Upt.

Rumah Sakit Umum Daerah

INFORMASI JABATAN
1. Nama Jabatan : Pengadministrasi Kepegawaian
2. Kode Jabatan :-
3. Unit Organisasi
a. Eselon I :
b. Eselon II :
c. Eselon III : Kepala Bagian Umum
d. Eselon IV : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
4. Kedudukan dalam Struktur Organisasi :

Kepala Bagian
Umum

Kepala Sub Bagian

Umum dan
Kepegawaian

Pengadministrasi
Kepegawaian

5. Ikhtisar Jabatan :
Meneriman, Mencatat, menyimpan surat / bahan dokumen lainnya sesuai dengan
prosedur dan ketentuan yang berlaku agar pelaksanaan tugas berjalan lancar.
6. Uraian Tugas :
a. Menerima surat masuk dan mengarahkan surat yang diterima sesuai dengan
disposisi pimpinan dan mencatat dalam agenda.
1) Menerima surat masuk
2) Memberikan kepada pimpinan untuk di disposisi
3) Mencatat hasil disposisi
4) Mendistribusikan surat kepada yang bersangkutan
b. Membuat usulan cuti pegawai berdasarkan permohonan pegawai dan
ketentuan yang berlaku agar pegawai mendapat hak cuti

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[1]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

1) Menerima usulan cuti yang telah disetujui oleh kepala Sub. Bagian/Kepala
Instalasi melalui kasubag kepegawaian
2) Membuat surat cuti pegawai untuk diparaf oleh kasubag kepagwaian dan
kepala bagian umum.
3) Meminta Tanda tangan direktur upt. RSUD pada surat cuti
4) Menggandakan surat cuti yang telah ditandatangani direktur upt. RSUD dan
menyerahkan copynya kepada pegawai yang bersangkutan dan
mengantarkan tembusannya ke BKPSDMS
c. Mengelolah Absensi Pegawai
1) Membuat absen apel, bulanan dan harian
2) Mengelolah absen apel bulanan dan harian
3) Merekap absen apel bulanan dan harian
4) Melaporkan absensi apel
5) Membuat surat pengantar rekap absensi ke BKPSDMS untuk diparaf oelh
kasubag kepegawaian, kepala bagian umum
6) Mengarsipkan surat pengantar dan absensi
d. Membuat Surat rekomendasi pembuat karis dan karsu
1) Menerima disposisi pengajuan pembuatan karsi dan karsu
2) Menghimpun usulan karpeg/karsi/karsu yang masuk
3) Mengumpulkan data pegawai yang mengajukan karsi dan karsu
4) Membuat surat rekomendasi karis dan karsu pegawai untuk diparaf oleh
kasubbag kepegawaian dan kepala bagian umum
5) Meminta tanda tangan pimpinan
6) Menggandakan surat pengajuan karsi dan karsu yang ditandatangani
pimpinan dan mengantarkan ke BKPSDMS
e. Membuat surat rekoemdasi izin belajar dan tugas belajar
1) Menerima disposisi dari kasubag kepegawaian tentang pengajuan izin dan
tugas belajar
2) Menyeleksi surat rekomendasi izin dan tugas belajar
3) Membuat surat rekomendasi izin dan tugas belajar untuk diparaf kasubag
kepegawaian dan kabag umum

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[2]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

4) Meminta tanda tangan direktur

5) Mengarsipkan surat permohonan izin dan tugas belajar
f. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh pimpinan baik
tertulis maupun lisan;
1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan;
2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas;
3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada
4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.

7. Bahan Kerja :
No Bahan Kerja Digunakan dalam tugas

1. Surat Administrasi surat menyurat

2. Surat cuti Cuti pegawai

3. Data Absensi pegawai

4. Surat Rekomendasi karsi karsu

5. Surat Rekomendasi surat izin dan tugas

belajar

6. Instruksi Pimpinan Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain

8. Perangkat/Alat Kerja :
No Alat Kerja Digunakan dalam tugas

1. Tata naskah Adminitrasi surat menyurat

2. UU cuti pegawai dan pergub Cuti pegawai

3. Peraturan pegawai Absensi

4. Dokumen Surat rekomndasi karsi karsu

5. Pergub Surat rekomendasi Izin dan tugas

belajar

6 Peraturan terkait dan Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan

Pimpinan Lain

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[3]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

9. Hasil Kerja :
No Hasil Kerja Satuan

1. Adminitrasi surat menyurat Kegiatan

2. Cuti pegawai Dokumen

3. Absensi Dokumen

4. Surat rekomndasi karsi karsu Dokumen

5. Surat rekomendasi Izin dan tugas Dokumen

belajar
6. Laporan Tugas Kedinasan Lain Dokumen

10. Tanggung Jawab :

a. Kelancaran kegiatan pengadministrasian Kepegawaian ;
b. Ketertiban data/dokumen kepegawaian, persuratan, di lingkungan unit kerja;
a. Keamanan dan kerahasiaan Arsip/data.

11. Wewenang :
a. Meminta kelengkapan data kepada setiap pegawai di lingkungan unit kerja;
b. Mengendalikan dan mendistribusikan surat masuk/surat keluar;
c. Mengarsipkan dokumen kepegawaian dan surat Penting lainnya
d. Menjaga keamanan dan kerahasiaan data.

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/Instansi Dalam Hal

1. Direktur Upt. RSUD Meminta arahan

pelaksanaan tugas dan
pemyampaian laporan

2. Kepala Bagian Umum Upt. RSUD Meminta arahan

pelaksanaan tugas dan
pemyampaian laporan

3. Kepala Sub Bagian Upt. RSUD Meminta arahan

Umum dan pelaksanaan tugas dan
Kepegawaian pemyampaian laporan

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[4]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

4. Sesama Pelaksana Upt. RSUD Koordinasi pelaksanaan

tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Keterangan

1. Tempat kerja Di dalam ruangan

2. Suhu Suhu kamar normal

3. Udara Sirkulasi baik

4. Keadaan ruangan Luas

5. Letak Rata

6. Penerangan Cukup

7. Suara Tidak berisik

8. Keadaan tempat kerja Bekerja dengan berkas kertas

9. Getaran Tidak ada

14. Resiko Bahaya :

No Bahaya Fisik/Mental Penyebab

1. - -

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Golru : Pengatur Muda, II.a
b. Pendidikan : SLTA/DI/ D-2 (Diploma-Dua)/D-3 (Diploma-Tiga) bidang
Manajemen Perkantoran/ Administrasi perkantoran/ Tata
Perkantoran atau bidang lain yang relevan dengan tugas
jabatan

c. Diklat
1) Penjenjangan : -
2) Teknis :

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[5]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

1) Ketatausahaan;
2) Administrasi Data Kepegawaian
d. Pengalaman Kerja :
1) Bidang Arsip Data/Persuratan;
2) Bidang Data Kepegawaian …
e. Pengetahuan Kerja :
1) Administrasi Perkantoran;
2) Kesekretariatan;
3) Kearsipan
f. Keterampilan Kerja :
1) Mengelola dokumen kepegawaian, persuratan, keuangan;
2) Mengolah data kepegawaian;
3) Melakukan kegiatan kearsipan
g. Bakat Kerja :
1) G: Intelegensi
2) V: Verbal
3) Q: Ketelitian
h. Temperamen :
1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk
kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.
2) M: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan
kesimpulan, pembuatan pertimbangan, atau pembuatan
peraturan/Keputusan berdasarkan kriteria yang diukur atau yang dapat
diuji.
3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang
berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama,
sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang
tertentu.
i. Minat Kerja :
1) C: Konvensional
2) R: Realistik

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[6]
Upt. Rumah Sakit Umum Daerah

3) E: Kewirausahaan
j. Upaya Fisik :
1) Bicara
2) Duduk
3) Berjalan
k. Kondisi Fisik :
1) Jenis Kelamin : Laki-laki/Perempuan
2) Umur : tidak ada syarat khusus
3) Tinggi Badan : tidak ada syarat khusus
4) Berat Badan : tidak ada syarat khusus
5) Postur Badan : tidak ada syarat khusus
6) Penampilan : rapi
l. Fungsi Pekerjaan:
1) Data : D6 : menyalin data.
2) Orang : O7 : melayani orang.
3) Benda : -

16. Prestasi Kerja yang Diharapkan :

Waktu penyelesaian Volume
No Hasil Kerja (setahun)
(menit)
1. Surat dinas dan memo dinas

2. Berkas kepegawaian, barang serta

keuangan
3. Arsip kepegawaian, barang serta
keuangan
4. Laporan Kegiatan

5. Laporan Tugas Kedinasan Lain

17. Butir Informasi Lain :-

Informasi Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian

[7]