0134M – Manajemen Proyek

LECTURE NOTES

The Business Case

0134M – Manajemen Proyek

LEARNING OUTCOMES

Setelah menyelesaikan pertemuan ini, mahasiswa dapat:

Memahami kebutuhan manajemen proyek
Mengidentifikasi masalah dalam manajemen proyek
Merencanakan langkah-langkah/tahapan-tahapan dalam manajemen proyek
Membuat dokumen Business Case
Membuat model financial dan scoring model

OUTLINE MATERI :
- ITPM
- The Business Case
- Project Selection and Approval
- IT Governance and the Project Management Office
0134M – Manajemen Proyek

ISI MATERI

1. Project Life Cycle dan Peranannya Dalam Proyek Teknologi Informasi.

Pengembangan sebuah sistem informasi umumnya dan teknologi informasi khususnya dalam
sebuah perusahaan harus dilakukan dengan pendekatan manajemen proyek. Seperti telah
dijelaskan pada meteri sebelumnya, terlepas dari variasi proyek teknologi informasi yang ada
dilapangan seperti pembuatan aplikasi, penerapan perangkat lunak, pembangunan infrastruktur
jaringan, dan sebagainya. Pada umumnya, metodologi yang digunakan adalah sama saja, yaitu
lima tahapan dasar (ada juga yang menyebutnya enam tahapan). Seperti terlihat pada gambar 2.1
dibawah ini, pengembangan manajem proyek teknologi informasi terdiri dari; initilisasi proyek,
perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian proyek (mereka yang memahami sebagi enam
tahapan adalah memisahkan kedua tahapan ini), penyelesaian proyek dan Evaluasi proyek.
Setiap konsultan atau praktisi teknologi informasi memiliki variasi pengembangan sendiri-
sendiri, seperti yang paling klasik “waterfall” dan sampai yang terkini “Agile/Extreme”, tetapi
kalau diperhatikan dari semua model tersebut, secara prinsip tidak lepas dari lima (enam)
tahapan yang disebutkan diatas.
Secara tradisional, manajemen proyek menggunakan alat dan teknik untuk mengelola proyek,
dimana dalam hal ini termasuk perencanaan, penjadwalan, dan pengendalian proyek agar
kebutuhan stakeholder dan proyek dapat bertemu. Sedangkan manajemen proyek modern, tim
proyek memberikan semua sumber daya yang diperlukan. Salah satu kelebihan dari manajemen
proyek ini terletak pada kemampuan membentuk tim yang multidisiplin. Sangat perlu disadari,
sebuah proyek selalu memiliki sumber daya terbatas, tetapi kenyataannya, banyak proyek
menggunakan jumlah sumber daya yang sangat berlebihan dan terkesan seolah-olah tidak
terbatas, walaupun sebelumnya sudah ditetapkan batasannya.
Sebenarnya, metodologi apapun, tidaklah terlalu menjadi masalah. Hal yang terpenting,
sebuah metodologi, harus mampu untuk menyesuaikan diri dengan perkembangan dan
perubahan proyek. Jadi sebuah metodologi yang baik harus flesibel.
0134M – Manajemen Proyek

Adapun kelima tahapan dalam manajemen proyek teknologi informasi dapat diuraikan
sebagai berikut:
a. Conceptualize & Initialize Project
Pada tahap pertama ini, metodologi proyek teknologi informasi secara utuh harus
mendefiniskan dengan jelas tujuan dari proyek tersebut. Dimana harus sangat dipahami
bahwa sebuah proyek harus mempunyai awal yang jelas dan dipastikan bagaimana kondisi
akhir dari proyek tersebut. Pada umumnya, awal dari proyek berbentuk dokumen proyek
yang berisi anggaran dan aktifitas proyek sedangkan akhir suatu proyek biasanya tujuan dari
proyek sudah dipenuhi semua dan dinyatakan semua pekerjaan sudah diselesaikan.
Kesulitan dalam mendefinisikan proyek adalah tidak adanya ukuran yang jelas dan
perbedaan yang jelas antara satu proyek dengan proyek lainnya. Bisa saja proyek yang sama
dikerjakan pada perusahaan yang berbeda akan membutuhkan waktu dan tenaga serta biaya
yang berbeda. Pengelolaan proyek memerlukan kemampuan dalam aspek seni, karena
manajemen proyek merupakan ilmu yang fleksibel.
0134M – Manajemen Proyek

Gambar 2.1. Metodologi Proyek Teknologi Informasi

Pada akhirnya, tahapan ini akan menghasilkan business case. Dimana termuat hasil dari
analisis nilai organisasi, kelayakan, biaya, manfaat, dan risiko dari rencana proyek. Semua itu
tertuang dalam sebuah dokumen.

b. Develop the Project Charter and Detailed Project Plan

Tahap kedua ini merupakan tahapan yang menjelaskan bagaimana sebuah proyek akan
dikelola dan dalam tahapan ini perlu dipikirkan juga alternatif untuk penyelesaian proyek.
Biasanya ada dua pihak yang terlibat langsung dalam proyek perencanaan ini. Pihak pertama
adalah pihak yang membutuhkan, dalam hal ini adalah perusahaan atau organisasi. Pihak
kedua adalah pihak yang mengembangkan kebutuhan tersebut. Dilihat dari segi manajemen
proyek sistem informasi, output yang harus dihasilkan oleh tahap perencanaan adalah berupa
jadwal detil dari kelima tahapan berikutnya menyangkut masalah waktu, target deliverable,
personel yang bertanggung jawab, aspek-aspek keuangan, dan hal-hal lain yang berkaitan
0134M – Manajemen Proyek

dengan utilisasi sumber daya yang dipergunakan dalam proyek. Sebagai tambahan, standar-
standar dan prosedur yang akan dipergunakan dalam melakukan pengelolaan proyek pun
harus jelas dan disepakati bersama oleh seluruh anggota personel.
c. Execute and Control the Project
Dalam tahap ini akan dibicarakan tentang bagaimana mengendalikan jalannya proyek agar
proyek tersebut dapat mencapai tujuan dari proyek yang sudah didefiniskan pada tahap
sebelumnya. Dimana dalam tahapan ini seorang manajer proyek harus memastikan
lingkungan dan infrastuktur untuk mendukung jalannya proyek agar sesuai dengan apa yang
sudah direncanakan. Dalam tahapan ini tercakup aktifitas mencari sumber daya yang sesuai
dengan kebutuhan proyek, infrastruktur yang digunakan dalam pengembangan proyek,
metodologi pengembangan sistem dan tools nya, lingkungan kerja dan menyiapkan
manajemen perubahan serta mengendalikan kualitas atas proyek dengan cara melakukan
testing.
d. Close Project
Setelah menyelesaikan semua aktifitas proyek, termasuk didalamnya pengembangan, testing
dan instalasi, biasanya akan dilakukan proses penyerahan secara formal dari team proyek
yang diwakili oleh manajer proyek ke client atau sponsor proyek. Dalam tahapan ini, team
proyek yang biasanya diwakili oleh manajer proyek akan melakukan presentasi tentang
semua kegiatan dari proyek dan pencapaian yang dilakukan, sehingga client atau sponsor
proyek dapat dengan yakin menyetujui bahwa proyek sudah selesai.
Sampai tahapan ini, team pendukung proyek (yang diluar anggota proyek), seperti bagian
keuangan dan akuntansi akan melakukan perhitungan semua biaya yang terjadi serta
melakukan penagihan atas pembayaran yang masih belum dilunasi oleh sponsor proyek atau
client.
e. Evaluate Project Success
Tahapan terakhir adalah melakukan Evaluasi terhadap empat area.
Final project review atau disebut “Postmortem”. Hal ini harus dilakukan oleh manajer
proyek dan anggota team agar menjadi pembelajaran sehingga proyek-proyek selanjutnya
dapat diselesaikan dengan lebih baik lagi. Selain itu, semua pengalaman dari anggota
proyek perlu didokumentasikan sebagai pengetahuan untuk anggota team lainnya dalam
melaksanakan proyek nantinya.
0134M – Manajemen Proyek

Performance review. Dalam tipe ini, review dilakukan terhadap kinerja dari organisasi
dan kelebihan dari procedure serta policies yang sudah dijalankan. Hal ini menjadi
penting, karena semua itu akan menjadi feedback bagi anggota proyek untuk
pembelajaran. Biasanya dalam feedback dari tipenya sifatnya lebih jujur dan terbuka.
Answer dan Following Questions. Tipe ini biasanya berisi evaluasi tentang kemungkinan
proyek untuk mencapai sasarannya, kesesuaian antara perkiraan dengan kenyataan terkait
akan anggaran, scope, jadwal dan kualitas. Selain itu, juga mengevaluasi bagaimana
tanggapan (kepuasan) client/sponsor proyek terhadap hasil pekerjaan dari proyek.
Manfaat proyek terhadap organisasi. Tipe ini mengevaluasi apakah proyek yang
dikerjakan tersebut member manfaat kepada organisasi.

2. Konsep Measurable Organizational Value (MOV).

Measurable Organizational Value atau yang disingkat dengan MOV adalah istilah yang
diperkenalkan oleh Jack Marchewka sebagai alternatif tools untuk melakukan Evaluasi terhadap
nilai dari investasi yang dikenal selama ini dengan sebutan ROI. Marchewka mendefinisikan
MOV ini sebagai tujuan keseluruhan proyek dan sebagai ukuran kesuksesan. Jadi MOV secara
implisit menyatakan sebuah proyek harus dapat diukur, memberikan nilai bagi organisasi, sudah
disepakati dan dapat diverifikasi.
Sebuah proyek sistem informasi harus bisa terukur dengan jelas, tapi hal ini sangat sulit
untuk dilakukan. Karena banyak proyek SI bersifat tidak terukur (lihat gambar 2.2), sebagai
contoh, perusahaan ingin membuat sebuah sistem yang mempermudah pekerjaan karyawan. Hal
ini dengan tujuan agar karyawan bisa lebih merasa senang. Hal ini menjadi sulit, karena tingkat
kesenangan (kebahagiaan) tidak ada tolok ukurnya. Namun dapat disepakati, bahwa karyawan
yang senang dapat bekerja lebih baik, lebih setia, dan lebih senang berinteraksi dengan karyawan
lainnya.
0134M – Manajemen Proyek

Organizational Drives
Vision & Mission

Drives
Organizational
Strategy
Supports

Project’s
Organizational
Measurable
Supports Value
(MOV)

Gambar 2.2. The IT Value Chain

Ide di balik semua itu adalah, tidak adanya keputusan proyek dibuat tanpa
mempertimbangkan pengaruhnya terhadap MOV. Misalnya, jika ada pemikiran akan fitur baru,
maka fitur tersebut harus dibandingkan dengan MOV. Jika fitur tersebut tidak akan
meningkatkan MOV maka jangan dimasukkan.
Manajemen proyek dengan MOV harus memberikan manfaat atau keuntungan bagi
organisasi. Ini merupakan fondasi dari konsep MOV dan analogi dari konsep ROI. MOV tidak
memperhitungkan biaya pengadaan dan hanya memperhatikan nilai bisnis yang terukur.
Sementara ROI memperhitungkan biaya penyediaan MOV serta memiliki potensi untuk
mempertimbangkan nilai tidak terukur dari organisasi yang dapat menjadi kekuatan yang
mendorong proyek.
Verifiability dari MOV merupakan kunci kesuksesan. Dari awal, sebuah proyek MOV harus
terukur kemudian harus terverifikasi. Maksudnya, setelah sebuah proyek MOV selesai harus
diverifikasi untuk menentukan apakah proyek tersebut berhasil atau tidak. Harus dipahami disini,
bahwa sebuah proyek TI biasanya akan memberikan nilai negatif di depan dan akan terus
meningkat dari waktu ke waktu menjadi lebih baik dan pada akhirnya kembali menurun. Disini
kekurangan dari MOV. MOV tidak meverifikasi hingga akhir masa pakainya TI tersebut.
Contoh MOV :
0134M – Manajemen Proyek

3. Pemahaman Business Case

Dalam business case berisi penjelasan atas alasan kenapa dan bagaimana suatu proyek harus
dilakukan (lihat gambar 2.3). Dalam business case ini berisi penjabaran secara khusus,
bagaimana proyek akan mencapai datu atau lebih dari tujuan organisasi. Sehingga sebuah
business case berwujud sebuah dokumen yang menjabarkan secara detail isi proyek (termasuk
proses bisnisnya) dan formal, tetapi terkadang isi dari business case ini bisa berupa dokumen
singkat dan sederhana sejenis memo pendek atau presentasi lisan.
Sebuah presentasi business case dikembangkan untuk sepenuhnya mencakup:
a. Latar belakang informasi proyek
b. Analisis manfaat proyek terhadap bisnis atau organisasi
c. Analisis kemungkinan yang berisi alasan dipilihnya sebuah solusi/usulan.
d. Perkiraan biaya dan ruang lingkup proyek, dimana termasuk biaya dan waktu dari
sumber daya manusia dan penggunaan tools.
e. Analisis potensi resiko.
f. Analisis resiko terkait kegagalan proyek termasuk Analisis kesenjangan proyek.

Sebuah business case harus menyediakan manajer puncak dalam framework untuk
memutuskan apakah suatu proyek harus dimulai atau tidak. Selain itu, juga harus menyediakan
manajer proyek dan manajemen tim proyek dengan template yang dapat digunakan untuk
mengawasi dan mengendalikan proyek agar dapat memastikan bahwa manfaat yang
diproyeksikan akan tercapai.
0134M – Manajemen Proyek

Gambar 2.3. Tahapan Pengembangan Business Case

Dengan business case akan memberikan manfaat secara langsung kepada manajer perusahaan
berupa kesempatan untuk mengeksplorasi seberapa besar potensial melaksanakan sebuah proyek
serta bagaimana potensi kerugian yang akan muncul kalau tidak melakukan proyek tersebut.
Semua itu dapat dilakukan sebelum mereka membuat keputusan untuk mengeluarkan biaya.
Proses menulis business case juga dapat memaksa tim manajer dan karyawan untuk:
Mengatur pemikiran dan pengetahuan tentang potensial proyek.
Mempertimbangkan potensi kelemahan dan menyempurnakan informasi yang hilang
dengan penelitian lebih lanjut.
Menentukan kelebihan dan kekurangan dari proyek, dan mengembangkan
kemampuan untuk mengkomunikasikan kepada pihak lain baik di dalam maupun di
luar perusahaan.
Mengembangkan justifikasi keuangan untuk proyek.
Membangun tim yang familiar dengan poin utama proyek bahkan sebelum proyek
disetujui.
0134M – Manajemen Proyek

Hasil Akhir dari business case ini merupakan sebuah laporan yang terkait dengan proyek
yang akan dikembangkan. Adapun bentuk laporannya dapat dilihat pada template dari business
case seperto pada gambar 2.4 dibawah ini.

Gambar 2.4. Business Case Template

4. Pendekatan Balanced Scorecard.

Balance scorecard (BSC) merupakan perencanaan strategis dan sistem manajemen yang
digunakan secara ekstensif dalam bisnis, industri, pemerintah, dan organisasi. BSC ini
digunakan untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi,
meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi terhadap
tujuan strategis. BSC pertama kali di temukan oleh Robert Kaplan (Harvard Business School)
dan David Norton yang digunakan sebagai kerangka pengukuran kinerja untuk memberikan
pandangan atas kinerja organisasi kepada manajer dan eksekutif.
Dalam kerjanya, BSC ini digunakan dengan mempertimbangan empat perspektif (lihat
gambar 2.5) yang saling berhubungan dan menerjemahkan strategi dan tujuan organisasi atau
perusahaan dalam jangka panjang, yang kemudian diukur dan dimonitor secara berkelanjutan.
0134M – Manajemen Proyek

Gambar 2.5. Balance Scorecard Approach

Kata balance di BSC mempunyai arti yang sangat mendasar. Konsep BSC sebenarnya
menunjukkan adanya keseimbangan antara semua factor yang menjadi perpekstif. Keempat
faktor yang harus diseimbangkan adah antara :
o Faktor keuangan dan non keuangan
o Pihak eksternal dan internal
o Jangka pendek dan jangka panjang
Secara garis besar, perspektif dari BSC dibagi menjadi 2 kelompok, yaitu Keuangan dan
Nonkeuangan. Dimana yang masuk dalam keuangan adalah Perspektif Keuangan sendiri dan
lainnya masuk ke perspektif non keuangan. Mungkin timbul pertanyaan, kenapa harus ada
perspektif non keuangan? Bukankah perspektif keuangan sudah mencakup semua hal? Dalam hal
ini perlu disadari bahwa dibutuhkannya perspektif non keuangan dikarenakan perspektif
keuangan tidak cukup untuk mencerminkan kinerja perusahaan, karena belum tentu perspektif
keuangan yang baik akan menjamin kestabilan perusahaan dalam jangka panjang.
Dari uraian diatas, terlihat bahwa perspektif non keuangan menjadi penting, karena
perspektif non keuangan dianggap sebagai bagian yang bila ikut diperhatikan, pada akhirnya
dapat mendongkrak kinerja keuangan. Untuk dapat stabil dan berkembang, perusahaan harus
0134M – Manajemen Proyek

mempunyai strategi yang dituangkan dalam program kerja, sehingga penilaian kinerja juga harus
lebih dari sekedar penilaian keuangan saja.
Menurut Kaplan (1996) ;
perspektif pelanggan dapat diukur dengan lima aspek utama, yaitu; (1) Pangsa Pasar, (2)
Customer Retention, (3) Customer Acquisition, (4) Customer Satisfaction dan (5) Customer
Profitability.
perspektif bisnis internal diukur dengan tiga aspek utama yaitu ; (1) Proses Inovasi, (2)
Proses Operasi, dan (3) Pelayanan Purna Jual.
perspektif pertumbuhan dan pembelajaran dapat diukur dari sisi aspek, yaitu; (1) kemampuan
karyawan, (2) kemampuan sistem informasi, dan (3) Motivasi, Pemberian Wewenang dan
Pembatasan Wewenang Karyawan

5. Hubungan IT governance dengan IT projects.

IT Governance merupakan bagian dari corporate governance yang berfokus pada

performance dan managemen resiko dari Teknologi informasi. Meningkatnya minat di IT
governance merupakan bagian dari inisiatif kepatuhan, tetapi lebih karena kebutuhan
akuntabilitas yang lebih besar dalam pengambilan keputusan seputar penggunaan IT untuk
kepentingan dari stakeholder.
Kemampuan TI secara langsung terkait dengan konsekuensi jangka panjang dari keputusan
yang dibuat oleh manajemen puncak. Tata kelola TI secara sistematis akan melibatkan semua
orang, yaitu ; top manajemen, eksekutif, staf dan pihak ekternal. Karena banyaknya pihak yang
terlibat, maka perlu ditetapkan kerangka kerja untuk digunakan dalam organisasi sehingga
semuanya akan lebih transparan dan memastikan tanggung jawab yang diberikan. Banyak
framework yang diakui secara international. Framework-framework tersebut, harusnya dapat
dijadikan patokan atau pola pikir dalam manajemen proyek teknologi informasi.
Tujuan utama IT governance adalah untuk (1) menjamin bahwa investasi TI akan
Meningkatkan nilai bisnis dari perusahaan, dan (2) mengurangi segala risiko yang berkaitan
dengan kegagalan TI. Kedua hal tersebut dapat dicapai dengan menerapkan struktur organisasi
dengan baik dan terdefinisikannya setiap peran untuk tanggung jawab, informasi, proses bisnis,
aplikasi, infrastruktur ICT, dll. IT governance harus dilihat sebagai bentuk dari TI dalam
0134M – Manajemen Proyek

menciptakan nilai yang sesuai ke dalam Strategi corporate governance secara keseluruhan, dan
tidak dalam bentuk disiplin sendiri. Hal yang menguatkan, dalam pengambilan keputusan dengan
pendekatan ini, semua stakeholder akan berpartisipasi. Hal ini akan menciptakan suasana saling
berbagi tanggung jawab dan memastikan bahwa keputusan terkait TI dibangun dan didorong
oleh bisnis, bukan sebaliknya.
0134M – Manajemen Proyek

SIMPULAN

Pada dasarnya metodologi proyek teknologi informasi terdiri dari 5 tahapan, yaitu; initiasi
proyek, perencanaan proyek, execute dan control proyek, penyelesaian proyek dan Evaluasi.
Tetapi sebuah metodologi yang baik harus fleksibel.
MOV merupakan metodologi yang digunakan oleh Marchewka untuk mengukur dan
menganalisis nilai dari investasi. MOV ini melengkapi (menggantikan) ROI.
Business case menggambarkan bagaimana IT memberikan nilai (keuntungan) terhadap
organisasi. Bahkan dengan business case, segala resiko yang berpotensi untuk merugikan
proyek dapat di prediksi sedini mungkin.
BSC digunakan untuk menyeimbangkan 4 perspektif yang akan mendukung pencapaian
tujuan organisasi melalui pengembangan proyek sistem informasi.
Framework dari IT governance dapat dijadikan dasar dalam menentukan framework
manajemen teknologi informasi. Karena tujuan utama dari IT governance adalah untuk (1)
menjamin bahwa investasi IT akan meningkatkan nilai bisnis, dan (2) mengurangi risiko
yang berkaitan dengan kegagalan TI.
0134M – Manajemen Proyek

DAFTAR PUSTAKA

Balanced Scorecard Institute . (n.d.). What is the Balanced Scorecard? . Retrieved January
2012, 09, from Balanced Scorecard Institute : http://www.balancedscorecard.org/
Marchewka, J. T. (2013). Information Technology Project Management (4 ed.). Chinnei:
Wiley.
Schmidt, M. J. (2011, December 23 ). Business case / Business case analysis. Retrieved
January 05, 2012, from Solution Matrix • Cost-Benefit-Analysis :
http://www.solutionmatrix.com