PANDUAN

DIKLAT KARYAWAN

DI RSUD KANJURUHAN KEPANJEN

PEMERINTAH KABUPATEN MALANG

RSUD ”KANJURUHAN” KEPANJEN

JL. Panji 100 Telp. (0341)395041 Fax. (0341) 395024

1
 BAB I

DEFINISI

1.1 Pengertian
Adalah Proses penyelenggaraan pendidikan/pelatihan karyawan dalam rangka
meningkatkan pengetahuan, kemampuan dan keahlian serta kompetensi
karyawan baik yang berhubungan langsung maupun tidak langsung dengan
tugas pokok fungsinya untuk tercapainya tujuan organisasi. Adapun kegiatan-
kegiatan pendidikan/pelatihan karyawan meliputi kegiatan Diklat yang
diselenggarakan oleh Rumah sakit (In-house training) dan yang diselenggarakan
oleh pihak luar Rumah sakit (Ex-house training)

1.2 Tujuan

1. Terlaksananya kejelasan dan kelancaran pelaksanaan

pendidikan/pelatihan, Bimtek, workshop, sosialisasi, refreshing dan
sejenisnya yang dilaksanakan oleh instalasi Diklat RSUD Kanjuruhan
Kepanjen Kabupaten Malang maupun penyelenggara dari pihak luar Rumah
sakit

2. Terlaksananya peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM)

RSUD Kanjuruhan Kepanjen Kabupaten Malang.

2
 BAB II

RUANG LINGKUP

Ruang lingkup pelaksanaan Diklat Karyawan di RSUD Kanjuruhan Kepanjen adalah

sebagai berikut :

A. Jenis Diklat Karyawan

1. Diklat (Ex House Training)
Setiap Kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan pengiriman peserta
Diklat (Pelatihan, Workshop, Sosialisasi, Bimtek dan sejenisnya) yang
diselenggarakan oleh pihak luar Rumah Sakit Umum Daerah “Kanjuruhan”
Kepanjen Kabupaten Malang

2. Diklat (In House Training)

Setiap Kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan pelatihan,
Workshop, sosialisasi yang diselenggarakan oleh Instalasi Diklat Rumah
Sakit Umum Daerah “Kanjuruhan” Kepanjen Kabupaten Malang dengan
tempat kegiatan di dalam dan/atau di luar Rumah Sakit

B. Persyaratan
 Ex-House Training
1. Jenis kegiatan masuk dalam RBA tahunan dan atau Kegiatan diklat tertentu
yang
berdasarkan kebijakan/kebutuhan tertentu yang perlu segera harus
dilaksanakan
2. Peserta Diklat ke luar Rumah Sakit (ex house training) dengan pembiayaan
dari
Rumah Sakit :
a) Status CPNS/PNS dengan masa kerja di Rumah Sakit >1 Tahun
b) Status PTT / HHL dengan masa kerja di Rumah Sakit > 3 Tahun
c) Bagi tenaga PTT / HHL wajib melampirkan pernyataan tidak
akan pindah/keluar kerja dari RSUD Kanjuruhan Kepanjen
d) Tidak boleh mengajukan pindah tempat tugas dari Rumah Sakit
minimal 2 tahun
e) Tidak dalam proses Pemantauan / melakukan pelanggaran
f) Tidak sedang dalam proses pindah tugas/mutasi
g) Membuat laporan hasil kegiatan secara tertulis kepada Direktur
melalui Inst . Diklat dilampiri dengan Buku /materi hasil Diklat (asli)

3
 maksimal 1 minggu setelah pelaksanan dengan tembusan kepada Ka.
Unit masing –masing
h) Menyerahkan SPJ /SPPD kegiatan diklat
i) Menyerahkan foto copy sertifikat
3. Peserta Diklat ke luar Rumah Sakit (ex house training) dengan biaya
Pribadi :
a) Membuat surat Permohonan ijin kepada Direktur melalui atasan
langsung dengan tembusan kepada Instalasi Diklat litbang &
Perpustakaan
b) Melampirkan surat undangan /brosur kegiatan Diklat
3. Peserta Diklat Medis/ SMF pada kegiatan Pertemuan Ilmiah Tahunan
(PIT)/ Pendidikan Kedokteran Berkelanjutan / Workshop Kedokteran
a) Dokter Umum/ Spesialis
b) CPNS/PNS yang bekerja aktif di RSUD Kanjuruhan Kepanjen
minimal selama 1 (satu) tahun
c) PTT/HHL/Honorer yang bekerja aktif di RSUD Kanjuruhan
Kepanjen selama minimal 3Tahun
d) Bagi Dokter/SMF pasca menjalani pendidikan (tugas/ijin belajar)
telah bekerja aktif di RSUD Kanjuruhan Kepanjen minimal selama 1
(satu) tahun
e) Membuat surat pengajuan secara tertulis diketahui oleh Ka.
SMF Masing – masing kepada Direktur RSUD Kanjuruhan Kepanjen

 In-House Training
1. Jenis kegiatan masuk dalam RBA tahunan dan atau Kegiatan
diklat tertentu yang berdasarkan kebijakan/kebutuhan tertentu yang
perlu segera harus dilaksanakan.
2. Kepesertaan kegiatan meliputi unsur dari karyawan RSUD
Kanjuruhan Kepanjen maupun unsur dari luar RS sesuai dengan jenis
diklat.
3. Penyelenggaraan kegiatan oleh instalasi diklat RSUD
Kanjuruhan Kepanjen dan atau bekerjasama dengan lembaga /intansi
lain dengan dibentuk suatu tim pelaksanaan
4. Trainer/Instruktur bisa berasal dari RSUD Kanjuruhan Kepanjen
dengan Trainer dari luar sesuai materi pelatihan
5. Ketentuan/mekanisme lain-lain tentang penyelenggaraan in-
house training yang dijual dan diikuti oleh peserta unsur dari luar Rumah
sakit diatur tersendiri sesuai dengan ketentuan & peraturan yang berlaku
di RSUD Kanjuruhan Kepanjen

C. Sasaran

4
 Karyawan RSUD Kanjuruhan Kepanjen dengan memenuhi kriteria dan
kompetensi sesuai dengan ketentuan yang meliputi unsur :
1. Jajaran Manajemen / Direksi
2. Dokter / Medis (SMF)
3. Paramedis (perawat / bidan)
4. Paramedis Non Perawatan (tenaga penunjang)
5. Tenaga non Medis (tenaga administrasi)

BAB III

TATA LAKSANA

Agar supaya pelaksanaan Diklat Karyawan di RSUD Kanjuruhan Kepanjen dapat

berjalan dengan baik, maka tata laksana kegiatan Diklat Karyawan diatur sebagai
berikut :

1. Diklat (Ex-House Training)

a. Surat Penawaran kegiatan Diklat (Pelatihan, Workshop, Sosialisasi,
Bimtek dan sejenisnya) di luar Rumah Sakit Umum Daerah “Kanjuruhan”
Kepanjen Kabupaten Malang ditujukan kepada Direktur yang selanjutnya
akan di disposisikan ke Wakil Direktur Pelayanan atau Wadir Adminstrasi
Keuangan untuk menindaklanjuti tentang penawaran Diklat tersebut
sesuai dengan garis kewenangan organisasi yang berlaku di Rumah
Sakit
b. Wakil Direktur Administrasi dan Keuangan memberikan disposisi untuk
ditindaklanjuti dan/atau memberikan masukan kepada Instalasi Diklat
Litbang dan Perpustakaan pada surat Penawaran Pelatihan dari luar
(Panitia Pelaksana Pelatihan) dan diterima Instalasi Diklat Litbang dan
Perpustakaan maksimal 2 (dua) minggu sebelum pelaksanaan kegiatan
c. Instalasi Diklat Litbang dan Perpustakaan akan menindaklanjut dengan
proses penerbitan surat tugas dan ajuan biaya kepada Direktur
d. Setelah adanya persetujuan biaya dari Direktur Instalasi Diklat Litbang
dan Perpsutakaan akan meneruskan kepada Bagian Keuangan untuk
proses relasasi pembiayaan sesuai dengan Prosedur yang berlaku
e. Surat Tugas diberikan kepada Karyawan yang bersangkutan dengan
melampirkan SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas), kerangka acuan

5
 pelaporan kegiatan serta hal yang terkait dengan pertanggungjawaban
pembiayaan kegiatan
f. Surat Tugas kegiatan difeedbackan ke SubBagian Kepegawaian dan
Unit terkait
g. Setelah pelaksanaan kegiatan peserta Pelatihan Workshop Sosialisasi
Bimtek menyerahkan surat pertanggjawaban (SPJ) meliputi :
1) Kuitansi biaya pendaftaran
2) SPPD yang telah distempel penyelenggara kegiatan
3) Sertifikat (foto copy sebanyak 2 lembar)
4) Bukti pendukung lain : kuitansi hotel atau penginapan, travel,
tiket pesawat atau kereta api, airport tax
5) Laporan tertulis kegiatan diketahui atasan langsungnya dan
ditujukan kepada Direktur RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen beserta
materi kegiatan (asli)
h. Dari Instalasi Diklat Litbang dan Perpustakaan akan menjadual
presentasi untuk sosialisasi hasil kegiatan dan setelah 2 (dua) bulan
pasca kegiatan akan meminta evaluasi efektifitas pelatihan yang diikuti
Karyawan kepada atasan langsungnya sesuai dengan garis kewenangan
organisasi yang berlaku di RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen dengan
mengirimkan form penilaian pasca pelatihan
i. Hasil evaluasi kegiatan tersebut akan dilaporkan kepada Direktur
RSUD Kanjuruhan Kepanjen, untuk dipergunakan sebagaimana mestinya

2. Diklat (In-House Training)

a. Jenis kegiatan Pelatihan Workshop, sosialisasi dan sejenisnya
sudah masuk dalam Rencana Bisnis Anggaran (RBA) dan/atau
berdasarkan kebutuhan dan adanya kebijakan Rumah Sakit terkait
dengan kegiatan tersebut
b. Dari kegiatan Pelatihan, Workshop, sosialisasi tersebut
dituangkan dalam Kerangka Acuan Kegiatan (TOR) dari Unit Pengusul
maksimal 1 (satu) bulan sebelum kegiatan yang selanjutnya akan
diproses lebih lanjut oleh Instalasi Diklat Litbang dan Perpustakaan
c. Setelah ada persetujuan dari Direktur, Instalasi Diklat Litbang
dan Perpustakaan akan menindaklanjuti dengan berkoordinasi dengan
Bagian/Bidang dan/atau pihak terkait tentang, Nara Sumber, peserta,
tempat dan lainnya yang berhubungan dengan kegiatan Pelatihan,
Workshop, sosialisasi dan sejenisnya
d. Dari hasil koordinasi tersebut akan ditindaklanjuti dengan
penerbitan surat tugas peserta dan feedback ke Unit terkait
e. Setelah pelaksanaan pelatihan, Instalasi Diklat Litbang dan
Perpustakaan membuat laporan tertulis terkait pelaksanaan pelatihan
tersebut yang ditujukan kepada Direktur RSUD “Kanjuruhan” Kepanjen

6
 BAB III

DOKUMENTASI

1. Format Surat tugas Peserta Ex-House Training

2. Format Surat tugas Peserta In-House Training
3. Format Nota Dinas Pengajuan Biaya Ex-House Training
4. Format Nota Dinas Pengajuan Biaya In-House Training
5. Format Laporan Pasca Kegiatan Diklat Ex-House Training
6. Format Laporan Pasca Kegiatan Diklat In-House Training
7. Format Rekapitulasi Peserta Kegiatan Diklat (Ex-House Training & In-
House Training)