1. Hubungan antar keduannya saling berkaitan.

Perbedaannya yaitu Korespondensi berasal dari kata

correspondence (Inggris) atau correspondenti (Belanda) yang berarti hubungan yang terjadi antara
pihak-pihak yang terkait. Hubungan pihak-pihak yang terkait dalam bisnis biasanya bersifat resmi
dan dilakukan dengan surat menyurat. Surat merupakan salah satu media pada saluran
komunikasi tertulis yang digunakan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain. Informasi
yang disampaikan melalui surat biasa berupa pemberitahuan, keterangan, pernyataan, perintah,
permintaan atau laporan. Informasi bisa ditulis atau diketik dalam secarik kertas (konvensional)
atau dapat pula berupa surat elektronik (e-mail).
2. Defenisi mengemukakan bahwa Komunikasi adalah suatu proses peyampaian dan penerimaan
pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan.

Komunikasi dalam bahasa Inggris communication, berasal dari bahasa latin communication yang
berarti sama. Sama disini artinya sama makna, secara sempit komunikasi diartikan sebagai proses
pengiriman informasi dari satu pihak ke pihak yang lain, jadi proses komunikasi akan berjalan
apabila ada persamaan makna. Secara luas pengertian komunikasi adalah suatu proses pertukaran
informasi antar individu melalui system yang biasa (lazim) baik dengan symbol-simbol, sinyal-
sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

3. Bentuk-bentuk komunikasi

Bentuk-bentuk komunikasi terdiri dari beberapa bagian antara lain:

1. Komunikasi Personal

Dalam ilmu komunikasi kita mengenal komunikasi personal adalah seorang individu atau pribadi
melakukan komunikasi dengan individu lain. Komunikasi personal yang umumnya bersifat dialog
secara formal maupun informal

2. Komunikasi Organisasi

Menurut Sri Haryani organisasi didefenisikan sebagai suatu unit sosial yang dikoorninasikan
secara, terdiri dari dua orang atau lebih dan direncanakan dalam waktu yang panjang. Dari
defenisi diatas maka organisasi merupakan tempat berkumpulnya manusia yang saling
berinteraksi, dan dalam berinteraksi menimbulkan komunikasi dalam organisasi. Haryani
mendefenisikan komunikasi organisasi adalah komunikasi yang terjadi didalam lingkungan
organisasi. Setiap bentuk komunikasi dalam organisasi dalam mempelancar kegiatan organisasi
dapat dikatakan sebagai komunikasi organisasi.

3. Komunikasi Massa/Publik

Komunikasi Massa adalah sebagian keterampilan, sebagian seni, sebagian ilmu. Ia adalah
keterampilan dalam pengertian bahwa ia meliputi teknik-teknik fundamental tertentu yang dapat
 dipelajari, seperti memfokuskan kamera TV, mengoperasikan tape recorder atau mencatat ketika
mewawancarai. Ia adalah seni dalam pengertian bahwa ia meliputi tantangan-tantangan kreatif
seperti menulis skrip pada program TV, mengembangkan tata letak yang estesis untuk iklan
majalah. Ia adalah ilmu dalam pengertian bahwa ia meliputi prinsip-prinsip tersebut tentang
bagaimana berlangsung komunikasi yang dapat dipergunakan untuk membuat berbagai hal
menjadi baik. Warner Dkk.

4. Komunikasi yang efektif akan meningkatkan produkstivitas, baik bagi pegawai atau perusahaan.
Dengan memiliki ketrampilan berkomunikasi yang baik, kita akan dapat mengantisipasi masalah,
membuat keputusan, mengkoordinasikan arus kerja, menyupervisi yang lain, membangun
hubungan maupun mempromosikan produk dan jasa yagn ditawarkan oleh perusahaan. Ada
beberapa indikator komunikasi efektif yaitu :

– Pemahaman, ialah kemampuan memahami pesan secara cermat sebagaimana dimaksudkan oleh
komunikator.

– Kesenangan, yakni apabila proses komunikasi itu selain berhasil menyampaikan informasi, juga
dapat berlangsung dalam suasana yang menyenangkan kedua belah pihak.

– Pengaruh pada sikap, apabila seorang komunikan setelah menerima pesan kemudian sikapnya
berubah sesuai dengan makna pesan itu. Tindakan mempengaruhi orang lain merupakan bagian
dari kehidupan sehari-hari di perkantoran.

– Hubungan yang makin baik, bahwa dalam proses komunikasi yang efektif secara tidak sengaja
meningkatkan kadar hubungan interpersonal.

– Tindakan, kedua belak pihak yang berkomunikasi melakukan tindakan sesuai dengan pesan
yang dikomunikasikan.

5. orespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara
dua pihak yang dilakukan dengan saling berkiriman surat.

6. Beberapa survey mengenai transaksi bisnis internasional menjelaskan bahwa sekitar 80%
kegiatan komunikasi & Interaksi bisnis ekspor-impor biasanya dilakukan melalui korespondensi
(surat menyurat) terutama melalui sarana teleks, faxcimili dan terutama sekali lewat e-mail.
Sedangkan sisanya biasanya dilakukan melalui negosiasi tatap muka langsung face to face
negotiation. Hal ini berarti bahwa korespondensi memegang peranan yang amat penting dalam
perdagangan international pada umumnya.

7. Pengetahuan tentang korespondensi dapat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu pengetahuan tentang
bahasa surat, pengetahuan tentang penulisan surat, dan pengetahuan tentang pengiriman dan
penerimaan surat.

8. surat dalah alat komunikasi tulis yang berisi berita /kabar, pernyataan, permohinan, keputusan,
pengakuan, intruksi, ataupun sikap dan sebagainya yang dikeluarkan oleh sesorang, instansi, atau
organisasi. Itulah sebagai saran yang digunakan dalam berkorespondensi.
9. Bagian2 surat : Kepala Surat, Tanggal surat, Nomor surat, Sifat surat, lampiran, Perihal, Alamat
dalam, Kalimat pembuka, Isi surat, Kalimat penutup, Nama jabatan, Nama dan NI,
penandatangan, Tembusan, Inisial, Bentuk Surat.

10. Surat yang baik :

 menggunakan format yang menarik, sistematis, obyektif. letak bagian – bagian surat
teratur sesuai ketentuan, tidak ditempatkan seenaknya menurut keinginan penulis.

 singkat, tidak terlalu panjang dan tidak bertele – tele.

 bahasanya jelas, padat dan sopan

 wujud fisik menarik (kualitas kertas dan bentuk surat)

11. Penerapan Ergonomi akan dapat berjalan dengan baik apabila semua berpartisipasi aktif dari
karyawan pada semua level di tempat kerjanya untuk meningkatkan kondisi lingkungan kerjanya.
menyatakan partisispatori ergonomi memiliki 4 elemen pokok yang saling berinteraksi yang
terdiri dari karyawan, pengelola perusahaan, pengetahuan dan metode ergonomi dan konsep
disain pekerjaan. Pentingnya melibatkan karyawan pada semua level untuk mencapai kesuksesan
dalam intervensi ergonomi adalah 1.Karyawan adalah orang yang paling tahu terhadap
pekerjaannya 2.Karyawan akan tahu solusi ergonomi yang paling tepat untuk dirinya agar
semakin nyaman dalam bekerja 3.Menjadikan karyawan terlibat dalam proses perubahan 4.Untuk
membangun budaya ergonomi yang aman, sehat dan nyaman.

12. ergonomi memiliki 4 elemen pokok yang saling berinteraksi yang terdiri dari karyawan,
pengelola perusahaan, pengetahuan dan metode ergonomi dan konsep disain pekerjaan.

13. Ergonomi berasal dari kata Yunani ergon (kerja) dan nomos (aturan), secara keseluruhan
ergonomi berarti aturan yang berkaitan dengan kerja. Banyak definisi tentang ergonomi yang
dikeluarkan oleh para pakar dibidangnya antara lain:

Ergonomi adalah ”Ilmu” atau pendekatan multidisipliner yang bertujuan mengoptimalkan sistem
manusia-pekerjaannya, sehingga tercapai alat, cara dan lingkungan kerja yang sehat, aman,
nyaman, dan efisien (Manuaba, A., 1981).

Ergonomi adalah ilmu, seni, dan penerapan teknologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan
antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktifitas maupun istirahat dengan
kemampuan dan keterbatasan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara
keseluruhan menjadi lebih baik (Tarwaka. dkk, 2004).

Ergonomi adalah ilmu tentang manusia dalam usaha untuk meningkatkan kenyamanan di
lingkungan kerja (Nurmianto, 1996).

Ergonomi adalah ilmu serta penerapannya yang berusaha untuk menyerasikan pekerjaan dan
lingkungan terhadap orang atau sebaliknya dengan tujuan tercapainya produktifitas dan efisiensi
yang setinggi-tingginya melalui pemanfaatan manusia seoptimal-optimalnya (Suma’mur, 1987).
 Ergonomi adalah praktek dalam mendesain peralatan dan rincian pekerjaan sesuai dengan
kapabilitas pekerja dengan tujuan untuk mencegah cidera pada pekerja. (OSHA, 2000).

14. Istilah “ergonomi” berasal dari bahasa Latin yaitu ERGON (kerja) dan NOMOS (hukum alam)
dan dapat didefinisikan sebagai studi tentang aspek-aspek manusia dalam lingkungan kerjanya
yang ditinjau secara anatomi, fisiologi, psikologi, engginering, manajemen dan
desain/perancangan.
Ergonomi berkenaan pula dengan optimasi, efisiensi, kesehatan, keselamatan dan kenyamanan
manusia di tempat kerja, dirumah, dan di tempat rekreasi. Didalam ergonomi dibutuhkan studi
tentang sistem dimana manusia, fasilitas kerja dan lingkungannya saling berinteraksi dengan
tujuan utama yaitu menyesuaikan suasana kerja dengan manusianya.

Menurut Adnyana Manuaba (2000) istilah ergonomi didefinisikan sebagai suatu upaya dalam
bentuk ilmu, teknologi dan seni untuk menyerasikan peralatan, mesin, pekerjaan, sistem,
organisasi dan lingkungan dengan kemampuan, keahlian dan keterbatasan manusia sehingga
tercapai suatu kondisi dan lingkungan yang sehat, aman, nyaman, efisien dan produktif, melalui
pemanfaatan fungsional tubuh manusia secara optimal dan maksimal.
15. –
16. –
17. –
18. –
19. –
20. –
21. –
22. –
23. –
24. –
25. –
26. –
27. Sekretaris adalah sebuah profesi administratif yang bersifat asisten atau mendukung. Gelar ini
merujuk kepada sebuah pekerja kantor yang tugasnya ialah melaksanakan perkerjaan rutin, tugas-
tugas administratif, atau tugas-tugas pribadi dari atasannya. Pekerja atau karyawan ini biasanya
melakukan tugas-tugas seperti mengetik, penggunaan komputer, dan pengaturan agenda. Mereka
biasanya bekerja di belakang meja.
28. Seorang sekretaris adalah seseorang yang membantu pemimpin, baik oragnisasi maupun
perusahaan, terutama dalam penyelenggaraan kegiatan yang berhubungan dengan masalah
administratif penunjang kegiatan pemimpin atau kegiatan operasional perusahaan.
29. Orang yang mengurus, mengatur, mengelola dan bertanggung jawab atas sistem keuangan baik
pemasukan maupun pengeluaran dalam lingkup organisasi
30. Ada empat hal yang merupakan penyulut utama timbulnya masalah atau tergeraknya seseorang
untuk bertindak yang tidak baik/benar, yakni: Benci dan dendam, Serakah atau rakus, Iri hati atau
cemburu, Cinta atau affair
31. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber
informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya
pemerintah Indonesiamenaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti
 dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan
Nasional.
32. Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan,
pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
33. Tujuan Kearsipan
- Sebagai bahan pertanggung jawaban perusahaan tentang pelaksanan dan pengelolaan
perusahaan perlu untuk mempersiapkan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi
perusahaan.
- Agar unit-unit kerja tidak dibebani dengan penyimpanan arsip yang tidak perlu lagi.
34. jenis arsip, baik berdasarkan bentuk fisi, berdasarkan masalah, kepemilikan, berdasarkan sifat,
dan berdasarkan fungsinya.
1. Jenis arsip berdasarkan bentuk fisiknya
arsip berbentuk lembaran. contoh: surat, kuitansi, faktur, dll
arsip tidak berbentuk lembaran. contoh: disket, flash disk, cd, dvd, dll 2. Jenis arsip
2.berdasarkan masalahnya
Financial record, arsip berkaitan dengan masalah keuangan, contohnya, kuitansi, giro, cek.
Inventory record, arsip yang berhubungan dengan masalah barang inventaris. Contoh catatan
tentang jumlah barang, merek, ukuran, harga.
Personal record, arsip yang berhubungan dengan masalah kepegawaian. Contoh: surat lamaran
kerja, curriculum vitae, absensi, dll.
Sales Record, arsip yang berhubungan dengan masalah penjualan. Contoh: daftar agen distributor,
daftar penjualan barang.
Production record, arsip yang berhubungan dengan masalah produksi. Contoh: arsip tentang
jenis bahan baku, jenis alat yang digunakan. dll.
3. Jenis arsip berdasarkan pemiliknya
Lembaga Pemerintahan, meliputi Arsip Nasional di Indonesia (Arsip Nasional Republik
Indonesia). Arsip Nasional di setiap ibu kota Daerah Tingkat I (Arsip Nasional Daerah).
Instansi Pemerintah/swasta. meliputi arsip primer dan sekunder dan arsip sentral dan arsip unit.
4. Jenis arsip berdasarkan sifatnya
Arsip tidak penting, arsip hanya memiliki kegunaan informasi, contoh surat undangan.
Arsip biasa, arsip yang semula penting, akhirnya tidak berguna lagi pada saat informasinya sudah
berlalu, Contoh: surat lamaran kerja.
Arsip penting, arsip yang memiliki hubungan dengan masa lalu dan masa yang akan datang,
contoh: surat perjanjian.
Arsip sangat penting, arsip yang dapat dijadikan alat pengingat selama-lamanya (bernilai
sejarah/ilmiah). Contoh: naskah proklamasi.
Arsip rahasia, arsip yang hanya boleh diketahui oleh orang tertentu saja dalam organisasi.
Contoh: hasil penilaian pegawai.
5. Jenis arsip berdasarkan fungsinya
arsip dinamis, diantaranya adalah arsip aktif, arsip semi aktif, arsip inaktif.
arsip statis, yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya, maupun untuk penyelenggaraan
administrasi negara.
35. - Asas Sesentralisasi adalah penyelenggarakan kearsipan dip;usatkan pada suatu bagian organisasi
atau unit kerjatersendiri, yakni semua warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau
ruang dan dikelola oleh suatu unit tersendiri.
- Asas Desentralisasi ialah penyelengaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau
bagian organisasi tetapi penyimpanan surat / warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-
sendiri.
 - Asas gabungan ialah penyelenggarakan, pengelolaan arsip dengan memadukan kelebihan
asas sentralisasi dan desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat diminimalisir
36. System kearsipan
 Sistem Abjad (Alphabetical Filling System)
Sistem Abjad adalah sistem penyimpanan arsip dengan memakai metode penyusunan
menurut abjad.
 Sistem Perihal (Pokok Isi Surat)
Sistem perihal adalah cara penyimpanan dan penemuan kembali surat berpedoman pada
perihal surat atau pokok isi surat.
 Sistem Nomor
 Sistem Geografis / Wilayah
Sistem geografis atau wilayah adalah suatu sistem penyimpanan arsip berdasarkan
pembagian wilayah atau daerah yang menjadi alamat suatu surat.
 Sistem tanggal adalah sistem penyimpanan surat yang didasarkan kepada tanggal surat
diterima (untuk surat masuk) dan tanggal surat dikirim (untuk surat keluar).
37. Sistem ini merupakan aplikasi yang berbasis web. Aplikasi ini digunakan untuk memudahkan
dalam proses pencarian berkas arsip yang telah diolah oleh unit kearsipan baik ditingkat Pusat
Administrasi Universitas (PAU) maupun Fakultas. Untuk memudahkan penggunaan aplikasi ini
maka Kantor Arsip telah membuat panduan penggunaan yang bisa digunakan untuk mengetahui
fungsi dan fitur yang terdapat dalam SEKAR UI.
38. 3 sistem utama di pasar:
1. Sistem Manajemen Dokumen Elektronis (electronic document management system) misalnya
word processing, spreadsheets, presentasi, dll
2. Sistem Pemindaian Elektronis (electronic imaging system - EIS) yang akan mengelola hasil
pemindaian (scan);
3. Software Manajemen Dokumen (records management software - RMS) yang akan mengelola
dokumen kertas atau data yang disimpan dalam kantor atau pusat penyimpanan dokumen
39. Komponen :

- Memindahkan Dokumen, media utama dalam pemindahan dokumen ini diantaranya Scaning,
Conversion, Importing

- Menyimpan Dokumen, sistem dokumen harus mampu mendukung perubahan teknologi,

peningkatan dokumen dan mampu bertahan dalam jangka waktu yang cukup lama.

- Mengindeks Dokumen, ada beberapa cara alam mengelola indeks eletronik antara lainindeks
fields, full text indexing, folder atau file structure

- Mengontrol Akses, misal dengan penggunaan password

- Kebijakan Prosedur,

- Diklat Pegawai

- Ketersediaan Arsip

- Audit Trail
 - Retensi

- Pembaruan Media, misalnya renewal, copying, transfer

- Disposal atau pemusnahan arsip

40. Keuntungan atau manfaat yang didapatkan dalam proses alih media arsip antara lain adalah
meningkatkan efisiensi organisasi dan berbagai hal lainnya termasuk meningkatkan kinerja
akuntabilitas, bisnis proses, dan menekan biaya.
41. Agar apa yang ingin dituju bisa tercapai
42. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah
baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan
memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
43. rapat
1.Tepat waktu dalam memulai rapat.
2.Agenda rapat dirumuskan atau disusun dengan baik sehingga peserta rapat dapat mengetahui
susunan acara rapat.
3.Setiap peserta saling menghargai pendapat yang dikemukakan peserta lain.
4.Adanya partisipasi dari peserta rapat.
5.Bersifat terbuka, artinya bersedia menerima kritik dan saran dari peserta lain tanpa emosi.
Dengan tidak melihat siapa yang berbicara, tapi setiap peserta mau mendengar pendapat orang
lain.
6.Tidak ada peserta yang terlalu dominan selama pertemuan.
7.Perdebatan bisa terjadi tanpa harus menjatuhkan peserta lain atau emosi, namun saling
melemparkan argumen yang kuat tanpa menindas yang lainnya.
8.Setiap argumen atau pertanyaan yang diajukan disampaikan secara singkat, jelas dan lugas.
9.Pemimpin rapat dapat membimbing acara sampai pada akhir rapat walaupun terjadi perdebatan
atau pro-kontra pendapat. Jadi pemimpin rapat harus dapat mengendalikan rapat sehingga
masalah dapat dipecahkan untuk mengambil kesimpulan.
10.Selalu ada kesimpulan yang diambil berdasarkan argumen-argumen yang disetujui bersama.

44. Pembukaan
Pembacaan susunan acara rapat
Pembahasan materi rapat
Lain-lain
Penutup
45. tujuan utama pengendalian diri adalah untuk memperoleh keberhasilan, kemajuan dan
kebahagiaan.
46. 1. Sebagai Pengarah
 Seorang pemimpin rapat harus dapat mengarahkan para peserta rapat, agar tujuan rapat yang telah
ditentukan dapat tercapai. Arahan dari pimpinan ini diperlukan agar topik/masalah yang dibahas
dalam rapat tetap dalam konteksnya, fokus dan tidak menyabar ke topik/masalah lainnya.
2. Sebagai Penengah
Sebagai pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai penengah jika terjadi pertentangan atau
perbedaan pendapat di antara para peserta rapat.
3. Sebagai Penggerak
Seorang pemimpin rapat harus mampu menggerakkan paara peserta rapat untuk dapat berperan
aktif dalam penyelesaian masalah yang dibicarakan pada rapat. Hal ini diperlukan, agar hasil
yang diperoleh dalam rapat sesuai dengan harapan semua peserta.
4. Sebagai Pencari Solusi
Seorang pemimpin rapat harus dapat bertindak sebagai pencari solusi jika rapat mengalami
kemacetan atau kebuntuan. Seorang pemimpin rapat dituntut harus lebih memahami masalah
yang dibahas dalam rapat, dengan demikian pemimpin rapat harus memiliki pengetahuan,
wawasan, dan pengalaman yang lebih luas.

47. Rapat kerja Terpimpin, yaitu rapat dimana pimpinan rapat memegang peran utama dalam
pengambilan keputusan. Rapat kerja pimpinan juga dapat berlangsung dalam rangka pemberian
penjelasan tentang peraturan atau petunjuk agar dalam pelaksanaannya dapat berlangsung secara
serentak dan seragam.
Rapat kerja terbuka, yaitu lawan dari rapat kerja terpimpin, dimana pimpinan tidak memegang
peranan utama dan para peserta diberi kesempatan untuk memberikan saran-saran positif yang
dimilikinya. Rapat semacam ini diselenggarakan untuk mendapatkan sumbangan pikiran.

48. adapun tipe-tipe peserta rapat :

1) Tipe Pemberi Informasi Yaitu, Peserta rapat dengan tipe pemberi informasi memiliki ilmu
pengetahuan dan wawasan yang sangat luas serta ingatan yang sangat kuat terhadap sesuatu,
sehingga sering dijuluki kamus berjalan.

2) Tipe Pemberi Semangat Yaitu, Peserta rapat yang memiliki tipe ini biasanya memiliki moral
dan disiplin kerja yang tinggi sehingga orangnya cukup berwibawa dan disegani.

3) Tipe Inisiatif Yaitu, Peserta rapat dengan tipe inisiatif biasanya akan muncul pada saat
menemui kemacetan karena kurangnya atau tidak adanya data – data yang jelas untuk
menyelesaikan masalah yang dibahas.

4) Tipe Pemersatu Yaitu, Peserta rapat yang mempunyai tipe pemersatu biasanya memiliki
sifat penuh pengertian, sabar, toleran yang tinggi, dan berjiwa besar.

5) Tipe Penyerang Yaitu, Peserta rapat tipe ini gemar menyerang atau menyalahkan pendapat
orang lain, sehingga memancing timbulnya pedebatan yang panjang dan menimbulkan
perpecahan dalam kelompok.

6) Tipe Perantara Yaitu, Peserta rapat dengan tipe perantara biasanya akan bertindak sebagai
perantara atau menjembatani antara orang/kelompok yang berbeda.
 7) Tipe Pendengar Yaitu, Peserta rapat dengan tipe pendengar biasanya bersifat pasif, hanya
mendengarkan informasi – informasi yang disampaikan oleh pemimpin rapat atau peserta rapat
lainnya.

49. Notulen adalah adalah sebuatatan tentang perjalanan suatu kegiatan baik rapat, seminar, diskusi,
atau sidang yang dimulai dari awal sampai akhir acara yang ditulis oleh seorang Notulis, yang
akan dilaporkan oleh Ketua kegiatan, dan akan dipertanggung jawabkan suatu saat pada seluruh
anggota atau peserta acara.

50. Rapat akan menghasilkan tujuan yang diharapkan, jika pelaksanaannya memenuhi syarat-syarat
sebagai berikut :
(1) Suasana terbuka
(2) Tidak ada monopoli
(3) Partisipasi aktif dari peserta rapat
(4) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan.
(5) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
(6) Pertanyaan singkat dan jelas
(7) Disiplin waktu