Abstrak

Pelaksanaan penyimpanan berkas rekam medis di ruang penyimpanan (Ruang Filling) di salah
satu Rumah Sakit masih ditemukan terjadinya missfile baik berkas yang akan dipinjam maupun
dikembalikan. Hal tersebut yang membuat penelitian ini dilakukan dengan tujuan menganalisis
faktor yang mempengaruhi missfile berkas rekam medis di unit rawat jalan. Jenis penelitian yang
dilakukan adalah diskriptif dengan cara mengobservasi kegiatan penyimpanan berkas rekam
medis di Rumah Sakit . Populasi dan sampel dari penelitian ini adalah seluruh petugas rekam
medis yang berjumlah 6 orang di bagian penyimpanan (Ruang Filling) unit rawat jalan dengan
menggunakan teknik total sampling. Penelitian ini menggunakan data primer yang diperoleh dari
lembar observasi dan kuisioner. Setelah data terkumpul dan dianalisis maka diperoleh hasil
penelitian yaitu sebesar 70% faktor penyebab missfile adalah karaktertik pendidikan, usia dan
lama bekerja dari petugas rekam medis. Sementara 30% lainnya dsebabkan karena
ketidaksesuaian SOP dan tidak adanya tracer. Perlunya mengadakan pelatihan seta meningkatkan
tingkat pendidikan petugas rekam medis , malakukan kesesuaian SOP dengan proses kerja dan
juga menyediakan tracer di ruang penyimpanan (Ruang Filling).

Abstrac

Carrying out the storage of medical records in the Storage Room (Filling Room) in one of the
Hospitals is still found using good missfile files to be loaned both for repairs. This makes this
research conducted with the aim of analyzing factors that affect medical record files in outpatient
units. The type of research conducted is descriptive by observing the storage activities of medical
records at the hospital. The population and sample of this study are all medical record units that
contain 6 people in the storage section (Filling Room) outpatient unit using total sampling
technique. This study uses primary data obtained from the observation sheet and questionnaire.
After the data was collected and analyzed, the results of the study were 70%, the causes of
missfile were character education, age and length of work from medical record officers. While
the other 30% are due to SOP mismatches and the absence of trackers. The treatment of
arranging training increases the level of medical record education, performs SOP tasks with work
processes and also provides trackers in storage space (Filling Room).
Pendahuluan

Rumah Sakit sebagai instalasi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan

pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna serta menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan, dan gawat darurat instalasi ini dapat menghasilkan data dan informasi
dengan kecepatan dan ketepatan yang tinggi, guna menyelenggarakan kegiatan pelayanan
kesehatan kepada masyarakat dengan mengutamakan mutu pelayanan (Undang Undang
No. 44 tahun 2009).
Pelaksanaan kegiatan di Rumah Sakit dibutuhkan rekam medis. Rekam medis
adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan,
pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain yang berikan kepada pasien. Catatan tersebut
tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi tentang segala tindakan yang dilakukan
kepada pasien dalam pemberian pelayanan kesehatan dari dokter , dokter gigi, dan tenaga
kesehatan rekam medis (Peraturan Menteri Kesehatan No. 269/Menkes/PER/2008).
Pengelolahan rekam medis di Rumah Sakit tidak hanya meliputi pengkodingan,
pelaporan dan pemberkasan tetapi merangkap sebagai tempat pelayanan. Berdasarkan
beberapa jurnal didapatkan bahwa data dalam satu hari proses pencarian berkas rekam
medis (BRM), minimal dua kali terjadi tidak ditemukannya berkas rekam medis pasien
yang akan berobat. Beberapa faktor yang menyebabkan tidak ditemukannya berkas
rekam medis di Rumah Sakit yakni faktor yang disebabkan oleh Man, Methode serta
Material.

Metode meliputi kesesuaian SOP pengembalian dan penyimpananan berkas rekam

medis di Rumah Sakit. Man termasuk karakteristik dari petugas rekam medis. Material
meliputi tracer yang belum berlaku di rumah sakit. Sehingga hal ini menghambat
pelayanan kepada pasien dan petugas kesehatan yang menangani pasien tidak dapat
mengetahui informasi terakhir data medis pasien yang sebelumnya. Ketidaktepatan
penyimpanan berkas rekam medis (missfile) dapat menghambat pelayanan kesehatan.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui faktor-faktor penyebab terjadinya missfile di
bagian penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit Sulis Surabaya.
Metode

Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif yaitu dengan cara mengobservasi kegiatan
penyimpanan berkas rekam medis di Rumah Sakit. Populasi dan sampel penelitian ini yaitu
seluruh petugas rekam medis yang berjumlah 6 orang di bagian penyimpanan (Ruang Filling)
unit rawat jalan dengan menggunakan teknik total sampling. Data diperoleh dari lembar
observasi dan kuisioner , setelah data diperoleh dilakukan proses pengolahan dengan cara
perhitungan presentase.

Hasil Penelitian

Faktor penyebab Missfile di Ruang Penyimpanan Presentase

Man Pendidikan 40%
Usia 20%
Lama Bekerja 10%
Methode Ketidaksesuaian SOP 10%
Material Tidak adanya Trecer 20%

Berdasarkan tabel penelitian diperoleh hasil bahwa peyebab missfile di ruang penyimpanan
rawat jalan paling besar disebabkan oleh faktor Man dengan karakteristik tingkat pendidikan
dengan presentase sebesar 40%. Faktor lain yang menyebabkan terjadinya missfile adalah
Methode yang tidak sesuai dan Material yang belum tersedia.

Pembahasan

Hasil penelitian yang dilakukan juga menunjukkan bahwa dalam sehari terjadinya sebanyak 3
berkas yang salah simpan oleh petugas penyimpanan.

Faktor-faktor yang dapat menjadi penyebab missfile di Rumah Sakit adalah sebagai berikut:

1. Karakteristik petugas rekam medis di bagian penyimpanan di Rumah Sakit yang dapat
mempengaruhi terjadiya missfile yaitu
1. Tingkat pendidikan
Dilihat dari hasil penelitian yang sudah dilakukan diketahui bahwa tingkat
pendidikan petugas rekam medis di ruang penyimpanan mempunyai pengaruh yang
cukup besar. Hal ini dikarenakan pendidikan yang tidak sesuai dengan standar dan
kompetensi yang seharusnya dilakukan oleh petugas rekam medis. Petugas yang
 seharusnya sesuai standar dan kompetensi adalah petugas dengan tingkat pendidikan
minimal D3 Rekam Medis dan Informasi Kesahatan. Petugas dengan tingkat
pendidikan yang sesuai standar dan memliki kompetensi dapat dengan cepat
melakukan dalam pencarian dan pengembalian berkas rekam medis. Hal tersebut
terjadi karena para petugas sudah mendapatkan pengetahuan dan pendidikan tentang
rekam medis selama menempuh pendidikan. Ditambah petugas dengan tingkat
pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesahatan sering mengikuti
pembelajaran diluar lebaga pendidikan seperti seminar yang membuat petugas
dengan tingkat pendidikan D3 Rekam Medis dan Informasi Kesahatan mendapatkan
pengetahuan lebih. Petugas dengan tingkat pendidikan SMA yang pada umumnya
susah dalam menerima informasi yang dierikan dan belum medapatkan pengetahuan
tentang rekam medis menyebabkan petugas penyimpanan kesulitan untuk melakukan
pencarian atau pengembalian berkas rekam medis.Petugas dengan tingkat pendidikan
SMA hanya mendapatkan pengetahuan dari pengalaman dan informasi yang
diberikan oleh petugas dengan tingkat pendidikan yang lebih tinggi.
2. Usia
Menurut hasil penelitian yang sudah dilakukan usia dapat mempengerahi
produktivitas kerja (Luh Sri Kumbadewi, I Wayan Suwendra 1, Gede Putu Agus Jana Susila 2)
Dilihat dari hasil penelitian yang sudah dilakukan diketahui bahwa usia petugas
rekam medis di ruang penyimpanan juga mempunyai pengaruh terhadap terjadinya
missfile. Hal ini dikarenakan usia yang sudah tidak produktif lagi dan beban kerja
yang bertambah membuat petugas sering merasa lelah sehingga dapat melakukan
kesalahan dalam pencarian ataupun pengembalian berkas rekam medis.
3. Lama Bekerja
Dilihat dari hasil penelitian yang sudah dilakukan diketahui bahwa petugas rekam
medis di ruang penyimpanan yang mempunyai jangka waktu bekerja lebih lama
hanya sedikit melakukan kesalahan dalam pengambilan atau pengembalian berkas
rekam medis. Hal ini disebabkan karena mereka sudah mempunyai pengalaman lebih
banyak.Petugas dengan pengalaman bekerja yang belum lama tentunya belum
terbiasa untuk melakukan pekerjaan dibagian pengambilan atau pengembalian berkas
rekam medis sehingga hal ini mempengaruhi kelihaian dalam melakukan tugas nya
 sebagai petugas rekam medis dibagaian pengambilan atau pengembalian berkas
rekam medis walaupun petugas tersebut adalah lulusan Rekam Medis dan Informasi
Kesehatan.
2. Methode yang dapat mempengaruhi terjadinya missfile di bagian penyimpanan berkas
rekam medis adalah ketidaksesuain proses kerja yang dilakukan petugas rekam medis
dengan SOP yang telah dibuat. Petugas rekam medis melaksanakan pekerjaan tidak
sesuai SOP yang ada hal tersebut dikarenakan petugas mempunyai pemikiran bahwa
dengan melakukan pekerjaan sesuai SOP maka akan membuat pekerjaan petugas
semakan lama. Petugas juga kurang menyadari bahwa dengan adanya SOP maka
pekerjaan petugas akan semakin mudah.
3. Machine yang dapat mempengaruhi terjadinya missfile di bagian penyimpanan berlas
rekam medis adalah tidak adanya tracer untuk memudahkan petugas dalam pencarian dan
pengembalian berkas rekam medis. Hal tersebut membuat petugas memerlukan waktu
yang cukup lama dan juga dapat membuat berkas rekam medis sulit dicari dan
ditemukan.

Kesimpulan

Dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa peyebab missfile di ruang penyimpanan
rawat jalan paling besar disebabkan oleh faktor SDM dengan presentase sebesar 70%.
Meliputi tingkat pendidikan yang belum sesuai standar dan kompetesi yang ada , usia
kerja yang sudah produktif dan lama bekerja petugas rekam medis . 10% faktor lain yang
mepengaruhi terjadinya missfile adalah ketidaksesuian dalam pelaksanaan SOP yang
membuat petugas kesulitan dalam pengembalian atupun pengambilan berkas rekam
medis. dan tidak adanya tracer menyebabkan terjadinya missfile dengan presentase
sebesar 20%.

Saran

Untuk mengatasi terjadinya missfile di ruang penyimpanan rawat jalan di Rumah Sakit , peneliti
menyarankan

1. Peningkatan tingkat pendidikan bagi petugas rekam medis , penempatan petugas diruang
penyimpanan dengan usia produktif dan memberikan pengalaman untuk para petugas
baru di ruang penyimpanan berkas rekam medis
2. meningkatkan kesadaran petugas agar melakukan pekerjaan sesuai SOP yang ada.
3. Dibuatkannya tracer sebagai pengganti berkas rekam medis yang diambil