PENGENDALIAN DOKUMEN

Nomor :440/A/II/SOP/7/2016/00...
Terbitke :01
SOP No.Revisi :00
Tgl.Terbit :01/07/2016
Halaman :1-2
Dinkes Kab. Puskesmas
Pekalongan Tirto I
Ditetapkan Kepala dr. Endah Winarti, M. Kes
Puskesmas Tirto I NIP. 19670102002122002

1. Pengertian Pengendalian dokumen adalah kegiatan pengelolaan dan

pengendalian dokumen dokumen sistem manajemen mutu yang
mencakup pembuatan, distribusi, penggunaan, perubahan dengan
mengikuti ketentuan/metode yang diatur dalam prosedur ini.
2. Tujuan Sebagai acuan petugas untuk melakukan pengendalian dokumen
3. Kebijakan Surat Keputusan Kepala Puskesmas Tirto 1 Nomor.... tentang
Pengendalian Dokumen Puskesmas
4. Referensi
5. Alat dan 1. Buku Indeks Penomoran Akreditasi
Bahan 2. Alat tulis

6. Prosedur 1. Petugas menyiapkan dokumen yang akan diberi nomor kode

2. Petugas memberikan nomor kode pada dokumen sesuai acuan
sebagai berikut:
a. Klasifikasi nomor SPO dan SK:
1) Kesehatan: 440
2) Kepegawaian: 800
3) Bendahara/ Keuangan: 900
b. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan
1) Administrasi Manajemen dengan kode: A.,
a) Bab I, (A/I),
b) Bab II, (A/II),
c) Bab III, (A/ III),
2) Pelayanan Program kode : B,
a) Bab IV, (B/ IV),
b) Bab V, (B/ V),
c) Bab VI, (B/ VI),
3) Pelayanan Klinis kode : C,
a) Bab VII, (C/ VII),
b) Bab VIII, (C/ VIII),
c) Bab IX, (C/ IX),
4) Standar Operasional Prosedur, disingkat: SOP,
 PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor :440/A/II/SOP/7/2016/00...
Terbitke :01
SOP No.Revisi :00
Tgl.Terbit :01/07/2016
Halaman :2-2
Dinkes Kab. Puskesmas
Pekalongan Tirto I
Ditetapkan Kepala dr. Endah Winarti, M. Kes
Puskesmas Tirto I NIP. 19670102002122002

5) Daftar tilik disingkat: Dt,

6) Kerangka Acuan disingkat: KA,
7) Surat Keputusan disingkat: SK,
8) Kebijakan disingkat: Kb,
9) Dokumen ekternal disingkat: Dek,
10) Manual Mutu disingkat MM.
11) Pedoman Mutu disingkat PM,
a. Penyimpanan Dokumen/ arsip.
1) Dokumen rekam klinik/ medik inaktif wajib disimpan
sekurang- kurangnya dua tahun, terhitung dari tanggal
terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat, setelah
batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui,
rekam klinis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan
tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka
waktu 10 tahun, terhitung dari tanggal dibuatnya,
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di
Puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal dua
tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda:
a) Umum: resep umum,
b) Askes: untuk resep yang diterima oleh peserta asuransi
kesehatan,
c) Gratis/ Jamkesmas/ Jamkesda/ Jamsostek/ Jampersal
untuk resep yang diberikan kepada pasien yang
dibebaskan dari pembiayaan retribusi,
3) Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan
sistem penyimpanan dokumen/ arsip aturan Puskesmas
Selomerto,
4) Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing-
masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi
dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan program,
b. Sistem penomoran:
1) Surat masuk dan keluar sesuai dengan aturan Puskesmas
 PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor :440/A/II/SOP/7/2016/00...
Terbitke :01
SOP No.Revisi :00
Tgl.Terbit :01/07/2016
Halaman :3-2
Dinkes Kab. Puskesmas
Pekalongan Tirto I
Ditetapkan Kepala dr. Endah Winarti, M. Kes
Puskesmas Tirto I NIP. 19670102002122002

Selomerto
2) Penomoran kelompok pelayanan dilakukan oleh
kelompok pelayanan masing- masing disesuaikan dengan
sistem pengkodean yang telah ditentukan,
3) Penomoran dokumen diurutkan sesuai dengan pengodean,
4) Urutan penomoran meliputi: Klasifikasi nomor, Kode
pelayanan, Kode dokumen, Bulan, Tahun dan nomor urut
dokumen:

Contoh: 440/B/ IV / SOP/ 6/ 13/ 005

(440: Kode kesehatan B: Kode pelayanan, IV: Bab IV,
SPO: Standar Prosedur Operasional,6: bulan 6/ Juni,
13 tahun 2013, 005: nomor urut SPO),

3. Petugas memasukkan dokumen dalam file yang sesuai dalam

jangka waktu yang telah diatur di atas.

7. Diagram Alir

8. Hal-hal yang -
perlu di
perhatikan
9. Unit terkait 1. Admen
 PENGENDALIAN DOKUMEN
Nomor :440/A/II/SOP/7/2016/00...
Terbitke :01
SOP No.Revisi :00
Tgl.Terbit :01/07/2016
Halaman :4-2
Dinkes Kab. Puskesmas
Pekalongan Tirto I
Ditetapkan Kepala dr. Endah Winarti, M. Kes
Puskesmas Tirto I NIP. 19670102002122002

2. Penanggung jawab program

3. Pelaksana pelayanan
10. Dokumen 1. Dokumen eksternal
Terkait
2. SPO
3. SK
4. Kerangka acuan
5. Daftar tilik
6. Manual Mutu
7. Pedoman Mutu
8. Resep

11. Rekaman Historis:

Diberlakukan
No Halaman Yang dirubah Perubahan Tgl.