PEDOMAN

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di
Puskesmas II Purwokerto Utara, supaya setiap dokumen yang beredar adalah
sah dan terbaru serta terdistribusi sesuai pemegang dokumen.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang
meliputi proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft
dokumen, pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan
persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian dokumen,
penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen
serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.

3. DEFINISI
3.1. Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan
meliputi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu,
Instruksi Kerja, Rencana Mutu Pelayanan, dan dokumen pendukung
lainnya.
3.2. Dokumen Eksternal adalah Dokumen yang asalnya dari luar organisasi
Puskesmas II Purwokerto Utara yang dijadikan acuan untuk melakukan
suatu pekerjaan.
3.3. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya
berdasarkan Daftar Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka
nama-nama yang tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen tersebut
akan diberikan revisi terakhir tersebut.
3.4. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya
diluar Daftar Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan
diberikan revisi terakhir.
3.5. Master List Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.

1
4. URAIAN UMUM
4.1. Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen internal Pedoman Mutu,
Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan dokumen eksternal (Peraturan
Pemerintah, Peraturan Daerah, dll).
4.2. Puskesmas memiliki Master List Dokumen baik untuk dokumen internal
maupun dokumen eksternal serta Daftar Pemegang Dokumen untuk
mengendalikan pendistribusian dokumen.
4.3. Dokumen diperiksa dan disetujui sebelum diterbitkan.
4.4. Dokumen yang berlaku di Puskesmas II Purwokerto Utara ditandai
dengan logo dan nama Puskesmas II Purwokerto Utara jenis dokumen,
nama dokumen, nomor dokumen, nomor revisi, tanggal dibuat, halaman,
dan penjelasan keabsahan dokumen.
4.5. Dokumen eksternal dikendalikan dengan pemberian stempel „ Eksternal“

4.6. Dokumen asli disimpan secara hard copy kemudian didistribusikan sesuai
dengan Daftar Pemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi
stempel “DOKUMEN TERKENDALI”
4.7. Dokumen kertas yang beredar diluar Puskesmas II Purwokerto Utara
dan atau tidak tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen dan atau
tidak mempunyai tanda stempel asli “DOKUMEN TERKENDALI”, maka
dokumen tersebut merupakan ” DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”
4.8. Dokumen kertas yang tidak berlaku langsung dimusnahkan.
4.9. Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap bagian/unit kerja, dan setiap
dokumen dicatat ke dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi
updating dokumen, maka akan dilakukan oleh bagian/unit kerja masing-
masing.
4.10.Pemusnahan dokumen kertas dapat dilakukan dengan cara
penghancuran.

5. ISI PROSEDUR
Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen
5.1. Karyawan terkait
5.1.1. Memberikan usulan untuk melakukan perubahan/ penambahan
dokumen dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan
Dokumen

2
 5.1.2. Meminta persetujuan Tim Mutu/ Koordinator bagian mengenai
usulan perubahan/ penambahan dokumen tesebut.
5.2. Tim Mutu/ Koordinator Bagian
5.2.1. Memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan perubahan atau
penambahan dokumen
5.2.2. Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/
penambahan dokumen dengan menandatangani form Usulan
Perubahan/ Penambahan Dokumen.
5.2.3. Jika tidak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan
perubahan/ penambahan dokumen.

Pembuatan Draft dan Penyusunan Dokumen

5.3. Sekretariat AKREDITASI
5.3.1. Membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard copy sesuai
dengan usulan perubahan/ penambahan dokumen yang diinginkan
5.3.2. Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut dengan
unit terkait
5.3.3. Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap
dokumen yang telah disusun dan mendistribusikan hardcopy
dokumen untuk diperiksa kepada Manajemen Mutu Akriditasi
5.4. Manajemen Mutu Akriditasi
5.4.1. Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun
oleh sekretariat AKREDITASI.
5.4.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hardcopy untuk
meminta persetujuan Penyetuju Dokumen.
5.4.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan
dikembalikan kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi
(kembali ke 5.3.1)

3
 Persetujuan Dokumen
5.5. Penyetujuan Dokumen
5.5.1. Menerima dokumen yang telah diperiksa oleh Manajemen Mutu
Akriditasi melalui hardcopy untuk disetujui.
5.5.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan dengan menandatangani
hardcopy document.
5.5.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dan dikembalikan
kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)

Pencetakan dan Penarikan Dokumen

5.6. Pengendali Dokumen
5.6.1. Mendaftar dokumen internal yang disahkan dalam Daftar Induk
Dokumen Internal / Masterlist Dokumen.
5.6.2. Memperbanyak dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan
dengan jumlah copy sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
5.6.3. Membubuhkan stempel “DOKUMEN TERKENDALI” terhadap copy
dokumen.
5.6.4. Mendistribusikan dokumen kertas kepada semua pemegang
dokumen sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
5.6.5. Menarik dokumen lama, bila ada.
5.6.6. Memusnahkan dokumen lama yang sudah tidak berlaku.
5.6.7. Memberitahukan kepada seluruh unit kerja terkait tentang
dokumen baru dan/ atau penarikan dokumen lama.

6. CATATAN MUTU
6.1. Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen
6.2. Masterlist Dokumen Internal
6.3. Daftar Dokumen Eksternal
6.4. Daftar Distribusi Dokumen
6.5. Riwayat Perubahan Dokumen

4
 PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-
24

TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

Puskesmas
NgemplakII PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 5/7

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Mulai

Memberikan usulan untuk

melakukan perubahan /
penambahan dokumen

Karyawan terkait
Meminta persetujuan Management
Usulan perubahan/ Representative / Koord. Bagian

penambahan
dokumen Persejutuan

Setuju ? T
Usulan perubahan/ Karyawan terkait
D
5
Membuat draft dokumen

Melakukan pembahasan
terhadap draft dokumen tersebut

Mencetak draft dokumen

penambahan
dokumen
Management
Representative/Kepala unit
Terkait
Usulan perubahan/
penambahan
dokumen

Sekretariat AKREDITASI

Draft dokumen

Sekretariat AKREDITASI/
Draft dokumen Kepala unit Terkait

Sekretariat AKREDITASI
Draft dokumen

Draft dokumen Sekretariat AKREDITASI

Draft dokumen Management Representative

6
 PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24

TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

Puskesmas PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

NgemplakII
HALAMAN : 6/7

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

7
 A

Melakukan pemeriksaan terhadap

dokumen

Draft dokumen Management

Setuju? T D
Representative

Meminta persetujuan Penyetuju

Dokumen

Menerima dokumen yang telah

diperiksa untuk disetujui

Setuju? T D

Final dokumen
Y
Sekretariat AKREDITASI
Membuka dokumen elektronis yang
telah diterbitkan melalui sistem secara
langsung atau dengan hardcopy

Hardcopy Melakukan pencetakan terhadap

dokumen elektronis dengan jumlah
copy sesuai Daftar Pemegang Penyetuju Dokumen
Dokumen

Membubuhkan stempel “DOKUMEN

TERKENDALI” terhadap dokumen
kertas yang telah dicetak

Mendistribusikan dokumen kertas

kepada semua pemegang dokumen
sesuai Daftar Pemegang Dokumen

Hardcopy
Pengendali Dokumen

Hardcopy

Pengendali Dokumen

8
Hardcopy

Pengendali Dokumen

Hardcopy

Pengendali Dokumen

9
 PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24

TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

Puskesmas PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

NgemplakII
HALAMAN : 7/7

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Lewat masa
berlaku?

Y T

Menarik dan memusnahkan dokumen

lama

Memberitahukan kepada seluruh staf

tentang dokumen baru dan atau
penarikan dokumen lama

Selesai C

Hardcopy Pengendali Dokumen

Hardcopy Pengendali Dokumen

10