Gudang Farmasi Kabupaten Kota

BAB I
PENDAHULUAN

1.1.Latar Belakang
Fasilitas penyimpanan dan pengiriman merupakan salah satu bagian dari sistem
suplai obat. Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum
dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin
kelancaran permintaan dan keamanan persediaan.Fasilitas penyimpanan dan pengiriman
dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti
seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat.
Berdasarkan hal tersebut, kami menyusun makalah yang berjudul “ Manajemen
Pergudangan Farmasi Kabupaten” dengan tujuan agar siswa dapat mengetahui tentang
manajemen pergudangan farmasi kabupaten.

1.2.Rumusan Masalah
Dari latar belakang tersebut, rumusan masalahnya antara lain:
1. Bagaimana cara peningkatan efisiensi dan efektifitas gudang?
2. Bagaimana cara meningkatkan kinerja kerja?
3. Bagaimana cara penyimpanan obat?

1.3.Tujuan Penulisan
Berdasarkan masalah-masalah tersebut, tujuan penulisan makalah ini antara lain:
1. Untuk mengetahui cara meningkatkan efisiensi dan efektifitas gudang.
2. Untuk mengetahui cara meningkatkan kinerja kerja.
3. Untuk mengetahui cara penyimpanan obat.

1.4.Manfaat Penulisan
Bertolak dari tujuan penulisan diatas, kami nenulis makalah ini untuk memberikan
manfaat secara teoretis dan praktis. Secara teoritis, ditunjukan untuk mendukung
pembelajaran dalam bidang Bahasa. Secara praktis, ditunjukan untuk para pelajar dan
pendidik.

1.5.Sistematik Penulisan.
Sistematik penulisan makalah ini terdiri atas 3 bab, yaitu:
 BAB I PENDAHULUAN terdiri atas latar beakang, rumusan masalah, tujuan
penulisan, manfaat penulisan, dan sistematika penulisan.
 BAB II PEMBAHASAN terdiri atas meningkatkan efisiensi dan efektifitas gudang,
cara meningkatkan kinerja kerja, cara penyimpanan obat.
 BAB III PENUTUP terdiri atas simpulan dan saran.
 BAB II
ISI

2.1. Pengertian dan Kedudukan Gudang Farmasi

Gudang farmasi adalah tempat penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, dan
pemeliharaan barang persediaan berupa obat, alat kesehatan, dan perbekalan kesehatan
lainnya. Kedudukan gudang farmasi sebagai unit pelaksana teknis dalam lingkungan
Depkes yang berada di bawahdan bertanggung jawab langsung kepada Ka. Dinas
Kesehatan.

2.2. Meningkatkan Efisiensi

Efisiensi kerja di gudang dapat ditingkatkan melalui :
a. Memanfaatkan penggunaan ruang gudang yang tersedia dan ruangan lain secara
maksimum
b. Memanfaatkan volume ruang yang ada secara optimum dengan memanfaatkan tinggi
ruangan dengan tetap memperhatikan ketentuan penumpukan barang
c. Pengaturan rak, pallet dan jarak antara rak dan pallet sedemikian rupa sehingga arus
barang / karyawan menjadi lebih cepat sehingga waktu yang dibutuhkan untuk
mutasi barang menjadi lebih singkat
d. Kondisi kerja
Untuk meningkatkan kinerja perlu diperhatikan hal berikut :
 Ventilasi yang cukup merupakan faktor penting dalam merancang gudang agar
kondisi kerja dapat lebih baik
 Kebersihan ruang kerja
 Fasilitas kebersihan
 Ruang istirahat
e. Pedoman kerja yang rinci dan mudah dipahami serta uraian tugas untuk masing-
masing petugas yang baik merupakan salah satu faktor penting untuk meningkatkan
efisiensi kerja
f. Supervisi yang berkesinambungan sehingga semua karyawan mempunyai tanggung
jawab dalam melaksanakan pekerjaan yang pada akhirnya akan meningkatkan
efisiensi
g. Pelatihan baik bersifat manajerial maupun fungsional yang berkesinambungan

2.3.Penyimpanan Obat
Kegiatan penyimpanan obat meliputi :
1. Pengaturan tata ruang
2. Penyusunan stok obat
3. Pencatatan stok obat
4. Pengamatan mutu obat

1. Pengaturan Tata Ruang

Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan
pengawasan obat-obat, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik.
Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam merancang gudang adalah sebagai
berikut :
a. Kemudahan bergerak
Untuk kemudahan bergerak, maka gudang perlu ditata sebagai berikut :
1) Gudang menggunakan sistem satu lantai jangan menggunakan sekat-sekat karena
akan membatasi pengaturan ruangan. Jika digunakan sekat, perhatikan posisi dinding
dan pintu untuk mempermudah gerakan.
2) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obat, ruang gudang dapat ditata
berdasarkan sistem :
 Arus garis lurus
  Arus U
 Arus L
b. Sirkulasi udara yang baik
Salah satu faktor penting dalam merancang gudang adalah adanya sirkulasi udara
yang cukup didalam ruangan gudang. Sirkulasi yang baik akan memaksimalkan
umur hidup dari obat sekaligus bermanfaat dalam memperpanjang dan memperbaiki
kondisi kerja. Idealnya dalam gudang terdapat AC, namun biayanya akan menjadi
mahal untuk ruang gudang yang luas. Alternatif lain adalah menggunakan kipas
angin. Apabila kipas angin belum cukup maka perlu ventilasi melalui atap.
c. Rak dan Pallet
Penempatan rak yang tepat dan penggunaan pallet akan dapat meningkatkan sirkulasi
udara dan gerakan stok obat.
Penggunaan pallet memberikan keuntungan :
 Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir
 Peningkatan efisiensi penanganan stok
 Dapat menampung obat lebih banyak
 Pallet lebih murah dari pada rak
d. Kondisi penyimpanan khusus

 Vaksin memerlukan “Cold Chain” khusus dan harus dilindungi dari kemungkinan
putusnya aliran listrik.
 Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu
terkunci.
 Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan
khusus, sebaiknya disimpan di bangunan khusus terpisah dari gudang induk.

e. Pencegahan kebakaran
Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus,
kartun dan lain-lain. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang
mudah dijangkau.

2. Penyusunan Stok Obat

Obat disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis, apabila tidak memungkinkan
obat yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi satu.
Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai
berikut :
1) Gunakan prinsip FIFO dalam penyusunan obat yaitu obat yang pertama diterima
harus pertama juga digunakan sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya
juga diproduksi lebih awal dan akan kadaluwarsa lebih awal pula.
2) Susun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi
dan teratur.
3) Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika dan obat-obatan yang berjumlah
sedikit tetapi mahal harganya.
4) Susun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi
bakteri pada tempat yang sesuai.
5) Susun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-
obatan untuk pemakaian luar.
6) Cantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi
7) Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan
sebagai tempat penyimpanan.
8) Barang-barang yang memakan tempat seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar,
sedangkan dus kecil dapat digunakan untuk menyimpan obat-obatan dalam kaleng
atau botol.
 9) Apabila persediaan obat cukup banyak, maka biarkan obat tetap dalam box masing-
masing, ambil seperlunya dan susun dalam satu dus bersama obat-obatan lainnya.
Pada bagian luar dus dapat dibuat daftar obat yang disimpan dalam dus tersebut.
10) Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian maka perlu dilakukan rotasi
stok agar obat tersebut tidak selalu berada dibelakang yang dapat menyebabkan
kadaluwarsa.

3. Pencatatan Stok Obat

Pencatatan dan Kartu Stok
 Fungsi :
a) Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi obat (penerimaan, pengeluaran, hilang,
rusak atau kadaluwarsa)
b) Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi 1 (satu) jenis obat
yang berasal dari 1 (satu) sumber dana.
c) Tiap baris data hanya diperuntukkan mencatat 1 (satu) kejadian mutasi obat
d) Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan pengadaan-
distribusi dan sebagai pembanding terhadap keadaan fisik obat dalam tempat
penyimpanannya.

 Kegiatan yang harus dilakukan :

1. Kartu stok diletakkan bersamaan/berdekatan dengan obat bersangkutan
2. Pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari
3. Setiap terjadi mutasi obat ( penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak/ daluwarsa )
langsung dicatat di dalam kartu stok
4. Penerimaan dan pengeluaran dijumlahkan pada setiap akhir bulan

 Informasi yang didapat :

1) Jumlah obat yang tersedia (sisa stok)
2) Jumlah obat yang diterima
3) Jumlah obat yang keluar
4) Jumlah obat yang hilang/rusak/daluwarsa
5) Jangka waktu kekosongan obat

 Manfaat informasi yang didapat :

a) Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat
b) Perencanaan pengadaan dan penggunaan
c) Pengendalian persediaan
 Obat disusun menurut ketentuan-ketentuan berikut :
i. Obat dalam jumlah besar ( bulk ) disimpan diatas pallet atau ganjal kayu
secara rapi, teratur dengan memperhatikan tanda-tanda khusus (tidak boleh
terbalik, berat, bulat, segi empat dan lain-lain).
ii. Penyimpanan antara kelompok/jenis satu dengan yang lain harus jelas
sehingga memudahkan pengeluaran dan perhitungan.
iii. Penyimpanan bersusun dapat dilaksanakan dengan adanya forklift untuk
obat-obat berat.
iv. Obat-obat dalam jumlah kecil dan mahal harganya disimpan dalam lemari
terkunci dipegang oleh petugas Penyimpanan.
v. Satu jenis obat disimpan dalam satu lokasi ( rak, lemari dan lain-lain ).
vi.Obat dan alat kesehatan yang mempunyai sifat khusus disimpan dalam
tempat khusus. Contoh : Eter, Film dan lain-lain.
 Obat-obat disimpan menurut sistem FIFO ( First In First Out ).
 Kartu stok memuat nama obat, satuan, asal (sumber) dan diletakkan bersama
obat pada lokasi penyimpanan.
 Bagian judul pada kartu Stok diisi dengan dengan :
  Nama obat
 Kemasan
 Isi kemasan
 Kolom-kolom pada Kartu Stok diisi sebagai berikut :
 Tanggal penerimaan atau pengeluaran.
 Nomor dokumen penerimaan atau pengeluaran.
 Sumber asal obat atau kepada siapa obat dikirim.
 No. Batch/No. Lot.
 Tanggal kadaluwarsa
 Jumlah penerimaan
 Jumlah pengeluaran
 Sisa stok
 Paraf petugas yang mengerjakan

Catatan :
Pada akhir bulan sedapat mungkin kartu stok ditutup, sekaligus untuk memeriksa
kesesuaian antara catatan dengan keadaan fisik. Untuk melakukan hal ini maka pada setiap
akhir bulan beri tanda atau garis dengan warna yang berbeda dengan yang biasa digunakan,
misalnya warna merah.

KARTU STOK

Nama Barang : ……………………………..

Kemasan : ……………………………..
Isi Kemasan : ……………………………..
Satuan : ……………………………..
Lokasi : …………………………….

Harga/kemasan : Rp. ………………….

No.
Dari/K Batch/ Kadalu Penerimaa Sisa
Tanggal Dokumen epada No. Lot warsa n Pengeluaran Stok Paraf
4. Pengamatan Mutu Obat
Istilah mutu obat dalam pelayanan farmasi berbeda dengan istilah mutu obat secara
ilmiah, yang umumnya dicantumkan dalam buku-buku standard seperti farmakope.
Secara teknis, kriteria mutu obat mencakup identitas, kemurnian, potensi, keseragaman,
dan ketersediaan hayatinya.
 Identity. Untuk setiap obat yang dibelanjakan harus dijamin bahwa isi kandungannya
benar. Misalnya saja, bahwa kapsul Amoksisilin 250 mg. harus berisi Amoksisilin
murni 250 mg tanpa tambahan bahan lainnya. Demikian pula halnya dengan
kemasan. Bahwa kemasan yang dilabel sama harus pula berisi obat dengan
kandungan yang sama pula.
 Kemurnian. Beberapa jenis obat memang memerlukan bahan tambahan untuk
membentuk sediaan yang dikehendaki. Untuk itu harus dijamin bahwa di dalam
sediaan tersebut tidak terdapat bahan tambahan yang berbahaya atau dapat
mengganggu stabilitas obat. Pengemasan obat yang serampangan (misalnya
memasukkan bahan obat ke dalam kapsul melalui proses tidak steril) akan
memberikan risiko kontaminasi bakteri atau jasad renik lainnya. Dalam praktek, kita
sering menjumpai bahwa pusat pelayanan kesehatan primer membuat berbagai jenis
pulvis dalam jumlah besar untuk penyakit tertentu, misalnya ISPA. Dari segi
kepraktisan tentu saja dapat diterima, tetapi dari segi jaminan mutu, hal ini perlu
dipertanyakan.
 Potensi. Setiap sediaan obat harus berisi kandungan obat yang sesuai dengan yang
tertera dalam label. Secara teknis umumnya ditetapkan bahwa kandungan obat
adalah dalam rentang tertentu. Sebagai contoh hidroklorotiazide 100 mg bisa saja
mengandung hidroklorotiazide sebesar 95 s.d 110 mg. Yang jelas bahwa potensi obat
harus tetap sama untuk setiap dosis yang tertera dalam label.
 Keseragaman. Secara fisik, bentuk, warna, konsistensi, ukuran tablet, kapsul, krim,
dan cairan sebaiknya seragam antara satu dengan lain obat. Meskipun komponen ini
tidak mempengaruhi efikasi dan keamanan obat, tetapi mungkin berpengaruh dalam
segi penerimaan oleh pasien, dokter, maupun farmasis.
 Ketersediaan hayati. Ketersediaan hayati obat mencerminkan kecepatan dan luasnya
absorpsi obat oleh tubuh berdasarkan dosis dan sediaan yang diminum. Ketersediaan
hayati obat ini harus tidak berbeda antara obat generik maupun obat paten untuk isi
kandungan yang sama, atau disebut bioekuivalen. Untuk itu harus dijamin bahwa
setiap obat yang dibelanjakan harus memiliki ketersediaan hayati sesuai dengan
standard (informasi mengenai standard ini dapat diperoleh dari farmakope). Yang
jelas, bahwa setiap obat cukup adekuat untuk memberikan efek klinik yang
diharapkan.
 BAB III
PENUTUP
3.1. Simpulan
Simpulan dari makalah ini antara lain :
a. Untuk memanajemen pergudangan farmasi perlu adanya peningkatan efisiensi,
kinerja kerja dan adanya struktur organisasi.
b. Obat-obatan yang ada di gudang farmasi ditulis pada kartu stok, disusun, diamati,
dan diteliti mutunya.

3.2. Saran
Dalam manajemen pergudangan farmasi hendaknya ditanamkan sikap kerjasama
yang konstruktif agar manajemen dapat berjalan dengan semestinya.
semoga makalah manajemen farmasi ini bermanfaat :)
Diposting oleh novita aryani di 19.33
Kirimkan Ini lewat EmailBlogThis!Berbagi ke TwitterBerbagi ke FacebookBagikan ke
Pinterest