PROJECT CHARTER

(RENCANA AKSI PERUBAHAN)

DESKRIPSI PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL

UPTD PUSKESMAS SENAKEN DINAS KESEHATAN
KABUPATEN PASER

TATA KELOLA KEARSIPAN DENGAN MODEL

PENYIMPANAN FILLING

DALAM RANGKA
PENYUSUNAN RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
SEBAGAI PESERTA DIKLATPIM TINGKAT IV

DISUSUN OLEH :

AFRITA TULAK, A.Ma.

NDH : 10

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN 21

PEMERINTAH KABUPATEN PASER
POLA KEMITRAAN DENGAN
BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA
PROVINSI JAWA TIMUR
TAHUN 2019
 RENCANA AKSI PERUBAHAN (PROJECT CHARTER)

1.0 IDENTITAS PROYEK

Nama PENYERASIAN FORMAT PENILAIAN PRESTASI KERJA PNS
MELALUI APLIKASI E-SKP

Deskripsi Untuk mewujudkan pembinaan Pegawai Negeri Sipil

berdasarkan sistem prestasi kerja dan sistem karier yang
dititikberatkan pada sistem prestasi kerja, perlu dilakukan penilaian
prestasi kerja. Sebagai bagian dari pembinaan Pegawai Negeri Sipil
bahwa setiap PNS wajib menyusun SKP berdasarkan rencana kerja
tahunan instansi. SKP memuat kegiatan tugas jabatan dan target
yang harus dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata
dan dapat diukur. Setiap kegiatan tugas jabatan yg akan dilakukan
harus berdasarkan pada tugas dan fungsi, wewenang, tanggung
jawab, dan uraian tugas yg telah ditetapkan dalam Struktur
Organisasi dan Tata Kerja (SOTK).
Dalam pelaksanaan penyusunan SKP selama ini Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso mengacu pada format
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil yang diterbitkan oleh
BKN Pusat dalam bentuk format excell. Maka dipandang perlu
membuat suatu aplikasi yang dapat mempermudah penyusunan
SKP. Sehingga pada tahun 2019 ini Badan Kepegawaian Daerah
mulai melaksanakan Aplikasi e-SKP. Namun setelah dievaluasi oleh
BKN Pusat ternyata aplikasi ini masih belum sesuai dimana hasil
cetak format Penilaian Prestasi Kerja dari Aplikasi e-SKP belum
sesuai dengan format yang berlaku.
 Proyek perubahan yang akan dilaksanakan mengarah pada
penyerasian format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil
dan fasilitas-fasilitas tambahan guna penyempurnaan Aplikasi e-SKP
antara lain :

- Fasilitas cari pegawai di menu penilaian pegawai di akun

atasan untuk mempermudah dalam memverifikasi
bawahannya
- Data riwayat atasan pegawai yang pernah dimutasi
dimunculkan
- Nama atasan dan nama jabatan di laporan pegawai yang
pernah dimutasi sesuai dengan riwayat instansi yang
bersangkutan
- Data laporan e-LAPKIN berupa format excel agar mudah saat
pelaporan ke BKN

Mentor HERLAN, S.H. ( KEPALA BIDANG PENILAIAN KINERJA DAN

PENGHARGAAN)
Project Leader EKA YURISTANTI, S.Pd. (KEPALA SUB BIDANG PENILAIAN
KINERJA DAN EVALUASI APARATUR)
Sumber daya SUMBER DAYA INTERNAL
tim
1. Kepala Badan Koordinator Tim, Pengarah, Pengambil
Kepegawaian Daerah dan Penentu Kebijakan terkait dengan
kegiatan pelaksanaan Proyek
Perubahan
2. Sekretaris Badan Fasilitator dalam keputusan dalam
Kepegawaian Daerah project perubahan
3. Kepala Bidang PenilaianSebagai mentor, memberikan
Kinerja dan Penghargaan persetujuan dan dukungan atas proyek
perubahan serta membantu
menyelesaikan hambatan yang ada

4. Kepala Bidang Mutasi dan Pendukung Project Leader dalam

Kepangkatan Penyediaan Data dan Informasi Proyek
Perubahan
 5. Kepala Sub Bidang Melaksanakan kegiatan proyek
Penilaian Kinerja dan perubahan dan melaporkan pada atasan
Evaluasi Aparatur
6. Kepala Sub Bidang Sebagai Pendukung Project Leader
Disiplin dan Penghargaan

7. Kepala Sub Bidang Sebagai Pendukung Project Leader

Kepangkatan dan Pensiun

SUMBER DAYA
EKSTERNAL
1. Semua PerangkatSumber Data, Monitoring dan Evaluasi
Daerah Kabupatenterhadap Penilaian Kinerja
Bondowoso

2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)

Penilaian pelaksanaan pekerjaan Pegawai Negeri Sipil sebagai bagian dari

pembinaan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana diatur dalam Peraturan Pemerintah
Nomor 46 Tahun 2011 tentang Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil pasal 5
ayat (1) bahwa setiap PNS wajib menyusun SKP berdasarkan rencana kerja
tahunan instansi. SKP memuat kegiatan tugas jabatan dan target yang harus
dicapai dalam kurun waktu penilaian yang bersifat nyata dan dapat diukur. Setiap
kegiatan tugas jabatan yg akan dilakukan harus berdasarkan pada tugas dan fungsi,
wewenang, tanggung jawab, dan uraian tugas yg telah ditetapkan dalam Struktur
Organisasi dan Tata Kerja (SOTK).
Sebagaimana tugas pokok dan fungsi sub bidang penilaian kinerja dan
evaluasi aparatur, bidang penilaian kinerja dan penghargaan Badan Kepegawaian
Daerah Kabupaten Bondowoso yang berkaitan langsung dengan rencana proyek
perubahan adalah melakukan penyiapan pelaksanaan pembinaan dan evaluasi
terhadap penilaian kinerja dengan fokus pada kegiatan penyusunan SKP.
Dalam pelaksanaan penyusunan SKP saat ini Badan Kepegawaian Daerah
Kabupaten Bondowoso mengacu pada format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil yang diterbitkan oleh BKN Pusat dalam bentuk format excell. Maka
dipandang perlu membuat suatu aplikasi yang dapat mempermudah penyusunan
SKP. Sehingga pada tahun 2019 ini Badan Kepegawaian Daerah mulai
melaksanakan Aplikasi e-SKP.
Permasalahan ini kami angkat sesuai area perubahan sehingga masalah
yang pokok adalah hasil cetak format Penilaian Prestasi Kerja dari Aplikasi e-SKP
belum sesuai dengan format yang berlaku.
Solusi dari permasalahan tersebut adalah perlunya penyerasian format
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil dan fasilitas-fasilitas tambahan guna
penyempurnaan Aplikasi e-SKP antara lain :
- Fasilitas cari pegawai di menu penilaian pegawai di akun atasan guna
mempermudah dalam memverifikasi bawahannya
- Data riwayat atasan pegawai yang pernah dimutasi dimunculkan
- Nama atasan dan nama jabatan di laporan pegawai yang pernah dimutasi
sesuai dengan riwayat instansi yang bersangkutan
- Data laporan e-LAPKIN berupa format excel agar mudah saat pelaporan ke
BKN
Hal-hal yang perlu dilakukan sebelum Aplikasi e-SKP yang disempurnakan
ini dijalankan adalah :
- Membuat SOP tentang penyusunan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil
- Mengadakan sosialisasi penyusunan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil
- Mengadakan bimbingan teknis penyusunan Penilaian Prestasi Kerja
Pegawai Negeri Sipil melalui Aplikasi e-SKP

Dari 8.542 PNS yang ada di Kabupaten Bondowoso saat ini, sejumlah 8.422
PNS sudah menyusun SKP melalui Aplikasi e-SKP. Namun hasil cetak Penilaian
Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil masih belum sesuai dan masih banyak
kesalahan-kesalahan yang terjadi karena belum sempurnanya aplikasi serta
 minimnya IPTEK SDM Pegawai Negeri Sipil di Kabupaten Bondowoso.
Proyek Perubahan ini dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan
sumberdana yang ada di Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
dengan melibatkan semua Perangkat Daerah diharapkan SKP tahun 2019 ini dapat
dicetak sesuai format yang berlaku dan minim kesalahan dalam penyusunannya.

3.0 AREA PROYEK PERUBAHAN

Area dari Proyek Perubahan ini adalah Penyerasian Format Penilaian Prestasi
Kerja PNS. Hal ini sesuai dengan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 11 tahun 2015 tentang ROAD MAP
Reformasi Birokrasi 2015-2019 yaitu peningkatan kualitas pelayanan publik
dengan harapan meningkatnya kualitas pelayanan publik, serta pelayanan birokrasi
yang semakin murah, cepat, mudah dan baik.

4.0 FOKUS PROYEK PERUBAHAN

Fokus dari Proyek Perubahan ini adalah Aplikasi e-SKP sebagai alat dalam
penyusunan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil yang mudah, cepat dan
benar sehingga proses kenaikan pangkat berjalan lancar.

5.0 TUJUAN
a. Tujuan Jangka Pendek :
1. Pembuatan format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui
aplikasi e-SKP
2. Penambahan fasilitas-fasilitas di aplikasi e-SKP
3. Pelaksanaan aplikasi e-SKP secara cepat, mudah dan benar

b. Tujuan Jangka Menengah

1. Peningkatan objektifitas pembinaan PNS yg dilakukan berdasarkan sistem
prestasi kerja & sistem karier, yg dititikberatkan pada sistem prestasi kerja.
2. Peningkatan perilaku kerja produktif yg disyaratkan untuk mencapai hasil
kerja yg disepakati
3. Peningkatan Penilaian Prestasi Kerja PNS berdasarkan prinsip objektif,
terukur, akuntabel, partisipatif, dan transparan.
c. Tujuan Jangka Panjang
1. Pengembangan aplikasi e-SKP sebagai dasar pemberian Tunjangan Kinerja
Pegawai Negeri Sipil di Kabupaten Bondowoso
2. Pengembangan aplikasi e-SKP sebagai dasar Penilaian Kinerja Pegawai
Negeri Sipil
3. Pengembangan aplikasi e-SKP sebagai rekam jejak Pegawai Negeri Sipil
dalam proses promosi jabatan

6.0 MANFAAT

Manfaat proyek perubahan ini adalah:

A. Internal
1. Meningkatkan pembinaan dan evaluasi terhadap penilaian kinerja Pegawai
Negeri Sipil
2. Memberikan kemudahan dalam pencarian rekam jejak penilaian prestasi
kerja pegawai negeri sipil
B. Ekternal
1. Memberikan kemudahan kepada Pegawai Negeri Sipil dalam menyusun
 SKP
2. Meningkatkan jumlah Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil yang
bernilai baik
3. Proses kenaikan pangkat Pegawai Negeri Sipil berjalan lancar dan tepat
waktu

7.0 RUANG LINGKUP

Kegiatan-kegiatan penting yang dilaksanakan dalam proyek perubahan antara lain:

1. Koordinasi dan konsultasi dengan mentor ;

2. Pengesahan keputusan Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten
Bondowoso tentang tim efektif proyek perubahan
3. Rapat koordinasi tim efektif proyek perubahan
4. Mengesahkan pedoman penyerasian format Penilaian Prestasi Kerja
Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP dengan Keputusan Kepala Badan
Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
5. Lounching penyerasian format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil
melalui e-SKP
6. Penerapan Aplikasi e-SKP sebagai alat dalam penyusunan Penilaian
Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil

8.0 OUTPUT KUNCI (KEY PROJECT DELIVERABLES)

Nama Deskripsi

Jangka Pendek
 1. Konsultasi dan koordinasi Meminta ijin dan pertimbangan akan
dengan Mentor dilaksanakannya kegiatan proyek perubahan
2. Pembentukan tim efektif Tim efektif bertugas untuk merencanakan dan
mengkoordinir kegiatan proyek perubahan
3. Rapat koordinasi dengan Rapat bertujuan untuk menyamakan persepsi
melibatkan stakeholder tentang tujuan dari pelaksanaan proyek
eksternal perubahan
4. Pedoman penyerasian format Acuan penyerasian format Penilaian Prestasi
Penilaian Prestasi Kerja Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP
Pegawai Negeri Sipil melalui
e-SKP
5. Penetapan perangkat daerah Perangkat daerah sebagai pelaksana aplikasi
e-SKP

6. Penerapan Aplikasi e-SKP Pelaksanaan Aplikasi e-SKP di semua

Jangka Menengah
1. Monitoring dan Evaluasi
penerapan Aplikasi e-SKP
2. Penerapan Aplikasi e-SKP
Jangka Panjang
1. Monitoring dan evaluasi
penerapan Aplikasi e-SKP
2. Pengembangan Aplikasi e-
SKP
9.0 PENTAHAPAN (MILESTONES)
perangkat daerah
Monitoring dan evaluasi pelaksanaan Aplikasi
e-SKP di semua perangkat daerah
Pelaksanaan Aplikasi e-SKP di semua
perangkat daerah
Monitoring dan menindaklanjuti hasil evaluasi
pelaksanaan Aplikasi e-SKP di semua
perangkat daerah
Pengembangan Aplikasi e-SKP di semua
perangkat daerah sebagai dasar Pemberian
Tunjangan Kinerja

No. TAHAP UTAMA WAKTU

A JANGKA PENDEK
1 Koordinasi dan konsultasi dengan mentor Minggu ke 2 bulan April

2 Penyusunan tim efektif Minggu ke 3 bulan April

3 Penyusunan draft keputusan Kepala Badan Minggu ke 3 bulan April
Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
tentang tim efektif proyek perubahan
4 Pengajuan draft keputusan Kepala Badan Minggu ke 3 bulan April
Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
tentang tim efektif proyek perubahan
5 Pengesahan keputusan Kepala Badan Kepegawaian Minggu ke 3 bulan April
Daerah Kabupaten Bondowoso tentang tim efektif
proyek perubahan
6 Rapat koordinasi tim efektif proyek perubahan Minggu ke 4 bulan April

7 Mengadakan rapat koordinasi penyusunan pedoman Minggu ke 1 bulan Mei

pembuatan SKP Pegawai Negeri Sipil melalui
aplikasi e-SKP
8 Proses penyempurnaan aplikasi e-SKP oleh Tim IT Minggu ke 2 bulan Mei

9 Finalisasi dan Uji coba aplikasi e-SKP Minggu ke 3 bulan Mei

10 Mengadakan rapat penyusunan SOP pembuatan Minggu ke 3 bulan Mei

SKP Pegawai Negeri Sipil melalui aplikasi e-SKP
11 Simulasi SOP pembuatan SKP Pegawai Negeri Sipil Minggu ke 3 bulan Mei
melalui aplikasi e-SKP
12 Mengesahkan SOP pembuatan SKP Pegawai Negeri Minggu ke 3 bulan Mei
Sipil melalui aplikasi e-SKP
13 Mensosialisasikan penyerasian format Penilaian Minggu ke 4 bulan Mei
Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP
kepada perangkat daerah
14 Mengadakan Bimbingan Teknis penyerasian format Minggu ke 4 bulan Mei
Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui
e-SKP bagi semua Perangkat Daerah
15 Lounching penyerasian format Penilaian Prestasi Minggu ke 3 bulan Juni
Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP

16 Penerapan Aplikasi e-SKP Minggu ke 3 bulan Juni

B JANGKA MENENGAH
1 Melakukan monitoring dan evaluasi penyerasian Triwulan IV tahun 2019
format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil
melalui e-SKP
 2 Menerapkan penyerasian format Penilaian Prestasi Triwulan IV tahun 2019
Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP

C JANGKA PANJANG
1 Melakukan monitoring dan menindaklanjuti hasil Tahun 2020
evaluasi penerapan penyerasian format Penilaian
Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil melalui e-SKP
2 Pengembangan Aplikasi e-SKP sebagai dasar Tahun 2020
pemberian Tunjangan Kinerja

10.0 TATA KELOLA PROYEK

Gambar Struktur Tim Kerja DESKRIPSI
  Mentor :
MENTOR HERLAN, S.H.
Kepala Bidang Penilaian
Kinerja dan Penghargaan Kepala Bidang Penilaian Kinerja
HERLAN, S.H. dan Penghargaan

- Bertindak sebagai pembimbing

dan pengawas Project leader
berdasar sikap
COACH
Widyaiswara Ahli
PROJECT LEADER profesionalisme;
EKA YURISTANTI, S.Pd. - Memberikan dukungan penuh
Utama
DR. T KUNCORO, Drs, kepada Project leader diklat
M.Si dalam mempersiapkan
rancangan Proyek Perubahan
yang akan dilakukan ;
TIM TIM TIM IT - Memberikan dukungan kepada
INTERNAL EKSTERNAL Project leader a dalam
merumuskan atau
mengidentifikasi persoalan
mengimplementasikan Proyek
Perubahan;
- Memberikan dukungan kepada
Project leader dalam
mendayagunakan seluruh
potensi sumber daya yang
diperlukan dalam melakukan
implementasi proyek
perubahan;
- Memberikan bimbingan kepada
Project leader dalam
mengatasi kendala yang
muncul selama proses
implementasi berlangsung;
- Berperan sebagai inspirator
bagi Project leader.
 Coach ;

Dr. T. KUNCORO, Drs. M.Si

- Melakukan monitoring secara
regular terhadap kegiatan
peserta selama tahap
Laboratorium Kepemimpinan
melalui media teknologi
informasi (IT);
- Memberikan feedback terhadap
laporan progress penerapan
proyek perubahan yang
disampaikan peserta bimbingan
minimal seminggu sekali;
- Melakukan intervensi bila
peserta mengalami
permasalahan selama tahapan
Laboratorium Kepemimpinan;
- Melakukan komunikasi dengan
mentor terkait kegiatan peserta
selama tahap Laboratorium
Kepemimpinan;
- Mengembangkan instrument
monitoring dan perekaman
terhadap progress yang
dilaporkan oleh peserta
bimbingan;
- Mengkomunikasikan proses,
kemajuan dan hasil coaching
kepada penyelenggara Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV.
 Project Leader :

EKA YURISTANTI, S.Pd.

Kasubbid Penilaian Kinerja dan

Evaluasi Aparatur

- Berdiskusi dengan mentor untuk

menentukan proyek perubahan ;
- Melakukan Koordinasi dengan
Stakeholder terkait (internal &
eksternal) untuk melaksanakan
proyek perubahan ;
- Menentukan keseluruhan
tahapan dalam project charter
dengan mendayagunakan
seluruh sumber daya yang
dimiliki;
- Secara aktif melakukan diskusi
dengan bertanya atau
melaporkan perkembangan
implementasi proyek perubahan
kepada coach;
- Mengacu rumusan milestones
dalam project charter sebagai
dasar pencapaian target
perubahan;
- Menggerakkan seluruh elemen
stakeholder terkait (internal dan
eksternal) dalam mendukung
keseluruhan tahapan
implementasi perubahan;
- mengevaluasi perkembangan
pelaksanaan proyek perubahan;
- Menyusun laporan proyek
perubahan secara lengkap mulai
dari proses penyusunan project
charter sampai dengan hasil atau
capaian dari implementasi proyek
perubahan, serta deskripsi dan
analisis terhadap critical success
factor dan strategi mengatasi
kendala yang muncul selama
tahapan ini juga merupakan
bagian penting yang harus
tercakup dalam laporan ini;
- Menyerahkan laporan
implementasi proyek perubahan
kepada penyelenggara Diklat
Kepemimpinan Tingkat IV pada
tahap evaluasi.
  TIM INTERNAL/EKSTERNAL/IT
- Menyediakan data pendukung
proyek perubahan ;
- Menyusun Surat Keputusan dan
surat tugas pembentukan Tim
Admin dan Satgas / Tim Teknis ;
- menyusun SOP;
- Membantu project leader
melaksanakan kegiatan;
- Melaporkan perkembangan
kegiatan proyek perubahan
kepada project leader.
- Membantu Tim Efektif
menganalisa dan menyusun SOP
- Menyusun kegiatan surat
menyurat terkait keperluan
kegiatan proyek perubahan ;
- Menyediakan data-data ;
- Pengarsipan

11.0 IDENTIFIKASI STAKEHOLDER

Stakeholder Internal
1. Kepala Badan Kepegawaian Daerah
2. Sekretaris Badan Kepegawaian Daerah
3. Kepala Bidang Penilaian Kinerja dan Penghargaan
4. Kepala Bidang Mutasi dan Kepangkatan
5. Kepala Sub Bidang Disiplin dan Penghargaan
6. Kepala Sub Bidang Kepangkatan dan Pensiun

Stakeholder Eksternal
1. Semua Perangkat Daerah di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bondowoso

12.0 KRITERIA KEBERHASILAN

1. Dukungan mentor ditandai dengan tanda tangan persetujuan Project Charter
2. Dukungan stakeholder
 3. Adanya Tim Efektif yang ditandai dengan terbitnya Surat Keputusan Kepala
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
4. Adanya Standar Operasional Pelaksanaan Aplikasi e-SKP yang disahkan oleh
Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
5. Adanya Pedoman Teknis Pelaksanaan Aplikasi e-SKP yang disahkan oleh
Kepala Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso
6. Adanya Sosialisasi penyusunan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil
melalui Aplikasi e-SKP
7. Adanya Bimbingan Teknis penyusunan Penilaian Prestasi Kerja Pegawai
Negeri Sipil melalui Aplikasi e-SKP
8. Lounching penyerasian format Penilaian Prestasi Kerja Pegawai Negeri Sipil
melalui e-SKP
9. Penerapan Aplikasi e-SKP

13.0 DISETUJUI

Bondowoso, ........ Maret 2019

Mentor,
Kepala Bidang Penilaian Kinerja dan Penghargaan
Badan Kepegawaian Daerah Kabupaten Bondowoso

HERLAN, S.H.
NIP. 19640901 198908 1 011