SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

A. Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam tubuh manusia,

seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung

kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat

dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam

waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,

sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada

akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan baik.

Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak informasi

yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data). Memahami konsep dasar

informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem informasi yang

efektif (effective business system). Menyiapkan langkah atau metode dalam menyediakan

informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem baru.

Sebuah perusahaan mengadakan transaksi-transaksi yang harus diolah agar bisa

menjalankan kegiatannya sehari-hari. Daftar gaji harus disiapkan, penjualan dan

pembayaran atas perkiraan harus dibutuhkan: semua ini dan hal-hal lainnya adalah kegiatan

pengolahan data dan harus dianggap bersifat pekerjaan juru tulis yang mengikuti suatu

prosedur standar tertentu.

1
 Komputer bermanfaat utnuk tugas-tugas pengolahan data semacam ini, tetapi sebuah

sistem informasi menajemen melkasanakan pula tugas-tugas lain dan lebih dari sekedar

sistem pengolahan data. Adalah sistem pengolahan informasi yang menerapkan kemampuan

komputer untuk menyajikan informasi bagi manajemen dan bagi pengambilan keputusan.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida

dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan

sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung

operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi

untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian

manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung

perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah

sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna

mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah

organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak

(software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah

“data base”.

B. Konsep Dasar Informasi

Terdapat beberapa defnisi antara lain:

1. Data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang

menerimanya.

2
 2. Sesuatu yang nyata atau setengah nyata yang dapat mengurangi derajat

ketidakpastian tentang suatu keadaan atau kejadian. Sebagai contoh, informasi yang

menyatakan bahwa nilai rupiah akan naik, akan mengurangi ketidakpastian mengenai

jadi tidaknya sebuah investasi akan dilakukan.

3. Data organized to help choose some current or future action or nonaction to fullfill

company goals (the choice is called business decision making)

C. Manfaat dan Fungsi Manajemen

1. Beberapa manfaat atau fungsi sistem informasi antara lain adalah sebagai berikut:

Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para

pemakai, tanpa mengharuskan adanya prantara sistem informasi.

2. Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi

secara kritis.

3. Mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5. Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6. Mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem

informasi dan teknologi baru.

7. Memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8. Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi,

mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau

pelayanan mereka.

3
9. Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat

berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

4
 KOMUNIKASI BISNIS

A. Pengertian Komunikasi Bisnis

Dalam kehidupan suatu organisasi bisnis, komunikasi merupakan faktor yang sangat

penting bagi pencapaian tujuan suatu organisasi. Seorang pimpinan memerintahkan bawahannya

untuk membuat surat pesanan barang, menjawab atau membuat surat aduan, membuat surat

edaran umum, membuat surat kontrak kerjasama, membuat surat balasan / tanggapan, dan

sejenisnya merupakan hal yang rutin dalam dunia bisnis.

Secara umum dapat dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis

adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk

komunikasi, baik komunikasi verbal maupun nonverbal. Sebagai awal bahasan dalam

komunikasi bisnis, maka akan dibahas antara lain bentuk dasar komunikasi yang mencakup

komunikasi verbal dan nonverbal, proses komunikasi, sebab-sebab timbulnya kesalahpahaman

dalam komunikasi, dan bagaimana cara memperbaiki atau meningkatkan komunikasi.

B. Bentuk Dasar Komunikasi

Komunikator yang efektif tentu saja memiliki beberapa alat komunikasi bila ingin

menyampaikan suatu pesan. Mereka tahu bagaimana menempatkan kata yang mampu

membentuk suatu arti, bagaimana mengubah situasi menjadi lebih menarik, bagaimana mengajak

peserta untuk ikut aktif (berpartisipasi) dalam diskusi, bagaimana menyelipkan humor yang

mampu menghidupkan suasana, bagaimana menyiapkan ruangan yang mampu menghidupkan

diskusi, apakah dilakukan melalui tulisan (written) atau ucapan/lisan (oral).

5
 Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam praktek dunia

bisnis maupun nonbisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk

komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:

1. Komunikasi Verbal (Verbal Communications)

Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan

kepada pihak lain melalui tulisan (written) maupun lisan (oral). Dalam kehidupan sehari-

hari seperti Anda mengirim surat atau telepon kepada orang tua Anda, teman Anda, pacar

Anda, Anda berbincang-bincang atau ngobrol dengan teman Anda, Anda ngerumpi

dengan tangga sebelah, Anda membaca puisi di depan kelas, Anda mempresentasikan

makalah dalam suatu acara seminar, Anda membaca surat kabar, majalah, jurnal, Anda

mendengarkan radio, menyaksikan dan mendengarkan acara televisi dan sejenisnya

merupakan contoh bentuk-bentuk komunikasi verbal.

Dalam dunia bisnis, beberapa contoh komunikasi verbal antara lain penyampaian

pesan melalui surat, memo, teknologi komunikasi modern, rapat pimpinan, briefing

kepada karyawan, wawancara kerja, dan presentasi. Penyampaian pesan lewat tulisan

maupun lisan tentu memiliki suatu harapan bahwa seseorang akan dapat membaca atau

mendengar apa yang akan dikatakan.

2. Komunikasi Nonverbal

Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah

komunikasi nonverbal. Menurut teori antropology sebelum manusia menggunakan kata-

kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa isyarat (body language)

6
sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh

perilaku yang ditunjukkan dengan komunikasi nonverbal:

• Seseorang yang menggigit giginya sendiri (istilah Jawanya : getem-getem) untuk

menunjukkan kemarahan.

• Seseorang yang sedang tersenyum dan melakukan jabat tangan dengan orang lain

untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan penghormatan.

• Seseorang yang membuang muka (istilah Jawanya :mlengos) untuk menunjukkan

suatu sikap rasa tidak senang terhadap orang lain.

• Seseorang yang menggelengkan kepala untuk menunjukkan suatu sikap menolak atau

ketidaksetujuan terhadap sesuatu.

• Seseorang yang menganggukkan kepala sebagai tanda setuju atau OK.

• Pernahkah Anda memperhatikan seseorang yang "grogi" (nervous) saat berpidato di

depan umum? Coba simak dengan baik, bagaimana gerak tangan dan kakinya?

Bukankah tangan dan kakinya bergerak atau bergetar secara tak teratur, bagaikan

seseorang yang sedang kedinginan (bahasa Jawanya : ngewel).

Pendek kata, dalam komunikasi nonverbal orang dapat mengambil suatu

kesimpulan tentang berbagai perasaan orang baik rasa senang, benci, cinta, rindu dan

berbagai macam perasaan lainnya. Lagi pula, komunikasi nonverbal berbeda dengan

komunikasi verbal didalam cara yang cukup mendasar.

7
 Ada beberapa jenis komunikasi nonverbal lainnya seperti arti suatu warna dan

gerak-isyarat tertentu, yang akan bervariasi dari suatu waktu ke waktu. Warna gelap

seperti hitam mempunyai makna kedukaan atau kesusahan. Coba Anda perhatikan pada

saat terjadinya musibah kematian seseorang (layatan), maka kebanyakan dari mereka

mengenakan pakaian warna gelap (hitam). Lain halnya dengan warna-warna cerah yang

banyak dikenakan pada saat-saat berlangsungnya suatu pesta. Itulah sebabnya maka

warna juga termasuk kedalam salah satu bentuk komunikasi nonverbal.

Komunikasi nonverbal juga berbeda dengan komunikasi verbal dalam hal

penyampaian suatu pesan yaitu secara spontan. Pada umumnya, sebelum menyampaikan

sesuatu, seseorang sudah memiliki suatu rencana tentang apa yang ingin dikatakan.

Misalnya, ketika seseorang mengatakan "Tolong, bukakan pintu itu," maka pada saat itu

seseorang dengan sadar telah mempunyai tujuan atau maksud tertentu. Tetapi, ketika

seseorang berkomunikasi secara nonverbal, ia seringkali melakukan sesuatu secara tidak

sadar.

Contoh yang paling sederhana adalah ketika seseorang yang secara spontan

mengerutkan dahi, raut muka yang berubah, atau mata berkedip-kedip secara tidak

sengaja atau otomatis. Hal-hal tersebut merupakan sesuatu yang bersifat alami (natural)

dan tak pernah direncanakan sebelumnya. Contoh lain, tatkala Anda melihat buku agenda

kerja Anda dibuat mainan anak-anak Anda yang masih lucu-lucu, maka apa reaksi Anda

pada saat itu? Marah, kesal, gemas campur jadi satu! Contoh lain lagi, ketika Anda

memperoleh kabar bahwa anak satu-satunya yang Anda sayangi memperoleh

penghargaan sebagai juara pertama dalam lomba penulisan karya ilmiah tingkat nasional!

8
Apa reaksi anda pada saat itu? Senang, gembira, terharu, jadi satu! Coba Anda perhatikan

bagaimana ekspresi wajah teman-teman Anda yang menghadapi masalah, kesusahan

maupun mereka yang senang atau gembira.

Mengapa Komunikasi Nonverbal Penting?

Meskipun komunikasi nonverbal sering tidak terencana atau kurang terstruktur,

namun komunikasi nonverbal memiliki pengaruh yang lebih besar daripada komunikasi

verbal. Isyarat-isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat penting terutama dalam

menyampaikan perasaan dan emosi.

Apa kebaikan atau keunggulan dari komunikasi nonverbal? Salah satu kebaikan

komunikasi nonverbal adalah reliabilitasnya, yang berkaitan dengan tingkat kepercayaan

yang tinggi terhadap pesan-pesan yang disampaikan dengan menggunakan bahasa isyarat

dan sejenisnya. Secara umum, orang akan mudah menipu orang lain dengan

menggunakan kata-kata daripada menggunakan gerakan tubuh (bahasa isyarat).

Komunikasi dengan menggunakan kata-kata akan lebih mudah pengendaliannya,

sedangkan penggunakan bahasa isyarat (gerakan badan/tubuh) ataupun ekspresi wajah

cenderung lebih sulit mengendalikannya. Hal ini disebabkan oleh sifatnya yang

spontanitas, tanpa pikir panjang. Anda mendengar berita menyenangkan, ekspresi wajah

Anda cerah, bak tanpa beban. Namun, Anda mendengar berita yang menyusahkan tentang

diri Anda, keluarga Anda, atau teman karib Anda, maka dengan cepat ekspresi wjah Anda

tanpa ada yang menyuruh, spontan murung, lesu, lemah, tak bergairah seolah-olah hampa

dunia ini.

9
 Dengan memperhatikan isyarat nonverbal, seseorang dapat mendeteksi

kecurangan atau menegaskan kejujuran si pembicara. Maka, tidaklah mengherankan bila

seseorang lebih percaya isyarat nonverbal ketimbang pesan-pesan yang disampaikan

melalui isyarat verbal. Seseorang dapat saja menutup-nutupi kecurangan dengan isyarat

verbal (seperti tulisan). Namun, seseorang tak dapat menutup-nutupi apa yang sedang

terjadi pada dirinya melalui ekspresi wajahnya. Manakala wajahnya murung atau

cemberut, maka seseorang akan dapat menduga bahwa dia sedang menghadapi suatu

masalah, mungkin masalah pribadi, keluarga atau masalah tugas kantor, dan sejenisnya.

Komunikasi nonverbal juga penting artinya bagi orang lain, karena ia lebih efisien

baik bagi pengirim maupun penerima pesan. Anda dapat menyampaikan suatu pesan

nonverbal tanpa harus berfikir panjang, dan audience Anda dapat menangkap arti secara

tak sadar. Coba Anda perhatikan para petugas sinoman di suatu acara resepsi. Para

sinoman menggunakan bahasa isyarat tertentu yang dapat dipahami oleh teman-temannya

untuk mengkoordinasikan tempat-tempat mana yang sudah maupun yang belum

mendapat jamuan makanan ataupun minuman. Contoh lain, ketika Anda memanggil

teman Anda yang sedang asyik ngobrol dengan temannya di suatu tempat yang agak jauh,

maka Anda dapat menggunakan isyarat nonverbal seperti bertepuk tangan sambil

melambaikan tangan Anda. Coba Anda kembangkan contoh-contoh lain yang sering

Anda temui dalam pergaulan sehari-hari di tempat kerja Anda.

a. Tujuan Komunikasi Nonverbal

Meskipun komunikasi nonverbal dapat berdiri sendiri, namun ia seringkali

berkaitan erat dengan ucapan (lisan). Dalam artian bahwa sering terjadi penggabungan

10
 antara komunikasi verbal dan nonverbal dalam suatu situasi tertentu. Kata-kata yang

disampaikan dalam suatu percakapan membawa sebagian dari suatu pesan. Sedangkan

bagian yang lain adalah sinyal-sinyal nonverbal. Apabila Anda mengamati acara

"Dunia Dalam Berita" di TVRI, Anda akan dapat memperhatikan kombinasi

komunikasi baik itu verbal maupun nonverbal. Coba Anda perhatikan!

Menurut John V. Thil tujuan komunikasi nonverbal antara lain:

1). Untuk menyediakan / memberikan informasi.

2). Untuk mengatur alur suatu percakapan.

3). Untuk mengekspresikan emosi.

4). Untuk memberi sifat, melengkapi, menentang, atau mengembangkan

pesan-pesan verbal.

5). Untuk mengendalikan atau mempengaruhi orang lain.

6). Untuk mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya mengajar

seseorang untuk memperlancar permainan golf.

Bagaimana relevansi komunikasi nonverbal dalam dunia bisnis? Komunikasi

nonverbal juga mempunyai peranan yang penting dalam dunia bisnis. Ia dapat

membantu menentukan kredibilitas dan potensi kepemimpinan seseorang. Jika

seseorang dapat belajar mengelola kesan yang telah dibuat dengan bahasa isyarat,

11
 karakteristik atau ekspresi wajah, suara dan penampilan, maka seseorang akan dapat

melakukan komunikasi dengan baik. Dengan kata lain, seorang manajer (pemimpin)

sekaligus harus dapat menjadi komunikator yang baik. Ia harus tahu bagaimana

menyampaikan pesan-pesan bisnisnya kepada para bawahannya, pada saat kapan suatu

pesan-pesan bisnis itu harus disampaikan, dan kepada siapa pesan-pesan bisnis itu

harus disampaikan

Lebih lanjut, jika seseorang dapat belajar membaca pesan-pesan nonverbal yang

disampaikan orang lain, maka ia akan dapat menafsirkan maksud maupun sikap

mereka secara lebih akurat dan lebih tepat. Apabila Anda berurusan dengan para

karyawan, klien, ataupun para konsumen, coba perhatikanlah secara seksama pesan-

pesan yang mereka sampaikan. Apabila sikap karyawan Anda menunjukkan gejala-

gejala kurang atau menurun semangat kerjanya, sering melakukan mogok kerja,

mogok makan, maka apa dan bagaimana langkah-langkah yang perlu Anda lakukan?

Contoh-contoh tersebut menggambarkan betapa pentingnya seorang pemimpin harus

peka terhadap sikap atau perilaku yang ditunjukkan oleh bawahannya.

C. Proses Komunikasi

Sesuatu yang Anda nikmati saat ini seperti buku yang sedang Anda baca ini, compact

disc yang anda dengarkan, acara-acara televisi yang Anda tonton, internet yang Anda nikmati,

personal computer yang Anda miliki, dan sejenisnya tidaklah datang begitu saja, tetapi melalui

suatu proses yang cukup lama. Begitu halnya dengan komunikasi, ia perlu proses juga.

12
 Apabila Anda perhatikan, seseorang yang sedang berbicara, menulis, mendengarkan, atau

membaca, maka kegiatan komunikasi yang mereka lakukan adalah lebih dari satu tindakan.

Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty menyatakan bahwa komunikasi adalah

suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui suatu sistem biasa baik

dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.

Sebagai suatu proses, komunikasi mempunyai persamaan dengan bagaimana seseorang

mengekspresikan perasaan, hal-hal yang berlawanan (kontradiktif), yang sama (selaras, serasi),

menulis, mendengarkan, dan pertukaran. Menurut Courtland L. Bovee dan John V.Thill ada

lima tahapan dalam proses komunikasi, antara lain:

1). Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.

2). Ide yang disampaikan diubah menjadi suatu pesan.

3). Pemindahan pesan.

4). Penerima menerima suatu pesan.

5). Penerima memberi tanggapan dan mengirim kembali sebagai

umpan balik ke pengirim.

Tahap Pertama : Pengirim Mempunyai Suatu Ide

Ide dapat diperoleh dari berbagai sumber yang terbentang luas dihadapan kita. Dunia ini

penuh dengan berbagai macam informasi baik yang dapat di lihat, didengar, dicium maupun hal-

hal yang dapat diraba. Ide-ide yang ada dalam benak pikiran kita, kemudian disaring dan disusun

13
kedalam suatu map mental yang ada dalam jaringan otak kita yang menggambarkan persepsi kita

terhadap kenyataan. Sebagaimana Anda memandang dunia, pikiran Anda akan menyerap

pengalaman-penglaman Anda dengan suatu cara yang unik dan personal (pribadi).

Tahap Kedua : Mengubah Ide Menjadi Suatu Pesan

Dalam suatu proses komunikasi, tidak semua ide-ide dapat diterima, maupun dimengerti

dengan sempurna. Ide yang ada dalam benak pikiran Anda, kemudian diubah kedalam bentuk

kata-kata, yang selanjutnya dipindahkan kepada orang lain.

Dalam penyampaian suatu pesan, perlu diperhatikan beberapa hal, antara lain: subjek

(apa yang ingin disampaikan), maksud (tujuan), audience, gaya personal, dan latar belakang

budaya. Sebagai suatu contoh yang sederhana, pada umumnya orang timur memiliki

kecenderungan untuk menyampaikan suatu pesan dengan menggunakan bahasa tak langsung

ataupun bahasa penghalus. Untuk menyatakan sikap menolak saja, seseorang terlebih dahulu

harus menggunakan kalimat-kalimat pembuka yang bersifat netral dan selanjutnya baru

pernyataan sikap menolak itu disampaikan.

Tahap Ketiga : Pemindahan Pesan

Setelah pengubahan ide-ide kedalam suatu pesan, maka tahap berikutnya adalah

memindahkan atau menyampaikan pesan melalui berbagai saluran yang ada kepada si penerima

pesan. Didalam menyampaikan suatu pesan, adakalanya saluran komunikasi yang digunakan

relatif pendek, namun ada juga yang melalui saluran komunikasi yang cukup panjang. Panjang-

pendeknya saluran komunikasi yang digunakan akan berpengaruh terhadap efektifitas

penyampaian pesan. Untuk menyampaikan pesan-pesan yang panjang dan kompleks secara lisan

14
dengan menggunakan saluran komunikasi yang panjang, maka pesan-pesan yang Anda

sampaikan bisa jadi berkurang atau bahkan bertentangan dengan pesan aslinya. Oleh karena itu,

perlu diperhatikan mengenai jenis atau sifat pesan yang akan disampaikan.

Tahap Keempat: Penerima Menerima Suatu Pesan

Komunikasi antara seseorang dengan orang lain akan terjadi, bila pengirim mengirimkan

suatu pesan dan penerima menerima suatu pesan. Jika seseorang mengirim sepucuk surat, maka

penerima surat harus membacanya terlebih dahulu sebelum dia dapat memahami isi surat

tersebut.

Jika seseorang menyampaikan pidato dihadapan umum, para pendengar sebagai audience

harus dapat mendengar apa yang dia katakan, dan mereka juga harus memusatkan perhatian

terhadap pesan-pesan yang ia sampaikan. Jadi, suatu pesan yang disampaikan harus dapat

dimengerti dan tersimpan didalam pikiran si penerima pesan. Lagi pula, suatu pesan akan dapat

ditafsirkan secara benar bila penerima pesan dapat memahami sesuatu sebagaimana yang

dimaksud oleh pemberi pesan dengan cara yang dikehendaki.

Tahap Kelima : Penerima Memberi Tanggapan dan Umpanbalik ke Pengirim

Umpan balik (feedback) adalah penghubung akhir dalam suatu mata rantai komunikasi. Ia

merupakan tanggapan penerima pesan yang memberikan kesempatan bagi pengirim untuk

menilai efektifitas suatu pesan.

Setelah menerima pesan, penerima akan memberi tanggapan dengan suatu cara tertentu

dan memberi sinyal terhadap pengirim pesan. Sinyal yang diberikan oleh penerima pesan dapat

15
saja berbentuk suatu senyuman, memberi komentar sekilas (singkat), anggukan sebagai

pembenaran, atau memberi pesan secara tertulis.

Umpan balik memegang peranan penting dalam proses komunikasi, karena ia memberi

kemungkinan bagi pengirim untuk menilai efektifitas suatu pesan. Disamping itu, adanya umpan

balik akan dapat menunjukkan adanya faktor-faktor penghambat komunikasi, misalnya

perbedaan latar belakang, perbedaan penafsiran kata-kata, dan perbedaan reaksi secara

emosional.

Munculnya Kesalahpahaman Komunikasi

Didalam suatu pidato, ada kecenderungan beberapa pesan tidak dapat dimengerti oleh

penerima pesan dengan baik. Hal ini disebabkan oleh adanya faktor penghambat komunikasi

antara pengirim dan penerima pesan. Faktor-faktor penghambat komunikasi tersebut mencakup

antara lain masalah dalam pengembangan pesan, penyampaian pesan, penerimaan pesan dan

penafsiran pesan.

1. Masalah Dalam Mengembangkan Pesan

Sumber masalah potensial dalam mengembangkan suatu pesan adalah dalam

memformulasikan suatu pesan. Masalah dalam mengembangkan suatu pesan dapat

mencakup antara lain munculnya keragu-raguan tentang isi pesan, kurang terbiasa dengan

situasi yang ada atau penerima, adanya pertentangan emosional, atau kesulitan dalam

mengekspresikan ide atau gagasan.

16
 Jika seseorang gagal dalam mengembangkan pesan, maka proses komunikasi akan

memulai dengan sesuatu yang salah, yang pada akhirnya akan membawa kegagalan yang

akan berkelanjutan atau terus menerus.

2. Masalah dalam Menyampaikan Pesan

Komunikasi dapat juga terganggu karena munculnya masalah dalam mendapatkan

pesan dari pengirim ke penerima. Masalah dalam penyampaian pesan yang paling jelas

adalah faktor phisik, misalnya sambungan kabel yang jelek, akustik yang lemah, dan

tindasan yang tak terbaca. Meskipun gangguan-gangguan tersebut nampaknya sepele,

namun mereka dapat memblok atau mengganggu suatu pesan.

Jika Anda sedang menyampaikan presentasi makalah atau kertas kerja, pilihlah suatu

tempat yang memungkinkan audience Anda dapat melihat dan mendengar dengan jelas

apa yang Anda sampaikan. Jangan sampai ada diantara mereka yang merasa terhalang

oleh sesuatu, seperti terhalang oleh tubuh Anda sendiri atau terhalang oleh tiang (pilar)

suatu bangunan. Disamping itu, jika Anda menggunakan sound system, usahakanlah

sound system yang baik. Jangan sampai terjadi pada saat-saatnya diskusi sedang menarik,

tiba-tiba sound systemnya mengalami gangguan teknis atau macet total.

Masalah lain yang muncul dalam penyampaian suatu pesan adalah bila dua buah pesan

yang disampaikan mempunyai arti yang saling berlawanan. Bila dua buah pesan

disampaikan sekaligus secara bersamaan, maka akan muncul gangguan dalam arus

komunikasi. Masalah serupa juga muncul, bila suatu pesan disampaikan melalui saluran

penghubung yang cukup panjang. Orang terakhir yang menerima pesan ada kemungkinan

17
 hanya dapat menangkap pesan sebagian kecil saja dari orang yang pertama atau bahkan

pesan yang disampaikan bisa jadi bertentangan dengan pesan aslinya.

3. Masalah Dalam Menerima Pesan

Sebagaimana halnya dengan penyampaian pesan, menerima pesanpun juga tak

luput dari adanya suatu masalah. Masalah yang muncul dalam penerimaan suatu pesan

antara lain adanya persaingan antara penglihatan dengan suara, kursi yang tidak nyaman,

lampu yang kurang terang, dan kondisi lain yang dapat mengganggu konsentrasi

penerima. Sebagai contoh, pada saat Anda sedang mengikuti kuliah di kelas, tiba-tiba

terdengar teriakan histeris dari orang-orang yang sedang panik yang terkurung dalam

suatu gedung yang sedang terbakar yang kebetulan berdekatan dengan tempat kuliah

Anda. Dalam kondisi seperti itu, dapatkah Anda menerima pesan dengan baik? Pada saat

asyik membaca-baca di ruang perpustakaan, tiba-tiba lewat seorang gadis cantik

dihadapan Anda. Kondisi lainpun dapat terjadi, manakala Anda asyik mengerjakan ujian

semester, terdengar suara tabuhan gamelan di seberang bangunan yang kebetulan juga

berdampingan dengan sekolah karawitan atau sekolah musik.

Dalam beberapa kasus, gangguan yang muncul berkaitan dengan kesehatan si penerima

pesan. Pendengaran yang kurang baik, penglihatan yang mulai kabur atau bahkan sakit

kepala, juga dapat mengganggu penerima dalam menerima suatu pesan. Meskipun hal

tersebut tidak memblok (menghambat) jalur komunikasi secara keseluruhan, tetapi

mereka dapat mengurangi konsentrasi si penerima pesan. Barangkali gangguan yang

paling umum terjadi adalah kurangnya konsentrasi selama melakukan komunikasi.

18
 Kadang-kadang pada saat berkomunikasi, pikiran melayang memikirkan hal-hal lain

diluar yang dibicarakan atau melamun.

4. Masalah Dalam Menafsirkan Pesan

Meskipun suatu pesan mungkin hilang selama proses penyampaian pesan terjadi,

namun masalah terbesar adalah pada mata rantai terakhir, dimana suatu pesan ditafsirkan

oleh penerima pesan. Perbedaan latar belakang, perbendaharaan bahasa, dan pernyataan

emosional, dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pemberi dan penerima

pesan. Sebagai contoh sederhana apabila Anda sedang berbicara dengan seseorang yang

berasal dari daerah yang berbeda latar belakang budayanya.

D. Komunikasi Yang Efektif

Komunikasi yang efektif tentu saja akan dapat mengatasi berbagai hambatan yang

dihadapi dalam komunikasi. Bagaimana mengatasi berbagai hambatan dalam komunikasi? Untuk

dapat mengatasi berbagai rintangan dalam komunikasi, maka perlu diperhatikan tiga hal sebagai

berikut:

1. Membuat suatu pesan secara lebih berhati-hati.

Langkah pertama yang perlu Anda perhatikan dalam berkomunikasi adalah Anda

perhatikan apa yang menjadi maksud dan tujuan berkomunikasi dan audience Anda.

Katakan apa yang dikehendaki oleh audience Anda, gunakan bahasa yang jelas,

sederhana, mudah dipahami, tidak bertele-tele, jelaskan point-point yang penting, dan

jangan lupa tekankan dan telaah ulang point-point yang penting.

19
2. Minimisasi gangguan dalam proses komunikasi.

Melalui pemilihan saluran komunikasi secara berhati-hati, Anda akan dapat

membantu audience Anda untuk dapat memperhatikan apa pesan yang Anda sampaikan.

Kalau suatu pesan disampaikan secara lisan, maka perlu diperhatikan bagaimana lokasi

atau tempat penyampaian pesan yang nyaman, tenang, akustik/sound system yang baik,

tempat duduk yang teratur, rapi, nyaman, ruangan yang sejuk, dan sebagainya. Pendek

kata, Anda harus berupaya agar penyampaian pesan-pesan sampai pada sasaran yang

dikehendaki tanpa adanya gangguan yang berarti.

3. Mempermudah upaya umpan balik antara si pengirim dan si penerima pesan.

Agar pemberian umpan balik (feedback) tersebut memberikan suatu manfaat yang

cukup berarti, maka Anda harus dapat merencanakan bagaimana dan kapan suatu pesan

yang disampaikan kepada penerima. Kalau Anda menghendaki umpan balik secara cepat,

maka Anda dapat memilih sarana komunikasi yang cepat baik melalui tatap muka

ataupun melalui telepon. Kalau menurut Anda, umpan balik kurang begitu penting, maka

Anda dapat menggunakan sarana lewat tulisan (surat) dalam penyampaian suatu pesan.

20