Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian

Siklus Manajemen Sumber Daya Manusia dan Penggajian adalah aktivitas bisnis yang
berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga
kerja.

Adapun 3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah :

1. Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan

2. Menjaga aset organisasi
3. Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Tugas-tugas siklus manajemen SDM/Penggajian :

a. Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru

b. Melatih
c. Memberikan tugas pekerjaan
d. Memberikan kompensasi (penggajian)
e. Mengevaluasi kinerja
f. Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan
pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan
berikut ini :

1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.

2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan
pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efusien dan efektif.

Aktivitas-Aktivitas Dasar Yang Dilakukan Dalam Siklus Penggajian :

1) Perbarui File Induk Penggajian. Contoh: mempekerjakan orang baru, pemberhentian,

perubahan tingkat gaji, atau perubahan dalam pengurangan diskresi. Merupakan hal
yang penting untuk diperhatikan bahwa semua perubahan penggajian dimaksudkan
 tepat pada waktunya dan secara tepat ditampilkan dalam periode pembayaran
berikutnya.
2) Perbarui Tarif dan Pemotongan Pajak. Perubahan tersebut terjadi ketika bagian
penggajian menerima pembaruan mengenai perubahan dalam tarif pajak dan
pemotongan gaji lainnya dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi.
3) Validasi Data Waktu dan Kehadiran. Informasi ini datang dalam berbagai bentuk,
bergantung pada status pembayaran pegawai. Skema pembayaran:
Skema pembayaran :
a) Kartu waktu digunakan untuk membayar pegawai yang berdasar perjam.
b) Laporan tersendiri bagi profesional
c) Komisi langsung atau komisi gaji plus
d) Insentif dan bonus

Prosedur :

a) Departemen penggajian bertanggungjawab validasi catatan waktu pegawai.

b) Bagi para pegawai pabrik, validasi melibatkan perbandingan jumlah waktu kerja
dengan waktu yang digunakan pada setiap kerja.
c) Petugas penggajian menghitung total dan memasukkannya bersama-sama dengan
data waktu.
d) Total nilai akan dihitung ulang oleh komputer setelah langkah-langkah proses
berikutnya.
e) Data transaksi penggajian dimasukkan melalui terminal online.
f) Pengecekan dilakukan pada setiap catatan waktu dan kehadiran.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi :

a) Mengumpulkan data waktu dan kehadiran pegawai secara elektronis sebagai ganti
dokumen kertas.
b) Penggunaan pembaca kartu untuk mengumpulkan data waktu kerja.
c) Penggunaan jam waktu elektronis
4) Mempersiapkan Penggajian
a. Data mengenai jam kerja diberikan dari departemen tempat pegawai bekerja.
b. Informasi tingkat gaji didapat dari file induk penggajian.
c. Orang yang bertanggunjawab membuat cek pembayaran tidak dapat membuat
rekord baru ke file ini.
 Prosedur :

a) Pemrosesan penggajian dilakukan dalam departemen operasi komputer.

b) File transaksi penggajian diurut berdasarkan nomor pegawai.
c) File data yang telah diurutkan kemudian digunakan untuk membuat cek gaji
pegawai.
d) Semua potongan penggajian akan dijumlah dan totalnya dikurangkan dari gaji kotor
untuk mendapatkan gaji bersih. Potongan penggajian terdiri dari :
 Potongan pajak penghasilan
 Potongan sukarela
e) Akhirnya, daftar penggajian dan cek gaji pegawai dicetak.

Peluang untuk menggunakan teknologi informasi :

a. Menghasilkan dan menyalurkan laporan penggajian elektronis daripada laporan

kertas.
b. Terminal online
c. Intranet perusahaan
5) Membayar Gaji. Sebagian besar pegawai dibayar dengan menggunakan cek atau
dengan penyimpanan langsung gaji bersih ke rekening bank pribadi mereka.
Prosedur :
a) Sekali cek gaji dibuat (dipersiapkan), daftar penggajian dikirim ke bagian hutang
usaha untuk ditinjau dan disetujui.
b) Voucher pengeluaran kemudian dibuat.
c) Voucher pengeluaran dan penggajian kemudian dikirim ke kasir.

Peluang pemakaian teknologi informasi :

a. Penyimpanan langsung
b. Outsourcing untuk fungsi penggajian dan SDM mereka ke biro jasa penggajian
danorganisasi tenaga kerja
6) Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
a. Perusahaan membayar beberapa pajak penghasilan dan kompensasi pegawai secara
langsung.
b. Hukum federal dan negara bagian juga mensyaratkan perusahaan untuk
memberikan kontribusi dalam persentase tertentu ke setiap gaji kotor pegawai,
 hingga ke batas maksimum tahunan, untuk dana asuransi kompensasi pengangguran
federal dan negara bagian.
c. Perusahaan sering kali memberikan kontribusi atau menanggung keseluruhan
pembayaran premi asuransi kesehatan, cacat, dan jiwa untuk para pegawai.
d. Banyak perusahaan juga menawarkan pada para pegawai mereka rencana
kompensasi fleksibel.
e. Banyak perusahaan menawarkan dan memberikan kontribusi atas pilihan rencana
tabungan hari tua.
7) Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potongan Lain-Lain
a) Organisasi harus secara periodik membuat cek atau menggunakan transfer dana
secara elektronis untuk membayar berbagai kewajiban pajak yang terjadi.
b) Lembaga pemerintah terkait menspesiflkasikan waktu untuk pembayaran ini.
c) Dana yang secara sukarela dikurangi dari cek gaji pegawai untuk berbagai
kompensasi, seperti rencana tabungan gaji, harus dibayarkan ke organisasi terkait

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1. Petugas Absensi
2. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)
3. Karyawan
4. Pemerintah
5. Asuransi
6. Bank
7. Pimpinan

Ancaman dan Prosedur

Ancaman-ancaman :

1. Mempekerjakan pegawai yang tidak berkualif|kasi atau berkelakuan buruk

2. Pelanggaran hukum ketenagakerjaan
3. Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi
4. Data waktu yang tidak akurat
5. Pemrosesan penggajian yang tidak akurat
6. Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan
7. Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi
8. Kinerja yang kurang baik
Prosedur pengendalian yang dapat diterapkan :

1. Prosedur mempekerjakan yang baik, termasuk veriflkasi keahlian pelamar kerja,

referensi dan riwayat pekerjaan
2. Dokumentasi lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan
3. Pemindahan tugas
4. Total batch dan pengendalian aplikasi lainnya
5. Setoran langsung
6. Distribusi cek gaji dilakukan oleh seseorang yang independen dari proses penggajian
7. Penyelidikan cek gaji yg tidak diklaim
8. Pengunaan rekening giro terpisah untuk penggajian
9. Pengendalian akses
10. Prosedur pembuatan cadangan
11. Enkripsi data

Model Data Siklus Penggajian

Hubungan antara keahlian dan perekrutan itu : Satu-ke-banyak.

Hubungan banyak ke banyak antara keahlian dan perekrutan mencerminkan fakta bahwa setiap
iklan dapat mencari beberapa keahlian tertentu dan bahwa, dengan berjalannya waktu mungkin
saja terdapat beberapa iklan untuk sebuah iklan tertentu.

Hubungan antara kegiatan perekrutan dan lamaran pekerjaan itu : Banyak-ke-banyak

1. Karena banyak orang yang biasanya melamar untuk setiap lowongan pekerjaan
2. Tetapi mereka juga dapat mengirimkan lamaran ke lebih dari satu kegiatan perekrutan.