PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 1-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033

1. Tujuan
Mengatur tata-cara pengelolaan dan pengendalian rekaman agar dicapai suatu kondisi
rekaman yang memenuhi persyaratan standar Internasional ISO-9001 yakni rekaman
senantiasa berada dalam kondisi aman, mudah ditemukan bila diperlukan dan dimanfaatkan
untuk keperluan pembuktian efektivitas suatu kegiatan maupun untuk keperluan perbaikan-
perbaikan.

2. Ruang Lingkup
Puskesmas Lawanga

3. Kriteria Pencapaian
Semua pengelolaan dan pengendalian rekaman sesuai dengan persyaratan ISO 9001.

4. Prosedur
4.1. MR /Koordinator Unit menunjuk petugas pengelola untuk mengelola rekaman pada Unit
tersebut.
4.2. Sekretariat ISO/Petugas pengelola rekaman unit mengidentifikasi jenis arsip yang
meliputi
Rekaman aktif
Rekaman tidak aktif
Rekaman pending
4.3. Arsip diberikan identitas dan dikelompokkan, sesuai jenis rekaman, sehingga mudah
dalam menemukan dan mengembalikan
4.4. Sekretariat ISO/Pengelola rekaman membuat daftar induk rekaman
4.5. Sekretariat ISO/Pengelola rekaman membuat buku rekaman keluar /peminjaman untuk
mencatat semua rekaman yang keluar
4.6. Setiap rekaman yang masuk dan keluar harus diketahui oleh MR/Koordinator unit
4.7. Masa simpan setiap arsip ditentukan MR/masing-masing Koordinator Unit, berdasarkan
kesepakatan/keperluan atau referensi yang berlaku
4.8. Rekaman yang telah lewat masa simpan dipisahkan pada tempat khusus bila perlu
dimusnahkan, dengan persetujuan minimal dari Koordinator Unit dengan berita acara
pemusnahan arsip
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 2-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033

5. Diagram Alir

6. Referensi
Manual Mutu Puskesmas Lawanga

7. Dokumen Terkait
7.1. Prosedur Tindakan Perbaikan atau Pencegahan
7.2. Prosedur Tinjauan Manajemen
7.3. Prosedur Internal Audit
7.4. Prosedur Pelayanan yang Tidak Sesuai
7.5. Sasaran Mutu
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 3-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033

8. Distribusi
8.1. MR

8.2. Kepala Puskesmas

8.3. Unit Pendaftaran dan Rekam medis

8.4. Unit BP. Umum

8.5. Unit BP. Gigi

8.6. Unit KIA – KB

9. Rekaman Historis Perubahan

NO Isi Perubahan Tanggal Mulai Berlaku

1. Kepala Puskesmas Fadlun,SKM 18 Agustus 2010

menjadi dr.Hasridah

2. Persyaratan ISO 9001-2001

menjadi ISO 9001
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 4-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033

Lampiran

CATATAN REVISI/PERUBAHAN

ISI PERUBAHAN TANGGAL MULAI

BERLAKU
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 5-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 6-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 7-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033
 PENGENDALIAN REKAMAN Penanggung Jawab

No. Kode : PK / MR /002 /2010 Disiapkan Diperiksa Disahkan

SEKERTARIAT ISO MR. Kepala Puskesmas Lawanga
Terbitan : 02
PROSEDUR
No. Revisi : 01
KERJA Tanggal Mulai Berlaku : 18 Agustus 2010
Lysrahmi Dr.Hasridah
Halaman : 8-4 Haerati,SKM
NIP. 197104052005022003 NIP: 196907031989012003
NIP197611112006042033