BAB V

LOGISTIK

Pengadaan bahan makanan untuk keperluan Instalasi Gizi dilakukan sendiri oleh

Instalasi Gizi. Pembelian untuk bahan yang tidak digunakan Instalasi Gizi secara

langsung dilakukan melalui Bagian Logistic. Pengadaan bahan makanan dilakukan oleh

petugas pembelian, atas perencanaan yang dibuat oleh supervisor Produksi Gizi dan

diketahui oleh Kepala Instalasi Gizi. Proses pengadaan meliputi :

A. Perencanaan

Perencanaan pengadaan bahan makanan diawali dengan melakukan perencanaan

pembelian bahan makanan berdasarkan kebutuhan dan pemilihan pemasok

Perencanaan pengadaan bahan makanan dibagi sesuai jenis bahan makanan yakni:

1. Bahan makanan kering

Pengadaan bahan makanan kering memperhatikan jadual pemakaian , kapasitas

penyimpanan gudang serta jumlah stok. Pengadaan jenis bahan makanan kering

ini dilakukan secara periodic tergantung kebutuhan sehingga perencanaan

dibuat periodik.

2. Bahan makanan basah

Pengadaan bahan makanan basah yang meliputi sayur mayur, lauk hewani dan

lauk nabati memperhatikan jumlah pasien dan menu. Pengadaan bahan

makanan ini dilakukan secara harian sehingga perencanaan dibuat harian.

Tahap berikutnya dalam perencanaan adalah pemilihan pemasok yang dilakukan

melalui penunjukan langsung, dengan mempertimbangkan beberapa hal berikut, yakni :

1. Kualitas bahan yang ditawarkan sesuai spesifikasi

 2. Kepastian harga dalam periode tertentu ( 1 bulan sampai 3 bulan )

3. Jaminan penggantian barang apabila ada ketidaksesuaian

Untuk menghindari monopoli, hendaknya dalam tiap jenis bahan makanan minimal

ada dua pemasok , yang pada pelaksanaan pembelian dapat dilakukan secara

bergiliran. Pemasok yang sudah terpilih diikat dengan perjanjian kerja sama dalam

periode tertentu.

B. Pemesanan

Pemesanan bahan makanan dilakukan oleh petugas pembelian dengan membuat

surat pesanan kepada pemasok yang berisi nama barang dan harga pembelian.

Surat pesanan ini sebagai bukti order kepada pemasok untuk mengirimkan barang

yang dimaksud dengan waktu dan jumlah sesuai yang tercantum di situ.

C. Penerimaan Barang

Barang yang dikirim oleh pemasok diterima oleh petugas penerima bahan makanan

dengan mencocokan surat pesanan. Petugas penerima bahan makanan kemudian

membuat daftar penerimaan bahan makanan sesuai dengan barang yang diterima.

D. Pengajuan Tagihan

Tagihan atas pembelian bahan makanan oleh gizi dibuat oleh pemasok berupa

faktur berdasarkan tanda terima yang dibuat oleh pihak gizi. Faktur ini kemudian

diserahkan ke unit utang piutang di bagian keuangan dengan dilampiri surat

pesanan dan tanda terima barang yang diterbitkan oleh Instalasi Gizi. Proses

verifikasi sampai pembayaran tagihan selanjutnya dilakukan oleh bagian keuangan.

E. Evaluasi
 Evaluasi pembelian dilakukan pihak gizi dengan melakukan evaluasi pemasok

secara berkala. Hasil evaluasi pemasok ini disampaiakn ke pemasok untuk

mendapatkan umpan balik dan dilaporkan ke manajer dan direktur sebagai bahan

pengambilan keputusan lebih lanjut.

Apabila ada pembelian yang harus dilakukan dengan segera maka dapat dilakukan

sendiri oleh Instalasi Gizi dengan menggunakan kas kecil yang jumlahnya sesuai

keputusan direksi.