PESAN E MAIL DAN MEMO RUTIN

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat penting.
Yaitu, dokumen yang ditulis dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan
kesan baik karena ditulis dengan hati-hati, perhatian, dan jelas. Dalam suatu organisasi, pesan-pesan yang
disampaikan oleh pemimpin kepada para bawahan, terkadang tidak terorganisasi dengan baik. Hal ini
menyebabkan pesan-pesan yang disampaikan tidak mengenai sasaran atau hasilnya tidak sesuai dengan
apa yang dikehendaki. Dengan mengatur ide-ide secara logis, berurutan, dan tidak bertele-tele, ide yang
disampaikan akan dapat memuaskan kebutuhan-kebutuhan informasi, motivasi, maupun praktis bagi
audiens. Mengorganisasi pesan-pesan secara baik adalah suatu keharusan dan menjadi tantangan bagi
komunikator.

Dunia maya atau internet berkembang dengan cepat seiring berkembangnya teknologi. Ditambah lagi
harga PC (personal computer) yang semakin murah. Karena semakin banyak orang terhubung melalui
internet atau web maka semakin besar pula peluang ekonomi yang di dapat. Agar terwujudnya
komunikasi efektif dari berbagai pesan-pesan bisnis. Maka dari itu sangat penting untuk dibahas dalam
makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang
akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud.

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana cara menulis surat Memo & E-mail, Direct request, Good news & Pesan Informatif, Bad news
& Pesan Persuasif ?
 2. Apa itu Elektronik market, Elektronik data Interchange, & Internet Commerce serta dimana dan
bagaimana penggunaannya ?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Cara penulisan memo & E-mail

A. Cara Penulisan Memo

Untuk mengetahui cara penulisan yang baik langkah pertama kita harus tahu terlebih dahulu bagian-
bagian yang ada di MEMO:

 Alamat yang dituju

 Pengirim Memo

 Perihal Memo

 Tanggal Pengiriman Memo

 Paraf dan nama pengirim

Ciri-ciri yang ada pada Memo terbagi menjadi 2, pertama dari segi bentuk, dan yang kedua dari segi isi.

a. Ciri bentuk

Memo terdiri atas 2 bagian :

- Bagian Kepala Memo

- Bagian isi Memo

b. Ciri isi

Untuk menulis isi memo harus menggunakan bahasa yang singkat. Tidak bertele-tele ataupun dengan
kata-kata yang berbasa-basi. Penulis harus langsung menyampaikan pesan yang di maksud atau perintah
dalam kalimat yang singkat, lugas, dan tidak menggunakan kata yang berulang-ulang.
 Contoh Memo resmi dan tidak resmi

1. Memo resmi adalah memo yang di tulis secara formal, memo biasanya di tulis oleh pejabat kepada
anggotanya/staf instansi (kantor) baik berupa pemerintah maupun swasta.

2. Memo tidak resmi adalah memo yang tidak berhubungan dengan instansi yang terkait, biasanya memo di
tujukan kepada saudara sendiri, rekan kerja, ataupun kepada sahabat.

B. Cara penulisan E-mail

 Ketahui kepada siapa kamu akan mengirim e-mail

Ketika kamu ingin mengirimkan sebuah e-mail, hal pertama yang harus kamu ketahui adalah alamat e-
mail penerima. Tanpa mengetahui alamat email penerima maka kamu tidak dapat mengirimkan sebuah
email kepada orang tersebut.

Pada baris To diisi dengan alamat e-mail penerima utama. Selanjutnya pada baris Cc diisi dengan alamat
e-mail penerima tembusan/copy e-mail (bagian ini boleh tidak diisi jika kamu tidak menginginkan orang
lain untuk menerima e-mail tersebut) dan pada baris Bcc sama seperti baris Cc, kamu tidak diwajibkan
untuk mengisi baris ini.

 Tulis Subject E-mail

Setelah kamu menuliskan alamat e-mail penerima, langkah selanjutnya adalah menuliskan Subject/Judul
pada e-mail yang akan kamu kirim. Tulislah Subject/Judul email sesuai dengan tujuan pengiriman e-mail.

Contoh penulisan judul yang salah Contoh penulisan judul yang benar

Dapat dilihat bahwa gambar diatas adalah contoh undangan untuk hadir pada sebuah acara seminar. Pada
gambar pertama judul e-mail terlihat tidak jelas (tidak tertulis seminar apa yang dimaksud). Sedangkan
pada gambar kedua, judul terlihat lebih lengkap dan jelas (terdapat nama acara seminar yang dimaksud).

 Tuliskan Salam Pembuka

Sebagai salah satu etika dalam mengirimkan e-mail, ada baiknya e-mail yang kamu akan kirimkan diawali
dengan salam pembuka. Salam pembuka tidak harus formal, hal tersebut tergantung dengan penerima e-
mail.

Contoh salam pembuka formal:

KepadaYth.
Bapak/Ibu Pimpinan HRD
PT. xxxx
Di tempat

Jika kamu memiliki hubungan baik dengan penerima e-mail maka kamu dapat menuliskan salam pembuka
yang tidak formal seperti, ” Dear Mba Ida” atau “Selamat Pagi/Siang/Sore”.

 Menuliskan Tujuan
Tujuannya harus jelas ketika ingin menulis maka harus tahu tujuan yang jelas dan pasti kepada siapa e-
mail tersebut dikirimkan.

Berikut ini contoh pengiriman e-mail yang bertujuan untuk kerjasama perusahaan:

 Tuliskan Salam Penutup

Pada bagian akhir tuliskan salam penutup seperti, “Hormat Saya”, “Regards”, tergantung situasinya.
Berikut contoh salam penutup formal:

Best Regards,
Arz Lock19
Staf Pusat Karir
Biro xxxx
PT. xxxx
Jl. Xxxx No. xxx
Tlp.021- xxxxx Ext.xxx
Hp. +62xxxxx-xxxxxx
Email. arzlock19@gmail.com

 Bersikap Sopan
Jika kamu berhubungan baik dengan penerima e-mail, kamu dapat menggunakan Bahasa tidak formal dan
singkatan umum. Dan sebaliknya jika kamu ingin mengirim e-mail kepada seseorang yang belum dikenal
baik gunakan Bahasa formal.

 Periksa Gaya Bicara kamu

Pilihan kata-kata, kalimat, tanda baca, dan kapitalisasi yang mudah dimengerti tanpa isyarat visual dan
pendengaran.

kamu dapat melihat pada contoh di bawah ini,

Dear Revi,
Dear Revi,
Sehubungan dengan meeting yang dilakukan

bersama Kepala Divisi kemarin, Apakah bisa

Segera kirimkan laporan yang diminta
oleh Kepala Divisi laporan saya terima hari ini? Karena laporan
atau saya tidak akan ada materi untuk tersebut akan saya gunakan sebagai materi
rapat besok.
rapat besok.

Regards,
Regards,
Hari
Hari

Pada gambar diatas terlihat Hari mengirimkan sebuah e-mail kepada Revi. Di kotak pertama kamu
mungkin berpikir bahwa Hari merasa frustrasi atau marah, tapi jika kamu lihat pada kolom selanjutnya
ketika gaya penulisan diubah, Hari tidak menunjukan rasa marah.
  Koreksi Tulisan

Saat kamu mengoreksi, perhatikan baik-baik panjang e-mail. Orang lebih cenderung membaca e-mail
singkat daripada yang panjang dan bertele-tele, jadi pastikan tulis e-mail sesingkat mungkin, tanpa
mengecualikan informasi yang ingin disampaikan. Jadi tulislah e-mail secara singkat, padat dan jelas,
Bersikaplah sopan dan selalu mengoreksi apa yang telah kamu tulis sebelum mengklik tombol “kirim”.

2.2 Cara penulisan Direct Request

PERMINTAAN LANGSUNG (DIRECT REQUEST)

Jenis atau tipe pesan yang paling umum digunakan adalah penyampaian langsung pada poin yang
dituju. Pesan ini dapat berbentuk surat dan memo. Contoh dari pesan permintaan langsung ini dapat
terlihat pada pembuatan surat pesanan, permintaan rutin, aduan atau klaim, dan permintaan kredit rutin.

Isi dari sebuah surat Direct Request harus terdiri dari 3 bagian antara lain:

1. Bagian Awal

Bagian ini merupakan bagian pendahuluan atau pembukaan, yang berisi tentang alasan kita dalam
mengajukan atau meminta sesuatu. Kalimat yang digunakan hendaknya haruslah jelas, singkat dan tidak
bertele-tele, tujuannya adalah agar pihak atau orang yang membaca pemintaan kita menjadi lebih paham
akan maksud yang terkandung dalam surat permintaan tersebut.

2. Bagian Pertengahan

Bagian ini merupakan penjelasan rinci dari apa yang kita tuliskan pada bagian pendahuluan, berisi hal-hal
yang bersifat rincian dari maksud permintaan. Teknis penyusunan kalimat dan kata-kata dapat
menggunakan serangkaian pertanyaan terutama jika permintaan menyangkut perlengkapan yang sangat
kompleks. Dapat berisi tentang pertanyaan mengenai teknis, dimensi serta kegunaan sesuatu yang kita
minta. Jika permintaan lebih dari satu jenis, sebaiknya kita membuat daftar dan memberi nomor secara
berurutan.

3. Bagian akhir
 Bagian ini merupakan bagian penutup yang sebaiknya diisi dengan suatu permintaan beberapa tanggapan
khusus, lengkap dengan batas waktu, dan ekspresi terhadap apresiasi maupun pemberian goodwill. Untuk
mempermudah pembaca, sebaiknya perlu mencantumkan beberapa informasi penting seperi nomor
telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi.

Contoh Surat permintaan langsung (Direct Request)

2.3 Cara penulisan Good news & Pesan Informatif

A. Good news (Berita baik)

 Pembuka : Pernyataan good news

 Pertengahan/Isi : Penjelasan rinci

 Penutup : Mengingat kembali good news atau mencakup pemikiran penutup yang
berorientasi masa depan.
Goodnews tentang pekerjaan, contoh goodnews dalam pekerjaan:

Financial Non financial

Kenaikan gaji Promosi jabatan
Bonus lembur kerja Tanda penghargaan
Insentif Fasilitas kendaraan dan perumahan.
THR Proposal suatu proyek diterma.
Kredit bunga sangat ringan. Dan lain-lain
Asuransi kesehatan

Goodnews tentang produk, contoh goodnews tentang produk:

 Pemberian
diskon
beli satu dapat 3
kupon
diskon
dll

Contoh Surat atau pesan Good news:

B. Pesan Informatif

Menyajikan pesan informatif dan positip dapat dengan cara sebagai berikut :

1. Berikan berita baik dan summarize [kesimpulan] topik utamanya. Termasuk tanggal kebijakan diterapkan,
persentase, dll. Jika pembaca menginginkan lebih dari itu, jelaskan bahwa Anda sedang meresponnya.

2. Berikan informasi secara detail, klarifikasi dan latar belakangnya. Jangan mengulang informasi yang
pernah Anda berikan. Jawablah semua pertanyaan pembaca seperti yang mereka inginkan.

3. Sajikan informasi negatif sepositip mungkin. Sebuah kebijakan mungkin mempunyai keterbatasan-
keterbatasan; informasi menjadi tidak lengkap; pembaca mungkin mempunyai syarat-syarat tertentu
mendapatkan kepuasan, diskon atau keuntungan.

4. Terangkan manfaat kebijakan atau prosedur untuk pembaca. Tidak hanya untuk perusahaan. Berikan
informasi detail untuk membuat manfaat menjadi jelas bagi pembaca dan yakinkan di dalam surat resmi.

5. Gunakan a goodwill ending: positip, pribadi dan forward-looking

2.4 Cara penulisan Bad news & Pesan Persuasif

A. Bad News

Strategi Pengorganisasian Pesan bad news :

1. Menciptakan Audience centered tone

2. Memilih pendekatan organisasional

a. Pendekatan langsung :
- Pembuka

- Alasan

- Bad news

- Penutup

b. Pendekatan tidak langsung: Suatu pendekatan organisasional direct approach dapat diterapkan jika :

- Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju.

- Pesan tersebut mempunyai pengaruh kecil terhadap penerima pesan.

- Pesan disampaikan secara empati.

Contoh surat bad news : contoh pesan bad news:

B. Pesan persuasif

Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai
suatu tujuan. Persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu pesan dengan cara
yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa mempunyai pilihan dan membuat mereka
setuju.

Perencanaan Pesan-Pesan Persuasif:

1. Analisis Audiens

2. Pertimbangan perbedaan budaya

3. Memilih pendekatan organisasional

Mengembangkan pesan-pesan persuasif:

1. Menetapkan kredibilitas
2. Kerangka argumentasi, kebanyakan pesan persuasif mengikuti rencana organisasional AIDA (A =
Attention, I = Interest, D = Desire, A = Action).

Contoh surat persuasif

2.5 Elektronik Market

Elektronik market disebut juga dengan E-Market Places. Yang mana suatu pasar adalah tempat terjadinya
interaksi antara informasi, produk, jasa dan pembayaran dipertukarkan. Electronic Markets (Ems) adalah
sebuah sarana yang menggunakan teknologi informasi dan komunikasi untuk melakukan/menyajikan
penawaran dalam sebuah segmen pasar, sehingga pembeli dapat membandingkan berbagai macam harga
yang ditawarkan.

Dalam pengertian lain, Ems adalah sebuah sistem informasi antar organisasi yang menyediakan fasilitas-
fasilitas bagi para penjual dan pembeli untuk bertukar informasi tentang harga dan produk yang
ditawarkan. Keuntungan fasilitas Ems bagi pelanggan adalah terlihat lebih nyata dan efisien dalam hal
waktu. Sedangkan bagi penjual, yaitu dapat mendistribusikan informasi mengenai produk dan service
yang ditawarkan dengan lebih cepat sehingga dapat menarik pelanggan lebih banyak.

Digunakan dalam sektor :

 Sistem reservasi penerbangan

 Pasar keuangan dan komoditas

 Biasanya digunakan melalui jalur perantara (intermediary)

Keuntungan dan Kerugian

a. Keuntungan Konsumen :
Mudah untuk mengakses informasi harga / jasa yang komparatif
 b. Keuntungan Supplier :
Keuntungan akses pasar
Kerugian perbandingan harga yang mudah dilakukan oleh konsumen

Perkembangan Electronic Market

a. Sistem e-Procurement
Sistem procurement berbasis internet untuk “non-production goods”
Contoh : www.ariba.com
b. Sistem analog
Agen perjalanan online
Lelang online

2.6 Elektronik data Interchange

Electronic data interchange (EDI) adalah sarana mengefisienkan pertukaran data transaksi-transaksi
regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial. Secara formal EDI
didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “Transfer data terstruktur
dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem
komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.

EDI sangat luas penggunaannya, biasanya digunakan oleh kelompok retail yang besar ketika melakukan
bisnis dagang dengan para supplier mereka. EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan,
sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer
yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari
penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.
Keuntungan dalam menggunakan EDI adalah waktu pemesanan yang singkat, mengurangi biaya,
mengurangi kesalahan, memperoleh respon yang cepat, pengiriman faktur yang cepat dan akurat serta
pembayaran dapat dilakukan secara elektronik.

Dikenal juga sebagai : PAPERLESS TRADING

Didefinisikan sebagai : “The transfer of structured data, by agreed message standards, from one
computer system to another by electronic means”.
 (Pengalihan data terstruktur, dengan standar pesan yang disepakati, dari satu sistem komputer ke
komputer lain melalui sarana elektronik).

Data terstruktur

a. Dokumen yang terstandarisasi

Contoh : Order/Invoice
b. Pengkodean
Contoh : Product Code/Customer Code

c. Biasanya menggunakan standar umum

d. Nilai / harga
Contoh : Quantity Ordered

Standar pesan sebagai tanda persetujuan pemesanan

a. Sectorial standards
Contoh : Odette
b. National standars
Contoh : ANSI X12, Trade forms
c. International standards
Contoh : EDIFACT

2.7 Internet Commerce

Internet commerce adalah penggunaan internet yang berbasis teknologi informasi dan komunikasi untuk
perdagangan. Kegiatan komersial ini seperti iklan dalam penjualan produk dan jasa. Transaksi yang dapat
dilakukan di internet antara lain pemesanan/pembelian produk dimana produk akan dikirim melalui pos
atau sarana lain setelah uang ditransfer ke rekening penjual.
 Penggunaan internet sebagai media pemasaran dan saluran penjualan terbukti mempunyai keuntungan
antara lain untuk beberapa produk tertentu lebih sesuai ditawarkan melalui internet, harga lebih murah
mengingat membuat situs di internet lebih murah biayanya dibandingkan dengan membuka outlet retail
di berbagai tempat. Internet merupakan media promosi perusahaan dan produk yang paling tepat dengan
harga yang relatif lebih murah, serta pembelian melalui internet akan diikuti dengan layanan pengantaran
produk sampai di tempat pemesan.

Proses yang terdapat dalam E-commerce (Electronik commerce atau internet commerce) adalah sebagai
berikut:

1. Presentasi electronic (Pembuatan Website) untuk produk dan layanan.

2. Pemesanan secara langsung dan tersedianya tagihan

3. Secara otomatis account pelanggan dapat secara aman (baik nomor rekening maupun nomor kartu kredit)

4. Pembayaran yang dilakukan secara langsung (online) dan penanganan transaksi.

Contoh E-commerce diantaranya yaitu:

1. Pembelian buku melalui online

2. Pembelian elektronik melalui online

3. Pembelian kendaraan melalui online

4. Pembelian pakaian melalui online, dll

BAB III

KESIMPULAN
 Dari hasil pembahasan tentang penulisan Surat Memo & E-mail, Penulisan Direct Request, Good news &
Pesan informatif, Bad news & Pesan persuasif. Serta Pengertian, dimana & Penggunaan dari Elektronik
market, Elektronik data interchange, dan Internet commerce maka diambil kesimpulan :

Dalam menulis pesan e-mail dan memo memberikan manfaat penting. Yaitu, dokumen yang ditulis
dengan baik cenderung mencapai tujuannya. Kemudian maksud direct request adalah untuk
mendapatkan suatu respon dari para pembaca apakah menjawab pertanyaan, mengirim barang atau jasa,
atau suatu tindakan lain. Pesan-pesan good news pada umumnya menggunakan pendekatan langsung
yang memungkinkan para pembaca secara langsung dapat mengetahui apa maksud penyampaian suatu
pesan. Sedangkan Pesan bad news adalah untuk menyampaikan informasi yang kurang menyenangkan
dengan tetap menjaga atau memperhatikan bagaimana dampaknya bagi audiens.

Pesan Informatif Bersifat memberikan keterangan-keterangan / fakta-fakta, kemudian komunikan

mengambil keputusan. Sedangkan Pesan Persuasif Berisikan bujukan, yaitu membangkitkan pengertian
dan kesadaran manusia bahwa apa yang kita sampaikan akan memberikan perubahan sikap.

Internet sebagai jaringan publik yang sangat besar layaknya yang dimiliki suatu jaringan publik elektronik,
yaitu murah, cepat dan kemudahan akses menggunakan electronik data sebagai media penyampaian
pesan/data sehingga dapat dilakukan pengiriman dan penerimaan informasi secara mudah dan ringkas.
Di dalam e-commerce, para pihak yang melakukan kegiatan perdagangan/perniagaan hanya berhubungan
melalui suatu jaringan publik (public network) yang dalam perkembangan terakhir menggunakan media
internet.

DAFTAR PUSTAKA

 http://www.needsindex.com/12192210/contoh-memo-resmi-terlengkap.php
 https://bukugue.com/cara-menulis-email-formal/

 http://wijayahery.blogspot.co.id/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

 http://faculty.petra.ac.id/ido/courses/5_pesan_positif_dan_informatif.pdf

 https://www.academia.edu/9834910/Electronic_Markets_EMs_berbasis_Website_Mobile_dan_Androi
d