakit
6. Data manajemen risiko (termasuk kesehatan dan keselamatan kerja rumah sakit)
rumah sakit
7. Data kesehatan lingkungan
8. Data surveilans epidemiologi
9. Data pengelolaan sumber daya manusia (kepegawaian) di rumah sakit
10. Data pendidikan dan pelatihan di rumah sakit

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 4


BAB IV
TATA LAKSANA

A. Perencanaan Kebutuhan Informasi

Sistem informasi manajemen adalah kumpulan dari interaksi sistem-sistem


informasi yang kemudian menghasilkan informasi yang berguna untuk semua
tingkatan manajemen. Beberapa hal penting dari sistem informasi manajemen
yang efektif adalah bahwa informasi bukan hanya sederatan data mentah saja.
Informasi harus relevan, sensitif, tidak bias, komprehensif, tepat waktu, Secara
umum, ada tiga kategori dan sistem informasi untuk rumah sakit, yaitu sistem
informasi klinis atau medis, sistem informasi untuk mendukung operasional
administrasi dan sistem informasi untuk perencanaan dan pengendalian. Sistem
informasi klinis biasanya digunakan untuk membantu proses audit medik, yaitu
menjamin agar standar mutu pelayanan rumah saskit selalui dipenuhi. Sistem
infomrasi administrasi digunakan untuk memantau kegiatan-kegiatan penggunaan
sumber daya untuk mendukung pelayanan medik seperti keuangan dan
personalia. Sistem informasi perencanaan dan pengendalian biasanya digunakan
untuk membantu proses pembuatan kebijakan dan hal-hal lain yang bersifat
strategis.
Pengambilan keputusan adalah suatu hal yang menantang bagi para
pimpinan satuan kerja maupun rumah sakit dan hal tersebut memang merupakan
salah satu epran sebagai seorang manajer oleh karena itu seorang pemimpin
harus meningkatkan keterampilan dalam pengambilan keputusan. Keputusan
adalah suatu sikap memilih satu alternatif dari beberapa alternatif, oleh karena itu
adanya sistem informasi akan sangat membantu dalam hal ini. Bila informasi
dapat secara teratur dan sistematik mengikuti struktur organisasi, dan selalui
diperbaharui maka hal tersebut menjadi sarana pengambilan keputusan yang
sangat ampuh. Ada dua klasifikasi keputusan, yaitu keputusan yang diporgramkan
dan yang tidak diporgramkan. Keputusan terporgam bersifat berulang, rutin dan
dengan prosedur pasti. Sedangkan keputusan tidak terpogram adalah bersifat
baru, tidak terstruktur dan dibuat melalui judgement, evaluasi, dan menentukan
masalah.
Untuk mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, maka
manajemen membutuhkan informasi yang berguna. Dan karena tiap manajemen
mempunyai tingkatan yang berbeda maka tiap tingkatan manajemen
membutuhkan tipe informasi yang berbeda pula. Informasi yang diperlukan
dimanfaatkan untuk memberi dukungan terhadap (1) jaminan mutu pelayanan, (2)
pengendalian biaya dan peningkatan produktivitas, (3) analisa pemanfaatan,

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 5


pelayanan dan memperkirakan demand, (4) untuk perencanaan dan evaluasi, (5)
peneyderhanaan laporan eksternal, (6) penelitian klinis, dan (7) Pendidikan. Oleh
karena itu, sangat penting bagi pengelola data dan informasi rumah sakit untuk
melakukan identifikasi kebutuhan informasi para pimpinan satuan kerja.
Perencanaan kebutuhan informasi merupakan suatu proses merancang
informasi yang diperlukan dengan cara melakukan identifikasi data dan inofrmasi
yang diperlukan untuk kepentingan manajemen di satuan kerjanya, dilakukan oleh
masing-masing kepala satuan kerja / ketua Tim / ketua Komite. Perencanaan
kebutuhan informasi dimulai dari dubuatnya suatu kebutuhan informasi (user
requirement), baik dari para professional pemberi asuhan maupun oleh para
pimpinan manajerial menggunakan formulir kebutuhan informasi manajemen.
Daftar kebutuhan informasi dari setiap satuan / unit kerja yang sudah
terkumpul kemudian dianalisis oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi atau
Pusat Data Informasi bersama dengan Unit Informasi dan Teknologi (IT) untuk
dirancang sistem pencatatan dan pengumpulan datanya, baik secara manual
maupun menggunakan aplikasi komputer.
Proses perencanaan kebutuhan informasi dilakukan dengan langkah-langkah
sebagai berikut:
1. Pengkajian data dan informasi yang ada di masing-masing unit kerja
berdasarkan hasil evaluasi yang eksisting dan sudah diproduksi oleh Tim
Pengelolaan Data dan Informasi atau Pusat Data Informasi.
2. Pemantauan terhadap hasil evaluasi yang dilakukan oleh seluruh unit kerja
oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi atau Pusat Data Informasi dan Unit
IT untuk menetapkan data dan variabel apa saja yang perlu disiapkan dalam
aplikasi sistem elektronik.
3. Permohonan ke unit kerja untuk memberi masukan informasi apa saja yang
diperlukan untuk disediakan oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi atau
Pusat Data Informasi dan Unit IT dengan mengirim formulir perencanaan
kebutuh informasi kepada seluruh unit kerja untuk diisi sesuai hasil
iddentifikasi kebutuhan informasi di masing-masing unit kerja.
4. Pengelompokan kebutuhan informasi yang sudah teridentifikasi dari seluruh
unit kerja untuk dilakukan kompilasi dan disaring data agr tidak terjadi
duplikasi data dan infromasi yang dibutuhkan dari setiap level atau tingkat
manajemen.
5. Pengolahan data informasi yang sudah dikelompokkan untuk dibuat kerangka
sistem data dan variabel yang dibutuhkan saat dilakukan transform isi dari
data menjadi informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit
kerja oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi dan Unit IT.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 6


6. Pembuatan sistem aplikasi sistem informasi sesuai kebutuhan informasi
masing-masing level manajemen di unit kerja oleh Tim Pengelolaan Data dan
Informasi bersama Unit IT.
7. Pembahasan hasil rancangan aplikasi sistem informasi yang sudah dibuat
oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi dan Unit IT bersama seluruh unit
kerja terkait untuk disepakat dan disetujui sehingga rancangan sistem
informasi yang dibuat dapat ditetapkan.
8. Pembuatan aplikasi sistem informasi sesuai yang sudah disepakati oleh
masing-masing unit kerja oleh Unit IT.

B. Permintaan Data / Informasi

Pusat data informasi di RSUD Cilincing telah ditetapkan dikelola oleh Tim
Pengelolaan Data dan Informasi baik dalam bentuk manual maupun data yang
ada dalam sistem informasi di komputer. Untuk menjamin akurasi data yang
diperlukan oleh setiap level manajemen baik untuk kepentingan internal maupun
eksternal rumah sakit, maka pengeluara data dasar hanya boleh melalui satu
pintu, yaitu Tim Pengelolaan Data dan Informasi, kecuali data tentang keuangan.
Data yang dikelola oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi adalah data
yang berasal dari kegiatan di masing-masing unit kerja yang dilaporkan secara
rutin sebagai laporan cakupan kegiatan. Bila sistem informasi sudah berbasis
komputer terintegrasi, maka sumber data bisa secara otomatis diperoleh dari
data setiap dari data setiap transaksi yang dilakukan yang diinput secara real
time atau tepat waktu.
Data yang dikelola oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi dapat diakses
oleh unit kerja di internal rumah sakit maupun eksternal rumah sakit sesuai
kebutuhannya. Untuk internal rumah sakit, data yang diperlukan sudah
dikeluarkan dalam bentuk informasi sesuai level manajemennya sedangkan
untuk eksternal rumah sakit, informasi yang akan diberikan sesuai dengan
permintaannya namun ada juga data yang dikeluarkan tanpa permintaan karena
memang sudah dipublikasi dalam website rumah sakit. Agar pemberian data
dapat terjamin mutu dan keamanannya, maka perlu pengendalian dalam proses
pemenuhan permintaan data dari dalam maupun luar rumah sakit.
Permintaan data dan informasi adalah semua bentuk permohonan secara
tertulis dari unit kerja kepada Tim Pengelolaan Data dan Informasi untuk
mendapat informasi terkait dengan informasi produktifitas, efisiensi maupun data
mutu dan keselamatan pasien di masing-masing unit kerjanya maupun tingkat
rumah sakit. Bila permintaan dari eksternal rumah sakit, maka permohonan
ditujukan kepada Direktur yang untuk selanjutnya diteruskan ke Tim Pengelolaan
Data dan Informasi. Data dan informasi yang bisa dikeluarkan oleh Tim

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 7


Pengelolaan Data dan Informasi adalah data yang berasal dari sumber data
kegiatan pelayanan, pemantauan indikator mutu, surveilans pengendalian infeksi
data SDM, data kegiatan diklat dan data keuangan tertentu. Data atu informasi
yang dikeluarkan oleh Tim Pengelolaan Data dan Informasi dapat dijadikan
sebagai referensi atau acuan oleh manajemen dalam melakukan analisis yang
dipakai untuk pengambilan keputusan.
Dalam proses mengeluarkan data dan informasi, maka ada hal-hal yang perlu
dipatuhi, antara lain:
1. Untuk menjamin keamanan dan kerahasiaan informasi yang dikeluarkan untuk
pihak eksternal rumah sakit dan agar tidak terjadi penyalahgunaan data rumah
sakit oleh pihak luar, maka data dapat diberikan setelah dilakukan validasi dan
mendapat persetujuan Direktur.
2. Permintaan data dari unit kerja / Komite internal rumah sakit dapat menggunakan
formulir disposisi dengan menuliskan secara rinci kebutuhan data dan informasi
yang ingin diketahuinya dan harus ditandatangani oleh Penanggung Jawab (PJ)
Unit atau Ketua Komite, Bila data dan informasi disepakati sebelumnya, maka
informasi dapat diakses langsung dalam sistem informasi elektronik sesuai
dengan otoritas yang diberikan.
3. Alur proses permintaan data eksternal yang telah disetujui oleh Direktur akan
ditindaklanjuti oleh Koordinator Bank Data untuk disiapkan data informasi yang
diperlukan dalam waktu maksimal 5 (lima) hari kerja kecuali untuk permintaan
khusus yang harus segera diberikan maka data informasi akan disiapkan dalam
waktu 1 (satu) atau 2 (dua) hari kerja. Kemudian data diberikan kepada Komite
atau Unit terkait untuk tindak lanjutnya, dengan melakukan pencatatan
penyerahan data dalam buku ekspedisi.
4. Alur proses untuk permintaan data internal, setelah permohonan diterima oleh
Tim Pengelolaan Data dan Informasi, maka akan diteruskan kepada Koordinator
Bank Data untuk disiapkan data dalm waktu maksimal 5 (lima) hari kerja kecuali
untuk permintaan khusus yang harus segera diberikan maka data informasi akan
disiapkan dalam waktu 1 (satu) atau 2 (dua) hari kerja. Setelah data informasi
disiapkan, akan dikirim ke Unit Kerja atau Komite meminta data tersebut.

C. Pengumpulan Data

Data diperoleh melalui suatu proses kegiatan pencatatan yang dikumpulkan


sesuai dengan kebutuhan informasi yang akan dikelola. Tujuan pengumpulan
data adalah selain untuk mengetahui jumlah unsur yang akan dinilai, juga untuk
mengetahui karakteristik dari masing-masing unsur tersebut.
Dalam pelaksanaan pengumpulan data, ada beberapa hal yang perlu
diperhatikan, yaitu siapa yang akan mengumpulkan data, bagaimana cara

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 8


pengumpulannya, menggunakan alat apa, metode yang digunakan, dan apa
yang akan dinilai atau diukur.
a. Pengumpul data
Dalam setiap unit kerja harus ditetapkan siapa yang bertanggung jawab untuk
pengumpulan data. Pengumpul data bisa lebih dari 1 orang tergantung dengan
kebutuhan dari masing-masing unit kerja. Setiap pengumpul data harus sudah
mendapat pelatihan tentang cara pengambilan data yang benar sehingga
memiliki kemampuan untuk melakukan pengumpulan data yang akurat dan
meminimalisasi data yang bias. Pengumpul data dan PJ mutu unit harus selalu
berkoordinasi pada saat melakukan proses pengumpulan data.
b. Cara pengumpulan data
Cara yang dilakukan untuk mengumpulkan data bisa dilakukan dengan beberapa
macam tergantung pada unsur yang akan diukur, di antaranya adalah sebagai
berikut:
- Pengamatan atau observasi
- Survei menggunakan kuesioner
- Pengisian formulir atau kertas kerja
- Melakukan pengukuran langsung
c. Metode pengumpulan data
Pengumpulan data dilakukan oleh petugas yang ditunjuk di bawah tanggung
jawab Penanggung Jawab (PJ) Unit dengan mengacu pada profil / kamus
indikator (mutu) masing-masing. Pengumpulan data harus dilakukan dengan
pencatatan yang jelas dan rinci dengan mengacu pada profil indikator masing-
masing indikator, dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Definisi operasional
2. Numerator
3. Denumerator
4. Formula pengukuran
5. Metodologi pengumpulan data
 Sensus
 Retrospektif
6. Frekuensi pengumpulan / penilaian data
 Harian
 Mingguan
 Bulanan
7. Cakupan data
 Sampel
 Total populasi

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 9


8. Metodologi analisis data
9. Frekuensi analisis data
10. Area monitoring: untuk mengetahui lokasi data
11. Target / standar: diperlukan untuk analisis, dengan membandingkan standar
dan untuk mengetahui capaian indikator
12. Kriteria inklusi dan eksklusi
Metode pengumpulan data ada dua macam, yaitu sensus dan pengumpulan
retrospektif.
- Sensus adalah cara pengambilan / pengumpulan data yang dilakukan secara
prospektif dan berkala / periodik (harian, mingguan, bulanan, triwulan, atau
tahunan). Frekuensi pengumpulan data tergantung unsur yang akan diukur.
Sensus dapat dilakukan secara manual atau bila sudah menggunakan
aplikasi sistem informasi bisa dilakukan secara elektronik.
- Pengumpulan retrospektif adalah cara pengumpulan data yang dilakukan ke
mundur ke belakang.
- Sampling adalah cara pengumpulan data bila elemen yang akan dinilai
hanya mengambil beberapa dari suatu populasi, sehingga hasilnya memang
hanya berdasar perkiraan nilai (estimated value). Bila jumlah populasi sangat
besar, maka metode sampling merupakan pilihan karena untuk ini tidak
memerlukan tenaga dan waktu yang banyak, namun hasilnya bisa
dipertanggungjawabkan.
 Jumlah Sampel
Tidak ada pedoman atau rumusan yang baku terkait jumlah sampel.
Pengukuran jumlah sampel yang digunakan di RSUD Cilincing mengacu
pada rekomendasi Joint Commission International, yaitu sebagai berikut:
 Untuk jumlah populasi kurang dari 64, jumlah sampel 100% dari populasi
 Untuk jumlah populasi antara 64-319, jumlah sampel yang diambil 64
 Untuk jumlah populasi antara 320-629, jumlah sampel 20% dari populasi
 Untuk jumlah populasi lebih dari atau sama dengan 630, jumlah sampel
yang diambil 128
 Teknik Sampling
Untuk pengambilan sampel ada beberapa cara, di antaranya adalah secara
acak (random) dan bukan acak (non random). Cara acak adalah pemilihan
dilakukan sedemikian rupa sehingga setiap elemen mempunyai kesempatan
yang sama untuk terpilih menjadi sampel. Cara ini dianggap lebih obyektif
dibandingkan dengan cara bukan acak karena pada cara bukan acak peilihan
dilakukan lebih subjektif di mana setiap elemen tidak mempunya kesempatan
yang sama untuk terpilih menjadi sampel.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 10


Agar hasil pengukuran unsur yang akan dinilai khususnya untuk
pengukuran data indikator mutu dan keselamatan pasien dapat dianalisis
dengan baik, maka sebaiknya pengambilan sampel dilakukan dengan metode
acak.
Untuk mengambil sampel bisa menggunakan metode atau teknik
sampling acak sederhana (simple random sampling) dengan cara undian bila
jumlah sampel kurang dari 100. Penggunaan program komputer (misalnya
Excel) atau menggunakan aplikasi bebayar ( misalnya Mini Tab) dilakukan
bila jumlah sampel lebih dari 100.
d. Alat / Instrumen Pengumpul
Setelah metode pengumpulan ditentukan, maka untuk pemilihan alat
pengukur harus hati-hati, sebaiknya gunakan alat pengukur yang akurat dan
praktis penggunaannya. Pemilihan alat ukur tergantung pada cara
pengumpulan data yang dipilih. Misalnya pengumpulan data dengan
wawacnara, maka alat pengukuran yang dipakai adalah daftar pertanyaan
atau kuesioner yang bisa juga dipakai sebagai pedoman dalam melakukan
pertanyaan.
Alat ukur yang bisa digunakan selain kuesioner antara lain adalah kertas
kerja (worksheet) atau lembar periksa (check sheet) yang dibuat sesuai
dengan numerator dan denominator suatu indikator tersebut. Di RSUD
Cilincing, instrument pengumpul data yang digunakan berupa kertas kerja
(worksheet) yang dikenal sebagai Form A (warna kuning).

D. Pengumpulan Data

Setelah dilakukan pengumpulan data, maka diperoleh data mentah yang masih
belum bermanfaat. Oleh karena itu, data tersebut perlu diolah agar dapat berguna.
Pengolahan data pada dasarnya menrupakan suatu proses untuk transformasi
data menjadi informasi dengan cara meringkas data atau mengelompokkannya
sehingga bisa digunakan. Hasil pengolahan tersebut dapat berupa jumlah / total,
proporsi, persentase, rata-rata dan lain sebagainya. Secara umum metode
pengolahan data dibedakan menjadi dua, yaitu pengolaha data secara manual
dan pengolahan data secara elektronik.
 Pengolahan Data secara Manual
Pengolahan data secara manual digunakan bila jumlah observasi yang
dilakukan tidak banyak. Untuk hal ini, memerlukan waktu yag lama karena
harus meneliti satu per satu dari setiap unsur yang diobservasi.
 Pengolahan Data secara Elektronik

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 11


Pengolahan data secara elektronik digunakan untuk jumlah observasi yang
sangat banyak. Dengan bantuan komputer maka pengolahan data di
masing-masing unit kerja dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
Dengan penggunaan komputer diharapkan kesalahan pengolahan data
dapat diminimalisasi.
Untuk saat ini di RSUD Cilincing masih melakukan pengolahan data secara
manual maupun secara elektronik untuk data tertentu. Data kegiatan rumah sakit
di RSUD Cilincing dibagi menjadi dua bagian utama, yaitu (1) data statis adalah
data atau informasi secara komputerisasi tidak terintergasi dan (2) data dinamis
dalah data atau informasi yang menggunakan aplikasi rumah sakit melalui jaringan
intranet.
Pengolahan data dilakukan oleh petugas pengolah data di Tim Pengelola Data
RSUD Cilincing menggunakan aplikasi yang ada di komputerisasi (excel) untuk
menjadi database. Penyediaan data dari database rumah sakit juga dilakukan
melalui proses menarik data (query) oleh petugas penyedia data di Tim Pengelola
Data dalam bentuk data mentah (raw data).
Data kegiatan rumah sakit yang dikumpulkan dari unit kerja dan data mentah
(raw data) hasil tarikan sistem informasi rumah sakit kemudian diolah menjadi
informasi ke dalam bentuk laporan dan evaluasi deskriptif secara periodik.
Pemutakhiran data dilakukan oleh petugas pengolah data secara periodik atau
berkala tergantung pada kebutuhan informasinya, bisa dalam periode hari, bulan,
triwulan, semester, atau tahun.
Proses pengolahan data yang dilakukan di Tim Pengelola Data dibagi menjadi
dua kelompok besar, yaitu:
 Untuk rekapitulasi data harian, maka dilakukan secara real time atau tepat
waktu, tidak lebih dari 1 (satu) hari kerja sejak data diterima.
 Untuk rekapitulasi data bulanan, triwulan, semester, dan tahunan, maka
dilakukan tidak lebih dari 2 (dua) hari kerja sejak laporan diterima.

D. Validasi Data
Salah satu program penjaminan mutu, untuk dapat menjamin akurasi data yang
dgunakan adalah dengan cara melakukan validasi. Banyak pengertian tentang
validasi, antara lain:
 Validasi dalah suatu tindakan yang membuktikan bahwa suatu proses /
metode dapat memberikan hasil yang konsisten sesuai dengan spesifikasi
yang telah ditetapkan dan terdokumentasi dengan baik.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 12


 Validasi adalah suatu proses konfirmasi melalui pengujian kebenaran atau
kesahihan suatu data yang dikumpulkan untuk mengetahui apakah metode
pengujian yang dilakukan sudah sesuai dan menghasilkan data yang valid.
 Menurut KBBI validasi data adalah cara untuk mengetahui sejauh mana
data penelitian, mencerminkan hasil data yang tepat dan akurat.
Yang dimaksud validasi data dalam panduan ini adalah membandingkan hasil
data yang dikumpulkan oleh pengumpul data (orang pertama) dengan hasil data
yang dikumpulkan oleh validator (orang kedua). Apabila tingkat keakuratannya ±
90%, maka data yang dikumpulkan dapat dikatakan akurat (valid). Validasi data
khususnya dilakukan untuk data indikator klinis yang menggunakan berkas rekam
medis pasien sebagai sumber datanya.
a. Tujuan validasi data adalah:
1. Monitoring akurasi data yang dikumpulkan
2. Verifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan dapat
direproduksi
3. Verifikasi ekspektasi tentang volume data yang dikumpulkan
4. Tanggung jawab mutu pelayanan kesehatan untuk masyarkaat
5. Mendorong peningkatan dalam proses pengumpulan data
6. Ukuran yang dapat dipercaya untuk potential benchmarking selanjutnya
7. Meningkatkan kepercayaan dalam gerakan pembuatan keputusan
berdasarkan data
b. Kapan validasi diperlukan
Validasi data dilakukan hanya pada data tertentu saja, seperti:
1. Indikator baru diterapkan, khususnya indikator klinis yang dimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan
proses atau hasil klinis yang penting
2. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis pasien
digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data sekarang
berupa kertas maupun elektronik
3. Bila data dipublikasi ke masyarakat baik melalui website rumah sakit atau
media lainnya
4. Bila ada perubahan pada suatu ukuran yang telah dibuat pada suatu
ukuran indikator yang telah ada
5. Bila ada perubahan data pengukuran tanpa diketahui sebabnya
6. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata
pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman
praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan
diperkenankan/dilaksanakan

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 13


Prosedur validasi data
Prosedur validasi data di RSUD Cilincing adalah sebagai berikut:
1. Proses validasi dimulai dari pengumpulan data oleh Pengumpul Data Mutu
di masing-masing unit kerja menggunakan kertas kerja (Form A) sesuai
kebutuhan data unsur atau indikator yang dipantau
2. Data yang sama kemudian dilakukan pemeriksaan ulang oleh orang kedua
yang tidak terlibat dalam pengumpulan data sebelumnya (Validator 1) yaitu
Penanggung Jawab Mutu Unit pada unit kerja yang bersangkutan
3. Jumlah sampel pemeriksaan mengacu pada ketetapan penggunaan jumlah
sampel seperti pada proses pengumpulan data
4. Validator 1 kemudian membandingkan data yang dibuat oleh Pengumpul
Data dengan data yang diperiksa ulang
5. Penilaian akurasi data dilakukan dengan cara membagi jumlah data yang
sama setelah diperiksa ulang dibagi jumlah seluruh data yang diperiksa
ulang oleh Validator 1 kemudian dikali 100%. Akurasi data yang diterima
adalah ≥ 90%.
ℎ𝑎𝑠𝑖𝑙 𝑣𝑎𝑙𝑖𝑑𝑎𝑠𝑖
𝐴𝑘𝑢𝑟𝑎𝑠𝑖 𝑑𝑎𝑡𝑎 = 𝑥 100%
𝑐𝑎𝑝𝑎𝑖𝑎𝑛 𝑖𝑛𝑑𝑖𝑘𝑎𝑡𝑜𝑟 𝑑𝑎𝑟𝑖 𝑝𝑒𝑛𝑔𝑢𝑚𝑝𝑢𝑙𝑎𝑛 𝑑𝑎𝑡𝑎 𝑎𝑤𝑎𝑙
6. Melakukan koreksi apabila unsur datanya tidak sama, alasan-alasannya
(misalnya, definisi data yang tidak jelas) harus dicatat dan tindakan korektif
harus didokumentasikan.
7. Identifikasi tindakan korektif dengan mereview kembali teknis pengukuran
yang telah dilaksanakan
8. Bila data yang dikumpulkan masih belum terjamin akurasinya, maka dapat
dilakukan pemeriksaan ulang kembali oleh Validator 2, yaitu orang yang di
luar satuan kerja yang bersangkutan.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 14


Gambar 1. Alur validasi data

E. Penyajian Data
Setiap informasi yang sudah diubah sebaiknya dapat disajikan dengan baik,
dalam arti data yang ditampilkan harus komunikatif dan lengkap. Jadi tampilan
data selain menarik untuk dilihat dan dibaca, tetapi juga mudah dipahami isinya
sehingga dapat ditindaklanjut dengan melakukan analisis.
Penyajian data yang komunikatif dapat dilakukan dengan membuat data
menjadi ringkas dan ditampilkan sedekemian rupa sehingga dapat terlihat
polanya, kecenderungan, kekhususan maupun perbedaan yang ada pada data
tersebut.
Cara paling efektif dan efisien untuk menampilkan data adalah dengan
menggunakan tabel dan grafik, di mana tabel digunakan saat melakukan
rekapitulasi data sedangkan untuk penampilan akan lebih baik bila disajikan dalam
bentuk grafik.
a. Tabel
Penyajian dalam bentuk tabel adalah penyampaian informasi di mana datanya
diatur dalam bentuk baris dan kolom. Penyajian ini dapat bermanfaat untuk
memperlihatkan pola, kecenderungan perbedaan dan hubungan lain yang ada
pada data. Penyajian bentuk tabel banyak digunakan karena lebih efisien dan
cukup komunikatif.
Tabel harus bersifat dapat menerangkan dirinya sendiri. Walau tidak ada teks
yang menyertainya, tabel sudah harus bisa memberi informasi kepada yang
membacanya.
Untuk membuat tabel yang baik, maka harus diperhatikan beberapa hal berikut:

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 15


 Gunakan judul yang jelas dan singkat yang menjelaskan tentang apa, di
mana, dan kapan dan informasi yang akan ditampilkan pada tabel. Ditulis
juga Tabel nomor ke berapa sebelum menulis judulnya.
 Berikan keterangan yang jelas untuk setiap kolom dan baris dan berika
keterangan tentang unit pengukurannya.
 Jelaskan semua kode singkatan atau simbol pada catatan kaki
 Jelaskan sumber data pada catatan kaki jika data yang ditampilkan bukan
merupakan data yang diperoleh sendiri.
b. Grafik
Grafik merupakan salah satu cara untuk menampilkan data kuantitatif dengan
menggunakan sistem koordinat. Grafik juga merupakan cara cepat untuk
memperlihatkan pola kecenderungan, kesamaan serta perbedaan yang ada pada
data. Dalam membuat grafik juga disertai judul yang mengikuti kaidah judul seperti
buat tabel koordinat yang dipakai dalam membuat grafik adalah koordinat kotak,
yang memiliki dua sumbu, yaitu sumbu horizontal yang disebut sumbu X dan
sumbu vertical yang disebut sumbu Y.
Sumbu X dipakai untuk menunjukkan nilai variabel independen berupa kategori
pengelompokan seperti jenis kelamin, umur, dan lain-lain. Sumbu Y digunakan
untuk menampilkan variabel dependen seperti frekuensi kejadian

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 16


Grafik yang dapat digunakan dalam penyajian data informasi di RSUD Cilincing
adalah sebagai berikut:
1. Grafik batang
Grafik ini digunakan untuk menggambarkan perbandingan antara subyek, seperti
misalnya membandingkan kinerja antara unit kerja atau membandingkan capaian
antar waktu.

Gambar 2. Contoh grafik batang.


2. Grafik garis (Run charts)
Grafik garis (run charts) adalah grafik yang digambarkan dalam bentuk garis,
dibuat untuk menggambarkan atau menunjukkan perkembangan, bisa naik atau
turun. Sumbu Y pada run charts menunjukkan peristiwa, sedangkan sumbu X
menunjukkan periode waktu.
Grafik ini juga digunakan sebagai alat analisis untuk:
 Memahami gambaran umum suatu proses
 Menunjukkan apa yang sedang terjadi dalam situasi tertentu sepanjang
waktu
 Menunjukkan kecenderungan data sepanjang waktu (Trend) /
mengidentifikasi penurunan atau peningkatan proses dari waktu ke waktu
 Membandingkan dari data periode yang satu dengan periode lain.
Pengukuran dilakukan pada titik tertentu dan dihubungkan dengan garis. Hal ini
akan menghasilkan grafik variasi dari waktu ke waktu, dan membantu tim melihat
apakah perubahan yg terjadi mengarah pada perbaikan.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 17


Gambar 3. Contoh run charts.

3. Grafik lingkaran
Grafik lingkaran adalah grafik yang digunakan untuk menampilkan inforasi dari satu
variabel berskala kategori dalam arti menampilkan gambaran proporsional
perbandingan data dari berbagai kelompok. Grafik ini hanya bisa digunakan bila jumlah
kategori tidak terlalu banyak.

PROPORSI INSIDEN KESELAMATAN PASIEN DI


RUMAH SAKIT X

KTD KTC KNC KPC

Gambar 4. Contoh grafik lingkaran.

4. Control chart
Control chart merupakan cara analisa hasil yang lebih rumit dan memerlukan data lebih
banyak. Control chart adalah grafik yang menggambarkan data dari waktu ke waktu,
lebih spesifik daripada run charts karena dapat menilai apakah proses berada dalam
kontrol atau tidak; garis kontrol atas (UCL) dan garis control bawah (LCL). Control chart
mirip run chart, namun lebih memiliki daya statistik untuk mendeteksi perubahan.
Control chart digunakan untuk QI, dan juga untuk monitoring perbaikan (contoh :
dashboard atau scorecard). Data bisa dipresentasikan dalam beberapa bentuk:
 Persentase
 Rates

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 18


 Counts
 Individual values

Gambar 5. Contoh control chart


5. Pareto charts
Pareto chart (Gambar 5) merupakan alat statistik yang membantu tim melihat penyebab
atau masalah yang sering terjadi. Chart memperlihatkan aktifitas atau area yang
berkontribusi paling buruk mutunya. Pareto chart berbasis teori bahwa jumlah kecil
penyebab akan memiliki kontribusi palling buruk mutunya. Bila beberapa aktivitas
berkontribusi paling besar pada masalah disebut Pareto Effect. Pareto effect yang
klasik diamati bila 20% penyebab berkontribusi pada 80% semua masalah.

Berikut salah satu contoh penggunaan diagram Pareto:


Satu tim menggunakan analisis Pareto untuk mengidentifikasi faktor “vital beberapa”
yang berkontribusi terhadap kesalahan selama pengaturan bedah. Tim mengidentifikasi
delapan jenis kesalahan penhaturan bedah dan mengumpulkan data pada frekuensi
masing-masing jenis. Mereka menghitung persentase dari total efek untuk setiap jenis
kesalaha, kemudian daftar jenis kesalahan dalam urutan dari terbesar ke efek terkecil.
Akhirnya, emreka menghitung persentase efek kumulatif.

Ketika tim menampilkan data ini dalam bagan Pareto, mereka menemukan
bahwa tiga jenis kesalahan menyumbang 75% dari semua kesalahan. Alih-alih bekerja
pada semua jenis kesalaha, tim memutuskan untuk memfokuskan upaya pada tiga jenis
kesalahan “beberapa penting” ini – Pemasok Salah, Jumlah Kelebihan, dan Jumlah
Terlalu Sedikit – karena bersama-sama mereka menyumbang sekitar 80% masalah.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 19


Gambar 6. Diagram Pareto.

F. Analisis Data
Secara umum, pengertian dari analisis data adalah upaya atau cara untuk mengolah
data menjadi informasi sehingga karakteristik data tersebut bisa dipahami dan
bermanfaat untuk solusi permasalahan terutama masalah yang berkaitan dengan
kinerja. Definisi lain dari analisis data adalah kegiatan yang dilakukan untuk mengubah
data hasil dari pengumpulan data menjadi informasi yang nantinya bisa dipergunakan
dalam mengambil kesimpulan.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa analisis data adlaah suatu proses
atau rangkaian kegiatan penelaahan, pengelompokan dan penguraian atas data hingga
menghasilkan simpulan-simpulan yang digunakan untuk mendukung kebijkan terkait
perawatan pasien, manajemen rumah sakit, atau program manajemen mutu dan
kesalamatan pasien serta mednudkung partisipasi dalam database eksternal dan lain-
lain.
Analisis dapat dilakukan secara deskriptif maupun secara inferensial tergantung
dari kebutuhan setiap keputusan yang dikehendaki.
Analisis data secara deskriptif
Merupakan teknik analisis yang dipakai untuk menganalaisis data dengan
mendeskripsikan atau menggambarkan data-data yang sudah dikumpulkna seadanaya
tanpa ada maksud membuat generalisasi dari hasil pengolahan datanya. Yang
termasuk dalam analsisis data secara deskriptif di antaranya seperti penyajian data ke
dalam bentuk persentase, frekuensi, tabel, diagram, grafik, mean, modus, dan
sebagainya.
Analisis data secara inferensial
Dipakai untuk melakukan analisis dengan menggunakan rumus statistik tertentu lalu
hasil perhitungan yang sudah dilakukan itu kemudian menjadi dasar dan pembuatan
generalisasi. Teknik analisis ini biasnya digunakan untuk penelitian-penelitian
Setelah data diolah menjadi informasi, kemudian disiapkan dalam bentuk tabel
atau grafi, maka setelah dianalisis dapat dipasang sebagai story board di wilayan unit
kerja masing-masing, Data rumah sakit yang harus dianalisis antara lain adalah:

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 20


1. Data indikator mutu
2. Data hasil evaluasi PPK dan/atau implementasi Clinical Pathway
3. Data surveilans PPPI
4. Insiden keselamatan pasien (KTD, KTC, KNC)
5. Insiden K3
6. Hasil survey budaya keselamatan pasien
7. Hasil survey kepuasan pelanggan

Sasaran dari analisis data adalah agar dapat dilakukan perbandingan bagi rumah
sakit melalui empat cara:
1. Dengan melihat tren di dalam RS dalam waktu tertentu seperti dari bulan ke bulan atau
satu tahun ke tahun berikutnya.
2. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan database referensi.
3. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan professional atau
menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-undang atau peraturan.
4. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman praktek yang
lebih baik atau paling baik.

Analisis perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.
Regulasi analisis perbandingan untuk setiap indikator ada di profil indikator. Setiap
indikator mutu boleh melakukan analisis perbandingan hanya salah satu saja atau
semuanya dan merupakan pilihan dari Komite PMKP. Tapi keempat analisis
perbandingan tersebut harus dilaksanakan di RS. Sebagai contoh: IAK 1 dengan
analisis perbandingan grafik batang, IAK 2 dengan grafik lingkaran, dan seterusnya.
Untuk melihat tren tidak cukup hanya 3 titik tetapi minimal 5-6 titik. Analisis data bukan
dilakukan dengan Plan – Do – Study – Act (PDSA). Siklus PDSA hanya untuk rencana
perbaikan yang memerlukan uji coba.
G. Pelaporan Data
Pelaporan adalah suatu kegiatan atau proses penyampaian informasi sebagai hasil
evaluasi terhadap seluruh kegiatan atau aktivitas di urmah sakit dengan cara membuat
rekapitulasi atau cakupan maupun data indikator yang telah ditetapkan atau data lain
untuk kemudian diberikan kepada pimpinan lain sebagai bahan pertimbangan. Selain
itu juga perlu diberi informasi kepada unti kerja terkait sebagai umpan balik yang
diperlukan kepada seluruh unit kerja terkait di RSUD CIlincing maupun kepada pihak di
luar RSUD Cilincing, baik secara rutin / berkala maupun diperlukan pada saat tertentu.
Laporan yang dibuat harus efektif, oleh kareanya laporan harus relevan, ringkas,
berorientasi pengecualian, akurat, lengkap, tepat waktu, dan singkat.
1. Relevan: setiap elemen inormasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan
pimpinan, hal-hal yang tidak relevan memboroskan sumber daya dan bahkan dapat
menjadi disfungsional .

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 21


2. Ringkas: laporan yang harus diringkas sesuai dengan tingkat manajer dalam hirarki
rumah sakit. Secar umum, tingkat keringkasan semakin tinggi ketika informasi mengalir
dari manajemen tingkat lebih rendah ke manajemen tingkat atas.
3. Berorientasi pengecualian: lapooran-aporan pengendalian harus mengidentifikasi
aktivitas yang berisiko keluar dari pengendalian dan harus mengabaikan aktivitas yang
dalam pengendalian.
4. Akurat: informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan. Suatu kesalahan yang
sifatnya mengganggu akan berdampak pada saat akan diambil keputusan sehingga bisa
mengambil keputusan yang salah.
5. Lengkap: informasi harus selengkap mungkin, artinya setiap informasi yang esensial
bagi pengambilan keputusan harus ada dalam laporan.
6. Tepat waktu: pemberian laporan harus sesuai dengan jadwal yang sudah ditetapkan
dan/atau sesuai kebutuhan dari yang meminta laporan.
7. Singkat: informasi dalma suatu laporan harus disajikan sesuai kebutuhan saja.

Pelaporan dilakukan secara manual, namun bila sistem informasi sudah berbasi
elektronik maka bisa dilakukan secara elektronik agar dapat lebih efisien. Laporan
dibuat oleh unit kerja untuk disampaikan kepada atasan masing-masing untuk
mendapat arahan tindak lanjutnya.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 22


Alur pelaporan data mutu di RSUD Cilincing terangkum dalam Gambar.

Gambar 7. Alur pelaporan data mutu RSUD Cilincing.


Penanggung jawab pengumpul data di masing-masing unit kerja melakukan
pengumpulan / pengambilan data menggunakan kertas kerja (Form A) yang sesuai
untuk masing-masing unsur atau indikator yang diukur. Pengumpul data kemudian
melakukan transformasi data mentah menjadi informasi yang bermakna dalam bentuk
persentase, rerata, dan sebagainya sesuai masing-masing indikator dan
memberikannya ke Penanggung Jawab Mutu Unit untuk disusun laporan bulanan
(dalam format Form B). Penanggung Jawab Mutu Unit mengirimkan laporan bulanan
(Form B) ke Komite PMKP sesuai jadwal yang telah disepakati. Komite PMKP. Komite
PMKP melakukan rekapitulasi data mutu dari seluruh unit kerja di rumah sakit dan
melaporkannya ke Direktur. Setiap tiga bulan sekali, PJ Mutu Unit melakukan
rekapitulasi data mutu menggunakan Form C serta membuat laporan mutu unit triwulan
dan melaporkannya ke Komite PMKP sesuai jadwal yang telah disepakati. Dari
rekapitulasi bulanan yang dilakukan Komite PMKP dan rekapitulasi triwulan (Form C)
serta laporan mutu unit triwulan yang dilaporkan unit ke Komite PMKP, Komite PMKP
melakukan rekapitulasi triwulan untuk setiap indikator mutu yang ada di rumah sakit,
lalu menyusun laporan mutu triwulan dan melaporkannya ke Direktur untuk dibuat
rekomendasi dan kebijakan tindak lanjut atas laporan tersebut.
Untuk penerapan hasil pemantauan indikator yang dapat dilakukan secara
komputerisasi online adalah alporan indikator prioritas, keselamatan pasien, surveilans
HAIs, dan laporan insiden K3 dari unit kerja yang dapat diakses oleh Komite PMKP,
Komite PPI, tim K3RS, sesuai dengan otoritas yang diberikan.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 23


Untuk laporan surveillance (Gambar 8), diinput pada portal berbentuk website
dengan alamat http://Surveillance-dinkesdki.net. Laporan surveillance ini diinput
berdasarkan harian, mingguan, dan bulanan berdasarkan jenis epidemiologi penyakit
menular dan tidak menular.

Gambar 8. Website laporan surveillance harian.


Untuk pelaporan surveillance HAIs dalam PPI, pelaporan dilakukan setiap ada
pasien dengan diagnosis flebitis, dekubitus, ISK, dan HAP. Perawat / petugas
surveillance menginformasikan petugas IPCN RSUD Cilincing tentang pasien dengan
diagnosis tersebut. Petugas IPCN akan menginput di website http://10.20.169.100/PPI
(Gambar 9).

Gambar 9. Aplikasi laporan PPI.


Untuk pelaporan data cakupan pelayanan rumah sakit, maka setelah diolah oleh
Tim Pengelola Data , laporan dikirim ke Direksi untuk mendapat arahan aau

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 24


rekomendasi dan minta persetujuan ketika akan dikirim ke eksternal sesuai dengan
sistem pelaporan yang sudah ditetapkan.
Untuk data informasi yang dibutuhkan oleh unit kerja akan dilaporkan oleh Tim
Pengelola Data ke masing-masing unit kerja secara fisik atau elektronik bila sistem
informasi elektronik sudah berjalan sempurna. Periode pengiriman laporan sesuai
dengan yang sudah ditetapkan, bisa bulanan, triwulan, semester atau tahunan.
Untuk kepentingan akreditasi, dokumen akreditasi yang dibutuhkan diunggah
melalui aplikasi Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi (SISMADAK) dari Komisi
Akreditasi Rumah Sakit (KARS). Baik anggota maupun ketua pokja akreditasi Rumah
Sakit yang telah didaftarakan sebelumnya oleh administrator, dapat mengakses sistem
ini. Setelah username dan password diberikan oleh administrator, anggota dan ketua
pokja dapat login ke aplikasi SISMADAK ini. Selanjutnya administrator mendatakan
kegiatan survey Rumah Sakit dengan memilih standar yang digunakan. Setelah
terbentuk kegiatan survey, barulah anggotan dan ketua pokja yang telah terdaftar dapat
mengupload dokumen kebutuhan akreditasi sesuai masing - masing elemen penilaian.

Gambar 10. Aplikasi SISMADAK.


H. Publkasi Data
Menurut KBBI arti kata publikasi adalah suatu pengumuman atau menyiarkan kepada
masyarakat atau publik. Namun dalam panduan ini yang dimaksud publikasi adalah
salah satu cara memaparkan atau memberi informasi terkait data hasil capaian kinerja
dari unit kerja dan/atrau rumah sakit ke pihak lain bisa internal rumah sakit maupun
eksternal.
Publikasi data disampaikan dengan banyak cara, antara lain:
1. Untuk internal rumah sakit, dapat dilakukan melalui forum rapat, pembuatan laporan
atau memasang pada papan pengumuman yang ada di unit kerja masing-masing.
2. Untuk eksternal rumah sakti dapat dilakukan penyiaran melalui pengiriman laporan atau
menggunakan media seperti website, bulletin atau poster pada saat pameran.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 25


Publikasi data dilakukan secara periodik sesuai kebutuhan, bisa bulanan, triwulan,
semester atau tahunan. Dari semua data yang akan dipublikasi khususnya ke eksternal
rumah sakit maka data tersebut harus divalidasi dan mendapat persetujuan dari
Direktur.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 26


BAB V
DOKUMENTASI

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen yang dapat memberikan


keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan
dokumen secara sistenmatis serta saat melakukan penyebarluasan kepada pemakai
informasi tersebut.

Oleh karena itu, setiap formula atau kertas kerja yang digunakan untuk
pengumpulan data, formulir yang datanya sudah dilakukan validasi, butki pengolahan
data yang dilakukan sampai dengan bentuk laporan dari publikasi data harus
dikumpulkan dan disimpan-diarsip dalam file pendokumentasian yang baik agar mudah
pencarian kembali bila diperlukan.

Dokumen yang akan didokumentasi antara lain, sebagai berikut:


1. Catatan pengumpulan data
2. Catatan hasil validasi data
3. Bukti proses pengolahan data
4. Hasil analisis pemantauana kinerja (capaian mutu dan keselamatan pasien dan
lain-lain)
5. Laporan
6. Bukti persetujuan Dirketur
7. Bukti publikasi data

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 27


BAB VI
PENUTUP

Dokumentasi adalah kumpulan dari dokumen-dokumen yang dapat memberikan


keterangan atau bukti yang berkaitan dengan proses pengumpulan dan pengelolaan
dokumen secara sistematis serta saat melakukan penyebarluasan kepada pemakai
informasi tersebut.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 28


LAMPIRAN
Format Kertas Kerja Pengumpulan Data (Form A)
Instruksi Pengisian :
1. Mengisi kolom Tgl yang disediakan
2. Mengisi kolom No RM yang disediakan
3. Mengisi kolom jam permintaan ambulans dengan waktu saat ambulans dimintakan
4. Mengisi kolom jam tersedia dengan waktu saat ambulans tersedia
jika ada

INSTRUMEN EVALUASI (FORM A)


INDIKATOR MUTU UNIT AMBULANS
2. KECEPATAN PELAYANAN AMBULANS
BULAN JANUARI TAHUN 2019

KECELAKAAN PETUGAS
NO TANGGAL NO RM KETERANGAN
AMBULANS AMBULANS
41
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
54
55
56
57
58
59
60
61
62
63
64

TOTAL 0

FORMULA
Σ kecelakaan ambulans yg menimbulkan kecacatan/kematian 0
Σ perjalanan ambulans 64
CAPAIAN (MENIT) = 0.00%

PIC PENGUMPUL DATA PJ MUTU UNIT

(Rayendra Aprialdi) (dr. Sri Santi Tivens)

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 29


LAMPIRAN
Format Laporan Bulanan Data Mutu dari Unit ke Komite PMKP (Form B)
Jl. Madya Kebantenan No. 4
Cilincing, Jakarta Utara LAPORAN BULANAN DARI UNIT
Telp. (021)4412889 KE KOMITE PMKP (FORM B)
Email : rsukcilincing@gmail.com

Bulan / Tahun :
Nama Unit :
Indikator Mutu :

Area : Indikator Mutu Unit


Numerator :
Denumerator :
Formula :
Target :
Hasil Indikator Mutu Unit :
Kesimpulan : TERCAPAI / TIDAK TERCAPAI )*
Analisa Unit :

Rekomendasi : Pertahankan capaian

Jakarta, __________________
PJ Mutu Unit Verifikator Komite PMKP
(Ketua Subkomite Peningkatan Mutu)

(……………………..............…….….) (….........................................)

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 30


LAMPIRAN
Format Rekapitulasi Data Mutu Triwulan di Unit Kerja (Form C)
Jl. Madya Kebantenan No. 4 REKAPITULASI TRIWULAN
Cilincing, Jakarta Utara INDIKATOR MUTU
Telp. (021)4412889 (FORM C)
Email : rsukcilincing@gmail.com

UNIT : AMBULANS
TRIWULAN / TAHUN : I/2019

No Area Monitoring Judul Indikator Jan Feb Mar Standar


Indikator Mutu Unit

Jakarta, ..........................................
PJ Unit Verifikator Komite PMKP

(…………………………………….) (………………...……………………….)

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 31


LAMPIRAN
Format Laporan Validasi Data

VALIDASI DATA INDIKATOR MUTU ………….

JUDUL INDIKATOR

NUMERATOR

DENOMINATOR

FORMULA

SUMBER DATA

PIC DATA

CAPAIAN INDIKATOR

JUMLAH DATA

JUSTIFIKASI PERLU VALIDASI

METODE VALIDASI

HASIL VALIDASI

HASIL ANALISIS

KESIMPULAN

RENCANA TINDAK LANJUT

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 32


LAMPIRAN
Contoh Laporan Validasi Data

VALIDASI DATA INDIKATOR MUTU AREA KLINIS

JUDUL INDIKATOR Asesmen awal medis harus lengkap dalam waktu


24 jam setelah pasien masuk rawat inap

NUMERATOR Jumlah asesmen awal medis yang lengkap dalam


waktu 24 jam di rawat inap

DENOMINATOR Jumlah pasien masuk di rawat inap

FORMULA N/D X 100%

SUMBER DATA Rekam medis

PIC DATA PJ Ranap

CAPAIAN INDIKATOR 70% pada bulan Oktober 2017

JUMLAH DATA 1000 pasien

JUSTIFIKASI PERLU VALIDASI Data baru pertama kali dikumpulkan

METODE VALIDASI 1. Menggunakan metode systematic sampling 


1000 RM pasien dilakukan sampling dengan rumus
Lovin, didapatkan 286 sampel

2. Melakukan telaah RM pasien dengan metode


systematic sampling 1000/286 = 3,5 ~ 4. Sehingga
pengambilan data pada tiap kelipatan 4

3. Analisis kelengkapan pengisian asesmen medis


awal

HASIL VALIDASI Kelengkapan asesmen awal medis dalam waktu 24


jam setelah pasien masuk rawat inap = 65%

HASIL ANALISIS 65/70 x 100% = 92,86% (>90%)

KESIMPULAN Data kelengkapan asesmen awal medis bulan


Oktober 2017 sudah akurat

RENCANA TINDAK LANJUT Validasi akan dilakukan kembali bila ada perubahan
PIC data, sumber data, numerator, denominator,
sistem RM menjadi E-RM. Melakukan edukasi ke
staf medis untuk meningkatan kelengkapan

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 33


pengisian asesmen awal medis.

3.

Dokumen Akreditasi RSUD Cilincing 34