DINAS KESEHATAN KABUPATEN WAY KANAN

UPT PUSKESMAS SUKABUMI

Jl. Raya Kampung Sukabumi No. 1 Kec. Buay Bahuga 34763

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

LOKAKARYA MINI BULANAN UPT PUSKESMAS SUKABUMI

A. Pendahuluan
Masalah kesehatan (termasuk kejadian kesakitan dan kematian) yang terjadi di masyarakat
disebabkan oleh banyak faktor, dimana sebagai penyebab utamanya diluar faktor kesehatan.
Penyebab masalah kesehatan dapat disebabkan antara lain oleh faktor lingkungan (termasuk
sosial, ekonomi, budaya), perilaku masyarakat, pelayanan kesehatan, keadaan demografi dan
faktor keturunan. Oleh karena itu untuk memecahkan masalah kesehatan dibutuhkan kerja sama
antara sektor kesehatan dengan sektor-sektor lain yang terkait dengan penyebab terjadinya
masalah kesahatan. Untuk menumbuhkan semangat kerjasama antar sektor yang terkait dalam
pembangunan kesehatan diperlukan upaya penggalangan dan peningkatan kerjasama lintas
sektoral, agar diperoleh hasil yang optimal.

B. Latar Belakang
Pembangunan kesehatan diarahkan pada peningkatan kualitas sumber daya manusia serta
kualitas kehidupan dan usia harapan hidup manusia, peningkatan kesejahteraan keluarga dan
masyarakat, serta mempertinggi kesadaran masyarakat akan pentingnya hidup sehat. Puskesmas
sebagai unit organisasi kesehatan melaksanakan pembinaan dan memberikan pelayanan
kesehatan secara menyeluruh dan terpadu. Oleh karena itu puskesmas dan jaringan harus selalu
dapat merespon perkembangan masalah kesehatan yang terjadi (tren penyakit) dan berkembang
ditengah masyarakat diwilayah Puskesmas Sukabumi. Salah satu sarana yang ada adalah
melalui Lokakarya Mini Bulanan Lintas Sektoral (LINSEK) yang dilaksanakan secara rutin
setiap bulan.

C. Tujuan Umum dan Tujuan Khusus

1. Umum :
Terselenggaranya lokakarya mini bulanan lintas sektoral dalam rangka mengkaji hasil
kegiatan kerjasama lintas sektoral dan tersusunnya rencana kerja bulan berikutnya.

2. Khusus :
a. Dibahas dan dipecahkan secara bersama lintas sektoral masalah dan hambatan yang
dihadapi.
b. Dirumuskannya mekanisme/rencana kerja lintas sektoral yang baru untuk bulan yang
akan datang.
D. Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan
Lokakarya mini bulan lintas sektor dilaksanakan dalam dua tahap yaitu :
1. Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama
Lokakarya Mini Bulanan yang Pertama merupakan lokakarya penggalangan tim yang
diselenggarakan dalam rangka pengorganisasian untuk terlaksananya RPK Puskemas.
Pengorganisasian dilaksanakan dalam rangka penentuan penanggung jawab dan pelaksana
setiap kegiatan serta untuk satuan wilayah kerja. Seluruh program kerja dan wilayah kerja
Puskesmas dilakukan pembagian habis kepada seluruh pegawai Puskesmas, dengan
mempertimbangkan kewenangan kemampuan yang dimilikinya.
Langkah-langkah dan ketentuan penyelenggaraan lokakarya mini bulanan yang pertama
adalah sebagai berikut:
No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan
1 Persiapan: a. Kepala Puskesmas mempersiapkan:
1) Bahan umpan balik hasil kinerja sekaligus dengan
hasil analisisnya.
2) Informasi kebijakan baru dan atau program baru
yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
3) Tata cara penyusunan RPK tahunan.
4) Tata cara penyusunan Rencana Lima Tahunan dan
RUK.
5) Penjabaran uraian peran, tugas dan tanggung jawab
dari semua petugas Puskesmas, berdasarkan hasil
analisa beban kerjanya.

b. Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan

mempersiapkan:
1) Laporan kinerja Puskesmas tahun lalu.
2) Bahan penyusunan RUK tahun yang akan datang
dan Rencana Lima Tahunan.
3) Usulan kegiatan untuk perbaikan/peningkatan
kinerja Puskesmas.
4) RPK bulanan setiap program/kegiatan.

c. Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:

1) Usulan kebutuhan sumber daya yang diperlukan
Puskesmas.
2) Surat undangan, dengan kejelasan tempat
penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.
3) Tempat pelaksanaan.
4) Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white
board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer,
 profektor/infocus dan atau bahan lain yang
dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).
5) Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan
rapat lintas sektor kecamatan.
6) Petugas yang bertanggung jawab dalam
mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.

2 Pelaksanaan: a. Masukan:
1) Uraian tugas setiap pegawai Puskesmas;
2) Data capaian Puskesmas tahun sebelumnya;
3) Informasi tentang kebijakan, program dan konsep
baru berkaitan dengan Puskesmas;
4) Informasi tentang tatacara penyusunan RPK
tahunan dan RPK bulanan Puskesmas.

b. Proses:
1) Penggalangan tim dalam bentuk dinamika
kelompok tentang peran, tanggung jawab dan
kewenangan setiap pegawai Puskesmas;
2) Inventarisasi kegiatan Puskesmas termasuk kegiatan
lapangan/daerah binaan;
3) Analisis beban kerja tiap pegawai;
4) Pembagian tugas baru termasuk pembagian
tanggung jawab daerah binaan (darbin);
5) Penyusunan RPK tahun berjalan berdasarkan RUK
yang telah ditetapkan;
6) Penyusunan RPK bulanan berdasarkan RPK
tahunan;
7) Penyusunan RUK untuk tahun selanjutnya; dan atau
8) Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk periode
selanjutnya;

c. Luaran:
1) Tersusunnya RPK tahunan berdasarkan prinsip
keterpaduan dan kesinambungan;
2) Tersusunnya RPK bulanan;
3) Kesepakatan bersama untuk pelaksanaan RPK
bulanan;
4) Matriks pembagian tugas dan darbin;
5) Bahan Musrenbangdes;
6) Draft RUK untuk tahun selanjutnya;
 7) Draft Rencana Lima Tahunan (dalam siklus lima
tahunan).

d. Ketentuan penyelenggaraan:
1) Pengarah: Kepala Puskesmas
2) Peserta:
Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai
yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos
Kesehatan Desa.
3) Waktu:
Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan
disesuaikan dengan jadwal sistem perencanaan
pembangunan daerah. Diharapkan lokakarya mini
bulanan dilaksanakan sebelum pelaksanaan
Musrenbangdes.
4) Acara:
Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini
bulanan pertama bersifat dinamis, dapat disusun
sesuai dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan
kondisi Puskesmas setempat. Jadwal acara
lokakarya mini bulanan pertama dapat dibuat sesuai
contoh pada formulir 7 terlampir. Sebagai contoh
susunan acara lokakarya mini bulanan pertama
adalah sebagai berikut:
 Pembukaan dilanjutkan dinamika kelompok;
 Pengenalan kebijakan maupun program baru;
 Kegiatan bulanan Puskesmas;
 Analisa beban kerja;
 Pembagian tugas dan daerah binaan;
 Penyusunan RPK tahunan;
 Penyusunan RPK bulanan;
 Penyusunan bahan musrenbangdes;
 Penyusunan draft RUK untuk tahun selanjutnya;
 Kesepakatan untuk melaksanakan RPK bulanan;
dan atau
 Penyusunan Rencana Lima Tahunan untuk
periode selanjutnya.
5) Tempat:
Diupayakan agar lokakarya mini dapat
diselenggarakan di Puskesmas, apabila tidak
memungkinkan dapat menggunakan tempat lain
 yang lokasinya berdekatan dengan Puskesmas.
Ruang yang dipakai hendaknya cukup untuk
menampung semua peserta. Pengaturan tempat
sebaiknya seperti huruf “U”.

2. Lokakarya Mini Bulanan Rutin

Lokakarya mini bulanan rutin merupakan tindak lanjut dari lokakarya mini bulanan yang
pertama. Lokakarya mini bulanan rutin ini dilaksanakan untuk memantau pelaksanaan
kegiatan Puskesmas, yang dilakukan setiap bulan secara teratur. Pada forum lokakarya mini
bulanan rutin, dapat sekaligus dilaksanakan pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal
yang telah ditetapkan tim audit internal. Penanggungjawab penyelenggaran lokakarya mini
bulanan rutin adalah kepala Puskesmas, yang dalam pelaksanaannya dibantu staf Puskesmas
dengan mengadakan rapat kerja seperti biasanya. Fokus utama lokakarya mini bulanan rutin
adalah ditekankan kepada masalah pentingnya kesinambungan arah dan kegiatan antara hal-
hal yang direncanakan, integrasi antar program dalam menyelesaikan masalah prioritas
Puskesmas yang telah ditetapkan pada tiap tahunnya, pelaksanaannya serta hasilnya, agar
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan tersebut dapat berhasil guna dan berdaya guna.
Langkah-langkah lokakarya mini bulanan rutin Puskesmas adalah sebagai berikut:
No Kegiatan Pokok Rincian Kegiatan
1 Persiapan: a. Kepala Puskesmas mempersiapkan:
1) Umpan balik hasil kinerja bulan lalu dan capaian
kumulatif selama bulan berjalan.
2) Informasi kebijakan baru dan atau program baru
yang harus dilaksanakan di Puskesmas.
3) Rencana tindakan untuk perbaikan dan peningkatan
kinerja bulan yang akan datang.
4) Bahan Musrenbangcam (khusus untuk lokakarya
mini bulan ke dua).

b. Pelaksana dan penanggungjawab program/kegiatan

mempersiapkan:
1) Laporan hasil kinerja, analisis masalah dan
rancangan tindak lanjut pemecahan masalahnya.
2) Bahan untuk pembahasan usulan kesehatan dari
seluruh desa/kelurahan dan usulan kegiatan
Puskesmas yang akan dibahas untuk
keterpaduannya bersama lintas sektor terkait.
3) RPK bulanan setiap program/kegiatan
 c. Kepala subbag tata usaha mempersiapkan:
1) Surat undangan, dengan kejelasan tempat
penyelenggaraan, hari, tanggal dan jam, serta acara.
2) Tempat pelaksanaan.
3) Alat tulis dan perlengkapan yang dibutuhkan (white
board, spidol, kertas lembar balik, laptop/komputer,
profektor/infocus dan atau bahan lain yang
dianggap perlu untuk pelaksanaan forum).
4) Buku catatan/notulen rapat dinas kesehatan dan
rapat lintas sektor kecamatan.
5) Petugas yang bertanggung jawab dalam
mengorganisir penyelenggaraan lokakarya mini.

2 Penyelenggaraan: a. Masukan:
1) Laporan hasil kegiatan bulan lalu;
2) Rencana awal pelaksanaan program/kegiatan bulan
ini;
3) Informasi tentang hasil rapat di Kabupaten/kota,
informasi tentang hasil rapat di Kecamatan,
informasi tentang kebijakan, program, dan konsep
baru.
4) Hasil pelaksanaan audit internal dalam rangka
pelaksanaan akreditasi, sesuai dengan jadwal yang
telah ditetapkan oleh tim audit internal.

b. Proses:
1) Melakukan analisis capaian kinerja bulanan
Puskesmas dan hasil pelaksanaan audit internal.
2) Memetakan masalah dan penyebab masalah yang
dikaitkan dengan kepatuhan terhadap standar
operasional prosedur yang telah disusun.
3) Menyusun rencana tindak lanjut berupa rencana
kerja pemecahan masalah berdasarkan daerah
binaan yang disesuaiakan dengan RPK yang ada.
Jika tindak lanjut yang diputuskan tidak tidak
terakomodir oleh RPK maka kegiatannya
diinventarisir dan dikomunikasikan pada lokakarya
tribulanan.
4) Pada periode tengah tahun, dapat dilakukan evaluasi
tengah tahun (midterm evaluation) kinerja
Puskesmas dalam 6 (enam) bulan pertama terhadap
 target yang ditetapkan, dan bila memungkinkan,
RPK semester selanjutnya apat disesuaikan dengan
hasil evaluasi.
5) Pembahasan RUK untuk tahun selanjutnya, sesuai
dengan kebutuhan dan kondisi terkini.

c. Luaran:
1) Rencana tindak lanjut yang berupa RPK bulan
berikutnya;
2) Komitmen untuk melaksanakan RPK yang telah
disusun;
3) Bahan yang akan disampaikan pada lokakarya mini
tribulanan; dan/atau;
4) Rekomendasi pertemuan tinjauan manajemen.

d. Ketentuan penyelenggaraan:
1) Pengarah: Kepala Puskesmas. Pada saat
pembahasan hasil audit internal pada pertemuan
tinjauan manajemen, pimpinan forum diserahkan
kepada ketua tim audit internal.
2) Peserta:
Seluruh pegawai Puskesmas, termasuk pegawai
yang bertugas di Puskesmas Pembantu dan Pos
Kesehatan Desa.
Sesuai dengan kewenangan Puskesmas dalam
mengkoordinasikan dan melaksanakan pembinaan
fasilitas pelayanan kesehatan tingkat pertama di
wilayah kerjanya, maka kegiatan lokakarya mini
bulanan harus melibatkan jejaring fasilitas
pelayanan kesehatan di wilayah kerja Puskesmas.
Melalui forum tersebut, Puskesmas dapat
menyampaikan hal-hal yang perlu didukung oleh
jejaring didalam menyelesaikan masalah kesehatan
di wilayah kerja Puskesmas dari hasil analisa data
program Indonesia Sehat dengan Pendekatan
Keluarga, atau sebaliknya, jika terdapat masalah
kondisi kesehatan keluarga yang menjadi
kepesertaan JKN di jejaring fasilitas pelayanan
kesehatan yang perlu dilakukan intervensi oleh
Puskesmas. Sehubungan dengan hal tersebut maka
Puskesmas dan jejaring fasilitas pelayanan
 kesehatannya dapat saling memberikan data
keluarga kepesertaan JKN yang membutuhkan
intervensi karena kepesertaan penduduk yang ada di
wilayah kerja Puskesmas dapat tercatat pada
jejaring fasilitas pelayanan kesehatan.
3) Waktu:
Waktu pelaksanaan lokakarya mini bulanan rutin
disesuaikan dengan kondisi dan situasi Puskesmas.
Waktu ideal adalah minggu pertama atau waktu lain
yang dianggap tepat.
Prinsip yang harus dipegang adalah bahwa
lokakarya mini bulanan rutin dilaksanakan dengan
melibatkan seluruh pegawai Puskesmas, tanpa
mengganggu aktivitas serta pelayanan serta dapat
tercapai tujuan.
4) Acara:
Pada dasarnya susunan acara lokakarya mini
bulanan rutin bersifat dinamis, dapat disusun sesuai
dengan kebutuhan, ketersediaan waktu dan kondisi
Puskesmas setempat. Jadwal acara lokakarya mini
bulanan rutin dapat dibuat sesuai contoh pada
formulir 8 terlampir. Sebagai contoh susunan acara
lokakarya mini bulanan pertama adalah sebagai
berikut:
 Pembukaan;
 Pengenalan program baru (apabila ada);
 Inventarisasi hasil kegiatan (termasuk
hambatan) bulan lalu;
 Analisa pemecahan masalah dan dan
pemecahannya;
 Penyusunan kegiatan bulan berikutnya;
 Penyusunan bahan untuk lokakarya mini
tribulanan;
 Pembagian tugas bulan berikutnya;
 Kesepakatan untuk melaksanakan RPK bulan
berikutnya; dan atau
 Pertemuan tinjauan manajemen, sesuai jadwal
tim audit internal.
 Tempat seperti lokakarya mini bulanan pertama
 Cara Melaksanakan Kegiatan dan Sasaran
a. Cara melaksanakan kegiatan
1) Petugas membentuk tim untuk kegiatan lokakarya mini.
2) Petugas melakukan koordinasi dengan tim.
3) Petugas membuat jadwal selama satu tahun.
4) Petugas menyiapkan undangan atau pemberitahuan kepada lintas sektor seminggu
sebelum pelaksanaan.
5) Petugas menyiapkan absensi dan materi yang akan dibahas.
6) Petugas memaparkan hasil kegiatan dan program.
7) Petugas menyampaikan semua masalah dan kendala yang menyebabkan tidak
tercapainya suatu program.
8) Petugas mendiskusikan rencana tindak lanjut yang dilakukan.

b. Sasaran
Sasaran lokakarya mini lintas sektor adalah seluruh komponen masyarakat yang terkait,
kelurahan, kecamatan, KUA, PLKB, dinas pendidikan serta tokoh masyarakat.

E. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan

No Kegiatan 2018
Februari Mei Agustus Nopember
1. Pelaksanaan X X X X

F. Monitoring, Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan

Monitoring dan evaluasi ketepatan jadual pelaksanaan dilakukan setiap tribulan setelah
lokakarya mini, dilakukan oleh kepala tata usaha. Dilakukan tindakan korektif jika terjadi
ketidaktepatan jadual pelaksanaan kegiatan lokakarya mini.
Pelaporan tentang evaluasi ketepatan jadual pelaksanaan kegiatan lokakarya mini berupa
chek list disertai dengan keterangan tindakan korektif jika terjadi ketidakketepatan jadual
pelaksanaan kegiatan. Laporan evaluasi ini dibuat setelah pelaksanaan lokakarya mini
dilaksanakan ditujukan kepada Kepala Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Way Kanan.

G. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Pencatatan pelaporan dan evaluasi kegiatan ini merupakan laporan dan evaluasi
pelaksanaan kegiatan lokakarya mini. Pada dasarnya laporan berisi tanggal pelaksanaan,
kendala yang dihadapi yang sekaligus merupakan bentuk evaluasi terhadap pelaksanaan
kegiatan lokakarya mini. Laporan evaluasi dilakukan setiap kali selesai melakukan kegiatan
lokakarya, dan ditujukan kepada Kepala Puskesmas dan Dinas Kesehatan Kabupaten Way
Kanan.
 LAPORAN EVALUASI HASIL PELAKSANAAN KEGIATAN

1. Nama Kegiatan : Lokakarya Mini Tribulanan

2. Tanggal Pelaksanaan : 00 Februari, 00 Mei, 00 Agustus, 00 Nopember 2018
3. Jumlah Sasaran : Target sesuai dengan juknis dari Dinas Kesehatan
4. Kriteria Sasaran : Lintas sektor yang terkait
5. Hasil Kegiatan : Arsip Laporan
6. Masalah : Pada dasarnya masalah yang ada adalah tentang pencapaian program
yang belum mencapai target. Masalah yang lain adalah tentang permasalahan yang ada di
wilayah puskesmas karangjambu, termasuk ada tidaknya kejadian luar biasa. Kualitas mutu
layanan juga terkadang termasuk dalam permasalahan yang ada. Beberapa hal khusus situasional
juga merupakan permasalahan yang harus diselesaikan.
7. Rencana Tindak Lanjut : Rencana tindak lanjut dengan sendirinya menyesuaikan dengan
permasalahan yang ada. Semua rencana tindak lanjut harus dikomunikasikan dan dikoordinasikan
dengan lintas program dan lintas sektor.

Mengetahui
Kepala Puskesmas Penanggung Jawab

Hartoyo, S.Kep (...............................)

 LAPORAN EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

Nama Kegiatan : Lokakarya Mini Tribulanan

No Jadwal Ketepatan Pelaksanaan
Tepat Waktu Tidak Tepat Waktu
1 Lokakarya Mini bulanan tanggal 00 V
Februari 2018
2 Lokakarya Mini bulanan tanggal 00 V
Mei 2018
3 Lokakarya Mini bulanan tanggal 00 V
Agustus 2018
4 Lokakarya Mini bulanan tanggal 00 V
Nopemberl 2018

Mengetahui
Kepala Puskesmas Penanggung Jawab

Hartoyo, S.Kep (...............................)