LAPORAN AUDIT MANAJEMEN

Surabaya, 27 Maret 2007

No : 024/KAP/IV/2007

Lampiran : 3 eksemplar

Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada

Yth, Direktur Utama PT. Serat Sutera

Di Surabaya

Kami telah melakukan audit ats keterlambatan pengiriman barang yang terjadi karena keterlambatn
proses produksi pada PT Serat Sutera untuk periode tahun 2006/2007. Audit kami tidak dimaksudkan
untuk memberikan pendapat atas kewajaran laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami
tidak memberikan pendapat atas laporan keuangan tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Proses
Produksi yang dimiliki (terjadi pada) perusahaan PT. Serat Sutera. Audit tersebut dimaksudkan untuk
menilai ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna), dan efektivitas (hasil guna) pelaksanaan
produksi dan memberikan saran perbaikan atas kelemahan pengelolaan program proses produksi yang
ditemukan selama audit, sehingga diharapkan dimasa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas
kekurangan tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efisien, dan lebih efektif
dalam mencapai tujuannya.

Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi :

Bab I : Informasi Latar Belakang

Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit

Bab III : Rekomendasi

Bab IV : Ruang Lingkup

Dalam melaksanakan audit kami telah memperoleh banyak bantuan, dukungan, dan kerja sama dari
berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan pelaksanaan audit ini. Untuk
itu kami mengucapkan terimakasih atas kerja sama ynga telah terjalin dengan baik ini.
Kantor Akuntan Publik

Rawiatmaja & Partner

Tn. Pram Sanjaya

 BAB I

INFORMASI LATAR BELAKANG

PT Serat Sutera adalah pabrik tenu tradisional dengan fasilitas produksi berupa Alat Tenun Bukan Mesin
(ATBN). Ny. Shri Utami adalah generasi terakhir dari penggunaan ATBN di pabrik ini. PT Serat Sutera
menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan baku sebagian
masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri.

Mulai tahun 1995 perusahaan ini secara total meninggalkan ATBN untuk memproduksi komersialnya
dan menggunakan teknologi modern dengan investasi yang cukup besar. Penggunaan ATBN hanya
digunakan untuk menghormati pendahulunya, sehinnga budaya menenun di kalangan keluarga tidak
hanya tinggal sejarah.

PT Serat Sutra menghasilkan beberapa jenis kain dengan bahan dasar dan merk yang berbeda. Bahan
baku sebagian masih merupakan bahan impor terutama yang tidak tersedia cukup di dalam negeri.

Perusahaan menggunakan mesin otomatis berteknologi tinggi dengan kapasitas produksi 300.000 meter
per hari untuk kain yang berbahan dasar sutra dan 4.750 meter untuk kain yang tidak berbahan dasar
sutra. Dari kapasitas produksi yang dimiliki, perusahaan beroprasi sebesar 85% dari kapasitas penuh.

Sebanyak 60% dari produk yang dihasilkan terutama yang berbahan dasar sutra adalah untuk tujuan
ekspor yang merupakan produk pesanan dengan waktu pengiriman rata-rata 7 hari dari pesanan
diterima dan sisanya untuk memenuhi kebutuhan pasar dalam negeri.

Perusahaan mampu mengakumulasikan laba sebesar Rp. 3,5 triliun dalam lima tahun terakhir.

Susunan Direksi Perusahaan :

Direktur Utama : Ny. Shri Utami

Direktur Pemasaran : Tn. Hendro Sukanja

Direktur Akuntansi dan Keuangan : Ny. Trini Ray

Tujuan Dilakukan Audit :

1. Menilai kecukupan prosedur Produksi Tekstil yang digunakan dalam penyelenggaran operasional
perusahaan.

2. Menilai ekonomisasi, efisiensi, dan efektivitas Proses produkasi Tekstil yang dimiliki perusahaan.

3. Memberikan berbagai saran perbaikan ats kelemahan Proses Produksi yang ditemukan.
BAB II

KESIMPULAN AUDIT

Berdasarkan temuan yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat menyimpulkan
sebagai berikut :

Kondisi :

1Kondisi :

1. Dari catatan penerimaan bahan baku tahun 2006 rata-rata terjadi kekurangan bahan baku
sebanyak 15% dari kebutuhan produksi.

2. Pada saat beberapa komponen mesin dibutuhkan sering belum siap karena masih diperbaiki.

3. Jadwal produksi tidak disesuaikan dengan terjadinya pememesanan dari pelanggan yang sifatnya
mendadak, sehingga belum termasuk dalam jadwal produksi yang telah ditetapkan.

4. Jadwal penerimaan bahan baku dan perbaikan fasilitas produksi tidak disesuaikan dengan
terjadinya perubahan pemesanan dari pelanggan.

5. Tidak ada mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian produksi, pembelian bahan
baku, dan pemeliharaan fasilitas produksi

Kriteria :

1. Jadwal produksi disusun berdasarkan rencana penjualan, yang secara ketat menghubungkan
rencana pengiriman barang dengan jadwal produksi setiap jenis produksi.

2. Jadwal produksi harus mampu meminimumkan.

a. Biaya persediaan, dimana persediaan maksimum 5% dari produksi setiap bulan untuk setiap jenis
barang.

b. Biaya penyetelan (setup) mesin

c. Upah lembur, dan

d. Penggangguran sumber daya.

3. Jadwal produksi harus terintegrasi dengan :

a. Jadwal penerimaan bahan baku; bahan baku sudah tersedia dan siap dilokasi pabrik 6 jam
sebelum proses produksi dimulai
b. Pemeliharaan fasilitas produksi; mesin selalu dalam keadaan siap untuk dioprasikan

c. Pengiriman barang; barang jadi dikirim paling lambat 7 hari kerja sejak pesanan diterima

4. Jadwal produksi harus mampu mengoptimalkan tingkat penggunaan kapasitas produksi

5. Jadwal produksi harus selaras dengan jadwal pada fungsi-fungsi yang lain

6. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan
oleh adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan
pengiriman yang telah terjadwal.

Penyebab :

1. Perencanaan kebutuhan bahan baku perushaan (terutama untuk produk berbahan dasar sutra
yang masih diimpor) sering tidak tepat, sehingga kedatangan bahan baku sering terlambat.

2. Jadwal pemeliharaan mesin tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.

3. Perusahaan tidak (belum) memliki pedoman tertulis sebagai dasar untuk melakukan perubahan
jadwal produksi, jika terjadi tambahan (perubahan) permintaan dari pelanggan.

4. Operator mesin dan bagian pemeliharaan fasilitas produksi dikendalikan oleh kepala bagian yang
berbeda.

5. Karena proses produksi harus berjalan terus, supervisor memerintahkan untuk memproduksi
terlebih dahulu produk yang bahan bakunya tersedia di lokasi pabrik, walaupun belum waktunya
diproses

Akibat :

1. Proses produksi hanya mampu mencapai kuantitas 90% dari produk yang dibutuhkan untuk
memenuhi pesanan pelanggan yang sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah ditetapkan.

2. Terjadinya waktu tunggu untuk aktifitas produksi rata-rata 1 jam dalam setiap hari.

3. Tertundanya pengiriman barang yang terjadwal rata-rata 2 hari untuk setiap pemesanan.

4. Terhambatnya proses produksi rata-rata 18 jam dalam 1 minggu.

5. Terjadinya penumpukan persediaan rata-rata sampai 15% untuk produk nonsutra

Pejabat yang bertanggung jawab :

Direktur Pemasaran

Direktur Akuntansi dan Keuangan

Manajer Produksi

BAB III

REKOMENDASI

Hasil audit yang dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian menejemen
di masa yang akan datang. Kelemahan ini meliputi :

1. Keterlambatan pengiriman terjadi karena keterlambatan proses produksi.

2. Kebijakan pengiriman produk yang terlalu cepat.

3. Penumpukan persediaan terjadi karena jadwal produksi yang tidak sesuai.

4. Belum adanya prosedur tertulis untuk perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh adanya
tambahan (perubahan) permintaan pelanggan.

5. Jadwal pemelihataan mesin yang tidak selalu tepat dengan jadwal penggunaannya.

Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau langkah
perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
 Rekomendasi :

1. . Perusahaan harus membuat mekanisme penyesuaian (cross check) program antara bagian
produksi, pembelian bahan baku dan pemeliharaan fasilitas produksi untuk mencegah terjadinya
keterlambatan produksi.

2. Perusahaan harus membuat Material Requirement Planning (MRP), MRP menjabarkan jadwal
produksi ke dalam jadwal penerimaan bahan baku dan mengintegritaskan jadwal tersebut ke dalam
proses produksi. Dengan begitu, kebutuhan bahan baku selalu terpenuhi pada saat proses produksi
berjalan.

3. Perusahaan harus memiliki suatu prosedur tertulis yang menjadi pedoman penggunaan,
pemeliharaan, ddan perbaikan peralatan dan fasilitas produksi lainnya. Proseur tersebut secara jelas
memat tentan peoan setup menis, pembersihan setelah digunaaan, jadwal perawatan n perbaikan-
perbikan signifikan yang diperlukan untuk mendukung kelancaran produksi.

4. Perusahaan harus memiliki pedoman tertulis tentang perubahan jadwal produksi yang diakibatkan oleh
adanya tambahan (perubahan) pesanan pelanggan, agar tidak mengganggu rencana produksi dan
pengiriman yang telah terjadwal.
5. Perusahaan perlu melakukan evaluasi atas prosedur yang telah dilaksanakan sebagai tolak ukur
dari keberhasilan dan ketepatan produksi, baik dalam hal waktu, kuantitas, maupun kualitas produk.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen, tetapi jika
kelemahan ini tidak segera diperbaiki, kami mengkhawatirkan akan terjadi akibat yang lebih buruk pada
pelaksanaan proses produksi perusahaan di masa mendatang.

BAB IV

RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi masalah
Keterlambatan Produksi PT Serat Sutera untuk periode tahun 2006/2007. Audit kami mencakup
penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Proses Produksi, kebijakan pengiriman
bahan baku, dan jadwal penerimaan bahan baku.