PANDUAN SISTEM KONTROL

SIM RUMAH SAKIT

I. DATA ACUAN KONTROL DATA

Acuan kontrol data yang dimaksud adalah data-data kunci yang dipakai di tiap-
tiap unit layanan, keberadaanya akan menentukan validitas laporan yang
dibuat. Karena data-data tersebut sangat mempengaruhi laporan dari tiap unit
layanan, maka supervisor tiap unit layanan akan sangat berkepentingan sekali
dan harus memperhatikan validitas data yang di entry oleh operator.
Data-data acuan tersebut berbeda pada tiap unit layanan, akan tetapi selalu
berkaitan antara satu laporan dengan laporan lainnya. Jadi validitas laporan
yang dibuat oleh satu unit layanan akan sangat mempengaruhi laporan unit
layanan lain.
Dibawah ini akan dijelaskan data-data acuan tersebut dan kaitannya dengan
unit layanan lain. Selain itu akan dijelaskan juga cara untuk menganalisa
laporan-laporan yang ada.

A. Registrasi dan MR

1. Data

a. Nomor MR, adalah nomor medical record yang dimiliki pasien. Nomor
MR adalah nomor unik yang dimiliki pasien, jadi seharusnya satu
pasien hanya memiliki satu nomor MR.
b. Kode CR (customer relation), kode yang mewakili atau menjelaskan
hubungan status pasien dengan perusahaan penanggungnya. Status
pasien terdiri dari pegawai (penanggung), anak, istri/suami. Dan
perusahaan penanggung menjelaskan dimana atau institusi yang
menanggung, seperti askes, asuransi, perusahaan rekanan dll.
c. Kode Eselon, adalah kode perusahaan/institusi yang menanggung
pembiayaan pasien. Kode ini dibuat oleh bagian keuangan.
d. Umur pasien, dipakai sebagai alat bantu pencarian dan data ini akan
berpengaruh kepada salah satu laporan

2. Output

a. Laporan pasien terdaftar

b. Laporan kunjungan pasien
c. Laporan morbiditas
d. Laporan kasus rawat
 3. Kesalahan dan akibat

a. Kesalahan memasukan MR ketika registrasi akan menyebabkan

laporan pasien terdaftar tidak valid, karena operator mendaftarkan
pasien yang salah
b. Kesalahan kode CR akan mempengaruhi laporan kunjungan.
c. Kesalahan kode eselon akan menyebabkan kesalahan pada bagian
keuangan dalam membuat tagihan biaya berobat pasien
d. Salah memasukan umur pasien akan menyebabkan laporan
morbiditas dan kasus rawat salah

B. Rawat Jalan (Poliklinik dan Penunjang Medis)

1. Data

a. Kode CR
b. Tindakan dan tarif
c. Dokter dan petugas
d. ICD

2. Output

a. Laporan kunjungan
b. Laporan layanan dan pendapatan per poli
c. Laporan pendapat per per dokter
d. Laporan ICD

3. Kesalahan dan akibat

a. Kesalahan kode CR akan mempengaruhi laporan kunjungan dan

laporan pendapatan per eselon
b. Kesalahan tindakan dan tarif akan mempengaruhi jumlah pendapatan
per layanan dan per poli dan tagihan biaya berobat pasien
c. Kesalahan data dokter akan mempengaruhi laporan pendapatan per
dokter, petugas atau perawat
d. Kesalahan data ICD akan mempengaruhi laporan kasus rawat

C. Rawat Inap

1. Data

a. Kamar rawat/informasi kamar

b. Tindakan dan tarif
c. Dokter dan petugas
d. ICD
 2. Output

a. Laporan layanan dan pendapatan per ruangan

b. Laporan pendapat per dokter
c. Laporan ICD
d. Laporan morbiditas
e. Laporan pasien cek in/cek out

3. Kesalahan dan akibat

a. Kesalahan tindakan dan tarif akan mempengaruhi jumlah pendapatan

per layanan dan per poli serta tagihan biaya berobat pasien
b. Kesalahan data dokter akan mempengaruhi laporan pendapatan per
dokter, petugas atau perawat
c. Kesalahan data ICD akan mempengaruhi laporan kasus rawat data
morbiditas
d. Kesalahan cek in kamar rawat oleh poli akan menyebabkan petugas
kamar terkait kesulitan dalam entry data
e. Salah entry tarif kamar rawat dan tindakan akan menyebabkan data
penagihan keuangan salah
f. Kesalahan dalam penempatan cek in dan waktu cek out kamar akan
mempengaruhi total biaya penagihan dan,
g. Laporan morbiditas, BOR, ALOS, AVLOS dll menjadi salah

D. Apotik

1. Data

a. Nomor registrasi (dari form kunjungan fisik)

b. Nama dokter (dari form kunjungan fisik)
c. Nama obat (dari form resep fisik)
d. Master golongan obat (Generik/non Generik)

2. Output

a. Laporan penjualan obat

b. Laporan lembar resep
c. Laporan penjualan obat ke pasien per dokter
d. Laporan penjualan obat per golongan obat (generik/non generik)
 3. Kesalahan dan akibat

a. Kesalahan entri obat akan mempengaruhi laporan jumlah penjualan

obat dan tagihan biaya berobat pasien serta laporan jumlah lembar
resep per pasien
b. Kesalahan memasukan nomor registrasi akan menyebabkan laporan
obat dokter per pasien salah

E. Kasir

1. Data

a. Form kunjungan (dari form registrasi)

b. Lembar resep (fisik resep dokter)
c. Lembar feripikasi pasien cek out dari rawat inap

2. Output

a. Rincian biaya pasien (invoice)

b. Kwitansi pembayaran
c. Rekap pendapatan harian rawat jalan
d. Rekap pendapatan harian rawat inap
e. Laporan pasien non invoice (pasien cash yang belum bayar)

3. Kesalahan dan akibat

a. Apabila rincian biaya (invoice) pasien rawat inap sudah di cetak

tanpa dibandingkan terlebih dahulu dengan dokumen kontrol dari
ruangan (fisik form verifikasi pasien cek out), maka akan
menyebabkan invoice tersebut tidak valid karena ada kemungkinan
terjadi kesalahan entry data oleh operator
b. Apabila rincian biaya (invoice) pasien rawat jalan sudah di cetak
tanpa dibandingkan terlebih dahulu dengan dokumen kontrol (fisik
form bukti kunjungan dan resep) dari unit layanan, maka akan
menyebabkan invoice tersebut tidak valid karena ada kemungkinan
terjadi kesalahan entry data oleh operator
 I. Alat dan Analisa Kontrol Data

UNIT
JENIS LAYANAN ALAT KONTROL KETERANGAN
LAYANAN
Registrasi Pendaftaran pasien Form print out  Jumlah total pasien harus
registrasi (fisik) sama dengan jumlah total
pasien terdaftar
 Laporan jumlah
 Tidak ada pasien yang
pasien terdaftar
dilayani tanpa lembar form
 Laporan
registrasi
kunjungan poli

Poli rawat Pelayanan dan Form print out  Jumlah Form registrasi
jalan entry data registrasi (fisik) adalah jumlah
tindakan kunjungan yang
Laporan kunjungan
sebenarnya.
pasien detil
 Jumlah form registrasi (fisik)
Laporan rekap
harus sama dengan jumlah
kunjungan
Laporan tindakan laporan kunjungan di sistem
biaya (jumlah  Jumlah kunjungan detil
rupiah) harus sama dengan rekap
kunjungan
 Jika jumlahnya tidak sama
maka bisa berarti :
 Ada data
tindakan pasien yang
belum di entry
 atau, data
entry tindakan belum di
simpan
Konsolidasi regsitrasi - poli;
- Periksa selisih antara jumlah laporan pasien terdaftar di registrasi dengan laporan
pasien kunjungan di poli
- Jika jumlah pasien di registrasi lebih sedikit dari jumlah pasien poli maka selisihnya
adalah pasien langsung
- Jika jumlah pasien di registrasi lebih banyak dari jumlah pasien poli makan
selisihnya bisa dua kemungkinan
o sebelumnya pastikan jumlah pasien aktual di poli dari form registrasi (fisik)
 yang terkumpul di poli
o jika masih selisih maka selisih tersebut karena pasien tidak jadi berobat
 UNIT
JENIS LAYANAN ALAT KONTROL KETERANGAN
LAYANAN
Registrasi Pendaftaran pasien Form print out  Jumlah total pasien harus
registrasi (fisik) sama dengan jumlah total
pasien terdaftar
 Laporan jumlah
 Tidak ada pasien yang
pasien terdaftar
dilayani tanpa lembar form
 Laporan
registrasi
kunjungan poli

Layanan Pasien cek in Rincian biaya pasien  Rincian biaya pasien

rawat inap sementara sementara harus diperiksa
(informasi system) setiap pergantian shift.
Pasien cek out Laporan pasien cek
 Dengan membandingkan
in
transaksi di buku manual
Entry layanan dan Laporan pasien cek
dengan data yang ada di
data tindakan out
Rincian biaya komputer, Supervisor harus
sementara pasien memastikan bahwa setiap
Informasi kamar shift harus selesai
Buku besar catatan
mengentry data pasien.
medis pasien (fisik)
 Transaksi pindah kamar
harus segera dilakukan.
 Untuk setiap pasien cek out,
supervisor membuat surat
keterangan yang
menjelaskan bahwa semua
transaksi pasien sudah di
entry dan valid.

Konsolidasi regsitrasi – rawat inap;
- Pastikan dengan poli registrasi dan poli tanggal cek in/cek out pasien di sistem sesuai
dengan tanggal masuk/keluar sebenarnya
- Periksa jumlah pasien yang sudah cek in di informasi kamar (sistem) dengan kondisi
kamar sebenarnya
- Jika jumlah pasien di kamar lebih besar atau lebih kecil dengan jumlah pasien di
sistem, maka itu artinya ada pasien yang salah cek in kamar. Jika ini terjadi segera
kordinasikan dengan kamar lain dimana pasien semestinya berasa. Setelah itu
lakukan transaksi pindah kamar untuk pasien yang bersangkutan
 UNIT
JENIS LAYANAN ALAT KONTROL KETERANGAN
LAYANAN
Apotik Entry data obat Resep dokter rawat  Pastikan nama dan jumlah
pasien rawat jalan jalan (fisik) obat yang di entri di sistem
Entry data obat Resep obat rawat
sama dengan keadaan di
pasien rawat inap inap (fisik)
resep fisik
Stok opname Laporan lembar
 Setiap ganti shift, usahakan
resep detil
Laporan lembar selalu cek laporan lembar
resep rekap resep di sistem dengan
jumlah resep yang ada.
 Jika tidak cocok segera
periksa dan update nomor
register pasien yang belum
di entry datanya

Kasir Mengeluarkan Form registrasi  Untuk pasien rawat jalan

rincian biaya (fisik) untuk pasien bandingkan data yang ada
pasien rawat rawat jalan di komputer dengan form
jalan/inap fisik kunjungan dan resep.
Kwitansi Form pasien cek out
jika sudah sama baru di
pembayaran yg sudah ditanda
cetak invoice dan
tangani (fisik) oleh
kwitansinya
supervisor rawat
 Untuk pasien rawat jalan
inap
bandingkan data yang ada
Resep obat (fisik)
 Rekap di komputer dengan form
pendapatan fisik pasien cekout dan
harian rawat resep. jika sudah sama baru
jalan rawat inap di cetak invoice dan
 Lembar kwitansi kwitansinya
(fisik)
 Pasien non
invoice

Konsolidasi kasir – rawat jalan - rawat inap - apotik;

- Ketika menemukan masalah selisih data antara rincian biaya di sistem dengan bukti
fisik dari poli rawat inap jalan/inap, maka segera informasikan ke pada unit layanan
terkait untuk mengupdate datanya.
- Setelah itu kasir bisa mencetak rincian biaya ( invoice) dan kwitansinya