INOVASI DALAM BIDANG KAPAL

Perbaikan dan pemeliharaan adalah suatu kegiatan yang perlu dilaksanakan terhadap
seluruh obyek baik non-teknis meliputi manajemen dan sumber daya manusia agar dapat
berfungsi dengan baik teknis meliputi suatu material atau benda yang bergerak ataupun
benda yang tidak bergerak, sehingga material tersebut dapat dipakai dan berfungsi dengan
baik serta selalu memenuhi persyaratan internasional. Kegiatan yang diperlukan untuk
mempertahankan manajemen dan material sampai pada suatu tingkat kondisi tertentu.
Segala macam kegiatan yang ditunjukan untuk menjaga agar kapal selalu berada dalam
kondisi baik laik laut dan dapat dioperasikan untuk pengangkutan laut pada setiap saat
dengan kemampuan diatas kondisi minimum tertentu.
Di galangan kapal, kapal yang keluar-masuk untuk proses perbaikan (docking)
administrasinya masih dilakukan secara manual, dimana biasanya proses tersebut memakan
waktu yang cukup lama. Untuk menanggulangi hal tersebut, diperlukan suatu sistem yang
terintegrasi untuk memudahkan pekerjaan tersebut. Selama ini proses input dan output data
administrasi untuk kapal-kapal tersebut dilakukan oleh administrator kemudian dimasukan
ke komputer satu persatu.
Hal ini akan memakan waktu yang cukup lama, belum lagi apabila jumlah kapal
yang akan melakukan pembangunan dan perbaikan terbilang banyak. Maka waktu yang
dibutuhkan akan semakin lama. Jika suatu galangan kapal dapat membuat suatu sistem pada
website resminya untuk melakukan tahap administrasi secara mandiri bagi pengguna jasa
layanannya maka proses administrasi tersebut dapat dilakukan dengan singkat.
Misalnya, untuk kasus perbaikan dan perawatan berencana (repair and maintenance)
seorang pemilik kapal akan melakukan perbaikan pada kapalnya maka pemilik kapal cukup
melakukan pengisian administrasi secara online pada website galangan tersebut. Seluruh
data diisikan sesuai dengan jasa perbaikan yang diperlukan dan dipandu dengan seorang
admin secara online agar pemilik kapal tidak kebingungan dan untuk menghindari kesalahan
serta kekeliruan dalam pengisian data. Apabila diperlukan data-data pendukung untuk
kepentingan administrasi tersebut, maka pemilik hanya perlu mempersiapkan data
pendukung dalam bentuk soft file untuk kemudian di-upload pada website.
Setelah data tersebut sudah lengkap maka admin selanjutnya akan memproses data-
data tersebut (validasi) dan mengecek kondisi kapal di lapangan. Setelah data tersebut sudah
tervalidasi, pemilik kapal akan dihubungi admin untuk pemberitahuan tervalidasinya
administrasi. Setelah itu, sistem akan secara otomatis mengirim e-mail kepada pemilik kapal

1
terkait estimasi waktu dan biaya perbaikan untuk dimintai persetujuan. Apabila tidak setuju,
maka pemilik kapal dapat mengajukan biaya yang ingin diajukan. Apabila telah disetujui
dan sudah mencapai kesepakatan maka telah mencapai kesepakatan akhir.
Selanjutnya, pihak galangan akan memberikan username dan password. Username
dan password tersebut nantinya akan digunakan untuk akses data seperti proses perbaikan
yang sedang dilakukan, rincian estimasi biaya dan waktu perbaikan. Sehingga, data kapal
tidak diketahui secara umum dan hanya bisa diakses oleh pemegang username dan password
saja.
Kemudian proses perbaikan kapal dapat segera dilaksanakan. Selama proses
perbaikan, pemilik kapal hanya cukup melakukan pemantauan secara online melalui website
untuk mengetahui status atau proses apa yang sedang dilakukan selanjutnya. Dalam web
tersebut seluruh tracking process akan tercantum. Misalnya, apabila kapal sedang dalam
tahap menunggu validasi administrasi, tahap perbaikan kapal mencapai 25 persen atau tahap
perbaikan sudah mencapai 90 persen dengan penjabaran item-item apa saja yang sudah
dilakukan dan belum dilakukan. Tracking process akan diperbaharui pada sistem (update)
setiap selesai suatu proses pengerjaan perbaikan.
Pemilik kapal dapat melakukan kunjungan langsung untuk melakukan pemantauan
proses perbaikan kapal yang sedang dilakukan. Pemilik kapal dapat membuat janji terlebih
dahulu dengan mengisi form kunjungan agar pihak galangan dapat mempersiapkan dan
memandu pada proses kunjungan nantinya. Dalam proses kunjungan ini juga pemilik kapal
dapat melakukan complain apabila ada hal-hal yang kurang disetujui atau ada yang ingin
ditambahkan.
Apabila perbaikan kapal sudah selesai dilakukan, maka pemilik akan dihubungi
pihak galangan dan melakukan pengecekan kembali yang disesuaikan dengan data-data
yang sudah diisi sebelumnya, apakah ada proses atau item yang terlewat atau tidak. Sehingga
sebelum kapal diserahkan kembali pada pemilik, dapat dipastikan kapal sudah benar-benar
selesai dikerjakan dan memproses laporan akhir atas perbaikan tersebut. Berikut adalah
skema proses perbaikan kapal yang terintegrasi oleh sistem:

2
 Mulai

Pengisian
Administrasi Online

Validasi Dokumen

Kesepakatan
Estimasi Waktu dan
Biaya

Kesepakatan Akhir
(Perjanjian Kontrak)

Pemberian Username
dan Password

Proses Perbaikan
dan Pengawasan
Perbaikan

Laporan Akhir
Perbaikan

Selesai

Gambar 1. Diagram Alir Proses Perbaikan Kapal

3
 Hal ini akan menjadi daya tarik bagi pelanggan dan daya jual bagi galangan kapal
tersebut karena selain sangat mempermudah proses administrasi juga dapat mengetahui
proses apa saja yang dilakukan saat perbaikan kapal. Karena adanya estimasi waktu
perbaikan maka diharapkan, proses perbaikan tidak melebihi waktu estimasi dan tentunya
dapat diselesaikan dengan tepat waktu. Selain itu, apabila proses perbaikan tidak sesuai
dengan waktu estimasi yang sudah ditetapkan, maka pemilik kapal juga sudah dapat
mengetahui denda-denda yang akan dibayarkan pada pihak galangan.