Evada El Ummah Khoiro,

APLIKASI KESEKRETARIATAN S.AB.,M.AB

Prodi D3 Adm. Niaga Smt 2
TENTANG MK APLIKASI KESEKRETARIATAN
SKS : 3 SKS
Semester : 2 (DUA)
Dosen Pengampu : Evada El Ummah Khoiro, S.AB., M.AB.
Diharapkan mahasiswa dapat mengetahui dan menggunakan peralatan
dan mesin-mesin kantor, pengurusan surat, mengelola rapat, membuat
jadwal kegiatan pimpinan laporan keuangan dan mengatur perjalanan
dinas pimpinan sesuai dengan standar kerja.
BUKU AJAR
Sebagai pedoman pembelajaran semester SLIDE 3

Referensi:
1. Sedianingsih, Farida Mustikawati,
Nieke.P.Soetanto, 2010. Teori dan Praktek
Administrasi Kesekretariatan, Jakarta:
Kencana
2. Wursanto, Ignasius, 2006. Kompetensi
Sekretaris Professional, Yogyakarta: Andi
3. Wahana Komputer, 2011. Microsoft Word,
Excel, PowerPoint, dan Outlook untuk
Sekretaris Perkantoran, Yogyakarta: Andi

THE POWER OF POWERPOINT | HTTP://THEPOPP.COM

 Metode pembelajaran
METODE KULIAH Penilaian Prestasi
Jadwal & Materi

THE POWER OF POWERPOINT | HTTP://THEPOPP.COM

SLIDE 4
Perkuliahan dilakukan dalam bentuk Ceramah, Tanya jawab, presentasi, diskusi,
tugas, study case dan latihan.

1. Tugas Individu
 Membaca di rumah

2. Tugas Kelompok
 Presentasi
Konversi Nilai
Angka Huruf Bobot
80 – 100 A 4
65 – 79 B 3
55 – 64 C 2
45 – 54 D 1
0 – 44 E 0
PENILAIAN PRESTASI

Kehadiran 10 %
Keaktifan dalam diskusi dan etika 10 %
Tugas 10 %
Praktik 10 %
Ujian Tengah Semester 30 %
Ujian Akhir Semester 30 %
Total 100 %
JADWAL DAN MATERI
Pertemuan Materi
1 Kontrak Kuliah, Pengoperasian dan pemeliharaan mesin dan peralatan kantor

2 Pembukuan /Inventarisasi Perlengkapan Kantor

3,4 Handling Telepon
5,6 Handling Tamu
7 Pengurusan dan Pengendalian Surat
UTS
8 Pembuatan Surat dengan Ms. Word
9 Handling Petty Cash
10 Manajemen Waktu
11 Mengelola Rapat
12 Membuat Agenda Perjalanan Pimpinan
13 Membuat Laporan Kesekretariatan dengan Ms.Excel
14 Membuat Presentasi dengan Ms.Power Point
UAS
PERALATAN KANTOR
 A. PERLENGKAPAN KANTOR
Perlengkapan kantor adalah barang-barang yang digunakan untuk menghasilkan suatu pekerjaan
kantor sesuai dengan yang diharapkan.
Perlengkapan kantor dapat dibedakan dalam dua jenis, yaitu barang bergerak dan barang tidak
bergerak.
1. Barang Bergerak, terdapat dua jenis barang bergerak, yaitu :
a. Barang habis pakai
Yaitu barang-barang yang hanya dapat digunakan satu kali pakai, dimana barang ini habis
Tanpa meninggalkan bekas dalam pemakaiannya.
Contoh : kertas, tinta, karbon, pensil, map, dsB
a. Barang tidak habis pakai
Yaitu barang-barang yang dapat digunakan berulang kali dan tahan lama dalam
pemakaiannya.
Misalnya : mesin tik, perforator, gunting, lemari arsip, pesawat telepon, dll.
2. Barang Tidak Bergerak, misalnya tanah, gedung, dsb.
B. JENIS-JENIS DAN ISTILAH-ISTILAH
PERALATAN KANTOR
Bekal Kantor (Office Supplies)
Adalah benda-benda yang akan habis dalam pemakaiannya sehari-hari di kantor.
Misalnya : kertas, tinta, karbon, dll.

Mesin-mesin Kantor (Office Machine)

Adalah segenap alat yang digunakan untuk menghimpun, mencatat, dan mengolah
bahan-bahan, keterangan dalam pekerjaan kantor yang bekerja secara mekanik,
elektrik, dan magnetik.
Macam-macam mesin kantor antara lain :
 Mesin tik (type writer)
 Mesin dikte (dictating machine)
 Mesin hitung (calculating machine)
 Mesin keperluan surat menyurat (mailing equipment)
• Mesin pengganda dokumen (duplicator/copier)
• Mesin komunikasi (communication equipment)
Mesin komunikasi disebut juga sebagai pesawat kantor, yang membantu kegiatan
komunikasi di kantor. Jenis-jenis pesawat komunikasi di antaranya : intercom, telepon,
handphone, switchboard, loudspeaker, dictaphone, teleks, facsimile.
Alat Bantu Peraga (audio visual aids) adalah alat yang digunakan untuk membantu
kelancaran komunikasi antara pendengar dan penyaji. Contohnya :
Tape recorder, VCD/DVD player, radio, televisi, slide projector, film, over head
projector (OHP), projector LCD, white board, dll.
3. PERALATAN KANTOR (OFFICE APPLIANCES)
Adalah segenap alat yang digunakan
untuk membantu dalam pekerjaan
kantor.
Macam-macam peralatan yang bukan Kertas isap (blotter)
mesin kantor :
• Gunting
• Bak Surat (desk tray) • Stapler
• Kalender Meja (desk calendar) • Bak untuk jepitan kertas
• Penggaris (ruler) • Bak untuk jarum
• Pena (pens) • Bak untuk karet gelang
• Jepitan kertas (binder)
• Tempat Pena (pens holder)
• Cap tanggalan (band dater)
• Pensil (pencil)
• Bantalan cap (stamp pad)
• Penghapus pensil (eraser)
4. PERABOT KANTOR (OFFICE FURNITURE)
Adalah benda-benda kantor yang pada umumnya terbuat dari kayu yang
dipergunakan untuk melaksanakan tugas-tugas administrasi perkantoran.
Macam-macam perabot kantor yang utama :
• Meja tulis, meja mesin tik, meja komputer
• Kursi
• Lemari yang dapat dikunci
• Rak buku/arsip
• Box
MEJA KANTOR DAPAT DIBEDAKAN BERDASARKAN
UKURAN DAN FUNGSINYA SBB :
A. Meja besar atau meja biro, yaitu meja B. Meja sedang atau meja setengah biro
yang mempunyai ukuran sbb : • Panjang 96,5 cm
• Panjang 121,5 cm- 130 cm • Lebar 71 cm
• Lebar 70 – 80 cM • Tinggi 71 cm
• Tinggi 74 cm Meja ini biasa digunakan oleh Kepala
Meja ini biasa digunakan oleh direktur. Bagian.
c. Meja biasa, yaitu meja yang dipakai oleh pegawai biasa, dengan ukuran :
- Panjang 120 cm
- Lebar 70-72 cm
- Tinggi 75 cm

d. Meja khusus, yaitu meja yang digunakan untuk mengerjakan pekerjaan tertentu,
misalnya meja juru tik, meja gambar, meja lay out.
e. Meja rapat, yaitu meja yang digunakan untuk rapat, pengaturannya didasarkan
pada jumlah peserta rapat dan besar kecil ruangan
 Persyaratan kursi yang baik :
a. Kursi dapat diatur tinggi randahnya sehingga cocok bagi pemakai.
b. Kursi dibuat secara kokoh
c. Kursi disesuaikan dengan bentuk badan orang
d. Kursi mempunyai penyangga belakang sehingga dapat menunjang punggung
pemakainya.
Kursi yang dapat diputar dan diatur tinggi rendahnya termasuk kursi yang baik dan
paling enak dipakai untuk berbagai pekerjaan kantor.
Khusus untuk kursi pimpinan yang banyak membaca, sebaiknya kursi kerjanya
berlengan agar dapat menyangga sehingga tidak cepat letih
5. Perabot Kantor Tempelan
(Office Fixture)
Adalah perabot kantor yang telah
melekat (menjadi satu) dengan
bangunan lain dalam kantor. Misalnya :
lemari, rak yang menempel di dinding
6. Hiasan Kantor (Office
Ornament)
Adalah benda-benda kantor yang pada
umumnya bertujuan untuk menambah
kenyamanan dalam kantor. Misalnya
lukisan, gambar-gambar, bunga, lampu
hias, dll
That’s all. Thank you very much! 
Any Questions?

Contact me: