BAB IV

HASIL ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

4.1 Hasil Penelitian

4.1.1 Masalah umum yang sedang dihadapi

Koperasi Konsumen Amanah Warga Badan Perguruan Indonesia (KKAW

BPI) merupakan Badan usaha yang didirikan pada tahun 2006 oleh Yayaysan BPI.

Koperasi Konsumen Amanah Warga BPI pada umumnya memiliki tujuan guna

meningkatkan kesejahteraan Anggota dengan kegiatannya yang mengorganisir

pemanfaatan dan pendayagunaan sumber daya ekonomi para anggota. Koperasi ini

diperutukan untuk seluruh karyawan Yayasan BPI.

a. Model Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang diterapkan saat ini oleh Koperasi Konsumen

Amanah Warga BPI adalah sebagai berikut:

 Gambar 4.1 Struktur Organisasi
(Sumber: KKAW BPI)

b. Job Description

Job Description (Pembagian Tugas) sesuai struktur organisasi KKAW BPI di atas

adalah sebagai berikut:

Tabel 4.1 Job Description

Bagian Tugas Wewenang
Rapat Anggota - - Merupakan pemegang
kekuasaan tertinggi
dalam koperasi
- Menetapkan dan
mengubah anggaran
dasar, anggaran Rumah
Tangga
- Menetapkan kebijakan
 umum
- Menetapkan rencana
kerja, rencana anggaran
pendapatan dan belanja
koperasi,serta pengesahan
pertanggungjawaban
pengurus dan pengawas
atas pelaksanaan tugasnya
- Memutuskan
penggabungan, peleburan,
kepailitan dan pebubaran
koperasi
- Menetapkan pembagian
Sisa Hasil Usaha (SHU)

Pengawas - Memberi nasehat & - Meminta & mendapat

pengawasan kepada segala keterangan yang
pengurus di perlukan dari pengurus
- Melaporkan hasil dan pihak lain
pengawasan kepada RA - Meneliti catatan yang
ada
- memberikan persetujuan
atau bantuan kepada
pengurus dalam
melakukan perbuatan
hukum tertentu
Pengurus - Mengelola koperasi - Menerima segala bentuk
berdasarkan Anggaran laporan harian dari
Dasar, Anggaran RT dan bagian manajer guna di
peraturan khusus lakukan pengecekan dan
- Menyusun Rancangan penyusunan laporan keu
Rencana Kerja dan dan pertanggungjawaban
 Rancangan Anggaran secara keseluruhan.
Pendapatan
- Menyusun lap. Keuangan
dan pertanggung jawaban
pelaksanaan tugas untuk
diajukan kepada RA
- Menyelenggarakan
pembukuan keuangan dan
inventaris secara tertib
- Memelihara Buku Daftar
Anggota, buku Daftar
Pengawas, pengawas dan
RA
Manajer - ditetapkan oleh pengurus - mengetahui segala
untuk menata administrasi bentuk kegiatan harian di
keuangan, mengelola dan koperasi
mengembangkan bisnis
- melaksanakan semua
kebijakan pengurus dan
mempertanggungjawab
kannya kepada pengurus
- berkewajiban membuat
laporan tentang keuangan;
persediaan barang;
kegiatan usaha
Anggota - melunasi simpanan pokok - Menjadi anggota koperasi
dan membayar simpanan - mendapatkan bagian SHU
wajib secara rutin Koperasi sebanding
- mentaati ketentuan dengan jumlah yang
Anggaran dasar, dimiliki setiap anggota
Anggaran RT, keputusan - menghadiri, menyatakan
RA pendapat dalam RA
 - Berpartisipasi aktif dalam
kegiatan usaha koperasi
(Sumber: KKAW BPI)

c. Problem Statement

Permasalahan umum dan solusi yang di dapat dituangkan ke dalam

problem statement sebagai berikut:

Tabel 4.2 Problem Statement Umum

Masalah Penyebab Dampak Solusi

Bentuk struktur 1) Banyak nya 1) Kekeliruan Dibuatkan

organisasi dan job bagian-bagian pada penerapan struktur
description masih penting yang struktur organisasi
kurang jelas masih tidak organisasi dan dan job
teracntum job description
pada struktur desecription di yang lebih
organisasi kegiatan baik dan
2) Job KKAW BPI terinci
1
description
masih
dilakukan
merangkap
dan belum
jelasnya job
descrition
suatu bagian
 tertentu

Kesalahan Sebagian Data yang di catat Dibuatkan

pencatatan pencatatan masih tidak akurat system
dilakukan secara informasi
tertulis (manual) pengelolaan
yang baik dan
terstruktur
2

(Sumber: Hasil Analisis Data)

4.1.2 Masalah Khusus yang sedang dihadapi

A. Model Sistem dan Prosedur Pendaftaran Anggota koperasi baru

1. Model Input Sistem

Model input dari kegiatan pendaftaran Anggota baru pada saat calon anggota ingin

mendaftar menjadi anggota koperasi adalah formulir pendaftaran yang diberikan oleh

bagian administrasi pembukuan. Model dokumen Formulir pendaftaran anggota KKAW

BPI adalah sebagai berikut :

 Gambar 4.2 Formulir Pendaftaran Calon Anggota
(Sumber: KKAW BPI)

2. Model Proses Sistem

Prosedur pendaftaran anggota pada Koperasi Konsumen Amanah Warga BPI

dijelaskan dengan model flowchat sebagai berikut :

Keterangan:

+ : telah diisi
√ : telah diotorisasi

1) Proses 1

Calon anggota yang ingin mendaftar mendapatkan formulir pendaftaran calon

anggota koperasi dari Administrasi Pembukuan beserta penjelasan informasi

mengenai syarat dan ketentuan tertentu di koperasi tersebut.

2) Proses 2

Calon anggota mengisi formulir pendaftaran, lalu memberikan formulir

pendaftaran tersebut kepada koordinasi unit bagian nya untuk di otorisasi lalu

diberikan kebali kepada calon anggota. Setelah itu calon anggota memberikan

formulir pendaftaran tersebut beserta seluruh persyaratan ke Administrasi

pembukuan. Formulir pendaftaran yang telah terisi tersebut di berikan kepada

pihak manajer dan pengurus untuk di otorisasi dan dikembalikan kepada

administrasi pemmbukuan.

3) Proses 3

Calon anggota harus membayarkan simpanan pokok sebesar Rp. 600.000

sebagai syarat awal agar bisa menjadi anggota. Adapun simpanan wajib, simpanan

sukarela, THR dllyang bisa dibayar perbulan nya. Pembayaran dilakukan lewat

potongan gaji calon anggota. Sebelumnya adiminstrasi potongan menanyakan

berapa jumlah simpanan sukarela, THR dll (selain simpanan wajib) akan

dibayarkan oleh anggota, jika sudah ditetapkan maka jumlah tersebutlah yang akan

dibayarkan tiap bulannya oleh anggota. Adapun prosedur agar gaji anggota bisa di

potong untuk pembayaran pertama, yaitu pertama administrasi potongan

memasukan data calon anggota yang akan membayar lewat potongan gaji ke

laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman anggota KKAW BPI per

nama di masing-masing unit. Laporan ini diberikan kepada bendahara untuk di

verifikasi jika uang potongan telah diterima. Selanjutnya administrasi membuat

rekapitulasi laporan daftar potongan sipanan & cicilan pinjaman anggota semua

unit yang selanjutnya dimasukan kembali ke laporan daftar potongan anggota

KKAW BPI perbulan nya. Dimana laporan daftar potongan anggota KKAW BPI

tersebut diberikan ke pihak yayasan supaya seluruh hasil uang yang dipotong dari

gaji yayasan diberikan kepada pihak bendahara koperasi beserta laporan potongan

sudah dibayar yang dibuat oleh Yayasan BPI Bandung.

4) Proses 4

Selanjutnya uang disimpan di masing-masing bagian bendahara (Bendahara

simpan pinjam dan bendahara perdagangan umum). Bendahara simpan pinjam

mencatat pemasukan di buku kas berdasarkan arsip laporan daftar potongan

simpanan & cicilan pinjaman anggota dan laporan potongan sudah dibayar yang

dibuat oleh yayasan BPI. Bendahara memberi kembali laporan daftar potongan

simpanan & cicilan pinjaman ke administrasi potongan setelah di verifikasi oleh

bendahara SP
 5) Proses 5

Administrasi pembukuan mencatat simpanan yang telah di bayar pada buku

anggota. Dan merekap buku anggota kedalam buku daftar anggota KKAW BPI.

Jika sudah membayar simpanan pokok dan wajib anggota mendapatkan buku

anggota. Administrasi potongan membuat 2 slip potongan, satu diberikan kepada

anggota baru yang telah membayar dan slip lainya di arsip.

3. Model Output Sistem Informasi Pendaftaran Anggota baru

Model Output dari Sistem Pendaftaran anggota baru KKAW BPI adalah :

1) Daftar Potongan simpanan & cicilan pinjaman anggota

 Gambar 4. Daftar Potongan Simpanan & Cicilan Pinjaman

(Sumber: KKAW BPI)

2) Daftar Potongan Anggota KKAW BPI

Gambar 4. Daftar Potongan Anggota KKAW BPI

(Sumber: KKAW BPI)

3) Laporan Potongan Sudah Dibayar Yayasan BPI Bandung

Gambar 4. Laporan Potongan Sudah Dibayar Yayasan BPI

(Sumber: KKAW BPI)

 Laporan menyatakan bahwa karyawan yayasan bpi yang menjadi anggota koperasi

telah dipotong gajinya untuk pembayaran koperasi (simpanan dan cicilan pinjaman).

Laporan diberikan oleh yayasan kepada bendahara sebagai tanda bukti uang potongan

yang diterima bendahara.

4) Buku Kas SP

Gambar 4. Buku Kas Simpan Pinjam

(Sumber: KKAW BPI)
5) Buku anggota

Gambar 4.3 Buku Anggota

(Sumber: KKAW BPI)
 Gambar 4.4 Buku Anggota
(Sumber: KKAW BPI)

Anggota yang sudah membayar simpanan pokok mendapatkan buku anggota

dan sudah resmi menjadi anggota. Buku anggota digunakan sebagai media

informasi jika anggota sudah membayar simpanan baik pokok, wajib, sukarela,

hari kop. Khusus dll, adapun catatan pinjaman yang dilakukan oleh anggota dan di

catat oleh administrasi pembukuan.

 6) Buku Daftar Anggota KKAW BPI

Gambar 4. Buku Daftar Anggota Koperasi

(Sumber; KKAW BPI)

Administrasi pembukuan mencatat seluruh anggota koperasi kedalam buku daftar

anggota koperasi setelah mendapatkan buku anggota

7) Kwitansi / slip potongan

 Gambar 4.2 Slip Setoran potongan
(Sumber: KKAW BPI)

Slip potongan diberikan kepada anggota yang telah membayar simpanan pokok,

simp. Wajib, simp. Sukarela, simp. THR dll. Slip potongan dibuat 2 arsip, 1 untuk

anggota dan 1 nya untuk administrasi potongan.

4. Hasil analisis system

Hasil analisis dari sistem dan prosedur pendaftarn anggota koperasi baru

menunjukkan permasalahan dan solusi yang dituangkan ke dalam problem

statement sebagai berikut:

 Tabel 4.3 Problem Statement

Masalah Penyebab Dampak solusi

Model

Input 1.

Sistem

Laporan laporan tidak Laporan daftar dibuatkan arsip

potongan dibuatkan potongan untuk laporan

simpanan & arsipnya simpanan & potongan

cicilan cicilan simpanan &

1. pinjaman yang pinjaman bisa cicilan

diberikan ke saja hilang pinjaman

bendahara

Model adalah laporan

Proses yang asli

Sistem Format laporan Format tidak bisa Dibuatkan

daftar potongan laporan memastikan kolom otorisasi

simpanan & potongan siapa saja adm. Potongan,

cicilan pinjaman simpanan & yang bendahara,.

2.
kurang lengkap cicilan bertanggung
pinjaman jawab akan
tidak laporan
mencatumkan
 kolom

otorisasi

administrasi

potongan,

bendahara

Tidak adanya Tidak adanya Pengarsipan Dibuat nomor

pengendalian nomor urut buku anggota urut tercetak

atas tercetak pada tidak pada buku

pengarsipan, buku anggota beraturan. anggota

1. Tidak ada koperasi koperasi

nomor urut

tercetak pada

Model buku anggota

output koperasi

system Tidak ada Tidak ada Tidak bisa Melengkapi

tandatangan kolom tanda mengetahui format slip

otorisasi dari tangan siapa saja potongan

bagian yang penerima dan yang dengan

2.
menerima dan penyetor pada bertanggung ditambahkannya

yang slip potongan jawab atas slip Kolom

memberikan tersebut Otorisasi di

slip potongan bagian bawah

(Sumber: KKAW BPI)

 B. Model Sistem Informasi Simpan Pinjam (simpan)

1. Model input system

Laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman anggota merupakan

input bagi system dan prosedur simpan dimana anggota memberi informasi kepada

administrasi potongan secara lisan bahwa simpanan selain simp. Pokok dan simp.

Wajib akan dibayar dalam jumlah tertentu yang ditentukan oleh anggota. Maka

perbulannya bayaran simpanan akan tetap sama kecuali ada perubahan dari

anggota tersebut.

Gambar 4. Daftar Potongan Simpanan & Cicilan Pinjaman Anggota KKAW BPI (SP)

(Sumber: KKAW BPI)

 Setelah administrasi potongan memasukan data anggota yang akan menyimpan dana

kedalam Laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman anggota kkaw bpi di

masing- masing unit, selanjutnya administrasi potongan merekap semua laporan perunit

tersebut kedalam laporan Daftar Potongan Anggota KKAW BPI dan laporan tersebut

diberikan kepada yayasan. bendahara mengambil seluruh dana yang diajukan pada laporan

daftar potongan anggota KKAW BPI dan menyimpan dana tersebut pada bendahara

simpan pinjam dan bendahara perdagum. Bendahara simpan pinjam menginput data

masukan tadi ke buku kas.

2. Model Proses Sistem Informasi Simpan Pinjam ( Simpan)

1) Proses 1

Administrasi potongan membuat laporan daftar potongan simpanan & cicilan

pinjaman KKAW BPI per unit, laporan ini diberikan kepada bendahara untuk di

verifikasi nantinya. Lalu merekap semua laporan perunit kedalam laporan seluruh

unit. Laporan di olah dan di masukan kedalam laporan daftar potongan anggota

KKAW BPI dan selanjutnya laporan daftar potongan anggota KKAW BPI

diserahkan kepada pihak yayasan.

2) Proses 2

Pihak yayasan menerima laporan daftar potongan anggota KKAW BPI dan

memberikan uang potongan yang akan diambil oleh pihak bendahara beserta

laporan potongan yang sudah di bayar. Bendahara simpan pinjam menyimpan dana

simpanan tersebut dan mancatat di buku kas berdasarkan laporan daftar potongan
 simpanan & cicilan pinjaman dan laporan potongan sudah di bayar yang diberikan

oleh yayasan. Bendahara memberikan kembali laporan daftar potongan simpanan &

cicilan pinjaman kepada administrasi potongan.

3) Proses 3

Jika simpanan telah terbayarkan anggota mendapat slip potongan dari

administrasi potongan dan administrasi pebukuan mencatat simpanan yang telah

dibayarkan pada buku anggota.

3. Model Output Sistem Informasi Simpan Pinjam (Simpan)

Output dari sistem informasi simpan pinjam (simpan) adalah sebagai

berikut:

1) Laporan Daftar potongan anggota KKAW BPI

Gambar 4. Daftar seluruh Potongan Anggota KKAW BPI perbulan

(Sumber: KKAW BPI)

 Gambar 4. Daftar Potongan Anggota KKAW BPI 2

(Sumber: KKAW BPI)

Laporan daftar potongan anggota KKAW BPI dibuat setelah administrasi potongan

merekap semua laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman KKAW BPI yang

selanjutnya akan diserahkan ke pihak yayasan oleh administrasi potongan untuk pencairan

dana menjelang penggajian karyawan yayasan. Laporan ini merekap seluruh jumlah potongan

baik untuk simpanan-simpanan, cicilan pinjaman uang maupun perdagum (pinjaman barang).

Maka dari itu laporan ini lah yang diserahkan kepada yayasan untuk potongan gaji anggota

koperasi di yayasan BPI per tanggal 25.

2) Laporan Potongan Sudah Dibayar Yayasan BPI Bandung

 Gambar 4. Laporan Potongan Sudah Dibayar Yayasan BPI

(Sumber: KKAW BPI)

Laporan menyatakan bahwa karyawan yayasan bpi yang menjadi anggota koperasi

telah dipotong gajinya untuk pembayaran koperasi (simpanan dan cicilan pinjaman).

Laporan diberikan oleh yayasan kepada bendahara sebagai tanda bukti uang potongan

yang diterima bendahara.

3) Buku Kas simpan pinjam

 Gambar 4. Buku Kas Simpan Pinjam

(Sumber: KKAW BPI )

Bendahara mengambil dana yang telah diberikan oleh yayasan dan selanjutnya dana

khusus simpan pinjam di simpan di bendahara Simpan Pinjam. Bendahara mencatat kegiatan

tersebut di buku kas simpan pinjam dan dimasukan ke kolom penerimaan untuk uang yang

sudah masuk kedalam koperasi.

4) Slip Potongan

Gambar 4. Slip Potongan

(Sumber: KKAW BPI)

 Anggota mendapatkan slip potongan setelah membayar dana simpanan yang diberikan

oleh administrasi potongan setiap bulannya.

5) Buku Anggota

Gambar 4. Buku Anggota

(Sumber: KKAW BPI)

Administrasi pembukuan mencatat simpanan yang telah dibayarkan oleh anggota ke

dalam buku anggota setelah anggota memperlihatkan slip potongan tersebut kepada adm.

Potongan.

4. Hasil analisis system

 Hasil analisis dari system informasi Simpan pinjam (simpan) menunjukkan

permasalahan dan solusi yang dituangkan ke dalam problem statement sebagai

berikut:

Tabel 4.3 Problem Statement

Masalah Penyebab Dampak solusi

Model Input Sistem

1.

Model Proses Sistem

1. Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

Model output system

Slip potongan Slip potongan Dibuatkan slip

simpanan simpanan potongan

harusnya tidak memang dibuat simpanan dan

menyatu dengan menyatu dengan cicilan

pinjaman uang pinjaman uang, pinjaman uang

namun jika secara terpisah

1.
meminjam agar

barang anggota memudahkan

mendapat slip anggota

yang berbeda membedakan

mana potongan

untuk simpanan
 dan mana

potongan untuk

cicilan

pinjaman uang

Tidak ada Tidak ada kolom Tidak bisa Melengkapi

tandatangan tanda tangan mengetahui format slip

otorisasi dari penerima dan siapa saja yang potongan

bagian yang penyetor pada bertanggung dengan

2
menerima dan slip potongan jawab atas slip ditambahkannya

yang memberikan tersebut Kolom

slip potongan Otorisasi di

bagian bawah

Tidak ada Tidak ada no Akan sulit jika Format slip

pengendalian urut/ no anggota ingin mencari dilengkapi

penyusunan pada slip slip potongan dengan

3 terhadap slip potongan saat dibutuhkan menyertakakn

potongan no urut/ no

anggota pada

slip potongan

(Sumber: KKAW BPI)

C. Model Sistem Informasi Simpan Pinjam (pinjam uang)

1. Model Input Sistem Informasi Simpan Pinjam (pinjam uang)

Sebelumnya terdapat 2 jenis peminjaman di dalam KKAW BPI, pertama adalah pinjam

uang seperti pada umumnya yang masuknya kedalam pencatatan simpan pinjam, dan yang

ke dua adalah pinjam barang yang masuknya kedalam pencatatan perdagum (perdagangan

umum) di dalam KKAW.

Model input pada sistem pinjam uang adalah berupa formulir permohonan pinjaman

yang harus diisi oleh anggota yang ingin meminjam uang yang diberikan oleh administrasi

pembukuan.
 Gambar 4. Formulir Permohonan Pinjaman

(Sumber: KKAW BPI)

Setelah anggota mengisi formulir beserta seluruh persyaratannya beserta jumlah pinjaman,

anggota memberikan formulir kepada koordinasi unitnya untuk diotorisasi, koor. Unitnya

mengecek seluruh keterangan dan bila sudah di otorisasi diberikan kembali kepada anggota.

Oleh anggota formulir permohonan pinjaman tersebut di berikan kembali kepada administrasi

pembukuan. Formulir tersebut diberikan kepada manajer dan pengurus untuk di otorisasi, jika

sudah memenuhi syarat formulir di kembalikan kepada administrasi pembukuan dan anggota

mendapatkan bukti peminjaman uang dari administrasi pembukuan.

 Gambar 4. Bukti Peminjaman Uang

(Sumber: KKAW BPI)

Bukti peminjaman uang berisikan berapa banyaknya jumlah uang yang akan di pinjam

oleh anggota, berapa lamanya cicilan yang akan dibayar anggota beserta keterangan lain.

selanjutnya anggota harus menyertakan tanda tangan juga pihak bendahara simpan pinjam.

Bukti peminjaman uang dibuat 3 rangkap, pertama untuk anggota, kedua untuk bendahara,

dan yang ketiga untuk administrasi pembukuan untuk di arsip. Anggota baru mendapatkan

uang pinjaman sekuurang kurangnnya 1 bulan kemudian karena pihak bendahara akan

mengkolektifkan seluruh bukti pinjaman dan akan mengambil uangnya pada awal bulan.

2. Model Proses Sistem Informasi Simpan Pinjam (pinjam uang)

Keterangan:

+ : telah diisi
√ : telah diotorisasi

1) Proses 1

Anggota mendapatkan formulir permohonan pinjaman uang dari administrasi

pembukuan. Setelah diisi anggota memberikan formulir tersebut kepada koordinasi

unitnya untuk di otorisasi, jika sudah di otorisasi formulir diberikan kembali kepada

administrasi pembukuan oleh anggota.

 2) Proses 2

Administrasi pembukuan selanjutnya memberikan formulir permohonan pinjaman

tersebut kepada manajer dan pengurus untuk di otorisasi dan di verifikasi, jika sudah di

otorisasi formulir diberikan kembali kepada administrasi pembukuan untuk di arsip.

Administrasi pembukuan selanjutnya membuat bukti peminjaman uang 3 rangkap,

yang akan di berikan kepada anggota, bendahara dan yang terakhir di arsip oleh

aministrasi pembukuan. Administrasi pebukuan juga mencatat besar jumlah pinjaman

anggota pada buku anggota di bagian pinjaman.

3) Proses 3

Bendahara mendapatkan bukti peminjaman uang dari administrasi

pembukuan dan mengkolektifkan seluruh bukti peminjaman dari tiap anggota

agar bisa mencaikan dana pinjaman pada awal bulan berikutnya. Anggota yang

telah menerima uang pinjaman selanjutnya diberikan kuitansi pinjaman oleh

bendahara simpan pinjam dan bendahara membuat laporan daftar ajuan

pinjaman SP dan menyerahkan laporan tersebut ke administrasi potongan.

4) Proses 4

Administrasi potongan mendapatkan laporan daftar ajuan pinjaman SP dari

bendahara simpan pinjam untuk selanjutnya mengolah data tersebut kedalam

laporan daftar potongan simpanan dan cicilan pinjaman anggota KKAW BPI,

untuk mengetahui besarnya potongan cicilan pinjaman anggota tersebut.

3. Model Output Sistem Informasi Simpan Pinjam (pinjam uang)

 Output dari sistem informasi simpan pinjam (pinjam uang) adalah sebagai

berikut:

1) Kwitansi pinjaman

Gambar 4. Kwitansi Pinjaman

(Sumber: KKAW BPI)

Anggota mendapatkan kwitansi pinjaman setelah menerima uang pinjaman dari

bendahara, kwitansi dibuat 2 rangkap, satu untuk anggota dan lainya bendahara arsipkan.
 2) Buku Anggota

Gambar 4. Buku Anggota (Pinjaman)

(Sumber: KKAW BPI )

Administrasi mencatat besarnya jumlah pinjaman yang di pinjam anggota pada kolom

pokok
 3) Daftar Ajuan Pinjaman SP

Gambar 4. Daftar Ajuan Pinjaman SP

(Sumber: KKAW BPI)

Sebelumnya bendahara mendapatkan bukti peminjaman uang yang dikolektifkan

selama satu bulan untuk mencairkan dana yang akan di pinjam. Bukti tersebut diolah

kedalam laporan daftar ajuan pinjaman SP. Laporan berisikan nama, pinjaman baru

(ajuan), jangka waktu pinjaman, sisa potongan jasa, sisa pinjaman lama, total jumlah

potongan dan jumlah yang diterima. Laporan ini selanjut nya diberikan kepada

administrasi potongan.
 4) Daftar Potongan Simpanan & Cicilan Pinjaman Anggota

Gambar 4. Daftar Potongan Simpanan & Cicilan Pinjaman Anggota

(Sumber: KKAW BPI)

Administrasi menerima laporan daftar ajuan pinjaman SP dari bendahara SP dan

selanjutnya mengolah data tersebut kedalam rincian cicilan, untuk mengetahui jumlah

cicilan pinjaman perbulan nya.

4. Hasil analisis system

 Hasil analisis dari system informasi Simpan pinjam (pinjam uang)

menunjukkan permasalahan dan solusi yang dituangkan ke dalam problem

statement sebagai berikut:

Tabel 4.3 Problem Statement

Masalah Penyebab Dampak solusi

Model Input Sistem

1.

Model Proses Sistem

1.

Model output system

Tidak Tidak adanya Anggota bisa Dibuatkan

tercantumnya kolom jenis saja keliru desain kolom

kolom jenis pinjaman pada dengan jenis jenis pinjaman

1. pinjaman pada buku anggota pinjaman apakah pada buku

buku anggota pinjaman uang anggota

atau pinjaman pinjaman

barang

Format laporan Laporan daftar Informasi pada Dibuatkan

daftar ajuan ajuan pinjaman laporan kurang kolom

2. pinjaman SP SP tidak informatif jikalau besarnya

kurang lengkap menyertakan suatu saat pihak jumlah cicilan

besarnya jumlah suatu pihak ingin perbulan

 cicilan mengetahui

perbulannya jumlah cicilan

anggota

perbulannya

(Sumber: KKAW BPI)

D. Model Sistem Informasi Perdagum (pinjam barang)

1. Model Input Sistem Informasi Perdagum (pinjam Barang)

Pinjam barang di KKAW BPI dimaksudkan pinjaman dalam bentuk uang tetapi

untuk pembelian suatu barang oleh anggota koperasi. Model input pada sistem

pinjam barang adalah berupa formulir permohonan pinjaman yang harus diisi oleh

anggota yang ingin meminjam uang yang diberikan oleh administrasi pembukuan.
 Gambar 4. Formulir Permohonan Pinjaman

(Sumber: KKAW BPI)

Setelah anggota mengisi formulir beserta seluruh persyaratannya beserta jumlah pinjaman,

anggota memberikan formulir kepada koordinasi unitnya untuk diotorisasi, koor. Unitnya

mengecek seluruh keterangan dan bila sudah di otorisasi diberikan kembali kepada anggota.

Oleh anggota formulir permohonan pinjaman tersebut di berikan kembali kepada administrasi

pembukuan. Formulir tersebut diberikan kepada manajer dan pengurus untuk di otorisasi, jika

sudah memenuhi syarat formulir di kembalikan kepada administrasi pembukuan dan anggota

mendapatkan bukti peminjaman barang dari administrasi pembukuan.

 Gambar 4. Bukti Peminjaman Barang

(Sumber: KKAW BPI)

Bukti peminjaman barang berisikan berapa banyaknya jumlah uang yang akan di pinjam

oleh anggota, berapa lamanya cicilan yang akan dibayar anggota beserta keterangan lain.

selanjutnya anggota harus menyertakan tanda tangan juga pihak bendahara simpan pinjam.

Bukti peminjaman uang dibuat 3 rangkap, pertama untuk anggota, kedua untuk bendahara

perdagum, dan yang ketiga untuk administrasi pembukuan untuk di arsip. Anggota baru

mendapatkan uang pinjaman sekurang-kurangnnya 1 bulan kemudian karena pihak bendahara

akan mengkolektifkan seluruh bukti pinjaman dan akan mengambil uangnya pada awal bulan.

2. Model Proses Sistem Informasi Perdagum (pinjam barang)

Keterangan:

+ : telah diisi
√ : telah diotorisasi

1) Proses 1

Anggota mendapatkan formulir permohonan pinjaman barang dari administrasi

pembukuan. Setelah diisi anggota memberikan formulir tersebut kepada koordinasi

unitnya untuk di otorisasi, jika sudah di otorisasi formulir diberikan kembali kepada

administrasi pembukuan oleh anggota.

2) Proses 2

Administrasi pembukuan selanjutnya memberikan formulir permohonan pinjaman

tersebut kepada manajer dan pengurus untuk di otorisasi dan di verifikasi, jika sudah di

otorisasi formulir diberikan kembali kepada administrasi pembukuan untuk di arsip.

Administrasi pembukuan selanjutnya membuat bukti peminjaman uang 3 rangkap,

yang akan di berikan kepada anggota, bendahara dan yang terakhir di arsip oleh

aministrasi pembukuan. Administrasi pebukuan juga mencatat besar jumlah pinjaman

anggota pada buku anggota di bagian pinjaman.

3) Proses 3

Bendahara perdagum mendapatkan bukti peminjaman barang dari

administrasi pembukuan dan mengkolektifkan seluruh bukti peminjaman dari

tiap anggota agar bisa mencaikan dana pinjaman pada awal bulan berikutnya.

Anggota yang telah menerima uang pinjaman selanjutnya diberikan kuitansi

pinjaman oleh bendahara perdagum dan bendahara membuat laporan daftar

ajuan pinjaman perdagum dan menyerahkan laporan tersebut ke administrasi

potongan.

4) Proses 4

Administrasi potongan mendapatkan laporan daftar ajuan pinjaman

perdagum dari bendahara perdagum untuk selanjutnya mengolah data tersebut

kedalam laporan daftar potongan cicilan barang dan sembako (PERDAGUM),

untuk mengetahui besarnya potongan cicilan pinjaman anggota tersebut.

3. Model Output Sistem Informasi Perdagum (pinjam barang)

Output dari sistem informasi Perdagum (pinjam barang) adalah sebagai berikut:

1) Kwitansi pinjaman

Gambar 4. Kwitansi Pinjaman

(Sumber: KKAW BPI)

Anggota mendapatkan kwitansi pinjaman setelah menerima uang pinjaman dari

bendahara, kwitansi dibuat 2 rangkap, satu untuk anggota dan lainya bendahara arsipkan.
 2) Buku Anggota

Gambar 4. Buku Anggota (Pinjaman)

(Sumber: KKAW BPI )

Administrasi mencatat besarnya jumlah pinjaman yang di pinjam anggota pada kolom

pokok
 3) Daftar Ajuan Pinjaman Perdagum

Gambar 4. Daftar Ajuan Pinjaman Perdagum

(Sumber: KKAW BPI)

Sebelumnya bendahara mendapatkan bukti peminjaman barang yang dikolektifkan

selama satu bulan untuk mencairkan dana yang akan di pinjam. Bukti tersebut diolah

kedalam laporan daftar ajuan pinjaman Perdagum. Laporan berisikan nama, pinjaman

baru (ajuan), jangka waktu pinjaman, sisa potongan jasa, sisa pinjaman lama, total

jumlah potongan dan jumlah yang diterima. Laporan ini selanjut nya diberikan

kepada administrasi potongan.

 4) Daftar potongan cicilan barang & sembako (PERDAGUM)

Gambar 4. Daftar Potongan Cicilan Barang & Sembako (PERDAGUM)

(Sumber: KKAW BPI)

Administrasi menerima laporan daftar ajuan pinjaman perdagum dari bendahara

perdagum dan selanjutnya mengolah data tersebut kedalam rincian cicilan, untuk

mengetahui jumlah cicilan pinjaman perbulan nya. Dicatat pada bagian rincian cicilan.

4. Hasil analisis system

Hasil analisis dari system informasi Perdagum (pinjam barang) menunjukkan

permasalahan dan solusi yang dituangkan ke dalam problem statement sebagai

berikut:

Tabel 4.3 Problem Statement

Masalah Penyebab Dampak solusi

Model Input Sistem

1.

Model Proses Sistem

1.

Model output system

Tidak Tidak adanya Anggota bisa Dibuatkan

tercantumnya kolom jenis saja keliru desain kolom

kolom jenis pinjaman pada dengan jenis jenis pinjaman

1. pinjaman pada buku anggota pinjaman apakah pada buku

buku anggota pinjaman uang anggota

atau pinjaman pinjaman

barang

Laporan daftar Karena sudah ada Informasi pada Dibuatkan

ajuan pinjaman kolom berapa laporan kurang kolom

perdagum tidak lama jangka informatif jikalau besarnya

menyertakan waktu pinjaman suatu saat pihak jumlah cicilan

2. besarnya jumlah bendahara ingin perbulan

cicilan mengetahui

perbulannya jumlah cicilan

anggota

perbulannya

Format kwitansi Pada kwitansi Pihak tertentu Dibuatkan

3.
pinjaman kurang pinjaman tidak akan bingung format baru
 lengkap menyertakan siapa yang pada kwitansi

siapa menerima pinjaman yang

penerimanya kwitansi tersebut menyertakan

penerima

(Sumber: KKAW BPI)

E. Model Sistem Informasi Potongan Cicilan Pinjaman (uang & barang)

1. Model input system informasi Potongan Cicilan Pinjaman

Laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman dan laporan daftar

cicilan barang & sembako (perdagum) merupakan input bagi system dan prosedur

potongan cicilan pinjaman dimana laporan tersebut berisikan jumlah cicilan yang

harus di bayarkan oleh anggota yang meminjam dan dibuat oleh administrasi

potongan.
Gambar 4. Daftar Potongan Simpanan & Cicilan Pinjaman Anggota KKAW BPI (SP)

(Sumber: KKAW BPI)

Setelah administrasi potongan memasukan besarnya jumlah potongan cicilan pinjaman

kedalam Laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman anggota dan Laporan

Daftar potongan cicilan perdagum di masing- masing unit, selanjutnya administrasi

potongan merekap semua laporan perunit tersebut kedalam laporan Daftar Potongan

Anggota KKAW BPI dan laporan tersebut diberikan kepada yayasan. bendahara

mengambil seluruh dana yang diajukan pada laporan daftar potongan anggota KKAW BPI

dan menyimpan dana tersebut pada bendahara simpan pinjam dan bendahara perdagum.

Bendahara menginput data masukan tadi ke buku kas, buku kas di bedakan menjadi buku

kas simpan pinjam untuk data simpan pinjam (uang) dan buku kas perdagum untuk data

pinjam barang

2. Model Proses Sistem Informasi Potongan Cicilan Pinjaman

1) Proses 1

Administrasi potongan membuat laporan daftar potongan simpanan & cicilan

pinjaman dan laporan daftar cicilan pinjaman barang (perdagum) per unit, nantinya

laporan-laporan tersebut diberikan ke bendahara masing-masing untuk di verifikasi.

Selanjutnya adm. Potongan merekap semua laporan perunit kedalam laporan

seluruh unit. Laporan diolah dan di masukan kedalam laporan daftar potongan
 anggota KKAW BPI dan selanjutnya laporan daftar potongan anggota KKAW BPI

diserahkan kepada pihak yayasan.

2) Proses 2

Pihak yayasan menerima laporan daftar potongan anggota KKAW BPI dan

memberikan uang (uang tersebut lah yang berisikan cicilan potongan baik simpanan

maupun cicilan pinjaman uang atau barang) serta memberikan laporan potongan

yang sudah dibayar kepada salah satu bendahara. Bendahara SP dan bendahara

perdagum menyimpan uang cicilan pinjaman tersebut dan mancatat di buku kas SP

dan buku kas Perdagum. Memberikan kembali laporan daftar potongan tadi kepada

adm. potongan

3) Proses 3

Jika cicilan pipnjaman perbulan telah terbayarkan, anggota mendapat slip

potongan dari administrasi potongan. Selanjutnya anggota memperlihatkan slip

potongan dan slip cicilan pinjaman tersebut kepada administrasi pembukuan untuk

di catat di buku anggota bagian pinjaman.

3. Model Output Sistem Informasi Potongan Cicilan Pinjaman

Output dari sistem informasi Potongan Cicilan Pinjaman adalah sebagai

berikut:

1) Laporan Daftar potongan anggota KKAW BPI

Gambar 4. Daftar Potongan Anggota KKAW BPI perbulan

(Sumber: KKAW BPI)

Gambar 4. Daftar Potongan Anggota KKAW BPI

(Sumber: KKAW BPI)

 Gambar 4. Daftar Potongan Anggota KKAW BPI 2

(Sumber: KKAW BPI)

Laporan daftar potongan anggota KKAW BPI dibuat setelah administrasi potongan

merekap semua laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman KKAW BPI yang

selanjutnya akan diserahkan ke pihak yayasan oleh administrasi potongan untuk pencairan

dana menjelang penggajian karyawan yayasan. Laporan ini merekap seluruh jumlah potongan

baik untuk simpanan-simpanan, pinjaman uang maupun perdagum (pinjaman barang). Maka
dari itu laporan ini lah yang diserahkan kepada yayasan untuk potongan gaji anggota koperasi

di yayasan BPI per tanggal 25. Uang potongan tersebut akan di ambil oleh bendahara.

2) Laporan Potongan Sudah di bayar Yayasan BPI Bandung

Gambar 4. Laporan Potongan Sudah Dibayar

(Sumber: KKAW BPI)

3) Buku Kas simpan pinjam dan buku kas perdagum

Gambar 4. Buku Kas Simpan Pinjam

(Sumber: KKAW BPI )

 Gambar 4. Buku Kas Perdagum

(Sumber: KKAW BPI)

Bendahara mengambil dana yang telah diberikan oleh yayasan dan selanjutnya

danatersebut disimpan di masing-masing bendahara. Masing bendahara mencatat kegiatan

tersebut berdasarkan laporan daftar potongan simpanan & cicilan pinjaman dan laporan

potongan yang sudah di bayar dari yayasan kedalam buku kas simpan pinjam dan perdagum

dan dimasukan ke kolom penerimaan.

 4) Slip Potongan

Gambar 4. Slip Potongan

(Sumber: KKAW BPI)

Anggota mendapatkan slip potongan setelah membayar cicilan pinjaman uang, yang

tertulis pinjaman uang. Slip potongan diberikan oleh administrasi potongan

 Gambar 4. Slip Cicilan Perdagum

(Sumber: KKAW BPI)

Anggota mendapatkan slip cicilan perdagum setelah membayar cicilan pinjaman barang,.

Slip potongan diberikan oleh administrasi potongan.

5) Buku Anggota
 Gambar 4. Buku Anggota

(Sumber: KKAW BPI)

Administrasi pembukuan mencatat jumlah cicilan yang telah dibayar dari potongan gaji

anggota ke dalam buku anggota setelah anggota memperlihatkan slip potongan tersebut

kepada adm. Pembukuan.

4. Hasil analisis system

Hasil analisis dari system informasi Potongan Cicilan Pinjaman menunjukkan

permasalahan dan solusi yang dituangkan ke dalam problem statement sebagai

berikut:
 Tabel 4.3 Problem Statement

Masalah Penyebab Dampak solusi

Model Input Sistem

Laporan Daftar Dibuat menyatu Bisa saja salah Membuat

potongan agar memudahkan memasukan data laporan daftar

simpanan & merekap semua kesalah satu potongan

cicilan pinjaman laporan bagian laporan simpanan &

1. anggota KKAW cicilan

BPI tidak dibuat pinjaman

secara terpisah anggota

KKAW BPI

secara terpisah

Model Proses Sistem

1. Tidak ada Tidak ada Tidak ada Tidak ada

Model output system

Slip potongan Slip potongan Dibuatkan slip

simpanan simpanan potongan

harusnya tidak memang dibuat simpanan dan

1. menyatu dengan menyatu dengan pinjaman uang

pinjaman uang pinjaman uang, secara terpisah

namun jika agar

meminjam barang memudahkan

 anggota mendapat anggota

slip yang berbeda membedakan

mana

potongan

untuk

simpanan dan

mana

potongan

untuk cicilan

pinjaman uang

Keterangan pada Tidak adanya Jika informasi Dibuatkan

Slip cicilan tanda siapa yang kurang valid, keterangan

pinjaman barang telah membayar akan sulit untuk penyetor pada

2. kurang lengkap pada slip cicilan mengetahui siapa slip pinjaman

pinjaman barang yang barang

bertanggung

jawab

Format laporan Judul laporan Laporan menjadi Dibuatkan

yang diberikan kurang jelas kurang informatif judul laporan

3. yayasan, laporan yang lebih

potongan sudah di baik dan jelas

bayar kurang jelas

 (Sumber: KKAW BPI)

4.1.3 Pembahasan Sistem Informasi yang Sedang diterapkan dan Sistem

Informmasi yang Dirancang

Berdasarkan analisis dan perancangan sistem yang dilakukan terhadap sistem

informasi akuntansi Koperasi Konsumen Amanah Warga (KKAW) BPI, maka

dapat dijelaskan sebagai berikut:

Tabel 4. Perbandingan Sistem Awal Dengan Sistem yang Akan Dirancang

Sistem informasi
Sistem Informasi yang sedang
No yang akan di Alasan
diterapkan
rancang
Model Sistem Infomasi Khusus

1.