BAB I.

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seperti yang kita ketahui sistem informasi adalah sebuah integrasi antara
manusia, data, teknologi, prosedur, dan media untuk mencapai hasil akhir
yang diinginkan. Perlu manajamen yang baik agar semua elemen bekerja
secara maksimal. Dengan mengolah data tersebut maka akan memberikan
informasi mengenai keadaan yang sebenarnya, oleh sebab itu data input harus
dijamin keakuratannya dan prosesnya harus tetap diawasi agar sesuai dengan
pola perencanaan yang ditentukan oleh pemilik usaha. Tanpa sebuah sistem
informasi maka akan sulit mengetahui pencapaian yang sudah didapatkan.

Dalam sebuah sistem informasi terbagi menjadi beberapa macam sistem

informasi diantaranya yaitu Sistem Informasi Akuntansi, Sistem Informasi
Pakar, Sistem Informasi Eksekutif, Sistem Informasi Pemasaran, Sistem
Informasi Keuangan dan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

Sumber daya manusia (Sonny, 2003) merupakan kelompok manusia yang

terdiri dari manusia yang memiliki kemampuan untuk memberikan jasa.
Sumber daya manusia (Mathis dan Jackson, 2006) merupakan suatu rancangan
berbagai sistem formal dalam perusahaan maupun organisasi yang berfungsi
untuk menjaga agar penggunaan bakat dan minat manusia dapat digunakan
untuk mencapai tujuan organisasi atau perusahaan tersebut secara efektif dan
efisien.

Pada makalah ini, kami membahas mengenai Sistem Informasi Sumber

Daya Manusia. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (Human Resource
Information System) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-
kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini ditujukan untuk
menunjukkan bahwa manusia adalah sumber daya yang terpenting didalam
organisasi. Selanjutnya akan dibahas lebih lanjut pada bab-bab selanjutnya
yang ada didalam makalah ini.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah, maka dapat ditemukan beberapa

rumusan masalah yang mendasar yaitu,
1. Apa yang dimaksud dengan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
2. Apa saja fungsi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?

1
 3. Apa tujuan adanya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
4. Apa saja kegunaan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
5. Bagaimana model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
6. Bagaimana database yang ada pada Sistem Informasi Sumber Daya
Manusia?
7. Bagaimana Sistem Informasi Sumber Daya Manusia yang berhasil?
8. Mengapa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia penting?
9. Siapa saja Pemakai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia?
10. Bagaimana seorang Manajer menggunakan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia?
11. Apa saja proses-proses yang dilakukan dalam mengolah Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia?
12. Bagaimana strategi menyiapkan Sumber Daya Manusia yang berkualitas?
13. Bagaimana hasil evaluasi dari Sumber Daya Manusia itu sendiri?

1.3 Tujuan Kepenulisan

Berikut beberapa tujuan penulisan didalam menyusun makalah ini:

1. Untuk mengetahui mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

2. Untuk memberi wawasan bagi penulis dan pembaca tentang Sistem
Informasi Sumber Daya Manusia.
3. Untuk mengetahui mengapa Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
penting.
4. Untuk mengetahui cara manajer menggunakan Sistem Informasi Sumber
Daya Manusia.
5. Untuk mengetahui proses-proses dalam mengolah Sistem Informasi
Sumber Daya Manusia, dan masih banyak lagi.

2
 BAB II. ISI

2.1 Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menurut Dr. Hj. Soedarmayanti,

M.Pd, APU adalah sistem terintegrasi yang menyediakan informasi yang
digunakan dalam pembuatan keputusan sumber daya manusia. Sistem ini bertugas
untuk mengumpulkan dan memelihara data yang menjelaskan sumber daya
manusia, mengubah data tersebut menjadi informasi, dan melaporkan informasi
itu kepada pemakai, di mana data-data yang telah diperoleh tersebut merupakan
data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan untuk meningkatkan SDM.

Sistem ini juga merupakan sistem yang mendukung proses pengambilan

keputusan dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Informasi
yang diperlukan seperti informasi mengenai kebutuhan akan pegawai dalam
sebuah organisasi, informasi perekrutan pegawai, informasi data pegawai,
informasi pengelolaan pegawai selama menjadi bagian dari organisasi tersebut,
dan informasi mengenai pemberhentian pegawai.

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memiliki karakteristik dari

informasi yang telah dipersiapkan. Karakteristik ini digunakan oleh Manajer
dalam suatu perusahaan dalam rangka mengambil suatu keputusan. Karakteristik
Informasi tersebut antara lain:

1. Timely (Tepat Waktu)

2. Accurate (Akurat)

3. Concise (Ringkas)

4. Relevant (Relevan)

5. Complete (Lengkap)

2.2 Fungsi Sistem Sumber Daya Manusia dan Penempatannya

Sumber Daya Manusia merupakan departemen yang bertanggung jawab

terhadap pengelolaan sumber daya manusia dalam sebuah organisasi atas
kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya menusia seperti
perekrutan, penerimaan, pendidikan, pelatihan, manajemen data, penghentian, dan
administrasi tunjangan.

3
 Fungsi sistem Sumber Daya Manusia memiliki empat kegiatan utama
yaitu:

1. Perekrutan dan Penerimaan (Recruiting and Hiring)

Sumber daya manusia membantu menerima pegawai baru ke dalam

perusahaan, selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan
pemerintah yang mempengaruhi praktek kepegawaian dan menasehati
manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai. Selain itu, Sumber
Daya Manusia juga menangani banyak proses khusus yang berhubungan
dengan personil perusahaan.

2. Pendidikan dan Pelatihan

Selama periode kepegawaian seseorang, sumber daya manusia dapat

mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan
untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai.

3. Manajemen Data

Sumber Daya Manusia menyimpan database yang berhubungan dengan

pegawai dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan
informasi pemakai.

4. Penghentian dan Admistrasi Tunjangan

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket

tunjangan. Setelah penghentian, sumber daya manusia mengurus program
pensiun perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

2.3 Tujuan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Manusia memiliki dua tujuan. Tujuan

utama Sistem Informasi Sumber Daya Manusia adalah untuk meningkatkan
efisiensi, di mana data karyawan dan aktivitas sumber daya manusia digabungkan
menjadi satu. Banyak aktivitas sumber daya manusia lebih efisien dan lebih
sedikit pekerjaan tulis menulis dengan adanya otomatisasi, dan tersedianya
informasi yang lebih baik. Tujuan kedua Sistem Informasi Sumber Daya Manusia
adalah supaya lebih strategis dan berhubungan dengan perencanaan sumber daya
manusia. Dengan mempunyai data yang mudah diakses akan membuat
perencanaan sumber daya manusia dan pembuatan keputusan manajerial
didasarkan lebih banyak pada informasi dari pada mengandalkan persepsi dan
institusi manajerial

4
2.4 Kegunaan dari Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem Informasi Sumber Daya Guna memiliki kegunaan antara lain

a. Memeriksa kapabilitas karyawan saat ini untuk mengisi lowongan yang
diproyeksikan
b. Menyoroti posisi pemegang jabatan yang akan dipromosikan akan
pensiun, atau akan diberhentikan menggambarkan pekerjaan yang spesifik
atau jenis pekerjaan yang mempunyai tingkat perputaran, pemecatan,
ketidakhadiran, kinerja, dan masalah yang tinggi, yang melebihi kadar
normal
c. Mempelajari komposisi usia, suku, jenis kelamin, pendidikan, dan lain-lain
d. Mengantisipasi kebutuhan rekrutmen, seleksi, latihan, dan pengembangan
e. Perencanaan Sumber Daya Manusia untuk mengantisipasi pergantian dan
promosi
f. Laporan kompensasi untuk memperoleh informasi tentang pembayaran
pada karyawan
g. Riset SDM untuk melaksanakan penelitian dalam permasalahan, seeperti
perputaran karyawan dan ketidakhadiran, atau menemukan tempat yang
paling produktif guna mencapai calon-calon baru
h. Penialian kebutuhan pelatihan untuk menganalisis kerja individu dan
menentukan karyawan-karyawan mana yang memerlukan pelatihan lebih
lanjut.

2.5 Model Sistem Informasi SDM

Model SISDM dapat dilihat dari INPUT – PROCESS – OUTPUT. Pada

sisi INPUT merupakan data mengenai SDM. Selain itu, ada sisi PROCESS
merupakan perangkat keras (hard ware), perangat lunak (soft ware), teknologi
informasi, serta SDM sebagai operator teknologi komputer tersebut. Selanjutnya
pada sisi OUTPUT merupakan keluaran baru lapoan-laporan yang berguna untuk
perencanaan SDM. Model INPUT SISDM terdiri atas 3 subsistem yaitu :

a. SIA (Sistem Informasi Akuntansi). SIA menyediakan data akuntansi

bagi SISDM sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber
daya personil baik keuangan maupun non keuangan. Sistem Informasi
Akuntansi adalah suatu sistem dalam sebuah organisasi yang bertanggung
jawab untuk penyiapan informasi yang diperoleh dari pengumpulan dan
pengolahan data transaksi yang berguna bagi semua pemakai baik di
dalam maupun di luar perusahaan. Pada subsistem input sistem informasi
SDM ini, data yang diolah terdiri dari data personil dan data keuangan.

5
b. Penelitian Sumber Daya Manusia. Berfungsi untuk mengumpulkan data
melalui proyek penelitian khusus. Contoh: Penelitian Suksesi (succession
Study), Analisis dan Evaluasi Jabatan (Job Analysis and Evaluation),
Penelitian Keluhan (Grievance Studies). Sistem ini bertugas
mengumpulkan data melalui kegiatan penelitian khusus seperti :

1. Penelitian Suksesi
Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah berhasil
mencapai kesuksesan dalam bidangnya.

2. Analisis dan Evaluasi Jabatan

Melakukan penelitian apakah seorang pegawai telah melaksanakan
tanggung jawab ataupun tugas-tugasnya sesuai dengan jabatan
masing-masing.

3. Penelitian Keluhan
Mengumpulkan data-data berupa keluhan para pegawai tentang
pekerjaan mereka agar pegawai tersebut bisa bekerja dengan lebih
maksimal dan tidak mengalami kebosanan.

c. Sumber data eksternal disebut dengan human resource intelligent data

Sistem ini mengumpulkan data yang berhubungan dengan sumber
daya manusia dari lingkungan luar perusahaan. Elemen lingkungan yang
menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, serikat pekerja,
masyarakat global, masyarakat keuangan dan Pesaing.
a. Intelijen Sumber Daya Manusia. Berfungsi mengumpulkan data
yang berhubungan dengan sumber daya manusia dari lingkungan
perusahaan.

b. Intelijen Pemerintah. Pemerintah menyediakan data dan

informasi yang membantu perusahaan mengikuti berbagai
peraturan ketenagakerjaan.

c. Intelijen Pemasok. Pemasok mencakup perusahaan seperti

perusahaan asuransi, yang memberikan tunjangan pegawai, dan
lembaga penempatan lulusan universitas serta agen tenaga kerja
yang berfungsi sebagai sumber pegawai baru. Para pemasok ini
menyediakan data dan informasi yang memungkinkan perusahaan
melaksanakan fungsi perekrutan dan penerimaan.

6
 d. Intelijen Serikat Pekerja. Serikat pekerja memberikan data dan
informasi yang digunakan dalam mengatur kontrak kerja antara
serikat pekerja dan perusahaan.

e. Intelijen Masyarakat Global. Masyarakat global menyediakan

imnformasi yang menjelaskan sumber daya lokal seperti
perumahan, pendidikan, dan rekreasi. Informasi ini digunakan
untuk merekrut pegawai dalam skala lokal, nasional dan
internasional, dan untuk mengintegrasikan pegawai yang ada ke
dalam komunitas lokalnya.

f. Intelijen Masyarakat Keuangan. Masyarakat keuangan

memberikan data dan informasi ekonomi yang digunakan dalam
perncanaan personil.

g. Intelijen Pesaing. Dalam industri tertentu yang memerlukan

pengetahuan dan keahlian yang sangat khusus, seperti industri
komputer, sering terjadi perpindahan pegawai dari satu perusahaan
ke perusahaan lain. Beberapa perusahaan memandang pesaing
mereka sebagai sumber pegawai baru yang baik, dan
mengumpulkan informasi mengenai praktek personalia pesaing,
dan mungkin informasi perorangan yang berpotensi untuk direkrut.

Kemudian dari model subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam suatu

database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut. Database SISDM bukan
hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan organisasi
dilingkungan perusahaan yang mempengaruhi arus personil. OUTPUT SISDM
terdiri atas 6 subsistem yaitu :

a. Subsistem Perencanaan Kerja. Merupakan informasi yang dibutuhkan

oleh manajer atas untuk merencanakan kebutuhan tenaga kerja dalam jangka
pendek dan jangka panjang. Informasi ini meliputi informasi untuk analisis
perputaran tenaga kerja (turnover), anggaran biaya tenaga kerja dan perencanaan
tenaga kerja itu sendiri.

b. Subsistem Perekrutan. Merupakan informasi-informasi yang dibutuhkan

untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-
informasi ini diantaranya adalah informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan
wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.

7
c. Subsistem Manajemen Angkatan Kerja. Merupakan informasi-
informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber daya manusia di dalam
organisasi. Informasi-informasi ini meliputi informasi pelatihan, penilaian atau
evaluasi kerja, evaluasi keahlian, karir, realokasi jabatan, suksesi, dan
kedisiplinan.

d. Subsistem Tunjangan. Merupakan informasi tentang penggajian dan

kompensasinya yang meliputi kehadiran dan jam kerja, perhitungan gaji dan
bonus, analisis kompensasi dan perencanaan kompensasi.

e. Subsistem Benefit. Meliputi benefit yang diterima oleh karyawan. Benefit

berbeda dengan kompensasi. Kompensasi lebih ke insentif yang dihubungkan
dengan kinerja karyawannya, sedang benefit lebih ke manfaat tambahan yang
diterima karyawan sepeti dana pensiun.

f. Subsistem Pelapor Lingkungan. Informasi-informasi ini berhubungan

dengan keluhan-keluhan, kecelakaan selam kerja, kesehatan karyawan dan
lingkungan kerjanya.

2.6 Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Data yang diperoleh dari subsistem input SISDM dimasukkan ke dalam

suatu database yang telah dirancang oleh perusahaan tersebut untuk diolah lebih
lanjut agar menghasilkan informasi yang lebih bermanfaat. Database SISDM
bukan hanya data mengenai pegawai tetapi juga mengenai perorangan dan
organisasi dilingkungan luar perusahaan yang mempengaruhi arus personil. Untuk
meningkatkan kerumitan masalah yang berhubungan dengan personal yang
berbasis komputer.
1. Isi Database HRIS.
HRIS dapat berisi data yang menjelaskan tidakhanya pegawai, tetapi juga
organisasi dan perorangan di lingkungan perusahaan. Elemen-elemen
lingkungan mempengaruhi sumber daya manusia dalam beberapa cara.

a. Data pegawai, kebanyakan database berisi data yang berhubungan dengan

pegawai perusahaan yang ada. Di 82,5% perusahaan HRSP yang
menjawab survei 1990-91, data pegawai merupakan satu-satunya data
yang disimpan, tetapi untuk tiap pegawai dapat tersimpan ratusan elemen
data.
b. Data non-pegawai, ketika diminta untk menjelaskan data non-pegawai
dalam database mereka, 8% responden HRSPmengidentifikasikan data
yang menjelaskan organsisasi di lingkungan perusahaan seperti agen
tenaga kerja, akademi dan universitas, serikat pekerja dan pemerintah.

8
 Juga diidentifikasikan data yang menjelaskan perorangan seperti pelamar,
tanggungan, keuntungan dan pegawai yang masih bertahan.

2. Lokasi Database HRIS

a. Tersentral karena dapat di akses oleh berbagai sistem fungsional kegiatan
antar manajemen dan devisi lain.
b. Ling ke bagian-bagian devisi ke sumber daya fungsional
c. Tergantung Entry data dari mana ( bersifat rahasia )

3. Perangkat lunak manajeme

Unit HRIS telah menerapkan sistem manajemen database (DMBS)
untuk mengelola database HRIS mereka. Pada tabel di bawah ini
mendaftarkan DBMS yang populer, seperti yang dilaporkan pada peneitian
HRSP. Tiga sistem teratas semuanya digunakan di mainframe, dan
popularitas mereka mempertegas peran kunci yang dimiliki oleh sistem
besar seperti pada HRIS. Walau IMS merupakan salah satu DBMS
pertama, IMS tetap populer karena kemampuannya menangani data
berjumlah besar. FOCUS digunakan lebih untuk pengambilan data
daripada manajemen data. DB2 merupakan database relasional mendapat
dukungan diakhir 1980-an, dBAse adalah sistem berbasi komputer mikro
yang paling populer. 194 sistem yang terdapat kategori ”lain-lain”
menunjukkan beragamnya jenis perangkat lunak database yang dipilih
oleh SDM untuk digunakan

4. Database
Data dimasukkan ke dalam database dari beberapa sumber,
menurut penelitian HRSP. Non-manajer dalam SDM adalah sumber paling
populer (86,9%), diikuti oleh non-manajer diluar SDM (36,1%), manajer
dalam SDM (30,8%), dan manajer diluar SDM (7,8%). Pemasukkan data
dari lingkungan relatif jarang hanya dilaporkan oleh sekitar 24,2%
perusahaan. File-file basis data sumber daya dibentuk oleh tiga sumber
input yaitu data eksternal sumber daya manusia data internal riset sumber
daya manusia dan data internal keuangan sumber daya manusia.

Sistem informasi sumber daya manusia mencakup antara lain:

a. Informasi pilihan pekerjaan karyawan (employee job preferences).

b. Pengalaman kerja (work experiences).
c. Evaluasi kinerja (performance evaluation).

2.7 Sistem Informasi SDM yang Berhasil

Ada pun sistem informasi sumber daya manusia yangdianggap berhasil bila
memenuhi beberrapa, hal yakni:

9
a. Biaya harus sejalan dengan ukuran dan kondisi financial
b. Sistem ditetapkan dengan waktu yang baik
c. Harus mampu dimodifikasi dan diperluas
d. Penekanan pada aktivitas perencanaan harus terbukti
e. Umpan balik harus berkelanjutan
f. Arsip terintegrasi pada berbagai departemen
g. Data kritis harus tersedia saat dibutuhkan
h. Informasi kritis mencakup karyawan kunci, keahlian, dll

2.8 Pentingnya Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Sistem informasi sumber daya manusia sangat penting dan berguna dalam
manajemen sumberdaya manusia. Hal ini dikarenakan dalam pengeloaan sumber
daya manusia secara efektif memerlukan data dan informasi yang cukup terutama
dalam pengambilan keputusan (decision making). Saat ini teknologi komputer
telah membantu banyak organisasi untuk mengkombinasikan data dan informasi
secara efisien dan dengan lokasi secara sentral. Sebelumnya, sistem penggunaan
perangkat software ini ‘data base’, akan tetapi dalam manajemen sumberdaya
manusia disebut sebagai ‘human resource information system’ (HRIS).
Dewasa ini, organisasi atau perusahaan mendapat manfaat dengan adanya
HRIS. Hal ini karena dengan HRIS organisasi atau perusahaa lebih mudah dan
cepat mengakses data dan informasi penting dalam rangka pengambilan
keputusan, seperti: data dan informasi tentang kompetensi SDM untuk dijadikan
input dalam rangka promosi menduduki suatu jabatan.
The more broadly defined field of IHRM is about understanding,
researching, applying and revising all human resource activities in their internal
and external contexts as they impact the process of managing human resources in
enterprises throughout the global environment to enhance the experience of
multiple stakeholders, including investors, customers, employees, partners,
suppliers, environment and society.

2.9 Pemakai Informasi Sumber Daya Manusia

Pemakai sistem informasi sumber daya manusia adalah manajer-manajer

yang berada didalam fungsi ini dan manajer yang membutuhkan keenam
kelompok informasi yang dihasilkan oleh SIMSDM. Manajer-manajer tersebut
antara lain:
a. Manajer SDM Eksekutif
b. Manajer Kompensasi
c. Manajer Perencanaan SDM
d. Manajer Hubungan Karyawan
e. Manajer Rekruitmen dan Seleksi
f. Manajer Pelatihan
g. Manajer Akuntansi

10
 h. Manajer Penggajian, dan manajer-manajer yang lain.

2.10 Cara Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya

Manusia

SISDM serupa dengan sistem informasi keuangan dalam hal isinya yang
menjadi perhatian manajer diseluruh perusahaan. Seperti halnya manajer
berminat pada sumber daya uang mereka, manajer juga berminat pada sumber
daya personil mereka.
Direktur SDM menggunakan informasi dari semua subsistem output,
seperti halnya eksekutif lain, manajer EEO/AA di dalam SDM, dan manajer
lain diseluruh perusahaan. Manajer unit-unit di dalam SDM memiliki
perhatian khusus dalam subsistem itu yang berhubungan dengan operasinya.
Contohnya, manajer perencanaan SDM secara khusus tertarik pada subsistem
perencanaan angkatan kerja. Dua manajer di luar SDM juga memiliki khusus
yang kuat. Manajer akuntansi berkepentingan khusus karena dampak dari
progran kompensasi dan benefit pada status keuangan perusahaan. Manajer
dari bagian gaji pada departemen akuntansi berkepentingan khusus dalam
subsistem kompensasi. Setiap hari, para manajer di seluruh perusahaan
menggunakan informasi personalia.

2.11 Proses - Proses yang Dilakukan dalam Mengolah Sumber Daya

Manusia

1. Perencanaan SDM.
Aktivitas ini dimaksudkan untuk mendapatkan sumber daya manusia
yang selalu sesuai dengan kebutuhan. Tujuan ini dilakukan dengan
melakukan analisis terhadap infomasi yang berkaitan dengan SDM
yang ada diperusahaan saat ini seperti:
a. Informasi keahlian yang dimiliki dan yang diperlukan,
lowongan pekerjaan yang ada dan rencana penambahan atau
pengurangan karyawan dibagian tertentu.
b. Informasi tentang lingkungan seperti informasi tentang pasar
tenaga kerja.

Dalam pelaksanaan sumber daya manusia ada 2 aspek yang harus

dipertimbangkan, seperti;
a) Kebutuhan SDM dimasa mendatang dengan menetukan berapa jumlah, jenis
dan tingkat keahlian SDM yang diperlukan
b) Keseimbangan SDM dimasa mendatang dengan membandingkan kebutuhan
SDM dimasa mendatang dengan jumlah karyawan saat ini yang diperkirakan tetap
bergabung dengan organisasi.
c) Penerimaan atau pemutusan hubungan kerja berdasarkan kondisi SDM saat ini
dan kebutuhan dimasa datang.
d) Pengembangan SDM yang dimaksudkan untuk menjamin terpenuhnya
kebutuhan organisasi akan karyawan yang memiliki kemapuan dan penglaman
yang sesuai.

11
 2. Penerimaan
Aktivitas ini berkaitan dengan masalah pengadaan SDM yang sesuai
dengan kebutuhan yang telah direncanakan. Pencarian SDM biasanya
dilakukan melalui Koran, internet, penyalur tenaga kerja, dari mulut
kemulut dan mencari kekapus-kampus.

3. Pemilihan
Aktivitas ini dilakukan dengan mengevaluasi informasi yang diperoleh
dari formulir pendataran atau lamaran yang diterima, interview,
berbagai macam tes, seperti tes iQ dan EQ dan lain bentuk informasi
yang dianggap perlu oleh manajemen SDM dalam penyeleksian untuk
mendapatkan SDM yang sesuai denga rencana yang telah ditentukan.

4. Sosialisasi
Aktivitas ini dilakukan untuk membantu SDM yang baru diterima agar
secara harus dapat beradaptasi dengan lingkungan intern organisasi.
SDM baru tersebut diperkenalkan dengan rekan-rekan barunya serta
tanggung jawab yang diembannya.

5. Pelatihan dan Pengembangan

Aktivitas pelatihan dimaksudkan untuk meningkatkan kinerja SDM
saat ini agar mampu melaksanakan tugas yang diberikannya secara
efektif dan efisien, sedangkan program pengembanganya dimaksudkan
untuk mempromosikan SDM tersebut.

6. Penilaian kerja
Aktivitas ini dilakukan dengan mambandingkan antara kinerja secara
individu/organisasi/sub organisasi dengan standar yang telah
ditentukan.

7. Promosi, Mutasi, Penurunan Pangkat, Pemecatan

Aktivitas ini mencerminkan nilai SDM tertentu bagi organisasi
perusahaan. SDM yang menunjukan kinerja yang baik akan
dipromosikan ke jabatan yang lebih tinggi atau ditingkatkan
keahliannya sedangkan SDM yang memiliki kinerja rendah akan
diturunkan pangkatnya, dipindahkan ke posisi yang kurang penting
atau dipecat.

2.12 Strategi mempersiapkan SDM

Struktur dan SDM di era Teknologi dan Informasi.

Sejak teknologi computer dikembangkan sebagai penopang system
informasi, telah lahir sejumlah perubahan, mulai dari system bisnis,pola
transaksi hingga struktur pengorganisasian dan manajemen sumber daya
manusia itu sendiri. Struktur pengorganisasian yang sangat birokratis, dan
pyramidal yang selama ini dibentuk telah mulai bergeser menjadi tahapan
birokrasi lebih flat. Artinya tahapan birokrasi berkurang dan lebih
sederhana.

12
 Perkembangan terakhir system jaringan yang telah memungkinkan
terjadinya distribusi data dan informasi dengan mobilitas tinggi, telah
mengakibatkan praktek struktur pengorganisasian SDM mengalami
perubahan yang sangat besar, dimana pekerjaan atau proses transaksi dapat
didistribusikan dari berbagai terminal, namun data tetap terintegrasi menjadi
satu kesatuan. Dengan demikian, dalam mengerjakan suatu pekerjaan, SDM
tidak lagi terikat oleh tempat. Barangkali mereka melakukan pemantauan
atau pengendalian dari rumah atau dari computer notebook yang dapat
dibawa kemana saja.

2.13 Evaluasi SDM

Proses evaluasi SDM merupakan bagian dari MSDM. Tujuan evaluasi
adalah untuk melihat efektivitas proses MSDM. Khususnya dalam hal ini
adalah evaluasi terhadap kemampuan untuk beradapatasi terhadap teknologi
yang diimplementasikan terhadap perusahaan.
Bagi SDM internal, penilaian tersebut dapat meliputi kemampuan
untuk memahami dan keberaniannya dalam mengoprasikan teknologi itu,
serta sejauh mana mereka memanfaatkan dan mengeksplorasi teknologi.
Sementara itu, bagi SDM eksternal penilaian dapat meliputi
kemampuannya untuk memahami dan keberaniannya untuk menggunakan
teknologi baik dalam melakukan transaksi maupun memasukan data-data
penting lainnya.

13
 BAB III. STUDI KASUS

Analisis Beban Kerja Sumber Daya Manusia dalam Aktivitas

Produksi Komoditi Sayuran Selada (Studi Kasus: CV Spirit Wira Utama)
Wildanur Adawiyah, Anggraini Sukmawati

ABSTRAK

CV Spirit Wira Utama merupakan perusahaan yang mengembangkan

model usaha pertanian (agribisnis) dengan sistem hidroponik tanpa menggunakan
greenhouse (terbuka atau tanpa atap). Tujuan dari penelitian ini adalah: (1)
Mengidentifikasi deskripsi pekerjaan Sumber Daya Manusia (SDM) dalam
memproduksi sayuran selada, (2) Menganalisis jumlah kebutuhan karyawan ideal
berdasarkan analisis beban kerja karyawan melalui perhitungan Full Time
Equilvalent (FTE). Sumber daya manusia yang mendukung dalam proses produksi
komoditi sayuran selada terbagi ke dalam aktivitas off-farm yaitu bagian teknik,
bagian produksi, bagian keuangan dan bagian pemasaran, serta SDM pada
aktivitas on-farm yaitu karyawan kebun. Hasil penelitian menunjukkan waktu
kerja SDM berdasarkan analisis beban kerja melalui perhitungan FTE pada CV
Spirit Wira Utama masih belum optimal. Sehingga untuk mencapai jumlah
karyawan dan aktivitas produksi yang efektif dan efisien alternatif yang dapat
dilakukan oleh perusahaan yaitu dengan melakukan penggabungan jabatan untuk
bagian teknik dan bagian produksi, perluasan pekerjaan untuk bagian keuangan
dan pemasaran, serta improvement untuk tahapan produksi sayuran selada.
Kata kunci: analisis beban kerja, FTE, hidroponik, kebutuhan karyawan, selada

I. Pendahuluan

Kemajuan teknologi telah mempengaruhi berbagai aktivitas termasuk

aktivitas produksi barang atau jasa pada berbagai perusahaan yang bergerak di
berbagai sektor, termasuk perusahaan pertanian. Hambatan pertanian yang
senantiasa berubah-ubah seperti cuaca dan sumber daya alam (SDA) yang
semakin terbatas seperti lahan pertanian dan bahan baku menjadikan perusahaan
harus lebih kreatif, efektif dan efisien dalam menjalankan aktivitas produksinya.
Sehingga untuk menghadapi hambatan tersebut dan menjaga produktivitas tetap
tinggi, maka perusahaan membutuhkan sumber daya yang efektif dan efisien serta
responsif terhadap perubahan. Oleh karena itu, untuk menghasilkan sumber daya
yang efektif dan efisien perusahaan perlu melakukan perencanaan sumber daya
manusia yang tepat sasaran untuk mendorong tercapainya visi dan misi
perusahaan. Menurut Edison (2010), perencanaan Sumber Daya Manusia (SDM)
adalah suatu proses yang dilakukan secara sistematis dalam rangka
mempersiapkan ketersediaan sumber daya manusia yang kompeten dan

14
berkualitas di bidangnya, serta memiliki daya saing kuat sesuai dengan arah
tujuan perusahaan. Salah satu perusahaan yang perlu melakukan perencanaan
SDM adalah CV Spirit Wira Utama.
CV Spirit Wira Utama merupakan perusahaan yang mengembangkan
model usaha pertanian (agribisnis) dengan sistem hidroponik tanpa menggunakan
greenhouse (terbuka atau tanpa atap). Produk yang dihasilkan yaitu sayuran selada
dengan beberapa varietas yang dipasarkan ke beberapa hotel, restoran dan
supermarket di wilayah Jakarta dan sekitarnya. Data perusahaan menunjukkan
bahwa jumlah produksi sayuran selada per bulan rata-rata mencapai 200-250 kg
per 500 m2, sementara permintaan pasar mencapai 1-1,5 ton per bulan. Peluang
bisnis besar yang dimiliki oleh CV Spirit Wira Utama terhambat oleh terbatasnya
jumlah sayuran selada yang dihasilkan, sehingga dalam upaya peningkatan
produksi alternatif yang dapat dilakukan oleh perusahaan diantaranya yaitu
dengan melakukan perluasan area kebun.
Penambahan area kebun baru tentu membutuhkan karyawan kebun sebagai
pengelolanya dan penambahan biaya untuk membayar upah karyawan tersebut.
Sementara itu upah adalah pengeluaran paling tinggi diantara biaya operasional
lainnya yang harus dikeluarkan perusahaan setiap bulan. Data perusahaan
menunjukkan bahwa, untuk 500m2 area kebun perusahaan harus mengeluarkan
biaya diantaranya Rp 400.000 masing-masing untuk biaya listrik dan pupuk serta
Rp 2 juta untuk biaya upah karyawan kebun. Oleh karena itu, untuk menghindari
terjadinya inefisiensi biaya maka dibutuhkan perencanaan SDM yang lebih baik
agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan serta efektif dan efisien dalam
membantu terwujudnya tujuan perusahaan. Menurut Marwansyah (2010), analisis
beban kerja adalah proses untuk menentapkan jumlah jam kerja-orang (man-
hours) yang dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam waktu tertentu.
Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah pekerja yang
dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa beban yang tepat
dilimpahkan kepada satu orang pekerja.
Analisis beban kerja dilakukan melalui perhitungan Full Time Equivalent
(FTE). Perencanaan SDM pada CV Spirit Wira Utama masih dalam tahap
perbaikan dan pengembangan. Pada CV Spirit Wira Utama juga belum pernah
dilakukan analisis beban kerja sebelumnya, maka diharapkan dengan
dilakukannya analisis beban kerja manajemen sumber daya CV Spririt Wira
Utama dapat menjadi lebih baik. Pembagian kerja yang tepat dan penempatan
karyawan yang sesuai baik dalam hal jumlah maupun kompetensi, diharapkan
mampu mempengaruhi dan mendorong produktivitas CV Spirit Wira Utama
menjadi lebih tinggi dengan biaya yang efektif dan efisien. Sebagai perusahaan
baru yang mengembangkan sistem pertanian hidroponik, namun CV Spirit Wira
Utama masih belum mampu memenuhi semua permintaan pasar. Walaupun usaha
ini sudah berjalan hampir 3 tahun dan luas kebun yang dimiliki saat ini sudah
mencapai 1.500 m2. Keterbatasan produksi CV Spirit Wira Utama dipengaruhi
oleh beberapa faktor, diantaranya yaitu terkait dengan terbatasnya SDM yang
dimiliki. Sehingga untuk mengatasi permasalahan tersebut dan untuk
meningkatkan produktivitas dibutuhkan perencanaan SDM yang lebih baik agar
kinerja SDM yang ada dapat dikelola secara lebih efektif dan efisien.
Salah satu bagian dari perencanaan SDM yang dapat dilakukan yaitu
analisis beban kerja. Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa

15
jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan berapa
beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja (Marwansyah 2010).
Untuk menjawab permasalah tersebut, maka penelitian ini dilakukan dengan
tujuan, yaitu: (1) Mengidentifikasi uraian pekerjaan SDM dalam memproduksi
sayuran selada pada CV Spirit Wira Utama, (2) Menganalisis waktu kerja dalam
aktivitas produksi komoditi sayuran selada berdasarkan analisis beban kerja
melalui perhitungan FTE.

II. Metode Penelitian

Analisis beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja-
orang (man-hours) yang dibutuhkan untuk merampungkan beban kerja dalam
waktu tertentu. Analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa
jumlah pekerja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dan
berapa beban yang tepat dilimpahkan kepada satu orang pekerja. Analisis
beban kerja dapat dilakukan dengan cara membagi isi pekerjaan yang harus
diselesaikan dengan hasil kerja rata-rata satu orang, sehingga akan didapat
jumlah orang yang dibutuhkan untuk merampungkan pekerjaan tersebut
(Marwansyah 2010).
Penelitian ini dimulai dengan melakukan analisis pekerjaan pada seluruh
karyawan untuk memperoleh uraian aktivitas yang terkait dengan produksi
sayuran selada yang dibudidayakan oleh CV Spirit Wira Utama. Kemudian,
uraian aktivitas tersebut (volume kerja) akan dikalikan dengan norma waktu
atau lamanya aktivitas tersebut diselesaikan sehingga akan dihasilkan beban
kerja karyawan yang sesungguhnya. Tahap selanjutnya yaitu melakukan
analisis beban kerja melalui perhitungan FTE dengan dua pendekatan yaitu
berdasarkan aktivitas dan berdasarkan proses. Perhitungan FTE dengan
pendekatan berdasarkan aktivitas dilakukan pada SDM bagian teknik, bagian
produksi, bagian keuangan dan bagian pemasaran) dan karyawan kebun,
sedangkan perhitungan FTE dengan pendekatan berdasarkan proses dilakukan
pada tahapan proses produksi komoditi sayuran selada.
Perhitungan FTE dilakukan dengan membagi beban kerja sesungguhnya
yang telah didapat dengan waktu kerja efektif dalam periode tertentu yang
dijadikan alat ukur dalam melakukan analisis beban kerja.

III. Hasil dan Pembahasan

CV Spirit Wira Utama merupakan perusahaan yang mengembangkan
model usaha pertanian (agribisnis) dengan sistem hidroponik. Berbeda dengan
perusahaan hidroponik pada umumnya yang menggunakan greenhouse serta
bahan dan peralatan yang mahal dan canggih, infrastruktur dan sistem yang
dibangun dan dikembangkan oleh CV Spirit Wira Utama dapat dikatakan
merupakan sebuah terobosan (inovasi) dalam dunia hidroponik karena tidak
menggunakan greenhouse (terbuka atau tanpa atap) serta bahan dan alat yang
relatif murah dan mudah didapat serta sangat sederhana. Hal ini dimaksudkan
untuk menekan atau memperkecil investasi yang dibutuhkan agar dapat

16
 dikembangkan sebagai usaha pertanian (agribisnis) yang dapat dilakukan
dalam skala Usaha Kecil dan Menengah (UKM).

III.1. Hari Kerja Karyawan CV Spirit Wira Utama

Pada aktifitas pertanian, penentuan waktu efektif memiliki perbedaan

dengan penentuan waktu efektif pada aktifitas lainnya. Hal ini dikarenakan SDM
seperti petani melakukan rangkaian pekerjaan setiap hari. CV Spirit Wira Utama
merupakan usaha yang bergerak di bidang pertanian yaitu pertanian hidroponik
dengan produk utama yaitu sayuran selada, melakukan aktivitas produksi setiap
hari. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara, jumlah hari kerja dalam satu
tahun yaitu 365 hari, kemudian dikurangi dengan hari libur kerja per tahun yaitu
55 hari sehingga didapatkan hari kerja efektif dari karyawan yaitu 310 hari kerja
dalam setahun. Adanya hari kerja efektif dalam setahun tersebut menghasilkan
waktu kerja efektif sebesar 1.953 jam per tahun atau 117.180 menit per tahun,
dengan allowance (waktu longgar) yang diberikan sesuai dengan Keputusan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara (2004) Nomor : KEP/75/M.PAN/7/2004
yaitu sebesar 30%.

III.2. Waktu Kerja Karyawan CV Spirit Wira Utama

Waktu kerja karyawan CV Spirit Wira Utama dimulai pukul 07.00 - 16.00
WIB. Waktu pengamatan dilakukan selama 6 minggu, yaitu satu minggu untuk
masing-masing karyawan yang terbagi kedalam lima bagian pekerjaan.
Pelaksanaan waktu pengamatan disesuaikan dengan jumlah hari kerja, waktu kerja
dan jumlah karyawan pada CV Spirit Wira Utama. Pengamatan dilakukan dengan
metode work sampling. Barnes (1980) yang dikutip dari Nugraha (2013),
menyatakan bahwa work sampling digunakan untuk mengukur aktivitas pegawai
dengan menghitung waktu yang digunakan untuk mengukur aktifitas pegawai
dengan menghitung waktu yang digunakan untuk bekerja dan waktu yang tidak
digunakan untuk bekerja dalam jam kerja mereka, kemudian disajikan dalam
bentuk persentase.

III.3. Perbandingan Waktu Kerja Karyawan CV Spirit Wira Utama

Hasil pengamatan penggunaan waktu kerja produktif yang dilakukan kepada

karyawan CV Spirit Wira Utama dapat dilihat pada Tabel 7.

Tabel 7. Perbandingan waktu kerja produktif karyawan CV Spirit Wira Utama

Unit/Bagian Karyawan CV Waktu Produktif Waktu Produktif

Spirit Wira (menit) (%)
Utama
Teknik K1 378,45 70,08 %
Produksi K2 388,1 71,87 %
Keuangan K3 362,76 67,18 %
Pemasaran K4 408,29 75,61 %

17
Kebun K5 418,05 77,42 %
K6 457,24 84,67 %
Total 2402,89 446,83 %
Rata-rata 400,48 74,47

Pada Tabel 7 diatas dapat dilihat, bahwa penggunaan waktu kerja produktif
tertinggi yaitu karyawan pada bagian kebun (K6) sebesar 84,67%. Berdasarkan
pengamatan, diketahui bahwa pekerjaan yang dilakukan oleh K6 merupakan
aktvitas proses produksi sayuran selada yang penting dan membutuhkan perhatian
khusus dan ketelitian dalam pengerjaanya, seperti aktivitas pengecekan aliran air
dan pembersihan lumut pada selang aliran. Selain itu, tingginya waktu kerja
produktif yang dimiliki oleh K6 lebih dikarenakan pribadi individu itu sendiri
yang memiliki tanggung jawab tinggi dalam menyelesaikan pekerjaan.
Selanjutnya, penggunaan waktu kerja produktif terendah yaitu karyawan bagian
keuangan (K3) sebesar 67,18%. Berdasarkan pengamatan, diketahui bahwa
aktivitas pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan bagian keuangan lebih banyak
adalah aktivitas pekerjaan yang hanya dilakukan satu kali dalam seminggu,
sehingga karyawan bagian keuangan memiliki waktu luang yang lebih banyak
yang dimanfaatkan untuk aktivitas tidak produktif.

18
 BAB IV. PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Sistem Informasi Manajemen adalah sistem terintegrasi yang menyediakan

informasi yang digunakan untuk mengambil keputusan yang bertugas
mengumpulkan dan memelihara data yang berkaitan dengan sumber daya manusia
bertujuan untuk meningkatkan SDM suatu perusahaan.
Sistem Informasi Manajemen itu sendiri memiliki beberapa karakteritik,
fungsi, tujuan, kegunaan dll yang terdapat didalamnya. Terdapat pula beberapa
model sistem informasi SDM terbagi menjadi 2 yaitu input dan output. Terdapat
pula beberapa pernyataan yang menyatakan sistem informasi sumber daya
manusia yang dianggap berhasil. Dalam penggunaan sistem informasi SDM akan
berbeda kegunaannya tergantung pada si pemakai dan tujuan yang akan
dicapainya.

3.2 Saran
Makalah yang kami buat ini masih jauh dari kata sempurna sehingga kami
memohon kepada para pembaca untuk memberikan kritik dan saran yang
membangun agar kami dapat memperbaiki makalah yang telah kami susun.

19