LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR

NOMOR :
TANGGAL :

BAB I
PENDAHULUAN

Rumah sakit sebagai salah satu fasilitas pelayanan kesehatan

perorangan merupakan bagian dari sumber daya kesehatan yang sangat
diperlukan dalam mendukung penyelenggaraan upaya kesehatan. Sesuai dengan
Undang-Undang No. 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit pasal 5 menyebutkan
bahwa rumah sakit mempunyai fungsi penyelenggaraan pelayanan pengobatan
dan pemulihan kesehatan sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit. Rumah
sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan
kesehatan perorangan secara paripurna (pelayanan kesehatan yang meliputi
promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif) yang menyediakan pelayanan rawat
inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Oleh karenanya, sebuah rumah sakit harus
memiliki sarana dan prasarana yang memadai baik dari sisi kualitas maupun
kuantitas. Sarana dan prasarana tersebut meliputi sumber daya manusia dan
peralatan lainnya yang digunakan untuk menunjang pelaksanaan pelayanan
kepada masyarakat.
Pelayanan paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi
promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Dalam hal ini rumah sakit rumah
sakit memiliki kewajiban untuk melakukan pelayanan kuratif dan reabilitatif.
Dalam upaya meningkatkan dan memperbaiki mutu pelayanan Unit Tata Usaha
Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya agar lebih efektif dan efisien,
peyelenggaran pelayanan Unit Tata Usaha berpedoman pada ketentuan
Kementrian Kesehatan yang telah ditetapkan serta standar dan prosedur
pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya sebagai rujukan baik dalam
hal perencanaan, pemninaan, pengembangan Sumber Daya Manusi (SDM)
maupun sarana dan prasarana yang digunakan.
Pedoman pengorganisasian ini merupakan pedoman dalam mengatur
pelayanan di Unit Tata Usaha sebagai sebuah organisasi yang profesional yang di
dalamnya meliputi struktur organisasi beserta uraian jabatan, tata hubungan kerja

1
 dan pola ketenagaan serta kegiatan orientasi. Kesemuanya itu disusun untuk
mencapai visi dan misi RS.
Adapun sistimatika penyusunan Pedoman Pengorganisasian Rumah Sakit Ibu
dan Anak IBI Surabaya adalah sebagai berikut:
BAB I PENDAHULUAN
BAB II GAMBARAN UMUM
BAB III VISI, MISI, MOTTO, NILAI DASAR, DAN TUJUAN
BAB IV STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT
BAB V STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA
BAB VI URAIAN JABATAN
BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA
BAB VIII POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL
BAB IX KEGIATAN ORIENTASI
BAB X PERTEMUAN/RAPAT
BAB XI PELAPORAN
BAB XII PENUTUP

2
 BAB II
GAMBARAN UMUM

A. SEJARAH RUMAH SAKIT

B. LINGKUP PELAYANAN
Ruang lingkup pelayanan Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya adalah :
1. Pelayanan Administrasi
2. Pelayanan Poli Umum / Penyakit Dalam
3. Pelayanan Poli Bedah
4. Pelayanan Poli Mata
5. Pelayanan Poli Gigi
6. Pelayanan Pemeriksaan Laboratorium
7. Pelayanan Gawat Darurat
8. Pelayanan Rawat Inap
9. Pelayanan Gizi
10. Pelayanan Persalinan
11. Pelayanan Nifas
12. Pelayanan Poli Kandungan
13. Pelayanan Operasi
14. Pelayanan Radiologi
15. Pelayanan Rehabilitasi Medik
16. Pelayanan ICU
17. Pelayanan Perinatologi

3
4
 BAB III
VISI, MISI, NILAI, TUJUAN DAN MOTTO RUMAH SAKIT

1.1 VISI
Visi Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya yaitu :
“

1.2 MISI
Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya memiliki misi :

1.3 NILAI – NILAI

Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya memiliki nilai-nilai :

1.4 TUJUAN

1.5 MOTTO
Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya memiliki Motto :
“ ”

5
 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT

6
 BAB V
STRUKTUR ORGANISASI UNIT KERJA

7 Pedoman Pengorganisasian RS
 BAB VI
URAIAN JABATAN

Tugas Pokok dan Fungsi Kepala Sub Bagian Tata Usaha ( sesuai Perbub No.
5 tahun 2009 yang disesuaikan) :
a) Tugas :
Melaksanakan urusan umum, kepegawaian, keuangan dan program
b) Fungsi :
 Penyelenggaraan kegiatan surat menyurat, rumah tangga dan protokol
 Penyusunan program dan laporan
 Perencanaan, pengkoordinasian, pengevaluasian, serta pelaporan bidang
administrasi perkantoran dan perlengkapan sarana dan prasarana RS
 Pengkoordinasikan kegiatan perpustakaan dan kearsipan RS
 Pelaksanaan pengelolaan kepegawaian RS
 Pelaksanaan pengelola keuangan RS
 Pengumpulan dan pengolahan serta umpan balik data laporan (harian,
mingguan, bulanan, triwulan, semester dan tahunan)
 Pelaksanaan, pengumpulan dan penyajian dan analisi statistik data
 Pelaksanaan hubungan masyarakat (Humas)
 Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh direktur sesuai
dengan bidang tugasnya

Untuk menjalankan fungsinya, Kepala Sub Bagian Tata Usaha dibantu oleh
beberapa orang staf dengan pembagian sebagai berikut :
1. Urusan Umum dan Kepegawaian
 Penyelenggaraan kegiatan surat menyurat (pembuatan naskah dinas,
MoU, SK dan lain-lain)
 Penyelenggaraan kegitaan rumah tangga (buku tmu, menyiapkan
hidangan tamu, pengelolaan ruang pertemuan, kebutuhan ruang direktur
dan lain-lain)
 Penyelenggaraan kegiatan protokol (Sekpri direktur, acara rapat dan
lain-lain)
 Pengkoordinasikan kegiatn perpustakaan dan kearsipan rumah sakit
 Pelaksanaan pengelolaan kepegawaian RS
 Pelaksanaan, pengumpulan dan penyajian dan analisis statistik data
kepegawaian
 Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian
Tata Usaha sesuai dengan bidang tugasnya

2. Urusan Perencanaan dan Pelaporan

 Penyusunan program dan laporan
 Perencanaan, pengkoordinasikan, pengevaluasian, serta pelaporan
bidang administrasi perkantoran dan perlengkapan sarana dan prasarana
RS

8 Pedoman Pengorganisasian RS
  Pengumpulan dan pengolahan serta umpan balik data laporan (harian,
mingguan, bulanan, triwulan, semester dan tahunan)
 Pelaksanaan, pengumpulan dan penyajian dan analisis statistik data
kinerja RS
 Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian
Tata Usaha sesuai dengan bidang tugasnya.

3. Urusan Keuangan dan Aset

 Pelaksanaan pengelolaan keuangan RS
 Pelaksanaan pengelolaan aset RS
 Input data RKA dan DPA
 Pelaksanaa, pengumpulan dan penyajian data keuangan
 Pelaksanaan, pengumpulan dan penyajian data aset
 Pelaksanaan fungsi-fungsi lain yang diberikan oleh Kepala Sub Bagian
Tata Usaha sesai dengan bidang tugasnya
 Pendistribusian barang / aset dari tim pengadaan barang

DIREKTUR

Sub Bagian Tata

Usaha

BAB VII
Bagian Pelayanan Rekam
TATA HUBUNGAN KERJA
SPI Perawatan medis & Medik IPSRS Diklat
Penunjang
Medis

9 Pedoman Pengorganisasian RS
Program Pengadaan
Keuangan & Kepegawaian Barang dan
Pelaporan Jasa
Tata hubungan kerja Unit Tata Usaha dengan bagian – bagian di Rumah Sakit Ibu
dan Anak IBI Surabaya adalah sebagai berikut :
1. Direksi
a. Melayani dalam hal komunikasi surat menyurat;
b. Pengonsepan surat dan pembuatan surat;
c. Permintaan tanda tangan kepada Direktur Utama;
d. Menyiapkan rapat Direksi dan Manajer setiap bulan sebagai notulis.
2. Bagian Perawatan
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Perawatan;
b. Melayani permintaan surat keterangan untuk pasien maupun keluarga
pasien;
c. Pengiriman surat balasan rujukan pasien.
3. Bagian IPSRS
a. Melayani pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian
Sarana dan Prasarana Rumah Sakit;
b. Meminta bantuan dari bagian IPSRS apabila ada kesulitan / masalah yang
terjadi pada komputer di bagian Sekretariat.
4. Bagian Umum dan Kepegawaian
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SDM;
b. Permintaan pelayanan yang berhubungan dengan karyawan.
5. Bagian Diklat

10 Pedoman Pengorganisasian RS
 Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Diklat.
6. Bagian Keuangan
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian keuangan;
b. Meminta bantuan untuk pembayaran-pembayaran;
c. Meminta bantuan transfer apabila ada surat permintaan transfer.
7. Bagian SPI (Satuan Pengawas Internal)
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian SPI.
8. Bagian Program dan Pelaporan
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Program dan
Pelaporan.
9. Bagian Pelayanan Medis dan Penunjang Medis
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Pelayanan Medis.
10. Bagian Rekam Medik
Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian bagian Rekam
Medik.
11. Bagian Pengadaan Barang dan Jasa
a. Pelimpahan surat-surat yang berhubungan dengan bagian Pembelian
Medis dan Non Medis;
b. Meminta ke bagian Pembelian Non Medis untuk kebutuhan seperti :
pembelian snack, makan untuk rapat, barang-barang lain yang sewaktu-
waktu dibutuhkan.

BAB VIII
POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL

11 Pedoman Pengorganisasian RS
 KUALIFI PELATIHAN YANG
JUMLAH JUMLA
NAMA PENDIDI KASI DIIKUTI UNTUK
NO KEBUTU H SAAT
JABATAN KAN MINIMA MENDUKUNG
HAN INI
L JABATAN
1 Urusan Umum & SMA D III - Bimtek analis jabatan, 3 1
Kepegawaian analisis Beban Kerja &
SOP serta sosialisasi
UU No 5/2014 ttg ASN
- Bimtek Standar
Kompetensi Jabatan
PNS
- Bimtek Aplikasi SDM
2 Urusan Program S 1 S1 - Bimtek / Diklat 2 1
& Pelaporan Pelatihan Penyusunan
Laporan Keuangan
Instansi Pemerintah
- Bimtek Penyusunan
Program Kegiatan
SKPD
- Penyusunan
RENSTRA, RENJA &
LAKIP Pemerintah
Daerah
3 Urusan D III D III - Penerapan standar
Keuangan dan akuntasi pemerintah
Aset berbasis Akrure
- Sistem administrasi
keuangan dan
perencanaan keuangan
bagi PA, PPTK, PPk &
Bendahara
- Pelatihan pajak
penghasilan pegawai
- Bimtek Tata cara
pemungutan pajak
daerah
- Pelatihan manajemen
aset
- Pelatihan sistem
informasi manajemen
aset (SIMA /
SIMBADA)

BAB IX
KEGIATAN ORIENTASI

12 Pedoman Pengorganisasian RS
 Orientasi merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memberikan pemahaman
dan pengetahuan terhadap staf yang baru bergabung dengan instalasi penelitian dan
pengembangan untuk memahami proses kerja di instalasi. Penjelasannya dapat
dijelaskan seperti tabel dibawah ini:
1) Orientasi umum, adalah kegiatan yang memperkenalkan karyawan mengenai
visi, misi, motto, peraturan serta produk layanan rumah sakit. Selain itu
memperkenalkan instalasi kerja yang ada di dalam rumah sakit. Di dalamnya
mencakup juga mengenai hak dan kewajiban yang harus dilaksanakan oleh setiap
karyawan yang masuk.
Adapun kegiatan rincian orientasi ini sebagai berikut :
Waktu : 3 (tiga) hari
Hari ke-1 dan ke-2 pengenalan instalasi-instalasi kerja di RS
Hari ke-3 sosialisasi Tim yang telah dibentuk di RS
Materi orientasi karyawan baru meliputi :
1) Selayang pandang profil Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya.
2) Falsafah, Visi, Misi, Motto dan Tujuan Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI
Surabaya.
3) Susunan organisasi, Pejabat Struktural dan fungsional serta tata
kerja Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya
4) Peraturan Kepegawaian Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya.
5) Produk layanan rumah sakit.
6) Pengendalian dan Pencegahan Infeksi
7) K3
8) Keselamatan Pasien
9) SIM Rumah sakit
10) Pengenalan &ingkungan Rumah Sakit / Sanitasi lingkungan.
11) Penanganan / tehnik - tehnik basic life Support dalam keadaan darurat.
12) Mutu Rumah Sakit

Pelaksanaan orientasi karyawan baru diawali dengan pre test dan

dilanjutkandengan pemaparan materi sesuai jadwal orientasi.Sebelumberakhir orie
ntasi karyawan dilakukan post test. Peserta orientasi umum dinyatakan
lulus dilihat dari penilaian Post test.

2) Orientasi unit kerja adalah menjelaskan lebih rinci dan mendalam mengenai tugas
pokok dan fungsi unit kerja dalam organisasi rumah sakit. Selain itu menjelaskan
mengenai job description yang harus dilaksanakan. Adapun materi orientasi unit
kerja adalah sebagai berikut :

13 Pedoman Pengorganisasian RS
Minggu Penanggung Jawab
Ke Materi Waktu Metoda
1 Tupoksi Pegawai Tentatif Penyampaian Kasubag Tata Usaha
Materi
2 Tata Cara mencatat 07-14.00 Pengarahan Kasubag Tata Usaha
surat masuk & WIB Praktek
Keluar
3 Melaksanakan 07-14.00 Pengarahan Kasubag Tata Usaha
Kegiatan WIB Praktek
Pengarsipan
4 Tata Cara membuat 07-14.00 Pengarahan Kasubag Tata Usaha
surat WIB Praktek
5 Tata Cara menerima 07-14.00 Pengarahan Kasubag Tata Usaha
Telepon WIB Praktek

BAB X
PERTEMUAN/RAPAT

14 Pedoman Pengorganisasian RS
 1. Harian : Morning Report yang diselenggarakan setiap hari selasa, rabu
dan kamis dimulainya morning report yaitu pukul 07.30 Wib di ruang
tata usaha diikuti seluruh staf struktural dan staf fungsional Rumah Sakit
Ibu dan Anak IBI Surabaya dengan materi evaluasi kinerja, mutu,
masalah dan solusinya, serta evaluasi dan rekomendasi. Penanggung
jawab morning report adalah Kasubag Tata Usaha.
2. Mingguan
3. Bulanan : rapat rutin setiap satu bulan sekali membahas kinerja
pegawai, manajemen dan kebijakan yang ada di Rumah Sakit
Ibu dan Anak IBI Surabaya
4. Insidentil
5. Triwulan
6. Tahunan

BAB XI
PELAPORAN

15 Pedoman Pengorganisasian RS
 Program dan Laporan :
A. Program
1. Rencana Strategis (Renstra) SKPD Lima Tahunan
2. Rencana Kerja SKPD Tahunan
3. Rencana Aksi SKPD Tahunan
4. Program dan kegiatan Tahunan
5. Porgram-Program lain yang diminta instansi lain
B. Laporan
1. Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Tahunan
2. Laporan Keterangan Pertanggungjawaban (LKPJ) Lima Tahunan
3. Laporan penyelenggaraan Pemerintah Daerah (LPPD) Tahunan
4. Laporan Tahunan (Terkait Pelayanan)
5. Laporan Fisik / Non Fisik Mingguan
6. Laporan Fisik / Non Fisik Bulanan
7. Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Publik (LAKIP) Tahunan
8. Laporan Kepuasan Masyarakat
9. Laporan-laporan Insidentil yang diminta Instansi terkait baik Pusat,
Provinsi, maupun Kabupaten

BAB XII
PENUTUP

16 Pedoman Pengorganisasian RS
 Pedoman pengorganisasian ini dibuat dan ditetapkan sebagai panduan bagi
tenaga medis dan non medis dalam penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan di
Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya. Bila mana ada perkembangan dan
perbaikan terhadap pedoman ini maka dapat dilakukan koreksi demi kemajuan
pelayanan di Rumah Sakit Ibu dan Anak IBI Surabaya.

Ditetapkan di :
Pada tanggal :
Direktur RSIA IBI
Surabaya

………

17 Pedoman Pengorganisasian RS