PENOMORAN, PENYIMPANAN/ PENGAMBILAN DAN

RETENSI REKAM MEDIS

Mengenai sistem penomoran, penyimpanan dan retensi dari manajemen rekam medis di Indonesia
banyak jenisnya. Bentuk sistem penomoran dan penyimpanan yang baik merupakan tahap awal
dalam pemberian pelayanan terhadap pasien. Pengambilan dan penyimpanan rekam medis yang
cepat merupakan elemen penting dalam pemberian pelayanan. Perlu kehati-hatian dalam
merencanakan sistem penomoran dan penyimpanan, yang paling penting dalam menetapkan suatu
sistem penomoran dan penyimpanan harus melihat keadaan fasilitas pelayanan dan jenis
pelayanan kesehatan. Aktivitas penyimpanan didalamnya ada kegiatan retensi dari rekam medis.

Tujuan utama dalam melakukan pemberian penomoran adalah mengidentifikasi data pasien.
Penulis berpendapat bahwa dengan menggunakan bentuk pemberian nomor metode apapun asal
rahasia pasien dapat terjaga dapat dibenarkan. Pemberian nomor ini dilakukan pada saat pasien
mendaftar atau kontak dengan sarana pelayanan kesehatan.

A. Sistem Penomoran

Hal tujuan utama dalam melakukan pemberian penomoran adalah mengidentifikasi data pasien.
Pemberian nomor dilakukan pada saat pasien mendaftar atau kontak dengan sarana pelayanan
kesehatan.

Ada tiga metode penomoran rekam medis :

a. Pemberian Nomor Cara Seri (Serial Numbering System)

Dengan metode ini pasien menerima nomor baru setiap melakukan pendaftaran / melakukan
kontak dengan pelayanan kesehatan. Jika pasien A berkunjung lima kali maka akan mendapatkan
lima nomor yang berbeda (pendaftaran baru), sedangkan berkas rekam medisnya disimpan
berdasarkan urutan pemberian nomor.
Penomoran ini dapat digunakan pada sarana pelayanan kesehatan yang jumlah kunjungannya
sangat sedikit.
Keuntungan metode ini :
- Mudah digunakan
- Perluasan berkas mudah dilakukan tanpa batas, penambahan nomor baru tidak akan mengganggu
nomor yang sudah ada.
- Trasnfer arsip inakitif mudah dilakukan. Berkas berusia tua memiliki nomor rendah sehingga
pemindahan dapat dilakakuna dalam jumla besar, dari arsip aktif ke arsip inaktif.
Kerugian :
- Terjadinya duplikasi data
- Biaya lebih mahal
- Memerlukan ruang yang lebih banyak.

b. Pemberian Nomor Cara Unit (Unit Numbering System)

Cara pemberian nomor unit sangat disarankan untuk digunakan pada sarana pelayan kesehatan
karena begitu banyak manfaat dan kemudahan dalam penggunaannya. Berbeda dengan sistem
seri, didalam pemberian nomor secara unit ini, pada pasien datang pertamakali untuk berobat
jalan maupun rawat inap maka pasien tersebut mendapat satu nomor rekam medis. Yang mana
pada nomor tersebut akan dipakai selamanya untuk melakukan kunjungan-kunjungan selanjutnya
baik untuk rawat jalan, rawat inap maupun kunjungan ke unit-unit penunjang medis dan instalasi
lain untuk mendapatkan pelayanan kesehatan. Dan berkas rekam medis tersebut akan tersimpan
dalam satu berkas dengan satu nomor pasien.
 Penomoran ini merupakan single record dimana seluruh informasi pasien tercatat dalam satu
berkas secara berurutan berdasarkan kunjungannya.
Keuntungan :
- Kecepatan dalam pemberian pelayanan, baik pada tempat pendaftaran maupun pada runga
penyimpanan.
- Informasi pasien tercatat dalam suatu kesatuan berdasarkan pelayanan yang diberikan /
terintegrasi.
- Nomor tidak berubah walaupun pasien sering berkunjung
- Biaya tidak terlalu mahal apabila dibandingkan dengan cara seri.

c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)

Penomoran ini merupakan sistesis/gabungan dari cara seri dan unit. Dimana setiap pasien yang
berkunjungan diberikan satu nomor baru, tetapi berkas rekam medisnya yang terdahulu
digabungkan dan disimpan pada nomor yang paling baru. Apabila berkas rekam medis lama diambil
dan dipindahkan tempatnya ke nomor yang baru harus diberi tanda petunjuk keluar (out guide),
yang menunjukan kemana berkas rekam medis tersebut dipindahkan. Tanda petunjuk tersebut
diletakan menggantikan berkas rekam medis yang lama. Hal ini sangat membantu ketertiban
dalam penyimpanan berkas rekam medis.

B. Tata Cara Penyimpanan Rekam Medis

Ada dua cara penyanan berkas rekam medis, yaitu :
a. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan penyimpanan berkas rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan
baik catatan kunjungan poliklinik maupun catatan selama pasien di rawat. Penggunaan sistem
sentralisasi memiliki kebaikan dan juga kekurangan.
Kebaikan :
- Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan berkas rekam medis.
- Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan utuk peralatan ruangan.
- Tata kerja dan peraturan mengenai kegiatan pencatatan medis mudah distandarisasikan.
- Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan.
- Mudah untuk menerapkan sistem unit record
Kekurangan :
- Petugas menjadi lebih sibuk, karena harus menangani unit rawat jalan dan unit rawat inap.
- Tempat penerimaan pasien harus bertugas selama 24 jam.

b. Desentralisasi
Dengan cara desentralisasi terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis
rawat inap. Berkas rekam medis rawat jalan dan rawat inap disimpan ditempat yang terpisah.
Kebaikan :
- Efisiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
- Beban keja dilaksanakan petugas lebih ringan
Kekurangan :
- Terjadi duplikasi dalam pembuatan rekam medis
- Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak.

Secara teori cara sentralisasi lebih baik dari pada desentralisasi, tetapi pada pelaksanaannya
tergantung pada situasi dan kondisi pelayanan kesehatan. Hal-hal tersebut terjadi karena :
- Terbatasnya tenaga terampil, khususnya yang mengelola rekam medis.
- Kemampuan dana pelayan yang terbatas

C. Sistem Penjajaran
 Ada banyak jenis penomoran yang dilakukan pada sarana pelayanan kesehatan, namun hal
tersebut tergantung dari kondisi dan kebijakan yang dilakukan pada sarana pelayanan kesehatan.

a. Penomoran Langsung (Straight Numerical)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung adalah penyimpanan rekam medis dalam rak
penyimpanan secara berurutan sesuai dengan urutan nomornya. Jenis penyimpanan ini banyak
sekali digunakan di klinik rawat jalan yang ada di rumah sakit maupun pelayanan masyarakat
Keuntungan :
- Mudah dalam mengambil berkas rekam medis secara berurutan dari rak untuk keperluan pelayanan,
pendidikan maupun pengambilan berkas rekam medis inaktif.
- Mudah melatih petugas yang harus melaksanakan pekerjaan penyimpanan.
Kekurangan :
- Pada saat penyimpanan rekam medis petugas harus memperhatikan seluruh angka nomor sehingga
sangat mudah terjadi kekeliruan dalam penyimpanan.
- Makin besar angka yang diperhatikan,makin besar kemungkinan membuat kesalahan. Hal yang
dapat menyebapkan kesalahan adalah tertukarnya urutan nomor,misalnya rekam medis nomor
465424 tersimpan pada tempat penyimpanan nomor 465524.
- Pekerjaan yang paling sibuk terkonsentrasi pada rak penyimpanan nomor besar yaitu rekam medis
dengan nomor baru.

b. Duplex / Sistem Penomoran Tidak Berurutan (nonconsecutive numbering)

Sistem penomoran tidak berurutan merupakan sistem penomoran yang tidak memiliki urutan logis.
Sistem ini dibagi menjadi dua yakni Terminal Digit dan Middle Digit.

1) Terminal Digit Filling System (Sistem Angka Akhir)

Penilaian dengan sistem angka akhir disebut ”Terminal Digit Filling System. Disini digunakan
nomor dengan 6 angka, yang dikelompokan menjadi tiga kelompok, masing-masing dua angka.
Angka pertama adalah kelompok dua angka yang terletak di paling kanan, angka kedua adalah
kelompok dua angka yang terletak ditengah dan angka ketiga adalah kelompok dua angka terletak
paling kiri.

50 50 50
Angka ketiga Angka kedua Angka Pertama
(tertiary digits) (secondary digits) (Primary digits)

Dalam penyimpanan dengan sistem angka akhir ada 100 angka kelompok pertama yaitu 00 sampai
dengan 99.
Pada waktu penyimpanan petugas harus melihat angka-angka pertama dan membawa rekam medis
tersebut ke daerah rak penyimpanan untuk kelompokangka-angka pertama bersangkutan. Pada
kelompok pertama ini rekam medis disesuaikan urutan letaknya menurut angka kedua, kemudian
rekam medis disimpan dalam urutan angka ketiga, sehingga dalam setiap kelompok penyimpanan
nomor-nomor pada kelompok angka ketigalah yang selalu berlainan

Contoh :

46 – 52 – 02 98 – 05 – 26 98 – 99 – 30
47 – 52 – 02 99 – 05 – 26 99 – 99 – 30
48 – 52 – 02 00 – 06 – 26 00 – 00 – 31
49 – 52 – 02 01 – 06 – 26 01 – 00 – 31
50 – 52 – 02 02 – 06 - 26 02 – 00 - 31
 Banyak keuntungan dan kebaikan dari sistem pnyimpanan angka akhir, seperti :
- Pertambahan jumlah rekam medis selalu tersebar secara merata ke 100 kelompok di dalam rak
penyimpanan. Petugas penyimpanan tidak akan berdesak-desakan di suatu tempat.
- Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk sejumlah section tertentu misalnya ada 4 petugas
masing-masing 00-24, 25-49, 50-74, 75-99
- Pekerjaan akan terbagi rata mengingat setiap petugas rata-rata mengerjakan jumlah rekam medis
yang hampir sama setiap harinya untuk setiap bagian.
- Rekam medis yang tidak aktif dapat diambil dari rak penyimpanan dari setiap section, pada saat
ditambahnya rekam medis baru dibagian tersebut.
- Jumlah rekam medis untuk setiap section terkontrol dan bisa dihindarkan timbulnya rak-rak kosong.
- Dengan terkontrolnya jumlah rekam medis, membantu memudahkan perencanaan peralatan
penyimpanan (jumlah rak)
- Kekeliruan penyimpanan dapat dicegah, karena petugas penyimpanan hanya memperhatikan dua
angka saja dalam memasukan rekam medis ke dalam rak, sehingga jarang terjadi kekeliruan
membanca angka.
- Pemilahan berkas dapat dilakukan lebih cepat, lebih mudah dan lebih cermat karena hanya
memerlukan 2 pemilahan sebelum dijajarkan.

Kerugian :
- Memerlukan pelatihan khusus, karena harus membaca dari kanan ke kiri bukannya dari kiri ke
kanan.
- Sumua berkas yang salah tempat sulit ditemukan karena kesamaan nomor.
- Cost yang tinggi dikarenakan jumlah peralatan seperti rak dan ruangan mesti tersedia

2) Midle Digit Filling System (Sistem Angka Tengah)

Sistem penyimpanan angka tengah adalah penyimpanan rekam medis diurut dengan pasangan
angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua dan
angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang letaknya
ditengah-tengah menjadi angka pertama. Pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka
kedua, dan pasangan angka yang terletak paling kanan menjadi angka ketiga.

50 50 50
Angka kedua Angka Pertama Angka ketiga
(secondary digits) (Primary digits) (tertiary digits)

Contoh :

46 – 52 – 96 98 – 05 – 99 99 – 05 – 99
46 – 52 – 97 99 – 05 – 00 99 – 05 – 00
46 – 52 – 98 00 – 05 – 01 00 – 06 – 01
46 – 52 – 99 00 – 05 – 02 00 – 05 – 02
47 – 52 – 00 00 – 05 - 03 00 – 05 - 03

Keuntungan :
- Memudahkan pengambilan 100 buah rekam medis yang nomornya berurutan.
- Pergantian dari sistem penomoran langsung ke sistem angka tengah lebih mudah dari pada sistem
penomoran langsung ke sistem angka akhir.
- Penyebaran nomor lebih merata pada rak penyimpanan.
- Petugas penyimpanan dapat dibagi merata berdasarkan bagiannya.

Kekurangan :
- Memerlukan latihan dan bimbingan yang lebih lama.
- Terjadi rak-rak lowong pada beberapa section, apabila rekam medis dialihkan ketempat
penyipanan tidak aktif.
- Sistem angka tengah tidak dapat digunakan dengan baik untuk nomor yang lebih dari angka.

Perbandingan penomoran langsung, digit tengah dan digit akhir

Penomoran
Petugas R M Digit Tengah Digit Akhir
Langsung
1. Pemilahan Lambat Cepat Cepat
2. Distribusi kerja Sulit membagi secara Distribusi kerja mudah Distribusi kerja mudah
merata dibagi secara merata dibagi secara merata
3. Persiapan panduan Harus dimuktahirkan Panduan hanya dibuat Panduan hanya dibuat
berkas secara tepat sekali saja sekali saja
4. Trasfer dan Mudah Mudah Sulit
pemusnahan
5. Mengambil 100 Mudah dilaksanakan Mudah dilaksanakan Sulit dilakukan
berkas berurtan
6. Menempatkan Semuanya di 100 berkas terakhir Semuanya
rekam medis baru tempatkan di bagian didisbutrikan merata didisbutrikan merata
dalam rak akhir berkas

a. Alphanumeric Numbering
Sistem penyimpanan Alfanumerik merupakan gabungan antara sistem abjad dengan sistem
numerik dimana penyimpanan ini berdasarkan urutan nama atau alpabet tertentu. Pada sistem ini
berkas mula-mula disusun menurut abjad. Namun kemudian disusun menurut nomor berdasarkan
abjad. Misalnya A-1, A-2, A-3, A-4, A-5, B-1, B-2, B-3, dst. Biasanya sistem penomoran ini
digunakan untuk pelayanan dengan jumlah sedikit, misalnya pada pelayanan di Puskesmas dan
pelayanan klinik IMS.
Sistem penyimpanan ini memerlukan buku bantu atau bank nomor. Kekurangan pada penyimpanan
ini kemungkinan terjadi salah penyimpanan terutama terhadap pasien lama.
Sistem penyimpanan ini tidak direkomendasikan dalam penggunaannya terutama untuk jenis
pelayanan yang mobilitasnya tinggi.

b. Familly Folder
Merupakan sistem penyimpanan berdasarkan kelompok keluarga. Pasien berkunjung kepelayanan
kesehatan maka akan mendapat satu nomor penyimpanan untuk satu keluarga. Apabila pasien
berobat maka data riwayat penyakit keluarga lainnya akan diambil juga dalam kegiatan pemberian
pelayanan. Sistem ini banyak di terapkan di Puskesmas di Indonesia, perlu peneliatan lebih lanjut
untuk melihat dari pemanfaatan sistem penomoran
Kelebihan :
- Memudahkan pengambilan dan penyimpanan sehingga tenaga yang diperlukan tidak memakan
waktu.
- Dokter / tenaga kesehatan lain dapat mempelajari riwayat penyakit keluarga pasien dalam
memudahkan penegakan diagnosis.
- Lebih mudah dalam memberikan penyuluhan kesehatan keluarga.
Kekurangan :
- Sering kali disalah gunakan oleh pasien, dimana tetangga pasien sering ikut masuk dalam satu
riwayat penyimpanan
- Apabila terjadi kehilangan maka data seluruh riwayat kesehatan keluarga lainnya akan hilang,
sehingga akan suit dalam menentukan follow up lanjutan.
- Kerahasian pasien tidak terjamin.

A. Bank Nomor
Suatu unit pelayanan kesehatan baik rumah sakit maupun sarana pelayanan kesehatan lainnya,
biasanya membuat satu ”Bank Nomor” yang akan menentukan sampai dengan nomor tertinggi yang
tersimpan dan akan diberikan pada pasien baru mendaftar. Nomor tersusun dan tersimpan didalam
komputer secara otomatis dan dilakukan pengontrolan dilakukan untuk mengetahui sampai sejauh
mana penggunaan nomor dan tanggung jawab pendistribusian nomor diberikan kepada satu orang
petugas.

B. Pencegahan salah letak dokumen rekam medis ( Misfile ) dengan kode warna.

Penyimpanan dokumen rekam medis sering kali terjadi kesalahan letak. Hal ini terjadi karena
banyaknya dokumen rekam medis yang harus di ambil dan disimpan setiap hari. Untuk mengatasi
hal tersebut, maka sistem penjajaran TDF dan MDF dapat diberi kode warna sesuai dengan 2 angka
kelompok yang digunakan patokan panyimpanan (untuk TDF 2 angka kelompok akhir sedangkan
untuk MDF dengan 2 angka kelompok tengah ). Kodewarna yang dimaksud adalah setiap angka
diberi warna tertentu, contohnya :
Angka Warna
1. Purple= ungu
2. Yellow = kuning
3. Dark green = hijau tua
4. Orange = orange
5. Light blue = biru muda
6. Born = coklat
7. Cerise = kemerahan
8. Light green = hijau muda
9. Red = merah
10. Dark blue = biru tua

Warna-warna tersebut ditempelkan dibawah nomor rekam medis yang bersangkutan.

C. Fasilitas Fisik Yang Menunjang Penyimpanan dan Pengambilan

Peralatan sangat berperan untuk mempermudah pekerjaan dalam meningkatkan pekerjaan,
sehingga dapat menghasilkan suatu pekerjaan yang mempunyai hasil baik. Peralatan yang baik
tidak selalu mahal akan tetapi mempunyai cara kerja yang baik, praktis dan efisien dengan
kondisi dan situasi yang ada. Peralatan ini juga sangat berperan untuk melakukan prosedur yang
ditetapkan apakah dapat terlaksana dan juga mempermudah dalam penerapan pengendalian dan
pengawasan terhadap suatu system yang ada.
Fasilitas fisik yang menunjang penyimpanan dan pengambilan kembali berkas rekam medis,
adalah:
a. Rak Penyimpanan
Ada berbagai macam tempat penyimpanan rekam medis, seperti:
- Rak Terbuka
- Roll Opack

- Roll Omet
- Dll

b. Penunjuk penyimpanan
Pada deretan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus di beri tanda petunjuk guna
mempercepat pekerjaan menemukan dan menyimpan rekam medis.
Cara-cara memberikan penunjuk:
- Jumlah penunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagaian besar map-map rekam medis
tersebut.
- Untuk map rekam medis yang tebalnya sedang, diberi penunjuk setiap 50 map.
- Makin tebal map makin banyak penunjuk dibuat.
- Rekam medis aktif lebih banyak memerlukan penunjuk dari pada rekam medis yang kurang aktif.
- Pembelian alat penunjuk dipilih model yang kuat, tahan lama dan mudah dilihat.
- Pingiran penunjuk ini harus dibuat lebih besar dan menonjol sehingga angka yang dicantumkan
gampang terlihat.
- Pada penunjuk ditulis 2 angka, angka di atas adalah angka kedua, angka yang di bawah adalah
kelompok angka yang pertama.
c. Sampul pelindung rekam medis
Rekam medis harus diberi sampul pelindung yang mana kaitannya dengan proses pengambilan
rekam medis adalah:
- Mencegah terlepasnya atau tersobeknya lebaran.
- Memelihara keutuhan rekam medis.
d. Kode warna untuk map
Kode warna dimaksudkan untuk memberikan warna tertentu pada sampul untuk
mempermudah mencari map yang salah simpan dan mencegah kekeliruan menyimpan. Kode
warna sangat efektif apabila dilaksanakan dengan sistem penyimpanan terminal digit atau
midle digit.
e. Penunjang Fisik Peminjaman Rekam Medis
Jenis peralatan yang digunakan dalam melaksanakan peminjaman rekam medis diantaranya:
1) Kartu Permintaan (Bon Peminjaman)
Kartu permintaan ini sangat berfungsi untuk mengetahui dan melacak tempat rekam medis
dipinjam, dan bon peminjaman ini juga berfungsi untuk menuntut tanggung jawab peminjam
rekam medis.
 FOR

MULIR

PERMIN

TAAN

REKAM

MEDIS

Nama

Pasien

No RM

Tanggal

Keluar Untuk

Lokasi/Klinik :
 Gambar 1 : Bon Peminjaman

2) Registrasi Peminjaman Rekam Medis.

Buku registrasi peminjaman merupakan buku yang berisikan proses pencatatan peminjam rekam
medis yang keluar dari rak. Apabila telah komputerisasi maka buku register tidak diperlukan lagi
karena format pencatatan berkas rekam medis yang keluar dapat dibuat pada program komputer.
3) Petunjuk Keluar (Out Guide)
Petunjuk keluar adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan rekam medis.
Dalam penggunaannya petunjuk keluar ini diletakan sebagai pengganti pada tempat map-map
rekam medis yang diambil atau dikeluarkan dari rak penyimpanan. Petunjuk keluar tetap berada
di rak tersebut sampai rekam medis yang dipinjam kembali.
Petunjuk keluar yang umum dipakai berbentuk kartu, yang dilengkapi dengan karton tempel yang
berfungsi sebagai tempat penyimpanan formulir peminjaman. Petunjuk keluar ini dapat diberi
warna agar petugas dapat melihat tempat penyimpanan kembali rekam medis yang
bersangkutan.

Gambar 2

Out Guide
 O

4) Kartu Pindah Tangan

Kartu pindah tangan merupakan kartu yang dipergunakan oleh beberapa orang dalam hal
kaitannya dengan peminjaman rekam medis. Jika beberapa rekam medis digunakan selama
beberapa hari dalam rawat inap, kemungkinan rekam medis dipergunakan oleh beberapa orang
atau mungkin pindah ruang perawatan, harus dilakukan pengisisan kartu pindah tangan. Karena
dengan cara ini rekam medis tidak perlu dikirim bolak balik keruang penyimpanan rekam medis.
Kartu pindah tangan ini berisi; tanggal pindah tangan, asal pindah, kepada siapa, untuk keperluan
apa, dan digunakan oleh dokter siapa atau oleh siapa.

D. Pengambilan/Peminjaman
Peminjaman rekam medis memiliki hubungan dengan proses penemuan kembali rekam medis.
Peminjaman rekam medis merupakan keluarnya rekam medis dari tempat penyimpanan karena
diperlukan oleh pihak lain.
 Karena rekam medis itu dipinjam, maka perlu adanya pencatatan agar petugas rekam medis
dapat mengetahui dimana rekam medis itu berada, siapa yang menggunakan, kapan dipinjam dan
bila mana harus dikembalikan.
Untuk memperhatikan proses pengelolaan rekam medis yang baik maka IFHRO mengeluarkan
beberapa ketentuan yang berkaitan dengan peminjaman rekam medis:

- Berkas tidak boleh keluar dari URM kecuali untuk kepentingan pelayanan dan perawatan pasien.
- Semua rekam medis yang dikirimkan ke klinik atau bangsal harus di tandai dengan slip atau
tanda keluar yang mencakup nomor rekam medis, tanggal dan nama klinik, dokter atau bangsal
yang meminjam.
- Seluruh rekam medis harus dikembalikan dari klinik setiap berakhirnya jam kerja, dan dari
bangsal perawatan dalam periode 24 jam setelah pasien keluar.
- Rekam medis untuk penelitian harus di review di URM, dan rekam medis harus tersedia apa bila
pasien membutuhkan.

a. Permintaan Peminjaman
Permintaan Peminjaman rekam medis dibagi menjadi dua bagian, yaitu:
1) Permintaan Rutin
- Permintaan dari poliklinik atau ruang perawatan yang bersifat rutin dalam menangani pasien
ataupun tidak.
- Permintaan dari dokter yang kaitannya untuk kepentingan riset.
2) Permintaan Tidak Rutin
- Permintaan peminjaman untuk gawat darurat, yang mana harus dipenuhi sesegera mungkin.
- Permintaan untuk keperluan pengadilan
b. Yang Berhak Meminjam Rekam Medis
1) Pihak lain yang bertanggung jawab langsung terhadap pasien-para tenaga kesehatan (Dokter, Para
Medis, Fisioterapi).
2) Pihak yang bertanggung jawab langsung terhadap pasien yang diberikan wewenang untuk
menggunakan rekam medis (Petugas RM)
3) Pihak ketiga diluar rumah sakit yang tidak langsung bertanggung jawab terhadap pasien
(Asuransi, Polisi, Peneliti dsb).
c. Syarat Peminjaman Rekam Medis
1) Identitas jelas baik peminta maupun pemilik berkas rekam medis.
2) Lokasi peminjaman:
a) Di kantor Unit Rekam Medis.
b) Di luar kantor Unit Rekam Medis.
c) Di luar Instansi/Di luar RS.
3) Ada bukti dalam Unit Rekam Medis
a) Bon peminjaman rekam medis.
b) Buku registrasi peminjaman rekam medis.
c) Tracer di lokasi/rak penyimpanan.
d. Pengeluaran Rekam Medis
Ketentuan pokok yang harus ditaati di tempat penyimpanan adalah:
1) Tidak satupun rekam medis boleh keluar dari ruang penyimpanan, tampa tanda keluar/kartu
permintaan. Permintaan ini tidak hanya berlaku bagi orang di luar ruang rekam medis, tetapi
petugas rekam medis itu sendiri.

2) Seseorang yang menerima/meminjam rekam medis, berkewajiban mengembalikan dalam keadaan

baik dan tepat pada waktunya. Harus dibuat beberapa ketentuan berapa lama jangka suatu rekam
medis diperbolehkan tidak berada di rak penyimpanan.
3) Rekam medis tidak dibenarkan diambil dari rumah sakit, kecuali atas permintaan pengadilan.
e. Jangka Waktu Peminjaman
Jangka waktu peminjaman rekam medis, untuk pelayanan:
1) Rawat jalan; berkas rekam medis harus kembali ke ruang penyimpanan pada setiap akhir jam
kerja di poliklinik.
2) Rawat inap; berkas rekam medis harus kembali dari bangsal atau ruang perawatan 2x24 jam / 2
hari.

E. RETENSI DAN PEMUSNAHAN REKAM MEDIS

1. Retensi
Retensi merupakan kegiatan penyusutan/pengurangan berkas rekam dari rak penyimpanan.
a. Tujuan Retensi :
1) Mengurangi berkas rekam medis yang semakin bertambah.
2) Menyiapkan fasilitas yang cukup untuk tersedianya tempat penyimpanan berkas rekam medis yang
baru.
3) Tetap menjaga kualitas pelayanan dengan mempercepat penyiapan rekam medis jika sewaktu-
waktu diperlukan.
4) Menyelamatkan berkas rekam medis yang bernilai guna tinggi serta mengurangi tidak bernilai
guna.

b. Retensi dilakukan dengan cara :

1) Memindahkan berkas rekam medis dari rak aktif ke rak inaktif dengan cara memilah pada rak file
penyimpanan sesua dengan tahun kunjungan.
2) Mikrofilmisasi berkas rekam medis dilaksankan dengan ketentuan yang berlaku.
3) Mikrofilmisasi dilakukan dengan cara scanner

c. Jadwal retensi
Penentuan jangka waktu penyimpanan berkas rekam medis di tentukan atas dasar nilai kegunaan
tiap berkas rekam medis. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai guna tersebut,
jadwal retensi disusun oleh suatu kepanitian yang terdiri dari unsur komite rekam medis dan unit
rekam medis yang benar-benar memahami rekam medis, fungsi dan nilai rekam medis.
 Rancangan jadwal retensi rekam medis yang merupakan hasil kerja panitia tersebut perlu
mendapat persetujuan direktur rumah sakit/pelayanan kesehatan terlebih dahulu sebelum
dijadikan pedoman resmi yang akan diberlakukan.
Menurut Surat Edaran No : HK.00.00.1.5.10.373 tentang Petunjuk Teknis Pemusnahan Arsip Rekam
Medis di Rumah Sakit :

1) Rekam Medis Umum

Kelompok Rekam AKTIF INAKTIF

No
Medis RJ RI RJ RI
1 Umum 5 th 5 th 2 th 2 th
2 Mata 5 th 10 th 2 th 2 th
3 Jiwa 10 th 5 th 5 th 5 th
4 Orthopedi 10 th 10 th 2 th 2 th
5 Ketergantungan 15 th 15 th 2 th 2 th
Obat
6 Kusta 15 th 15 th 2 th 2 th
7 Jantung 5 th 5 th 2 th 2 th

2) Rekam Medis Anak

RM anak disimpan menurut kebutuhan tertentu

3) KIUP, Buku Register, Indeks disimpan permanent

4) Retensi Rekam Medis berdasarkan kasus khusus :

a) Riset dan edukasi
b) Kasus-kasus terlibat hokum (legal aspek) minimal 23 th setelah ada ketetapan hokum.
c) Penyakit jiwa, ketergantungan obat, orthopedi, kusta, mata
d) Kasus perkosaan
e) Kasus HIV
f) Penyesuaian kelamin
g) Pasien orang asing
h) Kasus adopsi
i) Bayi tabung
j) Cangkok orga
k) Plastic rekontruksi

2. Pemusnahan
a. Ketentuan Pemusnahan
1) Dibentuk tim pemusnah berkas rekam medis dengan surat keputusan direktur yang beranggotakan
sekurang-kurangnya dari : Ketata Usahaan (Administrasi), Unit Penyelenggaraan Rekam Medis (Unit
Pelayanan Rawat Jalan dan Rawat Inap), dan Komite Medik.
2) Formulir rekam medis yang mempunyai nilai guna tertentu tidak dimusnahkan tetap disimpan
dalam jangka waktu tertentu sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
3) Membuat pertelaan arsip bagi berkas rekam medis aktif yang telah dinilai.

Tahun Kunjungan
No Nama Pasien No. RM Diagnosa Akhir
Akhir
4) Pelaksanaan Pemusnahan
a) Dibakar : Menggunakan incinerator / dibakar biasa
b) Dicacah, dibuat bubur
c) Pihak ketiga disaksikan tim pemusnah
5) Daftar pertelaan berkas rekam medis yang akan dimusnahkan oleh pemusnah dilaporkan kepada
Direktur Rumah Sakit dan Dirjen Pelayanan Medik Depkes RI
6) Tim pemusnah membuat berita acara pelaksanaan pemusnahan yang ditandatangani ketua,
sekretaris dan diketahui Direktur RS. Lembar asli di simpan di RS dan lembar ke dua dikirim
kepada pemilik rumah sakit dan kepada Dirjen Yanmedik Depkes RI.

b. Alur Proses