BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Hakekat Administrasi

2.1.1 Pengertian Administrasi

Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa inggris dari kata

administration yang bentuk infiminitifnya adalah to administer, dalam Oxford

Advanced Learner’s Dictionary of Current English (1974), kata to Administer

diartikan sebagai to manage ( mengelola) atau to direct ( menggerakan ) kata

administrasi juga dapat berasal dari bahasa belanda dari kata administraty yang

mempunyai pengertian yang mencakup steleslmatige vierkrijging en verwerking

van gegeven ( tata usaha), bestuur ( manajemen dari kegiatan – kegiatan

organisasi ) dan beheer ( manajemen dari sumber daya, seperti finansial, personil,

gedung ).

Eropa Barat seperti hal yang sama juga Jerman, Perancis, Italia,

memperolehnya dari bahasa romawi. Di Zaman romawi terdapat banyak istilah

yang berhubunagan dengan administrasi, antara lain:

Administer = Pembantu , abdi, kaki tangan, penganut.

Admininistratio = Pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan,

pemimpin, pemerintah, pengelolaan

Administro = Membantu, mengabdi, memlihara, menguruskan, memimpin,

mengemudikan, mengatur.

10
 11

Di zaman Romawi, seorang administrator adalah seseorang yang

mendapat kepercayaan untuk melakukan tugas dari seorang pemilik harta

kekayaan untuk mengurus semua kesatuan harta kekayaan berikut personil dalam

satu organisasi. Suatu unit administrasi atau Administratio atau unit oragnisasi di

pimpin oleh administrator yang bertanggung jawab kepada pemilik atau magster

yang memberikan tugas, kewajiban dan tanggung jawab kepadanya. Dalam

mengurus atau mengelola harta kekayaan tersebut, administrator mengadakan

kegiatan-kegiatan pemeliharaan inventaris, sistem pembukuan, keuangan, barang,

sistem korespondensi, dan sebagainya.

Sebab jika pemilik harta kekayaan atau wakil datang untuk memeriksa

keberesan manajemen, maka yang diperiksa adalah keberesan tata usaha. Jika tata

usaha beres maka manajemennya pun beres dalam hal mana tata usaha

dipergunakan sebagai cermin manajemen. Dengan kata lain, untuk menjalankan

tugas dari dan tanggung jawab kepada magister, maka administrator melakukan

administer (melayani, mentaati) sesuai dengan kebijakan yang ditentukan magister

sambil dia menjalankan administrate (menyelenggarakan tata usaha, yaitu

registrasi, inventarisasi, pembukuan, dokumentasi, korespondensi, kearsipan).

Untuk mempertanggungjawabkan kegiatan yang dilakukannya. Untuk

menggerakkan personil di dalam rangka melakukan kegiatan-kegiatan organisasi

yang dipimpin, maka administrator melakukan administro (pemimpin,

mengemudikan, mengatur).

Dengan demikian administrano yang dijalankan oleh administrator terdiri

dari kegiatan administrare (tata usaha) dan administro (memimpin dan

 12

manajemen). Yang menjalankan administration (disebut administrazione) di

prancis dan jerman disebut administration dan di Belanda disebut Administratie

pemberian bantuan, pemeliharaan, pelaksanaan, pimpinan, pengelolaan adalah

administrator sehingga administrator menjalankan kegiatan overall management

of the organization. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980: 3-4)

Administrator merupakan perantara dari pemilik dan pelaksanaan atau

yang mempertanggungjawabkan secara langsung pengelolaan harta kekayaan

pada pemiliknya. Beberapa nama untuk administrator antara lain, Direktur,

Direksi, Administratur, Bestuurder. Yang melakukan administro, di Perancis

disebut gerant, di Jerman disebut leita fuhrer dan di Belanda disebut leider,

beherdeer dan dalam bahasa Inggris disebut managing director. Demikianlah

praktek-praktek di Negara Eropa Kontinental, misalnya jika di Belanda dan

Jerman berbicara tentang keberesan administrasi, maka yang dimaksud adalah

keberesan tata usaha organisasi dan manajemen.

Berdasarkan uraian di atas maka secara etimologis administrasi dapat

diartikan sebagai kegiatan memberi bantuan dalam mengelola informasi,

mengelola manusia, mengelola harta benda kearah suatu tujuan yang terhimpun

dalam organisasi. Tugas Administrator adalah melayani atau mentaati,

melaksanakan administrare atau tata usaha (registrasi, dokumentasi, inventarisasi

atau pencatatan harta kekayaan dan kegiatan-kegiatan yang dilakukan) dan

administro atau memimpin dan mengarahkan personil yang dipercayakan.

Kegiatan administro tidak lain merupakan kegiatan manejemen, yaitu proses

 13

pengendalian, penggerakan dan pemanfaatan atau pendayagunaan faktor – faktor

sumberdaya yang sudah direncanakan (Prajudi Atmosudirdjo, 1980 :4).

2.1.2 Administrasi dalam Arti Sempit

Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencatatan

data dan informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan

keterangan serta memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan

dalam hubungannya satu sama lain. Data dan informasi yang dimaksud

berhubungan dengan efektifitas organisasi, baik untuk kepenting interen disebut

eksteren. Administrasi dalam arti sempit lebih tepat disebut tatausaha ( clerical

work, office work,) . berikut ini dikemukakan beberapa arti administrasi dalam arti

sempit atau tatausaha.

“Tatausaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (The

handling) informasi” ( Prajudi Atmosudirjo, 1980: 5) “Kegiatan administrasi

meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatata segala sesuatu yang terjadi

dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan”. ( J. Wajong,

1962 : 5)

Menurut Ali Mufiz yang dikutif dari pendapat Reksohadiprawiro (1984: 6)

mengemukakan bahwa:

Administrasi berate tatausaha yang mencakup setiap pengaturan yang

rapid an sistematis serta penentuan fakta – fakta secara tertulis dengan
tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal
balik antar satu fakta dengan fakta lainnya.
Oleh karena kegiatan tatausaha merupakan pengolahan data dan informasi

yang keluar dan masuk ke organisasi, maka keseluruhan rangkaian kegiatan –

 14

kegiatan tersebut terdiri atas : penerimaan, pencatatan pengklafikasian,

pengolahan, penyimpanan, pengetikan, penggandaan, pengiriman informasi, dan

data secara tertulis yang di perlukan oleh organisasi.

Adapun tempat penyelenggaran kegiatan – kegiatan ketatausahaan

berlangsung disebut yaitu suatu unit kerja yang terdiri atas ruangan, personil,

peralatan dan operasi pengelolaan informasi. Kegiatan tersebut dapat dirangkum

dalam tiga kelompok, yaitu :

1. Korespondensi (Correspondec)

Korespondensi atau surat menyurat yaitu rangkaian aktivitas yang berkenaan

dengan pengiriman informasi secara tertulis mulai darai penyusunan,

penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak

yang dituju.

2. Ekspedisi (Expediton)

Ekspedisi yaitu aktifitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau

diterima, baik untuk kepentinagna intern maupun ekteren. Ini di maksudkan

untuk memudahkan mengetahui atau pembuktian bahwa suatu informasi yang

dibutuhkan sudah di kirim atau di terima.

3. Pengarsipan ( Filling)

Pengarsipan yaitu peoses pengaturan dan penyimpan informasi secara

sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat di temukan setiap di

perlukan . informasi yang dimaksud dapat berupa warkat ( recoud) yaitu

catataan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan tentang sesuatu hal

atau peristiwa yang dibuat untuk membantu ingatan.

 15

Seluruh kegiatan diatas yang merupakan kegiatan tatausaha ( administrasi

dalam arti sempit) dipandang sebagai pekerjaan interen yang melibatkan manusia

serta sarana dan prasarana ketatausahaan dalam rangka kerjasama yang

dimaksudkan tercapainya tertib adminstratif dalam hal informasi sehingga akan

memperlancar harus informasi ( information flow) khususnya, baik dalam proses

komunikasi (komunikation process) maupun dalam proses dalam pengambilan

keputusan ( decision making process).

2.1.3 Administrasi dalam Arti Luas

Pengertian administrasi dalam arti luas, berasal dari kata “Administration”

yang menurut beberapa pakar di jelaskan antara lain sebagai berikut :

Menurut penadapat (The Liang Gie dalam Ulbert Silalahi ,( 2005: 9)

“administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan

pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujauan

tertentu”. Sedangakan menurut ( Siagian, 1980 : 9) “ administrasi adalah

keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau

lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan

yang ditentukan sebelumnya”. Menurut (Dwight Waldo 1971: 9)

“Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang operatif, yang mempunyai

rasionalitas tinggi”.

Berdasarkan uraian dan definisi – definisi seperti dikemukaan diatas

bahwa administarasi yaitu kegiatan kerja sama yang dilakukan sekelompok orang

berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam strutur dengan

 16

memperdayagunakan sumberdaya – sumberdaya untuk mencapai tujuan secara

efektif dan efesien.

2.1.4 Pengertian Administrasi Negara

Yang dimaksud dengan Public administration Menurut J.M Pfiffner and

Robert v Presthus (1960: 3) dalam bukunya: Public Administration, ialah: “Public

Administration is aprocess concerned with carrying out public policies”

(Administrasi Negara adalah suatu proses yang berhubungan dengan pelaksanaan

kebijaksanan Negara). Sedangkan menurut pendapat Dimock (1960:3) dalam

bukunya: Public Administration, mendefinisikan sebagai berikut: “Public

Administration is the activity of the State in the exercise of its political power”

(Administrasi Negara adalah kegiatan negara dalam melaksanakan kekuasaan

atau kewewenangan politik).

Dari definisi diatas dapat terlihat bahwa fokus ilmu Adminstrasi Negara

adalah bagaimana pemerintah dan Stakeholders bekerja sama melakukan tugas -

tugas dengan baik.

2.1.5 Ciri – Ciri Administrasi Negara

Berikut ini di uraikan ciri- ciri yang dapat dipergunakan untuk

mengidentifikasi administrasi Negara terutama bila di bandingkan dengan

suwasta. Menurut Thoha (2002: 47- 48), ciri – ciri perbedaan tersebut adalah :

a. pelayanan yang diberikan oleh administrsai Negara bersifat urgen di

bandingkan dengan pelayanan yang di berikan oleh organisasi – organisasi
swasta. Urgensi pelayanan ini karena menyangkut kepentingan semua
 17

masyarakat dan kalau di serahkan atau ditangani oleh organisasi lainnya,

maka tidak akan jalan.
b. Pelayanan yang diberikan oleh administrasi Negara pada umumnya
bersifat monopoli atau semi monopoli.
c. Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat administrasi Negara dan
administratornya relative berdasarkan Undang – Undang dan peraturan
hal ini memberikan warna legislates dari administrasi Negara tersebut.
d. Administrasi Negara dalam memberikan pelayanan tidak dikendalikan
oleh harga pasar. Pelayanan oleh administrasi Negara di tentukan oleh rasa
pengabdian kepada masyarakat umum.
e. Usaha – usaha yang dilakukan oleh administrasi Negara sangat tergantung
pada penilaian rakyat yang dilayani.

` Selanjutnya Thoha (2002: 48 – 49) mengemukakan perbedaan administrasi

Negara dengan intuisi – intuisi yang lain, yaitu :

a. Administrasi Negara adalah suatu kegiatan yang tidak dapat dihindari.

b. Administrasi Negara memerlukan adanya kepatuhan.
c. Administrasi Negara ukuran tidak terbatas.
d. Pimpinan atasnya Top manajemen bersifat politis.
e. Pelaksanan administrasi Negara adalah sangat sulit di ukur.

Berdasarkan pendapat tersebut dapat dikatakan bahwa administrasi Negara

sangant erat berhubungan dengan kepentingan masyarakat dan dalam

pelaksananannya di dasarkan pada peraturan perundang – undangan yang berlaku,

serta tidak terlepas pada pengaruh politik.

2.2 Organisasi

Perkataan organisasi berasal dari Yunani “organom” dan istilah Latin yang

berarti alat, bagian, anggota, atau badan. Suatu organisasi tidak akan terlepas dari

administrasi. Menurut pendapat Drs. Malayu S.P. Hasibuan (1996:123)

mengemukakan bahwa :
 18

“Organisasi adalah suatu system perserikatan formal, berstruktur dan

terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan

tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja”.

Sedangkan menurut Prof. Dr. Mr. S. Pradjudi Atmosudirdjo (1996 : 124),

Organisasi adalah struktur tata pembagian kerja dan struktur tata hubungan kerja

antara sekelompok orang pemegang posisi yang bekerja sama secara tertentu

untuk bersama-sama mencapai suatu tujuan tertentu.

Menurut James D. Mooney (1996 : 123 ), Organisasi adalah setiap bentuk

perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

Sehingga dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

Organisasi merupakan suatu system perserikatan formal , berstruktur yang

didalamnya terdapat dua orang atau lebih yang bekerja sama untuk mencapai

suatu tujuan.

2.2.1 Prinsip – Prinsip Organisasi

Kedua para ahli mengungkapkan prinsip yang menurutnya dapat

digunakan secara universal dan dapat diajarkan di sekolah - sekolah dan

universitas - universitas. Banyak dari prinsip organisasi tersebut, meskipun kurang

keuniversalannya, diikuti secara luas oleh setiap organisasi yaitu sebagai berikut:

menurut Ulbert Silalahi ( 2005:131- 132) terdiri dari :

1. Tujuan yang jelas.

2. Spesialisasi.
3. Koordinasi.
4. Wewenang.
5. Tanggung jawab.
6. Keseimbangan.
 19

7. Delegasi.
8. Kesatuan Komando.
9. Jenjang Hirarki.
10. Rentang control.

Sedangkan Menurut Siagian (1980:199) mengemukakan prinsip - prinsip

organisasi yaitu sebagai berikut :

1. Terdapat tujuan yang jelas.

2. Tujuan organisasi harus dipahami oleh setiap anggota organisasi.
3. Adanya kesatuan perintah dan kesatuan arah.
4. Adanya keseimbangan antara wewenang dan tanggung jawab dalam
organisasi.
5. Adanya pembagian kerja.
6. Susunan dan struktur organisasi harus dibuat sederhana sesuai kebutuhan.
7. Pola dasar organisasi harus relatif permanen atau tetap.
8. Adanya jaminan stabilitas jabatan atau pekerjaan.
9. Pemberian imbalan dan jasa kepada anggota organisasi yang setimpal.

Dalam Pelaksanaan organisasi harus berpedoman pada prinsip-prinsip

organisasi. Dimana dalam prinsip tersebut dapat membentuk sebuah organisasi

yang baik serta jelas dalam menjalan tugas-tugasnya.

2.3 Manajemen

Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur. Adapun

beberapa pendapat dari para ahli mengenai Manajemen sebagai berikut :

Menurut Drs. Malayu S.P. Hasibuan (1996: 2), Manajemen adalah ilmu

dan seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-sumber

lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai suatu tujuan tertentu.

Sedangkan menurut G.R.Terry dalam Malayu S.P. Hasibuan (1996 :2 )

mengemukakan pendapat tentang manajemen sebagai berikut :

 20

Manajemen adalah suatu proses yang khas yang terdiri dari tindakan-
tindakan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian
yang dilakukan untuk menentukkan serta mencapai sasaran-sasaran yang
telah ditentukan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber-
sumber lainnya.
Sedangkan , menurut Harold Koonts and Cyril O’Donnel dalam Malayu

S.P. Hasibuan (1996:3), manajemen adalah usaha mencapai suatu tujuan tertentu

melalui kegiatan orang lain.

Sehingga dari beberapa pendapat para ahli diatas dapat disimpulkan bahwa

Manajemen merupakan ilmu dan seni untuk mengatur sumber daya (6M) secara

efektif dan efisien dalam mencapai suatu tujuan melalui kegiatan orang lain

dengan mengacu pada fungsi-fungsi Manajemen (POAC).

2.3.1 Fungsi – fungsi Manajemen

Fungsi-fungsi manajemen adalah Goal-directed, Interrelated, dan

Interdependent. Manajer berfungsi sebagai perencana (planners); menentukan

tujuan yang akan dicapai; sebagai pengorganisasi (organizers); menentukan tugas-

tugas dan merancang pekerjaan yang perlu dikerjakan agar tercapai tujuan

organisasi.

Untuk memperoleh pengertian dan pemahaman yang sama terhadap

variabel - variabel penelitian sebagai landasan teoritis dikemukakan berbagai

pendapat dan definisi dari para ahli dalam buku Azas-Azas Manajemen Dr. Ulbert

Silalahi,M.A (2011 : 41) mengenai fungsi – fungsi manajemen tersebut, sebagai

berikut :
 21

1. Henry Fayol

a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Coordinating (Koordinasi)
d. Commanding (Pengarahan)
e. Controlling (Pengawasan)

2. Luther Gullick
a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Staffing (Penyusunan Pegawai)
d. Directing (Pembimbingan)
e. Coordinating (Koordinasi)
f. Reporting (Pelaporan)
g. Budgeting (Penganggaran)

3. Menurut Lyndall Urwick

a. Forecasting ( Peramalan )
b. Planning ( Perencanaan )
c. Organizing ( Pengorganisasian)
d. Coordinating ( Koordinasi)
e. Commanding ( Pengarahan )
f. Controlling ( Pengawawan )

4. George Terry

a. Planning ( Perencanaan )
b. Organizing ( Penggorganisasian )
c. Actuating ( Penggerakan )
d. Controlling ( Pengawasan )

5. Koontz & Weihrich

a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Staffing (Penyusunan Pegawai)
d. Leading (Pemimpinan)
e. Controlling ( Pengawasan )
 22

6. Stoner & Freeman, Robbins & Coulter

a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Leading (Pemimpinan)
d. Controlling ( Pengawasan )

7. Pearce & Robbinson

a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Directing (Pembimbingan)
d. Controlling ( Pengawasan )

8. Kreitner

a. Planning (Perencanaan)
b. Organizing (Pengorganisasian)
c. Staffing (Penyusunan Pegawai)
d. Communicating (Pengkomunikasian)
e. Motivating (Pemotivasian)
f. Leading (Pemimpinan)
g. Controlling ( Pengawasan )

Berdasarkan uraian diatas ,jelas menunjukan bahwa klasifikasi maupun

urutan mengenai fungsi manajemen sebagaimana dikemukakan oleh para ahli,

terdapat perbedaan satu dengan yang lain akan tetapi perbedaan tersebut apabila

ditelah lebih mendalam beberapa fungsi manajemen yaitu adanya fungsi

perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan atau pengendalian.

2.4 Komunikasi Organisasi

Pengertian komunikasi telah banyak dirumuskan oleh para ahli

komunikasi berdasarkan atas hubungan antara komunikasi dan informasi.

Menurut Myerts & Myers dalam buku (Iskandar, 2005 : 272) memberikan

pendapat “Komunikasi adalah titik pusat sebagai kekuatan yang menyatukan

 23

sehingga terjadi koordinasi antara orang – orang dan karena itu mereka akan

bergerak pada suatu tindakan yang terorganisasi”.

Sedangkan menurut Mc.Farland, dalam buku (Hadayaningrat 1980 : 94)

Komunikasi didefinisikan sebagai berikut :

Communication may be defined as the proses of meaningful interaction

among human being (Komunikasi adalah proses interaksi atau hubungan
saling pengertian satu sama lain, proses interaksi atau hubungan satu sama
lain yang di hendaki oleh seseorang dengan maksud dapat diterima dan
dimengerti antar sesamanya).

Sedangkan menurut Jaques dalam buku (Hadayaningrat 1980: 94)

komunikasi didefinisikan sebagai berikut :

Communication is the sum total of directly and indirectly consciously and

unconsciously transmitted feeling, ettiudes, and wishes (komunikasi adalah
penyampaian segala macam pesan, sikap dan kehendak, baik langsung dan
tidak langsung, sadar maupun tidak sadar.

Berdasarkan pendapat dari beberapa para ahli dapat disimpulkan bahwa

komunikasi adalah adanya suatu proses interaksi diantara orang – orang yang

terlibat dalam komunikasi, adanya informasi yang merupakan pesan, dan adanya

perubahan prilaku yang diharapkan.

2.4.1 Macam – Macam Komunikasi Dalam Organisasi

Dalam pengertian ini akan diuraikan hanya dua macam komunikasi dalam

organisasi yaitu sebagai berikut:

a. Komunikasi (Hubungan ) antara pimpinan dengan bawahan

Masalah komunikasi mengenai segala keputusan – keputusan yang

menyangkut keryawannya, di mana pihak pimpinan perusahaan pada sutu

pihak menentukan kewenangannya atau kebijakannya yang menyangkut

 24

karyawan – karyawannya, sedangkan pada pihak lain yaitu para karyawan

mempunyai kepentingan sendiri, yang lain daripada kepentingan kepentingan

pihak yang pertama tadi.

b. Komunikasi secara langsung antara individu – individu dalam organisasi

Setiap hari kegiatan dari organisasi dilakukan melalui hubungan timbal balik

antara orang – orang yang melakukan komunikasi satu sama lain. Dalam

organisasi itu dibedakan antara dua bentuk komunikasi yaitu:

a) Komunikasi yang bersifat lisan (Oral Communication), dalam

komunikasi ini di pergunakan komunikasi berhadap – hadapan muka atau

komunikasi tatap muka (Face to Face Communication). Komunikasi

secara berhadap – hadapan muka mempunyai banyak keuntungan karena

dapat menilai tingkat dari pada penerima atas pengertian terhadap orang

yang di ajak bicara, sebab langsung menanyakan, dapat menilai dari

jawabannya, dapat mengetahui secara jelas apa yang dibicarakan.

b) Komunikasi secara tertulis (Written Comunication), merupakan bagian

yang sangat penting dalam kegiatan – kegiatan manajemen, karena segala

kata – kata atau pesan – pesan dari pimpinan dibuat secara tertulis agar

bersifat otentik, yang dicatat dalam suatu dokumen yang tertentu agar

dapat digunakan sebagai bahan pemeriksa kembali. Maka segala kegitan

organisasi,baik yang bersifat laporan, kebijaksanaan, pengaturan –

pengaturan, perencanaan – perencanaan dan sebagainya perlu di

dokumentasikan secara tertulis.

 25

Dapat disimpulkan bahawa mempelajari komunikasi dalam hubungan

organisasi, kita akan melihat adanya suatu arah hubungan dari atasan kebawahan

(Downward) dan dari bawah keatas (upward) atau komunikasi dua arah (two way

traffic), disamping itu terdapat komunikasi dari samping kiri kesamping kanan,

dan sebaliknya (lateral communication), sedangkan komunikasi yang bersifat

informal yang berada diantara karyawan itu tidak mengikuti pola – pola tersebut

diatas.

2.4.2 Prinsip – Prinsip Komunikasi yang Efektif

Prinsip – prinsip berikut ini pedoman yang bermanfaat bagi

penyelenggaraan komunikasi yang baik, karena prinsip ini memperhatikan secara

langsung terhadap empat bidang yang kritis yaitu sebagai berikut:

a. Prinsip Kejelasan ( Principleof clarity)

Suatu komunikasi memilki kejelasan apabila hal ini dinyatakan dalam bahasa

yang jelas dan disampaikan dengan suatu cara yang dapat dimengerti oleh

penerima (receiver).

b. Prinsip Integrasi (Principle of Integrity)

Komunikasi manajer adalah alat bukan suatu tujuan. Apabila prinsip

integrasi sudah jelas, maksud komunikasi manajer adalah untuk membantu

individu – individu mengertikan apa yang mereka terima dan memelihara

kerja sama yang diperlukan untuk mencapai tujuan organisasi.

 26

c. Prinsip Penggunaan Strategi Orgainasasi Informal (Principle of strategic uses

of in formal organization).

Organisasi formal timbul dari keperluan pertama kalinya untuk pemindahan

arus informasi, yang mungkin sesuai atau tidak bagi pemindahan informasi

secara formal. Adanya hal – hal diluar struktur formal, perlu didorong untuk

mengalihkan dan menerima informasi tambahan pula yang dilakukan oleh

organisasi formal untuk mengkoordinasikan usaha – usaha daripada

organisasi tersebut.

d. Penyelenggaraan (Implementation).

Bekerja dengan menerapkan syarat – syarat atas dasar kesukarelaan yang di

tentukan oleh semua anggota organisasi.

Dapat disimpulkan dari prinsip –prinsip diatas dalam ilmu Komunikasi

diperlukan teknik – teknik dan memperhatikan prinsip – prinsip komunikasi, agar

dalam komunikasi pelajaran atau pesan kepada pemimpin atau kepada bawahan

untuk mengurangi atau menghindari fakto – faktor yang mempunyai efek

kekeliruan. Komunikasi merupakan suatu kunci utama dalam tercapainya suatu

koordinasi yang efektif. Pada dasarnya koordinasi merupakan suatu pemrosesan

informasi. Di sini peranan manajer sangat dibutuhkan dalam melaksanakan

tugasnya dalam bidang pengontrolan, pengawasan dan evaluasi. Kedekatan

hubungan dan kelancaran informasi antara menejer dengan bawahan pun juga

sangat perlu diperhatikan agar dalam pelakasanaan tugas tidak terdapat kesalahan

informasi (miss comunications) ataupun tekanan dalam bekerja. Dalam sebuah

organisasi hubungan kerja yang merupakan bentuk komunikasi administrasi

 27

dalam bidang pemerintahan, dan merupakan kewajiban bagi setiap Intansi

Pemerintah agar tugas – tugas Pemerintah dapat terlaksana tanpa adanya

kesimpangsiuran (duplicating) tanpa tumpang tindih ( overlapping ) dan

kekaburan (doubleurs, dalam hubungan kerja dapat dilakukan secara intern dan

ektern.

2.5 Kaitan Administrasi Negara dengan Variabel Penelitian

2.5.1 Kaitan Administrasi Negara Dengan Koordinasi

Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini yaitu berkenaan dengan

koordinasi, sesungguhnya merupakan kajian dari administrasi Negara, untuk

memahami kaitan administrasi dengan konsep koordinasi, berikut ini dipaparkan

pengertian administrasi dan koordinasi.

Menurut Sondang P. Siagian, (1980 : 9) “ administrasi adalah keseluruhan

proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang

terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang

ditentukan sebelumnya”.

Menurut pendapat Mc. Farland (1982:89) mengemukkan bahwa

Koordinasi sebagai berikut:

Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola

usaha kelompok secara teratur di antara bawahanya dan menjamin
kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. (Coordination is the
process whereby an excecutive develop an orderly patterns of group
efforts among his subordinates and secure unity of action in the pursuit of
comman purpose).

Sedangkan menurut pendapat Handayaningrat (1985:88) bahwa “Koordinasi

dan komunikasi adalah sesuatu yang tidak dapat dipisahkan. Selain itu,
 28

Handayaningrat juga mengatakan bahwa koordinasi dan kepemimpinan (lendership)

adalah tidak bisa dipisahkan satu sama lain, karena satu sama lain saling

mempengaruhi”.

Administrasi negara erat kaitannya dengan Koordinasi yang efektif adalah

suatu keharusan untuk mencapai administrasi atau manajemen yang baik dan

merupakan tanggungjawab yang langsung dari pimpinan. Koordinasi dan

kepemimpinan tidak bisa dipisahkan satu sama lain oleh karena itu satu sama lain

saling mempengaruhi. Kepemimpinan yang efektif akan menjamin koordinasi

yang baik sebab pemimpin berperan sebagai koordinator dalam pencapaian tujuan

organisasi.

2.5.2 Kaitan Administrasi Negara Dengan Efektivitas

Permasalahan yang dikaji dalam penelitian ini yaitu berkenaan dengan

efektivitas, sesungguhnya merupakan kajian dari administrasi Negara, untuk

memahami kaitan administrasi dengan konsep efektivitas, berikut ini dipaparkan

pengertian administrasi dan efektivitas.

Menurut Sondang P. Siagian, (1980 : 9) “ Administrasi adalah keseluruhan

proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang

terlibat dalam suatu bentuk usaha kerjasama demi tercapainya tujuan yang

ditentukan sebelumnya”.

Menurut pendapat Konsep efektivitas organisasi menurut kesimpulan

Gibson (1995: 32) adalah sebagai berikut:

 29

a. Kriteria keefektifan harus mencerminkan keseluruhan siklus masukan –

proses – keluaran, - tidak hanya keluaran.

b. Kriteria kefektifan harus mencerminkan hubungan timbal balik antara

organisasi dan lingkungan sekelilingnya.

Sedangkan menurut Steers (1985:73) mengemukakan bahwa,

“Efektivitas suatu oraganisasi sebagai kemampuan organisasi tersebut

memperoleh dan menggunakan secara efesien sumber – sumber yang tersedia

untuk mencapai tujuannya”.

Administrasi Negara erat kaitannya dengan efektivitas dalam organisasi

yang efektif, apabila organisasi yang berhasil mengadaptasi struktur, teknologi,

kerja dan kebijakan – kebijakan untuk membantu organisasi itu mencapai

tujuannya secara efesien.

2.6 Koordinasi

2.6.1 Pengertian Koordinasi

Agar organisasi dapat mencapai tujuan dan melaksanakan fungsi secara

optimal, maka perlu dibentuk lembaga yang bersifat indipenden dalam

pengambilan keputusan dan perlunya koordinasi dengan pelaksanaan fungsi

pokok organisasi.

Menurut Prof.Dr.H. Jusman Iskandar MS. ( 2005:217) ”Koordinasi adalah

“proses penyatu paduan sasaran – sasaran dan kegiatan – kegiatan dari unit – unit

yang terpisah ( bagian atau bidang fungsional ) dari sesuatu organisasi untuk

mencapai suatu tujuan organisasi secara efesien”.

 30

Menurut G.R. Teryy (1987: 87) mengemukakan pendapat “Koordinasi

adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan

waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu

tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan”.

Sedangkan menurut Mc. Farland (1959:89) mengemukkan bahwa

Koordinasi sebagai berikut:

“Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola

usaha kelompok secara teratur di antara bawahanya dan menjamin
kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. (Coordination is the
process whereby an excecutive develop an orderly patterns of group
efforts among his subordinates and secure unity of action in the pursuit of
comman purpose)”.

Dapat disimpulkan dari beberapa pengertian diatas koordinasi sangat

diperlukan untuk mencapai produktivitas yang berhasil guna dan berdaya guna,

karena keterpaduan dan keserasian semua usaha dan kegiatan, pemikiran dana dan

daya guna dari semua pemegang fungsi ( unit atau instansi ) akan merupakan

sesuatu kekuatan yang ampuh sehingga dapat mengatasi kelemahan – kelemahan

dalam organisasi serta merupakan kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan

mengkordinasikan unsur – unsur manajemen (6M) dan pekerjaan – pekerjaan para

bawahan dalam mencapai tujuannya

2.6.2 Ciri – ciri Koordinasi

Menurut pendapat G.R. Terry (1987: 87) ini berarti bahwa koordinasi

adalah pernyaataan usaha dan meliputi ciri – ciri sebagai berikut :

1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif.

2. Waktu yang tepat dari usaha – usaha ini.

 31

3. Pengaruh usaha – usaha ini.

Sedangkan menurut Mc. Farland (1959:89) maka koordinasi mempunyai

ciri – ciri sebagai berikut:

1. Bahwa tanggung jawab daripada koordiansi adalah terletak pada pemimpin,

oleh karena itu kooordinasi adalah merupakan tugas dari pemimpin.
Koordinasi sering dicampur – adukan dengan kata koperasi yang sebenarnya
mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian pemimpin tidak mungkin
mengadakan koordinasi apabila mereka tidak melakukan kerja sama
(cooperation). Oleh karena itu maka kerja sama (cooperation) merupakan
suatu syarat yang sangat penting dalam membantu pelaksanan daripada
Koordinasi. Jelasnya bahwa Koordinasi adalah berbeda dengan kerjasama
(cooperation).
2. Adanya Proses (continues process). Sebab koordinasi adalah pekerjaan
daripada pimpinan yang bersifat kesinambungan dan harus dikembangkan
sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara teratur daripada usaha kelompok. Oleh karena koordiansi
adalah konsep yang ditetapkan dalam kelompok, bukan terhadap usaha
individu, maka sejumlah daripada individu yang bekerja sama, di mana
dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok yang sangat penting
untuk mencapai efesiensi dalam melaksanakan kegiatan organisasi. Adanya
tumpang tindi (overlapping), kekabuaran (confusion)dalam tugas – tugas
pekerjaan merupakan pertanada kurang sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti daripada koordinasi .
kesatuan daripada usaha,berarti bahwa pemimpin harus mengatur sedemikian
rupa usaha – usaha dari tiap kegiatan individu sehingga terdapat adanaya
keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (comman purpose) kesatuan
daripada usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut
serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok, diman mereka bekerja.

Dapat di simpulkan dari beberapa ciri- ciri koordinasi diatas ingin

menunjukan adanya suatu hubungan yang bersifat sebab akibat, dalam teori

tersebut dapat diterapkan pada setiap kegiatan manusia yang terorganisasikan.

 32

2.6.3 Pentingnya Koordinasi

Dapat diketahui bahwa koordinasi sangat penting karena tanpa adanya

koordinasi tugas dan pekerjaan dari setiap individu karyawan, maka tujuan

organisasi tidak akan tercapai dengan baik. Beberapa para ahli mengungkapkan

pendapatnya bahwa betapa pentingnya koordinasi dalam suatu organisasi yaitu

sebagai berikut:

Menurut pendapat Malayu S.P. Hasibuan (1984: 88) pentingnya

koordinasi adalah :

1. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan dan kecemburuan atau

kekosongan pekerjaan.
2. Agar orang – orang dan pekerjaannya di selaraskan serta di arahkan untuk
mencapai tujuan perusahan.
3. Agar sarana dan prasarana di manfaatkan untuk mencapai tujuan.
4. Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing – masing
individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
5. Supaya semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang
diinginkan.

Sedangkan menurut Handayaningrat (1980: 93) yaitu sebagai berikut :

1. Koordinasi yang baik akan mempunyai efek adanya efesiensi terhadap itu.
Karena itu maka koordinasi adalah memberikan sumbangan (kontribusi) guna
tercapainya efaesiensi terhadap usaha- usaha yang lebih khusus, sebab
kegiatan – kegiatan organisasi itu adalah dilakukan secara spelialisasi
(khusus). Bila tidak akan terjadi pemborosan yaitu : pemborosan uang, tenaga
dan alat – alat ( waste of money, waste of man fower, waste of materials).
2. Koordinasi mempunyai efek terhadap moral daripada organisasi itu, terutama
yang berhubungan dengan peran kepemimpinan (leadership). Kalau
kepemimpinannya kurang baik, maka ia kurang melakukan koordinasi yang
baik. Oleh karena koordinasi mentukan atau mempengaruhi terhadap
keberhasilan daripada kepemimpinan. Kalau suatu organisasi tidak
terkoordinasi, keputusan itu selalu tertunda- tunda (delay), tidak tepat, atau
terjadi kesalahan – kesalahan ( error are made).
3. Koordinasi mempunyai efek tehadap perkembangan daripada personal
didalam oraganisai itu. Artinya bahwa unsur pengendalian personal dalam
koordinasi itu harus selalu ada. Orang tidak selalu dibebaskan begitu saja,
tetapi harus dikendalikan. Oleh karena itu personal harus diperhatikan
pekerjaannya dan akan merasa senang bila mendapat penghargaan dari hasil
 33

kerjanya, sebab kalau terjadi suatu kekeliruan biasanya yang selalu

disalahkan ialah bawahannya, padahal seharusnya adlah tanggung jawab dari
pimpinan, yang antara lain karena kurang mengadakan koordinasi. Dikatakan
oleh Mc. Farland: “Koordinasi adalah merupakan pekerjaan yang berdasarkan
atas pengalaman, dan juga dapat dilakukan dengan cara latihan (training).

Dapat disimpulkan pentingnya koordinasi yaitu untuk mengurangi

kesalahpahaman diantara anggota – anggota dan dapat mengarahkan kearah tujuan

yang sama, juga diperlukan dalam hal kerjasama mengingat setiap organisasi

akan selalu berintraksi satu sama lain misalnya antar organisasi yang berkaitan,

serta dengan masyarakat dilingkungan sekitar.

2.7 Efektivitas

2.7.1 Pengertian Efektivitas

Apabila mengikuti teori efektivitas organisasi, maka perspektifnya tidak

akan terlepas dari penilaian yang kita buat sehubungan dengan prestasi individu,

kelompok, dan organisasi. Beberapa ahli mendefinisikan sebagai berikut:

Menurut pendapat Gibson, et. Al, (1995: 26) “Keefektifan organisasi

merupakan fungsi keefektifan individu dan kelompok”. Lebih lanjut Gibson

(1995: 27) “Menyebutkan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mendefinisikan

keefektifan, yaitu : pendekatan menurut tujuan dan pendekatan menurut teori

sistem”. Menurut Gibson (1995: 29) ada beberapa pendekatan yaitu sebagai

berikut :

“Pendekatan menurut tujuan adalah untuk merumuskan dan mengukur

keefektifan melalui perencapaian tujuan yang telah di tetapkan dengan
usaha kerjasama. Sedangkan pendekatan teori sistem menekankan pada
pentingnya adaptasi terhadap tuntutan ekstern sebagai kriteria penilaian
keefektifan.”
 34

Konsep efektivitas organisasi menurut kesimpulan Gibson (1995: 32)

adalah sebagai berikut:

a. Kriteria keefektifan harus mencerminkan keseluruhan siklus masukan –

proses – keluaran, - tidak hanya keluaran.

b. Kriteria kefektifan harus mencerminkan hubungan timbal balik antara

organisasi dan lingkungan sekelilingnya.

Sedangkan menurut Steers (1985:73) mengemukakan bahwa,

“Efektivitas suatu oraganisasi sebagai kemampuan organisasi tersebut

memperoleh dan menggunakan secara efesien sumber – sumber yang tersedia

untuk mencapai tujuannya”.

Berdasarkan pandangan beberapa para ahli organisasi manajemen

mengenai konsepsi penilaian efektivitas organisasi, Adam Indrawijaya

(1986 : 228) menyimpulkan hal – hal sebagai berikan :

a. Menentukan efektivitas organisasi hanya menurut tingkat prestasi suatu

organisasi adalah suatu pandangan yang terlalu menyederhanakan hakikat
penelitan efektivitas organisasi. Kita mengetahui bahwa tiap organisasi
mempunyai beberapa sasaran dan diantaranya sering terdapat persaingan.
Persoalannya ialah bagaimana caranya mengembangkan suatu rangkaian atau
kumpulan sasaran yang dapat dicapai dengan batasan sasaran, sumber daya
dan dana yang tersedia.
b. Tidak semua kretria sekaligus dapat digunakan untuk mengukur efektifitas
organisasi. Keinginan untuk meningkatkan keuntungan, umpamanya dapat
menyebabkan seseorang terlalu optimis dalam hal potensi pemasaran. Ini
sering menyebabkan timbulnya efek samping yaitu kurangnya perhatian
terhadap usaha mempetahankan kelangsungan hidup organisasi.
c. Pengukuran efektivitas organisasi sesungguhnya harus mencakup berbagai
kriteria, seperti efesiensi, kemampuan menyesuaikan diri dengan tuntutan
perubahan adaptasi, integrasi, motivasi dan produksi dan sebagainya, Seperti
penilaian organisasi ( Multiple factor model).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektifitas organisasi

merupakan akhir (ultimate criterion) baik atau buruknya suatu manajemen. Dan
 35

dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan tugas utama suatu manajemen

dan sebagai ukuran tentang efektif tidaknya . maka dapat disimpulkan bahwa yang

menjadi penekanan dari pengertian efektivitas berada pada pencapaian tujuan. Ini

berarti dapat dikatakan efektif apabila tujuan atau sasaran yang dikehendaki dapat

tercapai sesuai dengan rencana semula dan menimbulkan efek atau dampak

terhadap apa yang diinginkan atau diharapkan.

2.7.2 Pengukuran Efektivitas

Untuk mengetahui efektifitas suatu organisasi yang telah dicapai beberapa

para ahli mengemukaan pendekatan pengukuran efektivitas organisasi yaitu

sebagai berikut:

Menurut pendapat Etzioni (dalam Indrawijaya, (1986:227) mengemukakan

pendekatan pengukuran efektivitas organisasi yang disebutnya “System Model”

mencakup empat kriteria sebagai berikut:

a. Kriteria adaptasi, dipersoalkan kemampuan organisasi untuk menyesuaikan

diri dengan lingkungannya.
b. Kriteria integrasi, yaitu pengukuran terhadap kemampuan suatu organisasi
untuk menjadikan sosialisasi pengembangan kosensus dan komunikasi
dengan beberapa macam organisasi lainnya.
c. Kriteria motivasi anggota, dalam kriteria ini dilakukan pengukuran
mengenai keterkaitan dan hubungan antara prilaku organisasi dengan
organisasinya dan kelengkapan sarana dan bagi pelaksanaan tugas pokok
dan fungsi organisasi.
d. Kriteria produksi, yaitu usaha pengukuran efektivitas organisasi
dihubungkan dengan jumlah organisasi dan mutu keluaran organisasi serta
intensitas kegiatan suatu organisasi.
 36

Selanjutnya Gibson (1995: 34) menjelaskan lima kategori umum kriteria

keefektifan yaitu sebagai berikut :

a. Kriteria produksi, mencerminkan kemampuan organisasi untuk

menghasilkan jumlah dan kulitas keluaran yang dibutuhkan lingkungan.
b. Kreteria efesiensi, yaitu perbandingan keluaran terhadap masukan yang
mengacu pada penggunaan sumber daya yang langkah dalam organisasi.
c. Kriteria kepuasan, adalah ukuran keberhasilan organisasi dalam memenuhi
kenutuhan karyawan dan anggotanya, termasuk didalamnya para pelanggan
dan rekanan. Kepuasan mencakup sikap karyawan, pergantian karyawan,
keabsenan, kelemburan dan keluhan.
d. Kriteria keadaptasian atau fleksibilitas, ialah tingkat dimana organisasi
internal dan ekternal.
e. Kriteria pengembangan, kreteria ini mengukur kemampuan organisasi untuk
meningkatkan kapasitasnya menghadap tuntutan lingkungan.

Sedangkan menurut Sondang P Siagian (2000:32) mengungkapkan

beberapa hal yang menjadi kriteria dalam pengukuran efektivitas:

Efektivitas dapat diukur dari berbagai hal, yaitu: kejelasan tujuan yang
hendak dicapai, kejelasan strategi pencapaian tujuan, proses analisa dan
perumusan kebijakan yang mantap, perencanaan yang matang, penyusunan
program yang tepat, tersedianya sarana dan prasarana kerja, pelaksanaan
yang efektif dan efisien, sistem pengawasan dan pengendalian yang
mendidik.

Dapat disimpulkan bahwa tingkat efektivitas dapat diukur dengan

membandingkan antara rencana atau target yang telah ditentukan dengan hasil

yang dicapai usaha atau hasil pekerjaan tersebut itulah yang dikatakan efektif.

2.7.3 Faktor – faktor yang Mempengaruhi Efektivitas

Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian

yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas. Richard M Steers

(1985:209) menyebutkan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu:

1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti

susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur
 37

merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan

sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari
suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan
tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah
lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan
sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan
keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern
yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara
keseluruhan dalam lingkungan organisasi.
3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan,
akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan
keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan
individu dengan tujuan organisasi.
4. Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang
dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi
sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan
alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus
memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme
kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan
pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses
komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi
terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.

Menurut pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa: 1) organisasi

terdiri atas berbagai unsur yang saling berkaitan, jika salah satu unsur memiliki

kinerja yang buruk, maka akan mempengaruhi kinerja organisasi secara

keseluruhan; 2) Keefektifan membutuhkan kesadaran dan interaksi yang baik

dengan lingkungan; 3) kelangsungan hidup organsiasi membutuhkan pergantian

sumber daya secara terus menerus. Suatu perusahaan tidak memperhatikan faktor-

faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi, akan mengalami kesulitan

dalam mencapai tujuannya tetapi apabila suatu perusahaan memperhatikan faktor-

 38

faktor tersebut maka tujuan yang ingin dicapai dapat lebih mudah tercapai hal itu

dikarenakan efektivitas akan selalu dipengaruhi oleh faktor - faktor tersebut.

2.8 Kajian Penelitian Terdahulu

Tabel 2.1
Tabel Penelitian Terdahulu

NO JUDUL HASIL PENELITIAN

1. Pengaruh Koordinasi Tenaga Perangakat Bahwa Koordinasi

Desa Terhadap Efektivitas Pelaksanaan Tenaga Penggerakan
Program Bina Keluarga Balita Pada Badan Desa dengan Efektivitas
Pemberdayaan Masyarakat Pemerintah Pelaksanan Program Bina
Desa Keluarga Berencana Dan Keluarga Balita Di Badan
Pemberdayaan Perempuan Kabupaten Pemberdayaan
Sumedang. Masyarakat Pemerintah
Penyusun : Desa Keluarga Berencana
Nama : Indrawati dan Pemberdayaan
NPM : E. 1335222061 Perempuan Kabupaten
STIA SKRIPSI 2015 Sumedang hubungannya
sangat kuat terbukti
dengan hasil korelasi
sebesar 0,534. Sedangkan
pengaruhnya mencapai
28,6% sisanya sebanyak
71,% dipengaruhi oleh
faktor lain yang tidak
diteliti.
2. Pengaruh Koordinasi Tim Pengelola Secara deskriptif
Kelistrikan Terhadap Efektivitas terhadap variabel (X)
Pemasangan Listrik Gratis Bagi Masyarakat Koordinasi tim pengelola
Kurang Mampu di Kabupaten Sumedang. kelistrikan dilihat rata –
Nama : Dahim (2011) rata jawaban responden
pada variabel koordinasi
tim pengelola kelistrikan
adalah baik yaitu sebesar
57,62%. Dari seluruh
pernyataan variabel
tersebut. Hal ini
menggambarkan bahwa
secara umum responden
 39

memiliki persepsi bahwa

koordinasi tim pengelola
kelistrikan pada dinas
pertambangan energi dan
pertahanan kabupaten
sumedang dapat
dilaksanakan dengan baik
dan berdasarkan hasil
analisis deskriptif pada
koordinasi tim pengelola
kelistrikan di dinas
pertambangan energi dan
pertanahan kabupaten
sumedang belum dapat
dijalankan dengan baik
hal ini dapat dilihat dari
persentase jawaban yang
memberikan penilaian
sebesar 42,38% dengan
kategori kurang baik.
3. Pengaruh kompetensi tenaga medis Berdasarkan analisis dan
terhadap Efektifitas pencapaian program pembahasan penelitian
Kesehatan di Puskesmas Tanjungkerta bahwa kompetensi tenaga
Kabupaten Sumedang medis di puskesmas
Wati midia ( 2013 ) tanjungkerta menunjukan
kriteria cukup baik dan
efektifitas pencapaian
program kesehatan di
puskesmas tanjungkerta
menunjukan cukup baik
pula dikarenakan
hubungannya
dikategorikan sangat kuat
dan saling berpengaruh
secara positif.

2.9 Kerangka Pemikiran dan Hipotesis

2.9.1 Kerangka Pemikiran

Menurut pendapat Gibson, et. Al, (1995: 26) “Keefektifan organisasi

merupakan fungsi keefektifan individu dan kelompok”. Lebih lanjut Gibson

(1995: 27) “Menyebutkan bahwa terdapat dua pendekatan dalam mendefinisikan

 40

keefektifan, yaitu : pendekatan menurut tujuan dan pendekatan menurut teori

sistem”. Menurut Gibson (1995: 29) ada beberapa pendekatan yaitu sebagai

berikut :

“Pendekatan menurut tujuan adalah untuk merumuskan dan mengukur

keefektifan melalui perencapaian tujuan yang telah di tetapkan dengan
usaha kerjasama. Sedangkan pendekatan teori sistem menekankan pada
pentingnya adaptasi terhadap tuntutan ekstern sebagai kriteria penilaian
keefektifan.”

Konsep efektivitas organisasi menurut kesimpulan Gibson (1995: 32)

adalah sebagai berikut:

c. Kriteria keefektifan harus mencerminkan keseluruhan siklus masukan –

proses – keluaran, - tidak hanya keluaran.

d. Kriteria kefektifan harus mencerminkan hubungan timbal balik antara

organisasi dan lingkungan sekelilingnya.

Sedangkan menurut Steers (1985:73) mengemukakan bahwa, “Efektivitas

suatu oraganisasi sebagai kemampuan organisasi tersebut memperoleh dan

menggunakan secara efesien sumber – sumber yang tersedia untuk mencapai

tujuannya”.

Berdasarkan pandangan beberapa para ahli organisasi manajemen

mengenai konsepsi penilaian efektivitas organisasi, Adam Indrawijaya

(1986 : 228) menyimpulkan hal – hal sebagai berikan :

d. Menentukan efektivitas organisasi hanya menurut tingkat prestasi suatu

organisasi adalah suatu pandangan yang terlalu menyederhanakan hakikat
penelitan efektivitas organisasi. Kita mengetahui bahwa tiap organisasi
mempunyai beberapa sasaran dan diantaranya sering terdapat persaingan.
Persoalannya ialah bagaimana caranya mengembangkan suatu rangkaian atau
kumpulan sasaran yang dapat dicapai dengan batasan sasaran, sumber daya
dan dana yang tersedia.
 41

e. Tidak semua kretria sekaligus dapat digunakan untuk mengukur efektifitas

organisasi. Keinginan untuk meningkatkan keuntungan, umpamanya dapat
menyebabkan seseorang terlalu optimis dalam hal potensi pemasaran. Ini
sering menyebabkan timbulnya efek samping yaitu kurangnya perhatian
terhadap usaha mempetahankan kelangsungan hidup organisasi.
f. Pengukuran efektivitas organisasi sesungguhnya harus mencakup berbagai
kriteria, seperti efesiensi, kemampuan menyesuaikan diri dengan tuntutan
perubahan adaptasi, integrasi, motivasi dan produksi dan sebagainya, Seperti
penilaian organisasi ( Multiple factor model).

Berdasarkan definisi diatas dapat disimpulkan bahwa efektivitas organisasi

merupakan akhir (ultimate criterion) baik atau buruknya suatu manajemen. Dan

dapat disimpulkan bahwa efektivitas merupakan tugas utama suatu manajemen

dan sebagai ukuran tentang efektif tidaknya . maka dapat disimpulkan bahwa yang

menjadi penekanan dari pengertian efektivitas berada pada pencapaian tujuan. Ini

berarti dapat dikatakan efektif apabila tujuan atau sasaran yang dikehendaki dapat

tercapai sesuai dengan rencana semula dan menimbulkan efek atau dampak

terhadap apa yang diinginkan atau diharapkan.

Sebagai alat ukur penelitian terhadap variabel efektivitas menurut Gibson

(1995: 34) menjelaskan lima kategori umum kriteria keefektifan yaitu :

a. Kriteria Produksi.
b. Kriteria Efisiensi.
c. Kriteria Kepuasan.
d. Kriteria Keadaptasian (Fleksibilitas).
e. Kriteria Pengembangan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi organisasi harus mendapat perhatian

yang seriuas apabila ingin mewujudkan suatu efektivitas. Richard M Steers

(1985:209) menyebutkan empat faktor yang mempengaruhi efektivitas, yaitu:

1. Karakteristik Organisasi adalah hubungan yang sifatnya relatif tetap seperti

susunan sumber daya manusia yang terdapat dalam organisasi. Struktur
merupakan cara yang unik menempatkan manusia dalam rangka menciptakan
sebuah organisasi. Dalam struktur, manusia ditempatkan sebagai bagian dari
 42

suatu hubungan yang relatif tetap yang akan menentukan pola interaksi dan
tingkah laku yang berorientasi pada tugas.
2. Karakteristik Lingkungan, mencakup dua aspek. Aspek pertama adalah
lingkungan ekstern yaitu lingkungan yang berada di luar batas organisasi dan
sangat berpengaruh terhadap organisasi, terutama dalam pembuatan
keputusan dan pengambilan tindakan. Aspek kedua adalah lingkungan intern
yang dikenal sebagai iklim organisasi yaitu lingkungan yang secara
keseluruhan dalam lingkungan organisasi.
3. Karakteristik Pekerja merupakan faktor yang paling berpengaruh terhadap
efektivitas. Di dalam diri setiap individu akan ditemukan banyak perbedaan,
akan tetapi kesadaran individu akan perbedaan itu sangat penting dalam
upaya mencapai tujuan organisasi. Jadi apabila suatu rganisasi menginginkan
keberhasilan, organisasi tersebut harus dapat mengintegrasikan tujuan
individu dengan tujuan organisasi.
4. Karakteristik Manajemen adalah strategi dan mekanisme kerja yang
dirancang untuk mengkondisikan semua hal yang di dalam organisasi
sehingga efektivitas tercapai. Kebijakan dan praktek manajemen merupakan
alat bagi pimpinan untuk mengarahkan setiap kegiatan guna mencapai tujuan
organisasi. Dalam melaksanakan kebijakan dan praktek manajemen harus
memperhatikan manusia, tidak hanya mementingkan strategi dan mekanisme
kerja saja. Mekanisme ini meliputi penyusunan tujuan strategis, pencarian dan
pemanfaatan atas sumber daya, penciptaan lingkungan prestasi, proses
komunikasi, kepemimpinan dan pengambilan keputusan, serta adaptasi
terhadap perubahan lingkungan inovasi organisasi.

Menurut pendapat di atas dapat diambil kesimpulan bahwa: 1) organisasi

terdiri atas berbagai unsur yang saling berkaitan, jika salah satu unsur memiliki

kinerja yang buruk, maka akan mempengaruhi kinerja organisasi secara

keseluruhan; 2) Keefektifan membutuhkan kesadaran dan interaksi yang baik

dengan lingkungan; 3) kelangsungan hidup organsiasi membutuhkan pergantian

sumber daya secara terus menerus. Suatu perusahaan tidak memperhatikan faktor-

faktor yang mempengaruhi efektivitas organisasi, akan mengalami kesulitan

dalam mencapai tujuannya tetapi apabila suatu perusahaan memperhatikan faktor-

faktor tersebut maka tujuan yang ingin dicapai dapat lebih mudah tercapai hal itu

dikarenakan efektivitas akan selalu dipengaruhi oleh faktor - faktor tersebut.

 43

Efektifitas dalam pelaksanaan program Penangngulangan Resiko Bencana

akan berjalan dengan baik. Apabila koordinasi didalam kegiatan tersebut

diterapkan dengan baik maka dari itu dengan adanya koordinasi efektifitas

tersebut akan berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang diharapkan

sebelumnya.

Pemahaman koordinasi, Menurut Prof.Dr.H. Jusman Iskandar ,MS.

( 2005:217) ”Koordinasi adalah “proses penyatu paduan sasaran – sasaran dan

kegiatan – kegiatan dari unit – unit yang terpisah ( bagian atau bidang fungsional )

dari sesuatu organisasi untuk mencapai suatu tujuan organisasi secara efesien”.

Menurut G.R. Teryy (1987: 87) mengemukakan pendapat “Koordinasi

adalah suatu usaha yang sinkron dan teratur untuk menyediakan jumlah dan

waktu yang tepat, dan mengarahkan pelaksanaan untuk menghasilkan suatu

tindakan yang seragam dan harmonis pada sasaran yang telah ditentukan”.

Sedangkan menurut Mc. Farland (1959:89) mengemukkan bahwa

Koordinasi sebagai berikut:

“Koordinasi adalah suatu proses dimana pimpinan mengembangkan pola

usaha kelompok secara teratur di antara bawahanya dan menjamin
kesatuan tindakan di dalam mencapai tujuan bersama. (Coordination is the
process whereby an excecutive develop an orderly patterns of group
efforts among his subordinates and secure unity of action in the pursuit of
comman purpose)”.

Dapat disimpulkan dari beberapa pengertian diatas koordinasi sangat

diperlukan untuk mencapai produktivitas yang berhasil guna dan berdaya guna,

karena keterpaduan dan keserasian semua usaha dan kegiatan, pemikiran dana dan

daya guna dari semua pemegang fungsi ( unit atau instansi ) akan merupakan

sesuatu kekuatan yang ampuh sehingga dapat mengatasi kelemahan – kelemahan

 44

dalam organisasi serta merupakan kegiatan mengarahkan, mengintegrasikan dan

mengkordinasikan unsur – unsur manajemen (6M) dan pekerjaan – pekerjaan para

bawahan dalam mencapai tujuannya.

Adapun Fungsi Koordinasi Menurut pendapat Malayu S.P. Hasibuan

(1984: 88) pentingnya koordinasi adalah :

1. Untuk mencegah terjadinya kekacauan, percekcokan dan kecemburuan atau

kekosongan pekerjaan.
2. Agar orang – orang dan pekerjaannya di selaraskan serta di arahkan untuk
mencapai tujuan perusahan.
3. Agar sarana dan prasarana di manfaatkan untuk mencapai tujuan.
4. Supaya semua unsur manajemen (6M) dan pekerjaan masing – masing
individu karyawan harus membantu tercapainya tujuan organisasi.
5. Supaya semua tugas, kegiatan dan pekerjaan terintegrasi kepada sasaran yang
diinginkan.

Adapun Ciri – ciri Koordinasi Menurut pendapat G.R. Terry dalam

Handayaningrat (1987: 87) ini berarti bahwa koordinasi adalah pernyaataan usaha

dan meliputi ciri – ciri sebagai berikut:

1. Jumlah usaha baik secara kuantitatif, maupun secara kualitatif.

2. Waktu yang tepat dari usaha – usaha ini.

3. Pengaruh usaha – usaha ini.

Sedangkan menurut Mc. Farland (1982:89) maka koordinasi mempunyai

ciri – ciri sebagai berikut:

1. Bahwa tanggung jawab daripada koordiansi adalah terletak pada

pemimpin, oleh karena itu kooordinasi adalah merupakan tugas dari
pemimpin. Koordinasi sering dicampur – adukan dengan kata koperasi
yang sebenarnya mempunyai arti yang berbeda. Sekalipun demikian
pemimpin tidak mungkin mengadakan koordinasi apabila mereka tidak
melakukan kerja sama (cooperation). Oleh karena itu maka kerja sama
(cooperation) merupakan suatu syarat yang sangat penting dalam
 45

membantu pelaksanan daripada Koordinasi. Jelasnya bahwa Koordinasi

adalah berbeda dengan kerjasama (cooperation).
2. Adanya Proses (continues process). Sebab koordinasi adalah pekerjaan
daripada pimpinan yang bersifat kesinambungan dan harus dikembangkan
sehingga tujuan dapat tercapai dengan baik.
3. Pengaturan secara teratur daripada usaha kelompok. Oleh karena
koordiansi adalah konsep yang ditetapkan dalam kelompok, bukan
terhadap usaha individu, maka sejumlah daripada individu yang bekerja
sama, di mana dengan koordinasi menghasilkan suatu usaha kelompok
yang sangat penting untuk mencapai efesiensi dalam melaksanakan
kegiatan organisasi. Adanya tumpang tindi (overlapping), kekabuaran
(confusion)dalam tugas – tugas pekerjaan merupakan pertanada kurang
sempurnanya koordinasi.
4. Konsep kesatan tindakan. Hal ini adalah merupakan inti daripada
koordinasi . kesatuan daripada usaha,berarti bahwa pemimpin harus
mengatur sedemikian rupa usaha – usaha dari tiap kegiatan individu
sehingga terdapat adanaya keserasian di dalam mencapai hasil.
5. Tujuan koordinasi adalah tujuan bersama (comman purpose) kesatuan
daripada usaha meminta suatu pengertian kepada semua individu, agar ikut
serta melaksanakan tujuan sebagai kelompok, diman mereka bekerja.

Dapat di simpulkan dari beberapa ciri- ciri koordinasi diatas ingin

menunjukan adanya suatu hubungan yang bersifat sebab akibat, dalam teori

tersebut dapat diterapkan pada setiap kegiatan manusia yang terorganisasikan.

Dari sekian banyak alat ukur Koordinasi sebagaimana diuraikan terdahulu,

maka dalam penelitian ini untuk mengukur koordinasi pegawai menggunakan

pendapat Mc. Farland (dalam Soewarno Handayaningrat, 1990 :89) sebagai

berikut :

1. Tanggung jawab kepda pimpinan

2. Adanya Proses
3. Pengaturan secara teratur daripada usaha kelompok
4. Konsep Kesatuan Tindakan
5. Tujuan Koordinasi

Berbicara masalah koordinasi dan efektivitas tidak terlepas dengan sumber

daya organisasi yang telah digunakan sedapat mungkin dengan cara paling efektif
 46

dan efisien guna tercapainya efektivitas dalam organisasi. Berdasarkan pendapat

tersebut diatas, maka penulis berasumsi bahwa antara koordinasi dan efektivitas

pelaksanaan program terdapat hubungan kausal efektual.

Dari uraian tersebut diatas, maka kerangka pemikiran ini sebagai berikut :

Gambar 2.1
Model Penelitian

Variabel X Variabel Y

Dimensi Koordinasi Dimensi Efektivitas

1. Tanggung jawab kepda 1. Kriteria Produksi

pimpinan 2. Kriteria Efesiensi
2. Adanya Proses 3. Kriteria Kepuasan
3. Pengaturan secara teratur 4. Kriteria Keadaptasian
daripada usaha kelompok (Fleksibilitas)
4. Konsep Kesatuan Tindakan 5. Kriteria Pengembangan
5. Tujuan Koordinasi
Gibson (1995:34)
Hipotesis
Mc.Farland (dalam Soewarno

Handayaningrat, 1990 :89)

2.9.2 Hipotesis Narasi

Hipotesis merupakan jawaban sementara terhadap rumusan masalah

penelitian, dimana rumusan masalah penelitian telah dinyatakan dalam bentuk

kalimat pertanyaan. (Sugiyono 2015:64)

Berdasarkan kerangka pemikiran tersebut diatas maka penulis mengajukan

trumusan hipotesis sebagai berikut:

 47

Terdapat pengaruh positif dan signifikan antara Koordinasi yang di

lakukan oleh kepala Badan Penanggulangan Bencana Daerah terhadap Efektivitas

Di Kabupaten Sumedang.

Berdasarkan hipotesis tersebut di atas, narasi yang di ajukan peneliti

adalah sebagai berikut:

1. Koordinasi di Badan Penaggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten

sumedang sudah baik atau sudah sesuai kriteria Ideal.

2. Efektivitas di Badan Penanggulangan Bencana Daerah Kabupaten Sumedang

kurang baik atau tidak sesuai kriteria Ideal.

3. Terdapat hubungan Koordinasi dengan Efektivitas di Badan Penanggulangan

Bencana Daerah (BPBD) Kabupaten Sumedang

4. Terdapat pengaruh Koordinasi terhadap Efektivitas di Badan Penangulangan

Bencana ( BPBD) di Kabupaten Sumedang

Dari uraian diatas, peneliti menetapkan hipotesis stastistik sebagai berikut:

a. Ha = ρ ≥ 75 % Koordinasi Pegawai Badan Penanggulangan Bencana Daerah

(BPBD) di Kabupaten Sumedang sesuai dengan Kriteria Ideal.

b. Ho = ρ < 75 % Koordinasi Pegawai Badan Penaggulangan Bencana Daerah

(BPBD) Kabupaten Sumedang tidak sesuai dengan kriteria ideal.

c. Ha = ρ ≥ 75 % Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan Resiko

Bencana (PRB) sesuai dengan kriteria ideal.

d. Ho = ρ < 75% Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan Resiko

Bencana (PRB) tidak sesuai dengan kriteria Ideal.

 48

e. Ha = rhitung ≥ rtabel Terdapat hubungan yang positif dan signifikan antara

Koordinasi Pegawai dengan Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan

Resiko Bencana (PRB) di Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Kabupaten Sumedang.

f. Ho = rhitung < rtabel Tidak terdapat hubungan yang positif dan signifikan antara

Koordinasi Pegawai dengan Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan

Resiko Bencana (PRB) di Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Kabupaten Sumedang.

g. Ha = rhitung ≥ rtabel Terdapat pengaruh yang positif dan signifikan antara

Koordinasi Pegawai terhadap Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan

Resiko Bencana (PRB) di Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Kabupaten Sumedang.

h. Ha = rhitung < rtabel Tidak terdapat pengaruh yang positif dan signifikan antara

Koordinasi Pegawai terhadap Efektivitas Pelaksanaan Program Pengurangan

Resiko Bencana (PRB) di Badan Penanggulangan Bencana Daerah

Kabupaten Sumedang.