Lampiran : Surat Keputusan Direktur Rumah Sakit Pelengkap Medical Center

Jombang
Nomor : 033/Keb/DIR.PMC/II/2013
Tanggal : 04 Februari 2013
Tentang : Kebijakan Rapat Dinas Di Rumah Sakit Pelengkap Medical Center
Jombang

KEBIJAKAN
R A PAT D I N A S

A. PENDAHULUAN
Rumah Sakit Pelengkap Medical Center Jombang merupakan sarana kesehatan
yang senantiasa berupaya memberi layanan kesehatan yang bermutu kepada
masyarakat. Untuk mewujudkan hal tersebut selain perlu didukung oleh sumber
daya insani yang handal dan profesional, juga diperlukan manajemen operasional
rumah sakit yang baik sehingga setiap program kegiatan dan layanan rumah sakit
dapat diatur, dikendalikan, dikontrol dan dievaluasi. Mekanisme tersebut dapat
berjalan apabila ada koordinasi yang baik antar pejabat struktural maupun
fungsional dibawah kendali Direktur Rumah Sakit sebagai pimpinan tertinggi.
Agar tercipta koordinasi yang baik, maka diperlukan selalu wadah yang dapat
mempertemukan direksi, pejabat struktural dan fungsional serta penyelenggara
rumah sakit untuk bertemu, membahas, merumuskan dan melakukan kegiatan
manajerial lainnya berkenaan dengan kegiatan operasional rumah sakit.
Pertemuan tersebut harus terstruktur, rutin, dan terevaluasi hasilnya sehingga
diperlukan kebijakan-kebijakan Direktur Rumah Sakit sebagai dasar pelaksanaan
kegiatan.

B. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud :
Dapat berjalannya fungsi-fungsi manajemen rumah sakit dalam pelaksanaan,
pengendalian, dan evaluasi setiap program kegiatan operasional rumah sakit.
Tujuan :
1. Terjalinnya komunikasi dan koordinasi antar pejabat struktural dan atau
fungsional secara terstruktur dan rutin.
2. Terjalinnya komunikasi dan koordinasi antara direksi dengan penyelenggara
rumah sakit secara terstruktur dan rutin.
3. Terkendalinya pelaksanaan kegiatan rumah sakit sehingga senantiasa sesuai
dengan program kerja yang telah ditetapkan.
 4. Termonitornya setiap hambatan kegiatan operasional rumah sakit sehingga
segera dapat diputuskan alternatif pemecahannya.
5. Terevaluasinya setiap kemajuan dan hasil kegiatan operasional rumah sakit
sehingga dapat dipergunakan sebagai informasi penyusunan program kegiatan
selanjutnya.

C. JENIS-JENIS RAPAT DINAS

Rapat-rapat dinas di lingkungan Rumah Sakit Pelengkap Medical Center
Jombang yang dilaksanakan secara berjenjang dan rutin ditetapkan sebagai
berikut:
1. Rapat Unit Kerja.
2. Rapat Komisi/Bagian.
3. Rapat Direksi.
4. Rapat Pleno.
5. Rapat Komite dan Panitia; dan
6. Rapat dengan Penyelenggara
Untuk rapat-rapat dinas yang bersifat insidental, pelaksanaannya disesuaikan
dengan kebutuhan masing-masing pejabat struktural serta urgensitas
permasalahan yang dihadapi.

D. PELAKSANAAN RAPAT
1. Rapat Unit Kerja
(a). Ruang lingkup : Instalasi , Sub Bagian, Seksi
(b). Pimpinan rapat : Kepala Instalasi/Kepala Seksi/Kepala Sub Bagian
(c). Peserta rapat : Seluruh karyawan di unit kerja yang bersangkutan
(d). Frekuensi : Minimal 1 (satu) kali setiap bulan, bersamaan
dengan
acara bongkar (Kegiatan bersih ruangan).
(e). Jadwal Pelaksanaan : Setiap Minggu Kedua
(f). Rapat diawali dengan kultum
(g). Materi rapat:
 Evaluasi kegiatan dan mutu layanan bulan sebelumnya.
 Identifikasi masalah layanan bulan sebelumnya.
 Rencana kegiatan bulan berjalan.
 Rencana kebutuhan bulanan unit kerja.
 Sosialisasi berlakunya kebijakan, prosedur atau peraturan baru yang
ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit, dan
  Pembinaan karyawan.
 Masukan-masukan untuk perbaikan kinerja unit kerja
(h). Keluaran:
 Terkendali dan terjaganya mutu layanan.
 Tercapainya efisiensi unit kerja.
 Terbinanya SDM di unit kerja. dan
 Tersosialisasinya kebijakan, prosedur, dan peraturan baru rumah
sakit.
(i). Kebijakan:
 Kepala Unit Kerja atau yang setingkat diberikan kewenangan untuk :
 Mengambil keputusan berkenaan dengan pengelolaan sumber
daya yang ada di unit kerjanya dengan tetap mengacu pada
peraturan rumah sakit yang berlaku.
 Mengambil keputusan berkenaan dengan pelaksanaan kegiatan
layanan di unit kerja sebagai upaya menjaga dan meningkatkan
mutu layanan di unit kerjanya.
 Mengambil keputusan atas pemecahan masalah yang ada di unit
kerjanya selama tidak terkait dengan unit kerja lainnya.
 Mengambil keputusan atas tindakan pembinaan karyawan di unit
kerjanya dengan tetap mengacu pada peraturan rumah sakit yang
berlaku.
 Rapat Unit Kerja dapat menghadirkan pejabat struktural setingkat
diatasnya tetapi masih tetap dalam satu lingkup bagian atau bidang
sebagai narasumber, dan
 Segala permasalahan lintas sektoral dalam satu bidang/bagian dan
atau lintas bidang/bagian tidak diperkenankan untuk diputuskan
alternatif pemecahannya dalam rapat, tetapi harus diteruskan dalam
rapat dinas setingkat diatasnya.
 Kepala Unit wajib melaporkan hasil rapat unit kerja dan keputusan
yang diambil atas pemecahan masalah atau pelaksanaan kegiatan
atau layanan di unit kerja yang dipimpinnya kepada atasan langsung.
2. RAPAT KOMISI / BAGIAN
(a). Pimpinan rapat : Kepala Bidang/Bagian
(b). Peserta rapat : Seluruh Kepala Unit Kerja di Bidang/Bagian
yang bersangkutan
(c). Frekuensi : Minimal 1 (satu) kali setiap bulan
(d). Jadwal Pelaksanaan : Setiap Minggu ke Tiga
(e). Materi rapat :
 Laporan kegiatan tiap-tiap unit kerja bulan sebelumnya.
 Laporan hasil rapat unit kerja.
 Evaluasi kegiatan dan mutu layanan masing-masing unit kerja bulan
sebelumnya.
 Identifikasi masalah layanan di masing-masing unit kerja bulan
sebelumnya.
 Identifikasi masalah sumber daya di masing-masing unit kerja
selama bulan sebelumnya.
 Koordinasi kegiatan layanan lintas unit dalam satu bagian/bidang.
 Monitoring kegiatan bulan berjalan.
 Rencana kegiatan bulan yang akan datang.
 Sosialisasi berlakunya kebijakan, prosedur atau peraturan baru yang
ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.
 Masukan-masukan untuk perbaikan kinerja bagian / bidang.
(f). Keluaran:
 Terkendali dan terjaganya mutu layanan.
 Tercapainya efisiensi di tiap-tiap unit kerja.
 Terkoordinasinya kegiatan layanan di unit kerja dan lintas unit.
 Terlaksananya program kegiatan yang telah ditetapkan.
 Tersosialisasinya kebijakan, prosedur, dan peraturan baru rumah
sakit
(g). Kebijakan:
 Kepala Bagian atau yang setingkat diberikan kewenangan untuk:
 Mengambil keputusan berkenaan dengan pengelolaan sumber
daya yang ada di bagian/bidang yang dipimpinnya dengan tetap
mengacu pada peraturan rumah sakit yang berlaku.
 Mengambil keputusan berkenaan dengan pelaksanaan dan
pengembangan kegiatan layanan bidang/bagian sebagai upaya
menjaga dan meningkatkan mutu layanan di tiap-tiap unit kerja
 dalam lingkup bidang/bagian yang dipimpinnya dengan tetap
mengacu pada kebijakan umum dan ketentuan yang berlaku
 Mengambil keputusan atas pemecahan masalah yang ada di tiap-
tiap unit kerja dalam lingkup bidang/bagian yang dipimpinnya
sepanjang tidak terkait dengan bidang/bagian lainnya
 Mengambil keputusan atas tindakan pembinaan karyawan di
bidang/bagian yang dipimpinnya dengan tetap mengacu pada
peraturan rumah sakit yang berlaku.
 Sebagai upaya percepatan koordinasi, dalam rapat komisi/bagian
dapat menghadirkan pejabat struktural setingkat Kepala
Bidang/Bagian yang dibutuhkan.
 Segala permasalahan lintas bidang/bagian yang berkaitan dengan
kebijakan umum dan atau peraturan rumah sakit tidak diperkenankan
untuk diputuskan alternatif pemecahannya dalam rapat, tetapi harus
diteruskan dalam rapat dinas setingkat diatasnya, dan
 Tiap-tiap peserta rapat wajib mensosialisasikan kepada seluruh
karyawan di unit kerja yang dipimpinnya tentang keputusan dan atau
kebijakan Kepala Bagian/Bidang berkaitan dengan masalah-masalah
yang tidak dapat diputuskan di tingkat Unit Kerja.
 Kepala Bidang/Bagian wajib melaporkan keputusan dan atau
kebijakan yang diambil atas pemecahan masalah atau pelaksanaan
kegiatan atau layanan di bidang/bagian yang dipimpinnya kepada
Direktur Rumah Sakit.

3. RAPAT DIREKSI
(a). Pimpinan rapat : Direktur Rumah Sakit
(b). Peserta rapat :
 Seluruh Kepala Bidang/Bagian
 Ketua SPI
 Ketua Komite Medik
 Kepala Humas dan Pemasaran
 Ketua-ketua Panitia/Komite rumah sakit sesuai dengan kebutuhan.
(c). Frekuensi :
Minimal 1 (satu) kali setiap minggu pada hari Rabu
(d). Materi rapat :
 Laporan kegiatan tiap-tiap bidang/bagian, SPI, Komite Medik, dan
amal usaha milik rumah sakit bulan sebelumnya.
 Laporan hasil rapat bidang/bagian.
 Evaluasi kegiatan dan mutu layanan di masing-masing unit kerja,
bagian/bidang, panitia, komite, dan amal usaha milik rumah sakit
pada bulan berjalan.
 Identifikasi masalah layanan dan sumber daya di masing-masing unit
kerja, panitia, komite dan atau bagian/bidang bulan berjalan.
 Koordinasi dan monitoring kegiatan layanan lintas unit atau lintas
bagian/bidang.
 Rencana kegiatan bulan yang akan datang.
 Evaluasi program kegiatan dan kemungkinan perubahannya.
 Kebijakan-kebijakan baru Direktur Rumah Sakit.
(e). Keluaran :
 Terlaksananya program kerja rumah sakit.
 Terkendali dan terjaganya mutu layanan rumah sakit.
 Tercapainya efisiensi sumber daya rumah sakit.
 Terkoordinasinya kegiatan layanan rumah sakit.
 Antisipasi dini permasalahan yang mungkin timbul dan alternatif
pemecahannya.
 Terbitnya kebijakan, prosedur, dan peraturan baru rumah sakit.
(f). Kebijakan :
 Kepala Bagian atau yang setingkat dapat mengusulkan keputusan
yang diambilnya dalam rapat bagian/bidang/komisi/panitia
berkenaan dengan pelaksanaan dan pengembangan kegiatan layanan
bidang/bagian yang dipimpinnya sebagai kebijakan, ketentuan atau
peraturan rumah sakit.
 Kepala Bagian atau yang setingkat dapat mengusulkan perubahan
program kerja rumah sakit, baik pengurangan maupun penambahan,
dengan syarat harus telah dilakukan evaluasi atas program kerja yang
diusulkan perubahannya.
 Tiap-tiap peserta rapat wajib mensosialisasikan kepada pejabat
struktural yang menjadi bawahan langsungnya dan atau anggota
Komite/Panitia yang dipimpinnya tentang keputusan dan atau
kebijakan Direktur Rumah Sakit berkaitan dengan masalah-masalah
 yang tidak dapat diputuskan di tingkat Bidang/ Bagian/ Komite/
Panitia.

4. RAPAT PLENO
(a). Pimpinan rapat : Direktur Rumah Sakit
(b). Peserta rapat :
 Seluruh Kepala Instalasi atau yang setingkat
 Seluruh Kepala Bidang/Bagian atau yang setingkat
 Ketua SPI
 Ketua Komite Medik
 Ketua-ketua Panitia/Komite rumah sakit sesuai dengan kebutuhan.
(c). Frekuensi : minimal 1 (Satu) kali setiap Satu bulan
(d). Jadwal Pelaksanaan : setiap Minggu Keempat
(e). Materi rapat :
 Evaluasi kegiatan dan mutu layanan rumah sakit.
 Evaluasi pelaksanaan program kerja rumah sakit.
 Koordinasi dan monitoring kegiatan layanan rumah sakit.
 Dengar pendapat dan curah pendapat atas suatu permasalahan,
pengembangan layanan, atau prosedur baru sebelum ditetapkan
keputusannya oleh Direktur Rumah Sakit.
(f). Sosialisasi kebijakan-kebijakan baru Direktur Rumah Sakit :
 Sosialisasi keputusan Direktur Rumah Sakit atas permasalahan yang
diajukan oleh pejabat setingkat Kepala Bidang/Bagian.
 Sosialisasi perubahan program kerja rumah sakit.
(g). Keluaran :
 Terkendali dan terjaganya mutu layanan rumah sakit.
 Tercapainya efisiensi sumber daya rumah sakit.
 Terkoordinasinya kegiatan layanan rumah sakit.
 Terlaksananya program kerja rumah sakit yang telah ditetapkan.
 Tersosialisasinya kebijakan, prosedur, dan peraturan baru rumah
sakit.
(h). Kebijakan :
 Peserta rapat dapat mengajukan permasalahan yang timbul di unit
kerja yang dipimpinnya dan belum diputuskan alternatif
pemecahannya.
  Tiap-tiap peserta rapat wajib mensosialisasikan hasil rapat pleno
kepada pejabat struktural yang menjadi bawahan langsungnya atau
anggota Komite/Panitia yang dipimpinnya atau karyawan di unit
kerja yang dipimpinnya.

5. RAPAT KOMITE/ PANITIA RUMAH SAKIT

(a). Pimpinan rapat : Ketua Panitia atau Komite.
(b). Peserta rapat : Seluruh anggota Komite atau Panitia.
(c). Frekuensi : minimal 1 (satu) kali setiap 2 (dua) bulan.
(d). Jadwal Pelaksanaan : setiap minggu keempat.
(e). Materi rapat :
 Evaluasi kegiatan komite/panitia bulan sebelumnya.
 Evaluasi pelaksanaan program kerja komite/panitia.
 Identifikasi masalah komite/ panitia bulan sebelumnya.
 Monitoring kegiatan bulan berjalan.
 Rencana kegiatan bulan yang akan datang.
 Sosialisasi berlakunya kebijakan, prosedur atau peraturan baru yang
ditetapkan oleh Direktur Rumah Sakit.
(f). Keluaran :
 Terlaksana dan terkendalinya program kerja komite/panitia yang
telah ditetapkan.
 Terkoordinasinya kegiatan kerja komite/panitia dengan unit kerja
yang terkait.
 Tersosialisasinya kebijakan, prosedur, dan peraturan baru rumah
sakit.
(g). Kebijakan :
 Ketua Komite/Panitia diberikan kewenangan untuk:
 Mengambil keputusan berkenaan dengan pengelolaan sumber
daya yang ada di komite/panitia yang dipimpinnya dengan tetap
mengacu pada peraturan rumah sakit yang berlaku.
 mengambil keputusan berkenaan dengan pelaksanaan dan
pengembangan kegiatan layanan komite/panitia dengan tetap
mengacu pada kebijakan umum dan ketentuan yang berlaku.
 mengambil keputusan atas pemecahan masalah yang ada di
komite/panitia yang dipimpinnya sepanjang tidak bertentangan
dengan kebijakan umum dan peraturan rumah sakit.
  Sebagai upaya percepatan koordinasi, dalam rapat komite/panitia
dapat menghadirkan pejabat struktural setingkat Kepala
Bidang/Bagian yang dibutuhkan.
 Segala permasalahan lintas bidang/bagian yang berkaitan dengan
kebijakan umum dan atau peraturan rumah sakit tidak
diperkenankan untuk diputuskan alternatif pemecahannya dalam
rapat, tetapi harus diteruskan dalam rapat direksi atau diajukan
kepada Direktur Rumah Sakit.
 Ketua Komite/Panitia wajib melaporkan keputusan dan atau
kebijakan yang diambil atas pemecahan masalah atau pelaksanaan
kegiatan komite/panitia yang dipimpinnya kepada Direktur Rumah
Sakit.

6. RAPAT DENGAN PEMILIK

(a). Pimpinan rapat : Ketua Penyelenggara Rumah Sakit Pelengkap
Medical Center Jombang.
(b). Peserta rapat :
 Direksi Rumah Sakit
 Peserta lain sesuai dengan kebutuhan
(c). Frekuensi : minimal 1 (satu) kali setiap 1 (satu) bulan
(d). Jadwal Pelaksanaan : setiap minggu pertama
(e). Materi rapat :
 Laporan pelaksanaan program kerja rumah sakit bulan sebelumnya
 Perubahan program kerja (diluar RAPB) rumah sakit
 Laporan kegiatan rumah sakit bulan bulan sebelumnya
 Pengembangan rumah sakit
 Laporan keuangan bulan sebelumnya
 Evaluasi struktur organisasi, visi, misi, dan tujuan rumah sakit
 Laporan tugas dinas Direksi
 Hal hal lain yang dianggap penting dalam rangka peningkatan
performance rumah sakit
(f). Keluaran :
 Terlaksananya program kerja rumah sakit yang telah ditetapkan
secara efektif, efisien, berdaya guna dan berhasil guna
 Terkoordinirnya pengembangan rumah sakit
 Peningkatan performance rumah sakit
 Terselenggaranya kegiatan operasional rumah sakit sesuai dengan
visi, misi, dan tujuan rumah sakit yang telah ditetapkan oleh Pemilik.

Ditetapkan di : JOMBANG
Tanggal : 04 Februari 2013

Direktur
Rumah Sakit Pelengkap Medical Center

dr. Wahyu Juliadi

NIK. 67.110210.006