RETENSI PROSEDUR YANG SUDAH USANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1 1/5

RUMAH SAKIT UMUM

HARAPAN BERSAMA
SINGKAWANG
Ditetapkan oleh
STANDAR Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit
PROSEDUR 10 Januari 2015
OPERASIONAL
Dr. Hery Bertus, M.A.R.S

PENGERTIAN 1. Penyusutan arsip adalah kegiatan mengurangi volume

arsip dengan cara memindahkan, menyerahkan, dan
memusnahkan.
2. Nilai guna arsip adalah nilai arsip berdasarkan
kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
3. Retensi arsip adalah penentuan jangka waktu simpan
suatu arsip, berdasarkan kepada nilai guna yang
terkandung di dalamnya.
4. Jadwal Retensi Arsip adalah suatu daftar yang berisi
sekurang-kurangnya ada jenis arsip. Jangka waktu
penyimpanan, dan keterangn simpan. Keterangan simpan
maksudnya apakah arsip tersebut arsip permanen, dapat
dimusnahkan atau akan dinilai kembali.

TUJUAN 1. Terwujudnya kepastian dan ketertiban serta keakuratan

penyusutan arsip guna menghindari terjadinya
pemusnahan arsip yang mengandung informasi penting
untuk keperluan pertanggungjawaban maupun
pembuktian.
2. Pengelola arsip dan unsur terkait akan memperoleh
keleluasaan untuk melakukan penafsiran dikarenakan sifat
jadwal retensi arsip yang tidak mutlak. Penafsiran dapat
secara terkoordinasi dan terpadu sejalan dengan
dinamikan penyelenggaraan tugas dan fungsi
pemerintahan atau instansi/lembaga/kantor/organisasi
dalam arti luas.

KEBIJAKAN Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Umum Harapan

Bersama Nomor : 021/SK-DIR/RSUHB/XII/2014 Tentang
Pemberlakuan Panduan Penerapan Standar Prosedur
Operasional di Rumah Sakit Umum Harapan Bersama
Singkawang.
 RETENSI PROSEDUR YANG SUDAH USANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1 2/5

RUMAH SAKIT UMUM

HARAPAN BERSAMA
SINGKAWANG
Ditetapkan oleh
STANDAR Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit
PROSEDUR 10 Januari 2015
OPERASIONAL
Dr. Hery Bertus, M.A.R.S

PROSEDUR  Penyusutan arsip menganut asas sentralisasi dalam kebijakan

dan desentralisasi dalam pelaksanaan. Melalui asas tersebut
dimungkinkan adanya penyusutan arsip yang dilaksanakan secara
terpusat, namun tidak menutup kemungkinan dilakukan di
daerah/kantor cabang.
 Dengan adanya azas ini dapat dipetik beberapa manfaat
pelaksanaan penyusutan, yakni:

1. Adanya keseragaman persepsi terhadap jenis dan lamanya

masa simpan arsip yang akan disusutkan baik di pusat
maupun di daerah.
2. Untuk menjaga kehati-hatian terhadap pelaksanaan
penyusutan arsip, sangat diperlukan adanya koordinasi
dengan badan-badan atau lembaga-lembaga yang
berkaitan, yang tempat kedudukannya di pusat, seperti
BEPEKA, Arsip Nasional, BKN dan kementerian yang
terkait.
3. Menghemat biaya pengiriman arsip-arsip yang akan
dimusnahkan.

 Pelaksanaan penyusutan arsip

1. Pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah kepada unit

kearsipan instansi/lembaga/organisasi terkait
2. Kegiatannya meliputi:
1. Penyeleksian arsip inaktif oleh unit pengolah;
2. Pengelompokan arsip tersebut secara lengkap
dalam bentuk seri, rubrik, atau dosier;
3. Pembuatan daftar pertelaan; dan
4. Pelaksanaan pemindahan arsip dinamis inaktif
kepada unit kearsipan, disertai dengan berita acara
pemindahannya dalam daftar pertelaan.
 RETENSI PROSEDUR YANG SUDAH USANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1 3/5

RUMAH SAKIT UMUM

HARAPAN BERSAMA
SINGKAWANG
Ditetapkan oleh
STANDAR Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit
PROSEDUR 10 Januari 2015
OPERASIONAL
Dr. Hery Bertus, M.A.R.S

PROSEDUR  Penyerahan arsip inaktif dari unit kearsipan instansi/lembaga/

organisasi kepada kantor arsip nasional/daerah

1. Penyerahan arsip ini dikhususkan bagi arsip-arsip yang

mempunyai jadwal retensi 10 tahun lebih atau kurang dari
10 tahun tetapi menurut jadwal retensi harus disimpan
permanen, atau arsip yang berdasarkan penilaian harus
diperpanjang penyimpanannya.
2. Pemindahan arsip dari unit kearsipan ke kantor arsip
nasional/daerah dilaksanakan sekurang-kurangnya dua
tahun sekali atas izin dari pimpinan
instansi/lembaga/organisasi yang bertalian.
3. Kegiatan penyerahan arsip inaktif pada unit kearsipan
antara lain:
1. Pengecekan arsip-arsip yang dipindahkan oleh
unit pengolah, disesuaikan dengandaftar pertelaan;
2. Pengecekan kelengkapan berkas dan
penyempurnaan penyusunan bentuk, seri, rubrik
atau dosier;
3. Membuat daftar pertelaan sekaligus dengan
deskripsi/gambaran arsipnya secara lengkap;
4. Melakukan penyampulan pada arsip-arsip yang
masa simpannya lebih dari tiga tahun;
5. Melakukan perawatan/pemeliharaan arsip-arsip
tersebut selama beada pada unit kearsipan;
6. Setiap dua tahun melakukan penyeleksian arsip
inaktif yang akan dipindahkan ke kantor arsip
nasional/daerah;
7. Rencana pemindahan arsip inaktif ini terlebih
dahulu dikonsultasikan dan dikoordinasikan
dengan kantor nasional/daerah.
 RETENSI PROSEDUR YANG SUDAH USANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1 4/5

RUMAH SAKIT UMUM

HARAPAN BERSAMA
SINGKAWANG
Ditetapkan oleh
STANDAR Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit
PROSEDUR 10 Januari 2015
OPERASIONAL
Dr. Hery Bertus, M.A.R.S

PROSEDUR  Penyerahan arsip statis dari kantor arsip daerah ke kantor arsip
nasional RI

1. Jenis-jenis arsip statis yang diserahkan:

1. Arsip yang tercantum dalam jadwal retensi arsip
sebagai arsip yang harus disimpan permanen;
2. Arsip-arsip yang dalam jadwal retensi arsip tergolong
sebagai arsip yang harus dinilai kembali berdasarkan
pertimbangan panitia penilai arsip dan mendapat
persetujuan gubernur, harus disimpan permanen; dan
3. Formulir yang digunakan untuk kegiatan penyerahan
arsip statis.
2. Beberapa ciri arsip yang dapat dipertimbangkan untuk
disimpan sebagai arsip statis ialah arsip yang mengandung:
1. Sejarah;
2. Pembuktian dan pertanggungjawaban nasional;
3. Bukti tentang orang, lembaga, benda dan gejala yang
punya ruang lingkup nasional;
4. Informasinya bermanfaat secara nasional;
5. Informasinya mencerminkan identitas dan kebudayaan
bangsa; dan
6. Hasil-hasil penelitian yang bermanfaat bagi
kepentingan para ilmuwan, pemerintah dan
masyarakat.
3. Langkah-langkah kegiatan yang ditempuh dalam proses
penyerahan arsip statis:
1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui batas
penyimpanannya oleh panitia penilaian dan
pemusnahan arsip;
2. Konsultasi ke departemen dalam negeri dan arsip
nasional Republik Indonesia mengenai arsip-arsip
permanen yang akan diserahkan sebagai arsip
berdasarkan hasil rapat panitia penilaian arsip
3. Permohonan persetujuan kepada gubernur tentang arsip
statis yang akan diserahkan; dan
4. Pelaksaan penyerahan arsip statis oleh gubernur di
hadiri oleh instansi terkait.
 RETENSI PROSEDUR YANG SUDAH USANG

No. Dokumen No. Revisi Halaman

1 5/5

RUMAH SAKIT UMUM

HARAPAN BERSAMA
SINGKAWANG
Ditetapkan oleh
STANDAR Tanggal Terbit Direktur Rumah Sakit
PROSEDUR 10 Januari 2015
OPERASIONAL
Dr. Hery Bertus, M.A.R.S

PROSEDUR  Pemusnahan arsip

1. Arsip-arsip yang dimusnahkan ialah arsip-arsip yang

sudah secara tegas dan rinci ditetapkan dalam Surat
Keputusan Gubernur sebagai arsip yang sudah tidak
bernilai guna.
2. Proses penetapannya menempuh langkah-langkah sebagai
berikut:
1. Penilaian arsip inaktif yang sudah melampaui
batas waktu penyimpanannya oleh panitia penilai
dan pemusnah arsip;
2. Konsultasi pada departemen dalam negeri dan
arsip nasional Republik Indonesia khusus bagi
arsip-arsip inaktif yang retensinya 10 tahun atau
lebih;
3. Penetapan arsip-arsip yang akan dimusnahkan
dalam surat keputusan gubernur dengan
berlandaskan kepada pendapat instansi pusat;
4. Pelaksanaan pemusnahan arsip.

UNIT TERKAIT SELURUH BAGIAN PROSEDUR RUMAH SAKIT