Bab 1 MANAJEMEN SISTEM INFORMASI

(tech nol
ogy) berkembang sangat pesat, terutama teknologi peralatan
komputer dan teknologi peralatan telekomunikasi. Teknologi anusia ke dalam era
||!
K ERKAT perkembangan ilmu (science) maka teknologi
komputer dan telekomunikasi telah membawa m informasi yang mengalir tiada batas.
Informasi diperlukan manusia untuk menyelesaikan berbagai keperluan hidupnya,
termasuk kehidupannya di dalam pekerjaan organisasi. (Pekerjaan informasi inilah yang
mendukung setiap kegiatan manusia. Dengan berkembangnya teknologi komputer sebagai
alat pengolah data menjadi informasi, maka pekerjaan informasi yang rumit dalam
organisasi sangat banyak mengalami perubahan dan kemudahan. Sebagaimana pekerjaan-
pekerjaan lainnya maka pekerjaan informasi dilakukan berdasarkan prinsip-prinsip
manajemen. Pada bab ini kita akan membahas mengenai ruang lingkup Manajemen Sistem
Informasi (MSI) yang meliputi pekerjaan MSI, organisasi dan informasi, kebutuhan akan
informasi, bagan pekerjaan
MSI, dan diskusi.
A. PENGERTIAN MSI
Manajemen Sistem Informasi (MSI) berasal dari kata Management of Information System
yang lazim disingkat MIS. MSI adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola
pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada
prinsip-prinsip manajemen. — Manajemen adal: »ses kepi Maa “dalah proses kegiatan
mengelola sumber daya manusia aterial, dan metode (3M: Me y1 Tet | 1 ) knpa Sa (3M:
Men, Material, Method) berdasarkan fungsi ac « : | 3 4 jemen agar tujuan dapat tercapai
secara etisien dan erekuf
Fun "SJ f .
ssi-funpsi manaieman 4
g ngsi manajemen disebutkan dengan jumlah dan sulah vang sulah yang bervariasi oleh
masing-masing pakar manajemen yaitu Fayol, Terry
Gullick, Siagian, dan sebagainya.
Secara operasional manajemen dapat diartikan sebagai pelaksanaan fungsi-fungsi unit-unit
dalam organisasi untuk merencanakan, menganggarkan, mengorganisasikan,
mengarahkan, melaksanakan, mengawasi, dan mengevaluasi pekerjaan unit masing-masing
untuk mencapai tujuan keseluruhan organisasi secara efisien dan efektif.
Manajemen juga berarti sebagai kelompok pimpinan dalam organisasi. Manajemen
(management) adalah pekerjaan yang dikerjakan oleh manajer (manager). Disebutkan
bahwa pekerjaan manajer bersifat manajerial (managerial), di samping itu manajerial juga
dapat diartikan sebagai pimpinan. Ada tiga tingkat (level) manajemen yaitu: (1)
manajemen lini atas, (2) manajemen lini tengah, dan (3) manajemen lini bawah.
| Informasi adalah dara yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan
keperluan tertentu. Data adalah fakta yang sudah ditulis dalam bentuk catatan atau
direkam ke dalam berbagai bentuk media (contohnya komputer).jMisalnya, ada fakta
bahwa seseorang nasabah menabung di bank, datanya ada pada slip tabungan atau
rekaman komputer. Bila semua data uang tabungan yang ada dalam periode tertentu
dijumlahkan (diolah), maka jumlah hasilnya disebut informasi.
M Pekerjaan informasi adalah pekerjaan yang meliputi pengumpulan data, penyebaran
data dengan meneruskannya ke unit lain, atau langsung diolah menjadi informasi,
kemudian informasi tersebut diteruskan ke unit lain! Pada unit kerja yang baru informasi
tadi dapat langsung digunakan, atau dapat juga dianggap sebagai data (baru) untuk diolah
lagi menjadi informasi sesuai keperluan unit bersangkutan. Informasi tersebut, bila perlu
atau sesuai prosedur, dapat diteruskan lagi ke unit lain.
Semua pekerjaan data dan informasi tersebut dewasa ini sudah dikerjakan dengan bantuan
komputer, sedangkan pengumpulan data dan informasi serta penyebaran atau
pendistribusiannya sudah dilakukan dengan alat telekomunikasi. Gabungan alat pengolah
data komputei dengan alat komunikasi telah menghasilkan peralatan kantor yang canggih
dalam bentuk jaringan informasi, Dengan demikian, pekerjaan data dan informasi baik
untuk keperluan manajemen organisasi maupun untuk keperluan pelayanan masyarakat
konsumen telah berkembang
dengan pesat. 1
1 Munculnya ilmu terapan ini adalah berdasarkan kebutuhan logis
dari perkembangan informasi yang menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa
lalu, masa kini, dan masa yang akan datang.
Tiap kegiatan baik individu ataupun organisasi niscaya memerlukan data dan informasi
dan juga akan menghasilkan data dan informasi f MSI merupakan kegiatan pendukung
(supporting) dalam organisasi, karena itu diperlukan oleh semua unit organisasi dan
berada pada semua unit
kerja yang ada dalam organisasi Karena itu pelajaran MSI harus diajarkan pada semua
bidang ilmu seperti ekonomi, manajemen, keuangan, hukum, administrasi, informatika,
teknik, kedokteran, dan sebagainya.
Pada organisasi yang kecil ataupun besar, kegiatan tersebut sama saja. Bedanya hanyalah
pada besar kecilnya cakupan kegiatan organisasi masing-masing. Misalnya perusahaan
kecil seperti warung rokok di pinggir jalan tentulah berbeda kebutuhan akan data dan
informasinya
atau data dan informasi yang dihasilkannya bila dibandingkan dengan organisasi besar
seperti departemen pemerintah, perusahaan grup konglomerat, atau perusahaan
multinasional yang bergerak di berbagai bidang seperti perbankan, industri, pertanian,
kehutanan, transportasi, konstruksi, perdagangan, dan sebagainya.
Pekerjaan informasi tersebut dimulai sejak data dikumpulkan, d
tolah menjadi informasi,
diteruskan ke pimpinan dan kemudian diteruskan pula ke unit lain. Di unit kerja atau unit-
unit kerja yang menerimanya dapat memprosesnya lagi menjadi informasi lain sesuai
keperluan (pimpinan) unit kerja masing-masing. Di unit yang mengolah kembali informasi
yang diterimanya, beranggapan bahwa informasi yang diterima adalah masih sebagai data
yang perlu diproses lebih lanjut menjadi informasi lain. Informasi hasil olahan tersebut
kemudian diteruskan lagi ke unit lain, bilamana masih diperlukan.
Dengan beredarnya informasi dari unit ke unit lain maka terjadilah arus informasi atau
hubungan informasi antarunit. Hubungan tersebut lazim disebut sebagai hubungan
antarsub
sistem dalam suatu kaitan kerja samna Suatu sistem. Dengan demikian tim
bullah istilah Sistem Informasi. Karena sistem informasi tersebut dikerj prinsip-prinsip
manajemen
efektif, maka disebut M
akan dengan menggunakan
agar tujuan dapat tercapai secara efisien dan anajemen Sistem Informasi (MSI)
Pekerjaan informasi tersebut dikerjakan menurut asas-asas
manajemen agar terc
apar efisiensi dan efektivitas Munculnya ilmu ani adalah berdasarkan kebutuhan logis dari
perkembangan informasi v menjadi bagian penting dari kehidupan manusia masa lalu, Han
kini dan masa yang akan datang. Tiap kegiatan baik individu arisan organisasi Pena
memerlukan dan menghasilkan data dan informasi. Pada organisasi yang kecil ataupun
yang besar, kebutuhan tersebut sama saja. Bedanya hanyalah pada besar kecilnya
kebutuhan akan data dan informasi yang diperlukan dan yang dihasilkan.
Data adalah keterangan tertulis mengenai sesuatu fakta (kenyataan) yang masih berdiri
sendiri-sendiri, belum mempunyai pengertian sebagai kelompok, belum terkoordinasi satu
sama lain, dan belum diolah sesuai keperluan tertentu. Informasi adalah data yang sudah
diolah dengan cara tertentu menjadi bentuk yang sesuai dengan keperluan penggunaan
informasi bersangkutan.
Untuk memudahkan pendekatan terhadap seluk beluk permasalahan informasi diperlukan
pendekatan sistem (systern approach). Sistem adalah himpunan sesuatu “benda” nyata
atau abstrak (4 set of things) yang terdiri dari bagian-bagian atau komponen-komponen
yang saling berkaitan. berhubungan, berketergantungan, dan saling mendukung, yang
secara keseluruhan bersatu dalam satu kesatuan (unity) untuk mencapai tujuan tertentu
secara efisien dan efekuf.
Pekerjaan informasi yang dilakukan berdasarkan konsep sistem yang disebut sistem
informasi, yaitu suatu rangkaian informasi yang 4!
dalamnya terdapat bagian-bagian yang berhubungan dan saling berketergantungan satu
sama lain, mulai dari bagian yang besar ke bagian yang lebih kecil, yaitu dari sub, subsub,
subsubsub, dan Na Naga yang terkecil. Hubungan tersebut berupa hubungan-hubungan
arus
• sia, ka
informasi yang mewakili tingkat-tingkat sistem keorganisasian. Dalam 1 ! 19
suatu organisasi hubungan-hubungan tersebur lazim disebut hubungan
hubungan antarunit kerja. ) Informasi yang dihasilkan dari berbag
(mpin: . mengerjakan pekerjaan erluan pimpinan untuk menge diperuntukkan bagi kep
pop Na Sa emen. Secara UMUM manajemen dapat diartikan SCDAgAL
. NIC rencanakan, menganggarkan,
atkan, mengawasi, dan n
ar keseluruhan tujuan
41 cara pengolahan data
« 1. mengorga niSsasiKkaih,
yelaporkan keguwan lapat dwapa
mana) proses mc : ngarahkan, menggiatk masing unit organisasi Af, n dan efekut.
Masing
Or gANISASI €
secara efisie Sah an
B. ORGANISASI DAN INFORMASI
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi dewasa ini sangat berpengaruh terhadap
kemajuan organisasi. Kemajuan menimbulkan persaingan. Masing-masing organisasi ingin
maju lebih cepat dan lebih banyax dari yang lain (Untuk mencapai tujuan tiap organisasi
memerlukan manajemen yang tepat dan dapat dilaksanakan sesuai dengan kebutuhan.
Kegiatan manajemen memerlukan dukungan informasi. Dengan berkembang pesatnya
teknologi alat pengolah dara komputer dan teknologi peralatan komunikasi, maka
pekerjaan manajemen dan pelayanan masyarakat yang memerlukan dukungan data dan
informasi juga mengalami kemajuan pesarf Pekerjaan manajemen pun berkembang jauh
menjadi sangat rumit seiring dengan kemajuan era globalisasi berbagai kegiatan
kenegaraan, termasuk kesiatan perdagangan bebas regional dan internasional.
Tanpa dukungan informasi, manajemen suatu organisasi tidak akan dapat mencapai tujuan
yang direncanakan, apalagi untuk mencapai sasaran secara efisien dan efektif (lihat
Gambar 1).
I TUJUAN J Infomasi itu sendiri adalah datu yang sudah diolah dengan cara tertentu sesuai
Tn ? 1 1 dengan bentuk yang diperlukan. Dengan
perkembangan teknologi alat pengolah
| MANAJEMEN | data sampai ke pada komputer dewasa ini, maka data dapat diolah menjadi
1 ? ' 1 informasi sesuai keperluan tingkat mana-
jemen organisasi. Dengan demikian unit
| INFORMASI organisasi dapat mencapai tujuannya , — masing-masing sehingga secara ke
1 1 1 1 seluruhan organisasi akan dapat men 0 capai tujuan secara efisien dan efekut |
DATA | L
Gambar 1. Hubungan data dan tujuan organisasi Sehubungan dengan pekerjaan informasi,
maka kita perlu mengelompokkan organisasi berdasarkan kepemilikannya, yaitu menjadi
tiga kelompok sebagai berikut:
L. Organisasi Milik Pemerintah, 2. Organisasi Milik Swasta, dan 3. Organisasi Milik
Kemasyarakatan.
Tujuan umum suatu organisasi adalah mencari keuntungan (profit) dan tidak mencari
keuntungan (nonprofit). Tujuan umum tersebut kemudian dijabarkan menjadi tujuan-
tujuan khusus, yaitu berdasarkan bidang kegiatan masing-masing organisasi.
Untuk mencapai tujuan maka organisasi menerapkan manajemen dengan menjabarkannya
secara operasional dalam bentuk kelompok fungsi-fungsi manajemen sebagai berikut:
1. Perencanaan (Planning) yang terdiri dari fungsi-fungsi Perencanaan
dan Penganggaran (Budgeting).
Pelaksanaan (Operating) yang terdiri dari fungsi-fungsi Pengarahan
(Directing), Penggiatan (Acruating), Pengorganisasian (Organizing),
dan Koordinasi (Coordinating).
3. Pengawasan (Controlling yang terdiri dari fungsi-fungsi Pengawasan, Penilaian
(Evaluaring), dan Pelaporan (Reporting).
tt
Sesuai dengan perkembangan ilmu dan teknologi yang mem pengaruhi secara dahsyat
bidang organisasi dan manajemen dengan pengelolaan sumber daya 3-M-nya, maka
dewasa ini telah sed penyesuaian, penambahan, perubahan, dan pergeseran fungsi-tungsi
manajemen yang lebih mengarah pada pendekatan ban hn antarmanusia seperti partisipasi
(participating), motuvasi Peidonasia bimbingan (guriding), dan penyuluhan (counseling)
0 Fungsi-fungsi manajemen tersebut di dalan suatu dilimpahkan menjadi bagian dari
pekerjaan seri melaksanakan fungsi-fungsi organisasi terse
@
Organisasi ap fungsi Organisasi Untuk "but, maka dibentuklah pa vang Berdasarkan
kebutuhan dan « orak tuju ar Su dengan Vaup lain berbeda taka sera
di men , IhpPunyar uni Uti kera Ikertentu
lazim disebut sebagai unit kerja Masing masing organisasi Organisasi membentuk d Unit-
unit kerja yang ada pada masing-masing organisasi akan berbeda jumlah dan fungsinya
antara kelompok organisasi pemerin tah, swasta, dan kemasyarakatan. Antara organisasi
dengan organisasi lain dalam satu kelompok pun pasti mempunyai unit-unit kerja yang bc
rbeda Organisasi bank dengan organisasi perdagangan, organisasi manufaktur dengan
organisasi perusahaan rea! estate, dan lain-lain pasti tujuannya akan berbeda satu sama
lain sehingga fungsi dan bentuk unit kerjanya pun akan berbeda pula. Hn
Untuk memudahkan pengenalan terhadap kegiatan organisasi dalam rangka pekerjaan
informasi dan penyusunan sistem informasi dalam suatu organisasi, maka kita perlu
mengelompokkan berbagai kegiatan yang terdapat dalam organisasi menjadi dua
kelompok yang lebih sederhana,
yaitu:
1. Kegiatan substantif.
2. Kegiatan fasilitatif.
Pirena substantif adalah kelompok kegiatan unit-unit kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan utama dari suatu organisasi. Misalnya, Kementerian Pertanian kegiatan
substantifnya adalah pertaniang Perusahaan perminyakan pasti mempunyai kegiatan
substantifnya masalah perminyakan. Perbankan mempunyai kegiatan substantifnya
masalah-masalah perbankan.| Kegiatan substantif inilah yang membedakan kegiatan
organisasi yang satu dengan organisasi la.nnya.l
(Kegiatan fasilitatif adalah kelompok kegiatan unit-unit kerja yang berhubungan dengan
pekerjaan pendukung dalam suatu orgenisasi! Misalnya, Kementerian Pertanian kegiatan
fasilitatifnya adalah kesiatan- kegiatan seperti keuangan, personalia, sekretariat, dan lain-
lain. Demikian pula dengan perusahaan atau organisasi yang lain.
Berdasarkan pengelompokan kegiatan tersebut maka para penyusun kegiatan
sistem/subsistem informasi pada suatu organisasi atau ur itsunit kerja, akan mempunyai
suatu gambaran mengenai kegiatan dari berbagai data dan informasi yang diperlukan dan
dihasilkan pada suatu untu kerja tertentuf Penyusunan model-model sistem informasi
pada unitunI fasilitatif tentu akan lebih mudah karena contoh-contohnya pase sudah ada
pada Organisasi-organisasi lain, misalnya model subsistem intormasi keuangan, akuntansi,
arau personalia. Penyusunan model model informasi unit-unit substantif pasti lebih sulit
karena sistem informasinya harus disusun sendiri sesuai dengan kegiatan substantif
masing-masing organisasi. Organisasi-organisasi sejenis seperti perbankan misalnya, pasti
mempunyai model-model informasi yang hampir sama, baik untuk kegiatan fasilitatif
maupun kegiatan substantifnya.
| Dalam rangka mencapai tujuan masing-masing organisasi maka para ahli sepakat bahwa
formula dasarnya adalah sama, yaitu: tujuan dapat dicapai secara maksimal, efektif, dan
efisien, apabila mendapat dukungan manajamen yang tepatj Manajemen yang tepat hanya
dapat bekerja dengan baik dan lancar bila mendapat dukungan informasi yang bernilai
tinggi. Informasi yang bernilai tinggi adalah berasal dari data yang diolah sesuai dengan
kebutuhan manajemen masing-masing unit kerja.
C. KEBUTUHAN AKAN INFORMASI
Setiap pekerjaan atau kegiatan memerlukan data dan informasi, sebaliknya dengan adanya
pekerjaan atau kegiatan akan menghasilkan data dan informasi baru Untuk keperluan
pekerjaan baik yang bersifat administratif ataupun manajerial data diolah terlebih dahulu
menjadi informasi. Pengolahan tersebut disesuaikan dengan kebutuhan pekerjaan
atau manajemen masing-masing. :Cara pengolahan juga perlu disesuaikan dengan
keperluan akan
informasi yang dihasilkan. Mungkin saja pengolahan dilakukan secara manual (tangan),
mesin manual, mesin elektronik, atau elektronik (komputer).Pengolahan (processing)
adalah suatu proses mengubah data menjadi informasi dengan cara yang dipilih sesuai
dengan keperluan penggunaan dari informasi yang dihasilkan tersebut. Jenis pekerjaan
pengolahan adalah mengklasifikasikan data, menyortir data, menghitung data, dan
menyimpulkan data Istilah lain dari pengolahan data adalah transformasi data dan
manipulasi data.
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang pesat dewasa ini sangat berpengaruh
pada perkembangan pekerjaan informasi. Dengan adanya komputer, data dapat diolah ke
dalam berbagai bentuk informasi sesuai dengan keperluan masing-masing unit kerja.
Wengan kemajuan alat pengolah data (komputer) tersebut manusia makin sadar akan
pentingnya informasi bagi kehidupannya Demikian pula dengan para pimpinan atau
manajer: Sebagaimana diketahui, pada umumnya orang membagi tingkat (level) kessiatan
organisasi menjadi empat, yaitu:
Lini Operasional. Manajemen Lini Bawah. Manajemen Lina Tengah. Manajemen Lini Atas.
(USAT SUMBER DAYA BELAJAK POLITEKNIK USU
AM
Sesuai dengan tingkat manajemennya masing-masing, mereka semakin menyadari bahwa
dengan informasi yang bernilai tinggi dapat membuat keputusan dengan lebih cepat, tepat,
dan benar. Dengan demikian pekerjaan informasi di perkantoran berkembang dengan
pesat.
Berikut ini adalah contoh unit-unit kerja yang ada dalam suatu organisasi dengan tingkat
manajemen masing-masing. Untuk menjalankan fungsi kegiatannya, maka setiap unit
memerlukan data dan informasi serta akan menghasilkan data dan informasi. Dengan
demikian setiap unit akan mengelola data dan informasinya sendiri-sendiri, dengan catatan
bahwa untuk data yang besar, rumit, dan banyak, pengolahannya dapat dibantu oleh unit
pengolahan dara elektronik.
Bila organisasi dipandang sebagai satu sistem informasi, maka unit- unit merupakan
subsistem-subsistem informasi yang saling bekerja sama
antarsubsistem atau di dalam subsistem atau antartingkat man
alemen masing-masing.
“Setiap organisasi membagi tugas pekerjaannya ke dalam bentuk fungsi-fungsi organisasi
yang untuk keperluan operasionalnya dikerjakan oleh unit-unit kerja4 Unit-unit kerja yang
ada pada masing-rrasing organisasi berbeda-beda tergantung kepada jenis pekerj pada
masing-masing organisasi dalam rangk dan jenis pekerjaan serta istilah m berbeda pula |
aan yang terdapat a Pencaparan tujuan |) umlah asing-masing unit kerja pasu al
paik pada Organisasi pemerintah, swasta, dun masyarakatan. Pada Gambar 2 beberapa
hama unit kerja dengan giserta:
manajemennya, Yaitu unit kerja pemasaran produksi, riset, pengolahan data elektronik
(electronic data processing EDP), Perencanaan, d
3 is Lower ma nagemeni)
akan Kkc
masing-masing ungkat
an lain Jain dengan tingkat manajemen lin: bawah
lini tengah Orriddle managemen, dan uni atas (op management)
Keterangan:
MANAJEMEN 1. Pemasaran 2. Produksi aga mi La ALA 3. Keuangan MANAJEMEN 4.
Personalia LINI TENGAH 5. Perbekalan BNN 6. Riset LL LANN MANAJEMEN 7. EPS
(Elektronic LINI BAWAH Data Processing) 8. Sekretariat
LL / | | NNN LINI
lu OPERASIONAL 1 2 3 4 5 6 7 8 Gambar 2. Contoh unit-unit organisasi dengan tingkat
kegiatannya.
Sesuai dengan namanya setiap unit kerja mengerjakan pekerjaannya
masing-masing sebagai bagian dari kegiatan organisasi untuk mencapai tujuannya.-
Sebagaimana diuraikan pada halaman sebelumnya bahwa untuk mencapai tujuan
organisasl diperlukan adanya manajemen: Manajemen didukung oleh tersedianya
informasi. Dan informasi diperoleh dengan mengolah atau memproses data yang
dikumpulkan melalui kegiatan pengumpulan data. Demikian pula pekerjaan yang
dilakukan oleh unit-unit kerja. Untuk mencapai tujuannya unit Kerja harus didukung oleh
manajemen yang baik: manajemen yang baik perlu didukung oleh tersedianya informasi:
tersedianya informasi adalah karena adanya data yang dikumpulkan melalui kegiatan
pengumpulan data Kemudian melakukan pengolahan terhadap data-data tersebut sesuai
dengan kebutuhan untuk mendukung aktivitas pekerjaan unit kerja. Dalam hubungannya
dengan pelajaran Manajemen Sistem Tabartnaai, secara ringkas dapat dikatakan bahwa
seuap unit kerja n data dan informasi sesuai dengan ungkat manajemen
dari masing-masing unit kerjanya. Di samping membutuhkan data dan informasi setiap
unit kerja juga akan menghasilkan data dan informasi"
Pada gambar berikut secara sederhana diperlihatkan hubungan antar fungsi-fungsi
manajemen, dan ungkat ma:
membutuhka
unit-unit organisasi, najemennya (lihat Gambar 3). Gambar 3. Kubus hubungan unit
organisasi, fungsi manajemen, dan
tingkat manajemennya.
Di tingkat manajerial, yaitu manajemen lini bawah, tengah, dan atas, pada gambar
dicantumkan juga tingkat transaksi. Tingkat transaksi adalah tingkat terjadinya data,
pengumpulan data, dan pengolahan data menjadi informasi yang diperlukan untuk
membantu pekerjaan manajerial. Informasi yang diteruskan dan diterima pada unit atau
unit- unit lain pun bila akan diolah lebih lanjut menjadi informasi lain, akan diolah kembali
pada tingkat transaksi dari unit masing-masing. Karena itu, di tempat (unit) yang baru,
informasi tersebut disebut kembali sebagai data. Informasi digunakan oleh manajer lini
bawah, tengah dan atas untuk membantu pekerjaannya.
| Beragamnya kebutuhan informasi dan informasi yang dihasilkan oleh uap unit sesuai
dengan tingkat manajemen masing-masing, diperlukan adanya prosedur yang dapat
melancarkan arus data dan informasi antarunit. Prosedur adalah aturan permainan atau la
ekah langkah aturan yang harus dipatuhi oleh masing-masing unit dabara rangka kerja
sama melancarkan arus informasi. Prosedur unumuva mencakup kegiatan yang harus
dilakukan, pada suatu waktu atau penode tertentu, atau dengan arah dan tujuan tertentu,
dan sebagainya Misalnya prosedur ulang Jalu lintas, dianana terdapat aturan nenpenal
langkah
1
KeryiAat. vs £ # pijatan yang harus dikerjakan atau dipenuhi mula dari pencatatan dhatu
vejar us ' : t AYAT AT fi y. 5. : j 4 - « y : , 4 174 Ita pal buku keputusan penpadilan talang, dan
“ ba set “ i sera SAI dat ! i | ' ) keterpantunpan hasil NILAI, tititt clan
berati cara di? j miras data dan anlornasa peabah yang seb Kep sat subsistem dalam sistem.
Kegiatan koordinasi pengelola untuk semua subsistem informasi atau untuk keseluruh
disebut Manajemen Sistem Informasi (MSD)f
an informasi
an organisasi
D. PEKERJAAN MSI
Aspek-aspek tertentu pada pekerjaan MSI dewasa ini sudah banyak yang dikerjakan
dengan bantuan alat pengolah data komputer. Pekerjaan MSI berkembang melalui empat
proses sesuai dengan perkembangan alat pengolah data yaitu zaman MSI: (1) dikerjakan
secara manual, (2) dikerjakan dengan alat mesin manual, (3) dikerjakan dengan alat mesin
elektrik, dan (4) dikerjakan dengan elektrik (komputer). Pekerjaan MSI sekarang
umumnya dilakukan dengan gabungan keempat alat pengolah data tersebut, walaupun
untuk pekerjaan pengolahan data umumnya sudah dilakukan dengan bantuan komputer.
Semua unit kerja mempunyai kepentingan dengan informasi dalam menyelenggarakan
tugasnya masing-masing. Setiap unit memerlukan informasi dan sekaligus menghasilkan
informasi. Karena itu pekerjaan informasi ada pada setiap unit kerja. Sebagian dari
pekerjaan sistem informasi yaitu pengolahan dara dapat dilakukan secara sentralisasi oleh
unit kerja yang lazim disebut sebagai unit pengolahan data elektronik (electronic data
processing EDP). Untuk pekerjaan pengolahan data yang jumlahnya sedikit atau tidak
memerlukan alat komputer yang canggih dapat dikerjakan pada unit kerja masing-masing.
Pekerjaan MSI dimulai dari pengumpulan data yang dibuat atau terjadi karena adanya
fakta. Fakta tersebut berupa kegiatan umum organisasi, komunikasi, transaksi, dan lain-
lain. Fakta tersebut dicatat atau direkam pada komputer sehingga menghasilkan fakta
tertulis yang disebut data. Data atau fakta tertulis otentik (asli) tersebut harus disimpan
sebagai arsip (otentik) untuk keperluan pembuktian-pembuktian dan “back up” baik
sebagai bukti administratif ataupun sebagai bukti hukum tertulis pila terjadi kesalahan
pada komputerisasi data bersangkutan untuk pengolahan menjadi informasi dalam
pekerjaan sistem informasi.
Pengolahan data menjadi informasi disebut juga sebagai proses transformasi, atau
manipulasi data menjadi informasi. Bentuk pengolahannya dapat terdiri dari klasifikasi,
sortir. kalkulasi. dan 13
Manajemen Sistem Informasi
»enyimpulan. Alat pengolahnya dapat dikelompokkan menjadi asa! pengolah manual,
mesin manual, mesin elektrik, dan komputer.
Hasil pengolahan data adalah Informasi. Informasi adalah data yag udah diolah sesuai
dengan keperluannya, antara lain bentuk laporan, nodel deskriptif, dan bentuk statistik.
Informasi kemudian dianalisis sebagai bahan pengambilan «eputusan. Keputusan pada
manajemen lini bawah umumnya bersifat eknis, pada manajemen lini tengah umumnya
bersifat taktis, dan pada nanajemen lini atas umumnya bersifat strategis.
Keputusan kemudian dijabarkan atau dioperasionalkan ke dalam sentuk kegiatan
perencanaan, pelaksanaan, dan evaluasi atau penilaian Pada setiap kegiatan tersebut
dilakukan juga kegiatan pengawasan.
Kegiatan tersebut secara keseluruhan untuk mencapai tujuin »rganisasi secara efisien dan
efektif, terutama dalam menghadapi «ra slobalisasi yang penuh dengan berbagai
persaingan, di mana serap segiatan memerlukan dukungan data dan informasi.
Keseluruhan ruang lingkup pekerjaan MSI tersebut disederhanak :n lalam bentuk diagram
berikut (lihat Gambar 4).
• KEJADIAN/ PERISTIWA KEGIATAN ORGANISASI
|. TRANSAKSI
OLI
direkam
|