A.

PEMAHAMAN PROSES KOMPOSISI

Yang dimaksud dengan proses komposisi (composition process) dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis adalah suatu proses penyusunan pesan-
pesan bisnis yang dimulai dari pemilihan kaa, kalimat dan paragraf hingga
menjadi suatu pesan bisnis yang mudah dipahami dan diterima oleh si penerima
pesan. Agar pesan-pesan bisnis yang disampaikan secara tertulis tersebut dapat
dipahami dengan baik, perlu diperhatikan pemilihan kata; kalimat dan paragraf
secara tepat; substansi pesan yang jelas; penggunaan gaya penulisan yang baik;
serta format dan bentuk pesan yang baik.
Proses komposisi dapat dianalogikan dengan proses penciptaan sebuah lagu yang
dilakukan oleh komposer. Komposer yang baik perlu membuat suatu perencanaan
dengan baik dan cermat, seperti merencanakan jenis lagu apa yang akan dibuat
(pop, daerah, rock, jazz, country, keroncong, dangdut, atau campuran), siapa
penyanyi yang cocok untuk jenis lagu tersebut, bagaimana bentuk-bentuk
aransemen dan personel grup yang akan mengiringi lagu tersebut. Kemudian, juga
haus dilakukan latihan secara rutin dan uji ulang atau revisi-revisi yang diperlukan
sehingga lagu yang diciptakan mempunyai mutu yang bagus, enak didengar,
mudah dicerna/dipahami, dan memiliki nilai edukasi yang positif bagi para
penggemarnya.
Secara umum, penyusunan pesan-pesan bisnis tertulis meliputi tiga tahapan
penting, yaitu:
1. Perencanaan/Penyusunan Draf
Perencanaan merupakan fase pertama yang perlu diperhatikan dalam
penyampaian pesan-pesan bisnis tertulis, atau dalam bahasa sederhana,
perencanaan merupakan penyusunan sebuah draf yang masih memerlukan
perbaikan lagi. Dalam fase perencanaan (planning phase), perlu diperhatikan
berbagai hal penting yang mendasar, seperti maksud/tujuan penyampaian
pesan-pesan bisnis, siapa penerima pesan, apa ide pokok (main idea) yang
akan disampaikan (substansi pesan), dan bagaiman cara atau media apa yang
akan digunakan dlam penyampaian pesan-pesan bisnis tersebut.
Tujuan penyampaian pesan-pesan bisnis haruslah jelas, sederhana, dan mudah
dipahami oleh penerima pesan. Sementara itu, profil penerima pesan sebagai
orang yang akan menerima pesan juga perlu dipahami dengan baik. Dalam
dunia bisnis, jenis-jenis pesan bisnis yang akan disampaikan kepada pihak lain
sangatlah bervariasi. Media yang dapat digunakan dalam penyampaian pesan-
pesan bisnis (tertulis) antara lain pengirim pos, faksimile, short message
service (SMS), dan surat elektronik (electronic mail atau e-mail)
2. Organisasi dan Komposisi
Setlah tahap perencanaan, tahap berikutnya dalah mengorganisasikan dan
mengelompokkan ide-ide atau gagasan dari pesan-pesan bisnis tersebut
menjadi sebuah kesatuan ide atau gagasan. Selanjutnya, ide-ide pesan-pesan
bisnis tersebut disusun menjadi sebuah pesan bisnis yang mencakup rangkaian
kata,kalimat, paragraf, dan pemilihan ilustrasi yang diperlukan untuk
mendukung penyampaian ide-ide pokok tersebut.
Organisasi dan komposisi pesan-pesan bisnis erat kaitannya dengan
penyusunan atau pengaturan kata-kata, kalimat, dan paragraf. Oleh karenanya,
perlu diperhatikan bagaiman memilih dan menggunakan kata-kata, kalimat,
dan paragraf yang sederhana, mudah dipahami dan dimengerti oleh penerima
pesan.
3. Edit dan Revisi
 Setelah ide-ide dituangkan dalam kata-kata, kalimat, dan pargaraf atau alinea,
pehatikan apakah kata-kata, kalimat, dan paragraf tersebut telah diekspresikan
dengan baik dan benar. Maksud dan isi pesan-pesan bisnis tersebut perlu
ditelaah ulang dengan memperhatikan kembali substansi pesan yang ingin
disampaikan, penggunaan gaya bahasa struktur kalimat yang digunakan,
penghilangan hal-hal yang tidak perlu atau tidak elevan, serta bagaimana agar
pesan-pesan bisnis tersebut dapat dipahami penerima pesan. Jika maksud dan
isi belum sesuai dengan apa yang diharapkan pengirim pesan, maka perlu
dilakukan pengecekan ulang sekaligus revisi atau perbaikan-perbaikan
seperlunya sehingga apa yang telah direncanakan sebelumnya dapat dicapai
seefektif mungkin.

B. PENENTUAN TUJUAN
Tahap pertama dalam merencanakan suatu pesan bisnis adalah memikirkan
maksud atau tuiuan komunikasi. komunikator tentunya ingin menjaga nama baik
dihadapan audiens, sekaligus menghasilkan sesuatu yang baik bagi organisasinya.
Sebelum memutuskan untuk menyampaikan bisnis kepada pihak lain, Anda
terlebih dahulu meniawab tiga penting. yaitu apakah tujuan tersebut realistis.
apakah waktunya sudah tepat, dan apakah dapat diterima organisasi tersebut.
Untuk dapat melakukan hal itu, pertama Anda harus menentukan tujuan yang ielas
dan dapat diukur, sesuai dengan tujuan organisasi.
1. Mengapa Tuiuan Harus Jelas
Tujuan yang jelas akan membantu mengarahkan Anda mencapai tujuan yang
dikehendaki. Sebagaimana diketahui, setiap organisasi tentunya memiliki
tuiuan yang bermacam-macam, yang sangat bergantung pada jenis
organisasinya. Disamping itu, penentuan tujuan yang jelas bagi suatu
organisasi akan dapat membantu pengambilan keputusan yang mencakup
antara lain:
a. Keputusan untuk Meneruskan Pesan
Sebelum menyampaikan suatu tanyakan pada diri sendiri apakah pesan
yang akan disampaikan bena-benar diperlukan atau tidak. Jika pesan yang
akan disampaikan diduga mempunyai pengaruh yang sangat kecil kepada
audiens, sebaiknya ditahan dulu. Sebaliknya bila sangat penting dan akan
membawa pengaruh yang besar, pesan sebaiknya segera diteruskan atau
disampaikan.
b. Keputusan untuk Menanwpi Audiens
Untuk memutuskan cara terbaik menanggapi audiens, komunikator perlu
mempertimbangkan motif-motif mereka. Mengapa mereka memperhatikan
inti pesan yang disampaikan? Apakah mereka mengharapkan keuntungan?
Apakah harapan mereka sesuai dengan harapan komunikator? Tanpa
mengetahui motif audiensnya, komunikator tidak akan dapat menanggapi
mereka dengan baik. Komunikator dan audiens juga akan gagal
mendapatkan yang inginkan bila harapan mereka tidak sesuai / sejalan.
c. Keputusan untuk Memusatkan Isi Pesan
Menetapkan tuiuan yang jelas akan membantu isi pesan.Komunikator
seharusnya hanya memasukkan informasi yang penting, yang relevan
dengan pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Informasi yang tidak
relevan harus disingkirkan atau dibuang jauh-jauh. Bila informasi yang
tidak penting dimasukkan dalam pesan-pesan yang akan disampaikan. inti
 pesan akan kabur, dan waktu pun akan terbuang percuma. Pada akhirnya,
penyampaian pesan tidak akan mencapai sasaran yang dikehendaki.

2. Tujuan Komunikasi Bisnis

Secara umum, ada tiga tujuan komunikasi bisnis, yaitu memberi informasi
(informing), melakukan persuasi (persuading), dan melakukan kolaborasi
(collaborating) dengan audiens.
a. Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah memberikan informasi
yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain. Sebagai contoh,
seorang pimpinan suatu perusahaan membutuhkan beberapa pegawai baru
yang akan ditempatkan sebagai staf administrasi di kantor-kantor cabang
yang ada.
Untuk memperoleh pegawai yang diharapkan, ia dapat memasang iklan
lowongan kerja melalui media surat kabar, majalah, radio, dan internet.
Masing-masing media informasi tersebut tentu saja mempunyai kelebihan
dan kekurangan satu sama lain. Jadi tergantung manajer untuk memilih
media mana yang akan dipilih dengan mempertimbangkan kemampuan
internal yang dimiliki oleh perusahaan.

b. Melakukan persuasi (persuading)

Tujuan kedua dari sebuah komunikasi bisnis adalah melakukan persuasi
kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami oleh audiens
dengan baik dan benar. Hal ini sering dilakukan terutama yang berkaitan
dengan negoisasi antara seseorang dengan orang laian dalam bisnis. Untuk
dapat memperoleh hasil yang optimal dalam bernegosiasi, setiap pihak
perlu memahami prinsip win-win solution.

c. Melakukan kolaborasi (collaborating) dengan audiens

Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan kolaborasi atau
kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Melalui jalinan
komunikasi bisnis, seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama
bisnis baik antara perusahaan dosmetik maupun dengan perusahaan asing.
Saat ini kerjasama antar perusahaan di berbagai belahan dunia relative
mudah dilakukan seiring dengan semakin pesatnya kemajuan teknologi
komunikasi dewasa ini. Seseorang dapat menggunakan beberapa media
telekomunikasi yang ada seperti telepon biasa, faksmili, telepon genggam,
internet, email dan telekomferensi. Teknologi komunikasi tersebut sangat
penting artinya dalam memperat kerjasama dalam dunia bisnis.

Dalam dunia bisnis, presentasi yang baik harus mampu menjelaskan tujuan yang
diinginkan secara spesifik. Oleh karena itu untuk merumuskan tujuan tersebut,
seseorang perlu menanyakan pada diri sendiri, apakah audiensi akan melakukan
penelaahan terhadap suatu pesan atau tidak. Tujuan harus dinyatakan setepat
mungkin, demikian pula dengan identifikasi individu-individu yang akan
memberi tanggapan terhadap pesan yang disampaikan.

TUJUAN UMUM TUJUAN KHUSUS

Memberi Informasi Menyajikan penjualan bulan lalu ke manajer
pemasaran
Membujuk Meyakinkan manajer pemasaran untuk mengangkat
beberapa karyawan baru bagian penjualan
Kolaborasi Membantu departemen personalia mengembangkan
program pelatihan bagi beberapa anggota baru.

3. Cara Menguji Tujuan

Penentuan tujuan yang baik tentunya harus mudah diaplikasikan dalam
dunia nyata. Oleh karena itu, untuk menguji apakah suatu tujuan yang
telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum, perlu dilakukan pengujian
dengan empat pertanyaan berikut ini:
a. Apakah Tujuan Tersebut Realistik?
Tujuan yang hendak disampaikan hendaknya realistik, dalam arti
bahwa ide-ide atau gagasan yang hendak disampaikan dapat
disesuaikan dengankemampuan yang ada, seperti kemampuan
finansial, manajerial, sumber daya dan teknis operasional.
b. Apakah Waktunya Tepat?
Dalam menyampaikan suatu ide atau gagasan, hendaknya
dipertimbangkan masalah ketepatan waktu. Sebagai contoh, dalam
situasi krisis moneter ide untuk melakukan ekspansi pabrik
kemungkinan besar tidak akan diterima. Penyampaian ide ini tidak
tepat waktunya karena pada saat itu penjualan produk sedang menurun
sampai 50 persen dibandingkan tahun sebelumnya.
c. Apakah Orang yang Mengirimkan Pesan Sudah Tepat?
Pesan atau ide yang disampaikan oleh seseorang yang memiliki
kedudukan atau jabatan tinggi cenderung lebih dapat diterima daripada
bila disampaikan oleh orang yang kedudukannya rendah.
Ketidaktepatan dalam menentukan siapa yang layak menyampaikan
suatu pesan akan berpengaruh terhadap efektifitas penyampaian suatu
pesan.
d. Apakah Tujuan Selaras dengan Tujuan Organisasi secara Keseluruhan.
Oleh karena itu, apabila ingin menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada audiens, usahakan agar pesan tersebut sesuai dengan kebijakan
organisasi.
Apabila jawaban terhadap keempat pertanyaan tersebu adalah “tidak”,
sebaiknya pesan jangan disampaikan. Apabila tetap disampaikan, tujuan
tidak akan tercapai, atau hasilnya tidak seperti yang diharapkan.
C.
D.
E.