KATA PENGANTAR

Puji syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa karena dengan rahmat,
karunia, serta taufik dan hidayah-Nya kami dapat menyelesaikan makalah yang berjudul
“SIKLUS AKUNTANSI PENGELUARAN” dengan baik meskipun banyak kekurangan
didalamnya. Dan juga kami berterima kasih pada Bapak selaku Dosen mata kuliah Sistem
dan Pengendalian Politeknik Negeri Ujung Pandang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Tidak lupa sholawat serta salam selalu kami haturkan kepada junjungan terbaik
baginda Rosul Muhammad Shallallahu ‘Alaihu Wasasallam selaku tauladan terbaik hingga
akhir zaman. Semoga Allah melimpahkan rahmat kepada beliau, serta kepada keluarga,
sahabat, tabi’in dan orang-orang yang selalu mengikuti sunnahnya.
Kami sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan kita mengenai Siklus Akuntansi Pengeluaran. Kami juga menyadari
sepenuhnya bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna.
Oleh sebab itu, kami berharap adanya kritik, saran dan usulan demi perbaikan makalah yang
telah kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada sesuatu yang sempurna tanpa
saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kami sendiri maupun orang
yang membacanya. Sebelumnya kami mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan kami memohon kritik dan saran yang membangun dari Anda demi
perbaikan makalah ini di waktu yang akan datang.

Makassar, November 2018

Kelompok 2

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 2

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................................... 2

DAFTAR ISI .................................................................................................................... 3

A. SISTEM PENGENDALIAN INTERN ............................................................... 4

B. STRUKTUR PENGENDALIAN INTERNAL .................................................. 4

C. SIKLUS PENGELUARAN .................................................................................... 8

1. Siklus Akuntansi Pengeluaran................................................................. 5

2. Dokumen .................................................................................................. 5

3. Fungsi ....................................................................................................... 6

4. Prosedur ................................................................................................... 7

5. Aspek Pengendalian ............................................................................... 7

6. Isi Dokumen Yang Terekam ................................................................. 8

7. Yang Bertanda Tangan ........................................................................... 9

8. Catatan Akuntansi ................................................................................... 10

9. Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan ....................................... 11

10. Data Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan ............................. 13

11. Pembuat dan Penanggungjawab ........................................................... 13

12. Gambar Flowchart .................................................................................. 14

13. Daftar Rekening Akuntansi Yang Terkait ........................................... 17

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 3

A. Siklus Pengendalian Intern
Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi
struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang
digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta
milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi,
mendorong efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan
manajemen yang telah ditetapkan.
B. Struktur Pengendalian Intern
Sruktur pengendalian intern terdiri dari 5 (lima) komponen, yaitu :
1. Lingkungan Pengendalian
Kunci lingkungan pengendalian adalah:
a. Integritas dan Etika
b. Komitmen terhadap Kompetens
c. Struktur Organisasi
d. Pendelegasian Wewenang dan Tanggung Jawab
e. Praktik dan Kebijakan Sumber Daya Manusia yang Baik
2. Penilaian Resiko
Identifikasi dan analisa atas resiko yang relevan terhadap pencapaian
tujuan yaitu mengenai penentuan “bagaimana resiko dinilai untuk
kemudian dikelola”.
3. Aktivitas Pengendalian
Kebijakan dan prosedur yang dapat membantu mengarahkan
manajemen hendaknya dilaksanakan.
4. Informasi dan Komunikasi
Menampung kebutuhan perusahaan di dalam mengidentifikasi,
mengambil, dan mengkomukasikan informasi-informasi kepada pihak
yang tepat agar mereka mampu melaksanakan tanggung jawab mereka.
5. Pengawasan
Pengendalian intern seharusnya diawasi oleh manajemen dan personil
di dalam perusahaan.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 4

C. Siklus Pengeluaran
1. Siklus Akuntansi Pengeluaran
Tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran
a. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan). Aktivitas utama
pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau
perlengkapan. Metode – metode pengendalian persediaan alternatif :
MRP (material requirement planning) dan JIT (just in time)
b. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah
penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
c. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)
Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui
faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

2. Dokumen Yang Terbentuk dalam siklus pengeluaran

a. Surat permintaan pembelian
Dokumen ini merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang untuk
meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis,
jumlah, dan mutu seperti yang tersebut dalam surat permintaan
pembelian.
b. Dokumen Pesanan Pembelian
Dokumen ini digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang
telah dipilih.
c. Laporan Penerimaan Barang
Dokumen ini dibuat oleh fungsi penerimaan untuk menunjukkan
bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis,
spesifikasi, mutu dan kuantitas seperti yang tercantum dalam surat
order pembelian.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 5

3. Fungsi yang terkait
Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran
a. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian
jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan
mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang.
b. Fungsi pencatatan utang
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang
memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan
cek yang tercantum dalam dokumen tersebut.
c. Fungsi keuangan
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk
mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada
kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.
d. Fungsi akuntansi biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas
pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.
e. Fungsi akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas
pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas
atau register cek.
f. Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash
count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan
saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar).

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 6

4. Prosedur Pemrosesan Informasi di Siklus Pengeluaran
a. Prosedur Permintaan Barang
Aktivitas Bisnis yang pertama kali dilakukan dalam siklus pengeluaran
adalah permintaan barang atau suplais.
b. Prosedur Pemesanan Barang
Aktivitas pokok yang kedua dalam siklus pengeluaran adalah
pemesana suplais dan bahan baku.
c. Prosedur Penerimaan Barang
Aktivitas ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menerima dan
menyimpan barang yang dipesan.
d. Prosedur Pencatatan Utang
Aktivitas keempat dalam siklus pengeluaran adalah proses persetujuan
pembayaran faktur pembelian.
e. Prosedur Pengeluaran Kas
Aktivitas terakhir pada siklus pengeluaran adalah pembayaran faktur
yang telah disetujui. Aspek Pengendalian

5. Pengendalian Intern Pengeluaran Kas

Ada dua aspek pengendalian yaitu :
a. Penentuan waktu pembayaran
Kegunaan adanya pengendalian yang teliti terhadap waktu pembayaran
adalah untuk menjamin agar rekening-rekening dibayarkan pada saat
telah jatuh tempo, dengan cara demikian, maka kas dapat dihemat untuk
investasi sementara.
b. Sistem pengendalian intern
Kecuali untuk transaksi kas kecil, semua pembayaran harus dilakukan
dengan cek :
a) Semua cek harus diberi nomor lebih dahulu
b) Tanggung jawab untuk penerimaan kas harus dipisahkan dari
tanggung jawab untuk pengeluaran kas

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 7

6. Isi Dokumen Yang Terekam
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi pemebelian ini terdiri
atas :

a. Permintaan Barang (Material requisition atau Purchase requisition)

1) Jenis barang yang diinginkan
2) Jumlah barang yang dibutuhkan
3) Kualitas yang diharapkan dan jika memungkinkan bisa dengan
penyertaan contoh
4) Potongan harga yang ada
5) Syarat penyerahan barang dan pembayaran

b. Penawaran Barang (Qutation)

1) Perusahaan penawar
2) Jumlah barang
3) Jenis barang
4) Harga
5) Syarat pebayaran
6) Cara pengiriman
7) Jenis penawaran
8) Kualitas produk
9) Administrasi

c. Pemesanan Barang (Purchase Order)

1) Nama pemasok
2) Tanggal order
3) Jumlah unit
4) Nama barang
5) Syarat pembayaran
6) Harga barang
7) Yang membuat
8) Yang menyetujui

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 8

 d. Bukti Penerimaan Barang (Delivery Receipt)
1) Nama Supplier
2) Tanggal penerimaan barang
3) Nomor order
4) Jumlah unit
5) Nama barang
6) Harga barang
7) Syarat pembayaran
8) Syarat penyerahan
9) Yang menerima

e. Bukti kas keluar

1) Nama perusahaan
2) Nomor bukti
3) Dibayar kepada
4) Jumlah uang terbilang
5) Untuk..
6) Jumlah uang
7) Yang mengeluarkan

7. Yang Bertanda Tangan

Sebuah dokumen yang terbit tentu harus dengan sepengetahuan dan
seijin pihak-pihak terkait, baik secara langsung maupun tidak langsung.
Tidak masuk akal apabila sebuah dokumen terbit tanpa ada pihak lain
yang mengetahui transaksi atas dokumen tersebut. Disinilah fungsi dari
sebuah otorisasi dokumen. Pada dasarnya Otorisasi dokumen adalah
sebagai kontrol atas setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan,
sehingga bisa meminimalisir adanya dokumen-dokumen yang tidak valid
penggunaannya.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 9

 Sebagai suatu contoh kasus, bayangkan apabila seorang kasir yang
tugasnya adalah memegang kas kecil tidak diberikan kontrol atas
penggunaan dana kas kecilnya. Tentu akan banyak pengeluaran-
pengeluaran yang tidak sesuai dengan kebutuhan perusahaan, bahkan
ekstrimnya dana kas kecil perusahaan bisa dipakai untuk kepentingan
pribadinya. Maka untuk mencegah hal itu terjadi, perusahaan membuatkan
form “Bukti Pengeluaran Kas” yang dibawahnya harus dilengkapi dengan
tandatangan bagian Kasir, Manager Keuangan, dan Accounting. Dengan
form tersebut, kasir tidak dapat mengeluarkan kas dengan sembarangan
karena akan diperiksa langsung oleh Manager Keuangan dan juga
Accounting.

8. Catatan Akuntansi
Catatan akuntansi yang digunakan dalam siklus pengeluaran adalah
(Mulyadi, 2001:308) :
a. Register bukti kas keluar
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan voucher
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah register bukti kas.

b. Jurnal pembelian
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, jurnal yang digunakan untuk mencatat transaksi
pembelian adalah jurnal pembelian.

c. Kartu utang
Jika dalam pencatatan utang perusahaan menggunakan account
payable procedure, buku pembantu yang digunakan untuk mencatat
utang adalah kartu utang. Jika dalam pencatatan utang perusahaan
menggunakan account payable procedure, yang berfungsi sebagai
catatan utang adalah arsip bukti kas keluar yang belum dibayar.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 10

 d. Kartu persediaan
Kartu persediaan digunakan untuk mencatat harga pokok persediaan
yang dibeli.

9. Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan

Laporan Manajerial Yang Dihasilkan. Seperti halnya aplikasi yang
lain,dalam aplikasi pengeluaran ini juga dihasilkan tiga macam laporan,yaitu
laporan pengawasan(control report),register,dan laporan khusus(special
report). Meskipun demikian,informasi yang disajikan dalam laporan-laporan
tersebut berbeda-beda antara satu aplikasi dengan aplikasi yang lain.

a. Laporan Kontrol, Laporan ini meringkas perubahan yang dilakukan

terhadap sebuah file.Akuntan menggunakan laporan ini untuk
menentukan ada tidaknya perubahan file yang tidak semestinya atau
untuk menjamin bahwa tidak ada transaksi yang hilang selama proses
pengolahan data berlangsung. Laporan ini berisi informasi tentang
(1)transaksi yang telah diposting,atau (2)jumlah angka atau nomor
transaksi,atau (3)daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan
file,Dalam sistem berbasis komputer,laporan ini menyajikan record
count,control total,dan hash total.Petugas pengawas data mengkaji
laporan ini dan membandingkan total tersebut untuk menguji bahwa
semua perubahan (terhadap file) telah dilakukan secara tepat.

b. Register, Laporan ini berisi daftar transaksi yang dicatat dalam

periode waktu tertentu,misalnya satu hari,satu minggu,atau satu
bulan.Laporan ini berisi ringkasan data yang telah di posting ke
rekening buku besar,sehingga dapat digunakan untuk melakukan
telusuran audit(audit trail) terhadap saldo-saldo rekening

c. Laporan Khusus, Laporan khusus dalam siklus pengeluaran ini

membantu manajer dalam membuat jadwal pembayaran utang kepada
pemasok.Laporan khusus yang dihasilkan dalam siklus ini mencakup:

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 11

1) Laporan Faktur Terbuka(Open Invoices Report). Laporan ini
berisi daftar faktur pembelian yang belum di bayar pada tanggal
laporan. Data yang dilaporkan adalah data pemasok dan jumlah
utang kepada setiap pemasok.

2) Laporan Umum Voucher. Laporan ini meringkas voucher

menurut umumnya.Laporan ini sangat bermanfaat,karena jika
perusahaan sampai memiliki utang yang tidak dibayar sampai
jangka waktu tertentu, akan berakibat negative bagi
perusahaan,yaitu:
a) Merusak hubungan baik dengan pemasok,
b) Merusak citra kredit,yang pada gilirannya perusahaan akan
sulit untuk dapat membeli barang dari pemasok secara kredit.

3) Laporan Kebutuhan Kas.Laporan ini meringkas faktur pembelian

urut jatuh tempo. Laporan ini membantu departemen utang dalam
merencanakan pembayaran kas dan dalam mengidentifikasi faktur
mana yang harus dibayar segera,agar dapat diperoleh potongan
dan juga agar hubungan baik dengan pemasok dapat dipelihara.

4) Layanan Status Utang. Laporan ini dihasilkan kalau perusahaan

menggunakan sistem on-line real-time,karena sistem ini
memungkinkan pemakai untuk meminta database menyajikan
informasi terbaru.

Laporan Keuangan yang dipengaruhi

 Laporan laba/rugi
 Laporan perubahan modal
 Laporan posisi keuangan
 Laporan arus kas

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 12

10. Data Laporan Manajerial dan Laporan Keuangan
a. Data yang diperlukan dalam membuat laporan manajerial
b. Data yang diperlukan dalam membuat laporan keuangan
1) Neraca saldo
2) Jurnal Penyesuaian.
3) Neraca saldo setelah penyesuaian.
4) Laporan Laba/rugi.
5) Jurnal Penutup.
6) Neraca.
7) Laporan Arus kas.

11. Pembuat dan Penanggungjawab

Ciri pengendalian intern atas transaksi pengeluaran kas yang baik :

a. Organisasi
Fungsi penyimpan kas harus terpisah dari fungsi akuntansi.
Transaksi penerimaan dan pengeluaran kas tidak boleh dilaksanakan
sendiri oleh bagian kasa sejak awal sampai akhir, tanpa campur
tangan dari fungsi yang lain.

b. Sistem otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1) Pengeluaran kas harus mendapat otorisasi dari pejabat yang
berwenang.
2) Pembukuan dan penutupan rekening bank harus
mendapatkan persetujuan dari pejabat yang berwenang.
3) Pencatatan dalam jurnal pengeluaran harus didasarkan pada
bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat
yang berwenang dan yang dilampiri dengan dokumen
pendukung yang lengkap.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 13

c. Praktek Yang Sehat
1) Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari
kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak
semestinya.
2) Dokumen dasar dan dokumen pendukung transaksi
pengeluaran bank harus dibubuhi cap “lunas” oleh bagian
kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.
3) Penggunaan rekening koran bank, yang merupakan
informasi dari pihak ketiga, untuk mengecek ketelitian
catatan kas oleh fungsi pemeriksa intern yang merupakan
fungsi yang tidak terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas.
4) Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas
nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan
pemindahbukuan. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut
jumlah yang kecil, dilakukan melalui dana kas kecil, yang
diselenggarakan dengan imprest system.
5) Secara periodik diadakan pencocokan jumlah fisik kas yang
ada di tangan dengan jumlah kas menurut catatan akuntansi.
6) Kas yang ada di tangan dan kas yang ada di perjalanan
diasuransikan dari kerugian.
7) Kasir diasuransikan.
8) Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah
terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan.
Misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room.
Semua bukti pengeluaran kas dipertanggungjawabkan oleh
kasir.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 14

12. Gambar Flowchart
Berikut merupakan Prosedur dari Pengeluaran Kas :
a. Bagian Supplier membuat faktur rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke
Bagian Pembayaran, dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
b. Bagian Pembayaran menerima Faktur lembar 1 dari Supplier.
Berdasarkan faktur tersebut, Bagian Pembayaran membuat Surat
Permintaan Pengeluaran Kas (SPPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan
ke Manajer dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
c. Manajer menerima SPPK lembar 1. Berdasarkan SPPK lembar 1
tersebut, Manajer akan menyetujui SPPK tersebut, dan mengirimkan
SPPK yang telah disetujui kepada Bagian Pemegang Kas.
d. Bagian Pemegang Kas menerima SPPK yang telah disetujui.
Berdasarkan SPPK yang telah disetujui tersebut, Bagian Pemegang
Kas membuat Bukti Kas Keluar (BKK) rangkap 3. Lembar 1 beserta
uang dikirimkan ke Bagian Pembayaran, lembar 2 dikirimkan ke
Bagian Akuntansi dan lembar 3 disimpan sebagai arsip.
e. Bagian Pembayaran menerima BKK Lembar 1 beserta uang,
selanjutnya Bagian Pembayaran melakukan pembayaran kepada
Supplier.
f. Supplier menerima pembayaran dari Bagian Pembayaran. Berdasarkan
pembayaran tersebut, Supplier membuat Surat Pelunasan Pembayaran
(SPP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian Pembayaran dan
lembar 2 disimpan sebagai arsip.
g. Bagian Pembayaran menerima SPP lembar 1, kemudian membuat
Laporan Pembayaran (LP) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Bagian
Akuntansi dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.
h. Berdasarkan BKK lembar 2 dari Bagian Pemegang Kas dan LP lembar
1 dari Bagian Pembayaran, Bagian Akuntansi membuat Laporan
Pengeluaran Kas (LPK) rangkap 2. Lembar 1 dikirimkan ke Manajer
dan lembar 2 disimpan sebagai arsip.

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 15

a. Sistem Manual

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 16

b. Sistem Informasi Berbasis Teknologi

13. Daftar Rekening Yang Dipengaruhi

Dalam siklus ini terdapat dua transaksi pembelian dan transaksi
pengeluaran kas. Transaksi pembelian dan pengeluaran kas
mempengaruhi sejumlah rekening sebagai berikut :

a. Persediaan
b. Persediaan bahan baku
c. Biaya dibayar dimuka
d. Plant asset
e. Asset lain-lain (missal : aktiva tak berwujud)
f. Kembalian pembelian
g. Potongan pembelian
h. Berbagai jenis biaya
i. Utang dagang
j. Kas

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 17

Politeknik Negeri Ujung Pandang| 18
Politeknik Negeri Ujung Pandang| 19
Politeknik Negeri Ujung Pandang| 20