STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PROPOSAL DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PROGRAM KERJA
FORMAT
PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
Pendahuluan
1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau
dana Himpunan, yang sah dan diakui oleh HMTK Universitas Pertamina.
2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 1 Minggu sebelum kegiatan berlangsung.
3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan himpunan
yang akan dijalankan.
4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi
program kerja dari dana yang telah digunakan dalam kegiatan himpunan.
5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah
program kerja dilaksanakan dijalankan.
6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti
penggunaan dana.
7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban
yang berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja
yang dilaksanakan oleh himpunan pada kala itu juga.
Format
1. Proposal
Sesuai yang disampaikan oleh sekertaris.
*Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi
dalam iuran Dana Masyarakat.
2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)
➢ Format LPJ
a. Bagian Judul
b. Nama Kegiatan
c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan)
d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan
berupa :
i) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja.
ii) Pencapaian target – target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut
iii) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang terdapat
dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai atau
belum.
 iv) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan
untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.
e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukandan sumbernya)
f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan
kegiatan yang dipakai)
g. Pengeluaran (berisikan rincian secara detail pengeluaran. Item-item
pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan berdasarkan kapan
dibelanjakannya untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item
tersebut)
h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Ketua Pelaksana, Biro
Keuangan, Ketua Himpunan.
➢ Hal – hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah :
a. Nota – nota pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut
pada tabel data pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas
A4 polos.
b. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak
memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta
diperkenankan untuk menggantikan daftar tersebut. Daftar tersebut
dilampirkan apabila pada daftar item pengeluaran pada Laporan
Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi.
3. Format Laporan Aliran Dana
Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah
kanan.
a. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai
program kerja tersebut tanpa terkecuali)
b. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang
disusun secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut)
c. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian
Pengeluaran ditambahkan akun berupa “Kas Himpunan” atau akun lain seperti
“Modal Kerja Proker X tahun depan”
d. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian
Pemasukan ditambahkan akun berupa “Sumbangan, Kas Himpunan, Kontribusi
Panitia, Pinjaman Bank” atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi
defisit tersebut.
 [NO. PROGRAM KERJA]
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
[NAMA KEGIATAN]
[DEPARTEMEN/DIVISI]
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PERTAMINA
[TAHUN]

Nama Kegiatan :
Waktu Kegiatan : [waktu berlangsungnya kegiatan]
Evaluasi Kegiatan : [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]
Rencana Anggaran : [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]
Realisasi Anggaran : [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]

Pengeluaran
[Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian
kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal,
merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota]
Contoh :
Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Total

Jakarta, [tanggal pembuatan]

Ketua Pelaksana Biro Keuangan

[NAMA KEGIATAN] HMTK
Universitas Pertamina

[NAMA] [NAMA]
[NIM] [NIM]
Ketua
HMTK
Universitas Pertamina

[NAMA]
[NIM]
 [NO. PROGRAM KERJA]
LAPORAN ALIRAN DANA
[NAMA KEGIATAN]
[DEPARTEMEN/DIVISI]
HIMPUNAN MAHASISWA TEKNIK KIMIA
UNIVERSITAS PERTAMINA
[TAHUN]
Pemasukan Pengeluaran
Dana Masyarakat Konsumsi
Dana Himpunan Transportasi
Sponsorship Logistik
Donatur Publikasi
Usaha Dana [dan lain – lain]
Sumber Dana Lain (jika defisit) Kas Himpunan(jika surplus)

Total Pemasukan Total Pengeluaran

Jakarta, [tanggal pembuatan]

Ketua Pelaksana Biro Keuangan

[NAMA KEGIATAN] HMTK
Universitas Pertamina

[NAMA] [NAMA]
[NIM] [NIM]
Ketua
HMTK
Universitas Pertamina

[NAMA]
[NIM]