PEDOMAN SISTEM
MANAJEMEN DATA
PENINGKATAN MUTU DAN
KESELAMATAN PASIEN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKAYU
1
PEDOMAN SISTEM MANAJEMEN DATA
PENINGKATAN MUTU DAN KESELAMATAN PASIEN
RUMAH SAKIT UMUM DAERAH SEKAYU
Disusun Oleh :
PMKP RSUD SEKAYU
2
DAFTAR ISI
Halaman Judul
Daftar Isi ............................................................................................................................ 3
Bab I Pendahuluan
1.1 Sejarah Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu ................................................. 4
1.1.1 Perkembangan sebelum tahun 2000 ............................................... 4
1.1.2 Perkembangan RSUD Sekayu .................................................................. 5
1.1.3 Struktur Organisasi RSUD Sekayu ................................................ 8
1.2 Gambaran Umum SNARS ................................................................................. 9
1.2.1 Latar belakang ........................................................................................................ 9
1.2.2 Definisi ................................................................................................................ 10
Bab II Ruang Lingkup .................................................................................................... 11
Bab III Kebijakan
3.1 Kebijakan umum ..................................................................................................... 14
3.2 Kebijakan khusus .................................................................................................... 14
Bab IV Tatalaksana
4.1 Pengumpulan data indikator.................................................................................... 15
4.2 Pelaporan................................................................................................................. 15
4.3 Validasi data............................................................................................................ 15
4.4 Analisis data indikator ............................................................................................ 17
4.5 Publikasi data .......................................................................................................... 18
Bab V Penutup ................................................................................................................ 19
3
BAB I
PENDAHULUAN
4
batu pertama pembangunan gedung RSUD Sekayu dilakukan oleh Dirjen
Pelayanan Medik Departemen Kesehatan RI yang pada saat itu dijabat
oleh dr. Suyoga, MPH,.Kemudian diteruskan dengan penyelesaian
pengerjaan fisik bangunan dan pengadaan peralatan.
5
lainya, yang mempunyai 4 orang dokter spesialis yaitu; Spesialis
Kebidanan dan Kandungan, Spesialis Penyakit Dalam, Spesialis Bedah,
Spesialis Anak. Namun pada kenyataannya hanya Spesialis Penyakit
Dalam dan Spesialis Anak yang ada, sedangkan dua Spesialis lainnya
adalah Tenaga Kontrak.
Periode pemantapan
Pada tahun 2007 Pemerintah Daerah KabupatenMusi Banyuasin
membangun gedung baru untuk Rumah Sakit Umum Daerah Sekayu, hal
ini memacu kami untuk melakukan peningkatan sarana dan fasilitas
pelayanan serta peningkatan dan pengembangan sumber daya manusia
kesehatan di rumah sakit yang memenuhi harapan dan kebutuhan seluruh
masyarakat Kabupaten Musi Banyuasin.
6
Kabupaten Musi Banyuasin yang menerapkan Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK-BLUD) secara penuh.
7
1.1.3 Struktur Organisasi RSUD Sekayu
8
1.2 Gambaran Umum SNARS
Sesuai tujuannya akreditasi rumah sakit dilakukan oleh Komisi Akreditasi
Rumah Sakit (KARS) adalah untuk memberikan perlindungan terhadap
keselamatan pasien, masyarakat, lingkungan rumah sakit dan SDM di Rumah
Sakit itu sendiri. Oleh karena itu, setiap rumah sakit di seluruh Indonesia wajib
terakreditasi sesuai kelas dan tingkatannya, seperti terakreditasi tingkat
pratama, madya, utama dan paripurna. SNARS adalah singkatan dari Standar
Nasional Akreditasi Rumah Sakit, sedangkan standar akreditasi versi 2012
merupakan merujuk dari angka lahirnya, yakni di tahun 2012 sebagai
penyempurnaan dari standar sebelumnya, yaitu standar akreditasi rumah sakit
tahun 1995
Mengutip dari buku yang diterbitkan oleh KARS yang disusun oleh 25
orang, berjudul 'Standar Nasional Akreditasi Rumah Sakit edisi 1' bahwa,
"SNARS Edisi 1 merupakan standar akreditasi baru yang bersifat nasional dan
diberlakukan secara nasional di Indonesia." Disebut dengan edisi 1, karena di
Indonesia baru pertama kali ditetapkan standar nasional untuk akreditasi rumah
sakit yang berisi 16 bab. Sementara pada standar akreditasi versi 2012, terdapat
15 bab. Artinya, pada standar SNARS edisi 1 terjadi penyempurnaan, dan
bertambah 1 bab lagi. Dan, uraian elemen penilaian, pedoman serta standar
lebih rinci dijelaskan melalui narasi, bukan berbentuk tabel atau kolom
sebagaimana yang ada dalam buku 'Instrumen Akreditasi Rumah Sakit Versi
2012.'
9
sebagai dukungan yang penting. Mereka memberikan dukungan secara
konsistensesuai dengan sumber daya rumah sakit dan peningkatan mutu.
Oleh karena itu, rumah sakit perlu mempunyai sistem manajemen data yang
didukung dengan teknologi informasi mulai dari pengumpulan, pelaporan,
analisis, validasi, serta publikasi data untuk internal rumah sakit dan eksternal
rumah sakit. Publikasi data harus memperhatikan kerahasiaan pasien sesuai
dengan peraturan perundang-undangan. Data yang dimaksud meliputi: a) data
indikator mutu unit dan data mutu prioritas rumah sakit; b) data pelaporan
insiden keselamatan pasien; c) data hasil monitoring kinerja staf; dan d) data
hasil pengukuran budaya keselamatan. Rumah sakit seyogianya mempunyai
sistem manajemen data secara elektronik sehingga memudahkan dalam
mengelola data tersebut.
1.2.2 Definisi
a. Input merupakan sekumpulan data mentah dalam organisasi maupun di
luar organisasi untuk di proses dalam suatu sistem ekonomi.
b. Processing merupakan konversi/pemindahan, manipulasi dan analisis
input mentah menjadi bentuk yang lebih berarti bagi manusia.
c. Output merupakan distribusi informasi yang sudah di proses ke anggota
organisasi dimana output tersebut akan digunakan.
Informasi merupakan data yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang
mempunyai arti dan bermanfaat bagi manusia. Informasi merupakan
interpretasi data yang disajikan dengan cara yang berarti dan berguna.
Data merupakan merupakan fakta atau gambaran mentah (business
facts) yang menunjukkan peristiwa yang terjadi dalam organisasi dan
lingkungan fisik yang dikumpulkan melalui serangkaian prosedur.
10
BAB II
RUANG LINGKUP
Adapun ruang lingkup panduan sistem manajemen data adalah sebagai berikut:
1) Pengumpulan data indikator
Data Indikator Mutu pelayanan adalah adalah pengukuran data langsung dan
tidak langsung suatu peristiwa atau kondisi mutu pelayanan di rumah sakit. Atau
diartikan juga sebagai ukuran kuantitas sebagai pedoman untuk mengukur dan
mengevaluasi kualitas asuhan pasien dan berdampak terhadap pelayanan.
2) Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap
Triwulan Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit
dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi
kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang
ditetapkan.
3) Analisis data indikator
Analisa data adalah kegiatan mengubah data hasil penelitian/survei menjadi
informasi yang dapat digunakan untuk mengambil kesimpulan
4) Validasi
Validasi data dilakukan oleh komite mutu dengan langkah-langkah sebagai
berikut:
a. Jumlah sample validasi yang digunakan:
Jika populasi 180, diambil sample minimal 5% atau maksimum 50 sample.
Jika populasi 180, diambil sample minimal 9 atau jika hanya ada 9 sample,
maka 100% dijadikan sampel.
b. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses validasi Indikator Mutu:
1) Pencapaian sasaran mutu dilaksanakan validasi dan analisa data oleh
petugas yang berkompeten dengan dukungan teknologi
2) Indikator sasaran mutu dilakukan validasi data baik internal maupun
eksternal
11
c. Validasi data dilakukan saat: Implementasi pengukuran proses baru
Publikasi data
Terjadi perubahan proses yang sudah berjalan
Terjadi perubahan hasil pengukuran dengan sebab yang tidak diketahui
Sumber dan subyek pengumpulan data berubah
d. Komite Mutu melakukan perbandingan data asli dengan hasil data yang
diambil oleh orang kedua.
e. Hasil sample data yang dilakukan oleh orang pertama dan kedua bisa terjadi
kesamaan atau perbedaan secara signifikan.
f. Hasil data yang mengalami perbedaan secara signifikan atau ada perbedaan
akurasi cukup jauh, maka bisa melakukan pengukuran data ulang dengan
rumus akurasi sebagai berikut: jumlah temuan yang berbeda dibagi total
sample yang ada dikalikan 100%. Dengan rumus akurasi
g. Data baik jika hasil ketidak akurasian data tidak melebihi dari 10 %
h. Data hasil ketidakakurasian ≥ 10 %, maka dilakukan corrective action,
kemudian di implementasikan kepada unit terkait, setelah corrective action
dilakukan; lakukan proses pengumpulan data lagi sampai akurasi data
mencapai >90%
i. Data dari sasaran mutu baru, setelah corrective action dilakukan pengukuran
frekuensi analisa data oleh unit.
j. Penentuan frekuensi analisa data sasaran mutu corrective action sesuai dengan
kebutuhan dan urgensi dari proses pengumpulan data tersebut yang ditentukan
oleh Direktur.
k. Tampilan data hasil analisa setelah corrective action, dengan menggunakan
data statistic deskriptif.
l. Komite Mutu melaporkan hasil analisa data corrective action kepada Direktur
Rumah Sakit untuk mendapatkan legalitas sesuai dengan tujuan validasi data
terutama untuk kepentingan publikasi pimpinan rumah sakit memastikan
reliabelitas data.
12
5) Publikasi
Publikasi adalah proses penerbitan laporan dengan media publikasi secara internal
ataupun eksternal keluar rumah sakit setelah mendapat persetujuan dari direktur
rumah sakit
13
BAB III
KEBIJAKAN
14
BAB IV
TATA LAKSANA
4.2 Pelaporan
Pencatatan Dan Pelaporan Rekapitulasi Kegiatan Indikator Mutu Unit Tiap
Triwulan Adalah melakukan pencatatan data tiap kegiatan indikator mutu unit
dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi
kegiatan mutu triwulanan kepada Direktur dengan menggunakan format yang
Ditetapkan
15
b. Memverifikasi bahwa pengambilan data adalah konsisten dan
reproducible
c. Verifikasi ekspetasi tentang volume data yang dikumpulkan
Prinsip siapa yang melakukan validasi data adalah validator bukan pengumpul
data atau tidak terlibat dalam proses pengumpulan data (orang kedua).
Validasi data dilakukan ketika :
a. Indikator baru diterapkan khususnya, indikator klinis yang dimaksudkan
untuk membantu rumah sakit melakukan evaluasi dan meningkatkan
proses atau hasil klinis yang penting
b. Bila terjadi suatu perubahan terhadap indikator :
Cara pengumpulan data diubah
Proses pengambilan data
PIC (Person In Charge)/Pengumpulan data diganti
c. Sumber data telah diubah, seperti kalau sebagian dari rekam medis
pasien digantikan dengan format elektronik sehingga sumber data
sekarang berupa kertas maupun elektronik
d. Numerator, denumerator, definisi operasional
e. Subjek pengumpulan data diubah, seperti perubahan umur rata-rata
pasien, komorbiditas, perubahan protokol riset, penerapan pedoman
praktek yang baru, atau teknologi baru dan metodologi baru pengobatan
diperkenalkan/dilaksanakan.
Prosedur validasi data
a. Mengumpulkan ulang data oleh orang kedua yang tidak terlibat dalam
pengumpulan data sebelumnya
b. Menggunakan sampel statistik sahih dari catatan, kasus dan data lain.
Sampel 100% dibutuhkan hanya jika jumlah pencatatan, kasus, atau data
lainnya sangat kecil jumlanya.
c. Membandingkan data asli dengan data yang dikumpulkan ulang.
d. Kalkulasi akurasi dengan membagi jumlah elemen data yang ditemukan
dengan total jumlah data elemen dikalikan 100. Tingkat akurasi 90%
adalah patokan yang baik.
16
e. Jika elemen data yang ditemukan ternyata tidak sama dengan catatan
alasannya (misalnya data tidak jelas definisinya) dan dilakukan tindakan
koreksi.
f. Koleksi sampel baru setelah semua tindakan koreksi dilakukan untuk
memastikan tindakan menghasilkan tingkat akurasi yang diharapkan.
17
b. Dengan rumah sakit lain yang sama seperti menggunakan data base
referensi
c. Dengan standar, seperti ditetapkan oleh badan akreditasi, ikatan
profesional, atau menggunakan ketentuan yang ditetapkan dalam undang-
undang atau peraturan.
d. Dengan praktek-praktek yang diakui di kepustakaan sebagai pedoman
praktek yang lebih baik atau paling baik.
Perbandingan ini membantu rumah sakit memahami sumber dan sifat
perubahan yang tidak dikehendaki serta membantu fokus pada upaya perbaikan.
18
BAB V
PENUTUP
Buku Pedoman Manajemen Data Rumah Sakit menjadi acuan bagi RSUD Sekayu
dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu layanan di RSUD Sekayu. Upaya
tersebut meliputi pembuatan sistim manajeman data upaya peningkatan mutu
Rumah Sakit, Penentuan indikator mutu Rumah Sakit, monitoring evaluasi
pelaksanaan sistim manajeman data dan rencana perbaikan sistem manajeman data.
Proses tersebut dilaksanakan secara berkesinambungan dan didokumentasikan.
Dari Buku pedoman ini masih dapat dikembangkan dengan membuat panduan dan
standar prosedur operasional yang berkaitan dengan pelaksanaan sistim manajeman
data Upaya Peningkatan Mutu Pelayanan Rumah Sakit.
19